NetCom Trådløs Bedrift Mobil Sekretær. Brukerveiledning

NetCom Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Brukerveiledning

Innhold 1 2 3 4 5 6 7 Hva er Mobil Sekretær?... 4 Avtaletyper... 5 Viderekoble samtaler... 5 Hva hører innringeren?... 6 Programtillegg for Outlook... 7 5.1 Nedlastning... 7 5.2 Installasjon... 7 5.3 Registrere ditt mobilnummer... 8 5.3.1 Info og språkvalg... 8 5.3.2 Brukerinformasjon... 9 5.3.3 Tast kode... 9 5.3.4 Bekreft... 9 5.3.5 Registrere på nytt... 9 5.4 Menyen i Outlook... 10 5.4.1 Outlook 2007 og Outlook 2010... 10 5.4.2 Meny i Outlook 2007... 10 5.5 Opprette Mobil Sekretær-avtaler... 10 5.5.1 Nye møteinnkallelser... 10 5.5.2 Tilknyttet eksisterende møter... 11 5.5.3 Øyeblikkelige avtaler (Outlook 2007/2010)... 11 5.5.4 Egendefinert avtale (Outlook 2007/2010)... 12 5.5.5 Visning av avtaler fra andre kilder... 12 5.6 Innstillinger og VIP-liste... 12 5.6.1 Viderekoble samtaler... 13 5.6.2 Avtalehåndtering... 13 5.6.3 VIP-liste/Tillat samtaler fra... 13 5.7 Kategorier/fargekoder... 14 5.8 Send supportmail... 15 5.9 Systemkrav... 15 Trådløs Bedrift Mobilapplikasjon... 16 6.1 Last ned NetCom TB... 16 6.2 Opprette avtaler... 16 6.3 Avbryte aktiv avtale... 17 6.4 Forlenge aktiv avtale... 17 6.5 Fremtidige og egendefinerte avtaler... 17 6.6 Se fremtidige avtaler... 18 6.7 Innstillinger og VIP-liste... 18 6.7.1 VIP-liste/Tillat samtaler fra... 18 6.7.2 Innstillinger for viderekobling... 19 USSD-koder... 20 Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 2 av 23

8 9 TB Web... 22 8.1 Se aktive og fremtidige avtaler... 22 8.2 Innstillinger og VIP-liste... 22 SMS-varsling... 23 Dokumentet vil bli oppdatert ved endret eller utvidet funksjonalitet. Vi gjør vårt ytterste for at all informasjon i dokumentet skal være korrekt, men tar forbehold om feil. Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 3 av 23

1 Hva er Mobil Sekretær? Mobil Sekretær er en tjeneste i NetCom Trådløs Bedrift som lar deg styre din tilgjengelighet på din mobiltelefon. Når du har en aktiv avtale med Mobil Sekretær vil de som ringer deg bli fortalt at du er opptatt, hvorfor du er opptatt og når du blir ledig igjen. Når du har registrert en avtale med Mobil Sekretær vises avtalen i Trådløs Bedrift sine sentralbordsløsninger og i Trådløs Bedrift sin mobilapplikasjon slik at dine kollegaer kan se om du er tilgjengelig før de forsøker å kontakte deg. Mobil Sekretær er tilgjengelig for alle kunder og brukere med Trådløs Bedrift, og derfor trenger du ikke gjøre noe for å ta i bruk tjenesten. Som bruker av Mobil Sekretær kan du gi innringeren muligheten til å legge igjen en talemelding og/eller bli satt over til et valgfritt nummer, f.eks. en kollega eller bedriftens sentralbord. Om det er samtaler fra viktige personer du ønsker at alltid skal komme frem til deg, for eksempel samboer, barnehagen eller sjefen, kan du legge disse numrene til på en VIP-liste. Om du er medlem av tjenester i Trådløs Bedrift, for eksempel at du besvarer samtaler til en kø som sentralbord, kundesenter eller support, vil du automatisk bli utmeldt av denne tjenesten og heller ikke motta samtaler derfra når du har en aktiv Mobil Sekretær-avtale. Dette dokumentet beskriver Mobil Sekretær generelt, og hvordan du styrer din tilgjengelighet gjennom både mobilapplikasjonen og programtillegget for Outlook. Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 4 av 23

