Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 22/10/14 SAK NR 44-2014 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 22.09.14 Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 22.09.14. Skien, 15. oktober 2014 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 5
Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Møtedato 22.09.14 Møtested Tid: Møteleder Referent Thon Hotell Opera, Oslo Kl 09.30-11.30 Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato 22.09.14 Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF Tove Skjelvik, styremedlem, Helse Nord RHF Kristoffer Plocinski, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Marit Brokke, ansattvalgt styremedlem (vara) Pasientreiser ANS (via tlf) Fra regionale brukerutvalg deltok: Werner Johansen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Nord Fra internrevisjonen: Revisjonsdirektør Tove Kolbeinsen Forfall: Reidun Rømo, styremedlem Helse Midt-Norge Berit Grønning Nielsen, styremedlem Helse Sør-Øst Roy Smelien, ansatvalgt styremedlem, Pasientreiser ANS Steinar Andersen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, administrerende direktør, Pasientreiser ANS Øystein Næss, ass. direktør, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS Innkalling og saksliste ble godkjent Ingen saker ble innmeldt til eventuelt Side 2 av 5
Saker som ble behandlet: Sak 38-2014: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 26.06.14 Protokoll fra styremøtet 26.06.14 fremlegges. Styrets enstemmige vedtak Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 26.06.14. Sak 39-2014: Virksomhetsrapportering pr 31. juli 2014 Administrerende direktør anbefaler at styret tar virksomhetsrapporteringen per31 juli 2014 til etterretning. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31. juli 2014 til etterretning. Sak 40-2014: Revidert instruks internrevisjonen og forslag om internrevisor for 2015-2016 Konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst i kraft av internrevisor i Pasientreiser ANS har hatt ansvar for prosessen med å vurdere behovet for evt revisjon av instruks for selskapets internrevisjon. Arbeidet har skjedd i samarbeid med internrevisjonene i de tre øvrige regionale helseforetakene. Prosessen konkluderte med at man i de fire internrevisjonene ikke så noe behov for revisjon av gjeldende instruks. I saken foreslås videre at konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst velges som internrevisor i Pasientreiser ANS for perioden 2015-2016. 1. Styret slutter seg til at gjeldende instruks for internrevisjon i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS videreføres for 2015-2016. 2. Konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst gis oppdraget som internrevisor for Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS for perioden 2015-16. 3. Styret slutter seg til at Statens standardavtale om konsulentoppdrag benyttes ved inngåelse av avtale med konsernrevisjonen Helse Sør-Øst om internrevisjonsoppdraget. 4. Styret forutsetter at revisjonsplan for 2015 fremlegges i januarmøtet. Sak 41-2014: Samlet risikovurdering av pasientreiseområdet 2014 Internrevisjonsrapport 1/2013 anbefalte at det gjennomføres en samlet risikovurderingen av pasientreiseområdet. I samsvar med vedtatt handlingsplan har vedlagte risikovurdering blitt gjennomført. Risikovurderingen viser at ingen områder er vurdert å være kritiske og hjemmehørende i rød sone i risikomatrisen. Det er imidlertid anført i alt fire overordnede områder i gul sone, hvor det er behov for tiltak. Egen tiltaksliste er utarbeidet i tilknytning til risikovurderingen. Det vurderes at anførte tiltak vil bidra til å redusere risikobildet. En klar forutsetning for at det samlede risikobildet skal reduseres er at alle parter følger Side 3 av 5
opp de underliggende risikoene i gul og rød sone med målrettede tiltak innen sine respektive ansvarsområder. Tiltakene vil bli fulgt opp suksessivt fremover. Ny risiko- vurdering for pasientreiseområdet planlegges gjennomført årlig etter mal fra årets prosess og tenkes lagt frem for styret høsten 2015 ifm den halvårlige risikovurderingen i Pasientreiser ANS. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende risikovurdering, tiltak og plan for videre arbeid til etterretning. 1. Styret tar fremlagte risikovurdering til etterretning. 2. Styret tar til etterretning at det er initiert tiltak for å redusere risikobildet og forutsetter systematisk oppfølging av disse tiltakene, samt at underliggende risikoer følges opp iht ansvarsområde ved de enkelte foretak. 3. Styret tar plan for videre arbeid med samlede risikovurderinger for pasientreiseområdet til etterretning. Sak 42-2014: Datoer for styremøter 2015 og årsplan styresaker 1. Styret godkjenner fremlagt forslag til møteplan for 2015. 2. Styret tar fremlagt årsplan styresaker til orientering. Sak 43-2014: Milepælsplan prosjekt Mine pasientreiser Som følge av forsinket høringsprosess for nytt regelverk og opprettholdelse av målet om at forenklet oppgjørsordning kan starte 1.1.2016, godkjente styret at utviklingen av teknologisk løsning kunne starte i juni 2014. Saken presenterer en overordnet milepælsplan for delprosjektet Utvikling frem til 31.12.2014, samt milepælsplan for utvidet forprosjekt. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende milepælsplan for delprosjektet Utvikling til orientering. Styret tar fremlagte milepælsplan til orientering. Administrerende direktørs orientering Administrerende direktør orienterte om følgende saker: - Nytt ansattvalgt styremedlem - Gjennomført OU-prosess i Pasientreiser ANS (muntlig) - Resultater av lønnsoppgjøret 2014 (muntlig) Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. Side 4 av 5
Per Karlsen Nestleder Kristoffer Plocinski Tove Skjelvik Marit Brokke Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær Side 5 av 5