- Fyresdal kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr: 731008 2008
Innhald Samandrag...iii 1 Innleiing...1 1.1 Formål og bestilling...1 1.2 Problemstillingar...1 1.3 Avgrensing...1 2 Metode og kvalitetssikring...2 2.1 Val av metode...2 2.2 Kvalitetssikring og høyring...2 3 Har dei tilsette i Fyresdal kommune ei bevisst haldning til etikk?...3 3.1 Revisjonskriteriar...3 3.1.1 Kvifor treng kommunen etiske retningsliner? 3 3.1.2 Korleis etablere gode etiske retningsliner og haldningar i kommunen 4 3.2 Fakta og funn...5 3.2.1 Etiske retningsliner og kjennskap til reglementet i kommunen 5 3.2.2 Haldningar 6 3.3 Revisors vurderingar...7 3.4 Revisors konklusjonar...7 4 Har Fyresdal kommune etablert varslingsrutinar?...8 4.1 Revisjonskriteriar...8 4.1.1 Varsling 8 4.2 Fakta og funn...9 4.2.1 Rutinar for varsling 9 4.2.2 Kommunikasjon 9 4.2.3 Kritikkverdige forhold 10 4.2.4 Varsling 11 4.2.5 Resultat av å melde ifrå 12 4.2.6 Grunnar for ikkje å melde ifrå 13 4.3 Revisors vurderingar...14 4.4 Revisors konklusjonar og tilrådingar...14 Litteratur og kjeldereferansar...15 Vedlegg...16 Vedlegg 1: Etiske retningsliner i Fyresdal kommune...17 Vedlegg 2: Spørjeskjema som blei brukt i undersøkinga...19 Vedlegg 3: Resultat av spørjeundersøkinga...23 Vedlegg 4: Lov 17.06.2005 nr 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). 2-4, 2-5 og 3-6....27 Vedlegg 5: Høyringssvar frå rådmannen...29 Telemark kommunerevisjon IKS ii
Samandrag Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon etter bestilling frå kontrollutvalet i Fyresdal og står i plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2009. Kontrollutvalet ber om å undersøkje haldningar til etiske problemstillingar som er relevante i kommunesektoren. Vi skulle også sjå om kommunen har varslingsrutinar og korleis haldninga til dei tilsette er for varsling i kommunen. Formålet med prosjektet er å bidra til å sette fokus på etikk i kommunal forvaltning. Prosjektet skal også medverke til at temaet blir aktualisert i kommunen, og at eventuelle manglar blir avdekka. Som metode har vi i prosjektet brukt dokumentanalyse, intervju og spørjeundersøking. Det blei sendt ut spørjeskjema til alle tilsette i kommunen. Vår undersøking tyder på at dei tilsette i Fyresdal kommune har bevisste haldningar til etiske dilemma. Haldningane er også i tråd med dei vedtekne etiske retningslinene som kommunen har. Dei etiske retningslinene er tilpassa spesielt for kommunen. Dei etiske retningslinene skal kommuniseras til dei tilsette i avdelingsmøte og vere ein del av introduksjonsprogrammet til nytilsette. Om det har skjedd i praksis har vi ikkje kontrollert i denne revisjonen. I retningslinene er det eit eige punkt som seier at retningslinene skal rullerast i kvar kommunestyreperiode, noko som sikrar at etikk blir aktualisert med jamne mellomrom. Dei etiske retningslinene har eit punkt som beskriv varsling, men det er førebels ikkje utvikla eigne retningsliner for varsling. Vår undersøking visar at kommunikasjonen er god mellom tillitsvalde og administrasjonen, og at det opplevast som greitt å varsle om negative forhold i kommunen. Varslinga skjer vanlegvis tenesteveg, slik at næraste leiar som regel er den som fyrst blir varsla om kritikkverdige forhold. I løpet av dei 12 siste månadane seier dei tilsette at det har vore nokon tilfeller kor det har vore kritikkverdige forhold. Ikkje alle forhold har blitt rapportert, men av dei som har blitt rapportert, er det berre to forhold som ikkje har ført til endringar ifølgje dei som var med i undersøkinga. Vår tilråding til kommunen er: Kommunen bør utarbeide eigne retningsliner for varsling o Retningslinene bør gjeres kjent for dei tilsette Skien, 13.02.2009 Telemark kommunerevisjon IKS Alf Olav Uldal forvaltningsrevisor Telemark kommunerevisjon IKS iii
1 Innleiing Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon med heimel i kommunelovas 78 nr. 4, med nærare retningsliner i forskrift om kontrollutval kap. 5 og forskrift om revisjon kap. 3 1. Rapporten følgjer standard for kommunal revisjon 001 (RSK 001), Standard for forvaltningsrevisjon organisert som prosjekt, fastsett av Norges Kommunerevisorforbund 30. november 2001 og gjort gjeldande som god kommunal revisjonsskikk frå 1. januar 2002. 1.1 Formål og bestilling I plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2008-2009 ber kontrollutvalet i Fyresdal Telemark kommunerevisjon IKS om å undersøkje haldningar til etiske problemstillingar som er relevante i kommunesektoren. Vi skulle også sjå om kommunen har varslingsrutinar og korleis haldninga til dei tilsette er for varsling i kommunen. Formålet med prosjektet er å bidra til å sette fokus på etikk i kommunal forvaltning. Prosjektet skal også medverke til at temaet blir aktualisert i kommunen, og at eventuelle manglar blir avdekka. 1.2 Problemstillingar Med bakgrunn i bestilling og formål med prosjektet, har vi sett opp følgjande problemstillingar: 1. Har dei tilsette i Fyresdal kommune ei bevisst haldning til etikk? 2. Har Fyresdal kommune etablert varslingsrutinar? Situasjonar der det er naudsynt med eit etisk reglement går frem av revisjonskriteria. 1.3 Avgrensing Vi har vurdert dei problemstillingane som ein kan rekne med i ein felles etisk plattform for alle tilsette i kommunen. Det etiske reglementet gjeld også politikarane i Fyresdal kommune. Dei er ikkje med i denne undersøkinga, då politikarane ikkje er nemnt i bestillinga. Vi har likevel omtala generelt situasjonar og område kor dei etiske retningslinene vil gjelde/ramme politikarane. 1 Jfr. forskrifter av 15. juni 2004 Telemark kommunerevisjon IKS 1
