PROSESS- VEILEDNING Nasjonalt velferdsteknologiprogram Førde-prosjektet, 16.-18. januar 2019 Cecilia Gnaly Christian Aubell
AGENDA Intro til nasjonalt velferdsteknologiprogram Erfaringer så langt Behovskartlegging hvorfor og hvordan Praktisk forankringsarbeid Avslutning og veien videre 2
AGENDA Intro til nasjonalt velferdsteknologiprogram Erfaringer så langt Behovskartlegging hvorfor og hvordan Praktisk forankringsarbeid Avslutning og veien videre 16 January 2019 3
NASJONALT PROGRAM FOR VELFERDSTEKNOLOGI Mer enn 250 kommuner Totalt 36 regionale prosjekter Målet er: Implementering og driftssetting av velferdsteknologiske løsninger «Den nye normalen» 4
Helse- og omsorgsdepartementet Programeier og særskilt ansvar for tjeneste- og fagutvikling og «spredning» Særskilt ansvar for teknologi, integrasjon, arkitektur og standarder «Plattformen» Prosjektledelse og strategisk samarbeidspartner 5
FORVENTNINGER TIL KOMMUNER SOM DELTAR I DET NASJONALE PROGRAMMET Tiden for utprøving er over. Nå er det implementering og drift som gjelder Dere skal sørge for at velferdsteknologiske løsninger blir en integrert del av helse- og omsorgstjenesten HA ROBUSTE OG GODE PLANER UTØV RISIKOSTYRING og FORANKRING DEL KUNNSKAP UTØV LEDELSE og sørg for BRUKERMEDVIRKNING 6 6
VELFERDSTEKNOLOGISKE LØSNINGER Lokaliseringsteknologi (GPS) Digitalt tilsyn Sykesignalanlegg Medisineringsstøtte Elektronisk dørlås 7
TJENESTEFORLØP MÅ UTVIKLES Administrative forhold i kommunen Beslutningsgrunnlag Måltall, budsjett Avtaleforvaltning Avtaleforhold Betaling Påkoblingstjeneste Behovsvurdering Velge teknologi + definere aksjonsplan Installasjon Opplæring Responstjeneste Motta Avklare Vurdere Iverksette tilltak Evaluere Loggføre Uttrykningstjeneste Motta Rykke ut Behandle Rapportere Utrykningstjeneste teknisk Motta Rykke ut Utføre service Rapportere Avkoblingstjeneste Evaluere / Motta Avmontere Rapportere Kommunale oppgaver Samarbeidende kommuner og eller private aktører 8
AGENDA Intro til nasjonalt velferdsteknologiprogram Erfaringer så langt Behovskartlegging hvorfor og hvordan Praktisk forankringsarbeid Avslutning og veien videre 9
HVA DE BESTE GJØR BRA Fulgt alle steg i KS veikart for tjenesteinnovasjon * Gode planlegging og aktiv bruk av plan Mye fokus på forankring og endringsledelse Tar gevinstrealisering på alvor Godt samarbeid mellom kommunene, lærer mye av hverandre Fokusere mye på tjenesteforløp og implementeringsfasen Lokale arbeidsseminar * http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/innovasjon/veikart-for-tjenesteinnovasjon2 10
UTFORDRINGER SOM GÅR IGJEN Hopper over behovskartlegging, går på anskaffelsesgrunnlaget...som blir altfor teknisk og ikke basert på behov Kommunesammenslåing parallelt Utålmodige kommuner Ikke nok fokus på forankring og endringsledelse Inngå avtale om pilotering av velferdsteknologi uten å gjøre grundig behovskartlegging Press på ressurser, liten kapasitet til å jobbe med prosjektet Lovverket hva gjelder når? 11
