FRØYA KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 3. desember 2009 kl. 10.00 13.20. Møtested: Rådhuset på Frøya Møterom B. Saknr: 38/2009-44/2009. Arkivsaknr.: 410/2009 Møteleder Thor Pettersen Møtende medlemmer Thor Pettersen leder Per Johan Aarvik Møtende varamedlemmer Aleksander Søreng Forfall Jarl Arthur Dyrvik nestleder Johan Eldar Wingan Odd Larsen Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 38 39 41 40 42 43 44 /2009 Andre møtende Per O. Johansen møtesekretær Kjell Næssvold Revisjon Midt-Norge IKS Per Gundersen konst. rådmann sak 41 /2009 Kirsten Antonsen lønn og personal sak 41 /2009 Merknader til innkallingen Ingen merknader
Sak 38/2009 Godkjenning av protokoll fra møte 15.10.2009 Behandlet/behandles av: Møtedato Sanr Kontrollutvalget 03.12.2009 38/2009 Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 15.10.2009 godkjennes. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 15.10.2009 godkjennes. Arkivsak: Sak 39/2009 Referatsaker Kontrollutvalget 03.12.2009 39/2009 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Brev av 10.11.2009 fra Fylkesmannnen i Sogn og Fjordane til Kommunane i Nordfjord vedrørende Vedkommande krav til sekretariat for kommunen sitt kontrollutval. 2. Invitasjon med foreløpig program til NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 3. 4. februar 2010. 1. Under henvisning til referatsak nr. 2 Invitasjon til NKRFs kontrollutvalgskonferanse 3. og 4. februar 2010, melder kontrollutvalget på Frøya på følgende deltakere: Per Johan Aarvik og Aleksander Søreng. Kontrollutvalget tar for øvrig referatsakene til orientering. Under henvisning til referatsak nr. 2 Invitasjon til NKRFs kontrollutvalgskonferanse 3. og 4. februar 2010, melder kontrollutvalget på Frøya på følgende deltakere: Per Johan Aarvik og Aleksander Søreng. Kontrollutvalget tar for øvrig referatsakene til orientering. 2
Sak 40/2009 Sykefravær i Frøya kommune Orientering v/ rådmannen Kontrollutvalget 12.03.2009 40/2009 Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Konst. rådmann Per Gundersen og Kirsten Antonsen fra lønn- og personal orienterte om utviklingen i sykefraværet, hvilke grupper som er særlig utsatt for sykefravær, hva kommunen gjør for å redusere sykefraværet og svarte på spørsmål. Følgende dokument ble utdelt i møtet: 1. Tertialvis oversikt over sykefravær i Frøya kommune i perioden 2006 2009 m/vedlegg for utfyllende kommentarer og hvilke tiltak Frøya kommune har iverksatt for å holde sykefraværet nede. 1. Kontrollutvalget viser til rådmannens redegjørelse hvor det fremgår at gjennomsnittlig sykefravær i Frøya kommune for 2008 var på 8,7 % og ikke 11,2 % slik det fremgikk av tertialrapporten for 2. tertial 2009. Utvalget anser arbeidet som gjøres for å kartlegge og redusere sykefraværet i Frøya kommune for å være betryggende. Kontrollutvalget tar for øvrig rådmannens redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget viser til rådmannens redegjørelse hvor det fremgår at gjennomsnittlig sykefravær i Frøya kommune for 2008 var på 8,7 % og ikke 11,2 % slik det fremgikk av tertialrapporten for 2. tertial 2009. Utvalget anser arbeidet som gjøres for å kartlegge og redusere sykefraværet i Frøya kommune for å være betryggende. Kontrollutvalget tar for øvrig rådmannens redegjørelse til orientering. 3
Sak 41/2009 Overordnet analyse for Frøya kommune for 2009 Kontrollutvalget 03.12.2009 41/2009 Kontrollutvalget tar overordnet analyse for Frøya kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i det videre arbeidet med planen for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Frøya kommune for 2010, som legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar overordnet analyse for Frøya kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i det videre arbeidet med planen for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Frøya kommune for 2010, som legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Arkivsak: Sak 42/2009 Medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn - Evaluering Kontrollutvalget 03.12.2009 42/2009 Kontrollutvalget ønsker å videreføre sitt medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn. Utvalget anser det som viktig å være tilknyttet et nettverk for kontrollutvalg som både kan fungere som en arena for erfarings- og kompetanseutvikling, og som kan være et talerør for kontrollutvalget og kommunen overfor sentrale myndigheter innenfor økonomi, regelverk og tilsynsordningene innen kommunal sektor. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ønsker å videreføre sitt medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn. Utvalget anser det som viktig å være tilknyttet et nettverk for kontrollutvalg som både kan fungere som en arena for erfarings- og kompetanseutvikling, og som kan være et talerør for kontrollutvalget og kommunen overfor sentrale myndigheter innenfor økonomi, regelverk og tilsynsordningene innen kommunal sektor. 4