2 Avtaletyper Når man ikke er tilgjengelig på telefonen er det viktig at innringeren får vite at du er utilgjengelig, hvor lenge du er utilgjengelig og hvorfor du er utilgjengelig. Derfor har man 5 forskjellige avtaletyper som kan opprettes med Mobil Sekretær og man kan selv bestemme varigheten på avtalene. Man kan opprette følgende avtaler med Mobil Sekretær: Møtetype Bruksområde Kommentar Møte Benyttes når man er i et møte. Dersom møtet går over midnatt vil det bli automatisk endret til Fravær. Dersom møtet er kortere enn 30 minutter blir det endret til Midlertidig ute. Pause/Midlertidig ute Benyttes ved korte pauser. Må være kortere enn 30 minutter. Dersom Pause/Midlertidig ute settes med varighet 30 minutter eller mer konverteres det til Møte. Lunsj Benyttes ved lunsj. Gått for dagen Benyttes ved fravær ut dagen. Gjelder kun for inneværende dag. Fravær Benyttes om man er utilgjengelig i flere dager. Kan kun opprettes for hele dager og gjelder ut valgt dag. 3 Viderekoble samtaler Som nevnt i Kapittel 1 fungerer Mobil Sekretær slik at under en aktiv avtale vil personer som ringer deg bli informert om at du er opptatt og hvor lenge du er opptatt. For å sikre at den som ringer deg får den hjelpen han eller hun trenger er det smart å gi innringerne mulighet til å legge igjen en talemelding eller bli viderekoblet til et annet nummer. Du kan selv bestemme hvilket nummer vedkommende kan bli viderekoblet til, og det kan for eksempel være en kollega, bedriftens sentralbord eller en tjeneste i Trådløs Bedrift. Innringeren bestemmer selv om han eller hun ønsker å legge igjen en talemelding eller bli satt over. Under Viderekoble samtaler kan du bestemme hvilke muligheter innringer har når du har en aktiv avtale. Disse valgene er tilgjengelige: Type viderekobling Ingen viderekobling Til egen personsvar Til annet nummer Til personsvar og annet nummer Innringers valg Innringer kan verken legge igjen beskjed eller bli satt over Innringer får mulighet til å legge igjen beskjed på din telefonsvarer Innringer kan velge å bli satt over til annet nummer, f.eks. sentralbordet Innringer kan legge igjen beskjed og bli satt over Om du benytter viderekobling til personsvar må du personsvar være aktivt på ditt abonnement. Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 5 av 23