IMPLEMENTERING AV VELFERDSTEKNOLOGI KREVER FOKUS PÅ FLERE OMRÅDER God forståelse av behov, nåsituasjon og utfordringsbilde Forankring BEHOVSKARTLEGGING OG INNSIKTSARBEID Statistikk og tall, intervju med brukere og ansatte, SWOT-analyse SYSTEMATISK KARTLEGGING AV BERØRTE PARTER Interessentanalyse HVOR OPPSTÅR PROBLEM I TJENESTEN? Brukerreise, intervju med brukere, pårørende og ansatte STRUKTURERT TILNÆRMING TIL FORANKRING Forankringsplan og funnark OPPSUMMERE BEHOV, NÅSITUASJON OG UTFORDRINGER PÅ ÈN PLASS «Funnark» i PowerPoint INKLUDERE BERØRTE PARTER I ENDRINGENE Nye tjenesteforløp, rutiner og prosedyrer Eksempler på aktiviteter og verktøy. Se KS veikart for tjenesteinnovasjon http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/innovasjon/veikart-for-tjenesteinnovasjon2/ 12
SUKSESSFAKTORER Faste arbeidsgrupper Klare arbeidsoppgaver God planlegging 13
AGENDA Intro til nasjonalt velferdsteknologiprogram Erfaringer så langt Behovskartlegging hvorfor og hvordan Praktisk forankringsarbeid Avslutning og veien videre 14
OPPGAVE: PLANLEGG ARBEID MED INNSIKTSARBEID I KOMMUNEN HVA INNEHAR DERE AV Statistikk og tall Intervju PLANLEGG STATISTIKK OG TALL a) Hva kan dere se på for å bli «bedre kjent» med tjenesten vha. tall? b) Hvordan kan dere se på hvilke brukere som er aktuelle for medisindispenser, digitalt tilsyn etc.? c) Hvem må dere spørre for å få tak i informasjonen? d) Hvem av dere gjør hva? PLANLEGG INTERVJU a) Hvor mange brukere/pårørende/ansatte skal dere intervjue? b) Diskuter hva dere skal spørre om c) Velg ut personer dere tror ønsker å bli intervjuet 15
START MED Å HENTE INN INNSIKT 16
HVORFOR SE PÅ STATISTIKK OG TALL? Innsikt basert på fakta Statistikk og tall gir en objektiv vurdering av dagens situasjon, og peker på utfordringsområdet som kan eller bør utforskes nærmere. Grundig beslutningsgrunnlag Statistikk og tall brukes til å vurdere forventede gevinster for ulike løsninger og til å beslutte om de skal implementeres. Muligheter til å måle resultater over tid Statistikk og tall hjelper dere med å definere et tydelig nullpunkt for arbeidet og kontinuerlig måle resultater. Demografi Dagens og fremtidens mottakere av tjenester og deres behov for tjenester. Analyseres ved hjelp av statistikk og tall om bl.a.: Befolkningsvekst og -sammensetting Folkehelse Husholdningstyper Ressursbruk Tilgjengelige ressurser og hvordan disse utnyttes. Analyseres ved hjelp av statistikk og tall om bl.a.: Antall potensielle brukere av digitalt tilsyn, GPS etc. Antall vedtakstimer disse brukerne har i dag. Har de flere andre tjenester? Årsverk i tjenestene Utvikling i vedtakstimer og antall brukere i grupper Kvalitet Kvalitet på tjenester, medarbeidernes trivsel og kompetanse. Analyseres ved hjelp av statistikk og tall om bl.a.: Brukertilfredshet Boforhold Helsetilstand Medarbeidertilfredshet Medarbeidernes kompetanse Sykefravær Veikart for tjenesteinnovasjon, KS.no Verktøy Statistikk og tall 17
