Til beboere/andelseiere i Fossheim borettslag

Til beboere/andelseiere i Fossheim borettslag Du holder nå innkallingen til årets generalforsamling i hånden. Den inneholder styrets årsberetning og regnskap for 2003. Styret har lagt mye arbeide i å gjøre årsberetningen og regnskapet så komplett og forståelig som mulig. Vårt ønske er derfor at du leser nøye igjennom heftet og viser din interesse for borettslagets drift ved å møte opp på generalforsamlingen 14. april 2004, kl. 18. Sted: Felleslokalet, 5. etasje, Thv. Meyersgate 5. Vi ønsker deg derfor velkommen til generalforsamlingen. Det er den muligheten du har til å delta i diskusjonen, vise interesse, og velge det styret som skal forvalte ditt bomiljø i det kommende året. På generalforsamlingen kan andelseier og ektefelle eller samboende møte, men bare med én stemme for andelen. Ektefelle/samboer må ha med fullmakt fra andelseier for å kunne stemme på vegne av andelen. Framleietaker har rett til å møte og har talerett, men ikke stemmerett. Dersom De ikke kan møte på generalforsamlingen, kan De i henhold til lov om borettslag 58 siste ledd møte ved fullmektig. Ingen kan være fullmektig for mer enn én andelseier. Navneseddelen leveres i utfylt stand ved inngangen før generalforsamlingen begynner.

INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING Ordinær generalforsamling i Fossheim Borettslag avholdes onsdag 14. april 2004 kl. 18 i felleslokalet, 5. etasje, Thv. Meyersgate 5 TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og to personer til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR 2003 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2003 A) Årsregnskap for 2003 B) Anvendelse av disponible midler pr. 31.12.2003 4. GODTGJØRELSER A) Styret B) Revisor C) Andre godtgjørelser 5. FORSLAG Ingen forslag innkommet 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av leder for 1 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 4 varamedlemmer for 1 år D) Valg av 2 medlemmer til valgkomité for 1 år E) Valg av 1 delegert med vara til OBOS generalforsamling for 1 år Oslo, 15.03.2004 I styret for Fossheim Borettslag Grethe Braastad /s/ Johannes Anker /s/ Siv Hege Samuelsen /s/ Kristine Amundsen /s/

3 Fossheim Borettslag ÅRSBERETNING FOR 2003 1. TILLITSVALGTE Siden forrige ordinære generalforsamling har borettslagets tillitsvalgte vært: STYRET Leder Grethe Braastad Thv. Meyersgt. 5 leil. 1708 Nestleder Johannes Anker Thv. Meyersgt. 5 leil. 1909 Styremedlem Kaare Dahl Styremedlem Siv Hege Samuelsen Thv. Meyersgt. 5 leil. 805 Styremedlem Kristine Amundsen Thv. Meyersgt. 5 leil 1203 VARAMEDLEMMER TIL STYRET Marianne Bjørnsen Thv. Meyersgt. 5 leil. 1208 Jørgen Finstad Thv. Meyersgt. 5 leil 212 Asle Bøyum Anne Dybo Thv. Meyersgt. 5 leil 507 DELEGERT TIL GENERALFORSAMLINGEN I OBOS VALGKOMITÉEN VELFERDSKOMITEÉ Grethe Braastad som delegert Johannes Anker som vara Even Sæterøy Thv. Meyersgt. 5 leil. 1006 Ove Nyhus Thv. Meyersgt. 5 leil. 1509 Marion Christiansen Thv. Meyersgt. 5 leil. 605 Anne-Lise Larsen Thv. Meyersgt. 5 leil. 1606 Eva Sletholt Thv. Meyersgt. 5 leil. 1405 2. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er utført av OBOS i henhold til kontrakt. Borettslaget har ordinær forretningsførerkontrakt. Borettslagets revisor er PricewaterhouseCoopers DA.

4 Fossheim Borettslag 3. GENERELLE OPPLYSNINGER OM BORETTSLAGET Fossheim Borettslag ligger i Sagene bydel i Oslo og har adresse: Thv. Meyersgate 5, 0555 Oslo. Borettslaget har som hovedformål å skaffe andelseierne bolig ved å leie ut boliger i de bygg laget eier til andelseierne. Borettslaget er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 950376635. Borettslaget består av 159 andelsleiligheter, fordelt på 1 bygning. Borettslaget eier også en tjenesteleilighet der innskudd ikke er beregnet. Med tjenesteleiligheten er det totalt 160 leiligheter. Eiendommen har gårdsnummer 225 og bruksnummer 279 og er på 3015 m 2. Borettslaget eier tomten. Første innflytting i borettslaget var 1966. Borettslaget følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Borettslaget forurenser ikke det ytre miljø i vesentlig grad. Borettslagets styre består av 3 kvinner og 2 menn. Styrets leder er kvinne. Borettslaget har 1 mannlig ansatt. Borettslaget følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte samt ved nyansettelser i borettslaget. Det er ikke iverksatt likestillingsfremmende tiltak i borettslaget. VAKTMESTERTJENESTEN Vaktmester Trygve Foosnes skal ivareta den daglige drift og løpende vedlikehold i borettslaget. Styret har satt opp egen stillingsinstruks for tjenesten. Vaktmesteren har kontortid på styrerommet i 1. etg. fra kl. 09.00-09.30. Telefonnummer til kontoret er 22 37 46 40. Fossheim borettslag har beredskapsavtale med Oslo Vaktmestersentral. Firmaet skal være et supplement til vaktmester Foosnes og engasjeres spesielt i helgene og på kveldstid. Telefonnummeret er 22 37 05 28. STYRET Styret har kontor i 1.etg. Styrets postkasse er i 6.etg, og liste over medlemmene er slått opp på tavlene.

