PROSJEKT SuperOffice Sales & Marketing
Innhold Prosjekt... 1 Registrere prosjekter... 1 Legge inn et prosjektbilde... 4 Legge til koblinger fra Prosjekt-bildet... 5 Mer-fanen... 6 Prosjektdeltakere... 7 Registrere prosjektdeltakere... 7 Aktiviteter... 9 Kolonnene på detaljkortet Aktiviteter... 9 Knytte aktiviteter mot prosjekter... 10 Salg... 11 Knytte salg til et prosjekt... 11
Prosjekt I Prosjekt-bildet ser du hvert prosjekt som et arkivkort. Her finner du alle opplysningene som er registrert på et prosjekt. Her kan du bla fra prosjekt til prosjekt ved å klikke på eselørene nederst til høyre, eller ved å trykke på piltastene. Du kan også registrere, redigere og slette prosjekter slå sammen prosjekter legge til prosjektdeltakere knytte aktiviteter til et prosjekt knytte prosjektet til et salg gjennomføre prosjekter ved hjelp av en prosjektguide Registrere prosjekter Slik registrerer du prosjekter: 1. Gå til fanen Prosjekt i Prosjekt-bildet. 2. Klikk på Ny-knappen på knapperaden, eller velg Nytt prosjekt på Prosjekt-menyen. Det åpnes et tomt prosjektkort. 1
3. Fyll ut ønskede opplysninger i feltene i fanen Prosjekt. Hva skal stå i de ulike feltene? Prosjektnavn I fanen Prosjekt skriver du inn prosjektets navn der det står Prosjektnavn i rødt. Type Her kan du angi hva slags type prosjekt det dreier seg om. Hvis du klikker på pilen, får du frem en liste over forhåndsdefinerte typer. Disse defineres i SuperOffice Administration. Dette feltet må fylles ut. Merk: Noen prosjekttyper er tilknyttet en prosjektguide. Hvis du bytter prosjekttype, forsvinner også den tilknyttede prosjektguiden. Eventuelle oppfølginger og dokumenter du har opprettet i forbindelse med prosjektguiden, blir fortsatt liggende på detaljkortet Aktiviteter i dagboken. Hvis du eventuelt bytter tilbake til den opprinnelige prosjekttypen, gjenopprettes tilknytningen mellom oppfølginger/dokumenter og prosjektguiden. Status Her kan du angi hva slags status prosjektet har. Hvis du klikker på pilen, får du frem en liste over standardalternativer. Disse defineres i SuperOffice Administration. Merk: Hvis prosjektet er tilknyttet en prosjektguide, vises statusene for prosjektguiden i dette feltet. Når du endrer en status, for eksempel fra Planlagt til Under arbeid, merkes den første statusen i detaljkortet Prosjektguide som utført, med en hake. Se Prosjektguide. Nummer I dette feltet legger SuperOffice Sales & Marketing automatisk inn neste ledige prosjektnummer. Standardinnstillingen er at 10001 er første prosjektnummer, og at verdien øker med 1 for hvert nye prosjekt. Dette kan endres i SuperOffice Administration. 2
Webside I dette feltet får du opp en tabell med kolonnene Webadresse (URL) og Tittel. Her skriver du inn henholdsvis adressen til en side på Internett og en kort beskrivelse av hva slags side det er. Hvis du ønsker det, kan du legge inn flere webadresser. Klikk utenfor tabellen når du er ferdig, eller trykk på TAB til tabellen lukker seg. Tips: Hvis du i visningsmodus klikker på en webadresse og du har Internett-tilkobling, kommer du til den aktuelle websiden. Den åpnes da i en egen nettleser i SuperOffice Sales & Marketing. Ansvarlig Her kan du angi hvem som er ansvarlig for prosjektet. Hvis du klikker på pilen, får du frem en liste over brukere, brukergrupper og ressurser i databasen. Neste milepæl Hvis prosjektet er tilnyttet en prosjektguide, viser feltet Neste milepæl datoen for neste milepæloppfølging som er tilknyttet prosjektet. Er denne datoen før dagens dato, vises den med rødt. Hvis prosjektet ikke er tilknyttet en prosjektguide, vises sluttdatoen for prosjektet her. Sluttdato Angi antatt sluttdato for prosjektet i feltet Sluttdato. Hvis du vil endre den foreslåtte sluttdatoen, klikker du på pilen ved datoen og velger en ny dato i kalenderen som vises. [Brukerdefinerte felt] Her kan tre av feltene fra fanen Mer vises (se Mer-fanen) hvis dette defineres i SuperOffice Administration. Hvilke felt som vises, kan variere fra brukergruppe til brukergruppe. [Tekstboks] I den store tekstboksen kan du legge inn en nærmere beskrivelse av prosjektet. Utført Denne boksen angir om prosjektet er utført eller ikke. 3
