VEDLEGG TIL ÅRLIG MELDING 2012 Oslo universitetssykehus HF Til: Helse Sør Øst RHF Fra: Oslo universitetssykehus, Stab forskning, innovasjon og utdanning Dato: 30.1.2013 Postadresse: Trondheimsveien 235 0514 Oslo Sentralbord: 02770 Org.nr: NO 993 467 049 MVA www.oslo universitetssykehus.no Regionale forskningsstøttefunksjoner for 3. tertial samt årsrapport 2012 1. Oppdrag Grunnlag for funksjonen Oslo universitetssykehus er fra og med 2010 tildelt oppgaven med å ivareta regionale forskningsstøttefunksjoner. Oppgaven er særskilt finansiert med basis i regionale forskningsmidler, og oppdrag gitt gjennom Oppdrag og bestilling 2012 fra Helse Sør-Øst (HSØ), punkt 5.2.3 Regional forskningsstøtte. Bemanning og funksjoner som inngår i oppdraget er i stor grad basert på en videreføring av oppgaver og finansiering gitt av tidligere Helse Øst til tidligere Ullevål universitetssykehus. I samråd med Helse Sør-Øst er funksjonene gradvis noe omdefinert og tilpasset nye organisasjonsstrukturer regionalt og som følge av etableringen av Oslo universitetssykehus. Dimensjonering, svingende etterspørsel og spesialisert kompetanse I oppdragsdokumentet fra 2011, som var mer detaljert enn i 2012, ble det presisert at i utgangspunktet bør Oslo universitetssykehus påregne at minst 20 % av tjenestene utføres i helseforetak og private ideelle sykehus i regionen, utenfor Oslo universitetssykehus, selv om forskningsstøtte til miljøer internt ved Oslo universitetssykehus vil utgjøre hoveddelen av virksomheten. Av denne rapportens punkt 3, Leveranser, fremgår hvor mange årsverk de forskjellige enhetene har til disposisjon for regionale forskningsstøttefunksjoner, herav andel som kan forventes benyttet utenfor. Andel tjenester levert til andre helseforetak i HSØ og private sykehus i regionen med driftsavtale med HSØ vil variere noe over tid ut fra etterspørsel etter tjenester. må derfor dimensjonere det samlede forskningsstøttetilbudet slik at det over tid er robust og dekker både egne og regionens behov. De ansatte har svært spesialisert kompetanse (som statistikere, kliniske monitorer, jurister, sykepleiere med veiledningskompetanse etc), og kortsiktige endringer/tilpasninger i bemanningen for å dekke svingende etterspørsel, kan ikke påregnes. og HSØ har gjennom dialogmøter fortløpende diskusjoner om tilbudet. 2. Organisering og dimensjonering av regionale forskningsstøttefunksjoner Organisering I oppdraget er det ikke stilt eksplisitte krav til organisasjonsmodell. har funnet det formålstjenling å samorganisere den regionalt finansierte forskningsstøtten med de etablerte, lokale forskningsstøttefunksjoner ved. Organiseringen er i tråd med sykehuset organisasjonsmodell for hva som organiseres i henholdsvis stabsenheter, i Oslo sykehusservice (servicedivisjon) og i klinikker. Forskningsseksjonen i Stab forskning, innovasjon og utdanning har en koordinerende funksjon mellom HSØ og enheter som yter regional forskningsstøtte i, der virksomhetsområdet Forskningsstøtte i Oslo sykehusservice er største aktør (se under).
Tilgjengelighet for forskere i regionen Henvendelser fra eksterne samarbeidspartnere gis like høy prioritet som interne forespørsler ved. Brukerne/forskerne tar direkte kontakt med de forskjellige enhetene for forskningsstøtte, inklusive juridiske tjenester og personvern. Det ligger kontaktinformasjon og veiledning både på intranett, på internett http://oslo-universitetssykehus.no/fagfolk/forskning/forskningsstotte/sider/side.aspx og på HSØs internett http://www.helse-sorost.no/fagfolk/forskning/sider/side.aspx?utm_source=lenker&utm_medium=listetittel&utm_campaign=nhn tilgjenglig for alle. Det jobbes kontinuerlig med oppgradering av web-portalen, og det er iverksatt tiltak for å sette opp lenker til denne i det enkelte helseforetak i regionen. Sykehuset orienterer om aktiviteten i Administrativt forskningsledernettverk i Helse Sør-Øst, og har i tillegg flere ganger henvendt seg pr brev til alle helseforetak i regionen med tilbud om orienteringsmøter. Respons på dette tilbudet har vært variabelt, men over tid ser vi styrkede relasjoner til flere miljøer som ikke i tilstrekkelig grad har vært kjent med tilbudet. En rekke foretak har også inngått formell avtale med personvernombudet. I 2012 er det også gitt en særskilt orientering til Regionalt forskningsutvalg. Nærmere om enheter som yter regionale tilbud De regionale forskningsstøttefunksjonene ivaretas gjennom tverrfaglig samarbeid uavhengig av organisering av de forskjellige enhetene som ivaretar funksjonene: Stab forskning, innovasjon og utdanning (FIU) er pr 3. tertial 2012 organisert i tre seksjoner, hvorav to har enkelte regionale forskningsstøttefunksjoner: Forskningsseksjonen (koordinerende ansvar) Innovasjonseksjonen Forskningsstøtte er organisert under Oslo sykehusservice (OSS) som egen nivå 3-enhet. Forskningsstøtte består av fem enheter hvorav fire har regionale forskningsstøttefunksjoner: Forskningsadministrasjon og biobank Klinisk forskningsstøtte Biostatistikk, epidemiologi og helseøkonomi Medisinsk bibliotek De regionale forskningsstøtteenhetene driver operativ støtte gjennom kurs, bistand/rådgivning til forskere i regionen. Forskningsstøtte som spesielt er rettet mot helsefag er organisert i noen utvalgte klinikker. Juridisk kompetanse er organisert under Juridisk seksjon, Stab økonomi, juridisk og IKT. Juridisk seksjon ved Oslo