Formannskapet. Møteinnkalling

Formannskapet Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Løperen, Rådhuset Dato: 04.06.2008 Tidspunkt: 18:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 37 50 00. Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: PS 34/08 PS 35/08 PS 36/08 PS 37/08 PS 38/08 PS 39/08 Tertialrapport pr 30.04.2008 PS 40/08 Regnskap og årsmelding 2007 Sakstittel Godkjenning av protokoll fra forrige møte Interpellasjoner og spørsmål Søknad om tilskudd til produksjon av dramaserien "HVALER" Samarbeid med Stiftelsen Dypedalåsen - utbygging av sykehjemsplasser Retningslinjer for eierkontroll i Hvaler kommune PS 41/08 Rådmannens plan- og budsjettrundskriv 2009-2012 PS 42/08 Meldinger og informasjon Eivind Norman Borge Ordfører Torleif Gjellebæk Rådmann Møteinnkalling side 1 av 26

PS 34/08 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Møteinnkalling side 2 av 26

PS 35/08 Interpellasjoner og spørsmål Møteinnkalling side 3 av 26

Saksnr 2008/1115 - Søknad om tilskudd til tv-dramaserien Hvaler Arkivkode 223 Saksbehandler Torleif Gjellebæk Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet 04.06.2008 36/08 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 05.06.2008 34/08 Kommunestyret Søknad om tilskudd til produksjon av dramaserien "HVALER" Sammendrag Rubicon as og Medieparken as skal som kjent på vegne av TV2 produsere en tv dramaserie med i første omgang 12 episoder. Serien vil bli sendt på TV2 i perioden september desember 2008 i beste sendetid. I tillegg vil serien bli solgt til utenlandske tv-selskaper. Produsentene av tv-dramaserien Hvaler har gjennom noe tid vært i kontakt med Hvaler kommune, regionrådet for Nedre Glomma (kommunene Sarpsborg, Fredrikstad og Hvaler) og Østfold fylkeskommune. Blant annet med ønske om økonomisk tilskudd til produksjonen av dramaserien. Regionrådet og hver av de tre kommunene har fått en felles søknad som vedlegges denne saken. Denne felles søknaden er en søknad til regionrådet om støtte til et prosjekt for å utnytte mulig synergi av produksjonen, samt en søknad til hver av de tre kommunene om kr 334000 i tilskudd til produksjonen av dramaserien. Denne søknaden er skrevet av rådmann Torleif Gjellebæk på vegne av de tre rådmennene i regionrådet, og etter innspill fra produsentene og potensielle samarbeidende parter i arbeidet med å utnytte mulig synergi av denne tv-serien. Ordførerne i de tre kommunene har vært positive til en slik søknad. Produsentene har i tillegg søkt Østfold fylkeskommune om tilskudd til produksjonen, slik at samlet tilskudd fra fylkeskommunen og de tre kommunene blir i samsvar med den finansieringsplanen som fremgår av vedlagte søknad, nemlig 2 mill kroner. Politisk ledelse i fylkeskommunen har vært positiv til denne søknaden, men den er i skrivende stund ikke ferdig behandlet. Budsjettet for produksjonen av 12 episoder av tv-serien er 25.5 mill kroner, hvorav det søkes om 2 mill kroner fra fylkeskommunen og de tre kommunene Sarpsborg, Fredrikstad og Hvaler. Dersom serien blir en suksess kan det bli aktuelt å produsere flere episoder. Produsentene anslår at 40 % av verdien av budsjettet for produksjonen blir brukt til kjøp av varer og tjenester i Nedre Glomma. I tillegg er det antatt at tv-serien vil ha en betydelig verdi i forhold til markedsføring av regionen og muligheter for å skape merverdi (synergi) med basis i dette. For øvrig vises til vedlagte søknad. Saksopplysninger Se sammendraget over, samt vedlagte søknad datert 19.05.08. Vedlegg Søknad datert 19.05.08 til regionrådet og hver av de tre kommunene i regionrådet. Innkomne merknader Ikke aktuelt i denne saken. Hjemmelsgrunnlag Møteinnkalling side 4 av 26

Ikke aktuelt i denne saken. Vurdering Rådmannen slutter seg til de argumenter som er framført i vedlegget og vil spesielt peke på avsnittet Konklusjoner og oppsummering på brevets side 4. Regionen er i en konkurransesituasjon i forhold til annen lokalisering av produksjonen. Det lokale tilskuddet vil sikre at produksjonen legges til regionen og at flest mulig opptak blir gjort på ulike steder i regionen. Prosjektet med formål å utnytte ringvirkningene av produksjonen anses å være fornuftig offentlig satsning på næringsutvikling, både på kort og lang sikt. Prosjektet vil stimulere til samarbeid innen offentlig sektor og mellom offentlig sektor og private virksomheter. TV-serien Hvaler vil i tillegg kunne få meget stor betydning og verdi i form av direkte og indirekte markedsføring av Nedre Glomma og Hvaler. Rådmannens forslag til vedtak Hvaler kommune vedtar med bakgrunn i vedlagte søknad, datert 19.05.08, å bevilge kr 334.000 i tilskudd til produksjonen av tv-dramaserien Hvaler. Det er en forutsetning for tilskuddet at en størst mulig del av opptakene og produksjonen av serien skjer i Nedre Glomma-regionen. Bevilgningen på kr 334.000 dekkes ved bruk av disposisjonsfondet som pr 01.01.08 var pålydende kr 6.557.943. Hvaler kommune, 28.05.2008 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 5 av 26

Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2006/767 - Nye sykehjemsplasser på sykehjemmet Dypedalåsen. H12 Torleif Gjellebæk Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Eldrerådet 03.06.2008 15/08 Formannskapet 04.06.2008 37/08 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 05.06.2008 33/08 Kommunestyret Samarbeid med Stiftelsen Dypedalåsen - utbygging av sykehjemsplasser Sammendrag Hvaler kommune og Stiftelsen Dypedalåsen (tidligere Stiftelsen Dypedalåsen alderspensjonat) har fra 1981 samarbeidet om driften av Dypedalåsen alderspensjonat. I denne saken gis det er kort tilbakeblikk på dette samarbeidet slik det ser ut fra kommunens side, samtidig som det skisseres noen prinsipper som kan legges til grunn for samarbeidet i fremtiden. Saken informerer også om kommunens behov for nye sykehjemsplasser, og om utfordringene knyttet til å finansiere disse plassene. Saksopplysninger Om Stiftelsen Stiftelsen Dypedalåsen Alderspensjonat ble opprettet av Vestre Hvaler Pleiehjemsforening 27. juni 1979. Kort tid etter ble Stiftelsen registrert i Handelsregisteret og i fylkesmannens register over stiftelser etter stiftelsesloven av 23. mai 1980, nr 11. Stiftelsen var dermed underlagt fylkesmannens tilsyn. 15. juni 2001 ble det vedtatt ny stiftelseslov, gjeldende fra 1. januar 2005, men med visse overgangsordninger fram til 1. januar 2007. Den nye stiftelsesloven medførte store forandringer, sammenlignet med det som gjaldt tidligere. Blant annet ved å innføre større begrensninger i stifternes muligheter til å bestemme over stiftelsen. I sammenheng med dette ble det fra 01.01.05 opprettet et særskilt stiftelsestilsyn (lotteri- og stiftelsestilsynet) som nå har tilsyn med stiftelsene, og betydelig utvidede fullmakter ovenfor disse, sammenlignet med det som fylkesmennene tidligere hadde. Stiftelsen Dypedalåsen alderpensjonat er overført til det nye stiftelsesregisteret, men mangler foreløpig vedtekter registrert i stiftelsesregisteret som er godkjent i henhold til den nye stiftelsesloven. Nåværende vedtekter ble fastsatt på årsmøtet i Vestre Hvaler Pleiehjemsforening 16. mars 2005. I disse vedtektene skiftet Vestre Hvaler Pleiehjemsforening navn til Hvaler Pleiehjemsforening, mens Stiftelsen Dypedalåsen Aldershjem endret navn til Stiftelsen Dypedalåsen. Nåværende styre for Stiftelsen er i henhold enhetsregisteret i Brønnøysundregistrene sammensatt slik: Mogens Christensen (leder), Nils Tore Nilsen (nestleder), Kate Holt (styremedlem), Randi Pedersen (styremedlem), Rita Nilsen (styremedlem) og Ivar Stein Skodje (styremedlem). Ragnar Forsberg er varamedlem. Stiftelsen har opplyst at det senere er meldt endringer om styresammensetningen til registeret. Stiftelsen Dypedalåsen er i enhetsregisteret registrert i kategorien som private konsumentorienterte organisasjoner uten profittformål (ideelle organisasjoner). Samarbeidet mellom Stiftelsen og kommunen Det har vært vanskelig å finne god dokumentasjon som grunnlag for å beskrive samarbeidet mellom Stiftelsen og kommunen fra starten og frem til idag. Det vesentligste av den informasjonen som Møteinnkalling side 6 av 26

fremkommer om dette i denne saksfremstillingen er hentet fra tidligere avisomtaler, samt fra samtaler med sentrale personer. Fra starten i 1980 til 1985 Dypedalåsen alderspensjonat sto ferdig i mars 1981. Institusjonen ble bygget etter initiativ fra entusiastiske medlemmer av Vestre Hvaler Pleiehjemsforening. Byggingen ble finansiert blant annet ved innsamlede midler, donasjoner og kommunal garanti for lån. Før ferdigstillelsen ønsket kommunen at institusjonen skulle bli et kombinert syke- og aldershjem, mens Stiftelsen ønsket et rent aldershjem. Fra åpningen i mars 1981 til juni 1985 var driften av Dypedalåsen fullt og helt stiftelsens ansvar. Stiftelsen hadde således også arbeidsgiveransvaret for de som var ansatt. Stiftelsen og kommunen hadde ingen formell avtale om driften, men kommunen betalte for oppholdet for nær samtlige av de som bodde der. Hjemmelen for denne betalingen var daværende lov om sosial omsorg som påla kommunen å betale for slikt opphold for mennesker som ikke kunne ta omsorg for seg selv. Særlig i 1981, 1982 og 1983 var det i mange tilfeller uenighet mellom stiftelsen og kommunens sosialsjef om hvem som burde prioriteres for plass og hadde rett til kommunalt betalt opphold. Samtidig synes det åpenbart at sosialstyret i samme periode innvilget kommunal betaling for opphold ved Dypedalåsen i langt større utstrekning enn det som sosialsjefen tilrådde med hjemmel i lov om sosial omsorg. Denne situasjonen var en viktig grunn til at kommunen ikke klarte å utbetale lønningene i rett tid i juni 1981. Kommunen var da i praksis insolvent. Situasjonen førte videre til at Hvaler kommune mot midten av 1980-årene var den kommunen i Østfold som brukte mest ressurser til eldreomsorg pr innbygger, samtidig som det også var lange ventelister, særlig til plasser i sykehjem. Situasjonen i første halvdel av 1980-årene var med andre ord at det i kommunen var bygget et flott aldershjem i regi av Vestre Hvaler Pleiehjemsforening. Tilbudet om plasser i aldershjem var blitt langt bedre enn det som sentrale og lokale fagmyndigheter anbefalte, samtidig som tilbudet om plasser i sykehjem var helt utilstrekkelig. Kommunens økonomi ble svært negativt påvirket av dette. Første samarbeidsavtale i 1985 21. juni 1985 ble det for første gang inngått en samarbeidsavtale mellom Stiftelsen og kommunen. Avtalen medførte at kommunen skulle betale for 18 av 24 plasser, samtidig som tildelingen av plasser skulle besluttes av et inntaksteam bestående av en representant for Stiftelsen, kommunelegen og sykepleiersjefen. På denne måten ble beslutningene om inntak og kommunal betaling mer i samsvar med det som kommunen etter lov om sosial omsorg måtte prioritere. Brudd i forhandlingene om ny avtale i 1987 I 1987 ble det ført forhandlinger om ny samarbeidsavtale mellom Stiftelsen og kommunen. Forhandlingene førte ikke frem, noe som ble innledningen til et par særlig urolige år i forholdet mellom Stiftelsen og kommunen. Kommunen overtar ansvaret for driften i 1989 Fra høsten 1989 overtok kommunen ansvaret for driften av institusjonsplassene ved Dypedalåsen alderspensjonat. Administrasjonen har ikke funnet noen dokumentert avtale om denne overtakelsen. Beslutning om utbygging av nye tilbud og kommunalt ansvar i 1995 avtalen fra 10.10.02 I 1995 vedtok kommunestyret (sak 25/95) blant annet at eldreomsorgen i Hvaler kommune skulle samles med utgangspunkt i en institusjon, og at man ville forsøke å få dette til på Dypedalåsen. Forutsetningen var at institusjonen ble bygget ut i samsvar med de behov som kommunen måtte ivareta i henhold til kommunehelseloven og lov om sosiale tjenester med tilhørende forskrifter. I tillegg ble det forutsatt at avtaleforholdet med Stiftelsen ble revidert slik kommunens økonomiske bidrag til eiendommen ikke gikk tapt ved opphør eller oppsigelse av en eventuell avtale. Stiftelsen startet som byggherre utbyggingen av Dypedalåsen våren 1997, i samsvar med kommunestyrets vedtak i sak 25/95, senere justert som følge av kommunestyret vedtak i sak 37/97. Administrasjonen har ikke funnet noen dokumentert avtale mellom Stiftelsen og kommunen om den utbyggingen og driften som fulgte etter kommunestyrets vedtak i 1995 og utbyggingen i 1997, før det ble inngått avtale datert 10.10.02, gjeldende fra 01.01.01. Denne avtalen vedlegges denne saken som vedlegg 1. Avtalen synes å bygge på forutsetningene i kommunestyrets vedtak i sak 25/95. I praksis førte utbyggingen i 1997 til at kommunen fullt ut senere har betalt renter og avdrag på de lån som ble tatt opp for å finansiere utbyggingen. Samtidig forpliktet kommunen seg til å sørge for utvendig og innvendig vedlikehold. Møteinnkalling side 7 av 26

