LEVERANDØR- - PROSEDYRE HVORDAN SENDE PDF- FAKTURA. Leverandører følger leverandørprosedyren. SEPTEMBER 2018

Transkript

1 PDF E-FAKTURERINGSGUIDE TIL 1 LEVERANDØR- - PROSEDYRE HVORDAN SENDE PDF- FAKTURA SEPTEBER 2018 Leverandører følger leverandørprosedyren. forbedrer betaling i betalingssyklus og behandler effektivt. Basware Corporation Copyright Basware Corporation All rights reserved Fakturaer betales i tide, noe som sparer tid og penger.

2 PDF E-FAKTURERINGSGUIDE TIL 2 Content A. Innledning... 3 B. Registreringsprosess Opprette en konto: Aktivere din konto Start sending av PDF-fakturaer... 6 a. Opprette PDF-faktura... 6 b. Forberede vedlegg (ihht vedleggsprosedyre)... 7 c. Send PDF-faktura... 9 C. Faktura levering... 9 D. Fakturaovervåking E. Ytterligere støtte og kontaktinformasjon Vedlegg 1 - adresser Vedlegg 2 - Obligatoriske innholdskrav for lesbare PDF-fakturaer Vedlegg 3 - Lesbar PDF-faktura validering og avslag... 16

3 PDF E-FAKTURERINGSGUIDE TIL 3 A. Innledning Hos tilbyr vi våre samarbeidspartnere service på et meget høyt nivå. For å oppnå dette målet, forbereder et transformasjonsinitiativ som støtter våre mål relatert til standardisering og kontroll av finansprosesser. Vi ser på forbedringer innen betalinger, betalingssyklus generelt og vi ser på hvordan effektiviteten kan forbedres. I tillegg vil man sørge for at fakturaer betales innen forfallsdato. Denne guiden inneholder detaljerte instruksjoner om hvordan man sender PDF-fakturaer til. Ved å følge disse instruksjonene, mottar elektroniske PDF-fakturaer. For deg som leverandør er denne tjenesten gratis. Send dine PDF-fakturaer ved hjelp av tre enkle trinn: Opprette en konto via registreringslenken: Aktiver kontoen din Begynn å sende PDF-fakturaer via e-postadressene under: Land Bedriftsenhet VA-ID eller annen identifikasjon NORWAY Aksjeselskap AS E-postadresser for PDF-fakturaer (krever registrering) VA kone.aksjeselskap.as@ .basware.com Den fullstendige listen over e-postadresser hos Kone for PDF fakturaer, finnes i vedlegg 1 i dette veiledningsdokumentet for leverandører. Ovennevnte instruksjoner har blitt nærmere beskrevet nedenfor. Vennligst se hele veiledningen for å få mer informasjon, viktig informasjon, samt tips og triks som sikrer at fakturaene dine blir sendt.. ed vennlig hilsen,

4 PDF E-FAKTURERINGSGUIDE TIL 4 B. Registreringsprosess Ved å bruke denne gratis PDF-tjenesten, kan du begynne å sende e-fakturaer til. For å komme i gang må du registrere deg i PDF e-fakturatjenesten via Baseware-portalen: 1. Opprette en konto: Åpne registreringslinken: Skriv inn e-postadressen din på tjenestens destinasjonsside og klikk på Sign Up (Registrer deg). Det er viktig å huske denne e-postadressen, da dette blir brukernavnet ditt når du logger inn på portalen. Velg et sikkert passord og opprett kontoen. o Portalen sender en bekreftelsesmelding til e-postadressen din. Vær oppmerksom på at bekreftelsesmeldingen sendes fra no.reply@basware.com, og kan ende opp i spamfilteret ditt. Derfor anbefaler vi deg også å sjekke spam-/søppelmappen. Åpne bekreftelsesmeldingen og aktiver kontoen din innen maksimalt syv dager (168 timer), ellers vil bekreftelseslinken utløpe. Forsikre deg om at e-postadressen er en overvåket innboks. Hvis du sender fakturaene fra ERP i et lesbart PDF-format, kontakter du IT-avdelingen din for å få bekreftet denne e- postadressen.