universitetssykehus tilbyr regional forskningsstøtte til forskere i helseregion Sør-Øst. Det er totalt lite henvendelser og behov for hjelp som formidles til seksjonen. I løpet av året er nettsiden og presentasjon av regional forskningsstøtte - juridisk rådgivning gjennomgått og forbedret. For øvrig har seksjonen et samarbeid med Seksjon for personvern og informasjonssikkerhet og Forskningsstøtte i Oslo sykehusservice. Personvernombudsfunksjonen er organisert som en del av Stab pasientsikkerhet og kvalitet i seksjon for personvern og informasjonssikkerhet. Personvernombudsfunksjonen gir veiledning i hvordan man ivaretar personvernet i forskning og kvalitetssikring. Fokuset er å kvalitetssikre og forenkle arbeidet med personvernet, og å sikre at mulighetsrommet i lovverket utnyttes til beste for både pasient, forsker, og sykehus. Personvernfunksjonen tilbys i to alternative modeller for bistand. Det ene alternativet er inngåelse av formell avtale om personvernombud for forskning, hvor det enkelte helseforetak søker Datatilsynet om unntak fra meldeplikten ved oppnevnelse av personvernombud for forskning utenfor REKs mandat. Dette omfatter mandat til å formalisere studier utenfor REKs mandat, interne kvalitetsregistre og helseregistre med forskning og kvalitetssikring som formål. Eventuelt behov for konsesjon og dispensasjon fra taushetsplikten for samme typer studier bistås med som en del av tjenesten. Det andre alternativet er at helseforetaket benytter personvernombudsfunksjonen som rådgivningsinstans innen personvern. Funksjonen er videre etablert i Oslo universitetssykehus seksjon for personvern og informasjonssikkerhet, og Side 2 av 15
trekker veksler på breddekompetansen i seksjonen. (Se http://www.oslouniversitetssykehus.no/omoss/personvern/sider/forskning.aspx) Stillinger i klinikker aktive forskere med regionale støtte- og veiledningsfunksjoner, helsefag Det ytes regional rådgivning og veiledningstjenester fra forskere med spesiell kompetanse innen helsefag, som har sitt daglige virke i kliniske miljøer ved. Funksjonene er tillagt to sykepleiere og en fysioterapeut, dels med akademiske bistillinger. Ordningen er videreført fra tidligere oppdrag i Helse Øst, og involverte personer har i 2012 bla. arrangert omfattende kursvirksomhet innrettet spesielt på forskningsmessig kompetanseheving for helsefaglige profesjoner (det henvises til egen prosjekttildeling og egen rapportering til HSØ for dette tiltaket, som også søkes videreført i 2013). Andre tjenester som ytes, men som ikke belastes regional forskningsstøtte Ut over de personer som lønnes av det regionale forskningsstøttetilskuddet legger flere personer ned betydelig med tid knyttet til det regionale oppdraget. Dette gjelder blant annet direktør forskning, innovasjon og utdanning og spesialrådgivere i stab, som blant annet deltar i møter med HSØ, gjennomgår budsjetter og rapporter, deltar på enkelte relaterte møter/konferanser på sykehus i regionen etter invitasjon mv. Dette har en grenseflate mot sin nav-funksjon for forskning i regionen og rapporteres ikke særskilt i tertial- eller årsrapporter. Stab for forskning, innovasjon og utdanning er også tildelt et koordinerende ansvar for etablering av et regionalt fagsenter for medisinske kvalitetsregistre på. Side 3 av 15
3. Leveranser I tabellen redegjøres det for aktiviteter for 3. tertial innen de oppgaver som er beskrevet i oppdragsdokumentet. Dette innebærer at de forskjellige oppgavene/områdene ivaretas av ressurser innen en eller flere av enhetene, redegjort for i kolonnene for ressurser. I kolonnen til høyre oppsummeres leveransene for 2012. RFS = regional forskningsstøtte Område Forskning (Forskningsseksjonen - Stab FIU) 1,1 årsverk 20 % = 0,2 årsverk Oppgaver Omfang av eller type aktivitet utenfor i 3.tertial Årsrapport 2012 Koordinering av regional forskningsstøtte Faste møter og ad hoc møter mellom ledelsen i Stab FIU og Forskningsstøtte i OSS. Deltagelse i regionale møter og utvalg. Forskningsseksjonen har et generelt koordineringsansvar for den samlede regionale forskningsstøtten. Dette omfatter også budsjettering og økonomioppfølging på tvers av alle involverte enheter. Drift og videreutvikling av regional lagringsfasilitet for forskningsbiobanker CRIStin systemet Ressurskartlegging Medlem av fagrådet i NorCRIN Rådgivning til brukere og interessenter regionale HFs. Videreutvikling av regionalt tilbud om lagringsplass for forskningsbiobanker ved Myrens verksted. To møter avholdt i Arbeidsgruppen for etablering av et Regionalt Biobanksenter. Sekretariatsstøtte gis av rådgiver. Etablert kontakt med Helse-Vest for mulig samarbeid. Informasjonsmøte avholdt. Felles fremstøt mot Sykehuspartner angående oppdatering av forskerpersonale er planlagt, men ikke gjennomført. Leder nasjonal Ressursgruppe til støtte for NIFU. Ett møte avholdt i 3. tertial. Løpende rådgivning til potensielle brukere i regionen samt utvikling av tilbudet ved Myrens. Etablering av arbeidsgruppen for etablering av et Regionalt Biobanksenter (RBS). Totalt tre møter avholdt. Tiltaket er satt på vent på grunn av mye arbeid med andre saker (økonomioppfølging HSØ-prosjekter). Deltakelse i nasjonal gruppe for utvikling av datavarehus og rapportfunksjonalitet knyttet til CRIStin. Møteserie er avholdt i Ressursgruppen, og resultatet er presentert i RHFenes strategigruppe for forskning og publisert.