4 Hva hører innringeren? Når man setter opp en avtale med Mobil Sekretær er det i 3 ting som bestemmer hva de som ringer deg hører. Hvilken avtaletype du har valgt, se kapittel 2. Hvor lenge du er utilgjengelig Hvilke innstillinger du har satt for viderekobling av samtaler, se kapittel 5.6.1. Under finner du en tabell som viser hva den som ringer deg hører når du har opprettet en avtale med Mobil Sekretær. Møtetype Møte Pause/Midlertidig ute Lunsj Innstilling viderekobling Ingen Til egen viderekobling personsvar i i møte til kl xx.xx. møte til kl xx.xx. Trykk 1 for å legge igjen en beskjed. Om innringer trykker 1 vil din personsvarmelding bli avspilt. tilgjengelig fra kl xx.xx. tilgjengelig fra kl xx.xx. tilgjengelig fra kl xx.xx. Trykk 1 for å legge igjen en beskjed. Om innringer trykker 1 vil din personsvarmelding bli avspilt. tilgjengelig fra kl xx.xx. Trykk 1 for å legge igjen en beskjed. Om innringer trykker 1 vil din personsvarmelding bli avspilt. Til annet nummer i møte til kl xx.xx Trykk 1 for å bli satt over til en kollega. tilgjengelig fra kl xx.xx. Trykk 1 for å bli satt over til en kollega. tilgjengelig fra kl xx.xx. Trykk 1 for å bli satt over til en kollega. Til personsvar og annet nummer i møte til kl xx.xx. Legg igjen melding eller tast 1 for å bli satt over til en kollega eller legg igjen en beskjed. Din personsvarmelding blir avspilt. tilgjengelig fra kl xx.xx. Trykk 1 for å bli satt over til en kollega eller legg igjen en beskjed. Din personsvarmelding blir avspilt. tilgjengelig fra kl xx.xx. Trykk 1 for å bli satt over til en kollega eller legg igjen en beskjed. Din personsvarmelding blir avspilt. Gått for dagen Fravær Den du ringer har gått for dagen. ute av kontoret til dato. Den du ringer har gått for dagen. Trykk 1 for å legge igjen en beskjed. Om innringer trykker 1 vil din personsvarmelding bli avspilt. ute av kontoret til dato. Trykk 1 for å legge igjen en beskjed. Om innringer trykker 1 vil din personsvarmelding bli avspilt. Den du ringer har gått for dagen. Trykk 1 for å bli satt over til en kollega. ute av kontoret til dato. Trykk 1 for å bli satt over til en kollega. Den du ringer har gått for dagen. Trykk 1 for å bli satt over til en kollega eller legg igjen en beskjed. Din personsvarmelding blir avspilt. ute av kontoret til dato. Trykk 1 for å bli satt over til en kollega eller legg igjen en beskjed. Din personsvarmelding blir avspilt. Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 6 av 23

5 Programtillegg for Outlook Mobil Sekretær har et eget programtillegg/plug-in for Outlook. Dette programtillegget gir deg muligheten til å knytte Mobil Sekretær-avtaler til avtaler du har i din kalender i Outlook. Du velger selv hvilke møter du ønsker å knytte Mobil Sekretær-avtaler til. I avsnittene under finner du informasjon om hvordan du installerer og benytter denne. 5.1 Nedlastning Installasjonsfilene for programtillegget for Outlook kan lastes ned fra https://tb.netcom.no/clients/mobsek/ Last ned versjonen av programtillegget som passer til din versjon av Outlook. Hvilken versjon du har kan du sjekke ved å gå til Fil Hjelp i Outlook. I rammen til høyre vil du finne din versjon. I eksempelet under er det Outlook 2010 med 32 bit som skal benyttes. Det finnes også en fullversjon av programtillegget som kan benyttes om IT-administratoren i din bedrift ønsker å rulle ut en installasjon av programtillegget til alle ansatte i bedriften. IT-administrator må da kontakte NetCom for å få tilgang til denne fullversjonen. For å laste ned ønsket installasjonsfil klikker du på denne og lagrer den på ønsket sted på din datamaskin. 5.2 Installasjon Før du installerer programtillegget for Mobil Sekretær må du slette eldre versjoner av programtillegget som du har installert på din datamaskin. Det gjør du ved å åpne Control Panel/Kontrollpanel og går til Add/remove programs eller Programs and features. I listen over programmer installert på din datamaskin finner du da eventuelt programtillegget for Mobil Sekretær, høyreklikker på dette og velger Uninstall. Det anbefales også at Outlook lukkes før installasjonsprosessen starter. For å installere programtillegget på din datamaskin høyreklikker du på filen du har lastet ned, og klikker Extract all/pakk ut alle. Følg instruksjonene gitt under prosessen. Åpne deretter mappen med filene som ble pakket ut og kjør filen Setup.exe. Installasjonsprosessen vil da starte. Følg stegene og godta installasjon av Microsoft.NET og tilsvarende om nødvendig. Dette kan ta noen minutter. Underveis i prosessen vil vinduet under kunne vises. Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 7 av 23

