Nytt kontrollprogram. Oppgjør med ortopediske verksteder

Transkript

1 1 av 9 ENDRINGSLOGG Kontorsjef arja Lundell, Helsetjenestekontoret, er ansvarlig for oppdatering og distribusjon av dette dokumentet. Versj. Dato Kap. Endring Produsent Godkjent Rune Breivik Endret feltnavn til Laveste regningsnummer, samt endret til Alfa. Per Aadland 8 Endret feltnavn til Høyeste regningsnummer, samt endret til Alfa. 35 Lagt inn nytt felt for ORTOKversjon 1 36 Lagt inn nytt felt for ORTOKversjon 2 37 Lagt inn felt for fakturanummer 13 Korrigert felthenvisningen fra 9 og 10 til 7 og Lagt in nytt felt 10 - bokføringskode Lagt inn følgende endring i innledningen; Alle sumfelt beregnes av ORTOK basert på de godkjente enkeltregningene. 11 Fjernet tidligere felt 11 Totalt fakturabeløp inkl moms fordi dette kommer igjen i felt 25 Sum total refusjon del 1.

2 2 av 9 SALEREGNING KRAV TIL REGISTRERINGER VED ORTOPEDISKE VERKSTEDER OVERSENDELSE TIL RTV Samleregningen er delt i to deler: Del 1 gjelder (1) personer bosatt i Norge, (2) arbeidstakere i Norge bosatt i utlandet, og (3) personer fra land Norge har avtale om at behandlingsutgiftene ikke skal refunderes. Del 2 gjelder personer fra land Norge skal kreve behandlingsutgiftene refundert. Kopi av regningene for ekspedisjonene for disse personer med personopplysninger må, inntil videre, sendes til oppgjørskontoret før oppgjør kan foretas. (Rikstrygdeverket ønsker at også disse personopplysningene sendes RTV elektronisk, som en EDI-løsning. Betingelse: Konsesjon fra Datatilsynet.) Den dokumentasjon pasienten fremlegger, som dokumenterer rett til stønad til medisinsk behandling i Norge, må sendes oppgjørskontoret før oppgjør for regningens del 2 kan foretas, da dokumentasjonen inneholder opplysninger som skal presenteres debitor-landet. Når oppgjør mottas fra debitorlandet, skal opplysningene om den enkelte pasient anonymiseres. ORTOK genererer samleregningen på grunnlag av godkjente ekspedisjoner for ett oppgjør. Ett oppgjør kan omfatte ekspedisjoner for flere måneder, og ekspedisjoner for ulike år (årsskifte). Alle data på samleregningen, inkludert underlagsdata vedrørende godkjente ekspedisjoner (jf. vedlegg 1), sendes via trygdens kontrollprogram elektronisk til RTV. Samleregningen videresendes fra RTV til de lokale oppgjørstrygdekontorene. Samleregningen lages ved det ortopediske verkstedets EDB-system. Alle sumfelt beregnes av ORTOK basert på de godkjente enkeltregningene. Datafeltene på samleregningen inneholder et sett med opplysninger som identifiserer forsendelsen. Kontrollprogrammet kontrollerer datafeltene på samleregningen og at de regningene det kreves refusjon for er kontrollert og godkjent. Nummereringen av feltene beskriver i hvilken rekkefølge dataelementene legges ut på i den flate filen. Bokstaven under nummeret angir: = andatory (feltet skal være utfylt, ellers avvises samleregningen)

3 3 av 9 = onditionally (feltet kan være utfylt og skal alltid være utfylt hvis andre feltverdier Betegnelsen etter navnet på datafeltet angir: N = Nummerisk felt A = Alfanummerisk felt Lengden på datafeltet angis til høyre på samme linje med xx siffer/tegn. Feltnr Feltnavn Type Lengde 1 Verkstedets - organisasjonsnummer N 9 siffer Identifisere leverandørens organisasjonsnummer fra Enhetsregisteret (Brønnøysund) Kontroll på gyldig organisasjonsnummer. RTV etablerer et register over leverandører som har rett til direkte oppgjør (Leverandørregisteret). Registeret blir en del av ORTOK og vedlikeholdes av trygdekontorene. Samleregningen avvises hvis det er valgt ugyldig organisasjonsnummer og hvis leverandøren ikke er oppført i Leverandørregisteret. Kontroll mot Leverandørregisteret (RTV's register over de leverandører som har avtale med trygdekontoret om direkte oppgjør). (Dette registeret må etableres. Registeret skal ikke inneholde sensitive opplysninger, men opplysning om leverandør (organisasjonsnummer) som har avtale om direkte oppgjør med trygdeetaten. Alle typer foretak, sammenslutninger og lignende som ikke er enkeltmannsforetak, er ikke omfattet av personopplysningsloven, og registreringer kan derfor skje uten at det oppstår melde- eller konsesjonsplikt i henhold til loven. I den grad firmaet er et enkeltmannsforetak, vil det være omfattet av loven dersom opplysningene vil være knyttet opp mot eier på en slik måte at lovens bestemmelser kommer til anvendelse. Det antas at det i disse tilfelle er tilstrekkelig å sende melding om behandling av personopplysninger i henhold til personopplysningslovens 31.) Oversendes til RTV 2 Verkstedets navn A 30 tegn Verdi hentes fra leverandørregisteret på bakgrunn av verdien som registreres i felt 7 (Laveste regningsnummer) Oversendes til RTV

