MØTEINNKALLING. Sak vedr. budsjettregulering på investeringsbudsjett vil bli ettersendt. SAKSLISTE

Leirfjord kommune MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Formannskapssalen, kommunehuset, Leland Møtedato: 23.10.2017 Tid: 09:00 Det innkalles med dette til møte i Leirfjord formannskap. Lovlige forfall meldes til servicetorget på telefon 75 07 40 00. Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. Sak vedr. budsjettregulering på investeringsbudsjett vil bli ettersendt. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 60/17 17/1858 Finansieringsordning for digitaliseringsprosjekt 61/17 17/2000 Tilstandsrapport for grunnskolen 2017 Leirfjord kommune 62/17 17/523 Helgeland Kraft AS - Etablering av konsern 63/17 17/1653 Helgeland havn IKS 64/17 17/666 Ekstra asfaltering av parkeringsplass Wangbrygga og Ulvangen oppvekstsenter 65/17 17/1980 Omlegging av høyspentlinje etter oppføring av rorbu innenfor byggeforbudssonen på 22 kv-linje - Leinesodden 66/17 17/1981 Investering i verktøy for kartlegging av ledningsnettet Leirfjord, 13.10.2017 Ivan Haugland ordfører

Sak 60/17 Finansieringsordning for digitaliseringsprosjekt Saksbehandler: Britt Jonassen Arkiv: 202 Arkivsaksnr.: 17/1858-2 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 60/17 Formannskapet 23.10.2017 / Kommunestyret 06.11.2017 Innstilling: Leirfjord kommune deltar med et engangsbeløp - kr 45 000,- (kr 20,- pr innbygger) i KS sin finansieringsordning for digitaliseringsprosjekt. Beløpet dekkes av disposisjonsfondet. Saksutredning: Alle landets kommuner og fylkeskommuner har fått invitasjon fra KS til å delta i en finansieringsordning for digitaliseringsprosjekter. KS skriver: «KS sin digitaliseringsstrategien setter retning og mål for KS og kommunenes og fylkeskommunenes arbeid frem mot 2020. Helt avgjørende for å nå målene om økt digitalisering er at vi innad i sektoren samarbeider og samordner innsatsen. Et viktig delmål for en mer samordnet kommunal sektor er å etablere digitale fellesløsninger. Å finansiere disse er hovedformålet med den nye finansieringsordningen. «Sammen med KommIT-rådet har KS det siste halvåret arbeidet med å få på plass en slik finansieringsordning. Hovedstyret i KS har gitt sin tilslutning til å invitere alle kommuner og fylkeskommuner til bidra med et engangsbeløp. Det har vært og er en god dialog om ordningen mellom kommunal sektor og staten. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har signalisert at de vil bidra med 125 millioner kroner fordelt over to år, forutsatt at kommunal sektor bidrar med minst like mye. KS vil bidra med inntil 40 millioner kroner. Storbynettverket og de ti største kommunene har signalisert at de vil bidra med til sammen 35 millioner kroner. For å etablere ordningen, og for å utløse midlene fra KMD, er det nødvendig å reise tilstrekkelig kapital. KS inviterer derfor alle sine medlemmer til å delta med et engangsbeløp på henholdsvis 20 kroner per innbygger for kommuner og 5 kroner per innbygger for fylkeskommuner. Hvis alle kommuner og fylkeskommuner blir med, vil ordningen disponere ca. 250 millioner kroner. Formålet med ordningen er å utvikle flere nye felles digitale løsninger for kommunal sektor. Ved å utvikle løsninger sammen, får vi bedre kvalitet og lavere pris på det som utvikles. En annen fordel er at mange vil stå sammen om videreutviklingen og forvaltningen, noe som vil forlenge levetiden til løsningene. Dette er også en mulighet for kommunal sektor å vise at vi står sammen om digitalisering, og at vi fremover vil ta en ny og sterkere rolle i samarbeidet med leverandører og staten. KS er avhengige av at flest mulig bidrar med engangssummen neste år for å utløse alle midlene fra KMD. Det vil gi ordningen nødvendig kapital slik at den blir kraftfull og bærekraftig. Side 2 av 18

