KEY IN GUIDE TIL 1 LEVERANDØR- VEILEDNING HVORDAN DU LEGGER INN E-FAKTURER I PORTALEN SEPTEMBER 2018 Leverandører følger Leverandørveiledningen. KONE forbedrer kjøpet til betalingssyklus og behandler effektivt. Fakturaer betales i tide, noe som sparer tid og penger. Basware Corporation Copyright Basware Corporation All rights reserved
KEY IN GUIDE TIL 2 Content A. KONE går over til elektronisk fakturering... 3 B. Hvordan opprette en faktura... 5 Trinn 1: På siden Dokumenter klikker du på opprett ny> Faktura.... 5 Trinn 2: Velg en avsender... 5 Trinn 3: Velg en mottaker.... 6 Trinn 4: Oppgi faktura detaljer.... 7 Trinn 5: Skriv inn linjedataene.... 8 Trinn 6: Legg til fakturavedlegg.... 10 Trinn 7: Klikk på Send faktura for å sende fakturaen til kunden din.... 11 C. Opprett en kredittnota... 11 D. Vedlegg... 12 Last ned fakturafiler... 15 Slik søker du etter en faktura... 16
NØKKELINNSTILLINGSVEILEDNING FOR 3 A. KONE går over til elektronisk fakturering Hos KONE arbeider vi for å gi våre samarbeidspartnere det beste servicenivået. For å nå dette målet, forplikter KONE seg til et transformasjonsinitiativ som støtter våre mål for å drive større standardisering og kontroll i våre finansprosesser, og ønsker å forbedre betalingsløsning i betalingssyklus og effektivisere prosessen, samt å få betalt fakturaer i tide. Denne veiledningen inneholder detaljerte instruksjoner om hvordan du registrerer fakturaer i Baswareportalen, som sender videre til KONE. Når du følger disse instruksjonene, vil KONE motta fakturaene i elektronisk format direkte i deres systemer. Denne tjenesten er gratis. Det er 3 enkle trinn å følge for å kunne bruke nøkkelinnstillingssjenesten: 1. Registrer deg i tjenesten og opprett en konto 2. Aktiver kontoen din 3. Opprett fakturaen og send den inn. Se under detaljer i kapittel B Opprett en konto: Åpne registreringslenken: https://portal.basware.com/open/koneportal Skriv inn e-postadressen din på tjenestenes destinasjonsside, og klikk på Registrer deg. Husk denne e-postadressen, da dette blir ditt brukernavn når du logger inn på portalen. Velg et sikkert passord og opprett kontoen. Portalen sender en bekreftelsesmelding til e-postadressen din. Vær oppmerksom på at bekreftelsesmeldingen sendes fra no.reply@basware.com, og kan ende opp i spamfilteret ditt. Derfor anbefaler vi deg å sjekke spam/søppelfilteret også. Åpne bekreftelsesmeldingen og aktiver kontoen din innen maksimalt syv dager (168 timer), ellers vil bekreftelseslinken utløpe.
KEY IN GUIDE TIL 4 Etter at du har fullført trinnene ovenfor, har du opprettet en konto. Du kan nå logge inn med brukernavnet og passordet i portalen. Aktiver kontoen din Nå må du fylle ut noen detaljer om organisasjonen din for å aktivere Basware faktura nøkkelen. Fyll inn bedriftsinformasjon o o I delen «My Company» (Min organisasjon) fyller du inn detaljer: fornavn og etternavn, land, firmanavn osv. Legg til bedriftsidentifikatoren din. Avhengig av hvert lands lover og forskrifter må forskjellig bedriftsidentifikator velges (for eksempel TIN for USA). I Norge må du legge inn ditt MVA-nummer. Du kan gjøre dette ved å velge 'Legg til organisasjonsidentifikator' under Organisasjonsidentifikatorer. Fra rullegardinmenyen, velg MVA og skriv inn bedriftsnummeret ditt som vist i bildet nedenfor. I delen «Company s Contact Information» (Organisasjonens kontaktinformasjon», vennligst fyll inn kontaktpersonens navn, tilhørende e-postadresse og telefonnummer. Vær oppmerksom på at dette er en viktig e-postadresse som vil motta viktige varsler, for eksempel fakturaavslag. Unngå derfor å bruke en generisk, uovervåket eller delt e-postadresse.
