MØTEINNKALLING Utvalg: Sameiestyret for St. Olavs Hospital og NTNU Møtested: St. Olav Eiendom, Elgeseter gt. 10, 3. etg. Møtedato: 04.10.2006, kl 13.00 15.00 Sak SAKSLISTE 32/06 Godkjenning av møteprotokoll 13.09.2006 33/06 Styringsmodell for drift og forvaltning av IKT i nytt universitetssykehus 34/06 IKT budsjett 2007 i nytt universitetssykehus 35/06 Overlevering av kontrakt 720 6006 AGV 36/06 Budsjett 2007 Bygningsteknisk drift 37/06 Eventuelt Side 1 av 13
Sak 32/06 Godkjenning av møteprotokoll 13.09.2006 Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Tore Berg Arkiv: Innstilling: Møteprotokoll fra møte 13.09.2006 godkjennes. Side 2 av 13
Sak 33/06 Styringsmodell for drift og forvaltning av IKT i nytt universitetssykehus Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: IKT - gruppen Arkiv: Innstilling Styret gir sin tilslutning til IKT-gruppens forslag til styringsmodell for drift og forvaltning av IKT i nytt universistetssykehus. Side 3 av 13
VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Vedlegg 1: Styringsmodell for drift og forvaltning av IKT i nytt universitetssykehus Utrykte vedlegg til saken: Ingen BAKGRUNN Se vedlagte saksfremlegg DRØFTING Se vedlagte saksfremlegg KONKLUSJON Se vedlagte saksfremlegg Side 4 av 13
Sak 34/06 IKT budsjett 2007 i nytt universitetssykehus Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: IKT - gruppen Arkiv: Innstilling Styret gir sin tilslutning til IKT-gruppens budsjett for drift, forvaltning og utvikling av IKT i nytt universitetssykehus. Forslaget oversendes eierne for innarbeidelse og endelig budsjettbehandling. Side 5 av 13
VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Vedlegg 1: IKT budsjett 2007 i nytt universitetssykehus Utrykte vedlegg til saken: Ingen BAKGRUNN Se vedlagte saksfremlegg DRØFTING Se vedlagte saksfremlegg KONKLUSJON Se vedlagte saksfremlegg Side 6 av 13
Sak 35/06 Overlevering av kontrakt 720 6006 AGV Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Tore Berg Arkiv: Innstilling: Styret gir sin tilslutning til å overta kontrakt 720 6006 AGV fra Helsebygg Midt-Norge basert på fremlagte overtakelsesprotokoll. Styrets leder gis fullmakt til å signere overtakelsesprotokollen på sameiets vegne. Side 7 av 13
VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: Overtakelsesprotokoll - kontrakt 720 6006, AGV Utrykte vedlegg til saken: Ingen BAKGRUNN Se vedlegg Overtakelsesprotokoll OVERTAKELSESPROTOKOLL Befaringsrapporter, ferdigbefaringsrapporter og sluttkontroller vedrørende kontrakt 720 6006, AGV, er gjennomgått av St. Olavs Driftsservice v/logistikk og forsyning, og restanser bemerket av Helsebygg Midt-Norge og St. Olavs Driftsservice er anmerket på avvikslister. Følgende forutsetninger/forbehold er anmerket i overtakelsesprotokoll mellom Sameiet St. Olavs Hospital/NTNU og Helsebygg Midt-Norge: Helsebygg og St. Olavs Driftsservice gjennomgår avvikslister for å oppnå enighet om: - nødvendige kompletteringer - avvik på forutsetninger og prosjekterte løsninger. Sameiet St. Olavs Hospital/NTNU forutsetter at restanser anmerket i protokoll overtakelsesforretning mellom Helsebygg og Swisslog, løses uten ugrunnet opphold etter overtakelse. Avvik som avdekkes og som faller inn under rammen av kontraktuelle forutsetninger lukkes uten ugrunnet opphold etter overlevering. For øvrig er St. Olavs Driftsservice v/logistikk og forsynings anbefaling at kontrakten kan overtas basert på fremlagte overtakelsesprotokoll. KONKLUSJON Det anbefales å overta kontrakt 720 6006, AGV, fra Helsebygg Midt-Norge basert på fremlagte overtakelsesprotokoll. Side 8 av 13
