DEN NORSKE KIRKE Kirken i Sandefjord INNKALLING Møte: 03/2018 Kirkelig fellesråd i Sandefjord Dato, tid: 13.6.2018 kl 1900-2130 Sted: Landstadsenteret, møterom til høyre (Storgaten 20, Sfj) Til: Anne Marie Kvernsmyr Andebu MR mariekvern@outlook.com 909 64 013 Vera Øksne Arnadal MR vera@oksne.net 980 70 314 Anders Tho vara Bugården MR anderstho2@gmail.com 415 17 098 Hans Skjelbred Høyjord MR skjel@online.no 928 98 322 Vigdis Myhre Kodal MR vigmy46@gmail.com 994 53 815 Dag Inge Angeltveit Svanes Sandar MR svanes@sfjbb.net 482 75 886 Rune Lavergren Sandefjord MR rlavergr@online.no 481 18 537 Anders Kristian Kjær Skjee MR tian@tian.no 957 46 810 Svanhild Sortland Stokke MR svanhild.sortland@gmail.com 481 77 757 Arnt Christian Bryde Vesterøy MR achbr@online.no 412 10 091 Bror-Lennart Mentzoni Kommunen bror-lennart.mentzoni@sandefjord.kommune.no 915 11 027 Øyvind Nordin Biskopens repr. onordin@sandefjord.kirken.no 900 82 835 Forfall: Dagfinn Haugen Bugården MR dagfinn.haugen@felleskjopet.no 913 90 216 Kopi av møteinnkalling og saksframlegg sendes varamedlemmer, kirkekontorene, menighetsrådsledere, revisor og redaksjonen@sb.no. Saksnr Tittel Kort åpning av møtet () FR 13/18 Referat fra møte 18.4.2018 FR 14/18 Revisors beretning 2017 og korrigert årsregnskap 2017 FR 15/18 Regnskap første tertial 2018 FR 16/18 Rollebeskrivelser for stabsledere FR 17/18 Søknad fra MISK om fullfinansiering av Svein Rustads stilling FR 18/18 Rabatter ved brukerbetalinger FR 19/18 Referatsaker Eventuelt 5.6.2018 for Dagfinn Haugen, leder Terje Grevle, Kirkeverge Planlagte møter 2018: 24.1, 4.4 (samarbeidsmøte MR), 18.4, 13.6, 19.9, 7.11 (samarb.møte MR), 14.11, 12.12, kl 1900-2130 Sandefjord kirkelige fellesråd Side 1 av 6
FR 13/18 Referat fra møte 18.4.2018 Referat fra møte i Sandefjord kirkelige fellesråd 18.4.2018 (Sendt ut tidligere) Saksfremstilling Det har ikke kommet kommentarer til utsendt referat. : Det utsendte referatet godkjennes. FR 14/18 Revisors beretning 2017 og korrigert årsregnskap 2017 Revisors beretning 2017 for Sandefjord kirkelige fellesråd (vedlagt innkallingen) Årsregnskap 2017 Sandefjord kirkelige fellesråd v1.1 signert (vedlagt innkallingen) Se vedlegg. Revisor gir en «ren» beretning. Det ble funnet en feil i note 7 Pensjon i løpet av revisjonen. Feilen påvirket ikke årsregnskapet, men kirkevergen velger likevel å be om at korrigeringen godkjennes i fellesrådet. Revisors beretning 2017 tas til etterretning. Årsregnskap 2017for Sandefjord kirkelige fellesråd, med korrigert note 7, godkjennes. FR 15/18 Regnskap første tertial 2018 Driftsregnskap 1. tertial 2018 (vedlagt innkallingen) Kommentarer til regnskap første tertital 2018 (vedlagt innkallingen) Driftsregnskapet legges fram i to rapporter, en samlet og en delt på finansieringskilde. Det samlede driftsregnskapet til og med 1. tertial viser et mindreforbruk på kr 1 420 726, noe som er 352 982 kr lavere enn kirkevergens periodisering av budsjettet. Sum driftsinntekter er ca 447 000 kr høyere enn det periodiserte budsjettet. Refusjon fra NAV (sykelønn) på kr 360.000 er ikke er budsjettert og mva-kompensasjonen er 390.000 høyere enn budsjett. Mva-kompensasjonen påvirker ikke driftsresultatet. Kostnadene er ca 796.000 kr høyere enn det periodiserte budsjettet. En stor del skyldes mvakompensasjon og noe er periodiseringsfeil, men også økte energi- og pensjonskostnader. Oppussing av kontorene i Sandar menighetshus og flytting av Stokke kirkekontor vil påføre fellesrådet noen kostnader. Samtidig er det forventet ytterligere refusjon for sykelønn fra NAV. Fellesrådet har også en betydelig premiereserve som kan benyttes. Dette, sammen med resultat av kommunens behandling av sak Grunnlag for beregning av tilskudd til Sandefjord kirkelige fellesråd og til andre tros- og livssynssamfunn, vil kirkevergen komme tilbake til i neste møte. Se vedlagte regnskapskommentarer for mer informasjon. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 2 av 6