5 Fossheim Borettslag KABEL-TV UPC er leverandør av kabel-tv tjenester til borettslaget med mulighet for bredbånd, telefoni og digital-tv. UPC's servicetelefon 02123 er betjent mandag til fredag mellom kl. 09.00-22.00 samt lørdag og søndag kl. 12.00-20.00. Feilmelding og support kan også meldes på www.upc.no. UPC's kunde- og servicemottak er lokalisert i Maridalsveien 323 i tilknytning til hovedkontoret. Her kan man blant annet hente eller bytte dekoder og annet utstyr for å benytte seg av UPC's tjenester. På UPC's hjemmeside www.upc.no finner man oversikt over aktuelle forhandlere i lokalområdet, samt produktinformasjon og bestillingsmuligheter. Ingen må gjøre inngrep i kabel-tv anlegget som å skru av dekselet på antennekontakten og foreta om- eller tilkoblinger. Slike inngrep vil forårsake forstyrrelser på signalene til andre beboere og i verste fall forårsake ødeleggelser i kabel-tv anlegget. PARKERING Borettslaget har parkerings-/garasjeplasser, som fordeles etter lister. Ved ønske om parkerings-/garasjeplass, ta kontakt med styret. NØKLER/SKILT Nøkler/rekvisisjon kan kjøpes/bestilles ved henvendelse til vaktmester. Skilt til postkasse skal bestilles hos vaktmester og betales av den enkelte. FRAMLEIE Framleie er ikke tillatt uten styrets samtykke og godkjennelse av framleietaker. Ulovlig framleie anses som brudd på husleiekontrakten og kan føre til oppsigelse av andelseiers leieforhold. Søknadsskjema fås ved henvendelse til OBOS på telefon 22 86 56 63. Det er pr. 01.01.2004 registrert 8 framleide andelsleiligheter i borettslaget og 1 delvis framleid. VASKERI Fellesvaskeriet er i 4. etasje og skal brukes i henhold til gjeldende regler. Vaskekort bestilles fra styret. RENHOLD Firmaet DFV Renhold er engasjert til å vaske fellesarealer.

6 Fossheim Borettslag TEORETISK LEIE Ved inngått avtale om teoretisk leie, som alle de tilknyttede borettslagene i OBOS nyter godt av, garanterer OBOS for, og overfører de samlede husleieinntekter til borettslaget en fast dag hver måned (for tiden den 11. i måneden). OBOS overtar deretter alt ansvar og risiko for eventuell manglende husleieinnbetalinger fra den enkelte andelseier. Ordningen tilbys det enkelte borettslag helt kostnadsfritt. BRANNSIKRINGSUTSTYR I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og brannsyn, skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkingsutstyr i form av enten pulverapparat eller brannslange. Det er borettslagets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er andelseiers ansvar å kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette skriftlig til styret. RABATTAVTALE MED TELENOR Den gunstige rabattavtalen som NBBL og OBOS har inngått med Telenor ga frem til 05.11.2003 rabatter på bruk av fasttelefon på 20-25%. Post- og teletilsynet påla Telenor å redusere rabatten ned til 5% fra denne dato (10% for det du ringer for over kr 1.000 pr kvartal). Vedtaket er klaget inn for Samferdselsdepartementet. Inntil klagen er avgjort vil rabatten være 5%-10% Hvis NBBL og Telenor får medhold i klagen vil differansen i rabatt mellom 5%- 10% og 20%-25% bli kreditert abonnentene senere. KRAFTLEVERANSE TIL BORETTSLAGETS FELLESANLEGG Borettslaget har gjennom OBOS, inngått avtale med Hafslund Strøm AS om leveranse av strøm til borettslagets fellesanlegg (gjelder ikke strøm til oljefyr/elkjele). Avtalen er en videreføring av avtalen om kraftforvaltning og gjelder for perioden 01.10.2003 30.09.2004. Kraftforvaltning fra Hafslund Strøm AS fanger opp bevegelsene i kraftmarkedet, fordi selskapets handelsavdeling utfører en aktiv forvaltning fra dag til dag. Det handles kontinuerlig for å sikre pris og redusere risikoen. I tillegg inneholder avtalen en prisgaranti som fører til at prisen på kraft ikke vil overstige avtalt maksimumspris. Avtalen er fleksibel, slik at den kan omgjøres til en fastpriskontrakt dersom markedet skulle tilsi det. Budsjettprisen Prisgrensen (maksimumspris) 45,97 øre kwh (inkl. gjeldende avgifter) 52,17 øre kwh (inkl. gjeldende avgifter) I tillegg har OBOS inngått en ny rabattavtale med Tinfos AS og Elkem Energi AS om kjøp av kraft fra energigjenvinningsanlegg. Denne avtalen vil gjelde fra 2004 og parallelt med kraftforvaltningsavtalen som løper med Hafslund Strøm AS.

