Handlingsplan for Kvarteret HØSTSEMESTERET 2015

Handlingsplan for Kvarteret HØSTSEMESTERET 2015

OM HANDLINGSPLANEN Generalforsamlingen vedtok høsten 2014 en langsiktig strategi for perioden 2015-2017. Denne ligger til grunn for alt arbeidet som foregår på Kvarteret og danner grunnlaget for denne handlingsplanen. Strategien ligger på kvarteret.no under offentlige filer. Denne handlingsplanen angir hvilke overordnede mål Kvarteret skal jobbe mot høstsemesteret 2015. Arbeidsgruppene skal utarbeide egne handlingsplaner som samsvarer med denne. 1. ØKONOMI, SPONSOR OG INVESTERINGER Kvarteret har de siste periodene hatt en solid økonomi, og det er vesentlig for organisasjonen at dette fortsetter. Det viktigste for Kvarteret sin økonomi er at man har en god konstnadskontroll. I vår har det vært en urovekkende økning i svinn av serveringsmateriell. Dette er noe man må ha et økt fokus på å redusere. Det skal arbeides mot å på sikt få inn sponsorer til Kvarteret. Kvarteret skal utarbeide en sponsorplan og arbeide for å på sikt inngå minst to sponsoravtaler med forskjellige aktører. Disse skal komme Kvarteret til gode gjennom økonomisk og/eller materiell støtte. Kvarteret skal fortsette å arbeide mot strategien om å forbedre kontantbeholdningen. Kvarteret skal bli mer miljøvennlig gjennom reduksjon i bruk av plastglass, kopimaskin og tørkepapir. Kvarteret skal inngå avtale med taxiselskap om hjemtransport av frivillige for å spare kostnader knyttet til dette. 2. GJESTEHÅNDTERING, BAR- OG RESTAURANTDRIFT Kvarteret har i dag tre faste og fungerende skjenkepunkter. Driftsteknisk må Halvtimen følges tettere opp og utvikles videre med tanke på rekruttering, struktur og bruk av lokalet utover kategori 3-skjenkingen. Fokuset i høst må ligge på skjenkepunktet Grøndahls, hvor oppussingen skal planlegges ferdig. Videre må Produksjonsavdelingen fortsatt følges tett opp. Gjestehåndtering skal få et sterkere fokus høstsemesteret 2015. Kvarteret skal sørge for at oppussingen av Grøndahls planlegges ferdig høsten 2015 og kan påbegynnes for fullt i 2016. Kvarteret må sørge for at Produksjonsavdelingen (PA) får gode rutiner og autonomi, og at PA har en strategi for rekruttering. Til høsten 2015 er PA tildelt ansvar for planlegging og gjennomføring av Fadderuken, Oktoberfest, Studentkampen og KickOff-helhus. I prosessen med å etablere PA sine ansvarsområder og rutiner, må Produksjonsansvarlig ha oppsyn med avdelingens dynamikk og jobbe for å finne en velegnet struktur.

Relevante gjestehåndteringskurs skal fortsatt avholdes, og skal kontinuerlig forbedres gjennom tilbakemeldinger fra deltakere og vurdering av kursets innhold og omfang. All informasjon om tilgjengelige og nødvendige kurs for å arbeide i forskjellige roller må være bedre tilgjengelig, og Kvarteret skal sørge for at flere personer fra Kvarteret og driftsorganisasjonene kan avholde nødvendige kurs. Oversikt over godkjente kursdeltagere må være godt tilgjengelig for alle. 3. REKRUTTERING OG MEDLEMSPLEIE Gjennom våren 2015 har fokuset ligget på medlemspleie fremfor rekruttering, og målet har vært å opprettholde medlemsmassen. Det kommende semesteret skal fokuset vinkles tilbake på rekruttering for å kompensere for medlemstap over sommeren og utnytte potensiale i det nye studentkullet til det fulle. Samtidig skal nye tiltak for medlemspleie, som felles jobbmatordning, medarbeidersamtaler og samarbeidsavtaler med relevante aktører i bybildet, sørge for at rekrutteringsarbeidet fortsetter å bære frukt i de kommende semestrene. Videre skal det fokuseres på å gjøre personalarbeid lettere for hele organisasjonen gjennom prosjektering av nytt personalsystem. Kvarteret skal bruke rekrutteringsstrategi fra høsten 2013, samt blifrivillig.no, som utgangspunkt for videre arbeid med rekruttering, og forbedre disse kontinuerlig. Kvarteret skal fortsette prosjekteringsarbeidet med nytt personalsystem og ha dette klart til Generalforsamlingen høsten 2015. Kvarteret skal opprette en felles jobbmatordning for alle frivillige som arbeider siste skift i helgedagene. Det skal jobbes for å få minst 2 samarbeidsavtaler med bedrifter som kan gi fordeler og/eller goder for de frivillige ved Kvarteret. Det skal arrangeres medarbeidersamtaler for alle de frivillige i organisasjonen for å forbedre det interne miljøet. I arbeidsgruppene skal medlemmene av arbeidsgruppestyrene ha medarbeidersamtaler med sine frivillige, og eventuelle forbedringsområder som dukker opp må videreformidles til Kvarterstyret. 4. KULTUR OG ARRANGØRER Antallet arrangører har økt markant fra år til år siden gjenåpningen i 2010. Vi nærmer oss et metningspunkt for utlån og utleie. Det må likevel jobbes regelmessig for å hente inn flere eksterne arrangører, som studentorganisasjoner, linjeforeninger o.l. Spesielt gjelder dette bruk av Storelogen i helgene når det ikke er Helhus. Helhusene våren 2015 har gjennomsnittlig opplevd gode besøkstall, og må fortsatt være et fokusområde. Det er viktig med god dialog mellom Kvarteret, driftsorganisasjonene og andre aktuelle arrangører. Kvarteret skal jobbe for at det i helgene er flere arrangement, spesielt når det ikke er Helhus. For å oppnå dette skal Kvarteret selv hente inn nye arrangører. Dette vil være et av ansvarsområdene til Produksjonsavdelingen.

