Versjon 1.0 08.06.2010 BRUKERHÅNDBOK kvalitetssikring av data i. Overføring fra til VIGO og videre til Statistisk sentralbyrå og Utdanningsdirektoratet Gule felt er fra Registreringshåndboken.
Innholdsfortegnelse Innledning... 3 Fødselsnummer... 4 Programområde... 6 Fagkode... 9 Fagtype... 11 Ajourholdskode... 13 Startdato på programområdet... 15 Startdato på faget... 16 Sluttdato på programområdet... 17 Sluttdato på faget... 19 Sluttårsak... 21 Fagstatus... 22 Elevstatus... 25 Elevtimer... 27 Spesialundervisning... 29 Særskilt språkopplæring for elever fra språklige minoriteter... 31 Styrket opplæring i norsk og engelsk... 35 Karaktertermin... 36 Merknad for Prosjekt til fordypning... 37 Eksamensform... 38 FAM-kode... 39 FAM-merknad... 40 VMM-kode... 41 VMM-merknad... 42 Oppmøtestatus... 43 Fullførtkode... 45 Bevistype... 48 Karakterstatus... 49 Forkorting som brukes i Brukerhåndbok: SAS = De skoleadministrative systemene (Extens,, TP og Vigo Voksen) SSB = Statistisk sentralbyrå NVB = Nasjonal vitnemålsdatabase DSF = Det sentrale folkeregister SO = Samordna opptak Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 2 av 49
Innledning Våren 2008 oppnevnte Styringsgruppen for Vigo en arbeidsgruppe som skulle utarbeide en ny registreringshåndbok (tidligere definisjonskatalogen). Utgangspunktet for arbeidet var at det er store forskjeller i hvordan de enkelte fylkeskommunene tolker de variablene som er sentrale i forbindelse med rapporteringen til Statistisk sentralbyrå (SSB) og Utdanningsdirektoratet (Udir). Arbeidsgruppen består av representanter fra SSB, Udir, Vigo (inntak, fagopplæring og brukerstøtten på IST) og de fire skolesystemene (Extens,, TP og Vigo Voksen). Arbeidsgruppen skulle ta utgangspunkt i eksisterende datagrunnlag i fylkeskommunenes datasystemer, og sentrale variablene i forbindelse med rapporteringen til SSB og Udir. Registreringshåndboken skal gjelde hele den videregående opplæringen. Arbeidet med skoledelen er sluttført mai 2010. Når det gjelder fagopplæring og voksne elever er målet at dette arbeidet skal bli ferdig i løpet av høsten 2010. Som en videreføring av arbeidet med registreringshåndboken vedtok Styret for Vigo høsten 2008 å igangsette et arbeid som skulle forbedre kvaliteten på de grunnlagsdata som leveres til SSB og Udir. Prosjektgruppen startet sitt arbeid i januar 2009. En del av arbeidet i prosjektet var å utarbeide en brukerhåndbok for registreringsarbeidet i forbindelse med levering av statistikk til SSB og Udir. Brukerhåndboken skal ta utgangspunkt i registreringshåndboken og vise hvordan den enkelte variabel skal registreres i det aktuelle skoleadministrative systemet. Det skal også utarbeides kontroller som kan hjelpe til å avdekke feil i registreringen. Denne utgaven av brukerhåndboken er den første offisielle versjonen. Målet er at både registreringshåndboken og brukerhåndboken skal oppdateres to ganger i året. Ved neste versjon vil der komme en endringslogg som sier hvilke variabler som er endret fra sist og hvilke felt under variabelen. Teksten som ligger i de gule rammene er hentet rett ut fra registreringshåndboken. De hvite feltene gjelder for det aktuelle skolesystemet. Har dere er, forslag til forbedringer eller har oppdaget feil i håndboken ber vi om at disse blir sendt på e-post til Vigo Driftsorganisasjon på e-post til trude.riple@post.hfk.no. Lykke til med bruken av den nye registreringshåndboken! Vigo Driftsorganisasjon Juni 2010 Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 3 av 49