INNBYGGERFUNN NR. 4 Tilsyn på natt i institusjon og hjemmetjenesten BESKRIVELSE AV FUNNET Per døgn gjennomføres det 151 tilsyn av pasienter og brukere på natt. Utfordringer er vandring, forflytning, angst, brukere vekkes på natt ved tilsyn, bekymret for om døren er låst etter tilsynet. Det er 4 nattevakter som dekker alle tilsynene (1 på Indigo, 1 på Blå/Bolett, 1 hjemmetjenesten og 1 oppfølgingstjenesten). Antall tilsyn per natt Hjemmetjenesten Bolett Indigo Blå Trygdepensjonatet Oppfølgingstjenesten Sum 17 (1 runder x 17 pas) 24 (3 runder x 8 pas) 66 (3 runder x 22 pas) 36 (3 runder x 12 pas) 6 (3 runder x 2 pas) 2 (2 runder x 1 pas) 151 tilsyn (62 pasienter) VIKTIG Å TA MED VIDERE (BEHOV) Digitale trygghetsalarmer er en forutsetning for digital tilsyn. I dag har kommunen 110 analoge og 10 mobile trygghetsalarmer i bruk. Digital tilsyn kan være sensorer (døralarm, sengealarm, fallalarm) eller (infrarød) kamera ved behov. Innføring av digital tilsyn kan bidra til at brukere og pårørende føler seg mer trygg på natt, samt slipper å få forstyrret nattesøvn. 18 2017 Det vil føre til at tilsynsrunder tar kortere tid og at ansatte vil være mer trygg og kan raskere bistå ved eksempel fall eller vandring.
2017 20
HENSIKTEN MED INNSIKTSARBEID GIR EMPATI Forståelse for brukeres situasjon Ta bedre beslutninger basert på behov GIR INSPIRASJON Ny innsikt kan føre til idémyldring Et godt grunnlag for tjenesteinnovasjon BYGGER KUNNSKAP Opparbeidelse av kunnskap over tid Se resultater over tid 21
OPPGAVE: PLANLEGG ARBEID MED INNSIKTSARBEID I KOMMUNEN HVA INNEHAR DERE AV Statistikk og tall Intervju PLANLEGG STATISTIKK OG TALL a) Hva kan dere se på for å bli «bedre kjent» med tjenesten vha. tall? b) Hvordan kan dere se på hvilke brukere som er aktuelle for medisindispenser, digitalt tilsyn etc.? c) Hvem må dere spørre for å få tak i informasjonen? d) Hvem av dere gjør hva? PLANLEGG INTERVJU a) Hvor mange brukere/pårørende/ansatte skal dere intervjue? b) Diskuter hva dere skal spørre om c) Velg ut personer dere tror ønsker å bli intervjuet 22
INTRODUKSJON TIL INTERVJU FORBEREDELSER Sett opp tydelige kriterier for hvem dere bør snakke med. Inkluder brukere, pårørende og ansatte i tjenesten Avtal tid og sted med personene Forbered en intervjuguide og vær bevisst på hva som er formålet med intervjuene og hva dere ønsker å få innsikt i Avtal roller en stiller hovedsakelig spørsmål og den andre noterer Skriv ut prosess-notatark og samtykkeskjema og pakk utstyr UTSTYR Prosess-notatark Post it-lapper, pen og evt. notatbok Lydopptaker og evt. kamera Samtykkeskjema MALER PÅ SAMVEIS.NO 23