NØKKELINNSTILLINGSVEILEDNING FOR 5 Hvis du har spørsmål om å sende fakturaer til KONE, vennligst ikke nøl med å kontakte oss som nedenfor: Selskap Kontaktopplysninger KONE For spørsmål relatert til fakturainnhold (for eksempel hvilken KONE-enhet skal faktureres) Norge: ContactAP_NO@kone.com For flere land, vennligst klikk her Basware For spørsmål angående de tekniske aspektene knyttet til Basware-portalen (for eksempel registreringsproblemer, hvordan opprettes fakturaen på portalen) Kontaktskjema (på engelsk) B. Hvordan opprette en faktura Etter at du har kommet inn i portalen, blir du sendt til skjermen med dine tilgjengelige alternativer som bruker. Trinn 1: På siden Dokumenter klikker du på opprett ny> Faktura. Basware Network åpner visningen Edit Invoice (rediger faktura), og lager et nytt fakturautkast. Trinn 2: Velg en avsender. a. Som standard velger tjenesten din favorittorganisasjon som avsender. Du kan endre avsenderen manuelt, om nødvendig. b. For å endre avsenderen, klikk Endre der det står sender.
KEY IN GUIDE TIL 6 c. Finn firmaet du vil velge som avsender og klikk Velg. Klikk på ikonet ved siden av navnet på et firma for å angi dette selskapet som favoritt. Dine favorittselskaper vil alltid vises øverst på listen. Trinn 3: Velg en mottaker. a. Klikk, velg mottaker. b. Finn selskapet du vil velge som mottaker, og klikk Velg.
NØKKELINNSTILLINGSVEILEDNING FOR 7 Bruk søkefeltet til å filtrere ut selskaper fra listen. Hvis mottakeren du har valgt har et skatteregistreringsnummer i flere land, vil en liste over tilgjengelige registreringsland åpnes. Velg skatteregistreringslandet du vil bruke for denne fakturaen. Trinn 4: Oppgi fakturadetaljer. Tjenesten validerer innholdet i feltene og informerer deg om innholdet i et felt ikke har bestått validering. Feltene markert med blått er obligatoriske for å kunne fortsette med fakturainnsendelsen. For å sende inn en kompatibel faktura, vennligst følg listen med obligatoriske felt og deres beskrivelser i Tabell 1 - Fakturainnholdskrav.
KEY IN GUIDE TIL 8 Trinn 5: Skriv inn linjedataene. a. På fanen Linjedata, klikker du på Legg til linje for å legge til en ny fakturalinje. b. Skriv inn detaljene for linjeoppføringen. De obligatoriske feltene er merket med blå farge. Hvis du ikke oppgir en MVA-sats, vil systemet automatisk tildele dette til 0 %. Du kan bare velge linjetyper som mottakeren støtter. For beskrivelser av feltene og mer informasjon om linjetyper, se Tabell2 i Vedlegg fakturainnholdskrav.
NØKKELINNSTILLINGSVEILEDNING FOR 9 Desimalseparatorene som brukes på linjeoppføringene, er forskjellige basert på brukergrensesnittspråket du har valgt (dette ville være språket du valgte da du registrerte deg med selskapets detaljer i Basware-portalen). Skulle du bruke en feil desimalskiller, kan det føre til at Basware Network lagrer nummeret du angir feil? For å finne ut hvilke desimaltegnere som hvert språk støtter, se Tabell 3 i Vedlegg - Fakturabehovsavsnitt. Hvis ditt lokale språk ikke er på listen, betyr det at det ikke støttes av Basware, så du må velge engelsk som fakturaspråk. Når du har angitt linjedataene, viser systemet automatisk avgift og totalbeløp. Vennligst sjekk dette totale beløpet for å sikre at det er riktig i henhold til dataene du planla å skrive. I tilfelle du glemte å legge til avgift (%) vil totalsum bli feil (mismatch). c. Klikk på Legg til linje om nødnveidg, for å legge til et annet linjeelement. Hvis avsenderorganisasjonens profil ikke har en bankkonto, kan du legge til en bankkonto i avsenderens detalj-seksjon. Bankkontoer som legges direkte til en faktura, blir ikke lagret i organisasjonens profil.