2 Metode og kvalitetssikring 2.1 Val av metode Revisor har henta inn opplysningar på ulike måtar, det er bruka både kvalitative (intervju) og kvantitative (spørjeskjema) metodar. Før arbeidet starta, hadde vi eit møte med rådmannen og ordføraren i kommunen for å innhente bakgrunnsinformasjon og faktaopplysningar, og orientere nærare om gjennomføringa av prosjektet. Vi inviterte alle dei hovudtillitsvalde til eit møte for å kartleggje korleis kommunikasjonen er mellom dei tillitsvalde og administrasjonen. I praksis var det Fagforbundet som hadde tid til møtet, men tillitsvald hadde diskutert saka med andre tillitsvalde på førehand. Vi har gjennomført ei spørjeundersøking og spørjeskjema blei sendt ut til alle tilsette i Fyresdal kommune. Det vart sendt ut i alt 200 spørjeskjema. Vi har mottatt 75 svar, det gjev ein svarprosent på 37,5%. Vi kan ikkje utelukke at andre i gruppa kan ha ei anna meining enn dei 37,5% som har svart, og svara bør følgjeleg tolkast med varsemd. Ei undersøking frå USA viste at gjennomsnittleg svarprosent ved eit utval av postale undersøkingar var cirka 50 %. 2 Sjølv med verkemidlar som aukar svarprosenten, som til dømes purring, sikre at svar blir handsama anonymt og ferdigfrankerte svarkort, er det sjeldan ein kjem utanom et fråfall på minst 30 %. Ei utfordring ved ein låg svarprosent i ei spørjeundersøking, kan vere at dei som svarar er dei som er mest interessert, eller har dei sterkaste synspunkta. Det vil då medføre ei overrepresentasjon av positive og/eller negative svar/meiningar. Det vil derfor vere ei utfordring å tolke svar/data dersom dei gir eit veldig sprikande resultat. Vi meiner at undersøkinga er representativ for dei tilsette kommunen. Spørjeskjemaet blei sendt ut på papir for å sikre anonymitet og sikre at alle dei tilsette kunne nås. Svara i undersøkinga er også stort sett klåre i si retning, og tyder difor på at dette er ein allmenn oppfatning i kommunen. Spørjeskjemaet har ei blanding av lukka svaralternativ og opne kategoriar. Originalt spørjeskjema og resultata av spørjeundersøkinga følgjer med som vedlegg 2 og 3. Vi har hatt ein gjennomgang av aktuelle dokument i saka for å innhente naudsynte opplysningar. Dette gjeld interne dokument som t.d. politiske vedtak og relevant regelverk. 2.2 Kvalitetssikring og høyring Rapporten er sendt til Fyresdal kommune v/ rådmannen. Høyingsbrevet ligg som vedlegg 5. 2 Selnes, Fred. 1999. Markedsundersøkelser. Tano Aschehoug. 4. utgave. Side 190. Telemark kommunerevisjon IKS 2
3 Har dei tilsette i Fyresdal kommune ei bevisst haldning til etikk? 3.1 Revisjonskriteriar 3.1.1 Kvifor treng kommunen etiske retningsliner? Etikk seier noko om korleis ein bør opptre eller handle. Etiske retningsliner gir rettleiing for kva som er riktig og gal åtferd i ulike situasjonar. Kommunesektoren er avhengig av innbyggjarane si tillit og eit godt omdømme, og må difor ha ein sterk merksemd om etiske spørsmål i all verksemd. Det er ikkje tilstrekkeleg at den einskilde tilsette eller folkevalde kjenner til rettsreglane ein må forstå konsekvensane av eigne handlingar. Ein rapport frå KS (kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon) 3 visar at arbeidet med etikk i kommunesektoren fungerar, og det er berre 0,3 prosent av leiarane i norske kommunar som seier dei sjølv er blitt smurt. Meir vanleg er det at leiarar får tilbod om gode/fordelar som ikkje er direkte ulovlege, men som kan opplevast som uetiske. Mest utsett for slike tilbod er økonomisjefar, kor 16 prosent av dei undersøkte seier dei har fått tilbod om slike gode/fordelar. Godene/fordelane bys oftast frå verksemder relatert til bygge- og anleggsverksemd, leverandørar av IT-/datasystem og leverandørar av inventar, utstyr og liknande. Fyresdal kommune har ansvar for utvikling av sunne etiske haldningar blant tilsette, leiarar og folkevalde. I en robust og pålitelig organisasjon vil gode etiske normer gjennomsyre alle beslutninger og handlinger på ulike nivå, og som en integrert del av organisasjonen. 4 Ifylgje ein rapport om etikk i kommunal sektor 5, er leiinga si merksemd på etikk og innsats for å byggje ein positiv intern kultur, den viktigaste reiskapen for å sikre kommunesektoren sitt gode omdømme. Administrasjonssjefen har gjennom sitt ansvar for god internkontroll i ledelseslinjen mulighet til å sikre at penger, delegerte fullmakter og offentlig myndighet forvaltes på en god måte. Kommunestyret har gjennom kontrollutvalg og revisjon redskaper til å ivareta sitt overordnede kontrollansvar. Høy etisk bevissthet og konkrete tiltak for kontroll og rapportering er dermed avhengig både av administrativt og politisk lederskap. Det er gjennom handlingar ein ser dei etiske haldningar folkevalde og tilsette har. Det er difor viktig for kommunen å byggje ein kultur for open framferd. Det vil gjere det mogleg å handtere problemstillingar innafrå gjennom å diskutere dei vanskelege situasjonane, og å dele erfaringar om korleis dei skal handterast. Offentlighet, innsyn og åpenhet er forutsetninger for et velfungerende demokrati. Skal allmennheten ha tillit til kommunen, må folkevalgte og kommunal forvaltning vise åpenhet så vel utad mot innbyggere som innad i egen virksomhet. Prinsippene om åpenhet og innbyggernes kontroll med forvaltningen forutsetter også at allmennheten får innsyn i kritikkverdige forhold i forvaltningen. 6 3 KS og TNS Gallup, 31.08.07. Etikk og leverandører hvordan reagerer kommunene?, KS. 4 S. Kamfjord (Fagsjef i KS), 19.12.2006. Etikk i kommunesektoren. Dagsavisen. 5 Departementene, 15. mars 2007. Regelverk for kommunesektoren i et etisk perspektiv. Rapport fra arbeidsgruppe 6 KS, November 2006. KS prosessveileder i arbeidet med ETIKK, SAMFUNNSANSVAR OG ANTIKORRUPSJONSARBEID I KOMMUNEN. Hvordan forankre og sikre gode, etiske holdninger og handlinger?. KS. Telemark kommunerevisjon IKS 3
3.1.2 Korleis etablere gode etiske retningsliner og haldningar i kommunen I følgje advokat Erling Grimstad (medlem i Forum for etikk i kommunesektoren), er det ei rekkje tiltak som kan bidra til å implementere god etikk i kommuneforvaltninga og ved utøving av eigarskap i kommunale verksemder. 7 Døme på tiltak er: Strategi for å motvirke misligheter i kommuneforvaltningen Beskrivelse av alle de former for korrupsjon og andre former for misligheter som kommuner kan bli utsatt for Beskrive indikasjoner på risiko for misligheter Identifisering av hvem i kommuneforvaltningen som har hvilke ansvarsområder for å motvirke misligheter Beskrive forholdet til leverandører til kommunal sektor og de regler som gjelder for samhandling med disse Krav til utarbeidelse av risiko- og sårbarhetsanalyse når det gjelder risiko for misligheter og uetiske forhold Krav til strategi for eierkommuner ved utøvelsen av eierskap i kommunalt eide selskap Kontrolltiltak for å sikre oppfølging av lov om offentlige anskaffelser Krav til rapport om beskrivelse av kontrollmiljøet i kommunene Identifisering av tiltak som kan bidra til å påvirke organisasjonskulturen i ønsket retning og spesielt hva ledere kan gjøre for å oppnå det Krav til kommunikasjon med ansatte, innbyggere, folkevalgte og leverandører når det gjelder antikorrupsjonsarbeidet i kommunene (innhold, ansvar, oppfølging og beskrivelse av klageadgang) NHO (Næringslivets Hovedorganisasjon) framhever i ei rettleiing 8 at det er leiinga sitt ansvar å rettleie sine tilsette om korleis dei skal handtere ulike situasjonar. Det inneberer å: gjøre rettslige grenser kjent gjøre etiske grenser kjent ha etiske retningslinjer som jevnlig følges opp sette et godt eksempel i praksis reagere tydelig mot brudd på retningslinjene Leiinga bør på førehand ha avklara kva for etisk oppførsel som er forsvarleg, kva slags kultur ein ønskjer å ha, kva for situasjonar som gir konsekvensar for dei tilsette, kva for gråsoner ein har og korleis ein kan unngå å komme i gråsonene. Christian Kjølaas ved Trondheim Økonomiske Høgskole meiner eit av leiingas viktigaste bidrag er eksempelets makt. 9 Leiinga bør gå i front som gallionsfigurar og vise dei tilsette korleis det er ønskjeleg at ein skal opptre i kommunen/bedrifta. 