INTRODUKSJON TIL INTERVJU UTFØRELSE Legg vekt på å få intervjuobjektet til å føle seg trygg La intervjuobjektet stå for snakkinga Påpek at det ikke finnes noe rett og galt svar Still gode oppfølgingsspørsmål hjelp intervjuobjektet å tenke ETTERARBEID Oppsummer det dere har lært rett etterpå mens dere husker detaljer Gjør nødvendige endringer i fremtidige intervjuer 24
TIPS FOR HVORDAN FØRE SAMTALENE AKIV LYTTING En teknikk for å skape gjensdig tillit Vær tilstede i samtalen, uten å dominere Vær engasjert og vis respekt og interesse EN GOD INTERVJUER Stiller åpne spørsmål og bygger videre på det personen sier Utnytter stillhet til sin fordel Holder seg nøytral for å ikke påvirke hva intervjuiobjektet forteller Fremhever aldri egen kunnskap Korrigerer aldri intervjuobjektet 25
ULIKE TYPER SPØRSMÅL STILL ÅPNE SPØRSMÅL Åpne spørsmål er spørsmål som man ikke kan svare ja eller nei på. Hva er viktig for deg i denne sammenhengen? Kan du fortelle litt om deg selv? 01 02 UTENIFRA OG INN-PERSPEKTIVET (DUMME SPØRSMÅL) Ikke være redd for å stille «dumme» spørsmål selv om dere tror at dere vet svaret. Det får folk til å tenke over hva de faktisk gjør og hvorfor. Vær nysgjerrig og ha et åpent sinn. 03 04 «Hva er dine daglige gjøremål?» IKKE STILL LEDENDE SPØRSMÅL Ledende spørsmål vil kunne påvirke svaret til mottaker. Ledende: Liker du at Ikke-ledende: Hva tenker du om HVORFOR OG HVORDAN Be personen om å utdype sine svar. Ikke anta at dere vet svaret, finn ut hva de egentlig tenker. «Hvorfor er det viktig?» 26
EKSEMPEL PÅ INTERVJUGUIDE: BRUKER Før dere begynner på spørsmålene er det fint å småsnakke litt for å bli kjent. Fortell hvorfor dere er kommet. Bli kjent Kan du fortelle litt om deg selv? (alder, livssituasjon, jobb, hobby) Fortelle litt om din helsesituasjon og personlige erfaringer med helsetjenester? (opplevelser, positive/negative) Hvilke helsetjenester har du brukt tidligere og er i kontakt med i dag? (fastlege, fysioterapeut, sykehus, hjemmetjenesten mm) Kan du fortelle litt om hvordan familie/venner involverer seg i din helsesituasjon? (hvordan påvirker tjenestene de pårørende?) Er det noen personer innen helsetjenester som er spesielt viktig for deg som du er mye i kontakt med? Hva betyr dette forholdet for deg? (NB: Noen hverdagshelter dere bør snakke med?) Hva er viktig for deg i din hverdag? Hjelpemidler Hva slags hjelpemidler har du mottatt fra kommunen? (velf.tekn.) Kan du vise oss hvor disse tingene er plassert? (se også etter andre ting som er relatert til tjenestene, kontaktinfo, kalender mm) 2017 27 Formålet med intervjuet Bli kjent med hele mennesket og få innblikk i deres liv. Forstå hvordan han / hun opplever helsetjenestene i dag. Kartlegge deres tjenestereise i kronologisk rekkefølge. Behov, smertepunkter og høydepunkter (historier!) Forventninger og håp for fremtidens tjenester. Holdning og fokus Hva er viktig for deg? Egenmestring. Finn ut hvorfor og hvordan de gjør det de gjør.
