Klæbu kommune MØTEPROTOKOLL FORMANNSKAPET Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 26.02.2015 Tid: 09:00 Slutt: 13:25 Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Ordfører Jarle Martin Gundersen, Geir Liang til 12.30 (felleslisten SP/V), Kirsti Tømmervold, Kai Nordseth, Tom Arne Tranvik, Efia Marie Damba til kl. 11.10 deretter May Aarø (felleslisten AP/SV), Lillian Waaden, Gro Merete Ulstad, Ole Horgøien (felleslisten H/FrP). Paal Christian Bjønnes (felleslisten SP/V), Efia Marie Damba fra 11.10. (felleslisten AP/SV). Varamedlemmer: Geir Liang til kl. 12.30. (felleslisten SP/V), May Aarø fra 11.10. (felleslisten AP/SV). Fra adm. (evt. andre): Kst. rådmann Johnny Nilssen, kommunalsjef Ole Folland, kommunalsjef Elisabeth Høyem, enhetsleder Kjersti Utne, økonomiog utviklingssjef Daniel Kvisten, seniorrådgiver Tore Flatmo, byggesaksbehandler Frode Solbakken, fagsjef Steinar Lianes sekr. Innkalling: Møteinnkalling av 18.2.2015 Merknader: Ingen. Behandlede saker: 16/15 24/15 Sak 24/15 ble behandlet først, deretter sak 16/15, 17/15, 22/15 deretter sakslisten fra sak 18/15. Før møtet var det befaring ifbm. sak 16/15, Byggesak Haugamyrvn. 8 gnr 20/195 ombygging. I starten av møtet var det orientering ved lensmannen i Klæbu. Orienteringen ble gitt i lukket møte, med hjemmel i kommunelovens 31-5, jfr. offentlighetsloven 24. Medlem Efia Marie Damba hadde sendt inn følgende spørsmål til møtet: Har NAV i Klæbu et samarbeid med privatpersoner når det gjelder å prøve å finne boliger til de som har behov for det? Har NAV utplassering i kommunen i samarbeid med barnehagene, sykehjemmet, private bedrifter eller andre? Ordførerens svar på spørsmål om NAV:
NAV har ikke et samarbeid med privatpersoner når det gjelder å finne boliger. Ansatte ved NAV bistår brukere i både å finne ledige boliger (bruke finn.no eller andre kilder) og forberede brukere som skal på visning (hva er lurt å si og gjøre). Vi har i enkelte tilfeller vært med brukere på visning. Det vi i tillegg har som virkemiddel er at det ytes en kommunal depositumsgaranti overfor utleier. NAV benytter både kommunale enheter som utplasseringsarena (arbeidspraksis) og private bedrifter. De mest aktuelle kommunale er drift og vedlikehold, barnehage, sykehjem og skole/sfo. I tillegg kjøper (stat) tiltaksplasser ved attføringsbedriftene, i Klæbu er dette Klæbu industrier, som brukes til dette formålet. NAV Klæbu benytter seg også av det som finnes av tiltak og muligheter i Trondheim. Det er utfordringer knyttet til dette med aktivitetsplikt for mottakere av økonomisk stønad, da dette til tider er brukere som har et relativt stort oppfølgingsbehov. Medlem Kai Nordseth stilte følgende spørsmål: Transportløsningen rundt Holtebygget trafikken til Hallsetområdet. Hva er planen og hvilke tiltak blir gjort? Rådmannen besvarer spørsmålet i neste møte. Det har kommet klagesaker, som kommer til behandling i formannskapets neste møte. Medlem Lillian Waaden stilte følgende spørsmål: Finnmyra lastebilkjøring hvor lenge varer tiltaket? Rådmannen besvarer spørsmålet i neste møte. Rådmannen orienterte: Færre vedlegg og flere lenker i dokumenter til politiske saksdokumenter: Alle saksbehandlere til politiske organ har fått beskjed om i større grad å legge til lenker til lover og forskrifter, offentlige utredning og NOU-er og andre større eksterne dokumenter, i stedet for vedlegg til saka. Men hvis det er viktig å arkivere vedlegget i saka, blir praksisen som før. Hensikten er at selve saksdokumentene etter hvert skal bli mindre voluminøs. Oppfølging av noen vedtak i