Fødselsnummer Fødselsnr Elevens, lærlingens eller lærekandidatens fødselsnummer (fra folkeregisteret) 11 siffer (DDMMÅÅPPPPP) DD=dag MM=måned ÅÅ=år PPPPP=personnummer Dersom en elev, lærling eller lærekandidat får endret fødselsnummer i SSB bør dette meldes tilbake til fylkeskommunene (Inntakskontoret eller Fagopplæringskontoret) som melder dette videre til aktuell skole. Dersom en søker/elev/lærling/lærekandidat har et kundeforhold i en norsk bank har vedkommende fått tildelt et D-nr. Forslag til fellesrutiner Dersom det ikke er mulig å få et gyldig fødselsnummer (F-nr eller D-nr) må det opprettes et fiktivt fødselsnummer. Det er Inntakskontoret der eleven bor som skal opprette det fiktive fødselsnummeret, mens søker/elev/lærling selv må skaffe seg et eventuelt D-nr. Før Inntakskontoret oppretter et fiktivt fødselsnummer må det gjøres oppslag i Det sentrale folkeregister (DSF) for å kontrollere om det allerede ligger et gyldig F-nr eller D-nr på personen. Ved vask mot folkeregisteret får Vigo tilbakemelding dersom et D-nr er endret til et F-nr. Inntakskontoret må melde disse endringene videre til aktuell videregående skole. SSB vil også kunne melde tilbake til fylkene personer med et fiktivt fødselsnummer/d-nr og som de oppdager har fått et gyldig D-nr/F-nr. Inntakskontoret må selv finne det korrekte D-nr/F-nr ved oppslag mot DSF og rette dette i Vigo. Nytt D-nr/F-nr må meldes til aktuell videregående skole. Vitnemål for elever med fiktive fødselsnummer vil ikke bli overført til Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB) Regler for fiktivt fødselsnummer: Fødselsdato består av gyldig dato + 40 dager (for eksempel 011285 blir til 411285). Personnummer består av 99 + kjønnshenvisning (partall = jenter, oddetall = gutter) + fylkesnummer (ledende null - eks for Akershus 02). Dersom det allerede er opprettet en person i Vigo med 99 kan dette erstattes med 98, 97 osv. Eksempel jente fra Akershus: 42059199202 (født 020591) Eksempel gutt fra Troms: 55049199119 (født 150491) Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 4 av 49
Hvor plassert i Fødselsnr rutiner i Kontroller Faste opplysninger om skolens elever kan hentes inn i Skole på flere forskjellige måter: Elever kan leses inn fra VIGO (Det Sentrale inntakssystemet) via Fil Importer Elever fra VIGO. Når elevene importeres, leses elevenes Programområde inn samtidig, og Dato begynt settes lik skoleårets Fra dato i skoleårsinformasjon. Elever kan hentes fra annen skole i fylkesbasen Elever flyttes opp fra ett skoleår til neste skoleår via oppflyttingsrutinen (Skole Rutiner eller Funksjoner Oppskriving til nytt skoleår). For at elevene skal flyttes opp, må feltet Oppflyttingskole i oversikten Elever være fylt ut med mottakende skoles kode. Elever som skal flytte opp ved egen skole må ha skolens kode i feltet. Elever kan registreres manuelt. Ved manuell innlegging blir Dato begynt automatisk satt til dagens dato, må endres ved behov. Det er ingen varsler på utlastingsrutinen i i forhold til fødselsnr. kun ved import til VIGO derfor må det kontrolleres i slik: 1. Stå i oversikten Elev og hent fram kolonnen fødselsnummer. 2. Sett filter på fødselsnummer som starter med 4 eller høyere (>4*) 3. Kontroller at de to siste tallene er lik fylkets nummer (for eksempel 04 for Hedmark) 4. Kontroller at 7. og 8. siffer er 99 (se under utfyllende er). Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 5 av 49
Programområde Programområde Programområdets alfanumeriske kode på 10 posisjoner. Koden er satt sammen av en grunnkode (de 6 første posisjonene) som er gitt av Utdanningsdirektoratet gjennom GREP-basen og kategorier/varianter (de 4 siste posisjonene) som er gitt av Vigo's kodeverksgruppe. De 4 siste posisjonene viser evt. kategorier/varianter til grunnkoden. Grunnkoden er gitt av Utdanningsdirektoratet gjennom Grep. Alle gyldige koder (med 10 posisjoner) ligger i Vigo s kodeverksbase. Det er kun tillatt å bruke gyldige programområdekoder i SAS og Vigo. Alle gyldige koder overføres fra Vigo s kodeverksbase og overføres til SAS Ved import fra SAS til Vigo vil programområdekoden på filen testes mot Vigo s programområde-tabell. Det blir kontrollert at det er en gyldig programområdekode og at programområdekoden er på samme nivå som skolen. Videregående skoler kan bare sende inn