Oppgaver Omfang av eller type aktivitet utenfor i 3.tertial Årsrapport 2012 Webprofilering av forskning og forskningstøttefunksjoner Web-samordning og redigering/omlegging av inter- /intranett er utført. Arbeid igangsatt for å ta i bruk sosiale medier for profilering av forskningsnyheter o.l. Det har vært arbeidet med kompetanseheving når det gjelder forskningsformidling på web og bruken av webverktøy. Bistand kan etter hvert tilbys andre helseforetak også når det gjelder norske sider. I samarbeid med UiO er det utarbeidet et opplegg for systematisk presentasjon av alle forskergrupper på norske og engelske nettsider. Regionale og nasjonale biobankprosjekter (i samarbeid med Avdeling for forskningsadm. og biobank) IKT-prosjekter ebiobank Biobank Norge Deltagelse i to møter i den nasjonale arbeidsgruppen for Best Biobanking Practice ebiobank: forhandling med leverandør av sporingssystem gjennomført, kontrakt signert for regional anskaffelse desember 2012. Administrativ forskningsstøtte (Avdeling for forskningsadministrasjon og biobank) 1,0 Tilbud om rådgivning som ledd i kvalitetssikring for kliniske og helsefaglige forskningsprosjekter med søknadsplikt til REK. Løpende rådgivning pr telefon og e-post. Omfanget av råd og veiledning til forskere i andre foretak er forholdsvis stabil til sammenligning med tidligere år. Mye råd og veiledning knytter seg imidlertid indirekte til forskere i andre helseforetak i HSØ som ledd i samarbeidsprosjekter. 0,5 Rådgivning i forhold til lokal implementering og bruk av kvalitetssystemer for forskning. Råd, veiledning og presentasjon av internkontrollsystem (Sykehuset Vestfold, Sunnaas og Modum Bad). Sykehuset Innlandet og Sykehuset Vestfold har også fått tilsendt relevante styringsdokumenter som mal for eget internt arbeid. Det har i år vært noen enkelthenvendelser. Implementering og bruk av kvalitetssystemer for forskning må imidlertid sees i sammenheng med personvernfunksjonen da dette utgjør en sentral del av et internkontrollsystem for forskning. 0,1 Implementering og rådgivning i forhold til bruk av IKT-baserte systemverktøy (prosjektdatabase, forskningsproduksjon). Forskningsstøtte er representert i nasjonal arbeidsgruppe i regi av CRIStin-organisasjonen i forbindelse med utvikling av prosjektkatalog og arbeidsgruppe for nasjonalt forskningsadministrativt system i regi av HSØ. Arbeidet i nevnte grupper har ikke medført konkrete tiltak i 2012. Det forutsettes imidlertid at pågående prosesser videreføres i 2013. 0,9 Forskningsweb profilering av forskning og forskningsmiljø (ous-research.no). Et tilbud til forskningsgruppene både internt på sykehuset og som modell for oppbygging av tilsvarende sider i andre foretak. Tilbud om bistand til forskningsgrupper i andre foretak har vært presentert, men det har vært begrenset med henvendelser så langt. Side 5 av 15
Oppgaver Omfang av eller type aktivitet utenfor i 3.tertial Årsrapport 2012 0,1 Superbrukerfunksjon registrering og oppfølgning av publikasjoner i CRIStin. 1,5 Forskningsfinansiering, generell utforming av søknader og rapporteringer. 1,5 EU-finansiering spesielt: utforming av søknader og rapporteringer. 1,0 Regulatoriske forhold, samarbeidsavtaler om forskning og forskningsfinansiering. 0,2 Rådgivning vedrørende administrasjon knyttet til opprettelse og kvalitetssikring av forskningsbiobank, herunder regionale samarbeidsprosjekter. Tilbud om assistanse fra superbruker i på CRIStin testing høst 2011 og etablering i 2012. I hovedsak prosjekter som utgår fra. Råd og veiledning i forbindelse med formalisering av EU-samarbeid. På dette området har vi etablert vellykket samarbeid med blant annet Sørlandet sykehus. Det ligger også an til en økning i antall søknader totalt sett rettet mot kliniske studier. Generell, ad hoc rådgivning i enkeltsaker. Brukerstøtte til forskere og strategisk rådgivning innen biobankvirksomhet - antall henvendelser fra regionen (utenfor ) utgjør 3. For 3. tertial omfatter denne enklere henvendelser. Et noe større fokus på infrastruktur for biobank i 3. tertial (ebiobank/sporingssystem og lagringsfasiliteter). I samarbeid med UiO er det utarbeidet et opplegg for systematisk presentasjon av alle forskergrupper på norske og engelske nettsider. CRIStin er nå operasjonalisert i HSØ. Deltakelse i nasjonal gruppe for videreutvikling av prosjektmodulen. Generell bistand har vært presentert for andre foretak, men med begrensede henvendelser. Erfaring i 2012 viser en økt interesse for EU-finansiering generelt og rundt kliniske studier spesielt. Ny medarbeider på EU-siden f.o.m. 18. oktober 2012. Dette har vært viktig for å støtte opp om søknadsarbeid i høst, bl.a. til EU-rammeprogram, herunder ERC. Foretak vi har besøkt har ytret økt