budsjett 2015: I og med at det anses avklart at pensjonssmellen i regnskapet for 2014 ikke får direkte følger for budsjett og regnskap for 2015, har rådmannen begynt arbeidet med noen flere vedtak. Det gjelder avtalen med Selli Rehabiliteringssenter, hvor vi er i gang, og hverdagsrehabilitering, som står for tur. I tillegg har arbeidet med forprosjektering av Klæbu servicesenter, byggetrinn 3 og arbeidet med omdisponering av midler mellom FYSAK og livsgledesykehjem, tatt til. Fullstendig rapport følger ved økonomirapport, hvor også Tiltakslista med status legges fram. Avtalen mellom Klæbu menighet og Klæbu kommune om diakonen: Avtalen er som før, men disponering av 50 % kommunal andel av diakonistillinga endrer seg. I samsvar med avtalen ble det forsøkt med vedkommende i 20 % stilling i hjemmesykepleien, som en del av stillingsreduksjonen ved sykehjemmet. Men behovet i flyktningetjenesten er per dato vurdert som større, slik at de 20 % ressursene ble omdisponert dit, og stillingsressursen knyttet til flyktningene følgelig tilsvarende utvidet. Da var det ikke mer enn rimelig at sykehjemmet fikk en tilsvarende kompensasjon av flyktningemidlene. Side 2 av 12
Vikingvegen omsorgsboliger : Deler av prosjektgruppa er i utviklingsfasen sammen med byggherrerepresentant og totalentreprenør, hvor det tas stilling til opsjoner og andre mindre bygningsmessige tilpasninger. Når den endelige arkitekttegninga med alle tilpasninger er ferdig oversendes materialet til Husbanken for endelig godkjenning. Når vi i tillegg har tegning av uteområde og justert kostnadsoverslag, vil prosjektet bli presentert for formannskapet som styringsgruppe. Er det mulig å se for seg et felles møte mellom byggherrerepresentant, eventuelt også totalentreprenør, og formannskapet, prosjektgruppa og referansegruppa, hvor også utvalg for helse og omsorg inviteres? Det kan skje som en del av og i begynnelsen av et ordinært formannskapsmøte, men i kommunestyresalen. Brannåsen barnehage: Det er offisiell åpning i morgen. Det foreligger ferdigattest fra kommunen og sluttrapport fra byggherrerepresentanten vår. Det viser et overskudd i investeringsregnskapet på vel 1,9 mill. kr. Tanemshallen: Se egen, ettersendt sak. Kulturhuset, Sørborgen skole og andre større investeringstiltak: Det vil bli orientert når det er noe nytt, når Tiltakslista legges fram, eller det vil komme som egen sak. Eksempel på det siste er Avløp til Trondheim. Spørsmålet i forrige møte i formannskapet om mus ved Sletten barnehage: Sletten barnehage, avdeling Sletten, var senhøstes og på tidligvinteren plaget av mus. Klæbu kommune har avtale med et firma som var på kontroll sist i går, onsdag 25.02., uten å finne spor av mus. På planleggingsdagen tidligere i februar ble det foretatt rundvask i de rommene mus var observert. Ordføreren stilte spørsmål om kommunen skal melde seg på KS-folkevalgtprogram: Formannskapet ga sin tilslutning til å melde seg på. Side 3 av 12
Underskrifter: Vi bekrefter med våre underskrifter at protokoll er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Klæbu, 26.2.2015 Side 4 av 12
SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 16/15 12/924 Byggesak - Haugamyrvn 8 - gnr 20/195 - ombygging 17/15 14/557 Byggesak - gnr 39/143 - Flatheimvegen 14 - tilbygg - klage 18/15 14/964 Byggesak - gnr 22/6 - Klæbutorget - oppsetting av skilttårn 19/15 14/647 Klage på vedtatt detaljregulering for omsorgsboliger, Vikingvegen - Lars O. N. Årsund 20/15 15/2 Referat og meldinger - formannskap/kommunestyre 21/15 14/1091 Avtale mellom Klæbu kommune og Lysklett grendalag angående Lysklett skole 22/15 11/530 Næringsfondet - Status pr. 31.12.2014 - melding til fondsstyret 23/15 13/1205 Framtidig kommunesamarbeid - kommunereformen - styringsgruppemøte 7 24/15 13/229 Tanemshallen økning av investeringsramme Side 5 av 12
