Fagutvalg for digitalisering i høyere utdanning og forskning Oppstartsmøte Gardemoen 25. sept. 2018
Agenda møte i fagutvalgene 25. september 2018 Tid Sak Innleder 10.00 Velkommen og introduksjon til arbeidet i fagutvalg - Inklusive spørsmål 10.40 Introduksjon til målbilder og strategiske valg for alle områder (Utdanning, forskning, administrasjon, ledelse og kontorstøtte, infrastruktur, mellomvare og data, informasjonssikkerhet og arkitektur) Roar Olsen Områdeansvarlige i Unit 11.15 Gjennomføringsplan for handlingsplan for å realisere digitaliseringsstrategien Kristin Selvaag 11.25 Årshjul for Digitaliseringsstyret og fagutvalg 11.30 Lunsj 12.30 Velkommen og presentasjonsrunde i fagutvalgene Områdeansvarlig 13.00 Innledning og diskusjon målbilder og strategiske valg innenfor fagområdet Områdeansvarlig 13.30 Workshop/gruppearbeid: Hvilke initiativ eller tiltak bør gjennomføres for å nå målene for fagområdet, i et 3-5 års perspektiv. Oppsummering for videre bearbeiding Områdeansvarlig 14.30 Arbeidsform og neste møte Områdeansvarlig
Velkommen og introduksjon Roar Olsen
Organisering av Unit pr 01.08 Direktør Roar Olsen Strategi og utredning Porteføljestyring Arkitekturstyring Informasjonssikkerhet sektor Tverrsektorielt samarbeide Eierstyring Sekretariat styringsmodell Strategi og styring Kristin Selvaag (M) Virksomhetstøtte Frode Arntsen (M) Prosjekt plan21 Kristin Selvaag CERES Grete Christina Lingjærde BIBSYS Frode Arntsen Overført fra UNINETT Olav Isak Sjøflot
Utdanning Forskning Administrasjon Administrasjon, ledelse og kontorstøtte IMD Infrastruktur, mellomvare og data Informasjonssikkerhet Internasjonalt samarbeid Utdanning Systemintegrasjoner Datavarehus GAUS - Godkjenning av utenlandske studier RUST - Register for utestengte studenter NVB - Nasjonal vitnemålsdatabase mooc.no BIBSYS DLR BiRD Brage DUCT STAR BARE UH-sektorens sekretariat for informasjonssikkerhet
Vedtekter Kunnskapsdepartementets tjenesteorgan 1 Formål Virksomhetens navn er Unit Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning. Virksomheten skal bidra til å realisere de til enhver tid gjeldende sektormålene for forskning og høyere utdanning. Virksomheten har ansvaret for nasjonal samordning og har et overordnet forvaltningsansvar på IKT-området. Virksomheten har myndighet til å treffe beslutninger innenfor sine hovedområder, jf. 4. 4 Hovedoppgaver Virksomheten skal iverksette og følge opp strategier og retningslinjer fastsatt av Kunnskapsdepartementet og følge opp initiativer fra universitets- og høyskolesektoren og andre relevante aktører, f.eks. instituttsektoren og helsesektoren. Virksomheten skal utføre porteføljestyring for koordinering og oppfølging av nasjonale utviklingsprosjekter og fellestjenester. Virksomheten skal utvikle og forvalte en felles IKT-arkitektur for harmonisering og standardisering av prosesser, data og tekniske grensesnitt i universitets- og høyskolesektoren, og bidra til samordning med andre relevante aktører. Virksomheten skal samarbeide tett med infrastrukturselskap i tjenesteutvikling og forvaltning av overordnete strategier samt legge til rette for effektiv utnyttelse av felles kompetanse og ressurser. Virksomheten skal levere fellestjenester for å ivareta både administrasjon av og gjennomføring av utdanning og forskning, og legge til rette for at forskning i flere sektorer sees i sammenheng. Virksomheten skal levere bibliotekrelaterte fellestjenester for alle sektorer knyttet til høyere utdanning eller forskning, herunder også Nasjonalbiblioteket. Tjenestene skal så langt det er mulig være fritt tilgjengelige for hele befolkningen. Virksomheten skal levere felles administrative systemer og tjenester til universitets- og høyskolesektoren. Virksomheten skal sørge for database for rapportering av vitenskapelige publikasjoner til Kunnskapsdepartementet og Helse- og omsorgsdepartementet.