interesse og vi forventer større etterspørsel i 2013. Forespørsel rundt regulatoriske forhold og avtaler er økende. Noe av dette skyldes blant annet krav fra Forskningsrådet rundt samarbeidsavtaler. Denne tjenesten har betydelige positive ringvirkninger i det en rekke spørsmål og avtaler berører samarbeidsprosjekter der flere helseforetak i HSØ er involvert. Konkrete råd og veiledning rundt opprettelse og kvalitetssikring av forskningsbiobanker, må sees i sammenheng med vår generelle rådgivningsfunksjon i forbindelse med prosjekter som er fremleggelsespliktig for REK. Det er samtidig overlapp mellom rådgivning ved opprettelse av forskningsbiobank og etablering av kvalitets- og forskningsregistre. En økning i samarbeidsprosjekter på tvers av helseforetak i HSØ, har også positiv effekt for Side 6 av 15
Oppgaver Omfang av eller type aktivitet utenfor i 3.tertial Årsrapport 2012 samarbeidende forskere utenfor. 0,4 System for primærregistrering av strukturerte data i journalsystem (fokus på PAT data). 0,2 Utvikling av nettside for regional forskningsstøtte. 7,4 årsverk 20 % = 1,4 årsverk Dette er et utviklingsprosjekt der erfaring og system vil ha betydning for registeroppbygging og etablering av datavarehus. Pågående utvikling av websider på internett. Dette er et pågående prosjekt der vi forventer at resultatene vil ha betydelig overføringsverdi for satsningen rundt kvalitetsregistre. Dvs. innsamling og prosessering av data. Aktiviteten rundt nettsidene for regional forskningsstøtte har vært noe lavere i 2. og 3. tertial. Det planlegges imidlertid en oppgradering på enkelte områder i 2013. Juridisk forskningsstøtte (Juridisk seksjon) 1 årsverk 20 % = 0,2 årsverk Juridisk rådgivning Rådgivning i forhold til konkrete saker: Samarbeidsavtale UiO - om helseforskning og forskningsansvarlig Samarbeidsavtale om Prosjekt Palante Samarbeidsavtale- Foto- og videotjenesten, UiO og HF som Sponsor i et nordisk samarbeid Thromboelastography in Trauma Haemorrhage (TEGinTH) MeDALL, birth cohort data pooling agreement Avtale med MD Anderson Metodestøtte, klinisk forskningsstøtte og helsetjenesteforskning (Avdeling for biostatistikk, epidemiologi og helseøkonomi) 15 årsverk 3 m/ prof.komp. i epidemiologi og biostatistikk 4 m/dr.grad. på førsteamanuensisnivå (1 still. i Fungere som kompetansesenter for kliniske forskere ved og HSØ. Gi veiledning til aktive forskere og stipendiater under doktorgradsprogrammet ved Det medisinske fakultet, UiO. Veiledningen inkluderer de viktigste fasene i klinisk forskning fra idé til publikasjon: Veiledningsprosjekt utenfor : Lett: n = 46 (39 %) regionale prosjekter av totalt 118 prosjekter av kort varighet som krever veiledning 1 måned. Moderat: n = 29 (32 %) regionale prosjekter av totalt 91 prosjekter som krever etterfølgende veiledninger 1 år. Felles for alle besøk til regionale sykehus er at prosjektene ofte følges opp via e-post og telefon fra mellom hvert besøk, mens det i noen prosjekter er aktuelt med hyppigere møter og de får da utvidet veiledningstid i. Kurs i klinisk forskningsmetodikk: 102 deltagere Workshop i helseøkonomisk evaluering: 60 deltagere Side 7 av 15
perm.) 7 m/mastergrad 1 IT rådgiver 20 % = 3 årsverk Oppgaver Omfang av eller type aktivitet utenfor i 3.tertial Årsrapport 2012 litteratursøk, metodevalg, valg av design, skrive protokoll, lage Case Report Form (CRF), databasedesign, databehandling, utføre statistikkanalyse, tolkning av resultater og diskusjon, skrive artikkel og til slutt publisere. Ansatte ved enheten reiser regelmessig til regionale sykehus for å veilede og holde foredrag. Arrangere kurs i klinisk forskningsmetodikk. Rådgivning for valg av ITløsninger for store forskningsprosjekter og utvikling av IT-infrastruktur for forskning. Drive aktiv forskning på eget fagfelt. Medforfatter i publikasjoner (antall artikler registrert i PubMed pr. år). Råd og veiledning i helseøkonomiske analyser. Tilby forskningsstøtte innen helsetjenesteforskning. Omfattende: n = 20 (19 %) regionale prosjekter av totalt 106.. Sum: 95 (30 %) regionale prosjekter av totalt 315. Annen aktivitet: Månedlig besøk m/veiledning og undervisning til forskere/stipendiater ved: Sørlandet sykehus HF (Kristiansand og Arendal) Sykehuset Innlandet HF (Brumunddal) Sykehuset Østfold HF (Fredrikstad) Sykehuset i Vestfold (Tønsberg) Sykehuset i Telemark (Skien) Akershus universitetssykehus (Lørenskog) Statistisk poliklinikk: 1 gang per uke (tirsdager kl 13-15). Hensikt: å tilby kort rådgivning, øyeblikkelig hjelp ved hastesaker, en mulighet til å bli kjent med sykehusets statistikere og epidemiologer. Antall henvendelser 2.tertial 2012: 8 Aktiviteter innen helsetjenesteforskning Helsetjenesteforskning har i tett samarbeid med