Klæbu kommune 16/15 Byggesak - Haugamyrvn 8 - gnr 20/195 - ombygging Rådmannens innstilling: Formannskapet innvilger dispensasjon fra pbl 29-4, jf. pbl 19-2. Begrunnelse: Tiltaket er lite, har ingen vindu mot nabo og medfører lite ulemper i form av skygge. Det vil fortsatt være god avstand til nabobebyggelse, og er utført slik at dette ikke legger begrensninger på naboens mulighet for bebyggelse på sin tomt. Fordelene ved å gi dispensasjon er klart større enn ulempene etter en samlet vurdering. Før formannskapsmøtet var det befaring på eiendommen. Medlem Efia Marie Damba ble permittert før behandlingen av saken. Medlem Ole Horgøien fremmet følgende forslag: Tilbygget må bringes i samsvar med tillatelse gitt 26.11.2007. Horgøien trakk sitt forslag. Medlem Geir Liang fremmet følgende tilleggsforslag: 1. Fundament og platting er ikke satt opp i henhold til PB loven og må følgelig fjernes. 2. Det settes vilkår for dispensasjon at vindu ikke kan settes inn i tilbygg. 3. Formannskapet ber rådmannen vurdere å ilegge et overtredelsesgebyr for å ha tatt seg til rette ift omsøkt tiltak. Ved votering ble rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Ved votering ble Liangs tilleggsforslag pkt. 1 vedtatt med 4 mot 4 (H/AP) stemmer med ordførerens dobbeltstemme. Ved votering ble Liangs tilleggsforslag 2 enstemmig vedtatt. Ved votering ble Liangs tilleggsforslag 3 enstemmig vedtatt. Formannskapet innvilger dispensasjon fra pbl 29-4, jf. pbl 19-2. Begrunnelse: Tiltaket er lite, har ingen vindu mot nabo og medfører lite ulemper i form av skygge. Det vil fortsatt være god avstand til nabobebyggelse, og er utført slik at dette ikke legger begrensninger på naboens mulighet for bebyggelse på sin tomt. Fordelene ved å gi dispensasjon er klart større
enn ulempene etter en samlet vurdering. 1. Fundament og platting er ikke satt opp i henhold til PB loven og må følgelig fjernes. 2. Det settes vilkår for dispensasjon at vindu ikke kan settes inn i tilbygg. 3. Formannskapet ber rådmannen vurdere å ilegge et overtredelsesgebyr for å ha tatt seg til rette ift omsøkt tiltak. 17/15 Byggesak - gnr 39/143 - Flatheimvegen 14 - tilbygg - klage Rådmannens innstilling 1. Formannskapet tar ikke klagen til følge, og opprettholder sitt opprinnelige vedtak i møte 04.12.2014 sak 133/14. Begrunnelse Det er god plass på tomta, hvor klagers tomt i liten grad vil bli berørt. Det foreligger ingen klare hensyn å ta til plasseringen av byggegrensa i reguleringsplanen. Det er en arkitektonisk god løsning. Det vises også til kommuneplanens positive holdning til fortetting innenfor etablerte områder. Medlem Kirsti Tømmervold ba om vurdering av egen habilitet. Formannskapet anser Tømmervold for å være inhabil, jfr. forvaltningsloven 6 andre ledd. Tømmervold fratrådte under behandlingen av saken. Rådmannen endret innstillingen i møtet: 1. Formannskapet tar ikke klagen til følge, og opprettholder sitt opprinnelige vedtak i møte 04.12.2014 sak 133/14. Begrunnelse Det er god plass på tomta, hvor klagers tomt i liten grad vil bli berørt. Det foreligger ingen klare hensyn å ta til plasseringen av byggegrensa i reguleringsplanen. Det er en arkitektonisk god løsning. Ved votering ble rådmannens endrede innstilling enstemmig vedtatt. 1. Formannskapet tar ikke klagen til følge, og opprettholder sitt opprinnelige vedtak i møte 04.12.2014 sak 133/14. Begrunnelse Det er god plass på tomta, hvor klagers tomt i liten grad vil bli berørt. Det foreligger ingen klare hensyn å ta til plasseringen av byggegrensa i reguleringsplanen. Det er en arkitektonisk god løsning. Side 7 av 12