7 Departementene, 15. mars 2007. Regelverk for kommunesektoren i et etisk perspektiv. Rapport fra arbeidsgruppe - høringsuttalelse 8 NHO. Februar 2005.Over Streken?. NHO. 9 C., Kjølaas. 15. februar 2007. Etikk prinsipper og praksis. Noen betraktinger ved kurs i offentlige anskaffelser. Telemark kommunerevisjon IKS 4
Dersom det er tvil om kva for handlingsalternativ som er etisk riktig, kan det vere nyttig å vurdere dei i forhold til spørsmåla i figur 1. 10 Figur 1: Kva for val tek vi, individuelt og kollektivt? Vi har med bakgrunn i utreda rettleiingar definert revisjonskriteria slik: Kommunen bør ha etiske retningsliner som er tilpassa kommunen Dei etiske retningslinene bør gjerast kjent blant dei tilsette Dei etiske retningsliner bør vere i fokus i kommunen 3.2 Fakta og funn 3.2.1 Etiske retningsliner og kjennskap til reglementet i kommunen Fyresdal kommune har etiske retningsliner som er vedtatt av kommunestyret 30.10.2008, sjå vedlegg 1 for heile reglementet. Retningslinene gjeld både for folkevalde og tilsette i kommunen og er tilpassa kommunen. I retningslinene står formålet med retningslinene, og ein beskriv konkrete område kor ein gir føringar for kva som er ønska framferd. Område som beskrivast er habilitet, teieplikt, lojalitet og engasjement, varsling, gåver, innkjøp, personlege interesser, lån av utstyr og brot på retningslinene. Det visast også til heimel i lov i dei einskilde avsnitta. I følgje retningslinene skal retningslinene rullerast kvar ny kommunestyreperiode. Avdelingsleiar er ansvarleg for å gjere dei tilsette kjend med desse etiske retningslinene, og kva dei betyr i praksis. Dei etiske retningslinene blei gjennomgått av rådmannen i eit møte for sektorsjef, avdelingsleiarar og tillitsvalde den 21. januar 2009. Avdelingsleiarane blei då bedt om å ha dette som tema på avdelingsmøte, slik at alle tilsette blir kjent med dei. I fylgje personalkonsulent i kommunen skal dei etiske retningslinene også innarbeidas/vere ein del av introduksjonsprogram til nytilsette i kommunen. 10 Henta frå KS, November 2006. KS prosessveileder i arbeidet med ETIKK, SAMFUNNSANSVAR OG ANTIKORRUPSJONSARBEID I KOMMUNEN. Hvordan forankre og sikre gode, etiske holdninger og handlinger?. KS. Telemark kommunerevisjon IKS 5
Vi gjennomførte undersøkinga vår i november/desember 2008, slik at vi kan ikkje forvente at alle tilsette var kjent med dei etiske retningslinene på undersøkingstidspunktet. Vi vil likevel kunne seie noko om korleis haldningane som kjem fram av undersøkinga er opp mot dei vedtekne retningslinene. 3.2.2 Haldningar I undersøkinga bad vi dei tilsette om å ta stilling til ein del spørsmål for å sjå kva haldning dei har til etiske dilemma. Resultata står i tabell 1. Tabell 1 Heilt einig Ganske einig Verken einig/ueinig Ganske ueinig Heilt ueinig (1) I Fyresdal kommune er dei tilsette opptekne av etikk 15 34 16 0 2 (2) Det er greitt som tilsett i Fyresdal kommune å: a. ta i mot pengar av leverandør/tredjepart 0 0 1 7 62 b. ta i mot fysiske gåver/artiklar av leverandør eller tredjepart til ein verdi av under kr 300 2 12 21 8 29 c. ta i imot fysiske gåver/artiklar av leverandør eller tredjepart til ein verdi av over kr 300 0 0 2 12 58 d. bli påspandert eit kakestykke av leverandør eller tredjepart 31 25 9 4 4 e. bli påspandert eit 3-rettes middag på restaurant av leverandør eller tredjepart 3 4 8 16 40 f. reise på tur utan fagleg innhald som leverandør betaler heilt eller delvis 0 0 3 10 60 i. ha eigarinteresser i bedrifta det kjøpast frå 2 0 6 10 52 j. kjøpe varer og tenester frå ei lokal bedrift sjølv om vara/tenesta ville vere billegare å kjøpe frå verksemder i andre kommunar 18 18 24 5 8 g. bruke rabatten til kommunen ved private innkjøp av varer eller tenester 0 1 4 8 58 h. bruke verktøyet og utstyret til kommunen privat 3 9 17 13 29 Dei tilsette som svara på undersøkinga er med stor overvekt einige om at dei tilsette Fyresdal kommune er opptekne av etikk. Det er også klårt at ein ikkje syntes det er greitt å: ta i mot pengar av leverandør/tredjepart ta i mot gåver til ein verdi av over kr 300 av leverandør/tredjepart bli påspandert eit 3-rettes middag på restaurant av leverandør/tredjepart reise på tur utan fagleg innhald som leverandør betaler heilt eller delvis ha eigarinteresser i bedrifta det kjøpast frå bruke rabatten til kommunen ved private innkjøp av varer eller tenester Telemark kommunerevisjon IKS 6
Samstundes meinar dei tilsette det er greitt at dei tilsette: blir påspandert eit kakestykke av leverandør eller tredjepart kjøpe varer og tenester frå ei lokal bedrift sjølv omvara/tenesta ville vere billegare å kjøpe frå verksemder i andre kommunar Om dei tilsette meiner det er greitt å ta i mot fysiske gåver/artiklar av leverandør eller tredjepart til ein verdi av under kr 300 eller å bruke verktøyet og utstyret til kommunen privat er noko meir uklårt. 