KEY IN GUIDE TIL 10 Vær oppmerksom på at bankkontoopplysningene er obligatoriske. Hvis du ikke legger dem til i organisasjonens profil, må du angi detaljene i dette stadiet. Hvis du allerede har lagt til bankdetaljer i profilen din, og du vil legge til en ekstra bankkonto på fakturanivå, vær oppmerksom på at begge detaljene vises i fakturaen og vil kryssjekkes med dine opplysninger som er tilgjengelige i KONE-hoveddataene før innbetaling. Trinn 6: Legg til fakturavedlegg. a. Klikk på Filer for å åpne fanen Filer. b. Klikk på den uthevede teksten for å søke etter vedlegg, eller dra og slipp filer direkte på den merkede teksten for å legge dem til dokumentet. Ikke legg til et fakturabilde som vedlegg, med mindre det er avtalt med kunden din. Et fakturabilde opprettes automatisk når fakturaen sendes. Vær oppmerksom på at dokumenter som ikke er relatert til fakturaen (for eksempel kontoutskrifter, påminnelser etc.) ikke skal sendes via denne ruten. Vedleggene til fakturafilen skal være nødvendig dokumentasjon, for å kunne enklere forstå kostnadene (for eksempel leveringsnotater, detaljerte tidsskrifter for fakturerbare prosjekter etc.)
NØKKELINNSTILLINGSVEILEDNING FOR 11 Trinn 7: Klikk på Send faktura for å sende fakturaen til kunden din. Basware Network lagrer ikke fakturadata på ubestemt tid. Husk å laste ned en kopi av dokumentbildet via Filer-fanen og lagre det lokalt. For å laste ned vedlegg, vennligst gå til Vedlegg under følgende lenke: Last ned vedlegg For mer informasjon om hvordan du oppretter en faktura, kan du få tilgang til følgende lenke for en demovideo: http://youtu.be/qs7dqole7bq C. Opprett en kredittnota Det er to alternativer du kan bruke for å opprette et kredittnota: Konverter en eksisterende sendt faktura til et kredittnota - På denne måten trenger du ikke å fylle i alle feltene i kredittnotaen selv, men tjenesten fyller ut et antall feltene basert på den opprinnelige fakturaen. Åpne fakturaen og klikk på Konverter til kreditnota Opprett kredittnota fra starten av. På dokumentsiden kan du velge Opprett kreditnota og deretter følge de samme instruksjonene som ovenfor (se Hvordan opprette en faktura-kapittelet)
KEY IN GUIDE TIL 12 D. Vedlegg Innholdskrav til fakturaen Basware Network kontrollerer fakturainnholdet mot lokale og internasjonale regler i enkelte land. Du kan kun sende fakturaen hvis fakturainnholdet passerer denne bekreftelsen. Basware garanterer imidlertid ikke lovligheten av fakturaer som sendes via Basware-nettverket. Det er fakturaen avsenderens ansvar å sikre at fakturaen overholder gjeldende lovgivning. Merk! - For å sende inn en kompatibel faktura, må den inneholde følgende felt: Tabell 1. Fakturaheaderfelt X (=tilgjengelig) M (=påbudt) O (=valgfri) C (=betinget) R (=leses bare eller beregnes eller befolket fra organisasjonsdata) L (=Bare lovlig bilde) *(= skjult) Generell informasjon Beskrivelse NO Fakturanummer Et unikt identifikasjonsnummer på fakturaen M Avgiftsfaktura / avgiftskreditnota Avgiftsfaktura / avgiftskreditnota R Fakturadato Datoen da fakturaen ble utstedt M Forfallsdato Datoen fakturaen må betales M Leveringsdato Dato de fakturerte varene ble levert O Betalingsbetingelser Betingelser knyttet til betalingen av bestilte varer O Renter Renter - Valuta Nedtrekksliste. Vennligst velg valutaen M Ordrenummer Ordrenummeret som denne fakturaen er basert på. Forsikre deg om at du får denne informasjonen fra KONE Buyer før du fyller ut dette feltet. Dette vil hjelpe KONE Finance å identifisere hvem som bestilte varene og/eller tjenestene ved behandling av fakturaen O Contract number Kontakt nummer til ditt firma. O Kjøpers/kundens referanse Referansenummer på fakturaen som leverandøren gir. Det kan være: kostnadssenter, projektnummer, nettverksnummer. Forsikre deg om at du får denne informasjonen fra KONE O