18/15 Byggesak - gnr 22/6 - Klæbutorget - oppsetting av skilttårn Rådmannens innstilling: 1. Formannskapet har ikke merknader til foreslått løsning for skilttårn for Klæbutorget, og forutsetter at Statens Vegvesen sine vilkår blir ivaretatt. 2. Formannskapet forutsetter at øvrige næringsdrivende i kvartalet får benytte samme skilttårn. Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. 1. Formannskapet har ikke merknader til foreslått løsning for skilttårn for Klæbutorget, og forutsetter at Statens Vegvesen sine vilkår blir ivaretatt. 2. Formannskapet forutsetter at øvrige næringsdrivende i kvartalet får benytte samme skilttårn. 19/15 Klage på vedtatt detaljregulering for omsorgsboliger, Vikingvegen - Lars O. N. Årsund Rådmannens innstilling Formannskapet ser ikke grunnlag for å endre vedtatt detaljregulering for omsorgsboliger, Vikingvegen, og tar ikke klagen til følge. Klagen inneholder ikke nye momenter, og tidligere merknader fra klager er grundig vurdert ved kommunestyrets behandling av planen. Bevaring av friområdet ble her avveid mot andre hensyn. Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Formannskapet ser ikke grunnlag for å endre vedtatt detaljregulering for omsorgsboliger, Vikingvegen, og tar ikke klagen til følge. Klagen inneholder ikke nye momenter, og tidligere merknader fra klager er grundig vurdert ved kommunestyrets behandling av planen. Bevaring av friområdet ble her avveid mot andre hensyn. 20/15 Referat og meldinger - formannskap/kommunestyre Side 8 av 12
Rådmannens innstilling Kommunestyret tar referater og meldinger til orientering. Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling Kommunestyret tar referater og meldinger til orientering. 21/15 Avtale mellom Klæbu kommune og Lysklett grendalag angående Lysklett skole Rådmannens innstilling 1. Formannskapet vedtar å frafalle pkt.2, 4 og 5 i skjøte datert 28.05.1991. Formuleringene fjernes også som tinglyste heftelser. 2. Dersom eiendommen blir solgt eller bruken av eiendommen endres, skal eiendomsretten til veggmaleriene tilfalle Klæbu kommune. Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. 1. Formannskapet vedtar å frafalle pkt.2, 4 og 5 i skjøte datert 28.05.1991. Formuleringene fjernes også som tinglyste heftelser. 2. Dersom eiendommen blir solgt eller bruken av eiendommen endres, skal eiendomsretten til veggmaleriene tilfalle Klæbu kommune. 22/15 Næringsfondet - Status pr. 31.12.2014 - melding til fondsstyret Rådmannens innstilling Formannskapet (fondsstyret) tar melding om status for næringsfondet pr.31.12.2014 til orientering. Ubrukte midler for 2014 tillegges fondets grunnkapital. Side 9 av 12
Medlem Gro Merete Ulstad var ikke til stede under behandlingen av saken. Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Formannskapet (fondsstyret) tar melding om status for næringsfondet pr.31.12.2014 til orientering. Ubrukte midler for 2014 tillegges fondets grunnkapital. 