7 Fossheim Borettslag REHABILITERING/STØRRE VEDLIKEHOLD 1992 Nye vinduer og verandadører. Nytt inngangsparti i 6. etg + ny dør i 5. etg. 1995 Ny kloakkpumpestasjon og nye heiskabler 1996 Ny garasjeport 1997 Inngangspartier og hovedtrapp pusset opp. Hovedreparasjon heiser. 1998 Nytt kjøkken i fellesrom, oppussing av sykkelstall 1999 Gulvbelegg i alle korridorer og i heisene Korridorer og trapper malt Rehabilitering av oljetank Nytt kabelanlegg Pålagt oppgradering av heisene Innvendig oppussing av heisene Tredører pusset opp Vaskeriet malt i 3. etg Fyrrommet isolert mot varmetap 2000 Takreparasjon Nøkkelsystem Dør til sykkelbod Vikling av heismotor 2001 Rens av avløpsrør Utskifting av inngangsdører Utskifting av hovedtavle Rengjøring av ventilasjonsanlegg Oppussing av vaktmesterleilighet 2002 Montering av nye heiser Isolering av rør og ventiler i fyrrom Montering av renseanlegg for radiatorvann Utbedring av fuger på takterrassen Automatisk overvåkingssystem for leveranse av fyringsolje Automatisk kjelvelgersystem i fyrrom 10 års kontroll av brannapparater og montering av nye røykvarslere i leilighetene 2003 Nytt vaskeri. 6 nye vaskemaskiner og 3 nye tørketromler. Kortbasert betalingssystem. Oppussing av vaskeriet. Oppgradering av utendørs inngangspartier i 1. og 6. etasje. Nytt trykkforsterkeranlegg (som pumper vann opp i etasjene). Automatiske luftventiler på radiatorer på alle bad i 19. etasje. Elektrisk døråpner 6. etasje.

8 Fossheim Borettslag RETNINGSLINJER FOR STYREARBEID Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeidet i borettslaget. Formålet er å klargjøre de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar for forvaltnings av de økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering, attestasjon og anvisning av utbetalinger. HMS - INTERNKONTROLL Fossheim Borettslag har anskaffet HMS-håndbok for boligselskap. Arbeidet med å tilpasse denne til egne rutiner i borettslaget er kommet godt i gang. Fossheim Borettslag har gjennomført kurset HMS-Internkontroll et kurs i OBOS Kompetanse. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar 1997. Forskriften gir bestemmelser om at den som er ansvarlig for virksomheten, det vil si styret i boligselskapet, plikter å sørge for systematisk oppfølging av gjeldende krav fastsatt i: lov om elektriske anlegg og elektrisk utstyr brann- og eksplosjonsvernloven forurensningsloven arbeidsmiljøloven For å oppfylle kravet, må alle boligselskap minst ha internkontrollsystem på brannvern, byggherreforskriften ved bygge- og anleggsarbeid, jevnlige vernerunder, egenkontroll av det elektriske anlegget på fellesområdene. 4. FORSIKRINGER Borettslagets eiendommer er forsikret i If Skadeforsikring med polisenummer 5402480. Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger, med veggfast utstyr, jfr. husleiekontraktens definisjon. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i boligen bekostet av andelseier. Det betyr at den enkelte andelseier må ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre (det vil si utstyr/innredning det er naturlig å ta med seg når en flytter). Oppstår det skade i leiligheten, sørg for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøv å kartlegge hva som er årsak til skaden. Er flere leiligheter berørt, notèr hvordan berørte andelseiere kan kontaktes og opplys om dette når skaden meldes til Forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 22 86 55 00, faks 22 86 57 04 eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir betalt av forsikringsselskapet.

9 Fossheim Borettslag IF SKADEFORSIKRING Ved skader som dekkes av borettslagets bygningsforsikring har If Skadeforsikring en egenandel på kr 6 000,-. Selv om borettslagets forsikring brukes, kan andelseier belastes hele eller deler av egenandel dersom borettslagets styre vedtar dette. 5. FORKJØPSRETT Forkjøpsretten er en viktig medlemsfordel i OBOS, og i et boligmarked med stigende priser er den viktigere enn før. Ønsker du å bruke forkjøpsretten må du henvende deg til OBOS avdeling forkjøp på telefon 22 86 55 00. For hver enkelt bolig blir det fastsatt en egen frist for å melde bruk av forkjøpsretten (meldefrist). Denne fristen vil vanligvis være syv dager etter at boligen er annonsert i Aftenposten (tirsdag og torsdag) eller på www.obos.no. Medlemmer som melder interesse etter at fristen er gått ut, kan ikke kreve å få kjøpt boligen i medhold av ansiennitet. Gjør du bruk av forkjøpsretten, trer du inn i en allerede inngått avtale og kjøper boligen til en pris tilsvarende det bud som er akseptert. Finansieringen må da være klar og må kunne dokumenteres gjennom bank, forsikring eller lignende finansieringskilder. Er det flere medlemmer som vil benytte forkjøpsretten, får den med lengst ansiennitet leiligheten. Andelseiere i det borettslaget boligen tilhører går foran øvrige medlemmer i OBOS. Dersom flere i borettslaget vil benytte forkjøpsretten blir normalt botiden avgjørende. Har selger akseptert et bud som er lavere enn den prisantydning som sist ble annonsert i fellesannonsen, er hovedregelen at den må annonseres på nytt. Da med fast pris og kun til forkjøpsberettigede OBOS-medlemmer. Fra 2004 vil man ikke lenger ha oppslag på andelsleiligheter til fastpris. 6. STYRETS ARBEID STYRETS BERETNING Et borettslag med 160 leiligheter kan godt sammenlignes med en bedrift. Den daglige drift av Fossheim Borettslag utføres i et samarbeid mellom vaktmester, styret og vår forvaltningskonsulent i OBOS. Det er styrets ansvar å sørge for at lover og forskrifter som gjelder for borettslaget etterleves. Fossheim Borettslag har også en velferdskomité som arrangerer velferdstiltak for beboerne i form av sammenkomster og handleturer til Sverige. På vegne av borettslaget sørger velferdskomiteen også for juleblomster til våre pensjonister