Kommunens handlingsplan for 2005 planlegging av flere sykehjemsplasser I handlingsplanen for 2005 besluttet kommunen å utrede mulighetene for flere sykehjemsplasser. I samarbeid mellom Stiftelsen og kommunen ble det nedsatt en arbeidsgruppe for å gjennomføre deler av en slik utredning. Gruppen hadde flere møter i 2005, 2006 og 2007. I denne arbeidsgruppen har det vært diskusjoner blant annet om hvor mange sykehjemsplasser som burde bygges. Stiftelsen ønsket å bygge et større antall plasser enn det som kommunen mente det var behov for, og som kommunen kunne finansiere. Kommunen oppfattet at Stiftelsen i tillegg hadde følgende utgangspunkt for drøftingene i denne arbeidsgruppen: Stiftelsen skulle stå ansvarlig for utbygging og finansiering av prosjektet Kommunen skulle betale alle kostnader, herunder til prosjektering, finansiering og oppfølging Stiftelsen ville av innskutt egenkapital ha utbetalt fra kommunen en årlig avkastning/prosentandel Kommunen skulle stå fritt til å drifte Dypedalåsen uten påvirkning fra stiftelsen Eventuelle inntekter i form av leieinntekter eller annen form for inntektsgivende drift skulle tilfalle kommunen. Kommunens representanter i arbeidsgruppen, det vil si seksjonssjef for helse og sosial og virksomhetsleder ved Dypedalåsen eldresenter, oppfattet etter dette at Stiftelsen sitt utgangspunkt for drøftelsene var uklart og i strid med samarbeidsavtalen datert 10.10.02. Det ble deretter (29.01.07) arrangert et møte mellom Stiftelsen og kommunens ledelse for å få avklart hva Stiftelsen mente om et fremtidig samarbeid. Fra kommunens side ble det i dette møtet fremholdt at kommunen neppe ville akseptere å betale stiftelsen noen form for avkastning, honorar eller godtgjøring. I tillegg ble det understreket at det var kommunen som måtte bestemme hvordan den kommunalt betalte eldreomsorgen skulle utvikles og drives, og at et samarbeid med stiftelsen måtte vise merverdier i forhold til den offentlig betalte eldreomsorgen. Stiftelsen ble i dette møtet anmodet om konkret skriftlig å gjøre rede for: Stiftelsens krav om avkastning på innskutt kapital/honorar/godtgjøring Stiftelsens fremtidige investeringer og utbyggingsplaner Utleieforhold Planer for stiftelsens fremtidige bruk av sin kapital Stiftelsens tanker om organisering av samarbeidet med kommunen Stiftelsens ønske om føringer på/influering på kommunens eldreomsorg Stiftelsen sendte deretter til kommunen vedlagte dokumenter (vedlegg 2) som inneholder visjon, formål, forventninger og utfordringer, og strategiske mål. Kommunens administrative ledelse oppfattet at svaret fra stiftelsen, slik det fremgår av vedlegg 2, ville forsterke utfordringene i samarbeidet mellom stiftelsen og kommunen. Av dokumentene er det for kommunen vanskelig å se hvilken merverdi som stiftelsen har til hensikt å tilføre den offentlig betalte eldreomsorgen i Hvaler kommune. Det kan også stilles spørsmål om innholdet i dokumentene er i samsvar med stiftelsens vedtekter og stiftelsesloven. Kommunens administrasjon har særlig merket seg følgende: Visjonen og formålet gir en indikasjon på at Stiftelsen fortsatt ønsker å involvere seg tett i kommunens drift av eldreomsorgen, samtidig som man fastsetter en ambisjon som antakelig er betydelig høyere enn det som kommunens økonomi gir mulighet til. Under forventninger og utfordringer er det gitt uttrykk for at stiftelsen vil oppnå positive driftsresultater hvert år, samt forbedre avkastningen på egenkapitalen. Dette er et helt legitimt formål for stiftelsen, forutsatt at det kan skje innenfor rammen av vedtektene og den nye stiftelsesloven. Det er imidlertid ikke tilrådelig at Hvaler kommune skal bidra til å forbedre økonomien i stiftelsen. I alle fall ikke uten at stiftelsen på en åpenbar annen måte tilfører merverdi til kommunens lovpålagte eldreomsorg. Under forventinger og utfordringer gis det uttrykk for at stiftelsen ønsker å få forståelse i Hvaler kommune (politisk og administrativt) at stiftelsen må ivareta sine egeninteresser. Formuleringen oppfattes av kommunens administrasjon som noe uklar, ikke minst sett på bakgrunn av bestemmelsene i den nye stiftelsesloven. I henhold til denne er det vanskelig å se at en stiftelse kan ha en egeninteresse utover det som ligger i formålet i vedtekter som er godkjent av det nye tilsynet. Møteinnkalling side 8 av 26

Under strategiske mål har stiftelsen bestemt at vi skal sørge for at området Dypedalåsen er regulert til ønskede formål før en ny fløy til alders- og sykehjem har byggestart. Her stiller stiftelsen i praksis krav til kommunen som kommunen ikke har mulighet til å etterkomme. Kommunen kan ikke blande sin forvaltningsmyndighet etter plan- og bygningsloven med de privatrettslige drøftingene som er mellom kommunen og stiftelsen om utbygging og drift av institusjonen. Under strategiske mål gir stiftelsen uttrykk for at man vil være i førersetet for utbygging av seniorboliger som skal bygges, finansieres og driftes av Dypedalåsen. I tillegg vil man være en pådriver ovenfor Hvaler kommune i forhold til bygging av nytt velferdssenter og andre prioriteringer i utbyggingen av eldreomsorgen. Kommunens administrasjon oppfatter at stiftelsen har mål for sin involvering i kommunens utvikling og drift av eldreomsorgen som går lenger enn det som er ønskelig sett fra kommunens side. Særlig sett på bakgrunn av de utfordringene som har vært og er i forholdet mellom stiftelsen og kommunen. Nærmere om gjeldende samarbeidsavtale datert 10.10.02 Vi viser til vedlagte avtale i vedlegg 1. I avtalen leier kommunen hele eiendommen gnr 42, bnr 208. Leietiden er 20 år med virkning fra 01.01.01, og leietaker har rett til fornyelse. Kommunens administrasjon mener at avtalen gir en god balanse mellom stiftelsens og kommunens interesser, og den formulerer stiftelsens ønske om å medvirke til eldreomsorgen på en positiv og akseptabel måte. Avtalen fastslår presist hva leieprisen skal dekke og at stiftelsen ikke skal ha økonomisk fortjeneste ved uleievirksomheten ( 4). Kommunen er som leietaker ansvarlig for alt utvendig og innvendig vedlikehold, samt for eventuelle endringer som tvinger seg frem på grunn av nye offentlige påbud. Det har vært en viss uenighet mellom stiftelsen og kommunen om oppfølgingen av bestemmelsene i 5 i avtalen om vedlikehold. Kommunens administrasjon mener at 8, om refusjon av offentlige tilskudd, kan være noe uklar. Spørsmålet er blant annet hva som er å anse som kommunale/offentlige tilskudd. Kommunen og stiftelsen bør søke å bli enige om hva som menes med dette. Kommunens administrasjon mener at hensiktene til stiftelsen slik de fremkommer i vedlegg 2 bryter med bestemmelsene i avtalen av 10.10.02. Herunder på de to vesentlige forholdene som gjelder avkastning/fortjeneste på samarbeidet med kommunen, og graden av involvering fra stiftelsen sin side i utvikling og drift av den kommunale eldreomsorgen. I den senere tid har det vært eksempler på uklar samhandling mellom stiftelsen og kommunen i forhold til branntilsyn, brannøvinger og planlegging av tiltak for å etterkomme forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn. Denne samhandlingen har ikke vært i samsvar med forliggende leieavtale og den har påført kommunen noe høyere kostnader enn nødvendig. Kommunen vil gjøre sitt for at slik uklar samhandling ikke skal forekomme i fremtiden. I den bygningsmassen som kommunen leier av stiftelsen Dypedalåsen vil det på kort sikt være nødvendig med betydelige investeringer for å oppfylle kravene i brannlovgivningen, i lov om miljørettet helsevern og i kommunehelseloven. Investeringsbehovet som følger av lov om miljørettet helsevern og kommunehelseloven er særlig knyttet til behovet for å forebygge utbrudd av legionella. Foreløpig er investeringbehovet anslått til om lag 2 mill kroner etter brannlovgivningen, og 1 mill kroner etter helselovgivningen. Gjeldende avtale mellom stiftelsen og kommunen pålegger i utgangspunktet kommunen å betale disse investeringene. Kommunens behov for investeringer i eldreomsorgen Hvaler kommune er i ferd med å utarbeide en kommunedelplan for pleie- og omsorgstjenester for perioden 2008-2020. I denne planen er det foreløpig skissert følgende behov for økte økonomiske driftsrammer på relativt kort sikt, forutsatt flere brukere, men om lag nåværende kvalitetsnivå på tjenestene: hjemmetjenestene 5.1 mill kroner, tiltak for funksjonshemmede 8.5 mill kroner og sykehjemmet 10.2 mill kroner. Til sammen 23.8 mill kroner. I tillegg kommer kostnader knyttet til investeringer, herunder renter og avdrag. I den kommunedelplanen som er under utarbeidelse legges det til grunn at kommunen så raskt som mulig bør etablere 16 nye plasser i sykehjem, i tillegg til de 24 plassene som i dag finnes. For å kunne drive disse nye plassene, med om lag samme kvalitet som de nåværende, er det i planen beregnet at vi trenger 12.5 stillinger. Dette vil som nevnt over øke de årlige driftsutgiftene med om lag 10.2 mill kroner. Møteinnkalling side 9 av 26