OPPSUMMER INTERVJUER I FUNNARK 28
INTERVJUOPPSETT FRA ØRLAND KOMMUNE 4 ANSATTE 4 PÅRØRENDE 4 BRUKERE En nattevakt sykehjem En nattevakt hjemmetjenesten En sykehjemslege En hjemmesykepleier To fra sykehjem En som er mindre fornøyd med tjenestene En fra oppfølgingstjenesten En aktuell kandidat (pårørende generelt svært lite involvert) En fra hjemmetjenesten En som får tilsyn på natt (demens) Tre brukere fra hjemmetjenesten En ny bruker, en bruker med medisin + lite tjenester, en med medisin + flere tjenester En fra sykehjem En som kan intervjues 30
OPPGAVE: PLANLEGG ARBEID MED INNSIKTSARBEID I KOMMUNEN HVA INNEHAR DERE AV Statistikk og tall Intervju PLANLEGG STATISTIKK OG TALL a) Hva kan dere se på for å bli «bedre kjent» med tjenesten vha. tall? b) Hvordan kan dere se på hvilke brukere som er aktuelle for medisindispenser, digitalt tilsyn etc.? c) Hvem må dere spørre for å få tak i informasjonen? d) Hvem av dere gjør hva? PLANLEGG INTERVJU a) Hvor mange brukere/pårørende/ansatte skal dere intervjue? b) Diskuter hva dere skal spørre om c) Velg ut personer dere tror ønsker å bli intervjuet 31
AGENDA Intro til nasjonalt velferdsteknologiprogram Erfaringer så langt Behovskartlegging hvorfor og hvordan Praktisk forankringsarbeid Avslutning og veien videre 32
ALLE BØR FORSTÅ HENSIKTEN MED OMSTILLINGEN: TYDELIGGJØR UTFORDRINGSBILDET OG MÅL Hvorfor skal vi gjøre dette? Hva er det vi skal oppnå? 33
LAG ET OVERBEVISENDE BUDSKAP FOR ENDRING Framtidig tilstand som frister Betydelige fordeler Personlig gevinst Personlig gevinst Fremtidsvisjon Nåsituasjon Gevinst Kostnad Personlige ulemper 34
DEFINER HVEM SOM BLIR BERØRT OG HVORDAN 35
VURDER INTERESSENTENES HOLDNING OG INNFLYTELSE 36
OPPGAVE: KARTLEGG INTERESSENTER Analyse av hvem som berøres av endringen: Hvem berøres av endringen? Hvordan berøres disse menneskene? Hvilken påvirkningsgrad har de på endringsprosessen? Hvilken holdning har de til endringen? 37
EKSEMPLER PÅ FORANKRINGSAKTIVITETER Jevnlig/ fast spalte på avdelingsmøter Sverige: Område på service-torget med opplæringsarena Veggavis på hjemmetjenesten Lokale arbeidsseminar i hver kommune/ informasjonsmøter Utføre intervju med brukere, pårørende og ansatte så fortelle historien Egen Facebookside for prosjektet (Nordhordalandsprosjektet) Brukerrepresentanter og sanitetsforening Informere i enheten sin om at man har vært på samling Innlegg i det lokale seniorbladet Kinoreklame for pensjonister Samarbeid med NAV «hilseminister» 38
OPPGAVE: UTARBEID EN FORANKRINGSPLAN 39
AGENDA Intro til nasjonalt velferdsteknologiprogram Erfaringer så langt Behovskartlegging hvorfor og hvordan Praktisk forankringsarbeid Avslutning og veien videre 40
VIDERE ARBEID I KOMMUNENE Innsiktsarbeid Samle inn data og analyser funn fra innsiktsarbeidet 1. Innsamling av statistikk om demografi og omfang av helsetjenester 2. Gjennomfør intervjuer med brukere/pårørende/ansatte 3. Jobb med «hypoteser» om teknologivalg basert på innsiktsarbei Forankring Gjennomføre minst tre forankringsaktiviteter 1. Planlegg tre forankringsaktiviteter basert på interessentanalysen 2. Gjennomføre forankringsaktivitetene 3. Oppdatere interessentanalysen med innsikter fra forankringsaktivitetene 4. Jobb med prosjektorganisering i egen kommune; få på plass prosjektgruppe, -mandat og ressurser Bli kjent i KS veikart for tjenesteinnovasjon se på sjekklistene! 41
