Ekspedere dokumenter og sende dem til mottakerne

of 5 Ekspedere dokumenter og sende dem til mottakerne Når et dokument du har opprettet er redigert, godkjent og klargjort kan du sende dokumentfilene til mottakerne. Ekspedering modul (ekspedere dokumenter til mottakere) PUBLIC 360 PUBLIC 360 LRG BUSINESS 360 Tillegg Tillegg Tillegg Fase Kommentarer Tast/felt Forarbeid Ekspeder Kontroller at filene som er knyttet til dokumentet er sjekket inn i dokumentlageret. Sjekk også at informasjonen som er registrert om dokumentet er korrekt og tilstrekkelig. Åpne arbeidslisten Korrespondansedokumenter under arbeid (du kan også ekspedere fra dokumentvinduet). Merk dokumentet du vil ekspedere og klikk på knappen Ekspeder. Dialogboks 'Arkiver dokumentet og ekspeder det til mottakerne' åpnes. Kontakter Velg utsendelseskanal I listen Kontakter finner du alle mottakere og prioritert ekspederingskanal. Merk at foretrukket ekspederingskanal kan være registrert på forhånd (registreres i 360 Administrator). Velg ønsket alternativ for Ekspederingskanal for hver mottaker. Med Public 360 kan følgende leveres: Digipost for ekspedering via Digipost. Denne kanalen gjelder kun for det norske markedet. Denne kanalen finner den riktige digipostadressen basert på den registrerte mottakerens navn og adresse (ZIP). Hvis den valgte mottakeren har en Digipostadresse, vises et sjekkboks-ikon i Digipost-kolonnen.

of 5 Hvis Digipost-adressen for den valgte mottakeren ikke er unik, vises et spørsmålstegn-ikon i Digipost-kolonnen. Klikk på dette ikonet for å velge riktig Digipostkontakt fra en liste. DKAL (Digital Kommunikations og Arkiv Løsning) for ekspedering via e-post til en sentral dkal-postkasse med to vedlegg (den konverterte og flettede PDF-filen, og XML-filen som inneholder meldings-id, tråd-id etc.). Denne kanalen gjelder kun for det danske markedet. E-post for ekspedering via e-post. Merk at konfidensielle dokumenter ikke kan sendes via denne kanalen. Utskrift for å sende utskrifter av dokumentet til mottakerne. Når ekspederingen er fullført, er den flettede filen klar til å skrives ut. Ingen ekspedering. Altinn MXA (Message exchange Altinn) Denne kanalen gjelder kun for det norske markedet. Altinn Svarut. Denne kanalen gjelder kun for det norske markedet. Velg filer I tillegg til de ovennevnte kanalene kan det hende at ytterligere kanaler er konfigurert for organisasjonen din. Etter standardinnstillingene vil alle filer som er tilknyttet dokumentet, inngå i ekspederingen til alle mottakere. Hvis du vil ha en separat ekspedering for hver mottaker, velger du Vis filer. Nedtrekksmenyen Filer er nå lagt til for hver mottaker i listen. Velg: Alle filer for å sende alle filene. Kun hoveddokument for å bare sende filer med relasjon til dokumentet som "Hoveddokument". Kun valgte filer for å bare sende filene som er valgt i listen "Filer" nedenfor. Merk at alle mottakere med dette alternativet vil motta de samme filene. Hvis saken inneholder flere dokumenter som også kan besvares

of 5 Merk dokumentene som besvares Midlertidig svar Avslutt sak Forhåndsvisning med dette dokumentet, krysser du av disse i listen Dokumenter som besvares. Hvis dokumentet ikke er svar på et dokumentmottak eller eventuelle andre dokumenter i saken allerede er avskrevet vil listen være tom. Kryss av i feltet Midlertidig svar hvis dokumentet du ekspederer er et midlertidig svar på dokumentmottaket. Hvis det er tillatt for Saksbehandlere å avslutte saker, og du har redigeringsrettigheter på saken som dokumentet er tilknyttet og alle øvrige dokumenter i saken er behandlet, vil du i tillegg se avkryssingsboksen Avslutt sak. Klikk på Forhåndsvis for å konvertere og flette filene, men ikke sende dem. Når filene er konverterte, kan du forhåndsvise dem. Tips Hvis du vil ekspedere dokumentet med det samme, klikker du på Ekspeder. Filene blir både konvertert og sendt til mottakerne. Det åpnes nå en dialogboks som viser forløpet. Klikk på Flere detaljer for å se mer utfyllende informasjon om forløpet. Tips Hvis du vil, kan du nå lukke denne dialogboksen. Du kan åpne den på nytt senere fra arbeidslisten Igangsatte ekspederinger eller ved å velge "Ekspederingsforløp" fra "Dokumenter"-kontekstmenyen. Forhåndsvise og ekspedere filer Hvis dialogboksen Ekspederingsforløp ikke allerede er åpen, åpner du arbeidslisten Igangsatte ekspederinger fra hurtigvelgeren. Klikk på statusen Forhåndsvisning klar for å åpne dialogboksen.

of 5 Ekspedering fullført Når dialogboksen "Ekspederingsforløp" åpnes, kan du forhåndsvise filene ved å klikke på koblingene i kolonnen Forhåndsvis fil. For de fleste ekspederingskanaler har filene blitt automatisk flettet og konvertert til en enkelt PDF-fil. Én fil per deltaker. Hvis filene ser OK ut, klikker du på Ekspeder. Hvis ikke, klikker du på Avbryt for å avbryte ekspederingen. Endre filene etter behov og opprett en ny ekspedering. Når ekspederingen er fullført, skjer følgende: Når ekspederingen er fullført, vises en sjekkboks foran de ekspederte filene. Hvis du velger kanalen Utskrift, skriver du ut filen(e) ved å bruke koblingene i dialogboksen "Ekspederingsforløp". Hvis du valgte en elektronisk kanal, som kanalen E-post, sendes filen direkte til mottakerne. På dokumentet er Ekspedert dato angitt, og Dokumentstatus er endret. Disse endringene logges også i fanen Logg. Dokumentet fjernes fra arbeidslistene Dokumenter under arbeid og Igangsatte ekspederinger. Merk De konverterte filene er ikke tilknyttet dokumentene som en ny filvariant. De konverterte filene kan kun vises ved å åpne kontekstmenyen Dokument og velge "Vis ekspederingsforløp".