PROTOKOLL FRA ULLENSAKER KULTURRÅD SITT MØTE 15. AUGUST 2013

Ullensaker kommune Kultur MØTEREFERAT Fra: Marit Lødemel Dato: 15. august 2013 Tid: Kl 1900-2100 Sted: Møterom Smestad Jakobsen Tilstede: Knut Ljøgodt, Berit Nafstad Lyftingsmo, Elise Wogstad, Tove Lodding, Erik Prøsch, Tore Borgen, Tom Sletholt Hansen, Grethe Bekkedal Skrebergene, Arvid Birkelund, Jo Gjessing Forfall: Aud Gunleiksrud, Jan Håkon Brotnow, Sverre Lauten PROTOKOLL FRA ULLENSAKER KULTURRÅD SITT MØTE 15. AUGUST 2013 Møtet ble innledet med at Tom Sletholt Hansen fremførte minneord om Odd Arne Jørgensen som brått døde 5. august 2013. Odd Arne var aktiv på flere kulturfelt i Ullensaker. Han var medlem i Ullensaker kulturråd i forrige periode og representerte området sang og musikk. Sak 73/13 Godkjenne innkalling og saksliste Innkalling og saksliste ble sendt alle medlemmene torsdag kveld 8. august. Følgende saksdokument ble ettersendt: Sakspapirer til sak 75/13 Infofolder om kulturlivet i Ullensaker: o Tilbud på trykking og distribusjon fra Krem reklame o Forslag til søknad om økonomisk støtte fra Ullensaker kommune v/enhet Kultur til folderen. Sakspapirer til sak 79/13 - Forslag til uttalelse fra kulturrådet på Stålsettutvalgets høringsdokument Det livssynsåpne samfunn. Innkalling og saksliste godkjent uten ytterligere kommentarer. Sak 74/13 Godkjenne protokoll fra Kulturrådets møte 20.6.13 I forbindelse med registrering av fremmøte og forfall til møtene ble det drøftet hvorvidt det skal skilles mellom meldt forfall og ikke meldt forfall, slik det er gjort i protokollen fra kulturrådets møte 20.6.13. Saken ble drøftet og tidligere praksis med ingen differensiering i beskrivelsen av type forfall ble bestemt videreført. I kulturrådets møteprotokoller skal det ikke benyttes differensiering i beskrivelsen av type forfall til møtene. D.v.s. at tidligere praksis videreføres. Protokollen for øvrig ble godkjent uten kommentarer. Saksnr. 2013/710-14

Side 2 av 2 Sak 75/13 Infofolder om kulturlivet i Ullensaker (Tidligere saker 136/12, 125/12, 116/12, 108/12, 5/13, 15/13, 27/13, 45/13, 57/13, 67/13) Folderens struktur, innhold og innhenting av opplysninger fra kulturlivet Kulturrådets gruppe 3 har utarbeidet forslag til mal for innhenting av opplysninger fra kulturlivet på hva som skal stå i folderen. Gruppens forslag var sendt ut sammen med innkallingen og ble drøftet i møtet. Det fremkom flere forslag til endring på formuleringer, (se i ruta nedenfor) innhold og struktur. Bl.a. at det er viktig å ha utarbeidet en mal for hvordan folderen i sin helhet skal bygges opp og struktureres før punktene for tilbakemelding fra kulturlivet sendes ut. Bl.a. bør: Folderen vurderes delt inn i de 4 kulturkategoriene som kulturrådet opererer med for å lette leserens tilgang til informasjonen Tilbakemeldingene fra kulturlivet må inneholde både tilstrekkelig informasjon om aktiviteten, samt hva kulturaktøren kan yte av kulturtjenester til f.eks hoteller, konferanser, m.fl. Gruppe 3 fortsetter bearbeidelsen av oppsettet med bakgrunn i dette og fremmer et nytt forslag til struktur på folderen, mal for innhold, samt forslag til brevet som skal sendes kulturlivet. Så snart dette er klart sendes det alle medlemmene på mail for uttalelse med kort svarfrist. Når dette er godkjent av kulturrådets medlemmer sendes brevet som skal til kulturlivet til kulturkontoret for videre distribusjon ut til kulturaktørene som inviteres til å være med i folderen. Finansiering Det påregnes en kostnad på 70 75 000 kr inkl. moms for layout og fulldistribusjon av folderen i Ullensaker. Kulturrådet har ingen penger, slik at utgiftene må dekkes av kulturbudsjettet innenfor tilskuddspotten til lag og foreninger. Kulturrådet vurderer utgivelse av folderen som så viktig for kulturlivet at det forsvarer pengebruken. Med bakgrunn i dette bekreftet kultursjefen at finansieringen er i orden, slik at arbeidet kan komme i gang så fort som mulig. Navn på folderen I oppsettet fra gruppe 3 omtales folderen som kulturfolderen. Forslag ble fremmet om å ha en noe løsere og mindre høytidelig betegnelse, for eksempel folder`n. Dette ble drøftet og etter avstemming med leders dobbeltstemme som utslagsgivende ble navnet bestemt til kulturfolderen. Gruppe 3 delegeres å ferdigstille kulturfolderen i tråd med innspill på struktur, innhold og fremdrift gjort i møtet Kulturfolderen finansieres over kommunens kulturbudsjett, posten for kulturtilskudd til lag og foreninger Folderens navn er Kulturfolderen Nedenfor er opprinnelig oppsett fra gruppe 3 på brev til kulturlivet, noe justert etter innspill fremmet i møtet Dette kan være muligheten for ditt lag eller forening! Vil dere at flere skal vite om hva ditt lag/forening arbeider med? Nå har dere sjansen til å være med og få deres lag/forening kjent i kommunen. Kanskje det vil bidra til flere medlemmer, flere utstillinger, konserter eller annen markedsføring av deres bidrag til det kulturelle mangfold i Ullensaker.

