Innrapportering av studentstatus Brukerhåndbok

Innrapportering av studentstatus Brukerhåndbok

Innholdsfortegnelse 0 ENDRINGSLOGG... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 1 INNLEDNING... 3 1.1 DOKUMENTETS INNHOLD OG MÅLGRUPPE... 3 1.2 GENERELT OM UTBETALINGSORDNINGEN... 3 1.3 DOKUMENTETS AVGRENSNING... 3 1.4 OPPDATERING AV DOKUMENTET... 3 2 GRUNNLAG FOR INNRAPPORTERING... 4 2.1 GYLDIG STUDENTSTATUS FOR STUDENTER VED HØGSKOLER OG UNIVERSITET... 4 2.2 GYLDIG STUDENTSTATUS FOR STUDENTER VED FAGSKOLER... 4 2.3 UGYLDIGGJØRING AV GYLDIG STUDENTSTATUS... 4 2.4 SEMESTERDEFINISJON... 4 2.5 ENKELTKURS... 4 2.6 PERMISJON... 4 2.7 KVOTESTUDENTER... 5 3 REGLER FOR OVERFØRING AV DATA TIL LÅNEKASSEN... 5 3.1 UTTREKK AV DATA FRA DATABASEN TIL STUDIEADMINISTRASJONSPROGRAMMET (SA)... 5 3.2 ENDRING AV FØDSELSNUMMER... 5 3.3 KONTROLLMEKANISMER I ED... 6 3.4 BYTTE AV SA... 6 3.5 NYE LÆRESTEDER... 6 4 FILFORMAT I OVERFØRING AV STUDENTSTATUS FRA LÆRESTEDET... 7 4.1 NAVNSETTING AV FILER FRA SA... 7 4.2 GENERELLE REGLER... 7 4.3 DETALJER I FILFORMAT... 8 5 BEHANDLING I LÅNEKASSEN... 10 5.1 RUTINE FOR FILOVERFØRING FRA ED TIL LIS... 10 5.2 KRYSSREFERANSE MELLOM INSTITUSJONSNUMMER OG INTERNE SKOLEKODER.... 10 5.3 DIREKTE REGISTRERING AV STUDENTSTATUS I LIS... 10 Rapportering av studentstatus Side 2 av 10

0 Innledning 0.1 Dokumentets innhold og målgruppe Lånekassen innfører en ny utbetalingsordning høsten 2005. Dette innebærer at studiesteder som benytter M-STAS, FS, BANNER og Solar Venus som studieadministrativt system, etter avtale med Lånekassen ikke skal motta og utlevere gjeldsbrev fra Lånekassen. Ordningen erstatter lærestedenes utlevering av gjeldsbrev. Læresteder som er tilknyttet ordnignen skal rapportere studentstatus elektronisk til Lånekassen daglig. Dette dokumentet beskriver denne innrapporteringen. Målgruppen for dokumentet er teknisk og studieadministrativt ansatte på læresteder som har de studieadministrative systemene FS, M-STAS, Banner og VENU og som er involvert i den elektroniske innrapporteringen av data til Lånekassen. 0.2 Generelt om utbetalingsordningen Studentene kan velge mellom to ordninger Utbetalingsordningen går ut på at Lånekassen legger ut e-gjeldsbrevet på web eller sender papirgjeldsbrevet til studentenes boligadresse. Studenter som har valgt e-gjeldsbrev signerer dette elektronisk på web. Studeneter som har valgt papirgjeldsbrev singere på dette og sender det i retur til Lånekassen pr post. Når Lånekassen har mottatt det signerte gjeldsbrevet og fått innrapportert gyldig studentstatus foretas utbetaling til studentens konto. Lånekassen gjør tre kontroller før studenten får pengene 1) Vi sjekker at studenten har signert det originale gjeldsbrevet enten på papir eller elektronisk. 2) Vi sjekker at lærestedet har rapportert at studenten er tatt opp og har rett til å gå opp til eksamen for det aktuelle semesteret. 3) Vi sjekker at studenten eier bankkontoen som er oppgitt. Mer informasjon på www.lanekassen.no Det ligger informasjon om utbetalingsordningen på www.lanekassen.no. 0.3 Dokumentets avgrensning Brukerdokumentasjonen gjelder følgende områder: Studieadministrasjonsprogrammene (SA): Banner, M-STAS, FS og Solar Venus. Overføring av data til/fra eksamensdatabasen (ED) Overføring og behandling i Lånekassen sitt saksbehandlingssystem (LIS) 0.4 Oppdatering av dokumentet Dokumentet vil bli lagt ut på www.lanekassen.no/laresteder Oppdateringer av dokumentet vil kun skje i elektronisk utgave på www.lanekassen.no Rapportering av studentstatus Side 3 av 10