5 PDF E-FAKTURERINGSGUIDE TIL 5 Etter at du har fullført trinnene ovenfor og du har opprettet en konto, kan du nå logge inn med brukernavnet og passordet i portalen. 2. Aktivere din konto Nå må du fylle ut noen detaljer om organisasjonen din for å aktivere Basware PDF e-faktura for mottak-tjenesten. a. Fyll inn bedriftsinformasjon I delen «y Company» (in organisasjon) fyller du inn detaljer: fornavn og etternavn, land, firmanavn osv. o Legg til bedriftsidentifikatoren din. Avhengig av hvert lands lover og forskrifter må forskjellig bedriftsidentifikator velges (for eksempel TIN for USA). I Norge må du legge inn ditt VA-nummer. Du kan gjøre dette ved å velge 'Legg til organisasjonsidentifikator' under Organisasjonsidentifikatorer. Fra rullegardinmenyen, velg VA og skriv inn bedriftsnummeret ditt som vist i bildet nedenfor. I delen «Company s Contact Information» (Organisasjonens kontaktinformasjon», vennligst fyll inn kontaktpersonens navn, tilhørende e-postadresse og telefonnummer. Vær oppmerksom på at dette er en viktig e-postadresse som vil motta viktige varsler, for eksempel fakturaavslag. Unngå derfor å bruke en generisk, uovervåket eller delt e- postadresse.

6 PDF E-FAKTURERINGSGUIDE TIL 6 b. Legg til e-postadresse for PDF-fakturaer For å legge til e-postadressen (evt. flere e-postadresser) som du vil sende PDF-e-fakturaer til, klikker du på; «Add Address» (legg til e-postadresse). Du kan bare sende fakturaer fra e- postadressen(e) du definerer her. Du kan legge til opptil 200 e-postadresser. Fakturaer som sendes fra andre e-postadresser enn den som oppgis her, vil ikke leveres til for fakturabehandling og betaling Etter at du har fullført trinnene ovenfor, har du aktivert kontoen. Du kan nå begynne å sende PDF-fakturaer Hvis du ønsker å legge til flere e-postadresser senere, vennligst: gå til Basware Portal: og logg inn. gå til kategorien Tjenester og klikk på boksen som heter PDF e-faktura. klikk på Vis detaljer. Går deretter til seksjonen Fakturaer sendes fra og klikk på Legg til en e-postadresse. Derfra sender du fakturaer til 3. Start sending av PDF-fakturaer For å få tjenesten til å fungere må fakturaene du sender inn ha samme layout som den første fakturaen. Fordi fakturaene leses elektronisk, må innholdet i hver faktura være i maskinlesbart tekstformat - fakturaene kan ikke håndskrives, skannes eller inneholde informasjon i bildeformat. Vær sikker på at PDF-fakturaene er maskinlesbare. Du kan gjøre dette ved å åpne PDF-dokumentet og forsøke å velge innholdet i et felt (for eksempel fakturanummer). Hvis du er i stand til å velge, kopiere og lime inn dataene til et annet dokument, er PDF-en maskinlesbar. a. Opprette PDF-faktura an kan opprette en PDF-faktura på flere måter:

7 PDF E-FAKTURERINGSGUIDE TIL 7 Du kan bruke din nåværende regnskapsprogramvare, hvis den lar deg eksportere fakturaer i maskinlesbart PDF-format. Vennligst sjekk hvordan du kan bestemme at fakturaen din skal være maskinlesbar, som forklart ovenfor. Du kan bruke tekstbehandling eller regnearkprogramvare, for eksempel verktøy fra icrosoft Office, hvis det lar deg lagre dokumenter i maskinlesbart PDF-format ved å endre filtypen i feltet «Lagre som».xls/.xlsx/.doc/.docx osv til.pdf. PDF*(.pdf) Fakturafilnavn kan navngis som du ønsker, så lenge de IKKE inneholder noen av de følgende seks ordene: attachment, anhang, anlage, adjunto, annex, eller liite. Det kan kun sendes én faktura/kreditnota per PDF. Det er ikke mulig å samle flere fakturaer i én PDF-fil. Noen felt som fakturanummer er obligatoriske. Se hele listen i vedlegg 2 nedenfor og sørg for at alle disse benyttes korrekt. Hvis noen av de obligatoriske feltene ikke vises tydelig, blir IKKE fakturaen overført til fakturabehandling og betaling, men vil derimot avvises b. Forberede vedlegg (iht vedleggsprosedyre) Vær oppmerksom på at dokumenter som ikke er relatert til fakturaen (for eksempel kontoutskrifter, påminnelser osv.) ikke bør utarbeides og sendes via denne ruten. Disse kan sendes til, i Norge: ContactAP_NO@kone.com For andre land, vennligst benytt listen her. Vedleggene til fakturafilen skal være dokumentasjon som er nødvendig for å bedre forstå kostnadene for den lesbare PDF-fakturaen (for eksempel leveringsnotater, detaljerte timelister for fakturerbare prosjekter etc.) og skal alle være i et lesbart PDF-format. Hvis du trenger å legge til flere vedlegg eller støttedokumenter til e-postmeldingen din, for eksempel et leveringsnotat, må du sørge for at du følger den vedlagte vedleggsprosedyren for vedlegg: Et vedlegg vil identifiseres og aksepteres hvis det inneholder ordet: attachment, anhang, anlage, adjunto, annex, or liite. For eksempel, attachment_ pdf. For kun én enkelt PDF e-faktura, blir hvert vedlegg automatisk knyttet til faktura PDF. Hvis du sender flere vedlegg, anbefaler Basware at du kun sender én faktura per e-post.