Sak 35/06 Budsjett 2007 bygningsteknisk drift Utvalg: Sameiestyret St. Olavs Hospital Saksbehandler: Tore Berg Arkiv: Innstilling: Styret gir sin tilslutning til at kostnadsbudsjett for 2007 vedtas slik det er foreslått. Forslaget oversendes eierne for innarbeidelse og endelig budsjettbehandling. Side 9 av 13
VEDLEGG Nummererte vedlegg som følger saken: 1. Driftsbudsjett 2007 bygningsteknisk drift 2. Langtidsbudsjett for 2008 og 2009 Utrykte vedlegg til saken: Ingen BAKGRUNN Forslag til kostnadsbudsjett for 2007 utarbeidet av St. Olav Eiendom legges med dette frem for styret for behandling. FAKTISKE OPPLYSNINGER Sameiets budsjett omfatter et kostnadsbudsjett for 2007. I tillegg er det utarbeidet et langtidsbudsjett for 2008 og 2009. Budsjettet er basert på sameiets budsjett for 2006, hvor årskostnadsanalyse utført av Helsebygg Midt-Norge ble lagt til grunn. Målsetningen med årskostnadsanalysen har vært at bygningene og de tekniske installasjonene skal ha den mest gunstige sammensetningen av FDVU-kostnader (Forvaltning, Drift, Vedlikehold, Utvikling) over byggets levetid. I budsjettet for 2007 har vi imidlertid valgt å legge til grunn erfaringstall fra 2006 ved budsjettering av energikostnader. I tillegg er det innarbeidet i budsjettet kostnader knyttet til drift og vedlikehold av rørpostanlegget, AGV, adgangskortkontrollsystem, SD-anlegg og tøyautomater (benevnt som teknisk infrastruktur/ -transportsystem i budsjettet), da dette ikke inngår i årskostnadsanalysen. Budsjett 2007/Vedtatt budsjett 2006 Alle tall er oppgitt i millioner kroner Budsjett 2007 Budsjett 2006 Endring Forvaltningskostnader 8,0 6,5 1,5 Tilrettelegging drift fase 1-0,6-0,6 Tilrettelegging drift fase 2 0,9 2,8-1,9 Driftskostnader 46,8* 31,4 15,4 Driftsbudsjett i 2006 kroner 55,7 41,3 14,4 2,5% prisstigning 1,4 Driftsbudsjett 2007 57,1 * Inkl. teknisk infrastruktur/-transportsystemer på 3,5 mill. kr. I det foreslåtte kostnadsbudsjett utgjør driftskostnadene totalt for 2007 ca. 55,7 mill. kr. eks. renhold og vedlikehold, i 2006 kroner. Dette innebærer for sameiet en økning på 14,4 mill. kr. i forhold til budsjett for 2006, dersom man ser bort fra vedlikehold og renhold. Økningen skyldes følgende forhold: - Budsjettet for sameiets energikostnader er økt med 10 mill. kr., fra totalt 17 mill. kr. i 2006 til 27 mill. kr. i 2007. Dette skyldes at stipulert energiforbruk i årskostnadsanalysen har et betydelig mengde avvik i forhold til reelt energiforbruk i 2006. I forbindelse med Side 10 av 13