I tillegg kommer som nevnt over kostnader knyttet til investeringer i ny bygningsmasse som kan romme 16 nye plasser i sykehjem, samt investeringer for å oppfylle pålegg i brannlovgivningen og i helselovgivningen. Kostnadene ved investeringene er i skrivende stund ikke helt avklart. Staten vil kunne gi tilskudd gjennom Husbanken til delvis finansiering av investeringene, i tillegg til at Husbanken også vil kunne gi lån. Fylkesmennene er gitt i oppdrag å bistå Husbanken ved behandlingen av søknader fra kommunene om lån og tilskudd til de formål som her er aktuelle. Situasjonen i skrivende stund er at det ennå ikke er fastsatt rutiner og prosedyrer for Husbankens og fylkesmennenes behandling av søknader fra kommunene, slik at det er for tidlig å sende søknad. Vi vet imidlertid at Hvaler vil få høy prioritet i Østfold. Fylkesmannen har imidlertid informert om at man ville legge vekt på at kommunene i forbindelse med søknader om finansiering til Husbanken kan sannsynliggjøre at man er i stand til å dekke de driftsøkonomiske konsekvensene av investeringene. Gjeldende økonomiplan for 2008-2011 har foreløpig ikke gitt noen mulighet til å finansiere de økte driftsøkonomiske rammene som er nødvendig, og heller ikke de økonomiske konsekvensene av selve investeringene. Denne manglende finansieringen i kommunens budsjetter og økonomiplan er etter rådmannens vurdering den vanskeligste hindringen for å få gjennomført utbyggingen av flere plasser i sykehjem, samt de andre investeringene som blir presentert i kommunedelplanen for pleie- og omsorgstjenester 2008-2020. I gjeldende økonomiplan for 2008-2011 er det forutsatt en nominell nedgang i den økonomiske rammen til seksjon helse og sosial fra 2008 til 2009 og 2020, og deretter en beskjeden nominell økning fra 2010 til 2011. Økonomiplanens økonomiske ramme til helse og sosial gir ikke rom for aktivitetsvekst i form av bygging, nye plasser eller annet, men forutsetter tvert om redusert aktivitet i perioden. Vedlegg 1. Avtale mellom stiftelsen Dypedalåsen Alderspensjonat og Hvaler kommune om leie av Dypedalåsen eldresenter, datert 10.10.02 (vedlegg 1) 2. Innspill fra Stiftelsen Dypedalåsen, datert xx.yy.07, om stiftelsens visjon, formål, forventninger og utfordringer og strategiske mål (vedlegg 2) Innkomne merknader Ikke aktuelt i denne saken. Hjemmelsgrunnlag Ikke aktuelt i denne saken. Vurdering Rådmannen oppfatter at samarbeidet mellom Stiftelsen Dypedalåsen (tidligere stiftelsen Dypedalåsen alderspensjonat) og Hvaler kommune har vært krevende og utfordrende stort sett i hele perioden fra 1980 og frem til i dag. Dette har tatt energi både fra stiftelsen og kommunen. Samtidig har stiftelsen og stifterne uten tvil tilført mye positivt på flere måter til eldreomsorgen i kommunen. Med bakgrunn i den historien vi har bak oss, og med bakgrunn i den situasjonen som er i dette samarbeidet i dag, vil rådmannen primært foreslå at samarbeidet organiseres og avtales på en måte som kan bidra til redusere mulige konflikter og uoverensstemmelser. Det beste ville i så fall være om man kunne erstatte nåværende leieavtale (datert 10.10.02) med en avtale om kommunalt kjøp av den samme eiendommen. Dette ville gitt stiftelsen anledning til å forvalte og bruke sine andre eiendommer i samsvar med stiftelsens formål, samtidig som kommunens drift og utbygging av nåværende bygningsmasse ville blitt enklere. Nest beste alternativ er etter rådmannens mening om kommunen kunne inngå en avtale med stiftelsen om at kommunen kunne få bygge ut nåværende bygningsmasse i samsvar med de behovene i eldreomsorgen som kommunen vil prioritere. Slik det nå ser ut dreier dette seg om flere plasser i sykehjem. Kommunen ville i et slikt tilfelle være byggherre og tiltakshaver. Tredje alternativ er at kommunen gjør en avtale med stiftelsen om at stiftelsen er tiltakshaver og byggherre for en utbygging i samsvar med det behovet som kommunen har. Dette siste alternativet vil stille større krav til samarbeidet mellom stiftelsen og kommunen enn de to første alternativene. Alternativet kan likevel være akseptabelt dersom dette kan gi vesentlige lavere kostnader for kommunen enn andre alternativer. Rådmannen legger vekt på at en fremtidig leieavtale, eller eventuelt samarbeidsavtale mellom stiftelsen og kommunen må bygge på viktige prinsipper i den nå gjeldende leieavtalen fra 10.10.02. De to viktige Møteinnkalling side 10 av 26