Installasjon av selve programtillegget for Mobil Sekretær starter når vinduet under vises. Klikk Install/Installer. Klikk Close/Lukk når vinduet under vises. Om Outlook kjører på din datamaskin må du nå avslutte Outlook. Deretter åpner du Outlook og ta i bruk programtillegget for Mobil Sekretær. 5.3 Registrere ditt mobilnummer For at programtillegget skal kunne opprette Mobil Sekretær-avtaler knyttet til akkurat ditt mobilnummer må du etter installasjonen gjennom en kort registreringsprosess. 5.3.1 Info og språkvalg Første steg er informasjon om tjenesten og valg av språk. Du kan velge mellom norsk/bokmål og engelsk. Programtillegget detekterer hvilket språk du har i Outlook, og benytter om engelsk om du ikke har norsk versjon. Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 8 av 23

Informasjonen, registreringsprosessen og menyvalgene i programtillegget styres av språket du velger her. For å gå videre trykker du Aksepter. 5.3.2 Brukerinformasjon For at programtillegget for Outlook skal kunne knytte dine avtaler i kalenderen opp mot Mobil Sekretær for ditt mobilnummer må du skrive inn mobilnummeret ditt. Nummeret skal skrives inn som 8 siffer uten landskode (+47). Deretter trykker du på knappen Neste. Du vil da motta en kode på SMS, så ha din mobiltelefon tilgjengelig. 5.3.3 Tast kode Tast inn valideringskoden, 4 siffer, som du har fått tilsendt på SMS til ditt mobilnummer. Avsender av SMSen er 05051. Trykk på knappen Neste. 5.3.4 Bekreft Til sist må du bekrefte registreringen. Det gjør du ved å trykke Lagre-knappen nederst i vinduet. Når du nå restarter Outlook er programtillegget for Mobil Sekretær klart til bruk. 5.3.5 Registrere på nytt Om du har behov for å kjøre registreringen på nytt kan du gjøre dette ved å trykke på Registrer i menyen i Outlook. Dette kan være nødvendig om du bytter telefonnummer eller av andre årsaker har behov for å kjøre registreringen på nytt. Du starter en ny registrering ved å klikke på Registrer i menyen i Outlook. Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 9 av 23

Du må da godta at tidligere innstillinger blir overskrevet ved å trykke Ja i vinduet under. Deretter må du følge beskrivelsen gitt i punkt 5.3.1 til 5.3.4. 5.4 Menyen i Outlook 5.4.1 Outlook 2007 og Outlook 2010 Når du har installert programtillegget og restartet Outlook vil det dukke opp et nytt menyelement i Outlook. Du åpner dette ved å trykke på fanen øverst. Menyen består av modulene Øyeblikkelige avtaler, Egendefinert avtale og Annet. 5.4.2 Meny i Outlook 2007 Menyen i Outlook 2007 er noe enklere enn i Outlook 2010 og Outlook 2013. Her finner man kun Innstillinger, se Kapittel 5.6, Registrer, se Kapittel 5.3.5 og Send support mail, se Kapittel 0. 5.5 Opprette Mobil Sekretær-avtaler 5.5.1 Nye møteinnkallelser Med programtillegget til Mobil Sekretær installert i Outlook kan man enkelt knytte Mobil Sekretær til møter i din kalender. Under avsnitt 5.6.2 er det beskrevet hvordan man automatisk skal ha Mobil Sekretær knyttet til alle eller ingen møteinnkallelser. Om man har valgt Alltid spør meg om å legge til Mobil Sekretær under Innstillinger vil boksen under dukke opp. Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 10 av 23