1 Grunnlag for innrapportering 1.1 Gyldig studentstatus for studenter ved høgskoler og universiteter Kriterier som skal legges til grunn og gjelde for rapportering av gyldig studentstatus hvert semester er: Søkeren må være tatt opp som student ved lærestedet ha rett til å gå opp til eksamen i en støtteberettiget utdanning. Se Lånekassens forskrifter. 1.2 Gyldig studentstatus for studenter ved fagskoler Kriterier som skal legges til grunn og gjelde for rapportering av gyldig studentstatus hvert semester er: Søkeren må være tatt opp som student ved lærestedet ha møtt opp på lærestedet ved studiestart ha rett til å gå opp til eksamen i en støtteberettiget utdanning Se Lånekassens forskrifter. 1.3 Ugyldiggjøring av gyldig studentstatus Studenter som tidligere har fått innrapportert gyldig studentstatus ( J ) og som ikke lenger innfrir kravet om å være tatt opp som student og ha rett til å gå opp til eksamen i en støtteberettiget utdanning, skal rapporteres med ugyldig studentstatus ( N ). Ugyldig studentstatus ( N ) skal bare rapporteres dersom det tidligere er rapportert gyldig studentstatus ( J ) på studenten for det aktuelle semester. 1.4 Semesterdefinisjon Lærestedet kan rapportere gyldig studentstatus for flere terminer 1=Høst og gjelder perioden 15.08 til 14.01 2=Vår og gjelder for peridoen 15.01 til 14.06 3=Sommer og gjelder for perioden 15.06 til 14.08 1.5 Enkeltkurs Lærestedene må rapportere godkjent studentstatus for studenter som har opptak til et godkjent kurs som inngår i en støtteberettiget utdanning. Dette gjelder også dersom samlet studiebelastning er lavere enn 50 prosent ved lærestedet. 1.6 Permisjon Hvis permisjon fra utdanningen medfører at studenten mister studierett og/eller rett til å gå opp til eksamen skal innrapportert gyldig studentstatus ( J ) trekkes tilbake ved at det innrapporteres ugyldig studentstatus ( N ). Rapportering av studentstatus Side 4 av 10