Sak 60/17 Dersom Leirfjord kommune bidrar med engangssummen, vil vi få tilgang til alle løsningene som blir utviklet gjennom ordningen. Det er opp til hver enkelt hvilke løsninger man vil ta i bruk. Når ordningen er etablert, skal den være selvfinansierende. Det vil si at utbetalinger fra finansieringsordningen til felles kommunale digitaliseringsprosjekter skal tilbakeføres når løsningene tas i bruk. De kommunene og fylkeskommunene som tar løsningen i bruk, vil dele på denne kostnaden. På denne måten fordeles finansieringsansvaret og -byrden på et fellesskap, samtidig som det opprettholdes kapital i finansieringsordningen til utvikling av nye fellesløsninger. Tildelingen fra KMD forutsetter at ordningen følger disse overordnede prinsippene: Ordningen skal finansiere utviklingen av felles digitaliseringsprosjekter i kommunal sektor. Ordningen skal forvaltes av KS. Prosjekter som kvalifiserer til ordningen, vil behandles og prioriteres av KommITrådet og skal være til nytte for alle kommuner og/eller fylkeskommuner. Utviklingskostnadene som ordningen finansierer, skal tilbakebetales når løsningene tas i bruk. Ordningen skal være selvfinansierende og bærekraftig etter selve etableringen. Løsninger som er utviklet med finansiering fra ordningen, kan kun tas i bruk av kommuner og fylkeskommuner som har bidratt med et engangsbeløp. Målet er at ordningen skal være på plass i løpet av høsten og virke fullt ut i 2018, og KS er i gang med å utrede hvordan den skal fungere i praksis. Dette skjer i samarbeid med fagpersoner og rådmenn fra både fylkeskommuner og små og store kommuner. Det samlede finansielle behovet etter 2017/2018 er i dag vanskelig å anslå. Derfor vil KS, sammen med medlemmene og KommIT-rådet, gjennomføre årlige vurderinger og evalueringer av ordningen. I tillegg vil KS opprettholde et interessepolitisk trykk mot staten for å sikre statlig medvirkning og utvikling av virkemidler som sikrer økt gjennomføringskraft og styrket digitalisering i hele offentlig sektor. Leirfjord, sammen med mange andre kommuner, er ikke kommet langt i det å ta i bruk digitaliseringsløsninger innenfor driften sin, og det vil komme mange nye løsninger som vil kunne effektivisere driften. Det er vanskelig i en liten kommune å ha ressurser, kompetanse og pådriverkraft nok til å ha trykk på dette området. Dersom kommunen deltar med et engangsbeløp nå, så kan vi altså velge hvilke prosjekt vi ønsker å delta i videre, og i det tempo vi ønsker selv. Vedlegg: Side 3 av 18

Sak 61/17 Tilstandsrapport for grunnskolen 2017 Leirfjord kommune Saksbehandler: Maidi Lill Andersen Arkiv: A20 &14 Arkivsaksnr.: 17/2000-1 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 61/17 Formannskapet 23.10.2017 / Kommunestyret Innstilling: Tilstandsrapport for grunnskolen 2017 tas til orientering Saksutredning: Det er fastsatt i opplæringsloven og privatskoleloven at skoleeier plikter å utarbeide en årlig rapport om tilstanden i opplæringen. Rapporten skal minimum omhandle læringsresultater, frafall og læringsmiljø. Den årlige rapporten skal, jf. opplæringsloven 13-10 andre ledd, drøftes av skoleeier, det vil si kommunestyret. Rapporten presenterer resultater for Leirfjord kommune i to dimensjoner: utvikling over tid (sammenligninger over flere år) og sammenligning med Nordland fylke og Norge (landet). For 9. trinn er sammenligningen med KOSTRA gruppe 2 og ikke Nordland fylke fordi det mangler tall på fylkesnivå for dette årstrinnet. Rapporten beskriver i tillegg noen lokale mål, og gir en kort analyse av, og noen forslag til tiltak for å forbedre resultatene. Tilstandsrapporten inngår i kvalitetsvurderingssystemet. Kvalitetsvurdering er å sammenstille informasjon og data som grunnlag for å drøfte kvaliteten på opplæringen. Målet er kvalitetsutvikling og læring. Dialogen om hva som er god kvalitet er sentral, først da kan mål konkretiseres og i neste omgang evalueres. Dette gjelder både på kommune (eier) nivået og på virksomhetsnivå. Resultatene fra nasjonale prøver, standpunktkarakterer og eksamensresultat viser at Leirfjord gjennomgående har dårligere resultat enn landsgjennomsnittet. Det er fortsatt sprik mellom standpunktkarakter og eksamenskarakter. Skolene våre trenger fortsatt å utvikle egen analysekompetanse for å kunne si noe om hvorfor resultatene er blitt som de er blitt. Først da kan vi sette inn de riktige tiltakene på gruppe og individ nivå. Samtidig må eier konkretisere mål og retning for kvaliteten og kvalitetsutviklingen i våre skoler. Resultatene for 2017 er gjennomgående svakere enn landsgjennomsnittet, KOSTRAgruppe 2 og fylket. Forholdet mellom standpunktkarakter og eksamenskarakter viser også i 2017 avvik i den forstand at standpunktkarakter overveiende gir et bedre resultat enn eksamenskarakter. Vi har fortsatt et lavere gjennomsnitt også i grunnskolepoeng, men nærmer oss nå både fylket og landsgjennomsnittet. Alle våre elever begynte i videregående opplæring skoleåret 2016/2017. Det er noe bedre enn gjennomsnittet i landet. Leirfjord har heller ikke frafall som er større enn landsgjennomsnittet. Når det gjelder spesialundervisningen, er vår andel elever med spesialundervisning omtrent på landsgjennomsnittet. I 2013 var hver 3. undervisningstime spesialundervisning. Utviklingen går i riktig retning, men vi må styrke kompetansen når det gjelder tidlig identifikasjon av barn og/eller unge som har behov for tilrettelagt undervisning, enten det er i lite eller stort omfang. Side 4 av 18