Kvarteret skal tilrettelegge for en fantastisk fadderuke på huset, og følge fadderstyrene godt opp i etterkant. Produksjonsansvarlig har ansvar for dette. Kvarteret skal gjennom jevnlige møter med Helhus-arrangører sørge for at alle Helhusene er innholdsmessig og gjennomføringsmessig gode. Målet er at det skal være minst to delarrangører per Helhus, og at omsetningen alltid overstiger 100 000 kr disse lørdagene. Kvarteret skal ta stilling til de nåværende konseptene, og vurdere hvorvidt de enkelte konseptene skal videreføres, eller erstattes med andre konsept. Produksjonsavdeligens konseptgruppe og styret i PA er ansvarlig for dette. Det skal vurderes hvorvidt konseptene i forbindelse med skjenkepunktene er hensiktsmessige med tanke på målgruppe og i tråd med de ulike punktenes profil. Kvarteret skal sørge for å ha gode rutiner for håndtering av artister og andre utøvere. 5. PROMOTERING OG IDENTITET Promoteringen av Kvarteret har bedret seg de siste årene, men mye arbeid gjenstår. Samarbeidet med studentaviser rundt på enkelte fakultet har vært godt, og skal videreføres slik at vi når ut til studentene der de er for å sikre god informasjonsflyt utenfor Kvarteret. I tillegg til studentaviser må det også fokuseres på en økt kommunikasjon med andre medier, både i papirform og ved hjelp av digitale kalendere. Vår egen nettside skal være klar til lansering innen 2016, samt en kobling mellom rombookingsystemet og kvarteret.no skal stå klar så snart som mulig i løpet av høsten slik at informasjon om eventer i LinTicket legges automatisk ut i kalenderen. Kvarteret skal sørge for at en ny nettside er ferdigstilt til semesterstart 2016. Kvarteret skal i løpet av høsten 2015 sørge for at det nye rombookingssystemet automatisk synkroniseres med våre egne informasjonskanaler slik at alle bookinger automatisk blir lagt inn i kalenderen på kvarteret.no. Kvarteret skal utarbeide en medie- og kommunikasjonsplan som skal sørge for at Kvarteret og arrangementene blir godt eksponert i media. Målet er å øke media sin dekning av og interesse for de aktivitetene som finner sted på Kvarteret. Kvarteret skal være godt representert i digitale kalendere. Kvarteret skal utarbeide en strategi for alt promoteringsmateriell som distribueres for å sikre en helhetlig og gjenkjennelig promotering. Kvarteret skal utarbeide en grafisk profil for en felles Helhus-promotering ved hjelp av helhus.no, felles banner, plakater og gjerne eget programhefte for Helhus. Kvarteret skal sørge for sterk tilstedeværelse på alle studieinstitusjoner og fakulteter. Utover normalt promomateriell, skal Kvarteret ha påbegynt arbeidet om egne infoskjermer som viser aktuelt og framtidig program på alle studieinstitusjoner og fakulteter.

6. LEDELSE OG ORGANISASJON Opplæring og kompetansehevende tiltak er stadig viktig for å sikre at de frivillige kan utføre sine oppgaver med selvtillit. På denne måten sikrer man også større trivsel på jobb. Opplæring som kan fungere på tvers av arbeidsgrupper skaper samhold i et helhetlig perspektiv, og mulighetene for dette skal undersøkes. En innledende kursdag for nye frivillige skal planlegges, slik at man sikrer god basisopplæring av alle frivillige som gir dem god forståelse for organisasjonen. Videre skal Kvarterets rolle opp mot politiske institusjoner tillegges større fokus. Det er viktig at Kvarteret har en sterk tilstedeværelse hos de studentpolitiske organene, for å styrke Kvarterets omdømme og øke tilhørighet. Dette gjelder både Studentparlamentet, Velferdstinget samt fakultetsspesifikke organer. Styreseminaret skal fortsatt avholdes, og må forbedres for å øke oppslutning og faglig innhold. Kvarteret skal fokusere på kurs og kompetanseheving for de frivillige. Det skal være et bedre kurstilbud for de frivillige enn idag. Kvarteret skal arrangere en kursdag i samarbeid med f.eks. NKA, Kulturstyret og Brak for de frivillige og driftsorganisasjonene, med relevante kurs for de ulike arbeidsgruppene. Kvarteret skal planlegge og avholde en kursdag for alle nye frivillige, og sikre at ordningen blir videreført. Kvarteret skal sende skriftlige orienteringer til Velferdstinget og tilstrebe deltagelse på alle VT-møter, samt undersøke muligheter for samarbeid med Studentparlamentet og fakultetsspesifikke organer (studentutvalg, linjeforeninger, studentkroer etc). Kvarteret skal tilrettelegge for økt samarbeid mellom driftsorganisasjonene i forbindelse med Helhus. Det er Bookingansvarlig og Produksjonsansvarlig sitt ansvar å følge dette opp.