NØKKELINNSTILLINGSVEILEDNING FOR 13 Finance før du fyller ut dette feltet. Dette vil hjelpe KONE Finance å identifisere hvem som bestilte varene og/eller tjenestene når det gjelder behandling av fakturaen. Frakt Avgiften for transport av de bestilte varene * Ekspedisjonsgebyr Kostnaden for pakking og utsendelse av en bestilling * Veksklingskurs Hvis valutakoden er forskjellig fra avsenderens lokale valuta (for eksempel hvis en leverandør fra Storbritannia utsteder en faktura i EUR), vises valutakursfeltet. I dette tilfellet er det et obligatorisk felt som avsender må fylle ut. Når en verdi er fylt ut, vil Basware Network automatisk beregne alle salgsbeløp i lokal valuta. MC Fritekst Leverandøren kan legge til en melding til kjøperen i dette feltet O Avgift for frakt og ekspedisjon % Avgift for frakt og ekspedisjon % * Sender Information Avsenderinformasjon Fullt navn på avsender Fullt navn på avsender M Avsender-ID, standard Avsender-ID, standard O Leverandørens adresse Leverandørens adresse O MVA-identifikasjonen for leverandør i henhold til ISOstandard for varer og tjenester. Leverandørens organisasjonsnummer Kontaktinformasjon hos avsender Organisasjonens skatte- og skatteidentifikasjonsnummer (MVA for Europa-selskaper, Skattenummer for USA) Leverandørens organisasjonsnummer Kontaktperson som KONE kan kontakte R R O Leverandørens skatterepresentant (hvis aktuelt) Leverandørens skatterepresentant (hvis aktuelt) - Avsenders bankkonto Avsenders bankkonto MC Bankkonto Bankkonto M IBAN (bankkonto i IBAN-format) IBAN (bankkonto i IBAN-format) MC SWIFT (BIC) SWIFT (BIC) O Avsendes e-fakturaadresse Avsenders e-fakturaadresse - Betalingsreferanse (Maksuviite, OCR nummer, KID nummer) Referansenummer for betalingen O Organisasjonsnummer (Norge) Organisasjonsnummer (Norge) O Betalers referanse Betalers referanse - Utsatt skatt Utsatt skatt * Felt fylt inn av organisasjonen Felt fylt inn av organisasjonen Akskjekapital Aksjekapital * Registreringssted Registreringssted * Juridisk status Juridisk status * Siren Siren * Skatteidentifikasjonsnummer Skatteidentifikasjonsnummer *
KEY IN GUIDE TIL 14 Administrerende direktør Administrerende direktør * ytunnus ytunnus * STEUERNUMMER STEUERNUMMER * Kundeinformasjon Kundeinformasjon Kundens fulle navn Kundens fulle navn M Kundenummer Kundenummer - Kundens fulle adresse Kundens fulle adresse M Mottakers MVA-nummer Mottakers MVA-nummer O Mottakers e-fakturadresse Mottakers e-fakturaadresse M Leveringsadresse Leveringsadresse O Mottakers organisasjonsnummer Mottakers organisasjonsnummer - Kundens skatterepresentant (hvis aktuelt) Kundens skatterepresentant (hvis aktuelt) - Mottakerens kontaktperson Kontaktperson hos mottaker som KONE kan kontakte. O E-post til mottakerens kontaktperson Kjøpers referanse Summary Sales Tax Detail E-postadresse til KONE-firmaet som mottar denne fakturaen Identifikasjonsnummer til kjøperen som KONE-enheten har oppgitt. Vanligvis kan det være: kostnadssenter, prosjektnummer, nettverksnummer. Forsikre deg om at du får