Idèpoliklinikken (Innovasjon) ved, veiledet på totalt 13 til dels omfattende prosjekter. Flertallet av prosjektene er lokalisert ved og 4 er lokalisert ved andre institusjoner (sykehus/kommune). For å markedsføre det utvidede tilbudet innen helsetjenesteforskning, har vi jobbet med synliggjøring av tjenesten på nettsider og laget en ny avdelingsbrosjyre. Det vil i 2013 fokuseres på videre arbeid med nettverksbygging, og gjøre tilbudet kjent i form av oppsøkende aktivitet i helseforetakene og ved andre samhandlingsarenaer. Statistisk poliklinikk: Henvendelsene følges om nødvendig opp via et langsiktig samarbeid med en eller flere av våre statistikere, epidemiologer eller helseøkonomer Publikasjoner i internasjonale tidsskrift (www.pubmed.gov): Totalt 99, utenfor HSØ 16, førsteforfatter 9 Referee for internasjonale fagtidsskrift: Totalt 21 oppdrag Helsetjenesteforskning I 1.tertial 2012 ble det arrangert en presentasjonsrunde sammen med avdeling for biostatistikk, epidemiologi og helseøkonomi ved alle helseforetak i HSØ, hvor helsetjenesteforskning hadde det administrative arbeidet. Målet med presentasjonen var å markedsføre tilbudet ved avdelingen, knytte kontakter, og få tilbakemelding/innpill fra miljøene om behov. Iløpet av våren ble det opprettet et samarbeid med avd. for helseledelse og helseøkonomi ved Universitet i Oslo, med bistand til protokollskriving og søknader for Oslo kommune og. Stillingen innen helsetjenesteforskning var ubesatt fra juni-november 2012. Det ble i november etablert et tett samarbeid med Idèpoliklinikken (Innovasjon) ved som jobber tett mot prosjekter innen helsetjenesteforskning, med særlig fokus på samhandling. I dette arbeidet blir det gitt rådgivning og hjelp til praktisk gjennomføring av prosjekter, søknadsskriving (REK, NFR, HSØ), metodespørsmål knyttet til kost-nytte evalueringer. Side 8 av 15
Oppgaver Omfang av eller type aktivitet utenfor i 3.tertial Årsrapport 2012 Aktiviteter innen helseøkonomi Helseøkonomi oppgir å ha veiledet på 10 prosjekter. Flertallet av prosjektene er lokalisert ved og 5 av disse prosjektene er lokalisert ved andre sykehus. I november ble den årlige workshop i helseøkonomisk evaluering arrangert, med over 60 deltakere og med flere innlegg fra forskningsprosjekter ved flere av helseforetakene i HSØ. Dette er et samarbeid mellom kjernekompetansemiljø i helseøkonomisk vurdering (HEHØ) ved Universitet i Oslo og. Enkelte av prosjektene er store og omfattende, som blant annet samhandlingsprosjektene vi har i samarbeid med Sunnaas sykehus. Det ble også etablert god kontakt med avd. for helseledelse og helseøkonomi ved Universitet i Oslo og lagt planer for videre arbeid. For å markedsføre det utvidede tilbudet innen helsetjenesteforskning, har vi jobbet med synliggjøring av tjenesten på nettsider og laget en ny avdelingsbrosjyre. Link til nettside: http://www.oslouniversitetssykehus.no/fagfolk/forskning/forskningsstott e/tema/biostatistikk-epidemiologi/sider/side.aspx Helseøkonomi I 1.tertial 2012 ble det arrangert en presentasjonsrunde av avdeling biostatistikk, epidemiologi og helseøkonomi ved alle helseforetak i HSØ, hvor en representant fra helseøkonomi presenterte sitt område. Helseøkonomene bidrar med råd og veiledning på prosjekter med bl.a. søknadsskriving og helseøkonomiske evalueringer, i tråd med tidligere aktiviteter HSØ. I november ble den årlige workshop i helseøkonomisk evaluering arrangert, i tett samarbeid med kjernekompetansemiljø i helseøkonomisk vurdering (HEHØ) ved Universitet i Oslo. Klinisk forskningsstøtte (Avdeling for klinisk forskningsstøtte) 4,7 årsverk 20 % = 0. 94 årsverk Deltagelse i NorCRIN og underliggende arbeidsgrupper. Avdelingen er representert i 3 av de fire gruppene (SOPer, GCP, monitorering). Kursing i GCP for alle Det har vært et NorCRIN-møte, to møter i monitoreringsgruppa og et møte i SOP-gruppa. Det har vært jevn aktivitet i SOP-gruppa fordi det planlegges en versjon 2.0 av alle SOPene i løpet av 2013. Spesielt har innsatsen vært stor for datahåndterings-sopene da det finnes lite informasjon i versjon 1.0. Nordic Monitoring Network hadde sitt første møte i Forskningstøtte har deltatt på alle NorCRIN-møtene i 2012 samt vært en sterk bidragsyter i SOP-gruppa med tanke på versjon 2.0 av SOPene og i monitoreringsgruppa. SOPene har også vært lagt ut på sitt internett i form av kvalitetsdokumenter og maler, sjekklister osv. Dette har gjort det mulig for andre sykehus i HSØ å slippe å implementere alle SOPene Side 9 av 15