Klikker man på Ja blir Mobil Sekretær aktivert tilknyttet det aktuelle møtet. Man får ikke dette spørsmålet om man tentativt aksepterer møtet eller om det er en serie med møter som gjentar seg f.eks. hver uke. Om man har knyttet Mobil Sekretær til et møte i kalenderen vil det vises ved at Emne-feltet oppdateres med teksten, Mobil Sekretær. 5.5.2 Tilknyttet eksisterende møter Om du ønsker å knytte Mobil Sekretær til et møte du allerede har i kalenderen gjør du det ved å høyreklikke på møtet. I menyen som vises kan man velge Mobil Sekretær, og klikke Lag avtale. Ved bruk av denne menyen kan man også avbryte/slette Mobil Sekretær-avtaler som er lagt inn i kalenderen din. 5.5.3 Øyeblikkelige avtaler (Outlook 2007/2010) Disse knappene er laget for på en enkel måte å opprette møter. Modulen har 4 forhåndsdefinerte avtaletyper: Midlertidig ute i 15 minutter Lunsj i 30 minutter Møter i 1 time Gått for dagen Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 11 av 23

5.5.4 Egendefinert avtale (Outlook 2007/2010) Modulen Egendefinert avtale benyttes om man ønsker å opprette en Mobil Sekretær-avtale i løpet av inneværende dag og som ikke passer med Øyeblikkelige avtaler beskrevet i avsnitt 5.5.3. Velg Starttid og Sluttid ved å benytte rullegardinmenyen, og klikk Lagre avtalen. Du kan ikke velge avtaletype, så alle møter blir automatisk kategorisert som Møte. Dersom møtet er kortere enn 30 minutter blir det endret til Midlertidig ute/lunsj. 5.5.5 Visning av avtaler fra andre kilder Om du oppretter en Mobil Sekretær-avtale ved bruk av for eksempel Trådløs Bedrift sin mobilapplikasjon vil programtillegget hente disse avtalene og vise disse i kalenderen. Slike avtaler blir merket med teksten Mobil Sekretær og standardinnstillingen er at disse blir synlige for dine kollegaer via Outlook/Exchange. Slike avtaler hentes opp og vises i kalenderen om din Outlook er aktiv og er tilkoblet Internett. Om din Outlook ikke er aktiv når Mobil Sekretær-avtalen opprettes, vil kalenderen ikke bli oppdatert før neste gang du kjører Outlook og tilkoblet Internett. 5.6 Innstillinger og VIP-liste Under Annet finner du en egen modul for Innstillinger. Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 12 av 23

5.6.1 Viderekoble samtaler Som nevnt i Kapittel 3 kan man sette ulike innstillinger for viderekobling når man har en aktiv avtale med Mobil Sekretær. Viderekoblingene endrer man ved hjelp av feltet under. For Til annet nummer og Til personsvar og annet nummer må man taste inn telefonnummeret som innringeren kan bli satt over til. Det gjøres ved å fylle inn feltet nederst. Husk å trykke Lagre. 5.6.2 Avtalehåndtering Under innstillinger kan man bestemme om man automatisk vil knytte Mobil Sekretær til alle møteinnkallelser i Outlook. Man kan også bestemme dette manuelt per møte eller deaktivere dette. Det gjør man ved å benytte innstillingene vist under: Husk å trykke Lagre. 5.6.3 VIP-liste/Tillat samtaler fra Når man aktiverer en avtale med Mobil Sekretær blir telefonen blokkert for innkommende samtaler, men det er enkelte samtaler man vil at alltid skal komme gjennom. Slike nummer er for eksempel ektefelle/samboer, barn, barnehage, skole, sjef/arbeidsgiver etc. Med Mobil Sekretær kan du ha 10 slike nummer som alltid komme frem til deg. Disse numrene legger du til i modulen vist under. Telefonnummer som alltid skal slippe gjennom skrives inn i Nummer-feltet og legges til listen ved å trykke på Legg til-knappen. Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 13 av 23