prinsippene er at stiftelsen ikke skal ha økonomisk fortjeneste av samarbeidet med kommunen, samt at stiftelsen ikke må involvere seg i utvikling og drift av eldreomsorgen på en slik måte at man reduserer kommunens muligheter for å styre og drive de lovpålagte oppgavene som kommunen har i eldreomsorgen. For øvrig vil rådmannen understreke av den avgjørende utfordringen i forhold til å løse oppgavene i eldreomsorgen i Hvaler kommuner er å skaffe finansiering for fremtidige driftsutgifter. I overskuelig fremtid ligger det så langt rådmannen kan se ingen muligheter for å finne slik finansiering innenfor de økonomiske rammer som er stillet til disposisjon av sentrale og lokale myndigheter. Det er således heller ikke grunn til å forsere arbeidet med planlegging og prosjektering av utbygging av nye plasser i sykehjem Rådmannens forslag til vedtak Kommunestyret gir sin tilsutning til de vurderingene som rådmannen har formulert over, i avsnittet vurderinger. Med bakgrunn i dette gis rådmannen i oppdrag å drøfte følgende alternativer i prioritert rekkefølge med stiftelsen: 1. Någjeldende leieavtale, datert 10.10.08, mellom stiftelsen og kommunen avløses av en avtale om kjøp av samme eiendom. 2. Det inngås en revidert leieavtale mellom stiftelsen og kommunen, basert på prinsippene i någjeldende avtale, men som også gir kommunen rett til å bygge flere plasser i sykehjem i tilknytning til eksisterende bygningsmasse. Kommunen vil i et slikt tilfelle være byggherre og tiltakshaver. 3. Det inngås en revidert leieavtale mellom stiftelsen og kommunen, basert på prinsippene i någjeldende avtale, men hvor kommunen leier en utvidet bygningsmasse som følge et øket antall plasser i sykehjem i samsvar med det behovet som kommunen definerer. Stiftelsen vil i et slikt tilfelle være byggherre og tiltakshaver. Dersom dette alternativet skal foretrekkes må det for kommunen være åpenbart økonomisk fordelaktig, sammenlignet med andre alternativer. Kommunestyret tar til orientering at videre fremdrift med planlegging og prosjektering av nye plasser i sykehjem tilpasses arbeidet med å skaffe finansiering for utbygging og senere drift. Hvaler kommune, 19.05.2008 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 11 av 26

Saksnr 2008/850 - Utarbeiding av eierskapspolitikk for Hvaler kommune Arkivkode 255 Saksbehandler Helene Øvrelid Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet 04.06.2008 38/08 Kommunestyret Utarbeiding av retningslinjer for eierskapskontroll og eierstyring for Hvaler kommune - arbeidsprosess Sammendrag Rådmannen anbefaler at kommunen utarbeider retningslinjer og rutiner for kontroll og styring av kommunens eierskap. Dette kan innebære rutiner for rapportering, premisser for valg av styremedlemmer, og premisser for utøvelse av eierskap osv. Rådmannen foreslår at kommunen foretar en gjennomgang av alle selskapene kommunen har eierandeler i, for å diskutere eierstrategi. Det nedsettes en arbeidsgruppe som skal diskutere de ulike problemstillingene knyttet til kommunens eierskapskontroll og eierstyring. Saksopplysninger Bakgrunn for utarbeiding av regningslinjer for eierskapskontroll I de siste 10 årene har det skjedd en tredobling i antall kommunale selskaper. Med bakgrunn i veksten i kommunaleide selskaper og større skandaler i kommunesektoren (vannverkssaken) er det satt økt fokus på kommunens rolle som samfunnsansvarlig eier. Når det etableres selskaper gir kommunen slipp på den tradisjonelle formen for forvaltningsstyring. Nyere undersøkelser viser at mange kommuner ikke er bevisst på hva denne nye rollen innebærer. Det er derfor få eksempler på eierskapsmeldinger. Undersøkelser viser at kommunene har en manglende oversikt og kunnskap om kommunens selskapsorganisering og ulike organisasjonsformer. Dette ser ut til å resultere i en passiv eierskapsrolle (KS fra veileder i eierskapstenkning 2007). Kommunestyret overfører myndighet til å utøve styringen til eierorganet. I tråd med kommunestyrets delegasjon av myndighet skal kommunestyret gi eierorganet de nødvendige politiske fullmakter og rammebetingelser til å utøve eierskapet i tråd med det politiske flertallets ambisjoner. Kommunestyret bør derfor vedta noen klare overordnede retningslinjer for hvordan de ønsker kontrollen med selskaper de har eierandeler i skal utøves. Kommunens kontrollplikt - og tilsynsplikt Kommuner har både et kontroll- og tilsynsansvar. I dette ligger ansvar for å påse at den virksomhet man er ansvarlig for blir organisert slik at målene nås. Kontrollansvaret i en kommune er lagt til kontrollutvalget. Nytt fra 2004 er kommunelovens krav om selskapskontroll. Selskapskontrollen er kontroll med forvaltning av eierinteresser og om dette skjer i samsvar med eierens vedtak og forutsetning. (Kommunel. 77 5. ledd og 80). Formålet med selskapskontrollen fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. I følge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Møteinnkalling side 12 av 26

Det er her viktig at kommunene utarbeider retningslinjer og rutiner som skal være kontrollutvalgets grunnlag/utgangspunkt for kontroll. Uten klarer retningslinjer fra kommunen vil kontrollutvalgets grunnlag for kontroll være ufullstendig. Kommunenes sentralforbund (KS) har utarbeidet en veileder for eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalteide selskaper og foretak (KS 19.11.2007). Det blir fra KS bla. anbefalt at kommunene utarbeider eierskapsmeldinger. Eierskapsmeldingen skal inneholde en klargjøring av strategier og retningslinjer for det enkelte selskap. En eierskapsmelding kan defineres som et overordnet politisk styringsdokument for virksomhet som er lagt til et annet rettsubjekt, eget styre, en vertskommune eller til et annet interkommunalt organ. En eierskapsmelding bør inneholde minimum tre hovedpunkter. 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid 2. Politiske og juridiske styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene 3. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, vedtektsrevisjon Iht. veilederen kan eierskapsmelding bidra til å skaffe en bedre oversikt over kommunens samlede virksomhet. Eierskapsmeldingen vil sørge for åpenhet ovenfor omverden og internt i kommunen. Gjennom eierskapsmeldingen kan kommunen gi overordnede styringssignaler til selskapsstyrene i forhold til bla. miljø, likestilling og etikk osv. Anbefalinger fra Østfold kontrollutvalgssekretariat Etter å ha gjennomført selskapskontroller av Hvalertunnelen as og Hvaler arbeidssenter as har kontrollutvalget anbefalt Hvaler kommune å ta stilling til bla. følgende problemstillinger om eierkontroll: 1. Det anbefales at kommunen vurderer å gi et tilbud om opplæring for nyvalgte/valgte styrerepresentanter 2. Det anbefales at kommunen etablerer et arkivsystem for sine selskap og ikke minst gir føringer på hva som skal inngå av dokumentasjon i et slikt arkivsystem. 3. Kommunen utarbeider faste rutiner for rapportering mellom dens valgte representanter og dens administrative og politiske ledelse. 4. Det anbefales en gjennomgang av bedriftenes formål og selskapsstrategier for å se om det er behov for endringer. I arbeidet med å utarbeide en eierskapspolitikk for Hvaler bør tiltak for kontrollutvalgets anbefalinger inngå i tillegg til andre problemstillinger knyttet til eierskapsstyring og eierskapskontroll. Innkomne merknader Rapport om eierskapskontroll for Hvalertunnelen as ØKUS Rapport om eierskapskontroll Hvaler arbeidssenter as ØKUS Hjemmelsgrunnlag I kommunelovens 77 5. ledd og 80 Høring av forslag til endringer i kommuneloven og forvaltningsloven om rolleklarhet mv. i kommunesektoren. Vedlegg: Foreløpig liste over selskaper kommunen har eierandeler i. Vurdering Hvaler kommune er en liten kommune der relativt få verdier er bundet opp i eierandeler i selskaper. Det er likevel viktig for kommunen å få en oversikt over hvilke selskaper en har eierandeler i, for å ha en viss kontroll og styring over selskapenes drift og utvikling. Kommunen bør som eier avklare sitt ståsted i forhold til selskapene og definere forventninger. Utøvelsen kan ha direkte konsekvenser for virksomhetens disponeringer og eierskap. Rådmannens foreslår at det utarbeides en eiermelding for Hvaler kommune. Møteinnkalling side 13 av 26

