AMBULANSE MIDT-NORGE HF STYRET Sak 04/12 Organisering av foretaket Saksbeh: Arkivkode: Saksmappe: Lars Magnussen Forslag til vedtak: 1. Styret for Ambulanse Midt-Norge HF slutter seg til at det jobbes videre med å utforme stillingsinnhold og forberede rekrutteringsprosessen for stabsledere og innplasseringsprosess for avdelingsledere med utgangspunkt i den skisserte organisasjonsmodell for Ambulansetjenesten i Midt-Norge 2. Styret for Ambulanse Midt-Norge HF tar sikte på å fatte endelig vedtak om organisering og innplasseringsprosess/ rekrutteringsprosess i styremøte i mars/april 2012. Stjørdal 01 Mars 2012 Torbjørg Vanvik Styreleder
SAKSUTREDNING: Sak 04/12 Organisering av foretaket VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Nummererte vedlegg som følger saken 1. Oversikt over stillingsbeskrivelser med kompetansekrav 2. Notat: Overføring av ansatte tilknyttet ambulansetjenesten i Helse Møre og Romsdal til Ambulanse Midt-Norge HF Utrykte vedlegg i saksmappen 1. Ingen Bakgrunn Helseforetaksloven 28 1.ledd tilkjennegir at Forvaltningen av foretaket hører under styret som har ansvar for en tilfredsstillende organisering av foretakets samlede virksomhet. Dette innebærer at overordnet organisering av foretaket er en av styrets viktigste oppgaver. Inntil adm.dir er tilsatt er det ingen andre enn styret som kan gi fullmakt til organisering, innplassering og rekruttering i foretaket. Ideelt sett hadde det vært ønskelig å avvente beslutninger knyttet til organisering og ledende personell til adm.dir er tiltrådt, men samtidig haster det med å få på plass hele den ledelsen som skal ha ansvaret for driften i overgangsperioden og utover i 2013. Denne ledelsen bør uansett utpekes i løpet av våren 2012 og senest i løpet av sommeren - slik at en samlet ledelse kan delta i sluttfasen av arbeidet med å forberede overtakelsen av driftsansvaret for ambulansetjenesten. Tiltredelsesdato til adm.dir for ambulanseforetaket vil påvirke hvor langt man bør komme med hensyn på organisering av foretaket og innplasseringsprosessen av ledere nå, og hvilke oppgaver/vurderinger som bør avventes. Endelig beslutning om organisasjonsmodell og fullmakter til prosessen avventes derfor til neste styremøte når man har avklart endepunktet for prosessen med ansettelse av adm.dir men det tas i denne omgang sikte på å gjennomgå både alternative organisasjonsmodeller, stillingsbeskrivelser og krav til innplasserings- og rekrutteringsprosessen. Ut fra de drøftinger og tilbakemeldinger som gis legges det opp til endelig beslutning om organisering og videre prosess i løpet av mars/april. Organisasjonsplan for foretaket Begrunnelsen for insourcingen av ambulansedriften er knyttet til at tjenesten er blitt en stadig mer integrert del av spesialisthelsetjenesten, og et ønske om ytterligere kvalitetsheving og standardisering i tjenesten. Det er forutsatt at prinsippene for virksomhetsoverdragelse skal legges til grunn. Foruten krav til effektivitet og hensiktsmessighet bør organiseringen i størst mulig grad gjenspeile denne begrunnelsen og forutsetningene i Prehospital plan 2012-2015. Videre bør organiseringen så langt mulig ta hensyn til at Ambulanse Midt-Norge HF er en midlertidig organisering av ambulansetjenesten, og at virksomheten i 2014/2015 skal tilbakeføres til sykehusforetakene (Helse Nord-Trøndelag HF, St Olavs Hospital HF og Helse Møre og Romsdal HF). Virksomhetsoverdragelse innebærer i sin egentlige forstand at virksomhetene med alle ansatte overføres i den stillingen, med de funksjoner og arbeidsavtaler, ansatte har i dag. En mulig organisering som langt på vei tilfredsstiller dette er en organisering etter fylkesgrensene, som også kan tenkes å forenkle tilbakeføring til sykehusforetakene i 2014/2015:
Adm.dir Stab Avdelingsleder Møre og Romsdal Avdelingsleder Sør-Trøndelag Avdelingsleder Nord-Trøndelag 9 Områdeledere 5 Områdeledere 17 stasjoner 2 områdeledere 15 stasjoner Stasjonssjef (34 stasjoner) 7-24 ambulansearbeidere per stasjon En slik organisering har fordeler knyttet til minst mulig endringer i organisasjonen ved overtakelsestidspunktet 01 januar 2013. Samtidig har organiseringen svakheter knyttet til 3 mellomledd fra øverste ledelse til ambulansemedarbeiderne, som kombinert med store (og dermed forholdsvis autonome) avdelinger kan dette gi utfordringer knyttet til den kulturendringen og standardiseringen som insourcingen var ment å gi. Dagens inndeling i ambulanseområder har også en del svakheter med blant annet ulik størrelse (fra områder på 1 stasjon til 9 stasjoner) organiseringen er i Prehospital plan forutsatt endret til 6 ambulanseområder i tillegg til de sykehusbaserte stasjonene i Møre og Romsdal fra 01 Januar 2013. En organisering basert på områdeinndelingen som ble vist i Prehospital plan Mai 2011 kan illustreres slik:
AD Støttefunksjoner Ambulanseområde 1 Ambulanseområde 2 Ambulanseområde 3 Ambulanseområde 4 Ambulanseområde 5 Ambulanseområde 6 8 Stasjoner Namdalen 7 Stasjoner Innherred 8 stasjoner Kystregion S-Tr 9 Stasjoner Trondheim og fjellreg 18 stasjoner Nordm. Romsdal 14 stasjoner Sunnmøre En slik organisering vil gi kortere styringslinjer og en mer hensiktsmessig områdestruktur men fremdeles ha utfordringer knyttet til at enkelte avdelingsledere vil ha ansvar for inntil 18 stasjonsledere. Det har ut fra dette vært vurdert om antall ambulanseområder i Møre og Romsdal burde økt fra 2 til 3 spesielt om de sykehusbaserte ambulansene i denne del av regionen skal inngå i organiseringen. Det er imidlertid mindre åpenbart hvordan en slik endret inndeling av de skisserte avdelingene bør være. Uansett valg av alternativ må det presiseres at stasjonslederne bare har en liten stillingsandel knyttet til ledelsesoppgavene. Dette innebærer at stasjonsleder kan ha et vesentlig behov for oppfølging fra avdelings/områdeledelsen knyttet til eksempelvis økonomi og personalledelse. Det er likevel ikke valgt å gå videre på vurderinger av mulighetene av å slå sammen stasjonsledelsen for flere små og nærliggende stasjoner nå, til dels ut fra at stillingsinnhold ikke bør endres under en virksomhetsoverdragelse og tildels ut fra risikoen for økte utfordringer knyttet til håndtering av sykefravær og vikarproblematikk. Virksomhetsoverdragelse RHF-styrets forutsetning om at overtakelsen av driftsansvaret skal foregå som virksomhetsoverdragelse har en lang rekke konsekvenser knyttet til at individuelle betingelser skal beholdes, krav til avtaleverk og til overgangsordninger. For øvrig vil sosiale bestemmelser for foretakene i HMN bli gjort gjeldende, inkludert offentlig pensjonsordning (KLP) og lønnsansiennitet beregnet etter dokumentert praksis fra Spekter-overenskomsten. Videre må Helse Midt-Norge RHF utarbeide nye turnusplaner/arbeidsplaner i tråd med lov og avtaleverk og forhandle eventuelle særavtaler. Med hensyn til organisering er konsekvensen av vedtaket om virksomhetsoverdragelse i første rekke knyttet til at stillingsinnhold skal beholdes uendret. Eventuelle endringer i stillingsinnhold skal ikke komme som en følge av virksomhetsoverdragelsen, men etter overdragelsen vil det som i enhver annen virksomhet kunne gjennomføres organisasjonsendringer som følger de prosesser og prinsipper som gjelder for Helse Midt-Norge for øvrig. Ansatte som har stillingsinnhold/lønnsforhold som er knyttet opp mot eierskap i bedriftene må imidlertid håndteres spesielt. Ut fra RHF-styrets forutsetning om virksomhetsoverdragelse gjøres ingen endringer i arbeidsinnhold for ambulansearbeidere. Videre gjennomføres ingen endringer i stasjonsledelse, selv