8 PDF E-FAKTURERINGSGUIDE TIL 8 E-postmelding Én faktura / kredittnota Vedlegg 1.pdf Vedlegg 2.pdf Følg disse retningslinjene hvis du må sende flere PDF-fakturaer og vedlegg i én enkelt e-post: o Kontroller at hvert vedlegg har søkeordvedlegg i filnavnet. Filnavnet til vedleggene må inneholde filnavnet (uten filtypenavn) av den lesbare PDFfakturaen/kredittnotaen. For eksempel vil document1_attachment.pdf være knyttet til document1.pdf. E-postmelding Faktura01.pdf Kreditnota01.pdf Faktura01_vedlegg1.p df Falktura01_vedlegg2. pdf Kreditnota01_vedlegg 1.pdf Kreditnota01_vedlegg 2.pdf o Vedleggene er gyldige om: e-posten inneholder minst én lesbar PDF e-faktura/kredittnota. hvert ekstra vedlegg er knyttet til en lesbar PDF e-faktura/kredittnota. Vedlegg som ikke overholder de ovennevnte reglene, vil ikke sendes til kunden din. Dette resulterer i forsinket fakturabehandling og en misfornøyd kunde.

9 PDF E-FAKTURERINGSGUIDE TIL 9 c. Send PDF-faktura Opprett en ny e-postmelding ved hjelp av din standard e-postklient (for eksempel Outlook). Legg ved PDF-fakturaen som ble opprettet i trinn 3.a. og som du har lagret på datamaskinen din til e-postmeldingen. Det er mulig å legge ved flere fakturaer i én e-post. Legg ved tilleggsdokumentasjon til e-posten. Vedlegg må alltid leveres sammen med PDFfakturaen. For instruksjoner om hvordan du navngir tilleggsvedleggene, se vedleggsprosedyre, beskrevet i trinn 3.b. Skriv s PDF-fakturaadresse i feltet e-postmottaker. Vennligst bruk listen nedenfor for å korrekt identifisere -enheten som skal motta fakturaen din. Land Bedriftsenhet VA-ID eller annen identifikasjon NORGE Aksjeselskap AS E-postadresse for PDF-fakturaer (krever registrering) VA kone.aksjeselskap.as@ .basware.com Den fullstendige listen over s e-postadresser for PDF-fakturaene finnes i vedlegg 1 av denne veiledningen for leverandører. Send e-post. BASWARE PDF-TJENESTEN LEVERER TIL KUN PDF-FAKTURER SO SENDES FRA E-POSTADRESSER SO ER REGISTRERT TIL TJENESTEN. TJENESTEN VIL AUTOATISK AVVISE FAKTURER SO ER SENDT FRA EN UREGISTERT E-POSTADRESSE. C. Fakturalevering Basware setter opp konverteringsprosessen når du sender den første fakturaen inn i tjenesten. Basware vil varsle deg via e-post når den første e-posten er levert til. Det kan ta noen dager før den første lesbare PDF-fakturaen kartlegges og leveres til.