3.3 Revisors vurderingar Ved å vedta eigne etiske retningsliner sett Fyresdal kommune fokus på etikk og utvikling av gode etiske haldningar hos dei folkevalde og tilsette. Fordi retningslinene er tilpassa kommunen sin situasjon, vil dei føringane retningslinene gir vere handterleg og forståleg for dei som skal bruke dei. Det vil alltid vere ei utfordring å avgjere kor spesifikke ein skal vere når ein beskriv tillatne verdiar på gåver og liknande. I Fyresdal kommune har dei vald å ikkje spesifisere beløpsgrensar i dei etiske retningslinene, men kommunen har lagt seg på ei restriktiv line, noko som kan føre til større aktsemd blant dei folkevalde og tilsette. Dei etiske retningslinene i Fyresdal kommune var ikkje kommunisert til dei tilsette når vi gjennomførte vår undersøking. Likevel tyder resultata frå undersøkinga på at haldningane til dei tilsette i kommunen er i tråd med dei vedtekne retningslinene. Det kan tyde på at dei tilsette er bevisste på etikk og har gode haldningar til etiske dilemma. Ei utfordring kan kanskje vere dei tilsette si haldning til kjøp av varer og tenester frå lokale bedrifter. I alle fall om denne haldninga delast av innkjøpsansvarlege i kommunen, då kommunen må følgje lov og forskrift om offentlege anskaffingar. For at dei etiske retningslinene skal fungere i praksis er det viktig at dei brukast i kvardagen. Når kommunen legg opp til at etikk skal tas opp i avdelingsmøte og i introduksjonsprogram til nytilsette, er det eit viktig steg for å få retningslinene i bruk. Fordi dei etiske retningslinene skal rullerast i kvar kommunestyreperiode, blir temaet repetert for dei folkevalde med jamne mellomrom. Dette gir også rom for å halde reglementet levande, slik at eventuelle nye etiske problemstillingar kan inkluderast ved behov. 3.4 Revisors konklusjonar Vår undersøking tyder på at dei tilsette i Fyresdal kommune har bevisste haldningar til etiske dilemma. Haldningane er også i tråd med dei vedtekne etiske retningslinene som kommunen har. Dei etiske retningslinene er tilpassa spesielt for kommunen. Dei etiske retningslinene skal kommuniseras til dei tilsette i avdelingsmøte og vere ein del av introduksjonsprogrammet til nytilsette. Om det har skjedd i praksis har vi ikkje kontrollert i denne revisjonen. I retningslinene er det eit eige punkt som seier at retningslinene skal rullerast i kvar kommunestyreperiode, noko som sikrar at etikk blir aktualisert med jamne mellomrom. Telemark kommunerevisjon IKS 7
4 Har Fyresdal kommune etablert varslingsrutinar? 4.1 Revisjonskriteriar 4.1.1 Varsling Ein definisjon av ein varslar kan vere: Ein varslar er 1) ein tilsett som seier ifrå til 2) ein person eller instans som kan gjere noko, 3) med eit grunna kritikkverdig forhold på plassen, og 4) at tilsette har sagt ifrå internt i verksemda utan at det innan rimeleg tid har resultert i diskusjonar om, eller endringar i, det kritikkverdige forholdet. Sistnemnde kan fråvikast. 11 Arbeidsmiljølova 12 har generelle reglar om forholdet mellom tilsette og arbeidsgjevar i dei tilfeller tilsette blir kjent med kritikkverdige forhold. Lovendringa trådde i kraft 1. januar 2007 og er ein oppfølging av den nye grunnlova 100 om ytringsfridom som blei vedteken i 2004. Reglane gjeld alle tilsettingsforhold i alle verksemder, inkludert alle kommunar. Dei gjeld også alle slags kritikkverdige forhold; alt frå varsling om dårleg arbeidsmiljø til varsling om korrupsjon. Det er spesielt 2-3, 2-4, 2-5 og 3-6 som angår varsling. Fullstendig tekst i paragrafane går fram av vedlegg 4. Arbeidsmiljølova sin 2-3 beskriv plikta arbeidstakaren har til å medverke, og seier blant anna at arbeidstakaren skal seie frå til arbeidsgjevar eller verneombod om det er trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen. Regelen i 2-4 første ledd slår fast at arbeidstakar har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i verksemda. Dette er utgangspunktet og hovudregelen. Det følgjer av andre ledd at arbeidstakar sin framgangsmåte ved varslinga skal vere forsvarleg. Arbeidstakar har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller verksemda sine rutinar for varsling. Det same gjeld varsling til tilsynsmynde eller andre offentlege mynde. Vanlege kanalar for varsling 13 vil vere leiinga i linja, tillitsvalde og verneombod. Som eit supplement til dei vanlege varslingskanalane, kan kommunen til dømes opprette/bruke særskilte varslingsmottak som varslingssekretariat, varsleombod, intern eining eller advokatkontor. Gjengjelding mot arbeidstakar som varslar er forbode, jf. 2-5 første ledd. Med gjengjelding meinar ein oppseiingar og alle andre slags negative reaksjonar på ytringa som har karakter av ein slags straff eller sanksjon. Forbodet i 2-5 første ledd gjeld også gjengjeldingar mot arbeidstakar som skaffar opplysningar eller på andre måtar har gitt til kjenne at han eller ho planlegg eller vurderar å varsle ( 2-5 andre ledd). Hovudregelen er at arbeidsgjevar har ei plikt til å setje i verk tiltak og vanleg rettsleg tolking er at alle eller dei aller fleste kommunar vil ha plikt til å sette i verk tiltak. Kva for tiltak og tiltakas form kan tilpassast behovet og situasjonen i den einskilde verksemda. 11 M., Skivenes og S.C., Trygstad, 2007. Varslere. Om arbeidstakere som sier ifra!. Gyldendal Norsk Forlag As. 2. utgave. 12 Lov 17.06.2005 nr 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). 13 KS, juni 2007. VARSLING. Hvordan utvikle gode rutiner for varsling i kommuner og fylkeskommuner. Kommuneforlaget. Telemark kommunerevisjon IKS 8
Rutinar for intern varsling bør 14 ha ein referanse til relevante lovar og reglar og eventuelt seie noko om kva for etiske normer som særleg vektleggast i verksemda (verksemda si etiske plattform). Varslingsrutinane bør seie noko om når det skal varslast, kor det skal varslast og kven det kan varslast til. Det kan utpeikast ein ekstern eller intern person, kontor, avdeling, organisasjon, eining eller liknande som skal ta imot meldingane. Dette skal kome i tillegg til den alminnelege kommunikasjonen i verksemda gjennom regelmessige møte, medarbeidarsamtaler osv. Til grunn for gode rutinar for varsling ligg at varslarens identitet handsamast som ein fortruleg opplysning i alle fasar av prosessen. Det kan i tillegg vurderast om verksemda skal leggje forholda til rette for anonym varsling. Det må ved utforminga av rutinane også leggast vekt på å beskytte den personen som klagast gjennom ordninga. I den forbindelse må det tas omsyn til personopplysningslovens krav til innsamling og handsaming av personopplysningar. Rutinane bør vere skriftlege, tilgjengelege og gjort kjent for alle tilsette. Vidare bør rutinane seie noko om korleis varslingsmeldingar skal undersøkast og handterast i verksemda. Vi har med bakgrunn i utreda lovverk definert revisjonskriteriet slik: Det bør etablerast tiltak for å leggje forholda til rette for varsling 4.2 Fakta og funn 4.2.1 Rutinar for varsling I dei vedtekne etiske retningslinene i Fyresdal kommune er det eit eige punkt om varsling. Her syner ein til arbeidsmiljølova sine reglar om varsling i 2-3, 2-4 og 2-5 og kommunens eigne retningsliner for varsling. Ifølgje personalkonsulent i kommunen har ikkje kommunen utarbeida eigne retningsliner for varsling per 6. februar 2009, men dei er under utarbeiding og vil vere klåre i løpet av eit par månader. 