10 Fossheim Borettslag og samarbeidspartnere, samt blomster ved spesielle anledninger (store fødselsdager, bårebuketter etc.). Styret retter en spesiell takk til velferdskomiteen for innsatsen. Arbeidet som gjøres øker trivselen og er viktig for det sosiale miljøet i borettslaget. I styreberetningen inngår også en årsmelding fra velferdskomiteen under punkt 10. NYTT VASKERI a) Vaskeriet i 4. etasje ble fullstendig pusset opp i 2003. Ved åpningen i april hadde vi fått et topp moderne vaskeri. Det ble installert 6 nye vaskemaskiner og 3 nye tørketromler, alle med kortbasert betalingssystem. I tillegg ble det montert nytt viftesystem for tørketromlene og viftekanalene mellom 4. og 19. etasje ble renset. Viftesystemet er plassert i maskinrom i 19. etasje. Det gamle vaskeriet i 3. etasje ble nedlagt i og med at alle maskiner er i 4. etasje. b) Vaskeriet har et kortbasert betalingssystem. Kortet fungerer som et kredittkort og faktura for bruk kommer i posten. Det tas sikte på å sende ut faktura 3 ganger årlig. Foreløpig er det borettslaget som sørger for faktureringen. På sikt er det ønskelig at OBOS gjør dette dersom det er teknisk mulig å få til. c) Booking/reservering av vasketid kan også gjøres på internett via www.mielevask.no Bruker-ID og passord ble utlevert sammen med det første vaskekortet. Hvis denne informasjonen er blitt borte så kontakt styreleder via e- post grbraast@online.no d) På generalforsamlingen i 2003 ble det gjort endringer i vasketidene. Vaskeriet er nå åpent for bruk alle dager mellom kl 07.00 og 22.00, unntatt jul-, nyttårs-, påske- og pinseaften etter kl 18. Vaskeriet er stengt 1. og 17. mai. e) Vaskeriet hadde 120 aktive brukere i 2003. Det er altså 75 prosent av beboerne som benytter seg av vaskeriet. f) Ved salg av leilighet i borettslaget kan vaskekort overdras til ny andelseier. Skjema for overføring av vaskekort sendes andelseier når styret får salgmelding fra OBOS. NYTT PORTTELEFONANLEGG a) Installering av nytt porttelefonanlegg startet i november. Det nye anlegget er utstyrt med video slik at man kan se hvem som ringer på ytterdøren. Det er montert tablå også ved inngangsdøren i 1. etasje. b) Monteringen inne i leilighetene var enkelte steder noe plundrete pga mye armeringsjern og rør for elektriske ledninger i veggene. Det var også mye ekstraarbeid med å få adgang til alle leilighetene. Dette forsinket fremdriften vesentlig. Apparater er montert i samtlige leiligheter. c) I forbindelse med nødvendig adgang til leilighetene ved monteringsarbeidet fikk styret inntrykk av at noen beboere trodde at borettslaget var i besittelse av

11 Fossheim Borettslag universalnøkler til leilighetene. Styret presiserer at det ikke finnes universalnøkler til leilighetene. ANDRE UTBEDRINGER 1. Nytt trykkforsterkeranlegg for vann Den gamle trykktanken som forsyner 6.-19. etasje med kaldt vann ble byttet ut med et moderne trykkforsterkeranlegg i 2003. Trykktanken var gammel og slitt og krevde mye tilsyn og justering. Ved demontering viste det seg at det også var mye avleiring av slam. Det nye anlegget er helautomatisk og tar dessuten mye mindre plass i fyrrommet enn den gamle tanken. 2. Automatiske lufteventiler Da varmen ble skrudd på i høst var det enkelte steder problemer med å få varme på badene. Alle leilighetene i 19. etasje har radiator på badet. For å få god sirkulasjon på vannet er det særlig viktig at disse radiatorene luftes ved behov. Automatiske lufteventiler ble montert på alle radiatorer på bad i 19. etasje for å sikre god sirkulasjon av varmt vann og derved varme rør på alle bad uten å være avhengig av at folk lufter på toppen. Luftingen går nå helt automatisk. 3. Lysarmatur i korridorer Lysarmatur i korridorer er gammel og det er ikke lenger mulig å skaffe nye kupler. Vi har derfor startet en gradvis utskifting. Til nå er det skiftet armatur i 9. og 19. etasje samt i inngangspartiet i 6. etasje. 4. Oppussing av inngangspartier Inngangspartiene utendørs i 1. og 6. etasje er pusset opp. I 1. etasje ble trappen utbedret og nytt rekkverk montert. Muren ble pusset og malt. I 1. etasje ble det lagt nye heller utenfor døren og det ble laget en rampe foran den ene døren for bedre adgang for rullestol og barnevogn. 5. Elektrisk døråpner Kommunen bidro til at vi fikk montert en elektrisk døråpner i 6. etasje. HUSLEIEREGULERING Husleie, inkludert garasje og parkeringsleie, øker med 5 prosent fra 1. mars 2004. Reguleringen er ment å dekke økte kostnader på faste utgifter. Eksempler på faste utgifter som øker i 2004 er forsikringer, kommunale avgifter og kabel-tv. FYRHUSET a) Fyrhuset, som forsyner leilighetene med varme og varmt vann, er utstyrt med en oljekjele og en elektrokjele som er koblet i et automatisk kjelvelgersystem. Vi har energiavtale med Norske Shell, Heat Line, som til enhver tid velger den mest økonomiske kjelen for oppvarming (olje eller strøm). Energiavtalen løper frem til september 2005. Norske Shell leverer både olje og elektrisk strøm til kjelene.