Hvis studenten har permisjon grunnet fødselspermisjon eller sykepermisjon kreves eget underlag for at studenten skal få tilkjent studiestøtte. For disse studentene kreves ikke innrapportert godkjent studentstatus fra lærestedene. Det er derimot ikke til hinder at lærestedene rapporterer inn gyldig studentstatus for disse studentene, så lenge de innfrir kravet til dette. 1.7 Kvotestudenter Kvotestudenter får gjeldsbrevet sendt til lærestedet. Godkjent studentstatus må fortsatt kontrolleres ved utlevering. Det er derfor ikke et krav at denne gruppen studenter er med i innrapporteringen av gyldig studentstatus Det er derimot ikke til hinder at lærestedene rapporterer inn gyldig studentstatus også for disse, så lenge de innfrir kravet til dette 2 Regler for overføring av data til Lånekassen 2.1 Uttrekk av data fra databasen til studieadministrasjonsprogrammet (SA) Uttrekk av data skal skje i databasen til SA. Automatisert jobb starter spørring i databasen. Filen overføres ved hjelp av automatiserte rutiner. Filen overføres straks etter at denne er generert i SA. Overføring til eksamensdatabasen (ED) skal skje daglig mellom kl 18:00 20:00. Det skal genereres en ny fil pr. dag alle dager i året (med unntak når SA er ute av drift). Kun studenter med norsk fødselsnummer skal rapporteres (studenter med midlertidig D-nummer skal for eksempel ikke rapporteres). Flatfil skal lagres lokalt inntil kvittering (fil OK) gis fra ED. Når kvittering OK mottas fra ED kan filene pakkes og/eller legges på et hensiktsmessig søkbart medium lokalt. Håndtering av skifte av undervisningsår og terminer det rapporteres for skal skje automatisk i SA. Den 01.10 hvert år avsluttes rapportering av studentstatus på forrige skoleår. I tilfeller der studenten er registret med norsk fødselsnummer i Lånekassens saksbehandlingssystem LIS og D-nummer i SA må norsk fødselsnummer registreres i SA før studentstatus kan overføres til LIS. Studentstatus skal rapporteres som endringer siden forrige spørring. 2.2 Endring av fødselsnummer Følgende rutine legges til grunn dersom en student skifter fødselsnummer: Nytt fødselsnummer sendes inn sammen med studentstatus. Fra skiftet av fødselsnummer finner sted i SA skal kun nytt fødselsnummer benyttes i fremtiden i forhold til rapporteringer av studentstatus på vedkommende. Hvis studentstatus endres til "N, ugyldig studentstatus, på vedkommende etter at skiftet av fødselsnummer har funnet sted, må N, ugyldig studentstatus, sendes på nytt fødselsnummer og gammelt fødselsnummer (siden oppdatering av fødselsnummer i LIS og i studieadministrasjonsprogrammet kan være usynkronisert). Det vil si at det må kunne rapporteres inn ugyldig studentstatus på gammelt fødselsnummer i hele perioden det tidligere er rapportert inn gyldig studentstatus på gammelt fødselsnummer. Rapportering av studentstatus Side 5 av 10

2.3 Kontrollmekanismer i ED Det er etablert maskinelle kontroller som verifiserer korrekt navnsetting og innhold i flatfil generert fra SA. Kontroller som utføres: Flatfil kan leses Felter i flatfil er utfylt med verdier som forventes i feltet Filen er uskadet Korrekt løpenummer er påført i header på fil Antall linjer i body samsvarer med det antall linjer som står oppført i end record. Fødselsnummeret er gyldig (kun 11 siffer er gyldig) Gyldig institusjonsnummer er påført Om siste mottatte fil er eldre enn tre dager. Filer som ikke er lesbare eller filer der det er feil i løpenummeret Det sendes feilmelding til administrator av SA og ED. Fil avvises av ED. Ny fil med korrekt/forventet løpenummer og korrigerte data (rettinger) må sendes til eksamensdatabasen (ED). 2.4 Bytte av SA Læresteder som planlegger å bytte SA må kontakte Lånekassen om dette i god tid før overgangen. 2.5 Nye læresteder Læresteder som benytter SA Banner, M-STAS, FS og Solar Venus og som ønsker å bli tilknyttet ordningen må ta kontakt med Lånekassen. Det må påregnes minst en ett semesters test periode. Lånekassen avgjøre når datakvaliteten er tilfredstillende og fra hvilket semester studentene får utbetalt studiestøtte på grunnlag av innrapporterete data. Rapportering av studentstatus Side 6 av 10