Side 3 av 3 Kulturrådet vil i løpet av høsten sende ut 1. utgave av KULTURFOLDEREN Kulturfolderen vil bli distribuert til alle husstander i kommunen og til hoteller, bevertningssteder o.l. Den vil inneholde en oversikt over alle lag og foreninger som utøver kultur innen Ullensaker kommune. For lett å finne frem i folderen vil vi dele den inn i 4 kulturkategorier: Dans og Teater, Kunst og Kunsthandverk, Sang og Musikk og Øvrige kulturorganisasjoner. Hva må dere gjøre? o Oppgi navn på laget/foreningen, postadresse, mailadresse og evt. WEB-adresse o Skrive noen ord som forteller hva deres lag/forening er, hva dere gjør, når og hvor dere øver og lignende. Teksten må begrenses til max 150 ord o Gi eksempler på hva dere kan yte av kulturtjenester til f.eks hoteller, konferanser, m.m. o Oppgi hvilken kulturkategori dere tilhører: Sang/musikk, dans/teater, kunst/kunst-håndverk, øvrige kulturaktører Frist for tilbakemelding på dette er:?? Svaret sendes til: kulturradet@ullensaker.kommune.no Hva er Kulturrådet? Kulturrådet skal arbeide for best mulig vilkår for kulturen i Ullensaker. Det skal være en arena for samordning og samhandling for kulturlivet og en høringsinstans/ drøftingsråd for Ullensaker kommune i saker som vedrører kulturlivet. Har dere lyst til å vite mer om Kulturrådet så gå inn på: https://www.ullensaker.kommune.no/ullensakerkulturrad Vi håper alle vil delta, slik at folderen blir representativ for det kulturelle mangfoldet i kommunen! Vennlig hilsen Ullensaker kulturråd Knut Ljøgodt leder Sak 76/13 Kommunedelplan Kultur kulturrådets medvirkning Tidligere saker 44/13, 56/13, 70/13. Erik og kultursjefen hadde møte i juni vedrørende igangsetting av arbeidet med kommunedelplan Kultur, spesielt sett i lys av kulturrådets ønskede medvirkning i planprosessen. Den endelige strukturen på planarbeidet er ikke ferdig konkretisert og personifisert på nåværende tidspunkt. Dette vil nå bli gjort, slik at det i neste kulturrådsmøte kan gis en konkretisert skisse på kulturrådets medvirkning og et oppsett på planprosessens fremdrift. Kulturrådet ønsker representasjon med minimum 2 personer i styringsgruppa for kulturplanen. Kulturrådets planlagte møte med lag og foreninger i september for info om deres medvirkning i planarbeidet utsettes til ovennevnte er på plass. Saken tas til orientering. Sak 77/13 Vurdering av arbeidsmåte, bruk av arbeidsgrupper og tema/saksområder for gruppene