12 Fossheim Borettslag b) Vi er tilknyttet Shell Line. Dette er et elektronisk overvåkingssystem som sørger for leveranse av fyringsolje til rett tid slik at man unngår å gå tom. Systemet overvåker tanken og legger automatisk inn ordre ved et forhåndsbestemt tanknivå. c) Energitiltak gjennomført i 2002 har hjulpet oss å spare energi og penger. Til orientering kan vi opplyse om at vi hovedsakelig har benyttet oljekjelen denne vinteren. HMS a) Bakgrunn Borettslaget er definert som en virksomhet og skal derfor arbeide systematisk med helse, miljø og sikkerhet (HMS). b) Dokumentasjon Vi har utarbeidet et internkontrollsystem der rutiner for helse, miljø og sikkerhet er implementert. Vi har satt mål for arbeidet, og ansvar og myndighet er beskrevet. Krav gitt i lover og forskrifter som gjelder for borettslaget er innarbeidet i systemet. Det samme gjelder for borettslagets styrende dokumenter (bl.a. vedtekter og husordensregler). c) Oppfølging og kontroll Vi har utarbeidet oversikter og sjekklister over risikomomenter og etablert rutiner for regelmessig kontroll av disse. Internkontrollsystemet er under løpende behandling og vil til enhver tid gi oversikt over de ulike aktiviteter og status for disse. En oversikt over de sentrale HMS-aktivitetene henger som oppslag på tavlene i 1. og 6. etasje. d) Vernerunder HMS-forskriftene setter krav til systematisk kartlegging, handlingsplaner og oppfølgingstiltak. Vi har gjennomført to vernerunder i 2003. Funn/avvik på vernerundene inngår i borettslagets handlingsplan/vedlikeholdsplan. e) HMS-tiltak 1. I samarbeid med bydelen har styret jobbet for å heve den hygieniske standard i enkelte leiligheter. 2. Sykkelaksjonen på våren førte til at flere gamle, hensatte sykler ble fjernet fra borettslagets område. KJØLEROM For tiden er kjølesystemet ute av drift i kjølerommet. En liten gallup ga fem positive tilbakemeldinger da vi via oppslag ba om innspill på behov for kjølerom. Nettingskapene i disse rommene blir i liten grad benyttet. Skapene er små og lite hensiktsmessige som lagringsareal. Mulige løsninger er vurdert uten at det er tatt noen beslutning om hvordan rommene kan benyttes videre. Mulighet for å innrede en mindre del til kjølerom for spesielt interesserte er også vurdert. Uansett er det to store arealer som sikkert kan utnyttes til gode formål.

13 Fossheim Borettslag INNBRUDD & HÆRVERK a) Vi har dessverre hatt en del innbrudd og hærverk, også i bodarealene, og spesielt i første etasje. Diverse tiltak er forsøkt og situasjonen har bedret seg. Vi ber likevel beboerne vurdere hva som oppbevares i bodene. b) På våren var det et tilfelle av omfattende hærverk i heisens maskinrom. Blant annet ble elektriske komponenter og den interne alarmen ødelagt. Forholdet ble politianmeldt. INFORMASJON / KONTAKT MED BEBOERNE a) Oppslag på tavlene i 1. og 6. etasje samt rundskriv benyttes. b) Det avholdes beboermøter etter behov. c) Styret har postkasse i 6. etasje. Alle henvendelser må være skriftlige og signert dersom de skal behandles. d) Fossheim Borettslag har egen hjemmeside på internett. Den skal være en informasjonskanal til beboerne og oppdateres jevnlig. Nettadressen er www.borettslag.net/fossheim e) Saker som ønskes tatt opp på generalforsamlingen skal sendes styret senest 8 uker før generalforsamlingen. Det kan selvfølgelig sendes inn forslag hele året. VELFERDSKOMITEEN a) Tillitsvalgte Velferdskomiteen som ble valgt på generalforsamlingen i 2003 har hatt følgende sammensetning: Marion Christiansen, Anne-Lise Larsen og Eva Sletholt. b) Arrangementer 1. Det ble arrangert St. Hans-møte med servering av pølser, øl & mineralvann. Her var det ca 20 personer tilstede. 2. Det ble arrangert busstur til Sandefjord-Strømstad 8. november. Det var 28 voksne (19 beboere + 9 gjester) og 3 barn med på den vellykkede turen. Beboerne betalte en egenandel på kr 200, mens gjestene betalte kr 330 (turens kostnad) og barn kr 120. Det ble kjøpt inn til en ekstra utlodning på bussen og litt smågodt til barna. 3. Julemøtet ble avholdt i felleslokalet 17. desember der det ble servert gløgg, julesnitter, kransekake og kaffe. Ca 25 beboere var tilstede og koste seg. Velferdskomiteen får hyggelige tilbakemeldinger om arrangementene fra flere av beboerne.