3 Filformat i overføring av studentstatus fra lærestedet 3.1 Navnsetting av filer fra SA Identifikasjon av lærestedet som rapporterer studentstatus skal skje gjennom institusjonsnummer. I institusjonsnummeret benyttes SO-koden for offentlige skoler og organisasjonsnummer for private skoler. Avsendersystem skal angis på fil (M-STAS, BANNER, FS, VENU) Institusjonsnummer skal angis på fil Hver fil navnsettes med et løpenummer. Løpenummer av filer skal være unike. (FS_M-STAS_BANNER_VENU)_institusjonsnummer_OD_xxxxxxxxxxxxx.txt. Der løpenummeret xxxxxxxxxxxxx starter på 1 med 12 stk innledende 0er, og øker med 1 for hver fil som sendes. Telleren skal ikke nullstilles. Hvert rapporterende lærested har sitt eget løpenummer som starter med 1). 3.2 Generelle regler Filformatet for studentstatus inneholder: Institusjonsnummer Unikt løpenummer på filen. Denne økes med en for hver ny fil og er det samme løpenummeret som skal påføres filnavnet. Filen skal sorteres på institusjonsnummer, fødselsnummer, semester og terminkode. Hvilke semestre en student skal ha registrert godkjent studentstatus på, må lærestedet (det enkelte SA) selv håndtere siden start og sluttdato for høst, vår og sommersemesteret varierer fra lærested til lærested. Lærestedet kan rapportere gyldig studentstatus for flere terminer (1=Høst, 2=Vår og 3=Sommer). Det skal rapporteres inn en linje pr. terminkode, det vil si for hver termin det rapporteres gyldig studentstatus for; en linje der koden 1 benyttes, en linje der koden 2 benyttes og en linje der koden 3 benyttes (se kap. 4.3). Fra læresteder som ikke kan gi gyldig studentstatus for mer enn en termin om gangen rapporteres det kun en linje. Ved rapportering av gyldig studentstatus for flere terminer er det D01-Arstall og D01- terminkode som endres over disse linjene. Eks. 20041, 20052 og 20053 for skoleåret 2004/2005, der 20041 angir studentstatus høsten 2004, 20052 angir studentstatus våren 2005 og 20053 angir studentstatus sommeren 2005 (se kap. 4.3). Studentstatus skal innrapporteres når informasjonen foreligger. Det kan rapporteres studentstatus på terminer uavhengig av undervisningsår. Dette innebærer for eksempel at man kan rapportere termin 1 for inneværende og neste skoleår samtidig. Rapportering av studentstatus Side 7 av 10

3.3 Detaljer i filformat Kodene som benyttes i flatfiler fra SA skal ha følgende oppbygning: Generell startrecord Forklaring STF-Rec-type Verdi STF X(4) STF-Til-system Verdi OD X(8) Datatype STF-Fil-dato Dato filen er generert ÅÅÅÅ-MM-DD STF-Opphav Navn på avsender. Følgende verdier er pr. i dag i bruk: X(4) FS, MSTA, BI. VENU STF-Leverandør-nr 9 sifret institusjonsnummer til lærestedet som står som 9(9) eier av dataene. Det samme institusjonsnummer som legges på filnavn (dette er institusjonsnummeret til den skolen som rapporterer for egen og underliggende institusjoner) STF-Fil-nr Fortløpende nummerering av fil 9(12) STF-Epost E-postadresse til systemadministrator for SA X(255) Startrecord studentstatus Forklaring ST01-Rectype Verdi ST01 X(4) Datatype ST01-Data-type Verdi STUDENTSTATUS X(30) Detaljrecord studentstatus Forklaring Datatyp e Alternat iv Må ha Verdi D01-Leverandør-nr 9 sifret institusjonsnummer til det 9(9) lærestedet studenten er tatt opp på D01-Foedselsnr For identifisering 9(11) Ja D01-Arstall Årstallet studentstatus gjelder for. 9(4) Ja D01-Terminkode D01-Studentstatus Sluttrecord studentstatus Terminen studentstatus gjelder for. Verdisett: 1:Høst, 2:Vår, 3:Sommer. Kun én terminkode pr. linje. Om elev/studenten har gyldig studentstatus. Verdisett: J: Ja, N: Nei J er Gyldig studentstatus N er Ugyldig studentstatus Forklaring 9(1) Ja X(1) SL01-Rectype Verdi SL01 X(4) SL01-Data-type Verdi STUDENTSTATUS X(30) SL01-Data-rec-ant Antall forekomster med denne datatype. 9(8) Datatype Ja Rapportering av studentstatus Side 8 av 10