Trykker man på Kontakter hentes dine kontakter opp fra adresseboken i Outlook. I denne listen kan man søke opp en person. Når man har klikket på en kontakt og trykket Legg til dukker personen opp i listen. Man fjerner et mobilnummer fra VIP-listen ved å klikke på det i listen og trykker Fjern. Husk å lagre endringene ved å trykke på Lagre eller OK. Trykker man OK vil vinduet lukkes. 5.7 Kategorier/fargekoder Kalenderavtaler som man har knyttet Mobil Sekretær til skiller seg litt fra vanlige kalenderavtaler ettersom telefonen faktisk blir blokkert for innkommende samtaler under møtet. For at disse møtene skal synes og skille seg ut i kalenderen din er alle møter med Mobil Sekretær markert ved bruk av Kategorier i Outlook. Programtillegget benytter fargekodene under knyttet til Mobil Sekretær-avtaler. Hvilke farger som benyttes er avhengig av hvilket språk du har valgt. Ønsker du å endre fargekoder kan du klikke på Alle kategorier/all Categories og endre farge på møter med Mobil Sekretær tilknyttet. Du kan også la være å ha fargekoder på møtene ved velge Ingen/None som farge. Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 14 av 23

5.8 Send supportmail Om du skulle få problemer med Mobil Sekretær sitt programtillegg for Outlook kan du kontakte support. For at NetCom skal kunne se på feilen hos deg må du legge ved loggfiler som kan fortelle hva som har skjedd med programtillegget. I menyen finner du en egen knapp med teksten Send support mail. Klikker du på denne får du opp dette vinduet: Når du klikker på OK-knappen vil det genereres en zip-fil som inneholder loggfiler, MS Loggfiler.zip. Denne zip-filen lagrer du på ønsket sted på din datamaskin. Deretter sender du en mail til kstb2@netcom-gsm.no der du beskriver hva som er problemet og legger ved filen. 5.9 Systemkrav Støttede versjoner av Outlook Programtillegget for Mobil Sekretær kan benyttes sammen med følgende versjoner av Outlook: Outlook 2007 Outlook 2010 Outlook 2013 For brukere med Outlook 2003 finnes det en eldre versjon av programtillegget, men dette er ikke beskrevet her. Rammeverk og biblioteker.net Framework 3.5 SP 1 Microsoft Tools for Office Runtime SQL Server Compact 3.5 SP2 Nødvendige rammeverk og biblioteker kan lastes ned og installeres sammen med programtillegget for Mobil Sekretær. Kontakt bedriftens IT-ansvarlig om du har spørsmål. Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 15 av 23

6 Trådløs Bedrift Mobilapplikasjon Trådløs Bedrift tilbyr en mobilapplikasjon som åpnes i nettleseren på din mobiltelefon. Med applikasjonen kan du enkelt sette over samtaler, styre egen tilgjengelighet og se tilgjengeligheten til dine kollegaer. Adressen er: https://m.tb.netcom.no. Nettsiden fungerer på alle mobiltelefoner og har 2 forskjellige versjoner. Én versjon for smarttelefoner med touch-skjerm, og en enklere versjon for alle andre. Brukere med en iphone, ipad, Windows Phone 8 eller en telefon med Android versjon 2.3.0 operativsystem vil kunne bruke touch-versjonen. Telefoner uten touch-skjerm vil ha noe begrenset funksjonalitet. Mobilnettsiden m.tb.netcom.no har 4 hovedfunksjoner: Sett over, Telefonbok, Mobil Sekretær og Tjenester. I tillegg finnes funksjonen Innstillinger. Dette kapittelet gjelder smart-telefoner og beskriver hvordan man kan benytte Mobil Sekretær fra mobilapplikasjonen. 6.1 Last ned NetCom TB Brukere med iphone anbefales å laste ned applikasjonen fra AppStore. Tilsvarende applikasjon for telefoner med Android v2.3 eller nyere er tilgjengelig på Google Play. Applikasjonene finner du ved å søke etter Trådløs Bedrift. Om du ikke kan laste ned applikasjonen fra AppStore eller Google Play kan du åpne nettsiden https://m.tb.netcom.no i nettleseren på telefonen din. Telefoner med ios, Android v2.3 eller Windows Phone 8 vil da få en versjon av applikasjonen som vist i skjermbildene i de kommende avsnittene. Andre telefoner vil få en enklere versjon av mobilapplikasjonen. 6.2 Opprette avtaler Når du er inne i mobilapplikasjonen har du en egen fane som heter Mobil Sekretær. En avtale oppretter du enkelt ved to klikk. Først velger du avtaletype Møte, Pause, Lunsj, Fravær eller Hjem/Gått for dagen. Deretter velger du hvor lenge avtalen skal vare. Eksempelet viser de forhåndsdefinerte møtene. Applikasjonen oppretter da møtet og du får en bekreftelse tilbake. Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 16 av 23