4. Klikk på OK for å lagre opplysningene du har registrert, eller klikk på en av fanene Bilde, Koblinger eller Mer hvis du vil legge inn flere opplysninger. Nå kan du for eksempel legge til prosjektdeltakere. Legge inn et prosjektbilde I fanen Bilde kan du legge inn et bilde for prosjektet. Prosjektbildet brukes hovedsakelig ved visning av prosjektet i Audience (krever egen lisens), men det kan også brukes til andre typer prosjektvisualisering. Slik legger du til et prosjektbilde: 1. Gå til Prosjekt-bildet. 2. Velg fanen Bilde. 3. Klikk på Legg til nederst til venstre i fanen. 4. I dialogboksen Velg bilde gjør du ett av følgende: Hvis bildet du vil bruke, ligger under Bilder, merker du det for å vise en forhåndsvisning under Forhåndsvisning. Hvis du vil legge til et nytt bilde, klikker du på Legg til, blar deg frem til ønsket bilde og klikker på Åpne. Dialogboksen Beskrivelse av bildet vises. Her kan du legge inn en mer beskrivende tekst om bildet enn selve filnavnet. Deretter klikker du på OK. Merk bildet for å vise en forhåndsvisning under Forhåndsvisning. Hvis du vil slette et bilde fra databasen, merker du ønsket bilde og klikker på Slett. 5. Klikk på OK for å legge til bildet. Bildet vises i fanen Bilde, og beskrivelsen vises i feltet Bilde. 6. Klikk på OK for å lagre endringen, eller på Avbryt for å avslutte uten å lagre endringen. Merk: Hvis du vil fjerne et aktivt prosjektbilde, klikker du på Slett til venstre for beskrivelsen. 4
Legge til koblinger fra Prosjekt-bildet Du kan legge til koblinger til aktiviteter eller en webside som er relevante for prosjektet. Hvis du for eksempel skal i et møte med en kontakt som du allerede har kommunisert med, kan du legge inn koblinger til dokumenter og salg du allerede har laget for denne kontakten. 1. Klikk på fanen Koblinger. 2. Klikk på Endre for å bytte til redigeringsmodus. 3. Klikk på Legg til. Dialogboksen Legg til kobling åpnes. 4. Velg hvilken koblingstype du vil legge til. Du kan velge mellom URL, Prosjekt, Oppfølging, Salg og Dokument. 5. Velg det du vil lage en kobling til, i feltet under Type. Du kan søke ved hjelp av historikklisten eller dialogboksen Finn. Navnet på dette feltet endrer seg i henhold til det du valgte i Type-feltet. Hvis du for eksempel valgte URL i Type-feltet, skriver du her inn URL-adressen til siden du vil vise. 6. Angi en kort beskrivelse av koblingen i Beskrivelse-feltet. 7. Klikk på OK for å lagre koblingen. 8. Klikk på OK i fanen Koblinger. 5
Mer-fanen I fanen Mer finner du brukerdefinerte felt for prosjektet. Hvis din organisasjon har behov for å ha flere felt enn de som er standard i fanen Prosjekt, kan det defineres i SuperOffice Administration at disse feltene skal legges inn her. Registrer ønskede opplysninger i feltene, og klikk på OK. Senere kan du endre prosjektinformasjonen i Mer-fanen ved å klikke på Endreknappen. Tre av de brukerdefinerte feltene fra fanen Mer kan også vises i fanen Prosjekt. 6
Prosjektdeltakere Prosjektdeltakere er et av detaljkortene nederst i Prosjekt-bildet. Det inneholder opplysninger om personer som deltar i det aktive prosjektet. For hver prosjektdeltaker vises det informasjon om kontakt, navn på kontaktperson, funksjon i prosjektet, eventuell kommentar, e-postadresse og telefonnummer. Registrere prosjektdeltakere Hvis du vil at prosjektet skal knyttes til en kontakt, må du angi minst én prosjektdeltaker. Slik gjør du dette: 1. Gå til ønsket prosjekt i Prosjekt-bildet. 2. Velg detaljkortet Prosjektdeltakere. 3. Klikk på Legg til-knappen under detaljkortet. Dialogboksen Legg til i prosjekt åpnes. 4. I feltet Kontakt angir du hvilken kontakt du ønsker. Det kan du gjøre enten ved å klikke på pilen og velge ønsket kontakt i listeboksen som vises, ved å 7