Generell sluttrecord Forklaring SLF-Rectype Verdi SLF X(4) SLF-Til-system Verdi OD X(8) SLF-Fil-nr Samme verdi som i STF-Fil-nr 9(12) SLF-Data-rec-ant Antall detalj-records på fila (SL01-Data-rec-ant) 9(8) Datatype Eksempel: STF OD 2004-06-15xxxxyyyyyyyyy000000000001systemadministratorxxxx@skolen.no ST01STUDENTSTATUS zzzzzzzzz1111119999920041j zzzzzzzzz1111119999920052j zzzzzzzzz1111119999920053j vvvvvvvv2222228888820041j vvvvvvvv2222228888820052j vvvvvvvv2222228888820053j SL01STUDENTSTATUS 00000006 SLF OD 00000000000100000006 Der yyyyyyyyy er institusjonsnummeret til eier av data. Samme institusjonsnummer som på filnavnet. Der zzzzzzzzz og vvvvvvvvv er underliggende institusjoner til yyyyyyyyy som studenten er tatt opp på Ved rapportering skal alltid hele fila sendes med generell start og sluttrecord og start og sluttrecord for detaljene selv om en av detaljene er tomme. Rapportering av studentstatus Side 9 av 10

4 Behandling i Lånekassen 4.1 Rutine for filoverføring fra ED til LIS Overføring fra ED til LIS skjer daglig etter kl 20:00. Data overføres til LIS etter at de er kontrollert og OK kvittering er sendt til SA. Det er etablert kontrollmekanismer som holder orden på hvilke filer som er overført fra ED til LIS. 4.2 Kryssreferanse mellom institusjonsnummer og interne skolekoder. Det foretas mapping (kryssreferanse) fra institusjonsnummer i fil fra SA mot Lånekassens interne skolekoder i LIS. Alle forekomster av innrapportert studentstatus på aktuell student må kontrolleres. En student kan ha gyldig studentstatus på flere læresteder samtidig. hvis en student har fått innrapportert gyldig studentstatus ( J ) fra flere læresteder benyttes innrapporteringen som samsvarer med skolekoden på søknaden om studiestøtte. i de tilfeller der en student har søkt støtte til studiested A og har fått innrapportert gyldig studentstatus ( J ) fra studiested B, skal det sendes melding til studenten om at det ikke er innrapportert gyldig studentstatus når signert gjeldsbrev mottas og kontonummeret er godkjent. Bevaring av innrapportert studentstatus. Innrapportert studentstatus lagres slik at søknad som ankommer etter rapportering av gyldig studentstatus gir utbetaling. I klagesaker må studentstatus kunne benyttes inntil klagefristen har utløpt. 4.3 Direkte registrering av studentstatus i LIS Saksbehandlere i Lånekassen kan untaksvis registrere gyldig studentstatus manuelt i Lånekassens saksbehandlingssystem LIS. Enkelte typer støttetildeling gir utbetaling selv om det ikke er innrapportert gyldig studentstatus ( J ). Kontrollen ivaretas i disse tilfeller gjennom krav til dokumentasjon i søknaden. Dette gjelder blant annet ved tildeling av fødselsog sykestipend. I disse tilfellene kan studenten ha permisjon fra studiene, ikke betale semesteravgift eller semesterregistrere seg og likevel ha rett på fødselsstipend og sykestipend. Rapportering av studentstatus Side 10 av 10