budsjettering av energikostnader for 2007 har vi lagt til grunn reelt energiforbruk 1. halvår 2006 og forventet prognose for 2. halvår 2006. - Det er foretatt en korrigering av arealene i de nye sentra. Dette skyldes at det i tidligere kostnadsbudsjett er lagt til grunn brutto sykehusareal (BTA-S) og ikke bruttoareal (BTA) ved beregning av driftskostnadene. I BTA-S inngår ikke tverrgående trafikkareal mellom bygninger, tekniske kulverter, teknisk mellometasje og tillegg i teknisk areal/overkapasitet. %-vis fordeling av driftskostnadene mellom eierne er fordelt etter BTA-S som tidligere. BTA-S BTA Endring Laboratoriesenteret 24 925 kvm 25 556 kvm 631 kvm Kvinne-barn-senteret 27 109 kvm 31 184 kvm 4 075 kvm Nevrosenteret 31 124 kvm 34 943 kvm 3 819 kvm Sum 83 158 kvm 91 683 kvm 8 525 kvm - Drift og vedlikehold av rørpostanlegget, AGV, adgangskortkontrollsystem, SD-anlegg og tøyautomater (teknisk infrastruktur/-transportsystem) er en ny budsjettpost i 2007 på til sammen 3,5 mill. kr. Forvaltning/tilrettelegging drift I sameiets totale budsjett er det lagt til grunn at koordineringsenheten hos Allmenn teknikk overføres til byggefase 2. Koordineringsenheten oppgave er ivareta medvirkning og erfaringsoverføring fra Allmenn teknikk til Helsebygg Midt-Norge vedrørende systemvalg, driftog vedlikehold av de tekniske fagene bygg, elektro og VVS. Kostnaden fordeles på eierne ihht. den totale eierbrøk (73,9 % / 26,1 %). Antall årsverk er redusert i forhold til byggefase 1, fra 2,6 til 1 årsverk. Kostnader til prosjektlederstilling i St. Olav Eiendom er fordelt etter samme fordelingsnøkkel. Vedlikeholds- og utviklingskostnader I kostnadsbudsjettet for 2007 er kostnadene oppgitt som i årskostnadsanalysen for å synliggjøre kostnadenes størrelse. Hver av eierne er ansvarlig for at det tilføres midler som stilles til sameiestyrets rådighet etter hvert som behov oppstår. Det avsettes imidlertid ikke midler til preventivt vedlikehold i budsjettet for 2007. Renhold Jfr. sak 2005/037 vedrørende innkjøpsstrategi er det besluttet å utføre bygningsmessig og teknisk drift av sentrene med egne driftsavdelinger for å unngå merverdiavgiftsbelastning. Det legges til grunn at NTNU i 2007 også vil utføre renhold av egne arealer i de nye sentra. I påvente av at det skjer endringer i merverdiavgiftskompensasjonen for Helseforetakene og statsforvaltningen, legges det til grunn i budsjettforslaget at eierne selv utfører renhold av egne arealer, og at renhold tas ut av sameiets budsjett og innarbeides i eiernes driftsbudsjetter. Budsjetterte renholdskostnader iht. årskostnadsanalyse er vist for oversiktens skyld. Teknisk infrastruktur/ -transportsystem Det er i budsjettet avsatt midler til drift og vedlikehold av rørpostanlegget, AGV, adgangskortkontrollsystem, SD-anlegg og tøyautomater, til sammen 3.5 mill. kr.. Sameiestyret må avklare om drift av disse anleggene skal være en del av byggets generelle infrastruktur. Side 11 av 13
DRIFTSBUDSJETT 2007 I budsjettet for 2007 er det lagt til grunn en justering av kostnadene med 2,5 % (Statens målsetning om forventet prisstigning) i forhold til budsjett for 2006. Sameiets totale driftsbudsjett utgjør etter tillagt forventet prisstigning: Driftsbudsjett 2007 St. Olavs Hospital NTNU 57,1 mill. kr. 39,2 mill. kr. 17,9 mill. kr. LANGTIDSBUDSJETT Budsjett for 2008 og 2009 vedlegges til orientering. Langtidsbudsjettet viser utviklingen i FDVUkostnadene i forbindelse med overtakelse av nye sentra i byggefase 2. KONKLUSJON St. Olav Eiendom legger med dette frem forslag til kostnadsbudsjett for 2007 for godkjennelse. Side 12 av 13
Sak 36/06 Eventuelt Utvalg: Sameiestyre St. Olavs Hospital Saksbehandler: Arkiv: Side 13 av 13