4.2.2 Kommunikasjon I oppstartsmøtet og intervjuet med personalkonsulenten og tillitsvalde, fekk vi inntrykk av at det er eit godt samarbeid mellom administrasjonen og dei tilsette. Oppfatninga er at det er ein låg terskel for å ta kontakt med leiar om det skulle vere noko. På den andre sida kan det vere ein utfordring å varsle om større problem, då alle kjenner kvarandre og ein difor må vere heilt sikker i si sak før ein seier ifrå. I resultata frå undersøkinga (tabell 2) ser vi dei tilsette stort sett oppfattar det som greitt å rapportere negative forhold til overordna, mens det ikkje er like naturleg å rapportere negative forhold til media. Tabell 2 Heilt einig Ganske einig Verken einig/ueinig Ganske ueinig Heilt ueinig Det er greitt som tilsett i Fyresdal kommune å: rapportere negative forhold til overordna 42 20 5 2 3 rapportere negative forhold i kommunen i media 0 4 12 14 43 14 Er i all hovudsak henta frå: Departementene, 15. mars 2007. Regelverk for kommunesektoren i et etisk perspektiv. Rapport fra arbeidsgruppe. Side 50. Telemark kommunerevisjon IKS 9
Ein god målar på korleis kommunikasjonen fungerar, er når det oppstår ein konflikt. I undersøkinga spurte vi om kva den einskilde tilsette gjer om det oppstår ein konflikt. Resultata står i tabell 3. Det punktet som klårt peikar seg ut som det mest aktuelle, er at dei tilsette veljar å sjølv ta det opp med den/dei det gjeld for å løyse konflikten. Tabell 3 6. Kva gjer du om det oppstår ein konflikt der du jobbar? Heilt Ganske Verken Ganske Heilt einig einig einig/ueinig ueinig ueinig Eg tar det opp med den/dei det gjeld 38 21 4 0 1 Eg kallar inn til avdelings- eller einingsmøte 4 13 18 3 11 Eg kontaktar fyrst og fremst tillitsvald 6 11 16 6 8 Eg kontaktar fyrst og fremst verneombod 0 6 19 5 12 Eg avventar situasjonen og ser om det løyser seg av seg sjølv 4 16 9 8 17 4.2.3 Kritikkverdige forhold I undersøkinga til dei tilsette spurte vi om dei hadde opplevd eller avdekka nokon kritikkverdige forhold på sin arbeidsplass dei siste 12 månadene. Svar står i figur 2 med forklaringar i tabell 4. Ingen av dei som svara hadde opplevd hendingar som; brot på teieplikt, vold mot brukarar, seksuell eller etnisk trakassering, bruk av rusmidlar på jobb, underslag eller mottak av bestikkingar. Figur 2 Kritikkverdige forhold siste 12 mnd 40 35 34 30 25 20 15 10 5 0 15 15 14 11 12 10 9 9 5 4 1 2 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Telemark kommunerevisjon IKS 10
Tabell 4 Nr Svar 1 Handsaming av brukarar som er i strid med yrkesetiske retningsliner 2 Handsaming av brukarar som er i strid med gjeldande lovverk 3 Manglande samsvar mellom brukaranes behov og dei tenester som gis Manglande samsvar mellom arbeidsoppgåver og kompetanse hos dei 4 tilsette 5 Manglande økonomiske ressursar som førar til dårlegare tenestekvalitet 6 Manglande vilje til å diskutere feil eller manglar i tenestar i kommunen 7 Manglande vilje til å rette opp feil eller manglar ved tenestar i kommunen 8 Manglande avviksregistrering 9 Tildekking av feil som er gjort 10 Manglande respekt for brukarar 11 Mobbing i avdelinga du jobbar 12 Sjukefråvær grunna stor arbeidsbelastning Anna: Grov munnbruk, banning mot kunder, Journalhåndtering og 13 Mye snakk og lite handling. 14 Eg har ikkje opplevd nokon kritikkverdige forhold dei siste 12 månadene Cirka 45 % (34 av 75) av dei som svara har ikkje opplevd nokon kritikkverdige forhold i Fyresdal kommune dei siste 12 månadene. 4.2.4 Varsling Av dei som har opplevd kritikkverdige forhold dei siste 12 månadene, varsla cirka 58 % (21 av 36) om forholdet. På spørsmål om kven dei då melde i frå til går fram av figur 3. Svaralternativ som ingen av dei som svara kryssa av for var: fylkesmannen, arbeidstilsynet, kommunerevisjonen, andre tilsynsmynde, politiet og media. Figur 3 Kven meldte du ifrå til? Pårørande/brukarar 2 Kommunelegen 3 Kommunepolitikarar 2 Bedriftshelsetenesta Arbeidsmiljøutvalet 3 3 Rådmannen 5 Leiaren over min næraste leiar 7 Min næraste leiar 20 Verneombod 3 Tillitsvald 6 0 5 10 15 20 25 Svar Telemark kommunerevisjon IKS 11
Næraste leiar er klårt den som flest meldar ifrå til. Dette blir også bekrefta i svar på kven dei tilsette melde frå til fyrst (sjå figur 4). Næraste leiar er heilt klårt den flest tilsette kontaktar fyrst. Figur 4 Kven melde du frå til fyrst? Svar 16 14 12 10 8 6 4 2 0 14 1 3 1 1 Næraste leiar Rådmannen Leiar Avdelingsleiar Leiaren over meg 4.2.5 Resultat av å melde ifrå Dei mest vanlege endringane som følgje av melding om kritikkverdige forhold, er ifølgje dei som svara på undersøkinga (sjå figur 5 og tabell 5) endring i rutinar, tilføring av meir ressursar til avdelinga og at oppgåver løysast på ein annan måte enn før. To respondentar seier meldinga deira ikkje førte til endringar. Figur 5 Då du meldte i frå, resulterte det i endringar? 7 6 6 Svar 5 4 3 2 1 0 4 4 4 4 4 4 3 3 3 2 2 2 2 2 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Ja Nei Veit ikkje Telemark kommunerevisjon IKS 12
Tabell 5 Nr Svar frå respondentane 1 Endra rutinar 2 Auka innflytelse for tilsette i slutningsprosessar 3 Auka innflytelse for leiarar på mitt nivå i slutningsprosessar 4 Avdelinga fikk tilført meir ressursar 5 Arbeidsoppgåver løysast no på andre måtar Nye møtefora der vi diskuterar arbeidspraksis og 6 arbeidsmiljø 7 Leiar(ane) blei omplassera 8 Tilsett(e) blei omplassera 9 Meldinga fekk ikkje konsekvensar 4.2.6 Grunnar for ikkje å melde ifrå Tabell 6 viser ei oversikt over kva grunnar dei tilsette har sett som aktuelle for ikkje å varsle om negative forhold i kommunen. Tabell 6 Grunnar for ikkje å melde ifrå om kritikkverdige forhold Heilt Ganske Verken Ganske Heilt einig einig einig/ueinig ueinig ueinig Eg vil ikkje sladre på leiarkollegaer 7 4 22 14 14 Eg vil ikkje sladre på tilsette/medarbeidarar 10 7 17 16 20 Eg har ikkje tilstrekkeleg informasjon til å vurdere kor alvorleg det er 8 12 22 9 15 Eg har ikkje tilstrekkeleg kompetanse til å vurdere kor alvorleg det er 3 11 19 14 19 Det er ikkje min jobb å melde i frå om denne type forhold 5 1 10 16 35 Eg trur det ville bli for ubehagleg å melde i frå 5 11 17 16 19 Eg har sett at det å melde i frå medfører store personlege belastningar for den enkelte 7 10 27 10 14 Eg er ikkje modig nok 5 4 15 21 23 Eg har ingen å melde i frå til 1 1 2 15 47 Det ville vere i strid med min lojalitetsavtale eller tilsettingsavtale 1 1 11 12 41 Det ville øydeleggje mine karrieremoglegheiter i kommunen 1 6 9 12 38 Nokre av resultata viser ingen klår retning, slik at det er vanskeleg å seie om det er ein viktig grunn eller ikkje for å la ver å melde ifrå om kritiske forhold. Det er samstundes nokon grunnar som peikast på som ikkje er gode grunnar for å la vere å melde ifrå. At det er ubehageleg å melde ifrå, at det ikkje er deira jobb å melde ifrå, at ein ikkje er modig nok, at Telemark kommunerevisjon IKS 13