Oppgaver Omfang av eller type aktivitet utenfor i 3.tertial Årsrapport 2012 interesserte i HSØ GCP-rådgivning om skriving av protokoll, dokumentasjonskrav osv. Gjelder spesielt legemiddelstudier. Monitorering innbefatter bl.a. verifisering av data i CRF i forhold til kildedokumentasjon, at sikkerhetsdata er registrert og rapportert i hht til lovverk, at alle essensielle dokumenter er på plass, at fasiliteter til for eksempel lagring av biobanker er adekvate og at samtykke er gitt. Datahåndtering innbefatter utforming av CRF og/eller randomiseringsmodul, hjelp til opprettelse av database i samarbeid med Institutt for medisinsk informatikk, verifisering av data og utlevering av SPSS-filer samt rådgiving innen nevnte oppgaver. København 8. oktober 2012 med 3 deltagere fra. Kurs: Et kurs ble avholdt 13. september med 43 deltagere hvorav 4 fra HSØ (inkl. universitetet), ), 1 fra Inven2 og 1 fra et legesenter. Et kurs ble avholdt 29. november med 36 deltagere hvorav 10 fra HSØ (inkl. universitetet), 1 fra Helse Bergen og 3 fra kommersielle aktører. Generell veiledning gis til alle som spør. Det ble satt opp møter for 8 studier som trengte generell GCP/monitoreringsrådgivning, og 4studier som ønsker datahåndteringsrådgivning. Monitorering: Av de totalt 21 studiene er 15 på oppdrag fra og 4 fra HSØ (inkl 1 fra UiO) og 2 fra Helse-Midt. Gradering: lette: 6 fra, 2 HSØ (< 5 arbeidsdager) moderate: 5 fra, 2 fra HSØ, 2 fra Helse- Midt (5-10 arbeidsdager) tunge: fra 4 (> 10 arbeidsdager). De fleste studier der AKF er ansvarlig for datahåndteringen er initiert av eller grupper som Nordisk lymfomgruppe der prosjektleder er ansatt ved. Data samles fra bl.a. sentra innen HSØ. I 3. tertial 2012 ble det jobbet med 17 studier. Gradering: 12 lette (< 5 arbeidsdager) 2 moderate (5-10 arbeidsdager) 3 tunge (> 10 arbeidsdager) selv. En person har fått opplæring i internettpublisering og har hatt ansvar for våre internettsider. Det ble holdt 4 GCP-kurs i 2012. Kurset er blitt forlenget fra 5 til 6 timer og strukturen og innholdet er revidert. Det er også blitt holdt et eksternt GCP-kurs. Det satses mer og mer på rådgivning for å hjelpe forskerne til å skrive en god protokoll, samt sørge for en hensiktsmessig datahåndtering. Høst 2012 startet poliklinikktjeneste på tirsdager kl. 13-15. Hensikten er å tilby rådgivning til et tidlig tidspunkt i forskningsprosessen. Av fire monitorer (tre med HSØ-finansiering) har to sluttet i 2012 og en person har gått i foreldrepermisjon. Alle er blitt erstattet. Ingen forespørsler om monitorering av studier initiert i HSØ er blitt avslått i 2012. Det har vært et avslag totalt for en studie fra Flymedisinsk. Avslaget skyldtes dårlig kapasitet da de nye monitorene ikke var ansatt ennå. En av datahåndtererne med HSØ-finansiering har gått fra vikariat til fast stilling, og én med delvis HSØfinansiering er i foreldrepermisjon. Sistnevnte er erstattet med et vikariat. To studier initiert på samt en studie initiert av Flymedisinsk er blitt avslått i 2012. Avslagene skyldtes dels dårlig kapasitet og dels at oppgavene kan ivaretas innad i forskningsgruppen. Side 10 av 15
Innovasjon (Innovasjonsseksjonen - Stab FIU) 3 årsverk 20 % = 0,6 årsverk Oppgaver Omfang av eller type aktivitet utenfor i 3.tertial Årsrapport 2012 MÅL: Innovasjon skal bidra til å utvikle og innføre nye produkter og tjenester, pluss virksomhetsforbedringer i form av bedre og mer kostnadseffektive prosesser, organisatoriske løsninger og pasientforløp. Regional forskningsstøtte skal bidra til å styrke vilkårene for gjennomføring av innovasjonsprosesser i regionen. Regional forskningsstøtte: - Rådgivning i forhold til implementering og bruk av kvalitetssystemer for forskning og indikatorer for innovasjon, nasjonale IKT-baserte systemverktøy for forskning, inkludert det nasjonale forskningsinformasjonssystemet CRIStin. - Gi støtte til forskningsbaserte innovasjonsprosesser og ha nært samarbeid med innovasjonsselskapet Inven2 og bidra med: Rådgivning vedrørende utnyttelse og spredning av kunnskap og ideer fra forskning og rådgivning om felles muligheter for innovasjon på tvers av helseforetakene. Møter: I regionen har vi et nært samarbeid og mange møter med Ahus, Sykehuset Østfold og Sunnaas sykehus. Møtene er dels prosjektrelatert, men også av strategisk karakter. Vi deler vår erfaring med innovasjonsarbeid: Hvordan bygge opp en infrastruktur og prosessering av ideer. har god erfaring med bruk av tjenestedesign i prosjektutvikling og har delt grunnlagsmaterialet med Ahus. Handlingsplan for Innovasjon HSØ er presentert for Forskningsutvalget i HSØ. Idépoliklinikken deltok med presentasjon på Velferdsteknologikonferansen i Trondheim. Møte med Forskningsrådet om hvordan vi skal posisjonere oss for å få gjennomslag for våre innovasjonsprosjekter. Møter med Innovasjonsschlüssen Västra Gøtaland om samarbeid om innovasjonsprosessering. Telefonmøter med Haukeland Innovasjonsnettverket HSØ: Planlegging og