denne informasjonen fra KONE før du fyller ut dette feltet. Dette vil hjelpe KONE Finance å identifisere hvem som bestilte varene og/eller tjenestene ved behandling av fakturaen Sammenfattet MVA-informasjon O O Nettobeløp Nettobeløp (ekskl. MVA) R BRUTTOBELØP Bruttobeløp (inkl. MVA) R MVA-avgift % MVA-/GST-satser R Nettobeløp Oppdeling av det skattepliktige beløpet (ekskl. MVA) per MVA-/GST-sats eller unntak R MVA-informasjon beløp Oppdeling av MVA-beløpet per MVA-/GST-sats eller unntak R MVA Samlet MVA-/GST-beløp som må betales (samlet MVA-beløp) R Avrundet beløp Avrundet beløp - Tabell 2: Faktura Linjeposter X (=tilgjengelig) M (=påbudt) O (=valgfri) C (=betinget) R (=leses bare eller beregnes eller befolket fra organisasjonsdata) L (=Bare lovlig bilde) *(= skjult) Linjeelement/linjedata Beskrivelse Feltnavn Radnummer Radnummer Line ID Linje-ID R
NØKKELINNSTILLINGSVEILEDNING FOR 15 Leveringsdadresse Leveringsadresse - - - Vare-ID for vare eller tjeneste Kode for fakturert product. Product Code Material / Service kode O Produktnavn Navn på fakturert element Name Navn, gjenstand. M Ordremengde Definerer antall elementer som er fakturert Quantity Antall M Ordrenummer Antall kjøpsordrer som denne fakturaen er relatert til. Order Number Innkjøpsordrenummer * Pris per vare (ekskl. MVA) Hvor mye et fakturert produkt koster. Unit Price Enhetspris M Total (NETTO) Totalpris på de fakturerte postene før skatt Net Total Netto Totalt R MVA % Skattprosent av denne varen Sales Tax % Skatt% M MVA-beløp MVA-beløp Sales Tax MVA * MVA-beløp I local valuta MVA-beløp i lokal valuta Sales Tax in <local currency> MVA i <lokal valuta> R Total (Gross) Samlet beløp (brutto) Gross Total Samlet bruttobeløp L Eventuelle rabatter som ikke er inkludert i vareprisen. Rabatt beløp av den valgte valutaen. Oppdateres automatisk basert på antall, enhetspris og rabatt%. - Rabatt% - Rabattbeløp Rabattprosent av denne varen - Rabattbeløp - Måleenhet Enhetsenhet definerer enhetene der de fakturerte elementene måles Quantity Unit Måleenhet M Leveringsslippnummer Leveringsslippnummer - - - Kundens produktkode Kundens produktkode - - - Beskrivelse av vare7tjeenste Beskrivelse av fakturert element Description Beskrivelse O Tabell 3. Desimal separatorer Språk Tsjekkisk, dansk, nederlandsk (alle varianter), finsk, fransk (alle varianter), tysk, gresk, ungarsk, italiensk, norsk, polsk, portugisisk, spansk, svensk, Engelsk (alle varianter), arabisk Desimal separator, (komma). (punktum) Last ned fakturafiler Du kan laste ned fakturafiler, enten fakturabildet opprettet av Basware eller fakturavedlegg ved å bruke Filer-fanen på en hvilken som helst fakturaside. 1. Når du logger deg på portalen med brukeren og passordet ditt, følger du trinnene nedenfor:
KEY IN GUIDE TIL 16 2. Klikk på Documents. 3. Gå til fakturaen du vil laste ned vedlegg fra, og klikk på fakturaens tittel. Du kan åpne fakturasiden fra kategorien Alle, Innboks, Sendt eller Faktura. 4. Åpne fanen Files på fakturasiden. 5. Klikk på et vedleggsikon for å laste det ned. Slik søker du etter en faktura Når du logger inn med brukeren din på Basware-siden, kan du få tilgang til fanebladene for å se listen over fakturaer du har sendt eller opprettet ved hjelp av Basware-portalen. Du kan vise statusen for siste oppdateringstidsstempel og også søke etter et bestemt dokument ved å skrive tallet/nøkkelordet i søkefeltet.
NØKKELINNSTILLINGSVEILEDNING FOR 17