ein ikkje har nokon å melde ifrå til, at det er i strid med deira lojalitetsavtale eller tilsettingsavtale eller vil øydeleggje deira karrieremoglegheiter i kommunen reknast ikkje som gode grunnar for å la vere å seie ifrå om kritikkverdige forhold. 4.3 Revisors vurderingar Varsling er lovpålagt og viktig for å avdekke og forhindre kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Gode rutinar sikrar både den som varslar og den personen som klagast. Spesielt på ein arbeidsplass med få tilsette og i ei kommune med få innbyggjarar er dette viktig. Når kommunen ikkje har utvikla eigne retningsliner for varsling, vil det vere ei utfordring å få varsling til å fungere, fordi dei tilsette ikkje er klår over sine rettar og plikter. Samstundes tyder undersøkinga vår på at det er eit godt samarbeidsklima i kommunen og dei tilsette meiner det er greitt å rapportere negative forhold til overordna. Ved at mykje av rapporteringa går tenesteveg, kan ein sikre ein god varslingsprosess. Undersøkinga tyder også på at dei tilsette ofte tek opp konfliktar med den det gjeld, slik at konfliktane ikkje eskalerar og blir større enn dei treng. Undersøkinga viser at det har vore ein del kritikkverdige forhold dei siste 12 månadene i kommunen. 42 % av desse forholda blei ikkje rapportert, og kva dette skuldast seier ikkje undersøkinga noko om. Når vi ser på kva grunnar dei tilsette gir for ikkje å varsle om kritikkverdige forhold, tyder ikkje det på at mangelfull varsling skuldast at ein fryktar for konsekvensar for eigen stilling eller karrieremoglegheiter om ein skulle varsle. Dei som har rapportert om kritikkverdige forhold har opplevd at rapporteringa har ført til endringar. Når berre to seier at meldinga deira ikkje førte til endringar, tyder det på at kommunens tilsette tar slike meldingar på alvor. 4.4 Revisors konklusjonar og tilrådingar Dei etiske retningslinene har eit punkt som beskriv varsling, men det er førebels ikkje utvikla eigne retningsliner for varsling. Vår undersøking visar at kommunikasjonen er god mellom tillitsvalde og administrasjonen, og at det opplevast som greitt å varsle om negative forhold i kommunen. Varslinga skjer vanlegvis tenesteveg, slik at næraste leiar som regel er den som fyrst blir varsla om kritikkverdige forhold. I løpet av dei 12 siste månadane seier dei tilsette at det har vore nokon tilfeller kor det har vore kritikkverdige forhold. Ikkje alle forhold har blitt rapportert, men av dei som har blitt rapportert, er det berre to forhold som ikkje har ført til endringar ifølgje dei som var med i undersøkinga. Vår tilråding til kommunen er: Kommunen bør utarbeide eigne retningsliner for varsling o Retningslinene bør gjeres kjent for dei tilsette Telemark kommunerevisjon IKS 14
Litteratur og kjeldereferansar Lov, forskrift og forarbeid Lov 17.05.1814 om Kongeriget Norges Grundlov, given i Rigsforsamlingen paa Eidsvold den 17de Mai 1814 Lov 17.06.2005 nr 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) Ot.prp. nr. 84 (2005-2006) (endringslov) om arbeidsmiljøloven (varsling) Innst. O. nr. 6 (2006-2007) Innstilling fra arbeids- og sosialkomiteen om lov om endringer i arbeidsmiljøloven (varsling) Interne dokument i Fyresdal kommune Kommunen sine etiske retningsliner Organisasjonskart Vedtak i kommunestyre og AMU Rettleiingar og artiklar Departementene, 15. mars 2007. Regelverk for kommunesektoren i et etisk perspektiv. Rapport fra arbeidsgruppe S. Kamfjord (Fagsjef i KS), 19.12.2006. Etikk i kommunesektoren. Dagsavisen. C., Kjølaas. 15. februar 2007. Etikk prinsipper og praksis. Noen betraktinger ved kurs i offentlige anskaffelser. KS, November 2006. KS prosessveileder i arbeidet med ETIKK, SAMFUNNSANSVAR OG ANTIKORRUPSJONSARBEID I KOMMUNEN. Hvordan forankre og sikre gode, etiske holdninger og handlinger?. KS. KS, juni 2007. VARSLING. Hvordan utvikle gode rutiner for varsling i kommuner og fylkeskommuner. Kommuneforlaget. KS og TNS Gallup, 31.08.07. Etikk og leverandører hvordan reagerer kommunene?, KS. NHO. Februar 2005.Over Streken?. NHO. Selnes, Fred. 1999. Markedsundersøkelser. Tano Aschehoug. 4. utgave. Faglitteratur M., Skivenes og S.C., Trygstad, 2007. Varslere. Om arbeidstakere som sier ifra!. Gyldendal Norsk Forlag As. 2. utgave. Telemark kommunerevisjon IKS 15
Vedlegg Vedlegg 1: Etiske retningsliner i Fyresdal kommune Vedlegg 2: Spørjeskjema som blei brukt i undersøkinga Vedlegg 3: Resultat av spørjeundersøkinga Vedlegg 4: Lov 17.06.2005 nr 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). 2-4, 2-5 og 3-6. Vedlegg 5: Høyringssvar frå rådmannen Telemark kommunerevisjon IKS 16
Vedlegg 1: Etiske retningsliner i Fyresdal kommune Telemark kommunerevisjon IKS 17
Telemark kommunerevisjon IKS 18
Vedlegg 2: Spørjeskjema som blei brukt i undersøkinga Spørjeundersøking i Fyresdal kommune Kontrollutvalet i Fyresdal kommune har bedt Telemark kommunerevisjon IKS om å kartleggje kva for haldning dei tilsette i Fyresdal kommune har til etiske problemstillingar og varsling. Det er i den samanheng vi spør dykk. Resultata frå spørjeundersøkinga vil bli ein del av den forvaltningsrevisjonsrapporten som skal leggjast fram for kontrollutval og kommunestyre. Resultata vert handsama konfidensielt. Ver venleg å sett kryss for det alternativet som passar best for deg. Ver vennleg å send skjemaet i konvolutt til oss innan 30. november 2008 ved å leggje den i posthylla til revisjonen eller i samlekonvolutt hos avdelingsleiar. BAKGRUNNSSPØRSMÅL 1. Er du? 2. Har du leiaransvar? Kvinne Ja Mann Nei (Om nei, gå vidare til spm 4) 3. Er dei ulike ansvarsområda i din leiarjobb? Ja Nei Personalansvar Økonomi- og budsjettansvar Fagansvar Koordineringsansvar Anna 4. Kor lenge har du arbeida i nåverande stilling?..år 5. Kva slags tilsettingsforhold har du? Fast stilling Vikariat Engasjement KONFLIKT OG VARSLING 6. Kva gjer du om det oppstår ein konflikt der du jobbar? Heilt Ganske Verken Ganske Heilt einig einig einig/ueinig ueinig ueinig Eg tar det opp med den/dei det gjeld Eg kallar inn til avdelings- eller einingsmøte Eg kontaktar fyrst og fremst tillitsvald Eg kontaktar fyrst og fremst verneombod Telemark kommunerevisjon IKS 19