om enkelte fullmakter/oppgaver kan bli justert for å sikre at fullmakter og oppgaver for stasjonsledere er ensartet og i tråd med de generelle fullmaktsmatrisene som etableres i ambulanseforetaket. Rettighetene ved virksomhetsoverdragelse omfatter også områdeledere og ambulansesjefer. Det vil imidlertid være nødvendig å få en ensartet organisering av virksomheten og en innplasseringsprosess i funksjonene som avdelingsledere bør gjennomføres, der kandidatene begrenses til områdeledere og ambulansesjefer. Ideelt sett vil ledergruppen bestå av en kombinasjon av medarbeidere med driftserfaring fra de private driverne og oppfølgingsansvar fra foretakene. Videre vil en del stabsfunksjoner så som fagrådgiver og opplæringsansvarlig være aktuelle for disse lederne, og for noen av områdelederne i de aller minste områdene kan en stilling som stasjonssjef også være aktuell. Dersom det ikke oppnås enighet i innplasseringsprosessen må foretaket være innstilt på å finne andre løsninger for lederne dette gjelder. En alternativ måte å løse innplasseringen av ledende ansatte og som er sikrere i forhold til regelverket knyttet til virksomhetsoverdragelse er å velge en organisering som gjenspeiler dagens områdestruktur mer likt alternativ 1 - og gjennomføre vurderinger av hensiktsmessig organisering og eventuelle nye endringer i etterkant av 01 januar 2013. I så fall åpnes det for ordinære drøftingsog medvirkningsprosesser før endringene besluttes og gjennomføres. Det vurderes imidlertid som særdeles lite ønskelig å bruke tid på en midlertidig organisering gitt at foretaket skal bestå i kun to år. Vi sitter ikke pr i dag med tilstrekkelig informasjon til å si noe om det vil oppstå en overtallighetsproblematikk i foretaket. Den antas å være minimal. Eventuelt overtallig personell vil selvsagt behandles i tråd med Helse Midt-Norges rutiner for omstilling. Det legges til grunn at hensynet til en hensiktsmessig organisering skal være førende for valg av organisasjonsmodell ikke et ønske om minst mulig endringer fra dagens organisering. Stabs- og støttefunksjoner I Ambulanse Midt-Norge HF vil det være behov for administrativ støtte og stabspersonell både nært AD og nært den enkelte avdelingsleder (evt. Områdeleder). Eksempel på sentrale roller som må fylles er HR-sjef, økonomisjef og fagsjef disse må knyttes direkte opp mot foretaksledelsen. Men også øvrige funksjoner så som innkjøp, logistikk, eiendom, IKT, kommunikasjon, forskning og kompetanseutvikling må ivaretas i foretaket - noen av funksjonene kan tillegges HR-sjef, økonomisjef og fagsjef, mens andre funksjoner må løses i en liten sentral stab eller som administrativ støtte til ledere lokalt mest sannsynlig gjennom en egen logistikksjef. Stillinger som skal bidra med administrativ støtte i avdelinger/områder må påregne å bistå flere avdelinger/områder. I tråd med egen sak på dagens styremøte vil det ikke bli bygd opp eget lønningskontor eller regnskapskontor i det nye foretaket. Lønn- og regnskapstjenester med systemkompetanse på området vil kjøpes internt i foretaksgruppen. En del oppgaver knyttet til budsjettering, analyser, personalarbeid m.v vil likevel måtte løses internt i Ambulanse Midt-Norge HF. Ansatte hos dagens drivere som har hatt arbeidsoppgaver knyttet til administrasjon/personal/lønn for ambulansetjenesten i hoveddelen av sin stilling vil bli overført til AMN HF på linje med andre ansatte i ambulansetjenesten tilbakemeldinger så langt tyder på at dette dreier seg om et svært begrenset antall medarbeidere (inntil 5 stillinger totalt). Det legges opp til samtaler med hver enkelt for å komme fram til riktig rolle, arbeidsoppgaver og arbeidssted for den enkelte, enten i sentral stab eller som lokal støtte til ledere.