programområdekoder på videregående nivå. Programområdekoden må være godkjent av Vigo's kodeverksgruppe innen 1. januar det året koden skal brukes første gang. (eks. Godkjennes 1. januar 2010. Skal brukes første gang skoleåret 2010-11). Elev som går ut av fag (slutter) i løpet av skoleåret for å ta faget som privatist, samme skoleår eller senere, skal stå på den programområdekoden vedkommende er registret inn på. Elev som får vedtak om opplæring hvor målet er å føre frem til kompetanse på lavere nivå (jamfør Opplæringsloven 3-3, første ledd) skal registreres med xxxxx1h---, xxxxx2h--- eller xxxxx3h---. Eleven må kodes om når vedtak er fattet. Elev som får vedtak om å ta Vg1 over to år (vedtaket kan komme i løpet av skoleåret). For Vg1 er det laget et kodeverk for dette: xxxxx1a--- 1. år av 2-årig kurs xxxxx1b--- 2. år av 2-årig kurs xxxxx1d--- 1. år av 2-årig kurs for minoritetsspråklige xxxxx1e--- 2. år av 2-årig kurs for minoritetsspråklige Eleven s programområdekode må endres når vedtaket er fattet. Ved overføring fra SAS til Vigo blir programområdekoden oppdatert dersom grunnkoden (de 6 første posisjonene) er lik. Dette gjelder også bytte mellom STREA og STSSA på både Vg2 og Vg3. Dette forutsetter at fylkene velger dette parameteret ved import fra SAS til Vigo. Det presiseres at det er et eget kodeverk for elever i yrkesfaglige utdanningsprogram som får bedriftsopplæring i skole (Vg3 i skole for elever som ikke får tilbud om læreplass) Disse programområdekodene har F i 7. posisjon for lærlinger og H i 7- posisjon for lærekandidater. Elever som tar videregående fag (på en videregående skole) når de fortsatt går i grunnskolen skal registreres på programområdekoden GSGSK0VG--. Kontrollmotoren i SO (Samordna opptak) kontrollerer kun grunnkoden (de 6 første posisjonene). Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 6 av 49
For føring av programområdekoder på vitnemål og kompetansebevis skal kun programområdekoder(dvs grunnkoden) fastsatt av Utdanningsdirektoratet (Grep) benyttes. For føring av programområdekoder på vitnemål og kompetansebevis skal kun programområdekoder(dvs grunnkoden) fastsatt av Utdanningsdirektoratet (Grep) benyttes. Hvor plassert i rutiner i Sentral informasjon grunndata skole - programområder Kan manuelt registreres på eleven, men skal i utgangspunktet følge med inntaksfila fra VIGO. Alle elever som følger kunnskapsløftet skal ha slik kode. Elever som følger R94 må har Vigo-kurskode fylt ut (Lov ut 2010). Når Programområde legges inn for en elev oppdateres samtidig feltet Utdann.prog. ut på Elev. Feltet oppdateres fra tabellen Programområde og kodens tilhørende utdanningsprogram. Programområdekoden følger med inntaksfila og skal ikke endres. Elev som bytter programområde skal avsluttes med sluttdato på den ene koden og startdato på nytt programområde. Ved endring av programområde får brukeren opp en dialog: Kontroller Filtrer på evt. blanke i feltet Programområde 1. Stå i Elev og hent fram feltene Programområde og Vigo-kurskode 2. Sett filter på blank verdi ( ) 3. Dersom feltet Programområde er blankt, kontroller om Vigo-kurskode er fylt ut. Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 7 av 49
4. Programområde med filter inneholder (?0*)Kontroller at det bare er verdier fra Kunnskapsløftet i feltet Dette filteret viser poster med koder tilhørende Reform-94. Disse kodene er ulovlige i feltet Programområde. Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 8 av 49