10 PDF E-FAKTURERINGSGUIDE TIL 10 Husk at varselet mottas fra samme e-postadresse, og kan ende opp i spamfilteret ditt. Derfor anbefaler vi deg å sjekke spam-/søppelmappen også. Ingen ytterligere bekreftelsesmeldinger sendes, så sant det ikke er leveringsproblemer med fakturaene. Vær oppmerksom på at bekreftelsesmeldingen og alle avvisningsvarsler sendes til e- postadressen hvorfra fakturaen ble sendt (som opprettet i trinn B.2.b), og i tillegg til e-postadressen til selskapets kontaktperson som ble oppgitt under registrering (som opprettet i trinn B.2.a). Vær derfor sikker på at disse e-postadressene er e-postkontoer som sjekkes jevnlig. For en liste over de vanligste avslagsårsakene og hvordan du adresserer dem, se Vedlegg 3 i dette dokumentet.. D. Fakturaovervåking Hvis du vil sjekke leveringsstatus for faktura, kan du gå til Basware Portal: og logge inn. Gå til kategorien Dokumenter og se en oversikt over dine sendte PDF-fakturaer. For andre formål trenger du ikke lenger logge inn eller bruke portalen. Den var kun nødvendig én gang for registrering og aktivering av tjenesten. E. Ytterligere støtte og kontaktinformasjon Hvis du har spørsmål relatert til hvordan man sender fakturaer, ikke nøl med å kontakte som vist nedenfor: Basware Links: Spørsmål vedrørende fakturainnhold (for eksempel hvilken -enhet som skal faktureres) Spørsmål om hvordan du sender den første PDFfakturaen (for eksempel hvordan du lager en lesbar PDF-faktura) Informasjon ang. andre e-fakturaalternativer Norge: ContactAP_NO@kone.com For flere kontaktdetaljer, vennligst besøk nettsiden ved å klikke her. Kontaktskjema (på engelsk) (på engelsk) Vedlegg 1 - e-postadresser Bruk følgende e-postadresser når du sender PDF-fakturaer til :

11 PDF E-FAKTURERINGSGUIDE TIL 11 Land Bedriftsenhet VA-ID eller annen identifikasjon AUSTRALIA KEP AU (Australia) GST: E-postadresse for PDF-fakturaer (krever registrering) NEW ZEALAND KEP NZ (New Zealand) ØSTERRIKE AG ATU BAHRAIN BAHRAIN Bahrain SPC Elevators SPC BELGIA Belgium S.A. BE BELGIA International N.V. BE CANADA Inc. CKE CANADA Inc. CKQ KYPROS Elevators Cyprus Ltd J TSJEKKIA a.s. CZ TSJEKKIA Industrial - koncern s.r.o. CZ kone.industrial.koncern@ .basware.com DANARK Elevator A/S DK kone.elevator.as@ .basware.com EGYPT LLC LLC@ .basware.com ESTLAND AS EE as.kone@ .basware.com FINLAND Oyj FI kone.oyj@ .basware.com FINLAND Industrial Oy FI kone.industrial.oy@ .basware.com FINLAND Elevators Oy FI kone.hissit.oy@ .basware.com FINLAND Export Oy FI kone.export.oy@ .basware.com FRANKRIKE KONÉ S.A. FR kone.sa@ .basware.com TYSKLAND ontage GmbH DE kone.montage.gmbh@ .basware.com

12 PDF E-FAKTURERINGSGUIDE TIL 12 TYSKLAND GmbH, (Frontline) DE TYSKLAND Holding GmbH DE TYSKLAND Escalator SSC Europe GmbH DE TYSKLAND Automatiktüren GmbH DE TYSKLAND HONGKONG HONGKONG Servicezentrale GmbH Elevator (HK) Limited Ben Fung achineries and Engineering Ltd DE HONGKONG Shan On Engineering Company Ltd UNGARN Felvonó Kft IRLAND Ireland Limited IE T ITALIA S.p.A. IT ITALIA Slimpa S.p.A. IT ITALIA Industrial Spa IT KENYA Kenya Limited LATVIA SIA Lifti Latvija LV LITAUEN UAB LT LUXEBOURG Luxembourg S.A.R.L. LU LUXEBOURG LUICO S A R L B kone.lumico@ .basware.com ALAYSIA Elevator () Sdn. Bhd kone.elevator.my@ .basware.com

13 PDF E-FAKTURERINGSGUIDE TIL 13 NEDERLAND Holland B.V NEDERLAND B.V NEDERLAND Hissi B.V NEDERLAND NEDERLAND NEDERLAND NORGE OAN Nederland Holding B.V. Deursystemen B.V. Kone Finance Holding BV Aksjeselskap AS Assarain LLC VA POLEN Sp.zo.o. PL PORTUGAL Portugal - Elevadores Lda R3 kone.portugal@ .basware.com QATAR Elevators LLC Elevators.LLC@ .basware.com SAUDI ARABIA Areeco Ltd Areeco.Ltd@ .basware.com SINGAPORE Pte. Ltd N kone.pte.ltd@ .basware.com SLOVAKIA s.r.o. SK kone.sro@ .basware.com SLOVAKIA SSC s.r.o kone.ssc@ .basware.com SLOVENIA d.o.o. SI kone.doo@ .basware.com SØR-AFRIKA Elevators South Africa (Pty) Ltd South.Africa.Pty.Ltd@ .basware.com SPANIA Elevadores S.A. A kone.elevadores@ .basware.com SPANIA arvi Ascensores SL B marvi.ascensore@ .basware.com SVERIGE Ab SE kone.ab@ .basware.com SVEITS (Schweiz) AG CHE WST kone.schweiz@ .basware.com