Sak 61/17 For mange barn venter fortsatt for lenge på et undervisningstilbud som er godt tilrettelagt for den enkelte. Skolene trenger også å styrke sin spesialpedagogiske kompetanse i undervisningen. De barna som trenger høg kompetanse for å ha et godt nok læringsutbytte, bør kunne tilbys det. Læringsmiljøet i skolene i Leirfjord er i all hovedsak godt. Resultatene for både 7. og 10. trinn varierer, noe over landsgjennomsnittet, noe på snittet og noe under. Det som skiller seg mest negativt ut er vurdering for læring. Tidligere år har vi også scoret dårlig på Elevdemokrati og medvirkning, men her er det noe bedre resultat nå. For 7.trinn er det spesielt områdene mestring, støtte fra lærer og vurdering for læring denne elevundersøkelsen setter søkelyset på. Når det gjelder 10.trinn er det spesielt vurdering for læring som skiller seg ut som et område vi må fokusere på. Vedlegg: Tilstandsrapport for grunnskolen 2017 Side 5 av 18

Sak 62/17 Helgeland Kraft AS - Etablering av konsern Saksbehandler: Britt Jonassen Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 17/523-27 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 62/17 Formannskapet 23.10.2017 / Kommunestyret Innstilling: 1. Kommunestyret gir sin tilslutning til at Helgeland Kraft AS omdannes til konsern og at konsernetableringen gjennomføres som presentert i selskapets notat til eierkommunene av 31.08.17. 2. Kommunestyret gir ordføreren eller den ordføreren bemyndiger fullmakt til å representere kommunen på generalforsamling i Helgeland Kraft AS og stemme for at Helgeland Kraft AS omdannes til konsern ved at Helgeland Kraft AS fusjonerer med Helgeland Kraft Vannkraft AS som inngår i et hjelpekonsern opprettet for å tilrettelegge for konsernetableringen og fullt ut er eiet av Helgeland Kraft AS. Ved gjennomføring av fusjonen vil dagens Helgeland Kraft AS slettes og kommunen vil motta aksjer i Helgeland Kraft Holding AS, som er morselskap i hjelpekonsernet, i samme forhold som kommunen i dag eier aksjer i Helgeland Kraft AS. Etter gjennomføring av konsernetableringen vil Helgeland Kraft Holding AS endre navn til Helgeland Kraft AS. 3. Kommunestyret gir ordføreren eller den ordføreren bemyndiger fullmakt til å inngå ny aksjonæravtale mellom eierkommunene i Helgeland Kraft AS på vegne av kommunen på de vilkår som følger av utkast til aksjonæravtale datert 31.08.17. Saksutredning: Helgeland Kraft AS fremmet våren 2016 forslag til eierkommunene om å omdanne selskapet til konsern. Ved behandlingen i eierkommunene ble det avklart at det ikke var tilstrekkelig kvalifisert flertall for omdanning til konsern, og forslaget ble derfor trukket. Bakgrunnen var at flere av eierkommunene ønsket å utarbeide en eierstrategi før det ble besluttet omdanning til konsern. Som et ledd i utarbeidelsen av eierstrategi ønsket eierkommunene å få utredet om det var ønskelig å videreføre enkelte gjeldende bestemmelser i vedtekter og aksjonæravtale. Rådmennene i eierkommunene ble gitt oppdrag å utrede grunnlaget for en felles eierstrategi, herunder også komme med forslag til eventuelle endringer av de gjeldende vedtekter og aksjonæravtale. Det ble utarbeidet en anbefaling til eierstrategi med enkelte forslag til endringer i vedtekter og styringsmodell som følge av omorganisering til konsern. Denne ble Side 6 av 18

Sak 62/17 lagt fram for eierkommunene og behandlet i de respektive kommunestyrene i løpet av perioden mars til mai 2017. Kommunestyret i Leirfjord behandlet saken 14/3-17 i sak 13/17 og gjorde følgende vedtak: «Leirfjord kommune slutter seg til Rådmannsgruppens anbefaling til eierstrategi for Helgeland Kraft AS datert 17. februar 2017 med følgende tillegg. Rådmannsgruppens punkt 5.4.1 utgår. Dagens ordning med distriktsvis representasjon videreføres. Punkt 2.3 Stemmerettsbegrensningen. Dagens ordning med stemmerettsbegrensning videreføres. Punkt 2.2. Omsetningsbegrensningen. Omdannelsen til konsern forutsetter at nett, produksjon og omsetning blir skilt ut i egne datterselskap eid 100 % av nytt holdingsselskap. Eierkommunene skal eie samme andel aksjer som de i dag eier i selskapet. I realiteten kan 100 % av aksjene i omsetning (kraftsalg) og nett være omsettelig, mens kun 33,3 % av aksjene i kraftproduksjon kan omsettes. Produksjon er underlagt konsesjonslovgivningen som begrenser adgangen for eierkommunene til å overdra aksjer til private. 2/3( 67 %) av aksjene må være eiet av offentlige. På bakgrunn av overnevnte vil ikke Leirfjord kommune åpne for endring i dagens aksjonæravtale som omhandler omsetningsbegrensning. Ordfører eller den som ved fullmakt representerer Leirfjord kommune i generalforsamling gis fullmakt til å forhandle med øvrige eierkommuner.» Etter at samtlige eierkommuner hadde behandlet Rådmannsgruppens anbefaling var det enighet om å slutte seg til de fleste punkter i anbefalingen, med tre unntak: 1. Nye regler for oppnevning og sammensetning av styret (herunder spørsmålet om distriktsrepresentasjon) 2. Oppheve gjeldende stemmerettsbegrensning 3. Endring av omsetningsbegrensning innenfor rammen av gjeldende aksjonæravtale Kommunene Alstahaug, Brønnøy og Rana vedtok rådmannsgruppens forslag til eierstrategi uten endringer. De øvrige eierkommunene hadde avvikende vedtak, noe som innebar at det ikke forelå en felles eierstrategi for selskapet. Det forelå heller ikke tilstrekkelig 2/3 flertall for å beslutte omdanning til konsern med videreføring av bestemmelser om stemmerettsbegrensning, omsetningsbegrensning og distriktsvis styrerepresentasjon. Kommunene Alstahaug, Brønnøy og Rana hadde heller ikke fullmakt til å forhandle om eierstrategien uten at saken ble fremmet til ny behandling i kommunestyrene. De øvrige kommunestyrer hadde med noen variasjoner - på flere punkter forutsatt at det skulle forhandles nærmere om en videreføring av bestemmelser om omsetningsbegrensning mv. Selskapet avholdt generalforsamling 5. mai 2017. Her ble følgende forslag til vedtak fremmet på vegne av kommunene Alstahaug, Brønnøy og Rana: Side 7 av 18