Eg avventar situasjonen og ser om det løyser seg av seg sjølv Neste del av skjemaet omhandlar kritikkverdige forhold på din arbeidsplass. Med kritikkverdig meiner vi ulovlege eller uetiske forhold eller hendingar som medfører, eller kan medføre fysiske og/eller psykiske belastningar for arbeidstakarar og/eller brukarar. Vi ber deg fyrst krysse av om du har opplevd nokon av dei forholda som er nemnd nedanfor som kritikkverdig dei siste 12 månadene. 7. Kryss av på passende alternativ under dersom du har opplevd eller avdekka kritikkverdige forhold på din arbeidsplass dei siste 12 månadene. Fleire kryss er mogleg. Handsaming av brukarar som er i strid med yrkesetiske retningsliner Handsaming av brukarar som er i strid med gjeldande lovverk Manglande samsvar mellom brukaranes behov og dei tenester som gis Manglande samsvar mellom arbeidsoppgåver og kompetanse hos dei tilsette Manglande økonomiske ressursar som førar til dårlegare tenestekvalitet Manglande vilje til å diskutere feil eller manglar i tenestar i kommunen Manglande vilje til å rette opp feil eller manglar ved tenestar i kommunen Manglande avviksregistrering Tildekking av feil som er gjort Brot på teieplikt Manglande respekt for brukarar Vold mot brukarar Mobbing i avdelinga du jobbar Seksuell trakassering av tilsette Etnisk trakassering av tilsette Bruk av rusmidlar på jobb Underslag Mottak av bestikkingar Sjukefråvær grunna stor arbeidsbelastning Anna, spesifiser her: Eg har ikkje opplevd nokon kritikkverdige forhold dei siste 12 månadene (Om du kryssa av for denne, gå vidare til spørsmål 12) 8. Om du har opplevd kritikkverdige forhold, meldte du i frå til nokon? Ja Nei (Om nei, gå vidare til spørsmål 12) 9. Kven meldte du i frå til? Ja Nei Ja Nei Tillitsvald Verneombod Min næraste leiar Rådmannen Bedriftshelsetenesta Kommunelegen Leiaren over min næraste leiar Arbeidsmiljøutvalet Kommunepolitikarar Fylkesmannen Telemark kommunerevisjon IKS 20
Arbeidstilsynet Pårørande/brukarar Politiet Kommunerevisjonen Andre tilsynsmynde Media 10. Kven meldte du frå til fyrst? 11. Då du meldte i frå, resulterte det i endringar? Sett gjerne fleire kryss. Endra rutinar Auka innflytelse for tilsette i slutningsprosessar Auka innflytelse for leiarar på mitt nivå i slutningsprosessar Avdelinga fikk tilført meir ressursar Arbeidsoppgåver løysast no på andre måtar Nye møtefora der vi diskuterar arbeidspraksis og arbeidsmiljø Leiar(ane) blei omplassera Tilsett(e) blei omplassera Meldinga fekk ikkje konsekvensar Ja Nei Veit ikkje 12. Her ynskjer vi at alle skal svare. Her er ei liste med grunnar som kan vere aktuelle for ein tilsett for å ikkje melde i frå om kritikkverdige forhold. Vurder påstandane og kryss av for det som passer best for kvar påstand: Heilt Ganske Verken Ganske Heilt einig einig einig/ueinig ueinig ueinig Eg vil ikkje sladre på leiarkollegaer Eg vil ikkje sladre på tilsette/medarbeidarar Eg har ikkje tilstrekkeleg informasjon til å vurdere kor alvorleg det er Eg har ikkje tilstrekkeleg kompetanse til å vurdere kor alvorleg det er Det er ikkje min jobb å melde i frå om denne type forhold Eg trur det ville bli for ubehagleg å melde i frå Eg har sett at det å melde i frå medfører store personlege belastningar for den enkelte Eg er ikkje modig nok Eg har ingen å melde i frå til Telemark kommunerevisjon IKS 21
Det ville vere i strid med min lojalitetsavtale eller tilsettingsavtale Det ville øydeleggje mine karrieremoglegheiter i kommunen HALDNINGAR 13. Vi ynskjer at du tar stilling til nokre spørsmål. Sett kryss i den ruta som du meiner stemmer best med di oppfatning. Heilt Ganske Verken Ganske Heilt einig einig einig/ueinig ueinig ueinig (1) I Fyresdal kommune er dei tilsette opptekne av etikk (2) Det er greitt som tilsett i Fyresdal kommune å: a. ta i mot pengar av leverandør/tredjepart b. ta i mot fysiske gåver/artiklar av leverandør eller tredjepart til ein verdi av under kr 300 c. ta i imot fysiske gåver/artiklar av leverandør eller tredjepart til ein verdi av over kr 300 d. bli påspandert eit kakestykke av leverandør eller tredjepart e. bli påspandert eit 3-rettes middag på restaurant av leverandør eller tredjepart f. reise på tur utan fagleg innhald som leverandør betaler heilt eller delvis i. ha eigarinteresser i bedrifta det kjøpast frå j. kjøpe varer og tenester frå ei lokal bedrift sjølv om vara/tenesta ville vere billegare å kjøpe frå verksemder i andre kommunar g. bruke rabatten til kommunen ved private innkjøp av varer eller tenester h. bruke verktøyet og utstyret til kommunen privat k. rapportere negative forhold til overordna l. rapportere negative forhold i kommunen i media TAKK FOR AT DU HADDE HØVE TIL Å SVARE PÅ SPØRJEUNDERSØKINGA! Telemark kommunerevisjon IKS 22
Vedlegg 3: Resultat av spørjeundersøkinga Totalt utsendte spørjeskjema: 200 Talet på svar: 75 Svarprosent: 37,5% 1. Er du? Kvinne 63 Mann 12 2. Har du leiaransvar? Ja 14 Nei 58 3. Er dei ulike ansvarsområda i din leiarjobb? Ja Personalansvar 11 Økonomi- og budsjettansvar 10 Fagansvar 13 Koordineringsansvar 11 Anna 4 4. Kor lenge har du arbeida i nåverande stilling? I gjennomsnitt av 66 som svarte: 8,05 år 5. Kva slags tilsettingsforhold har du? Fast stilling 68 Vikariat 6 Engasjement 1 6. Kva gjer du om det oppstår ein konflikt der du jobbar? Heilt Ganske Verken Ganske Heilt einig einig einig/ueinig ueinig ueinig Eg tar det opp med den/dei det gjeld 38 21 4 0 1 Eg kallar inn til avdelings- eller einingsmøte 4 13 18 3 11 Eg kontaktar fyrst og fremst tillitsvald 6 11 16 6 8 Eg kontaktar fyrst og fremst verneombod 0 6 19 5 12 Eg avventar situasjonen og ser om det løyser seg av seg sjølv 4 16 9 8 17 Telemark kommunerevisjon IKS 23