Utarbeiding av overordnede retningslinjer for eierstyring og eierkontroll kan bidra til at kommunen får en helhetlig tenkning rundt eierskap, slik at kommunen blir bevisst sin rolle som eier. Eierkontroll er et politisk anliggende. Det er derfor viktig at diskusjonen om hvordan retningslinjene og eiermeldingen skal utformes, diskuteres og forankres politisk. Rådmannen anbefaler følgende saksgang/prosess for å utarbeide en eierskapspolitikk for Hvaler: 1. Det nedsettes en arbeidsgruppe som diskuterer overordnede retningslinjer for eierskapskontroll og eierskapsstyring for Hvaler kommune. Det foretas en gjennomgang av selskaper Hvaler kommune har eierandeler i. Rådmannens foreslår at arbeidsgruppen er formannskapet. 2. Innspillene fra arbeidsgruppen tas inn i et forslag til retningslinjer for eierkontroll og eierstyring og det utarbeides et forslag til eiermelding for Hvaler kommune. 3. Et forslag til overordnede retningslinjer for eierskapskontroll og eierstyring behandles så politisk. Problemstillinger til drøfting: Det kan være interessant å diskutere hvilke type eierskapsformer som skal inngå i retningslinjene for eierkontroll og eierstyring (AS, IKS, Stiftelse, sameie, legater, andre samarbeidsordninger). Hvem bør sitte som kommunens representant i styrene i selskapene Dette særlig i forhold til kompetanse og habilitet (nytt lovforslag komm.l og fvl.) Hvordan skal styret fungere, hvilke rolle skal det spille, styrets sammensetning kan også diskuteres. Rutiner for opplæring av styremedlemmer hvordan og hvor ofte. Rutiner for evaluering og oppfølging av eierskapsstrategiene: Hvordan skal rapporteringen gjennomføres og hva skal den inneholde. Eierstrategi for de enkelte selskapene - diskusjon om retning i forhold til de enkelte selskapenes utvikling. Er forventningene til styret og selskapet tydelig nok uttrykt. Framgår formålet klart nok av vedtektene. Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt i forhold til eierandel Konklusjoner Rådmannen foreslår at Hvaler kommune igangsetter arbeidet med å utarbeide en eierpolitikk for Hvaler kommune der kontrollutvalgets anbefalinger følges opp. Det etableres en arbeidsgruppe som diskuterer eierstyring og eierstrategi for bedriftene kommunen har eierandeler i. Arbeidsgruppen er formannskapet. Med bakgrunn i innspill fra arbeidsgruppen utarbeides videre et forslag til overordnede retningslinjer for eierskapskontroll og eierstyring for Hvaler kommune. Det utarbeidet et forslag til eiermelding for Hvaler kommune Rådmannens forslag til vedtak 1. Hvaler kommunestyre vedtar å igangsette arbeidet med å utarbeide retningslinjer for eierkontroll og eierstyring for Hvaler kommune. 2. Formannskapet nedsettes som arbeidsgruppe for arbeidet. Hvaler kommune, 24.04.2008 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 14 av 26

Foreløpig liste over selskap/sameier der Hvaler kommune har eierandeler Navn/ selskapstype Type bedrift Aksjekapital Mineberget Industrier AS Unicom AS Vernet bed. 4165 000 Fredrikstad Distrikts Vegfinansiering BorgBuss Østfold Kommunerevisjon IKS AS Hvalertunellen Opplev Fredrikstad Hvaler as Eierkommuner/ medeiere Komm. andel. Vernet bed. 180 000 Fr.stad og Hvaler 16,67% Finansiering Samarbeid Busssel. Eierforh. Under endring Revisjons- Selskap. Finansiering av Hvaler tunnelen 150 000 1 257 150 Fr.stad(88,5%), Hvaler, Råde og Østfold fylke (5,5%) Fredrikstad komm (76.6%) Østfold f.komm. (20%) Hvaler Fr.stad og Hvaler 14,5% Eieres av råde, Rygge, Hvaler, Moss, Halden, Sarpsborg og Fredrikstad 34 000 Fr.stad, Hvaler og Østfold fylkeskommun 2% 68% Turistutv. 6 500 Fredrikstad( 35%) sentrum BA (44,3%) Hvaler (6.5%) 6,5% Båthavn/ Hvaler komm. 29,22% næring Skjærhallen Gjestehavn as Hvaler arbeidssenter AS Verna bed. 100% Laenga Hyttegrend 17 884 70 aksjonærer Aksje nr (tilbys 1 og 46 for salg) Andeler i FOBBL 400 Sameier Idiell andel Medeiere Stokken sameide 1/3 Stiftelsen Dypedalsåsen Hvaler kommune Knut Martinsen Tjudalen (g/br 49/287 1/8 Stiftelsen Dypedalsåsen Hvaler kommune Martinsen Knut Klingvall Anne Lise Kristiansen Paula Bertha Alexanderson Jenny Hansen Sverre Arnesen Petter Arnt Grønnet Gunhild Torgersen Rolf Klingvall Bjørn Bjerklund Annie Helene Amundsen Kristiane Hedvalg Anna Eugenie Nilsen Evelyn Sigrid Johansen Berit Synnøve Møteinnkalling side 15 av 26