Fagkode NVB Alfanumeriske kode for et fag eller en eksamen i ett fag/flere fag (tverrfaglig). Koden er gitt av Utdanningsdirektoratet gjennom Grep. Det er kun tillatt å bruke gyldige fagkoder i SAS og Vigo. Fagkodene ligger i Vigo s kodeverksbase og overføres til SAS. Ved import fra SAS til Vigo vil fagkoden på filen testes mot Vigo s fagkode-tabell. Det blir kontrollert at det er en gyldig fagkode og at fagkoden er på samme nivå som skolen. Videregående skoler kan kun benytte fagkoder på videregående nivå. Fagkoden bør være importert fra Grep til Vigo's kodeverksbase innen 1. februar det året koden skal brukes første gang. (eks. Godkjennes 1. februar 2010. Skal brukes første gang skoleåret 2010-11). For føring av fagkoder på vitnemål og kompetansebevis skal kun fagkoder fastsatt av Utdanningsdirektoratet (Grep) benyttes. Hvor plassert i Sentral informasjon grunndata skole NVB-koder Alle fag som skal være med på fagdokumentasjon og i eksporten til Vigo må være registrert med en NVB-kode. For eksport til Vigo må de i tillegg ha Til Vigo = Ja. For grunnskolene må det være oppgitt Til fagdok = Ja. rutiner i Det er viktig at opplysningene i faggruppene er korrekte. Opplysningene arves ned til elevfaget og videre til fagkarakteren når du oppretter disse. Når faggrupper er opprettet kan du opprette elevfag automatisk for gruppefagene. Sentral informasjon Trinn/kurs Rutiner Opprette elevfag. Dette gjelder fellesfagene. Privatister velger selv NVB-kode i Privatistweb. Elevfag blir opprettet med NVBkoden når privatisten har fått en bestått-karakter i faget, og privatistkontoret kjører rutinen Endre tilgangsnivå til Åpen. Eksamensmodulen Eksamenspartier - Rutiner. For fag som ikke undervises i Gruppe (Klasse), opprettes elevfag via rutinen Generer Elevfag i Elever. Fag som bare benyttes til timeplanlegging (eksempelvis studietid) skal ikke ha NVB-kode, og ha Til Vigo = Nei. Kontroller 1. Stå på en elev 2. Åpne elevfag (Elev vindu Elevfag) 3. Klikk på Filter og velg Vis alle poster for aktivt skoleår 4. Hent fram kolonnene Til Vigo og NVB-kode 5. Sett filter på Til Vigo = Ja og NVB-kode er blank ( ) 6. Kontroller ev. poster om Til Vigo skulle være satt til Nei. Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 9 av 49
Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 10 av 49
Fagtype Fagtype Gruppering av fag etter rundskriv Udir-08-2009 GF = Grunnskolefag FF = Fellesfag (KL) FP = Felles programfag (KL) UP = Uspesifisert programfag (KL) VP = Valgfritt programfag (KL) PF = Prosjekt til fordypning (KL) F/FA/FF = Felles allmenne fag (R'94) S/SF = Studieretningsfag (R'94) V/VF = Valgfag (R'94) T = Fagskole (kun i Vigo) ligger i Vigo s kodeverksbase og overføres til SAS. Fagtypen følger i hovedsak fagkoden, men kan overstyres. Samme fagkode kan ha forskjellige fagtype for ulike elever. For eksempel en elev tar et felles programfag fra et annet programområde. Dette faget blir da et valgfritt programfag for denne eleven. Jf. Rundskriv Udir-08-2009. Når et fellesfag blir tatt som prosjekt til fordypning skal det ha fagtype = FF og når et programfag blir tatt til prosjekt til fordypning skal det ha fagtype = VP. Fagtypen er viktig for utskriving av dokumentasjon og overføring til NVB (Nasjonal vitnemål database). Hvor plassert i Registrering og rutiner i Kontroller Sentral informasjon grunndata skole NVB-koder. Fagtype er et felt knyttet til NVB-koden (kolonne). Hvis fagtypen skal avvike fra den faste, registreres dette manuelt på det enkelte elevfag. Kontroll på at riktig fagtype knyttet til riktig reform 1. Åpne elever vindu elevfag filter vis alle poster for aktivt skoleår. 2. Hent fram feltene fagtype, NVB og TilVIGO 3. Sett filter på fagtyper tilhørende R94(Felles allmenne fag Studieretningsfag Valgfag) 4. Kontroller at eventuelle faggrupper har NVB-kode som tilhører R94 og at det ikke finnes NVB-koder tilknyttet KL her Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 11 av 49
Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 12 av 49