14 PDF E-FAKTURERINGSGUIDE TIL 14 UGANDA Uganda Limited STORBRITANNIA Plc. GB STORBRITANNIA (NI) Ltd. GB DE FORENTE ARABISKE EIRATER iddle East LCC USA Inc USA arine Elevators LLC Vedlegg 2 - Obligatoriske innholdskrav for lesbare PDF-fakturaer Vennligst sørg for at følgende informasjon er inkludert i din lesbare PDF-faktura før din e-post sendes. Hvis et obligatorisk felt () er funnet tomt, vil fakturaen returneres. Generell informasjon Fakturanummer Skattefaktura / skattekredittnotat (angir om debet- eller kredittfaktura) Felt Hvis kreditnota, referer til feilaktig faktura * Dokumentdato (Fakturadato) 2 Forfallsdato (Valuta-forfallsdato) * Leveringsdato/leveringsmåned * Valuta Kjøpers bestillingsnummer * Kjøpers referanse * Kontraktsnummer * Leveringsnummer * Kunde informasjon Fullt navn på -enhet Full adresse til -enheten -enhets VA-nummer * Leverandør informasjon

15 PDF E-FAKTURERINGSGUIDE TIL 15 Fullt navn på avsenderen (leverandørnavn) Full adresse til avsenderen (leverandøradresse) Sender VAT ID (leverandørs VA-ID) IBAN (bankkonto i IBAN-format) P P P 1 SWIFT (BIC) * Andre bankkontier for lelverandør (sekundær bankkonto i IBAN-format) * Avsender bankkonto (lokalt format) 1 Betalingsreferanse (aksuviite, OCR-nummer, KID-nummer) * Oppsummering Nettobeløp (eksklusive VA) Bruttobeløp (inclusive mva) ² Frakt - VA-satser * Oppdeling av skattepliktig beløp (eksklusiv VA) per VA-rate eller fritak * Oppdeling av VA-beløpet per VA-sats eller fritak * Totalt momsbeløp som skal betales (totalbeløp) Avrunding * P 1 2 * ² Informasjon som vises når leverandør har registrert seg. Obligatorisk. Fakturaen avvises og sendes til avsenderen via e-post, hvis feltet er tomt. Ett av disse feltene må finnes på fakturaen Obligatorisk. Fakturaen avvises og sendes til avsenderen via e-post, dersom datoen ikke er en gyldig kalenderdato. Hentes hvis denne er funnet på den første fakturaen leverandøren sender inn i tjenesten. Fakturadato må finnes på fakturaen i maskinlesbart format. Hvis bruttobeløpet ikke er likt Nettobeløp + Totalt VA-beløp (+ frakt), avvises fakturaen.

16 PDF E-FAKTURERINGSGUIDE TIL 16 Vedlegg 3 - Lesbar validering og avslag av PDF-faktura Basware vil varsle via e-post hvis fakturaen ikke kan leveres. Et eksempel på denne meldingen er: «Fakturaens valuta har mangler eller feil format Typiske scenarier der PDF-fakturaen avvises: Avvisningsscenario Løsning PDF fakturaen er ikke maskinlesbar E-fakturaen ble sendt fra en ikke-registrert e- postadresse Et obligatorisk felt har ikke innhold Navnet på vedleggsfilen inneholder ikke ett av følgende ord: attachment/anlage/adjunto/anneks/liite Kontroller at PDF-en er maskinlesbar og send den på nytt: (veiledning her) Legg til flere e-postadresser (veiledning her) og send på nytt. Sørg for alle obligatoriske felt (liste her) har innhold og send på nytt. Endre vedleggspolicyen her: retningslinjer for vedlegg her, og send på nytt. For en fullstendig liste over problemer som kan oppstå og hvordan du løser disse, vennligst referer til vår online support dokumentasjon her.