Sak 62/17 «Generalforsamlingen er orientert om status i arbeidet med å etablere felles eierstrategi. I. Arbeidet med konsernetablering 1. jan 2018 videreføres. Det utarbeides reviderte utkast til styringsdokumenter for konsernet i samsvar med rådmannsgruppens anbefalinger. II. For å få avklart om det vil foreligge tilstrekkelig flertall for en omdanning til konsern forutsettes at det forut for at forslag til omdanning til konsern blir forelagt generalforsamlingen til avgjørelse avklares gjennom forhandlinger mellom samtlige eierkommuner om følgende skal videreføres: a. distriktsvis styrerepresentasjon b. stemmerettsbegrensningen c. omsetningsbegrensningen» Forslaget ble vedtatt mot Hemnes kommune sine stemmer (7%). Som et ledd i oppfølgingen av generalforsamlingens vedtak av 5. mai 2017 møttes representanter fra samtlige eierkommuner, med unntak av Hattfjelldal kommune, i Bodø 23. mai 2017. Det ble gjennomført samtaler omkring spørsmålet om en felles eierstrategi. Det syntes etter dette å være enighet blant eierkommunene om å slutte seg til Rådmannsgruppens anbefaling til eierstrategi for selskapet med unntak av omsetningsbegrensningen som skal videreføres slik den er i dag. Etter møtet i Bodø 23. mai ble det avdekket at det var noe ulikt syn blant eierkommunene på spørsmålet om valg av styremedlemmer i selskapet, herunder antallet styremedlemmer og kriteriene for valg av styremedlemmer. Kommunestyret i Leirfjord behandlet saken 15/6-17 i sak 43717 og gjorde følgende vedtak: «Kommunestyret slutter seg til Rådmannsgruppens anbefaling til felles eierstrategi for Helgeland Kraft AS, med unntak av det som omhandler omsetningsbegrensningen. Gjeldende omsetningsbegrensning videreføres i morselskap og alle underselskap/datterselskap. 2) Kommunestyret slutter seg til instruks for valgkomiteen datert og presentert i Bodø 23. mai 2017, som forutsettes vedtatt på generalforsamlingen sammen med nye styringsdokumenter for selskapet. 3) Kapittel 4, punkt 6, 1. kulepunkt i utkast til retningslinjer for valg til styre, som forslag med følgende tillegg: Representantene som foreslås skal være tilhørende i aksjonærkommunene. 4) Kapittel 4, punkt 6, 6. kulepunkt strykes 5) Hemnes kommunes forslag til 7 representanter utenom ansatterepresentanter i styret, tas inn i vedtektene. «Selskapet sendte den 15. juni 2017 ut utkast til reviderte styringsdokumenter og ny tidsplan for etablering av konsern til eierkommunene. Av selskapets brev fremgikk at: Side 8 av 18