presentasjon i nettverksmøtet for å dele erfaringer og bygge opp innovasjon i regionen. Sekretariatsfunksjon for HSØ: Idépoliklinikken har gjennom samarbeidet med Bjørn Grønli deltatt i flere aktiviteter: Møter med CHRIStin for å tilpasse databasen for innovasjon i henhold til Oppdragsdokumentet Møter med UiO for sammen med Inven2 å planlegge aktiviteter i Innovasjonsåret 2013. Møte om Aker som samhandlingssenter. Samhandling med kommunen Samarbeidet med Geriatrisk ressurssenter, Oslo kommune om DesignPilot 2012, Almas hus er avsluttet. Innovasjonsseksjonen har gjennom året jobbet målbevisst for å utbedre webløsningen for mottak og prosessering av ideer. Neste versjon av www.idepoliklinikken.no vil være tilpasset de nye nasjonale innovasjonsindikatorene. Den nye versjonen har balansert ønsket om å være et lavterskeltilbud samtidig som ressursene konsentreres på de av ideene som skal gjennom de 3 fasene for innovasjonsprosjekter. Det er stor interesse i Ahus og sykehuset Østfold for dette arbeidet, også i andre helseregioner (Helse Vest og Helse Midt) og utover landets grenser. Innovasjonsseksjonen har funnet sin plass i organisasjonen. Vår rolle er blitt tydeligere, og våre tjenester er etterspurt internt og eksternt. Prosjektporteføljen omhandler ventetider, pasientflyt og logistikk. Vi har søkt og fått innovsajonsmidler til å engasjere leverandører av tjenestedesign som verktøy i utvikling av prosjektene både fra Norsk Designråd og Helse Sør-Øst. Kost/nytte vurderinger Innovasjonsseksjonen har fått på plass både prosess og metodiske verktøy i arbeidet med å vurdere innovasjonsprosjekter. Disse verktøy er basert på velkjente internasjonale skjema (HTA, Health Technology Assessment), og har blitt testet ut i praksis. Vi har etablert et godt nettverk i og utenfor sykehuset, som legger godt til rette for fremtidig innhenting og analysering av data. Alt dette arbeidet er med på å kvalitetssikre Innovasjonsseksjonens anbefalinger om fullskala implementeringer og spredninger av nye tjenester og prosesser i regionens og nasjonens helsetjenester. Antallet aktive verdivurderingsprosjekter er også i sterk økning. Side 11 av 15
Oppgaver Omfang av eller type aktivitet utenfor i 3.tertial Årsrapport 2012 Rådgivning og formidling av kontakt med hensiktsmessige kompetansemiljøer, herunder Inven2. Tjenestetilbudet Almas hus velferdsteknologisk senter for personer med kognitiv svikt og demens er i drift etter avsluttet prosjekt. Det er laget 2 filmer og 1 digital historie om tjenesten, som eies og brukes av Geriatrisk ressurssenter. Rådgivning om finansieringsordninger for innovasjon. Samarbeid med andre: Samarbeidet med Kreftforeningen, Inven2, Oslo Medtech om ønskebrønn for pasienter. Forskerutdanning og regionale veiledningsfunksjoner (Helsefaglige funksjoner organisert i Akuttklinikken, Kreft-, kirurgi- og transplantasjonsklinikken og Klinikk for kirurgi og nevrofag) 3 hvorav 1 nylig tilsatt er kombinert professorstilling 20 % = 0,6 årsverk Veiledningsoppgaver Forskningsveilederkurs Informasjon om forskerutdanning Initiering av forsknings- og fagutviklingsprosjekter og deltagelse i faglige nettverk knyttet til ulike forskningsprosjekter Veiledning i protokollskriving og søknadsprosedyrer for forskning Søknader innen forsknings- og fagutviklingsmidler for sykepleiere. Veiledning i gjennomføring av prosjekter, bidra i analyse og tolkning av resultater. Veiledning i skriving av vitenskapelige artikler, rapporter og konferansepresentasjoner. En rekke veilederoppgaver innen stipendiat- /mastergrad-/forsknings-/fagutviklingsprosjekter. Prosjekt for kompetanseheving innen helsefaglig profesjoner, søknad om gjentagelse av kurset i 2013 sendt HSØ ved Ø Krüger. Det gjennomføres en rekke regionale kurs innen forskningsstøtte, som det er redegjort for under de øvrige enheter. Ledelse av nettverket FYSIOFORSK forum for fysioterapiforskning,. Deltagelse i Nordisk nettverk for bekken- og ryggplager Deltagelse i styret for Norsk Forening for Ryggforskning. Medveileder i stipendiatgruppe Norsk senter for Aktiv Rehabilitering (NAR). Prosjekt for kompetanseheving innen helsefaglig profesjoner, søknad om gjentagelse av kurset i 2013 sendt HSØ ved Ø Krüger. Databasestøtte m.m til 3 forskningsprosjekter ved øyeavdelingen. Veiledning prosjekt om sorgstøtte for etterlatte etter 22. juli 2011, Ahus. Sentral i utvikling av pasientderiverte scorer innen revmatologi på europeisk nivå for Diakonhjemmet Sykehus. Seminar Akershus, Nordisk nettverksmøte Trondheim. Ledet tverrfaglig seminar Muritunet, Valldal, Helse Midt Norge. Foredrag/kurs/undervisning. Side 12 av 15
