Innbydelse til Konkurranse med forhandling Kvalitets- og internkontrollverktøy Organisasjonsavdelingen, Innkjøpsseksjonen Hasselveien 6, Postboks 304, 1471 Lørenskog. Telefon 67 93 40 00, Faks: 67 98 98 03, Org.nr.: 842 566 142 (mva) postmottak@lorenskog.kommune.no, www.lorenskog.kommune.no
Innholdsfortegnelse 1 OM OPPDRAGSGIVER... 3 1.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 3 2 ANSKAFFELSEN... 3 2.1 DELTILBUD... 3 2.2 AVTALEBESTEMMELSER... 3 3 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 3 3.1 KUNNGJØRING AV ANSKAFFELSEN... 4 3.1.1 Eventuelle uklarheter... 4 3.1.2 Tilleggsopplysninger... 4 3.2 OFFENTLIGHET... 4 4 KRAV TIL TILBYDEREN... 4 4.1 LOVPÅLAGTE, OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV... 4 4.2 ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 5 4.3 ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET... 5 4.4 TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER:... 5 5 KRAV TIL TILBUDET... 5 5.1 TILBUDETS UTFORMING... 5 5.2 TILBUDSDISPOSISJON... 6 5.3 INNLEVERING AV TILBUDET... 6 5.4 TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSESFRIST... 6 5.5 FORBEHOLD... 7 5.6 ALTERNATIVE TILBUD... 7 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSE... 7 6.1 GENERELT... 7 6.2 TILDELINGSKRITERIER... 7 6.2.1... 7 6.2.2 Pris... 8 7 VEDLEGG... 8 Side 2 av 8
1 Om Oppdragsgiver Lørenskog kommune, heretter kalt Oppdragsgiver, har i overkant av 36 000 innbyggere og i overkant av 2 100 ansatte. Kommunen er organisert i fire sektorer og tre stabsavdelinger. Les mer om Lørenskog kommune på: www.lorenskog.kommune.no. 1.1 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Lørenskog kommune Enhet: Kontaktperson: E-post: Innkjøpsseksjonen Bjørn Steinar Berg Telefon nr.: 67 93 40 00 anskaffelse@lorenskog.kommune.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anskaffelseskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 2 Anskaffelsen Oppdragsgiver innbyr til konkurranse i forbindelse med kjøp av kvalitets- og internkontrollverktøy. Formålet med anskaffelsen er å anskaffe og implementere et system som kan bidra til god kvalitets- og internkontroll i Lørenskog kommune. Se mer om krav til leveransen i vedlegg 2, 2.1 og 2.2: Kravspesifikasjon Omfang Avtalen omfatter levering, implementering og opplæring av kvalitets- og internkontrollverktøy, samt vedlikehold, utvikling og support av verktøyet. 2.1 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 2.2 Avtalebestemmelser Anskaffelsen vil bli regulert av avtalebestemmelser i vedlagte avtalevilkår, jf. ets vedlegg 1 og 5. Bindende avtaler anses ikke inngått før den er undertegnet av begge parter. Vedlegg 6 eller 7 velges ut fra driftsløsning leverandøren tilbyr. Dersom det er ekstern drift vil SSA-D brukes og dersom det er internt drift vil SSA-V brukes 3 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen følger prosedyren Konkurranse med forhandling og gjennomføres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser, herunder forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). Forhandlingene vil kunne forløpe i flere faser og en reduksjon av de tilbudene det forhandles om, vil skje på bakgrunn av tildelingskriteriene. Det gjøres oppmerksom på at en første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene og vil kunne innebære at ikke alle tilbud vil bli gjenstand for forhandling. På bakgrunn av dette oppfordres tilbyderne til å levere sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. Det antas at forhandlinger vil gjennomføres med 3-5 leverandører. Forhandlingene vil kunne foregå på epost. Det vil bli vurdert å be tilbydere om å presentere sin løsning i forhandlingene. Side 3 av 8
3.1 Kunngjøring av anskaffelsen Denne anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN. Alle dokumenter knyttet til denne anskaffelsen er lagt ut på DOFFIN. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. NB! For å få tilsendt slike rettelser, suppleringer eller endringer MÅ tilbyder ha registrert sin interesse på www.doffin.no. 3.1.1 Eventuelle uklarheter Tilbyder plikter, i god tid før tilbud inngis, å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget. En slik gjennomgang skal gjennomføres på et så tidlig tidspunkt at det er tid til å korrigere uklarheter før endelig tilbud inngis. 