Ajourholdskode Ajourhold Kode for korrigering av inntaket til de videregående skolene i perioden, fra siste maskinelle inntak og ut august måned. Kodene fastsettes av Vigo's kodeverkgruppe. I = Inntatt Ikke importert fra Vigo (som inntatt), men er tatt inn som elev ved skolen i august måned. E = Endret programområde på samme skole Var importert fra Vigo på et programområde, men har byttet over til et annet programområde på samme skole i løpet av august. N = Ikke møtt Var importert fra Vigo, men har sagt fra seg plassen før skolestart eller ikke møtt opp på skolen første skoledag. S = Sluttet Var importert fra Vigo eller er tatt inn i løpet av august, startet på skolen, men har sluttet i august måned. V = Nei til plass fra venteliste Hadde ventelisteplass etter siste maskinelle inntak. Fått tildelt plass fra venteliste i løpet av august måned, men har takket nei til plassen. Ajourholdskoden benyttes for å ajourføre inntaket fra siste maskinelle inntak fra Vigo. Koden skal kun settes i en begrenset periode (fra skolestart og ut august måned). Dette gjelder bare for de programområdene som inngår i fellesinntaket fra Vigo. Koden skal kun registreres på de elevene som har en endring i forhold til det maskinelle fellesinntaket fra Vigo. Elever som er importerte fra Vigo og står på inntakslisten skal IKKE registreres med I. Elever som blir tatt inn fra venteliste etter skolestart skal registreres med ajourholdskode = I. Elever som blir tatt inn direkte på skolen (ikke står på venteliste) skal også ha ajourholdskode = I. I Vigo fører ajourholdskode = E til at det programområdet eleven slutter på blir satt med status sluttet (statuskode 61) og det programområdet eleven begynner på blir satt med status inntatt (statuskode 18). All ajourføring av inntaket i august måned foregår i søkerdelen av Vigo Opplæring. Hvor plassert i Ajourhold Feltet ligger på Elevkort og i oversikten Elever rutiner i Oppslag mot kodeverk som legges inn Sentralt. Alle koder må ha angitt Art. Art overføres til Vigo. Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 13 av 49
Eksporten skal vise VIGO om en inntatt elev har begynt, sluttet eller takket nei til plassen, eller om en ny elev har startet på skolen etter VIGO inntak. Ved registrering av nye elever i settes koden I for Inntatt automatisk. For elever som slutter, angis korrekt dato i Dato sluttet, og elevstatus og ajourholdskoden blir automatisk satt til Sluttet. Eksporten forutsetter at elever det skal meldes endring på blir registrert med ajourholdskode på Elevkortet slik: Gå til elever finn eleven elevkort eller Vis kolonner og hent fram feltet fyll ut feltet Ajourhold For at eksporten skal fungere må alle elever som får disse kodene ha Ja til VIGO Når vi har passert 1.9. og dere får beskjed om at ajourholdet pr. 1.9. er ferdig kan elever som har fått kode N og S settes passive og slettes evt. må de ha Nei Til VIGO Kontroller Sett følgende tabellfilter i Elev Passiv: slett 0 Ajourhold: <> Sjekk om du får opp alle elever det er foretatt justeringer på etter inntak. Hvis du ikke finner noen feil: Kjør Fil Eksporter VIGO Videregående Velg Ajourhold. (Kan også utføres av inntakskontoret.) Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 14 av 49
Startdato på programområdet Dato begynt Den dato eleven, lærlingen eller lærekandidaten startet på programområdet. ÅÅÅÅMMDD ÅÅÅÅ=år MM=måned DD=dag Startdato skal bare eksporteres fra SAS til Vigo dersom dato avviker fra ordinær inntaksdato (skoleårets startdato). Oppdateres i Vigo dersom startdato avviker fra skoleårets startdato. Hvor plassert i rutiner i Kontroller Elever: Dato begynt (programområde) Fylles bare ut dersom datoen avviker fra skoleårets startdato. Ved manuell inntasting er standard verdi dagens dato. Programområde: registreres på Elevkort/ Elever sett inn kolonne Dato Begynt 1. Åpne Elever og hent fram kolonnen Ajourhold, Dato begynt og VIGO_import dato 2. Sett filter på Dato begynt forskjellig fra blank (<> ) 3. Kontroller at dato er korrekt og ajourholdskode = I Det er kontroll på at dato bare kan være innenfor skoleårets begynnelse og slutt slik det er definert i skoleårsinfo. 1. Sett filter på Vigo_Import dato = blank 2. Alle poster som mangler importdato er opprettet manuelt i Sats og skal ha en Dato begynt fylt ut. Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 15 av 49