Sak 62/17 «Nye utkast til styringsdokumenter for Helgeland Kraft konsernet er utarbeidet med utgangspunkt i de forslag som ble utsendt i fjor, de føringer som er gitt i anbefaling til felles eierstrategi og den flertallsenighet som nå synes å foreligge.» Samtlige eierkommuner ved ordfører og rådmann ble etter anbefaling fra felles rådgiver innkalt til et felles møte i Mosjøen den 31. august 2017. Om bakgrunnen for innkallingen til møtet fremgår av advokat Ulf Larsens brev 18. august: «Status for de folkevalgte organers behandling av Anbefalingen med etterfølgende diskuterte justeringer er noe uoversiktlig, herunder hvilke eventuelle vedtak som må treffes fremover for at eierkommunene skal komme i mål innenfor den framdriftsplanen selskapet har skissert. Jeg vil foreslå at det snarlig innkalles til et fellesmøte hvor alle kommuner er representert med ordfører og rådmann hvor det kan gjøres opp status i den enkelte kommune og hvor vedlagte forslag til aksjonæravtale mv. kan gjennomgås. Til dette møtet bør også selskapets og dets rådgiver inviteres for å gjennomgå selskapets plan for gjennomføring av konserndannelsen. Gjennom et slikt møte bør eierkommunene også ha som mål å få avklart hvilke punkter som gjenstår å drøfte nærmere, og en omforent prosess med sikte på å imøtekomme selskapets framdriftsplan for etablering av konsern.» Møtet mellom eierkommunene ble avholdt 31. august i Mosjøen. Noen kommuner hadde meldt forfall men hadde uttrykt ønske om at møtet ble gjennomført uten deres tilstedeværelse. Selskapet var på møtet representert ved styrets leder, administrerende direktør, økonomisjef og selskapets advokat, advokat Roy Slettevold fra Selmer som bistår selskapet i prosessen med etablering av konsern. Basert på informasjon fra kommunenes felles rådgiver, fra selskapet og fra selskapets advokat konkluderte representantene på møtet med at de ville anbefale selskapets utkast til styringsdokumenter og plan for omdanning til konsern for sine respektive folkevalgte organer. Likeledes ville representantene anbefale sine respektive folkevalgte organer at det oppnevnes 5 aksjonærvalgte og 2 ansattevalgte medlemmer av styret i morselskapet i konsernet, slik at styret totalt består av 7 medlemmer. Selskapet sendte 31. august, etter forutgående behandling i styret den 30. august, utkast til nye styringsdokumenter for etablering av konsern til samtlige eierkommuner. Brevet med vedlegg følger som vedlegg til saksframstillingen. Styret i selskapet traff i møte 30. august slikt vedtak: «Styret anbefaler kommunestyrene i Alstahaug, Brønnøy, Dønna, Grane, Hattfjelldal, Hemnes, Herøy, Leirfjord, Nesna, Rana, Sømna, Vefsn, Vega og Vevelstad å fatte slikt vedtak: 1. Kommunestyret gir sin tilslutning til at Helgeland Kraft AS omdannes til konsern og at konsernetableringen gjennomføres som presentert i selskapets notat til eierkommunene av 31.08.17. 2. Kommunestyret gir ordføreren eller den ordføreren bemyndiger fullmakt til å representere kommunen på generalforsamling i Helgeland Kraft AS og stemme for Side 9 av 18

Sak 62/17 at Helgeland Kraft AS omdannes til konsern ved at Helgeland Kraft AS fusjonerer med Helgeland Kraft Vannkraft AS som inngår i et hjelpekonsern opprettet for å tilrettelegge for konsernetableringen og fullt ut er eiet av Helgeland Kraft AS. Ved gjennomføring av fusjonen vil dagens Helgeland Kraft AS slettes og kommunen vil motta aksjer i Helgeland Kraft Holding AS, som er morselskap i hjelpekonsernet, i samme forhold som kommunen i dag eier aksjer i Helgeland Kraft AS. Etter gjennomføring av konsernetableringen vil Helgeland Kraft Holding AS endre navn til Helgeland Kraft AS.» Av selskapets brev 31. august fremgår videre: «Vi ber om at eierkommunene starter tilslutningsprosessen og behandler saken innenfor den angitte fristen medio november 2017. Vi presiserer videre at det av juridiske hensyn er viktig at vedtakene fattes eksakt i tråd med vår anbefaling. Videre er det viktig at tidsplanen overholdes slik at selskapet har mulighet til å gjennomføre den nødvendige prosess med selskapets långivere. Denne prosess kan vi ikke starte på nytt før kommunene har fattet de nødvendige vedtak. Om ønskelig bistår vi gjerne med supplerende informasjon.» Av selskapets brev og vedlagte notat 31. august 2017 fremgår: «De føringer som er gitt i «Anbefaling til felles eierstrategi», og den flertallsenighet som nå foreligger mellom eierne, er lagt til grunn for det videre arbeid med å tilrettelegge for etablering av konsernet. På styremøte 30.8.17 besluttet styret på nytt å anbefale eierkommunene å gi sin tilslutning til konsernetableringen, basert på prinsipper som også tar hensyn til de innspillene som kom i eierprosessene.» Selskapets overordnede tidsplan for etablering av konsern fremgår av vedlegg 3 til brevet 31. august. Samtlige eierkommuner forutsettes å behandle styrets forslag i løpet av perioden 15. september 15. november 2017. Det er avgjørende viktig for at selskapets skal kunne holde den stramme framdriftsplanen at samtlige kommuner behandler saken innen den frist som er fastsatt. Parallelt med selskapets arbeid med utarbeidelse av nye styringsdokumenter har eierkommunenes felles rådgiver utarbeidet utkast til aksjonæravtale mellom eierkommunene, til erstatning for den gjeldende aksjonæravtalen fra 2000. Advokat Larsen skriver følgende om aksjonæravtalen i brev 18. august 2017: «Det er utarbeidet et forslag til ny aksjonæravtale mellom kommunene i lys av at HK skal omdannes til konsern, som vedlegges (Bilag 1). Det er her forsøkt å innarbeide de bestemmelser som er forutsatt innarbeidet i aksjonæravtale ihht. Anbefalingen. Det vises særlig til punkt 2 om eiermøter og punkt 4 om utbyttepolitikk i utkastet til ny aksjonæravtale Videre er de bestemmelser fra den gjeldende aksjonæravtalen fra 2000 forsøkt videreført i størst mulig grad og i den utstrekning bestemmelsene fremdeles har realitet. På samme måte som i aksjonæravtalen fra 2000 er det også i det nye utkastet Side 10 av 18