23/15 Framtidig kommunesamarbeid - kommunereformen - styringsgruppemøte 7 Rådmannens innstilling Saken legges fram uten innstilling. Medlem Geir Liang ble permittert kl. 12.30 før behandling av saken. Vedtak i kommunestyret i sak 4/15: Kommunestyret ber om at det utarbeides enklere oversikter over eiendommer, hus, anlegg i kommunens eie, og oversikter over ansatte/årsverk pr. funksjon, fordelt mellom direkte tjenesteproduksjon og overordnet ledelse, utredning og administrasjon. Oversikter ble delt ut i møtet. Omforent forslag: Styringsgruppen ber om at det arbeides videre med: - Oversikter over eiendommer og ansatte ihht. vedtak av 22.1.15. Ansvarlig: JNI - Snarest få avklart om det er ønske fra Malvik, Skaun og Midtre Gauldal om samtaler. Ansvarlig: JGU - Involvering av ansatte. Ansvarlig: JNI - Sjekke fremdriften i kommunereformprosessen i Trondheim kommune. Ansvarlige: JNI/JGU - Proposisjonen (mai 2015) om nye oppgaver til kommunene tema i arbeidsgruppen? - Arbeidsgruppa inviterer inn en representant fra fylkesmannen for bistand, innspill og hjelp til avklaring av prioriterte oppgaver videre i forbindelse med arbeid med kommunereformen og initiativ mot andre kommuner. Ansvarlig: SLI - T +4, hvilken rolle kan Trondheim spille som motor i utredning av dette alternativet? Ansvarlige: JGU/JNI - Arbeidsgruppen vurderer å invitere Ørland kommune som kjenner prosess fram mot sammenslåing. (som ikke ble noe av). Ansvarlig: JNI - Fellesmøte mellom styringsgruppe og arbeidsgruppe for å gå igjennom rapport av 18.12. for å trekke ut fordeler og ulemper med alternativene. Ansvarlig: JNI Side 10 av 12
- Arbeidsgruppen vurderer å invitere Mosvik/Inderøy som representanter for en vellykket sammenslåingsprosess. Ansvarlig: JNI Ved votering ble omforent forslag enstemmig vedtatt. Styringsgruppen ber om at det arbeides videre med: - Oversikter over eiendommer og ansatte ihht. vedtak av 22.1.15. Ansvarlig: JNI - Snarest få avklart om det er ønske fra Malvik, Skaun og Midtre Gauldal om samtaler. Ansvarlig: JGU - Involvering av ansatte. Ansvarlig: JNI - Sjekke fremdriften i kommunereformprosessen i Trondheim kommune. Ansvarlige: JNI/JGU - Proposisjonen (mai 2015) om nye oppgaver til kommunene tema i arbeidsgruppen? - Arbeidsgruppa inviterer inn en representant fra fylkesmannen for bistand, innspill og hjelp til avklaring av prioriterte oppgaver videre i forbindelse med arbeid med kommunereformen og initiativ mot andre kommuner. Ansvarlig: SLI - T +4, hvilken rolle kan Trondheim spille som motor i utredning av dette alternativet? Ansvarlige: JGU/JNI - Arbeidsgruppen vurderer å invitere Ørland kommune som kjenner prosess fram mot sammenslåing. (som ikke ble noe av). Ansvarlig: JNI - Fellesmøte mellom styringsgruppe og arbeidsgruppe for å gå igjennom rapport av 18.12. for å trekke ut fordeler og ulemper med alternativene. Ansvarlig: JNI - Arbeidsgruppen vurderer å invitere Mosvik/Inderøy som representanter for en vellykket sammenslåingsprosess. Ansvarlig: JNI 24/15 Tanemshallen økning av investeringsramme Rådmannens innstilling Formannskapet vedtar at investeringsrammen for Tanemshallen øker med 0,8 mill til 35,5 mill. Dette dekkes inn ved at investeringsavsetningen til utbygging av Sørborgen skole reduseres med 0,8 mill til 19,2 mill i 2015. En eventuell forskyvning av totalrammen for utbyggingen av Sørborgen skole behandles i forbindelse med investeringsbeslutningen for vedtaket og budsjett 2016/økonomiplan 2016 2019. Ved votering ble innstillingen enstemmig vedtatt. Formannskapet vedtar at investeringsrammen for Tanemshallen øker med 0,8 mill til 35,5 mill. Dette dekkes inn ved at investeringsavsetningen til utbygging av Sørborgen skole reduseres med 0,8 mill til 19,2 mill i 2015. En eventuell forskyvning av totalrammen for Side 11 av 12
utbyggingen av Sørborgen skole behandles i forbindelse med investeringsbeslutningen for vedtaket og budsjett 2016/økonomiplan 2016 2019. Side 12 av 12