Startdato på faget Dato tilmeldt Den dato eleven, lærlingen eller lærekandidaten startet på faget. ÅÅÅÅMMDD ÅÅÅÅ=år MM=måned DD=dag Startdato på faget skal bare registreres dersom eleven bytter fag i løpet av skoleåret. Oppdateres i Vigo dersom startdato avviker fra skoleårets startdato. Hvor plassert i rutiner i Kontroller Elevfag: Dato tilmeldt (fag) Fylles bare ut dersom datoen avviker fra skoleårets startdato. Fag: registreres på Elevfag Dato Tilmeldt Dato tilmeldt i elevfag oppdateres automatisk. Dersom elevfaget opprettes før skoleårets begynnelse, blir datoen satt lik skoleårets start-dato i skoleårsinformasjon. Dersom elevfaget opprettes etter at skoleåret har begynt, settes datoen lik dagens dato. I rutinen for oppretting av elevfag i elever kan dato justeres i oppstartsbildet av rutinen. Det samme gjelder i rutinen for kopiering av elevfag. 1. Åpne elevfag og bruk Filtervalget Vis alle poster for aktivt skoleår 2. Sett filter på dato etter skolestart (eksempelvis 21.08.08..) Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 16 av 49
Sluttdato på programområdet Dato sluttet Den dato eleven, læringen eller lærekandidaten slutter på programområdet. ÅÅÅÅMMDD ÅÅÅÅ=år MM=måned DD=dag Sluttdato skal bare eksporteres fra SAS til Vigo dersom dato avviker fra ordinær sluttdato (skoleårets sluttdato). Det skal settes sluttdato når en elev slutter fom 1. september i skoleåret. Dersom eleven slutter i perioden frå skolestart til ut august brukes ajourholdskoden S (j.fr. B01). Sluttdato vil bli overført enten fra SAS eller OTTO. Følgende automatikk ligger i de skoleadministrative systemene: Når en elev får sluttdato på programområdet blir alle underliggende fag gitt samme sluttdato Fagene blir gitt fagstatus = S Eleven får elevstatus = S på programområdet Eleven får fullførtkode = S på programområdet Sluttdato og sluttårsak skal registreres når eleven skriver under på at den er sluttet på skolen. Dersom skolen sender brev til eleven pga stort fravær skal det settes en frist for tilbakemelding. Hvis ikke eleven responderer på brevet settes siste tilstedeværelsesdag som sluttdato. Fristen for tilbakemelding kan for eksempel være 3 uker fra det tidspunkt underretningen er kommet frem til vedkommende elev. Oppdateres i Vigo kun dersom sluttdato avviker fra skoleårets sluttdato. Ved en elevs død, meld fra til Inntakskontoret pr telefon. Hvor plassert i rutiner i Kontroller Dato sluttet (programområde) (arves ned i elevfag) Dato sluttet (programområde): registreres på Elevkort/ Elever sett inn Dato Sluttet. Dato sluttet (programområde): kontroll på om det er lagt inn sluttårsak. Sluttårsak kreves lagt inn for å få lagret posten. Dato avmeldt(fag): kontroll på om det finnes karakterer (1-6) 1. Gå inn i Elever og hent fram feltene Dato sluttet. Passiv, sluttårsak og Til Vigo 2. Klikk på Tabellfilter og fjern filter på Passiv. 3. Sett filter på Dato sluttet forskjellig fra blank (<> ) 4. Elever som sluttet før 01.09 skal ha ajourholdskode og sluttårsak lik sluttet og Til Vigo = nei dersom ajourholdet er avsluttet. 5. Elever som har sluttet etter 01.09. skal ha Til Vigo = Ja Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 17 av 49
Dersom ajourhold er korrekt registrert, kan datofilteret eksempelvis endres til: For bare å vise elever som har sluttet etter ajourholdet. Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 18 av 49