6.3 Avbryte aktiv avtale Om du har et aktivt møte med Mobil Sekretær kan du enkelt avslutte dette ved å åpne mobilapplikasjonen. Når du går inn på fanen Mobil Sekretær vil du få opp informasjon om det aktive møtet, og du avslutter det ved å trykke på knappen Avslutt aktiv avtale. 6.4 Forlenge aktiv avtale Om du har et aktivt møte med Mobil Sekretær kan du enkelt forlenge dette møtet ved å åpne mobilapplikasjonen. Går du inn på fanen Mobil Sekretær vil du få opp informasjon om det aktive møtet. Du forlenger da møtet ved å benytte ett av de forhåndsdefinerte valgene for å forlenge. 6.5 Fremtidige og egendefinerte avtaler Om du ønsker å opprette et møte frem i tid eller et møte som ikke passer med de forhåndsdefinerte valgmulighetene du finner i applikasjonen kan du opprette et Egendefinert møte. Knappen Egendefinert møte finner du på sammen med hurtigknappene for de ulike avtaletypene. Har du et aktivt møte benytter du knappen Ny fremtidig. Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 17 av 23

Når du har valgt ønsket tidsrom for avtalen klikker du Opprettet avtale. 6.6 Se fremtidige avtaler Om du ønsker å se hvilke møter du har fremover i tid klikker du på knappen Se fremtidige. Da får du opp en liste over dine avtaler fremover i tid. Om du ønsker å slette en fremtidig avtale klikker du på ett av kryssene til høyre. 6.7 Innstillinger og VIP-liste Under Innstillinger i mobilapplikasjonen kan du gjøre dine innstillinger for Mobil Sekretær og redigere din VIP-liste. 6.7.1 VIP-liste/Tillat samtaler fra Når man aktiverer en avtale med Mobil Sekretær blir telefonen blokkert for innkommende samtaler, men det er enkelte samtaler man vil at alltid skal komme gjennom. Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 18 av 23

Slike nummer er for eksempel ektefelle/samboer, barn, barnehage, skole, sjef/arbeidsgiver etc. Med Mobil Sekretær kan du ha 10 slike nummer som alltid komme frem til deg. Disse numrene legger du til ved å klikke på Rediger VIP-liste. Telefonnummer som alltid skal slippe gjennom skrives inn i feltet øverst og legges til listen ved å trykke på Legg til-knappen. Man fjerner et mobilnummer fra VIP-listen ved å klikke på krysset til høyre. 6.7.2 Innstillinger for viderekobling Som nevnt i Kapittel 3 kan man sette ulike innstillinger for viderekobling når man har en aktiv avtale med Mobil Sekretær. Viderekoblingene endrer man ved hjelp av feltet under. Ved Til annet nummer og Til personsvar og annet nummer må man taste inn telefonnummeret som innringeren kan bli satt over til. Det gjøres ved å fylle inn feltet nederst. Husk å trykke Lagre. Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 19 av 23