7. Kryss av på passende alternativ under dersom du har opplevd eller avdekka kritikkverdige forhold på din arbeidsplass dei siste 12 månadene. Fleire kryss er mogleg. 5 Handsaming av brukarar som er i strid med yrkesetiske retningsliner 1 Handsaming av brukarar som er i strid med gjeldande lovverk 11 Manglande samsvar mellom brukaranes behov og dei tenester som gis 15 Manglande samsvar mellom arbeidsoppgåver og kompetanse hos dei tilsette 15 Manglande økonomiske ressursar som førar til dårlegare tenestekvalitet 10 Manglande vilje til å diskutere feil eller manglar i tenestar i kommunen 9 Manglande vilje til å rette opp feil eller manglar ved tenestar i kommunen 12 Manglande avviksregistrering 2 Tildekking av feil som er gjort 0 Brot på teieplikt 9 Manglande respekt for brukarar 0 Vold mot brukarar 4 Mobbing i avdelinga du jobbar 0 Seksuell trakassering av tilsette 0 Etnisk trakassering av tilsette 0 Bruk av rusmidlar på jobb 0 Underslag 0 Mottak av bestikkingar 14 Sjukefråvær grunna stor arbeidsbelastning 3 Anna, spesifiser her: Grov munnbruk,banning mot kunder Journalhåndtering Mye snakk og lite handling 34 Eg har ikkje opplevd nokon kritikkverdige forhold dei siste 12 månadene (Om du kryssa av for denne, gå vidare til spørsmål 12) 8. Om du har opplevd kritikkverdige forhold, meldte du i frå til nokon? Ja 21 Nei 15 9. Kven meldte du i frå til? Ja Ja Tillitsvald 6 Verneombod 3 Min næraste leiar 20 Leiaren over min næraste leiar 7 Rådmannen 5 Arbeidsmiljøutvalet 3 Bedriftshelsetenesta 3 Kommunepolitikarar 2 Kommunelegen 3 Fylkesmannen 0 Arbeidstilsynet 0 Kommunerevisjonen 0 Pårørande/brukarar 2 Andre tilsynsmynde 0 Politiet 0 Media 0 Telemark kommunerevisjon IKS 24
10. Kven meldte du frå til fyrst? Næraste leiar 14 stk Rådmannen 1 stk Leiar 3 stk Avdelingsleiar 1 stk Leiaren over meg 1 stk 11. Då du meldte i frå, resulterte det i endringar? Sett gjerne fleire kryss. Ja Nei Veit ikkje Endra rutinar 6 4 1 Auka innflytelse for tilsette i slutningsprosessar 1 3 0 Auka innflytelse for leiarar på mitt nivå i slutningsprosessar 0 2 1 Avdelinga fikk tilført meir ressursar 4 2 1 Arbeidsoppgåver løysast no på andre måtar 4 2 1 Nye møtefora der vi diskuterar arbeidspraksis og arbeidsmiljø 0 3 1 Leiar(ane) blei omplassera 0 4 4 Tilsett(e) blei omplassera 2 3 0 Meldinga fekk ikkje konsekvensar 2 4 1 12. Her ynskjer vi at alle skal svare. Her er ei liste med grunnar som kan vere aktuelle for ein tilsett for å ikkje melde i frå om kritikkverdige forhold. Vurder påstandane og kryss av for det som passer best for kvar påstand: Heilt Ganske Verken Ganske Heilt einig einig einig/ueinig ueinig ueinig Eg vil ikkje sladre på leiarkollegaer 7 4 22 14 14 Eg vil ikkje sladre på tilsette/medarbeidarar 10 7 17 16 20 Eg har ikkje tilstrekkeleg informasjon til å vurdere kor alvorleg det er 8 12 22 9 15 Eg har ikkje tilstrekkeleg kompetanse til å vurdere kor alvorleg det er 3 11 19 14 19 Det er ikkje min jobb å melde i frå om denne type forhold 5 1 10 16 35 Eg trur det ville bli for ubehagleg å melde i frå 5 11 17 16 19 Eg har sett at det å melde i frå medfører store personlege belastningar for den enkelte 7 10 27 10 14 Eg er ikkje modig nok 5 4 15 21 23 Telemark kommunerevisjon IKS 25
Eg har ingen å melde i frå til 1 1 2 15 47 Det ville vere i strid med min lojalitetsavtale eller tilsettingsavtale 1 1 11 12 41 Det ville øydeleggje mine karrieremoglegheiter i kommunen 1 6 9 12 38 13. Vi ynskjer at du tar stilling til nokre spørsmål. Sett kryss i den ruta som du meiner stemmer best med di oppfatning. Heilt Ganske Verken Ganske Heilt einig einig einig/ueinig ueinig ueinig (1) I Fyresdal kommune er dei tilsette opptekne av etikk 15 34 16 0 2 (2) Det er greitt som tilsett i Fyresdal kommune å: a. ta i mot pengar av leverandør/tredjepart 0 0 1 7 62 b. ta i mot fysiske gåver/artiklar av leverandør eller tredjepart til ein verdi av under kr 300 2 12 21 8 29 c. ta i imot fysiske gåver/artiklar av leverandør eller tredjepart til ein verdi av over kr 300 0 0 2 12 58 d. bli påspandert eit kakestykke av leverandør eller tredjepart 31 25 9 4 4 e. bli påspandert eit 3-rettes middag på restaurant av leverandør eller tredjepart 3 4 8 16 40 f. reise på tur utan fagleg innhald som leverandør betaler heilt eller delvis 0 0 3 10 60 i. ha eigarinteresser i bedrifta det kjøpast frå 2 0 6 10 52 j. kjøpe varer og tenester frå ei lokal bedrift sjølv om vara/tenesta ville vere billegare å kjøpe frå verksemder i andre kommunar 18 18 24 5 8 g. bruke rabatten til kommunen ved private innkjøp av varer eller tenester 0 1 4 8 58 h. bruke verktøyet og utstyret til kommunen privat 3 9 17 13 29 k. rapportere negative forhold til overordna 42 20 5 2 3 l. rapportere negative forhold i kommunen i media 0 4 12 14 43 Telemark kommunerevisjon IKS 26
Vedlegg 4: Lov 17.06.2005 nr 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). 2-4, 2-5 og 3-6. 2-3. Arbeidstakers medvirkningsplikt (1) Arbeidstaker skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Arbeidstaker skal delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet i virksomheten og skal aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø. (2) Arbeidstaker skal: a) bruke påbudt verneutstyr, vise aktsomhet og ellers medvirke til å hindre ulykker og helseskader, b) straks underrette arbeidsgiver og verneombudet og i nødvendig utstrekning andre arbeidstakere når arbeidstakeren blir oppmerksom på feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse, og vedkommende ikke selv kan rette på forholdet, c) avbryte arbeidet dersom arbeidstaker mener at det ikke kan fortsette uten å medføre fare for liv eller helse, d) sørge for at arbeidsgiver eller verneombudet blir underrettet så snart arbeidstaker blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen, e) melde fra til arbeidsgiver dersom arbeidstaker blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som arbeidstaker mener har sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsstedet, f) medvirke ved utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplaner ved helt eller delvis fravær fra arbeidet på grunn av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende, g) delta i dialogmøte etter innkalling fra arbeidsgiver, jf. 4-6 fjerde ledd. h) rette seg etter påbud fra Arbeidstilsynet. (3) Arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, skal påse at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planleggingen og utførelsen av de arbeidsoppgaver som hører under eget ansvarsområde. 2-4. Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten (1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen. 2-5. Vern mot gjengjeldelse ved varsling (1) Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2-4 er forbudt. Dersom arbeidstaker fremlegger opplysninger som gir grunn til å tro at det har funnet sted gjengjeldelse i strid med første punktum, skal det legges til grunn at slik gjengjeldelse har funnet sted hvis ikke arbeidsgiveren sannsynliggjør noe annet. (2) Første ledd gjelder tilsvarende ved gjengjeldelse mot arbeidstaker som gir til kjenne at retten til å varsle etter 2-4 vil bli brukt, for eksempel ved å fremskaffe opplysninger. Telemark kommunerevisjon IKS 27