14 Fossheim Borettslag c) Husleielotteriet 1. Inntekten av husleielotteriet var kr 15 200. Utgifter kr 16 652. Fra 2002 var det kr 3 453,50 i kassa. 2. St. Hans-møtet koster kr 1 048,5, bussturen kr 2 680, gevinster og innkjøp til barna kr 616,50. Julemøtet kostet kr 3 461. 2. Regnskapet er revidert og funnet i orden av Anne Dybo, leilighet 507. 3. Kassabeholdning pr. 31.12.2003 var kr 2 001,50. d) Felleslokalet i 5. etasje 1. Anne-Lise Larsen i leilighet 1606 har ansvar for utleie av lokalet i borettslaget. Det ble utleid 7 ganger i 2003. Alle henvendelser vedrørende leie skal rettes direkte til Larsen. Det er satt opp instruks for leie og lokalene må ryddes og vaskes etter bruk. Leien er på kr 150, og det er et depositum på kr 250. 2. Det har blitt foretatt innkjøp av diverse ting. 3. Kassabeholdningen pr. 31.12.2003 var kr 1 216. 4. Styret har søkt og fått innvilget støtte til oppussing fra OBOS Miljøfond. Det er bl.a planer om å kjøpe inn ny komfyr og kjøleskap. 5. Borettslaget kjøpte ny oppvaskmaskin til felleslokalet i 2003. RENHOLD a) Rengjøring av fellesarealer utføres av DFV-Renhold hver torsdag. Dersom vaskedag faller på en helligdag skal vasking foregå nærmeste hverdag. Beboere som har dørmatte må huske å ta den inn torsdag morgen. Rengjører flytter ikke på dørmatten slik at det ikke blir vasket under hvis dørmatten ligger ute. Vi ber beboerne vurdere om det er et reelt behov for dørmatter. b) Skifte av matter i inngangspartiene og i heisen utføres av Vidar Vask. I vintersesongen skiftes mattene hver uke. c) Styret vurderer å skifte renholdsleverandør. AVFALL a) Kun husholdningsavfall kan kastes i søppelkassene. Disse tømmes mandag, onsdag og fredag (unntatt helligdager). b) Papirkassene er kun ment for papp og papir. Hvis pappesker slås sammen tar de mindre plass i kassen. Kassene ute tømmes hver 14. dag. c) Beboerne er selv ansvarlig for å kvitte seg med avfall etter oppussing og lignende. Plassering av kasserte saker & ting i fellesarealer som kjeller, brannbalkonger eller korridorer er ikke tillatt fordi det blokkerer rømningsveier.

15 Fossheim Borettslag d) Borettslaget bestiller avfallscontainer vår og høst slik at beboerne kan kvitte seg med større ting. e) Det er av hygieniske årsaker ikke tillatt å sette fra seg søppelposer utenfor entredøren i korridoren. PARKERING a) Borettslaget har 28 utendørs parkeringsplasser og 24 plasser i garasje. De som ønsker parkeringsplass sender en skriftlig søknad til styret. Venteliste for parkeringsplasser og garasjeplasser henger på tavlene i 1. og 6. etasje. b) Parkeringsplassene følger ikke leiligheten. c) Det er ikke tillatt å ha avskiltet bil stående over lengre tid. d) Leie for garasjeplass er kr 2730 pr år. Det er et innskudd på kr 5000 for garasjeplass. e) Leie for utendørs parkeringsplass er kr 1365 pr år. f) Leie kreves inn over husleieblanketten. g) Det er mulig å leie plass for motorsykkel i fellesgarasjen. h) Borettslaget har to parkeringsplasser ment for servicefolk på dagtid. Dette er plass 1 og 2 på Ringnessiden. Plassene kan benyttes til gjesteparkering på lørdager, søn- og helligdager og etter kl 17 på hverdager. Det er ikke tillatt å ha bil stående på serviceplass over natten. VAKTMESTER a) Styret er arbeidsgiver for en heltidsansatt vaktmester. Vi plikter å følge de lover og avtaler som regulerer forhold mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. b) Vaktmester har kontortid på styrekontoret i 1 etasje mellom kl 09.00 og 09.30 på hverdager. Telefonnummer til styrekontoret er 22 37 46 40. c) Vaktmester har postkasse i 6 etasje som også kan benyttes for kontakt. d) Ved akutt behov kan vaktmester treffes på mobil 482 37 213 i arbeidstiden. e) I vaktmesters ferier har Jørn Meinert, leilighet 703, vært vaktmestervikar. Denne ordningen ser ut til å fungere bra. f) Vår faste vaktmester går av med pensjon i løpet av 2004. For å forberede oss på dette har styret etablert en gruppe som ser på hvilke arbeidsoppgaver som i dag faller inn under en vaktmesters ansvarsområde og hvordan dette er i forandring mot stadig mer automatiserte prosesser og tilsynsarbeid. Hvordan