3.1.2 Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger skal merkes Tilleggsopplysninger anskaffelse 15/8702, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Frist for å sende inn spørsmål (pr. e-post) er innen 12.11.2015, kl. 08.00. Svar på spørsmål vil bli sendt ut via DOFFIN fortløpende og senest seks døgn før tilbudsfristens utløp. 3.2 Offentlighet For innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) samt lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Oppdragsgiver vil unnta offentlighet anskaffelsesprotokollen og alle mottatte tilbud i sin helhet, fram til valg er gjort jf. offentleglova 23, 3. ledd. Det bes opplyst om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte i tilbudet. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne til å levere et tilbudssett som er sladdet for taushetsbelagt informasjon. 4 Krav til tilbyderen Mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskrav kan medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Dersom tilbyderen støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at tilbyderen har rådighet over de nødvendige ressursene. 4.1 Lovpålagte, obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav 1: ; Det kreves at Tilbyder framlegger bekreftelse for innbetalt skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Bekreftelsene skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra tilbudsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Attest på betalt skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift (RF-1316) som Tilbyder selv bestiller fra Altinn. https://www.altinn.no/no/skjema-ogtjenester/etater/skatteetaten/attestbestilling/ Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Side 4 av 8
4.2 Organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 2: Det kreves at Tilbyder har et lovlig etablert foretak Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor Tilbyder og/eller underleverandør er etablert. 4.3 Økonomiske og finansielle kapasitet Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 3: Det kreves god soliditet til å oppfylle kontrakten. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Fremleggelse av foretakets årsregnskap for de siste to årene med revisorberetning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Der leverandøren har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 4.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Krav 4: Det kreves god gjennomføringsevne Oversikt over foretakets totale bemanning. Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Krav 5: Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag fra leveranse av tilsvarende system til kommuner Foretakets viktigste relevante leveranser de siste tre årene, inkludert tidspunkt og mottaker (gjelder vare- og tjeneste kontrakter). Krav 6: Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem Kort (en A4 side) beskrivelse av foretakets helse, miljø og sikkerhetspolicy. Kort(en A4 side) beskrivelse av og dokumentasjon på innholdet (innholdsforteglelse) iforetakets kvalitetssikringssystem/- styringssystem. Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarende dokumentasjon (gjelder tjeneste-, og bygge- og anleggskontrakter) 5 Krav til tilbudet 5.1 Tilbudets utforming Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. Det gis adgang til å benytte vedlegg på engelsk, svensk eller dansk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet. Eventuelle tilleggsopplysninger, forbehold, evt alternative utførelser med priser skal fremkomme av tilbudsbrevet. Side 5 av 8
Tilbudets prisavsnitt skal settes opp i henhold til prisskjemaet gitt i 3. 5.2 Tilbudsdisposisjon Tilbudet skal presenteres i henhold til den kapitteldisposisjon som følger under. Tilbyder er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses. Struktur på tilbud: Flik 1. Flik 2. Skjema for kontaktdata Tilbudsbrev Flik 3. Besvart prisskjemaer gitt i vedlegg 3 Flik 4. Flik 5. Kravspesifikasjonen som skal være elektronisk besvart, event. med ytterligere beskrivelse Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner i henhold til de krav som fremkommer i kapittel 4. 5.3 Innlevering av tilbudet Tilbudet skal leveres i en (1) original, (1) komplett elektronisk og en (1) komplett elektronisk sladdet versjon av tilbudet i PDF format (helst i én fil). Ved avvik mellom eksemplarene er det den elektroniske versjonen i PDF-format som gjelder. Tilbudsteksten samt vedleggene til konkurransegrunnlaget (jf. kap. 7), som skal fylles ut av tilbyder, skal i tillegg vedlegges i elektronisk versjon i MS Word og/eller MS Excel-format. Eventuell prisliste skal kun vedlegges i elektronisk versjon. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket forsendelse tydelig merket med: "Tilbud - Anskaffelse 15/8702 v/bjørn Steinar Berg Tilbudet leveres direkte til leveringsadressen nedenfor, eller sendes med post men kan ikke avgis pr epost, telefaks el.l. Dersom tilbudet sendes per post er det tilbyders risiko at tilbudet mottas innen tilbudsfristen. Postadresse er: Leveringsadresse er: Lørenskog kommune Lørenskog kommune Enhet: Innkjøpsseksjonen Enhet: Innkjøpsseksjonen Adresse: Postboks 304 Adresse: Hasselveien 6 Adresse: 1471 Lørenskog Adresse: 1470 Lørenskog 5.4 Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 18.11.2015 kl.13:00 Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf pkt 5.3, før utløpet av tilbudsfristen. Ved postforsendelse er det tilbyders ansvar at tilbudet er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyderen er bundet av tilbudet til 31.3.2016. Side 6 av 8
5.5 Forbehold Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget med vedlegg skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller avtalebestemmelser. 5.6 Alternative tilbud Det er ved denne anskaffelsen ikke anledning til å legge inn alternative tilbud. Dette hindrer ikke tilbydere å gi tilbud på flere forskjellige løsninger dersom det tilfredsstiller krav gitt i dette konkurransegrunnlag (parallelle tilbud). 6 Avgjørelse av konkurranse 6.1 Generelt Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. Åpning av tilbudene vil finne sted kort tid etter fristens utløp og tilbyder har ikke rett til å være til stede. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Oppdragsgiver tar ved denne anskaffelsen forbehold om budsjettmessig dekning og/eller godkjenning fra politisk hold før inngåelse av avtale. 6.2 Tildelingskriterier Bare tilbud fra kvalifiserte tilbydere vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Kriteriene for tildeling av avtalen, gitt med vekting, er som følger: Tildelingskriterier Kommentar Vekt Kvalitet; herunder teknisk løsningsforslag, funksjonalitet, brukervennlighet, oppfølging og utviklingsmuligheter. Se punkt 6.2.1 60-70 % Totalpris for leveransen Se punkt. 6.2.2 25-35 % Opsjoner Se punkt. 6.2.2 5 % Det vil bli gitt score fra 1 til 6 der den beste i hvert kriterium får score 6. Det kreves at tilbyder dokumenterer/kommenterer alle ovennevnte kriterier. 6.2.1 Kriteriene som omhandler kvalitet vil måles gjennom å evaluere i hvilken grad bør-kravene i kravspesifikasjonen er oppfylt, meroppfyllelse av må-kravene, informasjon som fremgår i kravspesifikasjonen og hvordan kriteriene er beskrevet for øvrig i tilbudet. Videre vil det gjennomføres en demonstrasjon i forhandlingene, inkludert demo av case (aktuelt for de som det gjennomføres forhandlinger med). Kunden ønsker også mulighet for testing i forhandlingsperioden for en evalueringsgruppe bestående av personer fra ulike deler av kommunen. Side 7 av 8
6.2.2 Pris Det benyttes følgende matematiske modell ved evalueringen av totalkostnaden: 1. Forholdsmessig metode uttrykkes matematisk i denne formelen: Poengscore = 6 x Pb / Pe der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris. Miljø Pris på opsjonene oppgitt i vedlegg 3 vil vektlegges 5 % i evalueringen. 7 Vedlegg Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: Vedlegg 1. Avtalevilkår, Kjøp av tjenester Vedlegg 2. Kravspesifikasjon Vedlegg 2.1 Kundens kravspesifikasjon med overordnet beskrivelse av dagens tekniske miljø. Vedlegg 2.2 Kundens kravspesifikasjon med med arkitekturskisse internkontrollsystem inklusive integrasjoner Vedlegg 3. Samlet pris og prisbestemmelser Vedlegg 4. Skjema for kontaktdata Vedlegg 5. Avtale om kjøp av programvare og utstyr, SSA-K Vedlegg 6. Driftsavtale, SSA-D Vedlegg 7. Vedlikeholdsavtale, SSA-V Vedlegg 6 eller 7 velges ut fra driftsløsning leverandøren tilbyr. Dersom det er ekstern drift vil SSA-D brukes og dersom det er internt drift vil SSA-V brukes. Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller filene ikke kan leses slik de skal, er det tilbyderens plikt å ta kontakt med oppdragsgivers kontaktperson for å få feilen rettet. Side 8 av 8