Oppgaver Omfang av eller type aktivitet utenfor i 3.tertial Årsrapport 2012 Prosjektgjennomføring for styrking av helsefaglig forskning. Bibliotektjeneste (Avdeling for medisinsk bibliotek) 2 årsverk 20 % = 0,4 Litteratursøk utført på oppdrag. Mulighet for bestilling av litteratur/tidsskriftartikler. Kurs og opplæring i bruk av databaser og andre elektroniske ressurser. Litteratursøk, utført på oppdrag. Videreutdanning innen Jordmorfaget, fra Vestre Viken høst 2012 Bestilling av litteratur/ tidsskriftartikler. Kurs og opplæring Veiledning og rådgivning, herunder også foredragsvirksomhet i regionen o.a. Alle oppgavene knyttet til kjerneaktivitetene som biblioteket er satt til å betjene både innad for brukere i og overfor forskere i HSØ som mangler eller har et mangelfullt bibliotektilbud. Størst interesse har det til nå vært for tjenester som kurs og opplæring. EndNote-kurs på Sunnaas med 12 deltakere, 2.11.2012 Kursdeltakere fra regionen i 3. kvartal 2012: 0 Personvern (Seksjon for personvern og informasjonssikkerhet) 2 årsverk 20 % = 0,4 Tjenester og kompetanse som leveres: 1. Formell tilrådning ved opprettelse av personregistre med formål intern kvalitetssikring av diagnostisering og behandling, ref HPL 26. 2. Formell tilrådning for kvalitetsstudier, helsetjenesteforskning og annen forskning utenfor REKs mandat 3. Formell anbefaling om innvilgelse av konsesjon når det er nødvendig for gitt forskningsformål 4. Bistand til søknad om dispensasjon fra taushetsplikten for studier utenfor REKs mandat, og Foretak som har inngått formell avtale med personvernombudet ut over, ref punktene 1-10 under oppgaver: Sunnaas sykehus Diakonhjemmet sykehus Sykehuset Innlandet Lovisenberg Diakonale Sykehus Revmatismesykehuset på Lillehammer Vestre Viken HF Kreftregisteret Sykehusapotekene HF (inngått avtale, og oversendt til Datatilsynet for formalisering) Martina Hansens Hospital for å avklare om de ønsker formell avtale om PVO. Avtalene er knyttet til formell utnevnelse av personvernombud, som er en personlig utnevnelse med godkjenning fra Datatilsynet. Ordningen med personvernombud har hjemmel i personopplysningsforskriften 31 og er innført for å forbedre og forenkle arbeidet med personvern. Midlene fra RHFet dekker 2 stillinger á 100 %. Disse midlene er operativt fordelt på alle ansatte ved seksjonen, slik at den samlede kompetanse er tilgjengelig. De RHF-midler som Oslo universitetssykehus tilføres for å yte denne funksjonen er således utnyttet maksimalt, til beste for forskere i regionen. Funksjonene omfatter både formell tilrådning for studier/registre utenfor REKs mandat for de foretak som har inngått formell avtale om personvernombud. Slik avtale er inngått med 9 virksomheter i regionen. Det er videre etablert et tettere samarbeid med Ahus med jevnlige møter med deres personvernfunksjon. Videre omfatter funksjonen råd og veiledning innen personvern og informasjonssikkerhet i forskning, inkludert opplæring, samt tilgjengeliggjøring av maler for samtykker, databehandleravtaler, se webside: http://www.oslouniversitetssykehus.no/omoss/personvern/sider/f orskning.aspx Side 13 av 15
Oppgaver Omfang av eller type aktivitet utenfor i 3.tertial Årsrapport 2012 kvalitetsregistre. 5. Internkontroll av informasjonssikkerhet, personvern og sikring av hjemmelsgrunnlag for forskningsstudier 6. Faglige innlegg ifm kurs/opplæring 7. Deltakelse i lokale arrangement ved andre foretak, gjennomført ved VV og SI i inneværende rapporteringsperiode 8. WEB-side som inngår i avtalen om PVO 9. Generell rådgivning innen personvern og informasjonssikkerhet 10. Revisjon innen personvern og informasjonssikkerhet Pågående prosjekt som vil forenkle forskningsadministrasjon og styrke personvernet (samarbeid med FIU-staben og IKT): Samtykkeregister med tematisk konsesjon Levende samtykke, for innhenting av samtykker/dialog med pasienten Prosjektet levende samtykke er under organisering i KKTklinikken. Dokumentasjonen fra dette prosjektet vil kunne benyttes for vurdering/etablering i andre virksomheter. Kvalitetsstudier, annen forskning enn medisinsk og helsefaglig forskning, og interne kvalitetsregistre behandles og gis formell tilrådning av personvernombudet. Med unntak av Vestre Viken har alle disse foretakene gitt beskjed om at de opprettholder også avtalen om internkontroll for forskningsprosjekter som behandler personopplysninger, selv om prosjektet skal godkjennes av REK. Dette innebærer at melding sendes personvernombudet også for prosjekt som godkjennes av REK, og at kompetansesenteret gjør internkontrollen i tillegg til formelle tilrådninger for de registre/studier som er utenfor REKs mandat. Etablert jevnlige møter med Ahus PVO/sikkerhetsledelse, slik at kompetansen og erfaringene fra den regionale tjenesten ved også tilgjengeliggjøres ved Ahus som har eget PVO. Side 14 av 15