7 USSD-koder Om du ikke har mobilapplikasjonen tilgjengelig eller ikke er tilkoblet internett med mobilen kan du benytte USSD-koder til å opprette og avslutte avtaler. USSD-koder tastes inn og sendes fra talltastaturet på din mobiltelefon. Følgende koder kan benyttes for å opprette Mobil Sekretær-avtaler ved hjelp av USSD: Møtetype Handling USSD-kode Eksempel Kode Møte Valgt varighet, oppstart nå Møte Møte Lunsj Lunsj Lunsj Lunsj Gått for dagen Fravær Fravær Planlagt, i dag Planlagt, annen dag 30 min fra nå Valgt varighet, oppstart nå Planlagt, i dag Planlagt, annen dag Ute resten av dagen Fra nå til sluttdato Fra startdato til sluttdato Beskrivelse **140*0*ttmm# **140*0*0130# Møte 1 time og 30 min fra nå **140*0*ttmm*ttmm# **140*0*1400*1500# Møte fra kl 14 til 15 i dag. **140*0*mmdd*ttmm*ttmm# **140*0*0625*1400*1500# Møte den 25. juni fra kl 14 til kl 15 **140*2# **140*2# Lunsj i 30 minutter fra nå **140*2*ttmm# **140*2*0020# Lunsj i 20 minutter fra nå **140*2*ttmm*ttmm# **140*2*1130*1200# Lunsj fra kl 11.30 til kl 12.30 **140*2*mmdd*ttmm*ttmm# **140*2*0625*1130*1200# Lunsj den 25. juni fra kl 11.30 til 12.00 **140*3# **140*3# Ute fra nå og frem til midnatt **140*1*mmdd# **140*1*0804# Fravær til og med 4. august **140*1*mmdd*mmdd# **140*1*0701*0804# Fravær fra 1. juli til 1. august Andre funksjoner som kan være nyttige når man bruker USSD-koder for Mobil Sekretær Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 20 av 23

Handling Beskrivelse USSD-kode Status Har du aktiv avtale nå? *#140*0# Status Hva er neste avtale? *#140*1# Status Sjekk status for kollega *#*2*MSISDN# (0047+nummer, eks *#3*004791234567#) Slett Slett aktiv avtale ##140*0# Slett Slett neste avtale ##140*1# Husk at å benytte USSD-koder kun er ett av flere alternativer for Mobil Sekretær. Å benytte Trådløs Bedrift sin mobilapplikasjon lar deg også opprette og slette avtaler. Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 21 av 23

8 TB Web Superbrukere i bedriften har mulighet til å se brukernes aktive og fremtidige avtaler på TB Web. Det gjør man ved å klikke på Oppsett og Brukerliste. 8.1 Se aktive og fremtidige avtaler Om en superbruker klikker på telefonnummeret til en bruker i brukerlisten på TB Web kan man se om brukeren har en aktiv avtale, hva slags avtaletype det er og hvor lenge avtalen varer. Klikker man i feltet der Mobil Sekretær-statusen vises vil man få opp en liste over fremtidige avtaler. 8.2 Innstillinger og VIP-liste Om en superbruker klikker på Endre i kolonnen Mobil Sekretær i brukerlisten på TB Web vil man kunne innstillingene til den enkelte bruker og endre disse. Man kan også slette eller legge til nye nummer i VIP-listen til brukerne. Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 22 av 23

9 SMS-varsling Når en Mobil Sekretær-avtale starter kan du få tilsendt en SMS for å informere deg om at møtet starter. SMSen forteller deg hvor lenge møtet varer. Om du ikke ønsker varsling på SMS kan superbruker for Trådløs Bedrift endre dette for deg i portalen TB Web. Det gjøres ved å gå til Oppsett-> Brukerliste. Når rett person er funnet i listen klikker man på Endre i kolonnen Mobil Sekretær. Innstillingene til den valgte brukeren dukker da opp. Fjern haken for Send SMS når avtaler blir aktivert og trykk Lagre. Da vil du ikke få varsling på SMS lenger. Trådløs Bedrift Mobil Sekretær Installasjon og brukerveiledning Side 23 av 23