Side 4 av 4 Tidligere saker 31/13, 42/13, 53/13 og 65/13. Selv om bruk av arbeidsgrupper og prioritering av tema/saksområder for eksisterende grupper må ses i tilknytning til sak 76/13 og en reorganisering av arbeidsgruppene som følge av den, ble det gjort følgende konklusjoner og videreføring av gruppearbeidene, samt justering av noen av gruppesammensetningene for å inkludere alle nye medlemmer: Gruppe 1: Hva er kulturlivet i Ullensaker? Bemanning: Erik, Aud, Elise, Tore, Grethe Gruppebesetningen holdes uendret. Spørreundersøkelsen/kartleggingen av det frivillige kulturlivet/ 3. sektor i Ullensaker er under ferdigstillelse. Arbeidet skal avsluttes ila nærmeste tid og vil bli presentert på kulturrådets septembermøte. Det vurderes som sannsynlig at gruppa oppløses når arbeidet er helt ferdig. Ansvar: Erik Gruppe 2: Samråd/kontakt/uttalelse HSBK/kommunen Bemanning: Berit, Erik, Knut, Jan Håkon, Elise Gruppebesetningen suppleres med Elise. Det skal legges en plan for kulturrådets møte med nytt hovedutvalg HTIK etter 1. september 2013. Berit gis fullmakt til å organisere dette første møtet med nytt hovedutvalg, i samarbeid med Marit. Berit tar kontakt med hovedutvalgsleder Ståle Lien Hansen etter 1. september 2013. Ansvar: Berit Gruppe 3: Samarbeidstiltak/markedsføring vs. næringsliv og kommune Tidligere sak 41/13. Bemanning: Tom, Berit, Tore, Aud, Jo, Tove Gruppebesetningen suppleres med Jo og Tove. Kulturfolderen utarbeides ila av 2013. Det antas at gruppen vil bestå også etter at kulturfolderen er ferdig for å ivareta andre tilstøtende oppgaver, for eksempel markedsføring av kulturrådet. Det henstilles til gruppa å legge opp til en debatt på et senere møte rundt hvilke oppgaver gruppa skal jobbe med i framtida. Ansvar: Tom Gruppe 4: Kulturens fremtid i kommunen Bemanning: Erik, Grethe, Knut, Tom, Sverre, Arvid Gruppebesetningen suppleres med Sverre og Arvid. Kommunedelplan Kultur blir hovedtema for denne gruppen resten av 2013 og hele 2014. Fordeling av oppgaver gjøres i neste møte når en klarere struktur for Kultur-planen foreligger. Ansvar: Erik Orientering om fremdriften i gruppearbeidene tas til orientering Sak 78/13 Presentasjon og gjennomgang av resultatet av Kulturrådets kartlegging av kulturlivet i Ullensaker Kulturrådets undersøkelse/kartlegging av kulturlivet i Ullensaker er ikke ferdig. Den sluttføres til kulturrådets neste møte i september og presenteres og gjennomgås da. Ansvar: Erik Saken tas til orientering Sak 79/13 Uttalelse om Stålsettutvalget "Det livssynsåpne samfunn" Berit presenterte forslag til uttalelse fra kulturrådet. Hun berømmes for en stor jobb med å trekke essensen ut av et omfattende dokument og for formulering av kulturrådets uttalelse. Høringsfrist er 30. august 2013.

Side 5 av 5 Den fremlagte høringsuttalelsen på Stålsettutvalgets «Det livssynsåpne samfunn» vedtas som kulturrådets uttalelse til dokumentet. Knut sender uttalelsen til kulturdepartementet. Sak 80/13 Aktuell informasjon fra kultursjefen Administrativ ledelse av kulturenheten høsten 2013 Politiske kultursaker 21. august o Protokollene fra Ullensaker kulturråds møter 30.5 og 20.6 som ref.saker o Halvårsrapport regnskap og virksomhet 2013 o Avlønning fritids-/støttekontakter i Ullensaker kommune o Disponering av mindreforbruk 2012 innenfor enhet kultur o Oppfølging politiske vedtak første halvår 2013 o 9 Vegnavnsaker Skifte av hovedutvalg til HTIK fra 1.9 Oppstart kulturskoletimen i SFO-tid i Ullensaker Sak 80/13 Evt. Kulturrådets forslag til visjon for Kulturplanen tas opp som sak på neste møte, med utgangspunkt i fremlagte forslag fra Jan Håkon i forrige møte. Spørsmål om mulighet for å sende assisterende kirkeverge i kulturrådsmøter der kirkevergen selv ikke kan møte ble besvart med nei. Det er valgt egne vararepresentanter for de 4 kulturkategoriene som innkalles til hvert møte. Videre arbeid med kulturrådet på Facebook. Grethe jobber med dette og kulturrådets logo er nå satt inn. Alle medlemmene oppfordres til å spre infoen videre. Det må være et mål å ha hele kulturlivet i Ullensaker som venner. Også lag og foreninger må inviteres, ikke bare enkeltpersoner. Grethe prøver ut dette. Det bør legges ut nyheter for eksempel fra hvert møte. Grethe prøver seg frem og mottar gjerne innspill fra de andre medlemmene. Kulturrådets logo skal benyttes i brevhode på nett. Det er ikke aktuelt å trykke brevpapir. Det ble lagt frem to ulike forslag. Ett med logoen øverst på høyre side og info rett nedenfor og ett med logoen øverst på venstre side og kontaktinfo i samme høyde på høyre side. Det ble foreslått å splitte selve logoen og kontaktinfoen, slik at logoen står øverst til høyre sammen med dato mens kontaktinfoen legges i to linjer nederst på siden. Grethe utarbeider forslag og sender til medlemmene. Tom ønsker tilsendt logoen fra Knut i jpg og pdf-format. Berit minnet kulturrådet på det store møtet med lag og foreninger vedrørende Grunnlovsmarkeringen 1814-2014 i Ullensaker. Møtet holdes 18. september og kulturrådet inviteres herved. Referent har dessverre ikke denne invitasjonen og får dermed ikke sendt den ut til dere i denne omgang, men alle lag og foreninger har mottatt den. Neste kulturrådsmøte er torsdag 19. september kl. 1900 2100 på møterom Smestad Jakobsen. Protokollen er godkjent Dato og sted Knut Ljøgodt, leder Ullensaker kulturråd