Det fremlagte driftsregnskapet for første tertial 2018 tas til orientering. FR 16/18 Rollebeskrivelser for stabsledere Forslag til rollebeskrivelse for stabsledere (vedlagt innkallingen) Viser til fellesrådets saker FR 42/17 Evaluering av fellesrådets organisering og FR 09/18 Status for evaluering av fellesrådets organisering. Både evalueringsresultatene og etterarbeidet, møter med staber, tillitsvalgte og menighetsråd, viser at det er nødvendig å endre beskrivelsene av stabslederrollene. For ordens skyld: I de interne diskusjonene om sokneprest som stabsleder, har det kommet flere motforestillinger. For de som er i mot løsningen, er hovedargumentene, slik kirkevergen oppfatter dem: Det blir uklare linjer og uklart hvem som har myndighet til hva. Det er to forskjellige arbeidsgiverlinjer og det bør ikke overføres myndighet fra fellesrådet til ansatte utenfor arbeidsgiverlinjen. Det er ikke satt av tilstrekkelig tid i sokneprestens arbeidstid for å løse oppgaven. Soknepresten er medlem i menighetsrådet og det stilles spørsmål om habilitet i saker som legges fram av stabsmedlemmer. Kirkevergen anbefaler likevel at ordningen med sokneprest som stabsleder i Bugården, Sandar, Sandefjord og Vesterøy videreføres. Med unntak av to ansatte, har det ikke kommet forslag fra staber eller menighetsråd om å fjerne sokneprestene fra rollen i de nevnte menigheter. Se vedlagte forslag til rollebeskrivelser. Hovedendringene er at det foreslås å lage en rollebeskrivelse for assisterende kirkeverge, en for eiendomssjef og en for sokneprest som stabsleder. Assisterende kirkeverge og eiendomssjef bør ha personalansvar for fellesrådsansatte, men det bør ikke sokneprestene ha. I staber med sokneprest som stabsleder, er kirkevergen personalansvarlig. Det betyr blant annet at kirkevergen har formell medarbeidersamtale og soknepresten (stabsleder) har/bør ha fagsamtale med fellesrådsansatte i staben. Tillitsvalgte i fellesrådsområdet behandlet rollebeskrivelsene den 30.5.2018 og anbefaler fellesrådet og godkjenne det fremlagte forslaget. Det fremlagte forslaget til rollebeskrivelser godkjennes. FR 17/18 Søknad fra MISK om fullfinansiering Svein Rustads stilling Søknad fra MiSK om fullfinansiering av Svein Rustads stilling (vedlagt innkalling) Sandefjord kirkelige fellesråd Side 3 av 6
Svein Rustad er ansatt i Sandefjord kirkelige fellesråd, som kantor i Sandefjord menighet. Han har i mange år vært frikjøpt for å være daglig leder/kunstnerisk ansvarlig i Musikk i Sandefjord kirke, MiSK. Han er pr d.d. frikjøpt i 70% og bruker de resterende 30% som kantor i menigheten. Styret i MiSK søker kommunen om midler til å kjøpe fri Svein Rustad i ytterligere 20% og søker fellesrådet om midler til å kjøpe fri de resterende 10%-ene. Kirkevergen deler styret i MiSK s beskrivelse av nåsituasjonen, blant annet «Svein Rustad har hatt nøkkelrollen i å etablere MiSK som bærer av kirkekultursamarbeidet i kommunen og etter hvert regionen for øvrig. Samtidig er MiSK nært knyttet til Sandefjord kirke og menighet og har sin forankring der. Slik har det vært fra MiSK ble etablert i 1999, og slik ønsker vi også at det skal være i fremtiden.» og «Virksomheten i MiSK og menighetens kantoroppgaver er samlet sett for store til å kunne ivaretas på en tilfredsstillende måte innenfor nåværende stillingsressurs, og arbeidsbelastningen for Svein Rustad er i dag meget stor.» MiSK er en selvstendig kunst- og musikkorganisasjon, etablert i 1999, med eget styre, men er sterkt knyttet til Sandefjord menighet. MiSK har det musikalske ansvaret i menigheten. Fellesrådet har styreplass i MiSK. Sandefjord menighetsråd er, sammen med styret, MiSKs årsmøte. Sandefjord menighetsråd behandlet saken i sitt møte 29.5.2018 og gjorde følgende vedtak: Sandefjord menighetsråd stiller seg positive til, og støtter denne søknaden. Kirkevergen anbefaler fellesrådet å imøtekomme søknaden fra MiSK, under forutsetning av at kommunen innvilger søknaden om å øke frikjøpet med 20% og at kostnadsøkningen kan dekkes innenfor fellesrådets driftsbudsjett fra 2019. Løsningen vil gi Sandefjord menighet en mer forutsigbar og tilgjengelig kantorressurs enn dagens ordning og Svein Rustad vil få en mer akseptabel arbeidssituasjon. 