16 Fossheim Borettslag disse tjenestene etter hvert kan innhentes på en hensiktmessig måte blir også vurdert. VAKTMESTERTJENESTER & ANDRE FASTE KONTAKTER a) Borettslaget har avtale om beredskapsvakt med Oslo Vaktmester Sentral (OVS) for tjenester det måtte være behov for utenom vaktmesterens arbeidstid, dvs på kveldstid og i helger. OVS kan kontaktes ved akutte/alvorlige hendelser som f.eks vannlekkasje. OVS har telefonnummer 22 37 05 28. b) Borettslaget har avtale med Vaktmesterkompaniet for brøyting og strøing i vintersesongen. c) Borettslagets faste rørleggerkontakt er VVS-Partner. Telefon 907 75 550. d) Borettslagets faste låsesmed er Trygg Lås. Telefon 22 61 65 61. e) Borettslagets faste elektriker er Ohm El.installasjon AS. Telefon 22 29 92 11. FREMLEIE a) Fremleie må godkjennes av styret på forhånd. Fremleie uten godkjenning er ikke tillatt og kan være oppsigelsesgrunn. b) Fremleie er i de fleste tilfelle en formalitet, og innvilges normalt for 2 år av gangen. Her er det endringer i ny Lov om borettslag som ble vedtatt i mai 2003. Se også punkt 23. c) Fremgangsmåte for søknad om fremleie: OBOS kontaktes for å få søknadsskjema. Utfylt skjema returneres til OBOS i utfylt stand. Pass på at all relevant informasjon kommer med slik at søknadspapirene ikke blir sendt i retur pga manglende opplysninger. Styret får deretter søknaden til godkjenning. Styret har vanligvis møte en gang i måneden slik at tidsmessig vil en søknad kunne ta en måneds tid. Tilbakemelding på søknaden fås via OBOS. PLANER FREMOVER a) Felleslokalet i 5. etasje skal få en ansiktsløfting i 2004. Lokalet skal males og det skal legges nytt gulv, og kjøkkenet skal oppgraderes. Vi har fått tilsagn om støtte til oppussing fra OBOS-miljøfond. b) Det nedlagte vaskeriet i 3. etasje skal innredes til en gjestehybel som beboerne kan leie til overnattingsgjester. Nærmere informasjon om dette vil komme på et senere tidspunkt. c) Dunkel belysning i trappegangen (hovedtrapp) ble påpekt på vernerunde. Elektriker har sjekket og funnet ut at det ikke er mulig å sette inn sterkere lyspærer. Det skal derfor monteres ny lysarmatur som gir bedre lys i trappegangen.

17 Fossheim Borettslag d) Styret har gjennomført det første trinn i et forprosjekt for rehabilitering av fasaden. Oker Arkitektur har utarbeidet en mulighetsutredning for Fossheim Borettslag. Dette vil være et underlagsdokument i det videre arbeid med fasadeprosjektet. Styret planlegger i løpet av året å søke kommunen om rammetillatelse og vi skal velge en prosjektleder. Videre planer vil det bli informert om på beboermøte antakelig på høsten 2004 eller på nyåret 2005. FRYSEBOKSER Det er 20 frysebokser i borettslaget. Disse tilhører leilighetene og følger med ved et eventuelt salg, eller følger beboeren ved intern flytting i borettslaget. Ikke alle har behov for fryseboks og sier den opp. Det er derfor mulighet for å sette seg på venteliste for leie av fryseboks. Leie av fryseboks øker i 2004 fra kr 100 til kr 125 pr år. SYKKELPARKERING Det er sykkelstativer utenfor inngangen i 1. og i 6. etasje, I tillegg et det sykkelparkering innendørs i 5. etasje med inngang fra Ringnessiden. Vi har også et låsbart rom for sykkelparkering. Ved henvendelse til vaktmester kan du få kjøpt en nøkkel til dette rommet dersom det er plass. BANKING OG BORING a) Det er stor omsetning av leiligheter i borettslaget, og mye oppussing. Vi minner om husordensreglenes punkt om ro. Det skal være ro i huset mellom 17-18 og etter klokken 21 på hverdager og etter klokken 17 på lørdager. På søn- og helligdager skal det være ro hele dagen. Med ro menes her at det ikke er lov å banke og bore. Det kommer en del klager på arbeidsstøy. Vi ber de som pusser opp om å ta hensyn og være oppmerksom på den tiden det skal være ro. b) Ekstra store reparasjoner kan kun gjennomføres i normal arbeidstid mandag - fredag mellom 07.00 og 16.00. Styret skal ha beskjed, samtidig som de nærmeste naboer varsles om arbeidets varighet. Sett oppslag på tavlen nede. VENTILASJONSSYSTEMET Vi minner om at det ikke er tillatt å koble seg på ventilasjonsanlegg på kjøkken og bad med vifter/avtrekk. Styret vurderer fortløpende behov for kontroll av dette. MØTER & KURS a) I 2003 har styret hatt 10 ordinære styremøter, og regnskapsmøte samt konstituerende styremøte med OBOS. En varamann ble tilkalt til ett møte i 2003. Det er avholdt 4 beboermøter. Tillitsvalgte og ansatte har deltatt på kompetansehevende kurs og seminarer hovedsakelig i OBOS-regi. Styreleder og styremedlemmer har gjennomført møter og befaringer i forbindelse med vedlikeholdsprosjekter, sosialarbeid og konsulentbistand, samt møter med OBOS. Styreleder har faste, ukentlige møter med vaktmester.

