WEBSAK SAKSFRAMLEGG TIL POLITISK BEHANDLING
Innhold 1. Opprette saksframlegg til politisk behandling.... 3 1.1. Lag saksframlegg.... 3 1.1.1. Skriv inn tittel på saken.... 3 1.1.2. Opprett dokumentet... 4 1.1.3. Skriv tekst inn i saksframlegget.... 4 1.1.4. Lim inn tekst fra andre kilder... 5 1.2. Legg til vedlegg... 5 1.2.1. Legg til et vedlegg som allerede ligger i saken:... 5 1.2.2. Legg til et vedlegg fra en annen sak:... 5 1.2.3. Legg til et vedlegg som ikke er registrert i websak:... 6 1.2.4. Endre navn på vedlegget... 6 1.3. Meld opp saken til politisk behandling... 7 1.3.1. Melde opp til flere utvalg... 7 1.3.2. Flett på ny... 8
1. Opprette saksframlegg til politisk behandling. Når en sak skal opp til politisk behandling er det saksbehandler sitt ansvar å utarbeide et saksframlegg. Saksframlegget skal lages ved hjelp av en fast mal i websak og skal inneholde følgende: Henvisning til aktuelle lover og forskrifter Parter som skal underrettes Rådmannens innstilling Saksopplysninger Eventuell vurdering Konklusjon Saksbehandler må sette seg inn i hvilke utvalg saken skal behandles i. I Hole kommunehar vi følgende hovedutvalg: Plan- og miljøstyret Humanitært styre Formannskapet Kommunestyret Oppdaterte reglementer for utvalgene finner du på Intranettsiden til kommunen. 1.1. Lag saksframlegg. Søk opp aktuell sak eller opprett ny sak dersom aktuelt. For å opprette saksframlegg, velger du Ny jpost øverst på verktøylinja, velg deretter Nytt saksframlegg. 1.1.1. Skriv inn tittel på saken. Du kan ente skrive inn ny tittel, eller kopiere tittel fra sakstittel. For å kopiere sakstittelen, klikker du på ikonet under Tittel.
Velg Lag 1.1.2. Opprett dokumentet Dersom det allerede finnes saksframlegg i saken (en sak kan inneholde flere saksframlegg) får du nå opp spørsmål om du vil opprette nytt eller kopiere et saksframlegg. Sannsynligvis skal du opprette et helt nytt saksframlegg. Velg derfor Nytt. Velg mal for Saksframlegg deretter Fortsett. Saksframlegget blir nå opprettet. 1.1.3. Skriv tekst inn i saksframlegget. Saksframleggene består av bokser som du må skrive teksten inn i. Dersom teksten skrives utenfor disse boksene blir den ikke flettet med videre til det endelige saksframlegget som sendes til politisk behandling. Denne regelen gjelder all tekst, også vurdering og konklusjon. Boksene blir synlige når du klikker på de og ser slik ut: Teksten må skrives inne i denne boksen
1.1.4. Lim inn tekst fra andre kilder Du kan lime inn tekst som du har laget eller skrevet et annet sted, men før du kan lime inn teksten er det viktig at du "vasker" teksten og fjerner eventuelle formateringer. Du kan enkelt "vaske" en tekst ved å gjøre følgende: Koper aktuell tekst inn i en tom TXT-fil (Notepad/notisblokk) denne finner du på din startmeny. Klipp deretter teksten ut fra Notepad/notisblokk og lim den inn i saksframlegget. VIKTIG! I saksframlegget skal det kun brukes nummerering med punktum etter (ikke parantes), og normal kulepunktnummerering. Det skal ikke lages innrykk i teksten som ikke kommer naturlig av av nummerering eller kulepunktnummerering. Understreking og kursiv er ok. Utover dette skal teksten være helt ren. Bilder må ikke limes inn i selvesaksframlegget, men legges ved som vedlegg (se neste punkt). 1.2. Legg til vedlegg Dersom du skal legge til vedlegg klikker du på Dok-knappen 1.2.1. Legg til et vedlegg som allerede ligger i saken: Trykk på Hent - Velg ett eller flere dokumenter fra listen som kommer frem, deretter Ok. 1.2.2. Legg til et vedlegg fra en annen sak: Velg Hent slik som over, søk deretter på enten Arkivsakid eller Tittel (husk + foran søkeord)
Trykk søk Huk deretter av ett eller flere dokumenter og velg Ok. 1.2.3. Legg til et vedlegg som ikke er registrert i websak: Velg Importer Du kan nå velge ett eller flere dokument fra et område du har tilgang til. Marker riktig dokument og dra dette over i boksen for Saksdokumenter. Du kan også markere flere dokumenter og dra disse over samtidig. Dra filen over 1.2.4. Endre navn på vedlegget Du kan endre navn på et vedlegg som importeres inn i websak. Du kan ikke endre navn på et vedlegg som er hentet fra en annen journalpost og som er journalført. Det er viktig at vedleggene har en beskrivende tekst. For å endre, går du til tittelfeltet. Velg lagre når du er ferdig og lukk deretter vinduet. For å få med endringer i brevet er det viktig at du fletter på nytt. Huk av i Flett på ny-boksen og velg deretter Vis.
1.3. Meld opp saken til politisk behandling Før du ferdigstiller saksframlegget må du melde opp saken til politisk behandling. Oversikt over politiske møtedatoer og frister finner du på kommunens intranett. For å melde opp gjør du følgene: Pass på at du står i riktig journalpost (med saksframlegget) Velg Meny og Meld opp til møte Legg deretter inn Utvalg xxxx Sakstype" Politisk sak" og Møtedato xxxx Velg deretter Lagre 1.3.1. Melde opp til flere utvalg Dersom du skal melde opp til flere utvalg, velger du Ny behandling og fyller inn de samme feltene som over.
1.3.2. Flett på ny Når du har gjort endringer på journalposten må du alltid Flette på ny. Huk av i Flett på ny boksen og velg Vis. Sjekk at alle opplysningene er kommet med i dokumentet. Lagre og lukk. Husk å ferdigstille journalposten når du er ferdig med saksframlegget. Du ferdigstiller ved å sette status til F.