5 Brukermedvirkning For å ivareta institusjonenes behov og interesser, skal det etableres hensiktsmessig og forpliktende brukerinvolvering som innebærer tydelig medvirkning både fra institusjonene i høyere utdanning og forskning og øvrige brukere av tjenestene, f.eks. innen helsesektoren.
Samordningsprosesser Strategiprosessen Porteføljestyring av initiativ Forvaltning av fellesløsninger Arkitekturstyring
Modell for medvirkning og brukerinvolvering KD Strategisk styring Digitaliseringsstyret UHRutvalg UH-IT Tjenestestyring Unit Forskning Utdanning Fagutvalg Arkitektur Adm., ledelse og kontorstøtte Informasjonssikkerhet Råd og koordinering Infrastr., mellomvare og data FFA og RHF-enes strategigr. NSD AS UNINETT AS Andre (ved behov) Konsortie- og tjenesteområdestyrer Faggrupper eller Brukergrupper Arbeidsgrupper
Mandat Digitaliseringsstyret Formål Digitaliseringsstyret skal styrke digitaliseringen gjennom nasjonal styring og samordning, og har en styrende rolle knyttet til felles tjenesteutvikling og en rådgivende funksjon overfor Unit sin myndighetsrolle. Digitaliseringsstyret skal: Bidra til at sektoren har relevante, forankrede, forpliktende og realistiske digitaliseringsstrategier og mål Bidra til bedre måloppnåelse og raskere gevinstrealisering Bidra til bedre utnyttelse av ressurser og ny teknologi. Oppgaver og ansvar Strategiprosess: Tilrå digitaliseringsstrategi og handlingsplaner, inkludert virkemidler for å sikre gjennomføring (styrings- og finansieringsmodeller, organisering). Porteføljestyring: Tilrå prioriteringer i nasjonal digitaliseringsportefølje, inkludert leveranseplan Beslutte omfang og finansiering av felles digitaliseringsportefølje Beslutte prioriteringskriterier for felles digitaliseringsportefølje. Arkitekturstyring: Tilrå standardisering eller endringer innen lov/forskrift, organisering, arbeidsprosesser, løsningsarkitektur, tekniske- og datarelaterte standarder der dette er nødvendig for realisering av strategier. Forvaltningsstyring av fellestjenester: Beslutte styringsmodell Utpeke styringsorganer for fellesløsninger. Andre oppgaver: Behandle store satsningsforslag og IKT-konsekvenser av vedtatt politikk Digitaliseringsstyret vedtar mandat og sammensetning av representanter i fagutvalgene Informere om og forankre digitaliseringsstyrets innstilling i egne virksomheter og styringslinjer.
Digitaliseringsstyret for høyere utdanning og forskning (konstituerende møte på Gardemoen 28.08) Navn og tittel Ida Munkeby, organisasjonsdirektør Per Morten Sandset, viserektor forskning og innovasjon Kjell Bernstrøm, universitetsdirektør Gøril Heitmann, assisterende universitetsdirektør Asbjørn Seim, direktør digitalisering og infrastruktur Seunn Smith-Tønnesen, universitetsdirektør Dag Husebø, prorektor Lars Atle Holm, direktør Lasse Finsås, direktør digitalisering og infrastruktur Johnny Thorsen, infrastrukturdirektør Karen Lomeland Jacobsen, høgskuledirektør Morten Dalsmo, konserndirektør SINTEF Digital Aina Margrethe Berg, administrerende direktør Siv Mørkved, assisterende fagdirektør Helse Midt-Norge RHF Anders Hanneborg, områdedirektør Vitenskap og forskningssystemet Sigurd Eriksson, avdelingsdirektør IT Christoffer Vikebø Nesse, studentrepresentant Institusjon NTNU UiO UiB UiT OsloMet UiA UiS NMBU Nord universitet USN Høgskulen i Volda SINTEF Uni Research RHFenes strategigruppe for forskning Norges forskningsråd Statens lånekasse NSO
Digitaliseringsstyret vil som en del av etableringen gjennomgå en evaluering som skal presenteres ved representantskapsmøtet UHR våren 2019.
