1 FS-17/10 Kommunikasjonsstrategi for fellesstyret Fellesstyrets ledergruppe har bedt informasjonssjef Birgitte Bye (NVH) og kommunikasjonsdirektør Tonje Grave (UMB) om å utarbeide et forslag til kommunikasjonsstrategi for fellesstyret. Forslag til en slik strategi er vedlagt og legges med dette frem for fellesstyret. Forslag til vedtak: Fellesstyret godkjenner forslag til kommunikasjonsstrategi for fellesstyret i tråd med saksfremlegget, justert for de merknader som fremkom på møtet. 1
2 FELLESSTYRETS KOMMUNIKASJONSSTRATEGI 2010-2013 BAKGRUNN Fellesstyret viderefører interimsstyrets arbeid med samlokalisering og samorganisering av det nye universitetet. Fellesstyret har myndighet til å treffe de nødvendige vedtak for at det nye universitetet kan bli en realitet, både bygningsmessig og organisatorisk. Det er etablert en rådgivende og koordinerende ledergruppe. Ledergruppen består av fellesstyrets leder, de to rektorene, universitetsdirektør/administrerende direktør og sekretariatsleder. Det er videre etablert sekretariat for fellesstyret, ledet av en sekretariatsleder. I tillegg til en rekke konkrete spørsmål som gjelder oppbygningen av det nye universitetet, vil en hovedoppgave for det nye fellesstyret bli å skape en felles oppfatning på tvers av nåværende institusjonsgrenser av det nye universitetets mål, samfunnsoppgaver og strategier. MANDAT FOR FELLESSTYRET Fellesstyrets mandat er som følger: Mål og strategier for det nye universitetets samlede virksomhet. Styring, ledelse og faglig-administrativ organisering og driftsmodeller for den nye institusjonen. Utviklingsplan og øvrige beslutninger knyttet til samlokalisering, bygg, infrastruktur og tekniske tjenester. Fremme fellesskap og samarbeid på tvers av de to eksisterende institusjonsgrensene og utarbeide opplegg for nødvendige omstillingsvedtak. OVERORDNET KOMMUNIKASJONSTENKING Fellesstyrets mandat er førende for kommunikasjonsvirksomheten i prosjektet. Kommunikasjonsvirksomheten skal bidra til å realisere målene og støtte de prosessene som følger av mandatet. Kommunikasjonsstrategien skal fremme de mål og strategier som defineres for det nye universitetet, og bidra til å skape forståelse og eierskap for disse hos institusjonenes medarbeidere og studenter. Kommunikasjonsstrategien skal ta høyde for og ivareta bestemmelsene om informasjonsarbeid i medbestemmelsesavtalen. 2
3 Det nye universitetets kommunikasjon skal være helhetlig, åpen og transparent, og forankret i retningslinjer for kommunikasjon i statlig virksomhet. MÅL FOR KOMMUNIKASJONEN Kommunikasjonen skal: Synliggjøre det nye universitetets unike posisjon som en forsknings- og utdanningsinstitusjon av internasjonal kvalitet, og derigjennom også å berede grunnen for den kommunikasjon og posisjonering som skal gjennomføres. Bidra til å sikre gode og forutsigbare rammebetingelser for det nye universitetet. Bidra til god kommunikasjon i prosjektet slik at Statsbygg, UMB, NVH og VI er omforente med fellesstyrets beslutninger. Synliggjøre positive resultater av felles forskning. Synliggjøre det nye universitetets betydning for lokal, regional og nasjonal utvikling. Synliggjøre fremdriften i Prosjekt Rubicon. Skape realistiske, positive forventninger hos ansatte og studenter, samt hos relevante samarbeidspartnere. Bidra til å skape motivasjon og aksept for endring hos ansatte og studenter. Bidra til felles kulturbygging ved etablering av gode arenaer og kanaler for kommunikasjon og formidling, samt synliggjøre resultatene av dette. I all kommunikasjon om- og rundt Prosjekt Rubicon skal det etterstrebes å: Få frem riktig informasjon til rett tid til rette adressater. Styrke samhandling gjennom god