Sak 62/17 inntatt bestemmelser som vil regulere omsetningen av aksjer i selskapet dersom omsetningsbegrensningen (som skal videreføres) senere endres, og i tråd med forutsetningene i Anbefalingen. Det vises til punkt 3 i utkastet til ny aksjonæravtale.» Basert på innspill fra eierkommunene og selskapet er det foretatt noen få justeringer i utkastet til aksjonæravtale. Endelig utkast til aksjonæravtale mellom eierkommunene som ble presentert i møtet 31. august, til erstatning for den gjeldende avtalen fra 2000, vedlegges saksframstillingen. Aksjonæravtalen er i samsvar med Rådmannsgruppen anbefaling til felles eierstrategi. Vurdering Rådmannsgruppens forslag til felles eierstrategi for Helgeland Kraft AS er forankret i anbefalinger om god eierstyring og selskapsledelse som bl.a. er utarbeidet av KS. Hovedformålet med de retningslinjene som er søkt innarbeidet er å skape klare linjer mellom eierstyring og selskapsledelse, med klare ansvarslinjer mellom selskapets styre og eierkommunene, samtidig som eierkommunene sikrer at styret tilføres best mulig ressurser/kompetanse til det beste for selskapets videre utvikling og overordnet styring fra styret i forhold til ledelsen i selskapet. Det vises til Rådmannsgruppens anbefaling og kommunestyrets tidligere behandling av anbefalingen. Et vedtak om konsernetablering forutsetter at en ny eierstrategi for selskapet er på plass. For å oppnå tilstrekkelig flertall for å vedta Rådmannsgruppens anbefaling var det nødvendig å foreta justeringer som alle eierkommunene kunne slutte seg til. Det eneste punktet som avviker fra Rådmannsgruppens anbefaling er spørsmålet om opphevelse av omsetningsbegrensningen, som skal videreføres. På samme måte som i den gjeldende aksjonæravtalen fra 2000 inneholder utkastet til ny aksjonæravtale bestemmelser som kommer til anvendelse dersom omsetningsbegrensningen senere oppheves, bl.a. skal selskapets konsesjonsrettslige stilling som offentlig eid selskap i industrikonsesjonsloven sikres. Bestemmelsene som er inntatt er i tråd med Rådmannsgruppens anbefaling til felles eierstrategi. Administrasjonssjefen vil derfor anbefale at kommunestyret treffer vedtak i tråd med styrets forslag til vedtak, samt at kommunestyret gir ordfører fullmakt til å inngå ny aksjonæravtale i tråd med det vedlagte utkast. Det forutsettes at generalforsamlingen innenfor rammene av forslag til nye vedtekter velger 5 aksjonærvalgte styremedlemmer i tråd med det kommunene ble enige om 31. august i Mosjøen. Vedlegg: 1 Selskapets brev 31. august 2017 til eierkommunene med vedlegg. 2 Utkast til aksjonæravtale mellom kommunene datert 31. august 2017. Side 11 av 18

Sak 63/17 Helgeland havn IKS Saksbehandler: Øyvind Toft Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 17/1653-2 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 63/17 Formannskapet 23.10.2017 / Kommunestyret Innstilling: Leirfjord kommunestyre vedtar den nye reviderte selskapsavtale for Helgeland havn IKS. Leirfjord kommunestyre vedtar at havnearealet på Leland og industriområdet på Leines er kommunens havnekapital. Saksutredning: 1. Bakgrunn og mandat: Selskapets ledelse er gjennom vedtak i representantskap og styret for Helgeland havn IKS gitt i oppgave å utrede ett felles interkommunalt selskap, Helgeland havn IKS, med delegert myndighet fra kommunene Vefsn, Alstahaug, Dønna og Leirfjord som etter Havne- og farvannsloven tilligger kommunene, jfr Lov om havner og farvann av 17.04. 2009, 10. Mandatet er gitt med bakgrunn i allerede etablerte Helgeland havn IKS som i dag kan ivareta kommunens oppgaver knyttet til innkreving og beregning av anløpsavgift. Kommunestyrene i Alstahaug, Vefsn, Leirfjord og Dønna fikk i 3 tertial 2016 ny selskapsavtale for Helgeland havn IKS til behandling. Denne selskapsavtalen er datert 3.10.2016. Dønna og Leirfjord vedtok fremlagte selskapsavtale. Vefsn kommunestyre gjorde følgende vedtak 16.11.2016, sak 111/16: 1. Vefsn kommune godkjenner utkast til selskapsavtale datert 3.10.2016 for Helgeland havn IKS, med unntak av punkt 1.5 og 6.3, primært grunnet manglende avklaring om dokumentavgift. 2. Ikrafttredelse av selskapsavtalen utstår inntil kommunestyret har godkjent avtale mellom Helgeland havn IKS og Mosjøen Havn KF om midlertidig drift av havnen, inntil spørsmålene i vedtakets punkt 1 er avklart. 3. Havnekapitalen i Mosjøen Havn KF med tilhørende aktiva og passiva samt rettigheter og forpliktelser forblir i kommunalt eierskap inntil videre. 4. Det enkelte kommunestyre forutsettes å sluttbehandle saken med henblikk på endelig å avklare spørsmålene i vedtakets punkt 1. Alstahaug kommunestyre gjorde følgende vedtak 14.12.2016, sak: Side 12 av 18