Fagutvalgets rolle og oppgaver
Mandat fagutvalgene Formål Fagutvalgene skal med sin faglige kompetanse og representasjon fra ulike institusjoner gi faglige råd som skal sikre en samordnet og effektiv realisering av digitaliseringsstrategien: Bidra til at sektoren har relevante, forankrede, forpliktende og realistiske digitaliseringsstrategier og mål Bidra til bedre måloppnåelse og raskere gevinstrealisering gjennom raskere utvikling og innføring av nye fellestjenester samt raskere realisering av endringer i eksisterende fellestjenester Bidra til bedre utnyttelse av ressurser og ny teknologi. Oppgaver og ansvar Fagutvalgenes medlemmer har et ansvar for å ivareta sektorens felles interesser i møtene. Faglige vurderinger og råd som grunnlag for behandlingen i Digitaliseringsstyret vil være en sentral oppgave. Strategiprosess: Være faglig rådgiver vedrørende fagområdet ved utarbeidelse og revisjon av digitaliseringsstrategier og handlingsplaner. Porteføljestyring: Identifisere og vurdere forutsetninger og avhengigheter i porteføljen for området. Gi råd i forbindelse med prioritering og oppfølging av porteføljen. Arkitekturstyring: Gi råd til utarbeidelse av målbilder, retningslinjer og løsningsvalg. Bidra til å følge opp prinsipper, retningslinjer og målbilder. Forvaltningsstyring: Gi råd til tjenestestyrene ved behov. Andre oppgaver: Gi råd til sentrale nasjonale prosjekter. Informere om og forankre saker fra fagutvalget i egne virksomheter samt i andre sektororienterte fora hvor det er av interesse.
Involvering og forankring gjennom www.unit.no Agenda, saksunderlag og referat Lenke til saksunderlag legges inn i møteinnkallingene. Mulighet for innsending av innspill på sakene fra personer/institusjoner som ikke deltar i digitaliseringsstyret / fagutvalg: digitalisering@unit.no Følg oss på twitter @Unit_dir, her gjør vi oppmerksom på nyheter og hendelser. Unit er også på Facebook og LinkedIn. Strategiske saker som får vesentlige konsekvenser for alle aktører vil bli sendt på høring til institusjonene.
Overordnede strategiske tema
Digitalisering handler om å bruke teknologi til å fornye, forenkle og forbedre.
Digitaliseringsstrategien og politiske fokusområder angir ambisiøse målbilder - veivalg og prioriteringer må avklares Student Lærer Forsker Ledelse Administrasjon Digitalisering av utdanningen Lære hele livet Helhetlige og sammenhengende brukerreiser Verdensledende forskning Open science Effektiv administrasjon Godt personvern, god informasjonssikkerhet og dannelse/kompetanse i bruk av data og moderne teknologi
Tildelingsbrevet 2018 for Unit Tjenesteorganet har det nasjonale ansvaret for å implementere og videreutvikle digitaliseringsstrategien. Digitaliseringsstrategien skal revideres i takt med institusjonenes behov og vesentlige endringer i de ytre rammebetingelsene. Departementets overordnede digitaliseringsstrategi skal operasjonaliseres gjennom oppfølging av delstrategiene på områdene forskning, utdanning, infrastruktur, administrative løsninger og informasjonssikkerhet, som universitets- og høyskolesektoren selv har utarbeidet. Delstrategiene skal følges opp i en prosess for kontinuerlig forbedring, og skal igjen danne grunnlag for utarbeidelse av konkrete handlingsplaner.
Spørsmål / kommentarer?
Handlingsplanen Introduksjon til målbilder og strategiske valg for alle områder
Forskning
Forskning - bakteppet UH-sektoren Helseforetakene Forskningsinstituttene
Strategiske valg Open science Brukerfokus (forskerne, forskerstøttene og lederne) Felles løsninger på flere områder Systemene skal samhandle. Gjenbruk av data Så fritt som mulig, så standardisert som hensiktsmessig Koble mot internasjonale tjenester
Aktuelle initiativer Bygge opplæringstilbud for å øke digital kompetanse Åpen publisering Åpne data Forskerportal Nasjonalt forsknings- økosystem (Cristin, vitenarkiv, dataarkiv, søknader, rapportering, ) Arbeidsgruppe på behov for samhandling Etablere korrekt og godt beslutningsgrunnlag for ledere og myndigheter
Utdanning
Høyere utdanning - forventninger U&H sentrale i å bygge morgendagens samfunn Tettere samspill med næringslivet Livslang læring Mobile og dynamiske studieløp Personlige læringsmiljøer, tjenestereiser, etc. Transformasjon av utdanningsprosessen for bedre læring
Strategiske tema Styrke ansattes digitale kompetanse IT Læringsdesign og gjennomføring Transformere utdanningsprosessen Læringsdesign og utøvelse Vurderingsformer Læringsanalyse og mer forskning Fleksible personlige læringsmiljøer Fleksible studieadministrative løsninger
Hvordan nå de store gruppene?