Sluttdato på faget Dato avmeldt Den dato eleven, læringen eller lærekandidaten slutter på faget. ÅÅÅÅMMDD ÅÅÅÅ=år MM=måned DD=dag Sluttdato på faget skal registreres dersom eleven slutter i faget eller bytter over til et annet fag i løpet av skoleåret. Oppdateres i Vigo kun dersom sluttdato avviker fra skoleårets sluttdato. Hvor plassert i rutiner i Dato sluttet (programområde) (arves ned i elevfag) Dato avmeldt (fag) Dato sluttet (programområde): registreres på Elevkort/ Elever sett inn Dato Sluttet. Dato avmeldt(fag): registreres på Elevfag Dato avmeldt. Automatisk nedarving til elevfag dersom Dato sluttet fylles på elev. Kontroller Dato avmeldt(fag): kontroll på om det finnes karakterer (1-6) 1. Klikk på Vindu og hent fram Elevfag. 2. Klikk på Filter og velg Vis alle poster for aktivt skoleår 3. Sett filter på Dato avmeldt <>. 4. Kontroller feltene Dato avmeldt, fagstatus og Til Vigo i Elevfag. NB! Fag med fagstatus Utgår vil bli overført til Vigo med blank sluttdato. 5. Fag eleven har sluttet i etter 01.09. skal ha Til Vigo = Ja Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 19 av 49
Dersom ajourhold er korrekt registrert, kan datofilteret eksempelvis endres til: For bare å vise elever som har sluttet etter ajourholdet. Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 20 av 49
Sluttårsak Sluttårsak Kode som viser årsaken til at eleven sluttet på programområdet eller lærlingen/ lærekandidaten hever lærekontrakten/opplæringskontrakten. Kodene fastsettes av Vigo's kodeverkgruppe. Sluttårsak skole AR = Fått arbeid AS = Begynt på annen skole AP = Byttet til nytt programområde på samme skole FL = Flyttet FR = Stort fravær FV = Feilvalg IM = Ikke møtt LA = Sluttet på skolen i løpet av skoleåret for å begynne i lære LV = Lang reisevei MI = Militærtjeneste OP = Manglende oppholdstillatelse PS = Personlige årsaker/sykdom SL = Skolelei/motivasjon SV = Svangerskap/fødsel UH = Utenlandsopphold UK = Utvekslingselev, kalenderår US = Utvekslingselev, skoleår VA = Fagvansker AF = Annen frafallsårsak/ikke oppgitt ligger i Vigo s kodeverksbase og overføres til SAS. Kun gyldige koder skal ligge i SAS og Vigo. Sluttdato og sluttårsak skal registreres når eleven skriver under på at den er sluttet på skolen (se også under sluttdato). Hvor plassert i rutiner i Kontroller Grunndata skole Elever Elevsluttårsaker Registreres på i Elever eller på elevkortet både dato sluttet og sluttårsak. Kontroll mot Dato Sluttet (disse må henge sammen). Dersom Dato sluttet er fylt ut, lagres ikke posten før Sluttårsak er fylt ut. Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 21 av 49
Fagstatus Fagstatus Elevens status på et gitt fag. E = Elev. Gjelder elev som deltar eller er tatt inn som elev ved skolen. Eleven følger ordinær læreplan og skal ha alle timene og skal gis standpunktkarakter. Det skal føres fravær for eleven. A = Opplæring etter individuell opplæringsplan Gjelder elev med enkeltvedtak om spesialundervisning og individuell opplæringsplan (i det aktuelle faget) etter opplæringsloven 5-1 og forskrift til opplæringsloven 3-20, tredje ledd. F = Fritatt. Gjelder elev som er fritatt fra opplæring i det aktuelle faget etter forskrift til opplæringsloven 1-12. Eleven vil kunne få kompetansebevis/vitnemål for hele programområdet dersom vedkommende tar programområdets øvrige fag. N = Nettundervisning. Gjelder elev som helt eller delvis får opplæringen i faget over internett i stedet for i undervisningsgrupper ved en skole. U = Utenlandsk utvekslingselev i Norge. Gjelder utenlandsk elev som går i videregående skoler i Norge. P = Privatist, er ikke elev i det aktuelle faget, men har tatt eller er oppmeldt til eksamen som privatist. R = Realkompetansevurdert. Gjelder kandidat som ikke har hatt opplæring, men er blitt vurdert på bakgrunn av en realkompetansevurdering i hele faget etter bestemmelsene i forskrift til opplæringsloven 4-13 eller er fritatt etter forskrift til opplæringsloven 1-13. V = Voksne. Gjelder deltaker som får opplæring i faget på skolen og følger opplæring spesielt organisert for voksne (inkl. nettundervisning spesielt organisert for voksne). O = Oppdragsundervisning. Gjelder elev som får opplæring i faget på skolen på oppdrag fra en annen institusjon. S = Sluttet i faget Fagstatus er en kode for undervisningen og/eller grunnlaget for karakteren. Den gir