Saksnr 2008/815 - Tertialrapport pr 30.04.2008 Arkivkode Saksbehandler Kurt Skarning Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for miljø og teknikk 05.06.2008 54/08 Utvalget for kultur og personrettede tjenester 05.06.2008 35/08 Eldrerådet 03.06.2008 13/08 Arbeidsmiljøutvalget Administrasjonsutvalget 04.06.2008 17/08 Formannskapet 04.06.2008 39/08 Kommunestyret Tertialrapport pr 30.04.2008 Sammendrag Rådmannen anser økonomien i Hvaler kommune som svært anstrengt i budsjettåret 2008. 2008 er første av tre innsparingsår hvor vi skal få økonomien ned på et mer bærekraftig nivå. Flere forhold tyder på at årets regnskap vil ende med et underskudd. Høyt lønnsnivå, øket pengemarkedsrente og pressede driftsrammer til flere seksjoner er de viktigste årsakene til det. Det er vanskelig å estimere hvor mye et underskudd kan ende på, hovedsakelig fordi lønnsforhandlingene ikke er sluttført enda. Rådmannen foreslår å omfordele 2 mill kroner av kommunens frie inntekter ved at anslaget på skatteinntekter nedjusteres mot å øke anslaget på rammetilskudd med samme beløp. Rådmannen forslår å øke kommunens låneopptak med kroner 3.550.000,- fordelt på tiltaket Kornmagasinet med 1,3 mill kroner og ny offentlig brygge på Skjærhalden med 2,25 mill kroner. Budsjettrammen til grunnskolene foreslås fordelt i tråd med rådmannens innstilling. Rådmannen foreslår å sette av 2,4 mill kroner til disposisjonsfond av de gjenstående midlene som var tenkt benyttet ved et ev negativt driftsresultat for 2007. Saksopplysninger Tertialrapport pr 30.04.2008 inneholder tilbakemeldinger på hvordan situasjonen er for seksjonene og virksomhetene i forhold til de styringssignaler som ble vedtatt i budsjett og økonomiplan 2008-2011. Det som kommenteres er i hovedsak forhold hvor det er oppstått avvik i forhold til vedtatte styringssignaler. Det er kun seksjon Helse og sosial, ved virksomhet Tiltak funksjonshemmede, som melder om et forventet merforbruk på ca 0,4 mill kr ved årets slutt. De andre seksjonene tar imidlertid forbehold om hva utfallet av årets lønnsforhandlinger vil bringe. Formannskapet har i møte den 17. April gjort to hastevedtak om å lånefinansiere to investeringstiltak hvor merutgiftene er foreslått inndekket i denne tertialrapporten. Utvalget for kultur og personrettede tjenester fattet i møte 24. Januer i sak 07/08 vedtak om å flytte administrativ organisering av PP-tjenesten fra seksjon Helse og sosial til seksjon Opplæring og kultur. Formell budsjettjustering mellom seksjonene fremmes i denne tertialrapporten. Møteinnkalling side 16 av 26

Vedlegg Tertialrapport pr 30.04.2008 Innkomne merknader Ingen Hjemmelsgrunnlag Delegasjonsreglementet Finansreglementet Vurdering Rådmannen har i tidligere styringsdokumenter, senest i økonomiplan og årsbudsjett for 2008-2011 og årsmelding for 2007, nevnt behovet for å tilpasse kommunens økonomi til å bli mer bærekraftig. Dette handler om å forbedre driftsresultatene, slik at vi blir mindre sårbare for svikt i inntektene, samtidig som vi øker sparingen i form av egenkapital i investeringer og avsetninger til fond. AGENDA-rapportene konkluderte med at kommunens økonomi burde forbedres med årsvirkning 10 mill kroner, basert på regnskapet for 2006. I så fall ville vi ha oppnådd en sunn økonomi i henhold til de forutsetningene og måltallene som ble brukt i rapporten. I disse analysene, og tallet 10 mill kroner, er det imidlertid ikke tatt høyde for at kommunen må frigjøre ytterligere 10 15 mill kroner med årsvirkning for å kunne bygge og drive det antallet nye plasser som trenges innen omsorgssektoren. Kommunens økonomiske utfordringer er med andre ord av så alvorlig karakter at vi i 2007 og 2008 ikke har kunnet prioritere annet enn strengt nødvendig drift og med tungt fokus på økonomistyring. Konsekvensen av kommunens økonomiske situasjon, er redusert tjenesteyting, både i mengde og kvalitet. Vi mener likevel at tjenesteytingen holder de krav som overordnede myndigheter har satt til lovpålagte tjenester. Unntakene fra dette kan være oppgaver i forbindelse med beredskap, HMS (helse, miljø og sikkerhet), internkontroll og forebyggende arbeid. I rådmannens forslag til økonomiplan og årsbudsjett 2008-2011, var det innarbeidet en innsparingsplan i tråd med Agendas anbefaling, fordelt over de tre årene 2008, 2009 og 2010. Kommunestyret fattet en enda strammere innsparing for seksjon Opplæring og kultur, som også har det største innsparingspotensialet, ved at seksjonen skulle spare inn ytterligere 1,9 mill kr i 2008 utover rådmannens forslag. I tillegg ble ikke budsjettrammen til grunnskolen fordelt ut til skolene, da man forutsatte å fordele disse etter et mer behovsrelatert system. Administrasjonen i seksjon opplæring og kultur har jobbet knallhardt for å tilpasse ressursbruken i samsvar med vedtatte rammer og man har etablert en modell for å fordele ressursene mellom skolene etter mer objektive behov. Det er igangsatt flere innsparingstiltak nå i første tertial som gir grunnlag til å forvente et årsresultat innen vedtatt ramme. I møte for kultur og personrettede tjenester den 24.04.2008, i sak 21/08, er det gjort rede for denne innsparingsprosessen og hvordan man vil fordele budsjettrammen innen grunnskolen. Formell behandling av fordeling av grunnskolebudsjettet er innarbeidet i denne tertialrapporten. Kommunens frie inntekter er budsjettert med totalt 119,7 mill kroner, fordelt på 80,4 fra skatteinngang og 39,3 mill kroner fra rammetilskudd fra staten. Selskapsskatten er ved en inkurie i budsjett for 2008, vedtatt som en del av skatteinntektene, mens den i praksis utbetales som en del av rammetilskuddet. For å unngå unødvendige avvik på disse forholdene foreslås dette korrigert ved å omfordele 2 mill kroner, som selskapsskatten utgjør, mellom skatt og rammetilskudd. Nye investeringer i første tertial 2008 Formannskapet har gjort hastevedtak om å øke bevilgningen til investeringer i Kornmagasinet fra 1.6 til 2.9 mill kroner, inkludert merverdiavgift. Forutsetningen er blant annet at kommunens netto utgift ikke øker med mer enn kr 50 000 pr år, inkludert kapitalutgifter. Kornmagasinet vil bli definert som et eget regnskapsobjekt for samtlige ugifter og inntekter som kan henføres til dette, slik at formannskapets vedtak kan følges opp. Merutgiftene foreslås inndekket i denne tertialrapporten. Møteinnkalling side 17 av 26