INNSIKTSARBEID - MEDISINDISPENSER Medisindispenser er riktig hvis: Kommunens hjemmetjeneste bruker mye tid på medisinadministrasjon o Høyt antall oppdrag som innebærer administrering eller utdeling av medisiner Kommunen har brukere som f.eks.: o Forventes å ha kvalitetsgevinster knyttet til medisinering (f.eks. mestring eller økt privatliv gjennom færre besøk etc.) o Har et eller flere besøk hver dag med kun medisinering o Man forventer å kunne redusere antall besøk i fremtiden ved å være tidlig inne med medisindispenser nå Antall brukere i kommunen med hjelp til medisinadministrasjon har økt fram til nå eller forventes å øke framover Kommunen har et høyt antall avvik knyttet til legemiddelhåndtering Annet? 42
INNSIKTSARBEID DIGITALT TILSYN Digitalt tilsyn er riktig hvis: Det er mobildekning i hele kommunen Kommunens hjemmetjeneste bruker mye tid på tilsyn (natt og/eller dagtid) o Høyt antall oppdrag som innebærer tilsyn Kommunen har brukere som f.eks. o Vandrer/er aktive på natt både på institusjon og hjemmeboende o Forventes å ha kvalitetsgevinster (økt trygghet og mindre stress ved færre besøk på f.eks. natt) o Pårørende vil føle seg tryggere på at fall, fravær fra seng og nattvandring varsles enten dem eller hjemmetjenesten Antall brukere i kommunen som fyller ett eller flere kriterier over har økt fram til nå eller forventes å øke framover Annet? 43
INNSIKTSARBEID GPS GPS er riktig hvis: Det er mobildekning i hele kommunen Kommunen bruker mye tid på leting etter brukere som har gått seg vill enten fra sykehjem eller hjemmet Kommunen bruker mange tilsyn for å se om bruker er hjemme Kommunen har brukere som f.eks.: o Forventes å ha kvalitetsgevinster knyttet til f.eks. økt trygghet og frihetsfølelse ved bruk av GPS o Pårørende vil føle seg tryggere og være mindre bekymret o Har en trang til å vandre og/eller ikke finner veien hjem igjen o Er aktive og har begynnende demens o Forventes å kunne bo hjemme lengre ved bruk av GPS (f.eks. økt trygghet og mindre stress for pårørende) Annet? 44
INNSIKTSARBEID E-LÅS E-lås er riktig hvis: Kommunen bruker mye tid på nøkkelhåndtering Hjemmetjenesten bruker mye tid på kjøre til base for å hente nøkkel Hjemmetjenesten har mange spontane oppdrag, hvor man må tilbake til basen for å hente nøkkel Hyppige bytter av besøk/ruter mellom pleiere Avvik knyttet til nøkkelhåndtering Annet? 45
OPPGAVE: PLANLEGG VIDERE ARBEID Bryt ned arbeidet i arbeidspakker Deleger oppgaver og sett tidsfrister for når arbeidet skal være utført Avtal neste møte 46
IMPLEMENTERING AV VELFERDSTEKNOLOGI KREVER FOKUS PÅ FLERE OMRÅDER God forståelse av behov, nåsituasjon og utfordringsbilde Forankring BEHOVSKARTLEGGING OG INNSIKTSARBEID Statistikk og tall, intervju med brukere og ansatte, SWOT-analyse SYSTEMATISK KARTLEGGING AV BERØRTE PARTER Interessentanalyse HVOR OPPSTÅR PROBLEM I TJENESTEN? Brukerreise, intervju med brukere, pårørende og ansatte STRUKTURERT TILNÆRMING TIL FORANKRING Forankringsplan og funnark OPPSUMMERE BEHOV, NÅSITUASJON OG UTFORDRINGER PÅ ÈN PLASS «Funnark» i PowerPoint INKLUDERE BERØRTE PARTER I ENDRINGENE Nye tjenesteforløp, rutiner og prosedyrer Eksempler på aktiviteter og verktøy. Se KS veikart for tjenesteinnovasjon http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/innovasjon/veikart-for-tjenesteinnovasjon2/ 47
BRUK SJEKKLISTENE PÅ VEIKARTET AKTIVT! Se KS veikart for tjenesteinnovasjon http://www.ks.no/fagomrader/utvikling/innovasjon/veikart-for-tjenesteinnovasjon2/ 48
TAKK FOR OSS! 49