10% stilling utgjør ca. 90.000 kr pr år. Sandefjord kirkelige fellesråd er positive til søknaden fra MiSK om frikjøp av 10% av kantorstillingen i Sandefjord menighet. Dersom Sandefjord kommune innvilger minst 20% frikjøp og fellesrådet får et akseptabelt driftsbudsjett i 2019, vil fellesrådet dekke 10% av kantorstillingen, frikjøp. FR 18/18 Priser pr april 2018 Rabatt på brukerbetalinger Saksfremstilling Det kommer spørsmål om å slippe betaling for gravferd og vigsler. Samt om rabatter for ansatte, ansattes familie, rådsmedlemmer osv. Dagens praksis er: Gravferdsseremonien av gratis for innbyggerne i kommunen. Utenbys må betale, men slipper dersom avdøde har bodd i kommunen og flyttet ut for å få omsorg av egen familie de siste 5 årene. Kirkevergen har innvilget gratis gravferdsseremoni for en som flyttet ut for mer enn 5 år siden og for en som flyttet ut for noen år siden, men som var både ansatt, rådsmedlem og frivillig i Sandefjord kirkelige fellesråd Side 4 av 6
aktiv alder. Beslutningene gir grunnlag for uklarhet og forskjellsbehandling og derfor er det ønskelig med en presisering fra fellesrådet. Det har kommet klage fra en bebor på Vear, som valgte gravsted ved Stokke kirke: «Viser til utskillelsen av Vear fra Stokke (Sandefjord) til Tønsberg og leie av kirke ved begravelse/bisettelse. Min mann har bodd i Stokke i nære 50 år - og jeg i 30 år, og betalt skatt til kommunen i alle år. Hans og vår tilknytning til Stokke er sterk. Det var derfor naturlig å velge Stokke kirke for bisettelse og gravsted når han nå gikk bort 2. mai - med bisettelse 11. mai 2018. Det er oss forunderlig og provoserende at vi må betale kr. 2600,- for leie av kirken fordi vi i 16 måneder har tilhørt Tønsberg kommune. I tillegg leie av organist. Vår kirke var Stokke - vår tilhørighet Stokke.» En beboer på Vear søkte Tønsberg kommune v/rådmannen om å få dekket kostnadene ved begravelse/bisettelse i vårt område. Søknaden ble innvilget. Kirkevergen i Tønsberg har derfor blitt oppfordret til å finne løsninger som kan gjelde for alle, berørte fra Vear. I Bergen, Tromsø, Sandnes, Skien, Tønsberg, Drammen, Sarpsborg er det ingen rabatter. Der følger man folkeregistrert bostedsadresse. Bergen, Sarpsborg, Drammen og Sandnes gjør unntak for eldre som har flyttet til sykehjem el utenfor kommunen. (Bergen, kun der kommunen kjøper plasser). I Stavanger blir avdøde personer som pga av alderdom eller sykdom har bodd i annen kommune siste del av livet, betraktet som innenbys. I Stavanger tas det ikke betaling for vigsel dersom brudepar eller foreldre av brudepar er bosatt i kommunen. I Sarpsborg innbyggere i kommunen betale leie for kirke/kapell ved gravferd. Når minst 1 av brudeparet er medlem i Den norske kirke og enten bor i kommunen eller er døpt eller konfirmert i en av kirkene kan de vies i hvilken som helst av kirkene i kommunen, uten kostnad. : Sandefjord kirkelige fellesråd følger kommunens regler for hvem som skal betale for gravferd. Annen prisreduksjon eller rabatt gis ikke, verken ved gravferd eller i forhold til annen brukerbetaling. FR 19/18 Referatsaker Status vedlikehold pr 30.5.2018 til fellesrådet (vedlagt innkalling) 1. Referat fra menighetsrådsmøter Det gis en muntlig rapport fra hvert menighetsråd på møtet. 2. Aktuelle rapporter Muntlig rapport på møtet fra: Prosten Kommunens representant i Fellesrådet Kirkevergen 3. Referat fra vedtak i fellesrådets arbeidsutvalg Orientering om møtet med politikerne Status for vedlikehold av kirker og kapeller ligger vedlagt. Arbeidsutvalget har hatt ett møte siden forrige fellesrådsmøte. Sak: Forberede møtet med politisk ledelse, som ble avholdt 15.5.2018. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 5 av 6
Referatsakene tas til orientering. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 6 av 6