kommunikasjon i prosjektet. Arbeide profesjonelt med informasjon og samfunnskontakt. Tilstrebe størst mulig åpenhet, transparens og proaktiv kommunikasjon. Skape et godt samarbeidsklima med andre aktører. Sette fokus på nye muligheter og bidra til å bygge en ny felles kultur, og som en del av kulturbyggingen, finne felles kommunikasjonsplattformer og arenaer. Lytte til omverden og bringe aktuelle innspill inn i beslutningsprosessen. PRIORITERTE MÅLGRUPPER En grundig omverdensanalyse av målgrupper og deres synspunkter/holdninger, kommunikasjonsrisiki og kanalbruk skal ligge til grunn for de endelige målgruppe- og kanalvalgene, samt prioriteringer av innsats i handlingsplaner. Følgende målgrupper vurderes som sentrale: Interne: Studenter Ansatte, inkludert ansattes organisasjoner Universitets- og høgskolestyrene Eksterne: Premissleverandører innen politikk og forvaltning, sentralt og lokalt(ås/follo/akershus) 3
4 Relevante nåværende og potensielle samarbeidspartnere/næringer Eksterne aktører som blir berørt av prosessen (dels Statsbygg sitt ansvar) Veterinærinstituttet De andre institusjonene på Campus Ås Statsbygg Media Allmennheten INFORMASJONSKANALER Den før nevnte omverdensanalysen vil ligge til grunn for kanalvalg, slik at kanal og budskapsutforming tilpasses henholdsvis budskap og målgrupper. Sentrale kanaler i intern kommunikasjon om prosjektet er internettkanalen www.lifesciences.no, samt felles ukentlig, digitalt nyhetsbrev. I tillegg oppsummeres status i fusjonsavis som utgis regelmessig. Kanaler og arenaer for intern og ekstern kommunikasjon skal utdypes i handlingsplaner for dette. KOMMUNIKASJONSANSVAR Ekstern kommunikasjon skal være strategisk forankret, helhetlig og koordinert. Kommunikasjon er definert som lederansvar og følger linjeprinsippet i tråd med føringer for kommunikasjon i statlig virksomhet. Roller og ansvar for kommunikasjon og informasjon knyttet til prosjektet er definert som følger: Styreleder: Overordnet ansvar for ekstern kommunikasjon på vegne av fellesstyret. Overordnet ansvar for fellesstyrets samfunnskontakt og for byggingen av nettverk til premissleverandører. Fellesstyrets talsperson i saker av faglig og politisk karakter. Rektorene: Ansvarlig for intern kommunikasjon i samarbeid med direktørene ved sine respektive institusjoner. Kommunikasjonsansvarlig for fellesstyret: Kommunikasjonslinjene følger organisasjonsmodellen for prosjektet. Ledergruppen har ansvar for informasjon og kommunikasjon om prosjekt Rubicon. De to direktørene har ansvar for at informasjon og kommunikasjon koordineres med institusjonenes kommunikasjonsledere. Sekretariatet koordinerer informasjon som gjelder fellesstyret i samarbeid med kommunikasjonsdirektørene. Kommunikasjonsdirektør ved UMB og informasjonssjefen ved NVH har følgelig operativ ansvar for: 4
5 Intern og ekstern kommunikasjon Redaktør for fellesstyrets internettside Mediehåndtering Relasjons- og nettverksbygging mot media og aktuelle aktører Statsbygg: Ansvarlig for bygget som lokaliseringsprosjekt og byggeprosjektene. Statsbygg tar initiativ og håndterer til spørsmål knyttet til sitt ansvarsområde. PROFILERING Prosjektet skal utarbeide en ny profil som benyttes på internettkanalen og i brevmalen, samt annet grafisk materiale. KRISEKOMMUNIKASJON Styreleder, eller den han delegerer ansvaret til, har i samråd med rektorer og direktører ansvar for informasjon internt og eksternt i forbindelse med en krisesituasjon. Kommunikasjonsansvarlig ved NVH og UMB er styreleders rådgivere i pressearbeidet under og etter krisen. Risikoanalyser som etableres i forbindelse med prosessen skal legges til grunn for utvikling av felles planer for krisekommunikasjon. 5