Sak 63/17 1. Alstahaug kommune godkjenner utkast til selskapsavtale datert 3.10.2016 for Helgeland havn IKS, med unntak av punkt 1.5 og 6.3 2. Ikrafttredelse av selskapsavtalen utstår inntil kommunestyret har godkjent avtale mellom Helgeland havn IKS og Alstahaug havnevesen KF om midlertidig drift av havnen, inntil spørsmålene i vedtakets punkt 1 er avklart. 3. Havnekapitalen i Alstahaug havnevesen KF med tilhørende aktiva og passiva samt rettigheter og forpliktelser forblir i kommunalt eierskap inntil videre. 4. Det enkelte kommunestyre forutsettes å sluttbehandle saken med henblikk på endelig å avklare spørsmålene i vedtakets punkt 1. 5. Ved ikrafttredelse av revidert selskapsavtale jf. Pkt. 1 og 2 over, ønsker kommunestyret en sak fra administrasjonssjef der man vurderer hvordan Alstahaug havnevesen KF skal driftes videre. Dette basert på de endrede driftsforutsetningene. Representantskapet i Helgeland havn IKS har gjennomført møter den 7.4.2017 og 18.05.2017. der endringer i selskapsavtalens punkt 1.5, 3.1, 6.3, 9, 10, og 12 ble vedtatt. Ny selskapsavtale er datert 18.05.2017. Med dette så er det de foreslåtte endringene i punkt 1.5, 3.1, 6.3, 9, 10 og 12 i selskapsavtalen som ønskes vedtatt i kommunestyrene i Vefsn, Alstahaug, Dønna og Leirfjord. Vedlegg 1 til saken er en selskapsavtale som beskriver de endringer som er gjort etter kommunestyrevedtakene i tredje tertial i alle fire eierkommunene. Vedlegg 2 til saken er den selskapsavtalen som er vedtatt i representantskapet. 2. Saksutredning: Forklaring til endringer som er gjort i selskapsavtalen og vedtatt av representantskapet: Punkt 1.5: Her er det tydeliggjort at kommunene overlater til Helgeland havn IKS å disponere hele havnekapitalen, mens det juridiske eierskapet stadig ligger i eierkommunen. Disposisjonsretten omfatter alle aktiva og passiva som er knyttet til havnekapitalen. Dette betyr at eierkommunen fremdeles garanterer for eventuelle eksisterende lån som er knyttet til eiendommene. Leirfjord og Dønna må i forbindelse med denne kommunestyrebehandling, samtidig definere sine eiendommer som er beskrevet i vedlegg til selskapsavtalen som kommunens havnekapital. Ved å gjøre dette vil disse eiendommene bli underlagt den til enhver tid gjeldende Havne og farvannslov. Punkt 3.1: Her ønsker representantskapet et mindre styre, med to varamedlemmer. Punkt 6.3: Her har representantskapet vedtatt omtrent samme ordlyd som er i dagens gjeldende selskapsavtale. Helgeland havn IKS kan med dette ta opp egne lån med en begrensning på kr 100 mill. Det er nytt at det blir lagt til en indeksregulering av lånebegrensningen. Dette betyr Side 13 av 18

Sak 63/17 at dersom selskapet skal låne penger ut over dette beløp, må selskapsavtalen revideres og godkjennes av alle eierkommunene i henhold til punkt 8 i denne selskapsavtale. Punkt 9: Her poengteres det at en inntredende kommune må overlate disposisjonsretten til sin havnekapital til Helgeland havn IKS. Punkt 10: Her tydeliggjøres det at det er disposisjonsretten som trekkes tilbake ved en eventuell uttreden av Helgeland havn IKS. Punkt 12: Her tydeliggjøres at det er disposisjonsretten som tilbakeføres til eierkommunene ved oppløsning av Helgeland havn IKS. Vurdering Etter mange vedtak og forhandlinger, er dette er siste etappe i prosessen med å få på plass en selskapsavtale for Helgeland Havn IKS. Kommunestyret i Leirfjord har tidligere vedtatt selskapsavtale for Helgeland Havn IKS. Avtalen som nå foreligger til behandling er en revidert utgave, basert på de gjengitte vedtakende i kommunestyrene i Alstahaug og Vefsn. Administrasjonen anser ikke at endringene/presiseringene har vesentlig betydning for Leirfjord kommune. I forhold til definering av Leirfjord kommune sine eiendommer, kommunens havnekapital, så er dette tidligere diskutert politisk i forbindelse med prosessen frem til dagens ståsted. Vedlegg: Vedlegg 1: Selskapsavtale med alle endringer Vedlegg 2: Selskapsavtale som ønskes vedtatt Side 14 av 18

Sak 64/17 Ekstra asfaltering av parkeringsplass Wangbrygga og Ulvangen oppvekstsenter Saksbehandler: Øyvind Toft Arkiv: Q04 &30 Arkivsaksnr.: 17/666-9 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 64/17 Formannskapet 23.10.2017 / Kommunestyret 06.11.2017 Innstilling: Leirfjord kommune asfalter parkeringsplass Wangbrygga og Ulvangen oppvekstsenter. Kostandene på kr 500 000 finansieres ved bruk av disposisjonsfond. Saksutredning: Kommunestyret behandlet i sak 17/666 Plan for asfaltering og veivedlikehold. I de prioriterte tiltakene for asfaltering var asfaltering av parkeringsplasser på Wangbrygga og Ulvangen oppvekstsenter utelatt. Det er uheldig å utelate parkeringsplassene når kommunen først asfalterer veien utenfor. Riggkostandene er betydelige i forhold til utgiftene ved asfaltering, så det vil være en kostand vi vil slippe å ta senere. Administrasjonen har tidligere informert kommunestyret om dette, og fått signal på at det er ønskelig. Administrasjonen ble også bedt om å se om dette kunne gjøres til en lavere pris. Det er nå gjort forsøk på innhente pris fra andre leverandører. Forespørslene har ikke medført noen lavere pristilbud. Parkeringsplassen i Ulvangen har særdeles dårlig grunn. Her kreves det en del forsterkningsarbeid. Dette medfører dertil økte kostnader ved arbeidet. Vedlegg: Side 15 av 18