Formannskapet har gjort hastevedtak om bygging av ny offentlig brygge fra ISPS havna på Skjærhalden til privat eiendom nord-øst for Sjøbua. Dette for å få en helhetlig utbygging i forlengelsen av de byggearbeidene som nå gjennomføres av Cardio as utenfor Vertshuset. Kostnadene er beregnet til 2,250 mill kroner som må finansieres ved opptak av lån. Dette øker kapitalutgiftene med 250 000 kroner pr år. Låneopptaket med tilhørende kapitalutgifter forutsettes ført og betjent av havnekassen når denne utskilles fra kommunekassen. Merutgiftene foreslås inndekket i denne tertialrapporten. Lønnsoppgjøret 2008 Årets lønnsoppgjør er et hovedoppgjør, som betyr at den to-årige Hovedtariffavtalen som er inngått mellom Kommunenes Sentralforbund (KS) og arbeidstakerorganisasjonene skal rulleres nå i år. Disse forhandlingene er nå hos riksmeklingsmannen og man vil nok ikke få vite utfallet av disse før rundt 23 mai. Hvaler kommune har budsjettert med en årslønnsvekst på rundt 4,7 prosent og man har registrert at forventningene til årets lønnsoppgjør innen offentlig sektor ligger høyere enn dette. Konsekvensene av årets lønnsoppgjør vil ikke være kjente til denne tertialrapporten, men dette vil bli presentert i en egen sak slik man har gjort de siste årene. Sannsynligheten er nok ganske stor for at utfallet av forhandlingene vil havne høyere enn hva man har tatt høyde for i årets budsjett. Regnskapsresultat 2007 I vedtatt budsjett for 2008 er det innarbeidet en avsetning på 4,5 mill kroner for å kunne dekke et ev merforbruk i regnskapsresultatet for 2007. 1 mill kroner av denne avsetningen er finansiert med bruk av disposisjonsfond. I sak om regnskap og årsmelding for 2007, er det foreslått å lånefinansiere udekket beløp fra investeringsregnskapet og dekke økte kapitalutgifter med 0,8 mill kroner fra denne avsetningen. Administrasjonen foreslår også å dekke økte kapitalutgifter vedr Kornmagasinet og ny offentlig brygge på Skjærhalden, fra ovennevnte avsetning på 4,5 mill kroner. Trekkes disse forholdene fra opprinnelig avsetning, så står man igjen med en avsetning på 2,450 mill kroner som kan disponeres til andre formål. Rådmannen vil foreslå at resterende avsetning på 2,450 mill kroner settes av på disposisjonsfond. I årsbudsjett for 2008 er det innarbeidet mange innsparingstiltak for å kunne forbedre kommuneøkonomien i samsvar med konklusjonene fra Agenda-rapportene. I det forholdsvis stramme budsjettet er det mange usikkerhetsmomenter som fort kan skape et avvik i negativ retning. Kort nevnes svikt i skatteinntektene, høyt lønnsoppgjør, økte renteutgifter m.m. Rådmannen vurderer det derfor som mest tilrådelig å kunne ha en økonomisk buffer for å øke handlingsrommet noe. Oppfølging av vedtatte verbalforslag i økonomiplan og årsbudsjett 2008 2011 Kommunestyre vedtok 18 verbalforslag som et tillegg til vedtak om økonomiplan og årsbudsjett 2008 2011. Formannskapet ga i møte 30.01.08 i sak 03/08 tilslutning til rådmannens forslag til prioritering og håndtering av hvert enkelt verbalforslag. Nedenfor gis en kort redegjørelse på de verbalforslagene hvor det er oppstått avvik i forhold til planlagt fremdrift. - To administrasjonsenheter innen skole og barnehage. Denne utredningen har man ikke rukket å utarbeide enda. Arbeidet med omstilling og gjennomføringen av nødvendige tiltak for å holde vedtatte grunnskolerammer har tatt mesteparten av kapasiteten. - Program for konkurransestimulering. Man har fått tilbakemelding fra fylkesmannen om at dette programmet ikke ble prioritert i søknaden til fornyingsarbeid. Hvaler kommune søkte om 700 000 og man har fått tilsagn om 200 000 kroner. - Retningslinjer for prosjektering og tilbakerapportering av investeringer er utarbeidet, men ikke implementert. Disse rutinene er til vurdering av ekstern konsulent i anledning revidering av delegeringsreglementet. - Endring i renovasjonsordning, samt vurdering av konkurranseutsetting. Renovasjonsordningen ble behandlet av kommunestyret i møte den 13.02.2008, hvor man fattet vedtak om nye investeringstiltak og avslutte videre planer om konkurranseutsetting. Møteinnkalling side 18 av 26

Konklusjoner Rådmannens forslag til vedtak Rådmannen foreslår at utvalget for miljø og teknikk gjør slikt vedtak: 1. Tertialrapport 30.04.2008 tas til orientering. Rådmannen foreslår at utvalget for kultur og personrettede tjenester gjør slikt vedtak: 1. Tertialrapport 30.04.2008 tas til orientering. 2. Budsjettrammen for grunnskolen på kr 33 019 000 fordeles med kr 12 634 000 til Hvaler ungdomsskole, kr 9 871 000 til Floren skole, kr 9 192 000 til Åttekanten skole, mens kr 1 322 000 overføres til administrasjonen. Rådmannen foreslår at eldrerådet gjør slikt vedtak: 1. Tertialrapport 30.04.2008 tas til orientering. Rådmannen foreslår at administrasjonsutvalget gjør slikt vedtak: 1. Tertialrapport 30.04.2008 tas til orientering. Rådmannen foreslår at arbeidsmiljøutvalget gjør slikt vedtak: 1. Tertialrapport 30.04.2008 tas til orientering. Rådmannen foreslår at formannskapet gir slik innstilling til kommunestyret: 1. Tertialrapport 30.04.2008 tas til orientering. 2. Frie inntekter omfordeles med at skatteanslaget nedjusteres med 2 mill kroner fra 80,4 til 78,4 mill kr, mens rammetilskuddet oppjusteres tilsvarende fra 39,3 til 41,3 mill kr. 3. Nytt investeringstiltak offentlig brygge på Skjærhalden på kr 2 250 000 dekkes med låneopptak, og økt investeringsbehov for Kornmagasinet på kr 1 300 000 dekkes også med låneopptak. 4. Avsetning til bruk for et ev merforbruk i driftsresultatet for 2007, på 4,5 mill kroner foreslås budsjettjusteres slik: - Kr 300 000 til økte kapitalutgifter for investeringstiltakene Kornmagasinet og ny offentlig brygge på Skjærhalden. - Kr 1 000 000 tilbakeføring av vedtatt bruk av disposisjonsfondet. - Resterende kr 2 400 000, siden 0,8 mil kroner er foreslått benyttet av denne avsetningen i sak om regnskap og årsmelding for 2007, foreslås avsatt til disposisjonsfondet. 5. Flytting av budsjettramme for Kornmagasinet også 6. Nettobudsjettet til PP-tjenesten på kroner 668 000, flyttes fra seksjon Helse og sosials budsjettramme som nedjusteres fra kroner 55 200 000 til 54 532 000 kroner. Seksjon Opplæring og kulturs budsjettramme oppjusteres tilsvarende fra kroner 42 500 000 til 43 168 000 kroner. 7. Nettobudsjettet til Kornmagasinet på kroner 77 000, flyttes fra seksjon Miljø og teknikks budsjettramme som nedjusteres fra kroner 10 000 000 til 9 923 000 kroner. Seksjon Opplæring og kulturs budsjettramme oppjusteres tilsvarende fra kroner 43 168 000 til 43 245 000 kroner. Hvaler kommune, 21.04.2008 Torleif Gjellebæk rådmann Møteinnkalling side 19 av 26