informasjon om hvordan det enkelte faget er gjennomført eller evt. ikke gjennomført. E = Elev Voksne som går på ordinære undervisningstilbud skal ha fagstatus = E. Disse skal følge bestemmelsene i forskrift til opplæringsloven kapittel 3; herunder bestemmelsene om fravær, vurdering (IV = ikke vurderingsgrunnlag) osv. Elever på yrkesfaglige utdanningsprogram som får bedriftsopplæring i skole (Vg3 i skole for elever som ikke får tilbud om læreplass) skal ha fagstatus = E dersom de har programområde som har offentlige fagkoder. A = Opplæring etter individuell opplæringsplan Elever i videregående opplæring kan ikke få fritak fra vurdering med karakter selv om de har individuell opplæringsplan i et fag, jf. forskrift til opplæringsloven 3-20, tredje ledd. Fagstatus A skal ikke benyttes dersom eleven får spesialundervisning og målet er å følge hele fagplanen og få karakter i faget (denne skal ha fagstatus = E). Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 22 av 49
F = Fritatt (fra opplæring) - har likeverdig eller mer omfattende relevant/tilsvarende opplæring ( 1-12 i forskrift til opplæringsloven). Ved bruk av fagstatus F skal det ikke være tallkarakter på faget. Kun betegnelsen Fritatt (F). Tallkarakteren er gitt tidligere. Elever med fritak fra opplæring ( 1-11 i forskrift til opplæringsloven) og/eller fritak fra vurdering med karakter ( 3-22 i forskrift til opplæringsloven) i skriftlig sidemål føres med fagstatus = F på den aktuelle fagkoden. N = Nettundervisning Faget skal registreres på den skolen som har dokumentasjonsansvaret. Det forutsettes at det blir gitt standpunktkarakter i faget. Det forutsettes også at fravær blir registrert. U = Utenlandsk utvekslingselev i Norge Hvis fagstatus = U på et fag vil alle fag få fagstatus = U og programområdet får elevstatus = U. P = Privatist Det er kun privatister som har tatt eksamen som overføres til Vigo. Privatister som ikke møter til eksamen skal ikke rapporteres. R = Realkompetansevurdert Kandidater som er realkompetansevurdert i forhold til 4-13 i forskrift til opplæringsloven skal registreres med Godkjent i karakterrubrikken. Kandidater som er fritatt etter egne regler for voksne ( 1-13 i forskrift til opplæringsloven). skal ha Fritatt i karakterrubrikken. Begge grupper skal ha fagstatus = R En person kan kun bli realkompetansevurdert i faget en gang. V = Voksen Gjelder personer som ikke går på ordinære undervisningstilbud, men får opplæring særskilt organisert for voksne, etter opplæringsloven 4A-3. O = Oppdragsundervisning Annen institusjon er å betrakte som en ekstern institusjon som kjøper en tjeneste fra en videregående skole. S = Sluttet Dersom eleven slutter i programfag slik at de ikke skal opp til tverrfaglig eksamen (gjelder Vg2 og Vg3 på yrkesfag) skal det også settes fagstatus = S på fagkoden for tverrfaglig eksamen. Elev som slutter i et fag i løpet av skoleåret for å ta faget som privatist skal registreres med fagstatus P dersom eksamen tas på samme skole. Blir eksamen foretatt på annen skole (eks. Eksamenskontoret) settes fagstatus S i faget. Fag med fagstatus = A og S skal ikke være med i poengberegningen. Fag med fagstatus = F, P, R og S (ved slutt før forbruk av rett) skal ikke være med i kursprosenten. Fag med fagstatus = F, P, R og S skal ikke ligge i undervisningsgrupper i SAS. Hvor plassert i rutiner i Elevfag: Fagstatus Fagkarakterer: Fagstatus (arves ned fra elev) Registreres på Elevfag Fagstatus, standardverdi blank verdi = elev. Fagstatus-feltet brukes for å angi en status på det enkelte elevfaget. Privatistfag skal merkes med Privatist. Fag som ikke skal tas med ved generering av fagdokumentasjon, kan merkes med Fagstatus = Utgår. For fag tilhørende kunnskapsløftet skal fagstatus være uendret, i stedet settes Til fagdok = Nei. Elevstatus arves i en del tilfelle ned i fagstatus, eksempelvis Sluttet og privatist. Brukerhåndbok Oppdatert 08.06.2010 Side 23 av 49