18 Fossheim Borettslag b) Borettslaget fikk utbyggingsplanene for Ringnes til uttalelse. Papirene ble hengt på oppslagstavlen. Styret har påklaget kommunens rammetillatelse fordi vi mener at nybygget vil gi mindre lys for noen leiligheter. NY LOV OM BORETTSLAG Ny Lov om borettslag ble vedtatt i mai 2003 og det forventes at den trer i kraft 1.1.2005. Lovteksten finnes på www.lovdata.no lov nr 39. Viktige momenter i ny lov: diskriminering er ulovlig, enklere å leie ut, andeler skal registreres i et rettsregister, klarere ansvar for vedlikehold, husleiekontrakter faller bort. OBOS jobber med å endre vedtekter slik at disse blir i tråd med ny lov.

19 Fossheim Borettslag 7. BEMERKNINGER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2003 Årsregnskapet for borettslaget er ført etter forskrift av 24.01.1989, nr 59, om årsoppgjør for boligbyggelag og borettslag. Forskriftene for borettslag fraviker til dels betydelig fra reglene om årsregnskap i regnskapsloven. I stedet for resultatregnskap blir det utarbeidet en driftsoversikt, som viser inntekter, utgifter og finansielle inn- og utbetalinger. Dette gjør seg blant annet gjeldende ved at investeringer og påkostninger blir direkte utgiftsført. Borettslagets anleggsmidler avskrives ikke, samt at avdrag på lån blir utgiftsført. I stedet for balanse blir det utarbeidet en oversikt over eiendeler og gjeld. Denne oversikt skal i henhold til forskriftene ikke deles på en slik måte at den er i balanse. Både i driftsoversikten og i oversikten over eiendeler og gjeld, benyttes begrepet disponible midler som viser hva borettslaget pr. 31.12.2003 kan overføre til regnskapsåret 2004. Forutsetning om fortsatt drift er tilstede og årsregnskapet for 2003 er satt opp under denne forutsetning. INNTEKTER Inntektene i 2003 var totalt kr 3 123 881,-. Det er en reduksjon av inntektene i forhold til budsjettet for år 2003 på kr 65 119,-. De viktigste inntektspostene med avvik fra budsjettet er: - Andre inntekter ble budsjettert med kr 206 000,-, mens regnskapet viser kr 144 447,-. Hovedårsaken til avviket var at styret budsjetterte med et tilskudd fra OBOS miljøfond på kr 75 000 som ikke ble inntektsført i 2003. UTGIFTER Utgiftene i 2003 var totalt kr 4 771 049,-. Det er en økning av utgiftene i forhold til budsjettet for år 2003 på kr 468 907,-. De viktigste utgiftspostene med avvik fra budsjettet er: - Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr 525 000,-, mens regnskapet viser kr 822 979,-. Hovedårsaken til avviket var installering av nytt porttelefonanlegg med videoovervåking. Første delfaktura kostet alene ca kr 350 000,-. Andre delfaktura på porttelefonanlegget blir kostnadsført i 2004.

20 Fossheim Borettslag - Kjøp anleggsmidler ble budsjettert med kr 0,-, mens regnskapet viser kr 688 310,-. Hovedårsaken til avviket var innkjøp av nye vaskemaskiner i forbindelse med nytt vaskeri. - Posten Rehabilitering gjelder også innkjøp av nye vaskemaskiner, tørketromler og oppussing av vaskeriet. I tillegg ble denne posten utgiftsført med en sluttfaktura til Thyssen Elevator i forbindelse med avsluttet heisrehabilitering. - Pantegjeldsrenter ble budsjettert med kr 203 142,-, mens regnskapet viser kr 145 669,-. Hovedårsaken til avviket var rentereduksjon på borettslagets flytende renter i perioden i tillegg til innfrielse av 2 OBOS-lån (lånene ble overført DnB). DISPONIBLE MIDLER Resultatet av driften for 2003, inklusive finansielle inn- og utbetalinger, gir en økning av borettslagets disponible midler med kr 313 050,-. Borettslagets disponible midler pr. 31.12.2003 utgjør kr 316 442,-. Styret foreslår at de disponible midler overføres til driften i år 2004. For øvrig vises til de enkelte tallene i driftsoversikten og til oversikten over eiendeler og gjeld, samt de etterfølgende regnskapsnotene (se bakerst i årsberetningen). 8. KOSTNADSUTVIKLING FOR 2004 KOMMUNALE AVGIFTER Feieravgiften øker med 3,2 %. Vann og avløpsavgiften øker med 13,2 % Renovasjonsavgiften øker med 13,3 % LÅN Borettslaget har 1 fastrentelån i DnB til rentesats 5,20 % pr. Lånebeløpet er kr 3,6 millioner. Det vises til note 17 i regnskapet når det gjelder opprinnelig lånebeløp og aktuell restsaldo. RENTER PÅ BORETTSLAGETS INNSKUDD Renter på driftskonto i OBOS pr. 01.02.2004 var 0,25 %. Renter på sparekonto i OBOS pr. 01.02.2004 var 2,50 %.