Sak 65/17 Omlegging av høyspentlinje etter oppføring av rorbu innenfor byggeforbudssonen på 22 kv-linje - Leinesodden Saksbehandler: Øyvind Toft Arkiv: T31 Arkivsaksnr.: 17/1980-3 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 65/17 Formannskapet 23.10.2017 / Kommunestyret Innstilling: Leirfjord kommune bidrar med kr 280 000 til omlegging av høyspentlinje på Leinesodden. Tiltaket finansiers gjennom låneopptak. Saksutredning: Leirfjord kommune ga i 2010 tillatelse til bygging av rorbu/fritidsbolig innenfor 22 kvlinjens byggeforbudssone. Avstandene som er målt viser at bryggekant ligger 0,5 1 m fra linjens ytterste fase og 3 m fra byggets takkant. Jf. krav i forskrift om elektriske forsyningsanlegg skal det minimum være 6 m avstand fra nærmeste bygningsdeler (takutspring, terrasser og lignende) til ytterste line. Helgelandskraft ble ved en feiltakelse ikke gjort oppmerksom på tiltaket, og fikk av den grunn ikke mulighet til å uttale seg om tiltaket. Ovennevnte medfører en sikkerhetsmessig risiko og må rettes opp gjennom enten flytting av bygget eller flytting av høyspentlinjen. Etter dialog med Helgelandskraft har administrasjonen kommet frem til at det er mest hensiktsmessig og økonomisk rasjonelt å legge linjen i kabel rundt vestsiden av småbåthavna og videre ut til eksisterende nettstasjon. Denne løsningen vil medføre etablering av en ca. 400 m lang 22 kv-kabel fra mastepunkt på Hamnhaugen til eksisterende nettstasjon som i dag forsyner Kystverkets fyrlykt. Vedlagte kartskisse viser trasévalg samt skillet mellom anlegg der administrasjonen etter enighet med HK at kommunen dekker kostnadene med (rød stiplet linje) og hva Helgeland Kraft selv dekker (blå stiplet linje). I tillegg til å løse problemene med nærføringen til rorbuen, vil dette bidra til tilrettelegging for nettilknytning av industriområdet på Leinesodden som nylig er vedtatt områderegulert. Avhengig av hva som blir etablert av industrivirksomhet på området, kan det påregnes behov for ytterligere nett-tiltak senere. Det forutsettes at kommunen bistår med nye rettighetsavtaler med grunneiere som blir berørte av ny kabel før igangsetting av arbeidet. Eksisterende luftlinje over småbåthavna og ut til nettstasjonen kan med dette fjernes og tilrettelegging for industriområdet blir enklere (sprenging o.l.). Kommunens bidrag med omleggingen er estimert til kr. 280 000, og gjelder etablering av ca. 220 m med 22 kv-jordkabel som vist i kartskissen. Kostnadene med utskifting av resten av linjen tar Helgeland Kraft (ca. 180 m med kabel).. Side 16 av 18

Sak 65/17 HK tar sikte på å få utført omlegging til kabel så tidlig som mulig i 2018 og ber derfor om tilbakemelding innen 10. november 2017, på om Leirfjord kommune aksepterer å dekke kostnader knyttet til nødvendig omlegging av 22 kv-linjen rundt småbåthavna som vist til over. Det påpekes fra HK beløpet pålydende kr. 280 000,, er et estimat og at de reelle kostnader vil bli innkrevd etter ferdigstillelse Vedlegg: Side 17 av 18

Sak 66/17 Investering i verktøy for kartlegging av ledningsnettet Saksbehandler: Øyvind Toft Arkiv: M20 Arkivsaksnr.: 17/1981-3 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 66/17 Formannskapet 23.10.2017 / Kommunestyret Innstilling: Leirfjord kommune går til innkjøp av dataprogram til kr 165 000, for kartlegging av ledningsnettet. Tiltaket finansieres ved låneopptak. Saksutredning: Virksomhet teknikk og eiendom ønsker kommende driftsår å komme i gang med kartlegging og dokumentasjon på ledningsnettet for vann og avløp. Herunder kommer også tilstand av ledningsnettet som en del av prosjektet. Kommunestyret har vedtatt at det skal lages en avløpsplan. Før dette arbeidet kan komme i gang så trenger kommunen å få kartlagt hele vårt ledningsnett og tilstand på anlegget. Administrasjonen vil derfor gå til anskaffelse av programvare som kan løse dette. Det er svært viktig å få dette på plass, da kunnskap om ledningsnettet i dag sitter hos enkelt personer, som om noen få år ikke lenger vil være tilknyttet kommunen. Bakgrunn for dette tiltaket ikke kommer som innspill til budsjett 2018, er at det foreligger et rabattert tilbud som må besvares ganske omgående. Vedlegg: Side 18 av 18