Sak 43/2009 Møteplan for kontrollutvalget for 1. halvår 2010 Kontrollutvalget 03.12.2009 43/2009 Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2010: Dag Dato Måned Tid Onsdag 24. februar 2010 16.00 Torsdag 6. mai 2010 16.00 Torsdag 17. juni 2010 16.00 Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. 1. Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2010: Dag Dato Måned Tid Onsdag 24. februar 2010 Torsdag 6. mai 2010 Torsdag 17. juni 2010 Kontrollutvalget avventer klokkeslett for møtestart inntil kommunestyret har tatt stilling til om møter i råd og utvalg skal avvikles på dag- eller kveldstid. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å fastsettes tidspunkt for møtestart, og til å endre møteplanen dersom dette skulle vise seg nødvendig. Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2010: Dag Dato Måned Tid Onsdag 24. februar 2010 Torsdag 6. mai 2010 Torsdag 17. juni 2010 Kontrollutvalget avventer klokkeslett for møtestart inntil kommunestyret har tatt stilling til om møter i råd og utvalg skal avvikles på dag- eller kveldstid. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å fastsettes tidspunkt for møtestart, og til å endre møteplanen dersom dette skulle vise seg nødvendig. 5
Sak 44/2009 Eventuelt Kontrollutvalget 03.12.2009 44/2009 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Følgende saker ble tatt opp under eventuelt: a) Brev av 24.11.2009 fra COOP Hamarvik vedr sanksjoner v/brudd på alkoholloven Thor Pettersen orienterte utvalget om at hans kone sitter i styret ved Coop Hamarvik BA og ba i den anledning om å få vurdert sin habilitet. Kontrollutvalget erklærte Thor Pettersen som habil i saken. Følgende dokumenter ble fremlagt i møtet: 1. Brev av 24.11.2009 fra Coop Hamarvik BA til Kontrollutvalget i Frøya kommune vedrørende Hovedutvalg for forvaltning Sanksjoner ved brudd på alkoholloven. 2. Rapport vedrørende salgsbevilgning datert 07.08.2009 fra Nordenfjeldske kontroll. 3. Møteprotokoll vedrørende sak 139/2009 Brudd på bestemmelsene om IK-system Coop Marked Hamarvik Avd 1 behandlet av Hovedutvalg forvaltning i møte 23.10.2009. 4. Møteinnkalling vedrørende sak 139/2009 Brudd på bestemmelsene om IK-system Coop Marked Hamarvik Avd 1 behandlet av Hovedutvalg forvaltning i møte 23.10.2009. 5. Brev av 08.10.2009 fra Frøya kommune til Coop Marked Hamarvik avd 1 vedrørende Rapport vedrørende utførte salgs- og skjenkekontroller Coop Marked Hamarvik avd. 1. 6. Kopi av oppslag i avisa Hitra Frøya den 24.11.2009: Fant ikke permen fratatt ølsalg i to uker. 1. Kontrollutvalget viser til henvendelse i brev av 24. november 2009 fra Coop Hamarvik BA vedrørende Hovedutvalg for forvaltning Sanksjoner ved brudd på alkoholloven. Utvalget takker for henvendelsen og vil innledningsvis understreke at en hver som har befatning med Frøya kommune kan bringe saker inn for kontrollutvalget, men det er opp til utvalget selv å vurdere om saken skal tas opp til behandling eller ikke. Kontrollutvalget har gått igjennom henvendelsen og saksdokumentene og kan ikke se at det foreligger vesentlige mangler ved beslutningsgrunnlaget eller saksbehandlingen knyttet til Hovedutvalg for forvaltning sin behandling av saken. Hovedutvalgets vedtak i saken er basert på et politisk skjønn og så lenge det ikke foreligger mangler ved selve saksbehandlingen eller beslutningsgrunnlaget vil kontrollutvalget ikke vurdere vedtaket som Hovedutvalg for forvaltning har gjort i saken. Utvalget vil ut fra dette ikke gå ytterligere inn i saken. 6
Kontrollutvalget viser til henvendelse i brev av 24. november 2009 fra Coop Hamarvik BA vedrørende Hovedutvalg for forvaltning Sanksjoner ved brudd på alkoholloven. Utvalget takker for henvendelsen og vil innledningsvis understreke at en hver som har befatning med Frøya kommune kan bringe saker inn for kontrollutvalget, men det er opp til utvalget selv å vurdere om saken skal tas opp til behandling eller ikke. Kontrollutvalget har gått igjennom henvendelsen og saksdokumentene og kan ikke se at det foreligger vesentlige mangler ved beslutningsgrunnlaget eller saksbehandlingen knyttet til Hovedutvalg for forvaltning sin behandling av saken. Hovedutvalgets vedtak i saken er basert på et politisk skjønn og så lenge det ikke foreligger mangler ved selve saksbehandlingen eller beslutningsgrunnlaget vil kontrollutvalget ikke vurdere vedtaket som Hovedutvalg for forvaltning har gjort i saken. Utvalget vil ut fra dette ikke gå ytterligere inn i saken. b) Orientering om den finansielle revisjonen i Frøya kommune Kjell Næssvold fra Revisjon Midt-Norge IKS orienterte om den finansielle revisjonen i Frøya kommune for 2009 og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget tok revisors redegjørelse til orientering. 7