Administrasjon, ledelse, kontorstøtte
Utvalgte målbilder for administrasjon, ledelse og kontorstøtte i Digitaliseringsstrategi M1 M2 M3 M4 M5 M6 Administrative arbeidsprosesser og brukergrensesnitt er forbedret og effektivisert gjennom standardisering og digitalisering Det er etablert en felles systemportefølje som løser tverrgående administrative behov (budsjett, regnskap, lønn, innkjøp osv.) Mulighetene for automatisering og selvbetjening er godt utnyttet slik at tjenestene framstår som enkle, effektive og brukervennlige Alle tjenester, informasjon og kommunikasjon er så langt det er mulig digitalt tilgjengelige Behov, brukervennlighet og brukeropplevelser er hovedkriteriene for realiseringen av nye løsninger Ledelsen har god tilgang på informasjon og beslutningsstøtte
Eksempel: Felles systemportefølje Utfordringer ved nåsituasjon Strategiske valg Initiativ Målbilder jf. Digitaliseringsstrategi Funksjonalitetsoverlapp: Ulike tjenester med delvis overlapp i funksjonalitet/scope hindr er gjennomgående digitalisering. Det er stor variasjon innenfor enkelte funksjonsområder Samle alle UHinstitusjoner på én felles systemportefølje Samordning av kultur på tvers av UH: o Styrke samordningsvilje og evne. o Vi er én sektor Samordning av struktur på tvers av UH: o Økonomimodell standardiseres o Felles begrepsapparat Samordning av arbeidsprosesser på tvers av UH Standardisering av prosesser Automatisert arbeidsflyt Samordning av portefølje Det er etablert en felles systemportefølje som løser tverrgående administrative behov (budsjett, regnskap, lønn, innkjøp osv.)
Infrastruktur, mellomvare og data (IMD)
Infrastruktur, mellomvare og data (IMD) Vår felles digitale grunnmur Kritisk for utdanning, forskning og administrasjon Strategiske tema: Neste generasjon nett Identitet og tilgang Lagring, deling og bruk av data
Målbilde IMD Brukeren har enkel, trygg og riktig tilgang til nødvendige digitale ressurser. Når som helst og fra hvor som helst. Ressursene er tilpasset behovene til studenten, læreren, forskeren og lederen. Data deles og gjenbrukes innenfor trygge rammer, og bidrar til forenkling, forbedring og innovasjon. IKT-løsninger snakker sammen. Infrastrukturen er fleksibel, høytilgjengelig, robust og sikker. Den legger til rette for mobilitet og utvikling, og har tilstrekkelig og forutsigbar kapasitet.
Informasjonssikkerhet
4.1 Målbilde Informasjonssikkerhet og personvern Helhetlig styring av informasjonssikkerhet og personvern er et fundament for digitalisering og strategiske satsninger i sektoren Institusjonene har egeninteresse i å løfte kravene til informasjonssikkerhet og personvern høyere enn de nasjonale minstekravene Ledelsen ivaretar institusjonens informasjonsverdier, og følger nasjonale føringer gjennom et systematisk arbeid for tilfredsstillende informasjonssikkerhet og personvern Forskere ivaretar informasjonssikkerheten til data, herunder forskningsdata, og ivaretar forskningsdeltakernes personvern på en tilfredsstillende måte Studenter og ansatte er i stand til å håndtere data slik at hensynet til informasjonssikkerhet og personvern ivaretas All bruk av data og IKT i sektoren ivaretar hensynet til informasjonssikkerhet og personvern gjennom hele livsløpet (innebygd informasjonssikkerhet og personvern). 37
4.2 Strategiske valg Informasjonssikkerhet og personvern Styring av informasjonssikkerhet og personvern skal være en integrert del av virksomhetsstyringen KDs styring av informasjonssikkerhet i sektoren Ledelsessystem for informasjonssikkerhet Kontinuerlig forbedring/overvåking Styrke kompetanse på informasjonssikkerhet og personvern i sektoren Ledelsen Forskeren Studenten Ansatte Gjøre sektoren i stand til å forebygge, oppdage og håndtere sikkerhetshendelser Sektorens IRT team Satsningsforslag Sektoren skal ha en risikobasert tilnærming til arbeide med informasjonssikkerhet og personvern 38
Arbeid med arkitektur Bistå fagutvalgene med å definere og realisere sine handlingsplaner. Bidra til at tiltak fra andre områder sammen utgjør en velfungerende helhet. Prosesser Data Tjeneste Infrastruktur Arkitektur skal bidra til sammenheng mellom de andre områdene. 25.09.2018 Utkast 39
Arbeid med arkitektur Bistå fagutvalgene med å definere og realisere sine handlingsplaner. Bidra til at tiltak fra andre områder sammen utgjør en velfungerende helhet. Prosesser Data Tjeneste Infrastruktur Arkitektur skal bidra til sammenheng mellom de andre områdene. 25.09.2018 Utkast 40
Målbilde arkitektur: Sammenhengende digitaliserte prosesser for utdanning og forskning Tilgang til rett informasjon til rett tid i rett prosess Sømløs samhandling på tvers av roller og institusjoner Åpenhet som hever kvaliteten i forskning, læring og administrasjon Løpende sammenstilling og analyse av data som skaper ny kunnskap Livslang, åpen forvaltning av resultater fra eget og andres arbeid Dette skaper økt endringsevne til å møte nye krav og behov.