Det vurderes opprettelse av en kompetanseenhet, evt. ambulanseskole, i AMN HF. Dette kan organiseres som egen enhet eller som nettverk. Det vil uansett også framover være utstrakt behov for instruktører og/eller faglige koordinatorer som har lokal tilhørighet, men som bidrar i fellesoppgaver. Ansatte ved de sykehusbaserte tjenestene i Møre og Romsdal HF Ambulansetjenesten som i dag drives i Helse Møre og Romsdals HFs regi omfatter de sykehusplasserte ambulansene i Volda, Ålesund, Molde og Kristiansund. Virksomheten er drevet ut fra lokalsykehusene, og med unntak av Volda basert på aktiv vakt i turnus. Det er om lag 60 ansatte i ambulansevirksomheten, og i tillegg kommer ansatte i administrative stillinger som til dels ivaretar bestillerfunksjon ovenfor de private driverne og til dels er ansvarlige for utvikling av tjenesten (2 ambulansesjefer, opplæringsledere og instruktører). Noen av disse stillingene er delt med annen virksomhet: AMK, beredskap og lignende. Styret for Helse Midt-Norge RHF behandlet i møte 03 November 2011 i Sak 93/11 Midlertidig organisering av ambulansetjenesten 2012-2014. Styret fattet slikt vedtak i punkt 2: Styret for Helse Midt - Norge RHF vedtar at Ambulansetjenesten i Midt-Norge frem til utgangen av 2014 organiseres som et eget helseforetak. Adm. dir gis fullmakt til å beslutte hvorvidt ambulansetjenesten som i dag drives i Helse Møre og Romsdals regi skal inngå i nytt HF. Som det fremgår av styrevedtaket er ikke virksomhetsoverdragelse for det personell som jobber i administrative stillinger knyttet til ambulansetjenesten ved St Olavs Hospital og Helse Nord- Trøndelag direkte omfattet av fullmakten, selv om det fremgår av saksfremlegget at de samme problemstillingene mhp virksomhetsoverdragelse og bortfall av oppgaver gjelder disse. Dette er et lite antall personer hvorav mange er delt med annen virksomhet: AMK, beredskap og lignende. Det forutsettes at disse personene gis samme tilbud om overgang til det nye foretaket som personell i Helse Møre og Romsdal HF. Prosessen frem til eventuell beslutning om overføring av ambulansetjenesten som i dag drives i Helse Møre og Romsdals pågår. Momenter knyttet til saken: En overføring vil ha påvirkning på det samarbeidet som nå planlegges med de ansattes organisasjoner i et partssammensatt utvalg, og som vil danne grunnlag for framtidige forhandlinger. En overføring av virksomheten vil være av betydning for organiseringen av virksomheten i Møre og Romsdal Enkelte ansatte har etterspurt avklaring Det arbeides med praktiske spørsmål så som fordeling av ambulansebiler hvor det etterspørres beslutning om bilparken tilknyttet virksomheten i Helse Møre og Romsdal Avklaringen av hvorvidt virksomheten i Møre og Romsdal HF skal overføres til Ambulanse Midt- Norge HF forventes før endelig beslutning om organisering av foretaket. Se for øvrig vedlagte notat. Samlet vurdering: Ideelt sett hadde det vært ønskelig å avvente beslutninger knyttet til organisering og ledende personell til adm.dir er tiltrådt, men samtidig haster det med å få på plass hele den ledelsen som vil ha ansvaret for driften i overgangsperioden og utover i 2013. En samlet ledelse bør delta i hele sluttfasen av arbeidet med å forberede overtakelsen av driftsansvar. Det legges likevel opp til at adm.dir kan gjøre mindre tilpasninger av organisasjonsplan etter at han/hun er tiltrådt og at
prosessen med innplasseringen av ledende personell skal avklares med adm.dir så snart denne er utpekt. Det tas i det videre arbeid utgangspunkt i en organisasjonsplan som vist i figur 2 med 6 avdelinger (kan bli utvidet til 7 avdelinger). En slik organisering vil gi kortere styringslinjer og en mer hensiktsmessig områdestruktur enn de skisserte alternativ og er i tråd med prinsippene i Prehospital plan. Dagens ambulansesjefer og områdeledere hos de private drivere innplasseres som avdelingsledere samt i funksjoner i sentral eller avdelingsvis stab, etter avtale. Der dette er naturlig eller nødvendig kan andre løsninger avtales. Innledende samtaler med dagens ambulansesjefer og områdeledere hos de private drivere gjennomføres av prosjektleder med støtte fra HR i HMN RHF. Endelig beslutning om innplassering godkjennes av adm.dir etter at denne er ansatt. Funksjonene som HR-sjef, Økonomisjef, fagsjef og eventuell logistikksjef rekrutteres åpent med intern og eventuell ekstern utlysning. Øvrig personell innen HR, økonomi og opplæring blir stasjonert desentralisert, men organisatorisk underlagt sentral stab. Prosjektleder kan i samarbeid med relevante stabsledere i Helse Midt-Norge RHF konkretisere arbeidsoppgaver nærmere og påbegynne rekrutteringsprosessen. Endelig beslutning om rekruttering godkjennes av adm.dir etter at denne er ansatt. Beslutning om overføring av ansatte ved de sykehusbaserte tjenestene i Møre og Romsdal HF til Ambulanse Midt-Norge HF forutsettes avklart snarest.