skrive inn navnet på kontakten eller ved å klikke på søkeknappen ( søke etter ønsket kontakt. Som standard vises den kontakten som er aktiv i Kontakt-bildet. 5. I feltet Prosjekt angir du hvilket prosjekt deltakeren/deltakerne skal legges til i. Det kan du gjøre ved å klikke på pilen og velge ønsket prosjekt i listeboksen som vises. 6. På listen over kontaktpersoner til venstre merker du kontaktpersonen(e) du vil legge til i prosjektet. 7. Klikk på pilknappen til høyre for listen ( ). Kontaktpersonen(e) vises da på høyre side av vinduet. 8. I feltet Funksjon angir du hvilken funksjon hver av personene har i prosjektet. Hvis du klikker på pilen, får du frem en liste over forhåndsdefinerte alternativer du kan velge mellom. Disse defineres i SuperOffice Administration. 9. I den store tekstboksen under Kommentar kan du legge inn en mer detaljert beskrivelse av personen(e)s funksjon i prosjektet. Merk: Hvis du legger inn noe i denne tekstboksen, vil det vises et binderssymbol ( ) til høyre for kolonnen Funksjon på detaljkortet Prosjektdeltakere. Hvis du plasserer musepekeren over bindersen, vises den registrerte kommentaren i form av en infoboks. 10. Når du har registrert ønskede opplysninger, klikker du på Lagre. ) og 8
Aktiviteter Detaljkortet Aktiviteter viser alle aktiviteter som er knyttet til gjeldende prosjekt, det vil si oppfølginger (avtaler, oppgaver og samtaler) og dokumenter (inkluderer flettedokumenter, rapporter og e-post). Du kan dobbeltklikke på en aktivitet på detaljkortet for å åpne den og eventuelt redigere den. Kolonnene på detaljkortet Aktiviteter Utført-status Den første kolonnen på detaljkortet Aktiviteter angir Utført-status for en aktivitet. En hake i avmerkingsboksen ( ) betyr at aktiviteten er utført, mens en tom boks betyr at den ikke er utført. Type-ikoner Den andre kolonnen inneholder ikoner som angir type aktivitet, for eksempel en urskive for avtale og et telefonrør for samtale. Disse ikonene gjenspeiler teksten i kolonnen Type. Dato Viser datoen da aktiviteten ble registrert eller utført, avhengig av hvilken type aktivitet det gjelder. Type Viser hvilken type aktivitet det er, en opplysning som samsvarer med de ovennevnte ikonene for type. Tekst En eventuell beskrivelse av aktiviteten. Kontakt Viser eventuell kontakt aktiviteten er tilknyttet. Person Viser eventuell kontaktperson aktiviteten omfatter. ID Viser bruker-iden til den som har registrert aktiviteten. 9
Knytte aktiviteter mot prosjekter Du kan knytte aktiviteter, nærmere bestemt oppfølginger og dokumenter, mot prosjekter. Slik kan du for eksempel gjøre: 1. Klikk på Avtale-knappen på knapperaden. Du får frem denne dialogboksen: 2. Registrer avtalen på vanlig måte, og klikk i feltet Prosjekt for å velge et tilgjengelig prosjekt. 3. Klikk på Lagre for å registrere avtalen. Avtalen vises nå under Aktiviteter i Prosjekt-bildet. Du følger den samme fremgangsmåten for oppgaver, samtaler og dokumenter. Alle aktivitetene vil da vises på detaljkortet Aktiviteter i Prosjekt-bildet. 10
Salg Salg er et av detaljkortene nederst i Prosjekt-bildet. Her finner du informasjon om eventuelle salg som er tilknyttet prosjektet. I kolonnene på detaljkortet Salg finner du følgende informasjon: : en avmerkingsboks der du kan se om salget er utført statusikon for salget navn på salget navn på prosjektet som er tilknyttet salget eventuell kontaktperson som er tilknyttet salget bruker-iden til den som har registrert salget Når du dobbeltklikker på et salg på listen, kommer du til Salg-bildet i SuperOffice Sales & Marketing, som inneholder forskjellige opplysninger om det aktuelle salget. Knytte salg til et prosjekt Nå kan du knytte et salg til et prosjekt, slik at det vises i detaljkortet Salg for det aktuelle prosjektet. Slik gjør du det: 1. Gå til et eksisterende salg i Salg-bildet, eller opprett et nytt salg på vanlig måte. 2. Klikk på Endre. 11
3. Klikk i feltet ved Prosjekt, og velg prosjektet du vil knytte salget til. 4. Klikk på OK for å lagre salget. Salget vises nå i detaljkortet Salg for det aktuelle prosjektet. 12