Gjennomføringsplan for handlingsplan for å realisere digitaliseringsstrategien
Handlingsplanen skal være ferdig i et første utkast til 31.12 2018 1.9.18 Digitaliseringsstyret godkjenner gjennomføringsplanen Introduksjon til strategiske tema med digitaliseringsstyret. Drøftet overordnede strategiske tema med relevante fora for sektoren (f.eks. UHR fellesstrategiske enheter, UH-IT) som innspill til arbeid med handlingsplanene. 1.10.18 Etablert fagutvalg som samarbeidsarenaer for utarbeiding av handlingsplaner. 1.11.18 Gitt innspill om nye større satsinger innenfor digitalisering i UH/F til behandling av statsbudsjettet for 2020. 31.12.18 Drøftet første utkast til handlingsplaner i fagutvalgene, digitaliseringsstyret og andre relevante fora. 15.4.19 Handlingsplan behandlet i Digitaliseringsstyret og sendt på høring i sektoren 1.7.19 Lansere handlingsplanen på Digitaliseringskonferansen for høyere utdanning og forskning.
Utarbeide handlingsplan for digitalisering innen forskning, utdanning, administrasjon og ledelse, infrastruktur/mellomvare/data, og informasjonssikkerhet Handlingsplan for digitalisering i forskning og høyere utdanning (2019 2021) 1. Målbilder 2. Strategiske valg 3. Initiativ
Disposisjon handlingsplan 1. Innledning 2. Utdanning a) Målbilde b) Strategiske valg 3. Forskning a) Målbilde b) Strategiske valg 4. Administrasjon, ledelse, kontorstøtte a) Målbilde b) Strategiske valg 5. Informasjonssikkerhet a) Målbilde b) Strategiske valg 6. Infrastruktur, mellomvare, data a) Målbilde b) Strategiske valg 7. Styring, finansiering, organisering 8. Initiativoversikt Kilder/Referanser Målbilder: Fra Digitaliseringsstrategien og andre styrende dokumenter Strategiske valg: Hovedgrep/valg nasjonalt for å nå målene Kilder: Digitaliseringsstrategien, delstrategier, andre utredninger, interne erfaringer, workshops Initiativ: Initiativ 2019-21 Formål Ansvar
Årshjul for styringsmodell for Unit 2018-2019 Nasjonal portefølje Prosess St. prp. 1 Oppdrags- og tildelingsbrev fra KD Frist innspill store satsninger 2020, St. prp. 1 for 2020 Digitaliseringsstyret sist i januar Første versjon av handlingsplaner Vi er her 25.9.18 Statsbudsjett fremlegges Digitaliseringsstyret 30.oktober Fagutvalgene 25.september Årshjul 22 2018/19 Digitaliseringsstyret tidlig april Innspill til St. prp. 1 for 2020 Handlingsplaner godkjent og sendes på høring Digitaliseringsstyret 28.august Digitaliseringsstyret 27. mai Digitaliseringskonferansen for høyere utdanning og forskning 3.-5. juni Endelig versjon av handlingsplaner
Møterom som skal benyttes etter lunsj
Møterom fagutvalgene Møterom Fagutvalg Hvor 5 Infrastruktur, mellomvare og data 1. etasje 6 Arkitektur 1. etasje 15 Informasjonssikkerhet Underetasjen 17 Forskning Underetasjen 20 Utdanning Underetasjen 38 Administrasjon, ledelse og kontorstøtte Flyporten