4 4 av 9 3 Verkstedets bankkontonummer N 11 siffer Hvilket kontonummer tilgodehavende skal godskrives. Feltet hentes fra leverandørregisteret på bakgrunn av verdien som registreres i felt 7 (Laveste regningsnummer) (Hvis kontonummeret skal endres må det sendes en melding til Rikstrygdeverket slik at leverandørregisteret oppdateres.) Kontroll på gyldig verdi Oversendes til RTV 4 Oppgjørs trygdekontor N 4 siffer Identifiserer oppgjørstrygdekontor. Trygdekontorkodeverket Feltet hentes fra leverandørregisteret på bakgrunn av verdien som registreres i felt 7 (Laveste regningsnummer).(hvis oppgjørstrygdekontor skal endres må det sendes en melding til Rikstrygdeverket slik at leverandørregisteret oppdateres.) Kontroll på gyldig verdi 5 Avsenderdato N 8 siffer Åååå/mm/dd. År med fire siffer. Kontroll på gyldig dato. Kontroll mot dato den enkelte ekspedisjon i samleregningen er ekspedert. (Felt 22 i enkeltregningene) Omfatter samleregningen regning(er) for ekspedisjon(er) ekspedert mer enn 6 måneder før samleregningen oversendes oppgjørskontoret, avvises samleregningen, da angjeldende regning(er) er foreldet. Kontrolleres mot felt 22 i enkeltfakturaene. 6 Oppgjørsperiode År/måned N 8 siffer Åååå/mm/xx (åtte siffer). Året med fire siffer. Identifisere i hvilket år og i hvilken måned samleregningen innsendes, og hvilket nummer samleregningen har av de samleregninger som er innsendt i nevnte måned. Eks: for det første oppgjør som sendes i desember 2001, sendes det flere, får neste oppgjør i desember nummer Første oppgjør i januar 2002 får nummer Samleregningen kan inneholde regninger for flere kalendermåneder.

5 5 av 9 Kontroll på kalender. Regningen avvises hvis det er angitt ugyldig år/måned. 7 Laveste regningsnummer A 10 tegn Verkstedets interne regningsnummer Identifiserer laveste regning Fortløpende nummerserie pr. år. Verdi brukes som referanse for oppgjøret. Kontroll på de to første siffer i regningsnummeret at det er verkstedets nummerserie som er brukt, sjekkes mot nummerserie register 8 Høyeste regningsnummer A 10 tegn Verkstedets interne regningsnummer. Identifiserer høyeste regning i dette oppgjøret. Fortløpende nummerserie pr. år. Verdi brukes som referanse for oppgjøret. Det skal ikke være hull i nummerserien Kontroll på de to første siffer i regningsnummeret at det er verkstedets nummerserie som er brukt, sjekkes mot leverandør register 9 Sum egenbetaling - betalt av pasientene N 11.2 siffer Summering av egenbetaling spesialsko - fotsenger Gjelder personer bosatt i Norge, arbeidstakere i Norge bosatt i utlandet, og personer med kode B, DK, FIN, IS, L, NL, P, GB, S, D, U og FFU i felt 9 i vedlegg 1. Oversendes til RTV. 10 Bokføringskode A 7 siffer Ortopediske proteser - Bokf. kode Ortopedisk fottøy - Bokf. kode Støttebandasje, ortose, korsett - Bokf. kode Alminnelig fottøy - Bokf. kode Ortopedisk fotseng - Bokf. kode Andre formål - Bokf. kode Totalt fakturabeløp inkl. moms fordelt på bokf.kode N 11.2 siffer x 6 Arbeidstid og materialkostnader inklusive moms, fratrukket egenbetaling, eventuelt avtalt enhetspris

6 6 av 9 Her samles beløpene innenfor hver bokføringskode Oversendes RTV

7 7 av 9 DEL I 12 Sum refusjon (bosatte og arbeidstakere i Norge) N 11.2 siffer Gjelder personer med gyldig kode i felt 7 og 8 i vedlegg 1. Sum refusjon i felt 27 i vedlegg Sum refusjon N 11.2 siffer L1 Sverige Sum refusjonskrav hvis landkode S er valg i felt 9 i vedlegg Sum refusjon N 11.2 siffer L-1 Danmark Sum refusjonskrav hvis landkode DK er valgt i felt 9 i vedlegg Sum refusjon N 11.2 siffer L-1 Finland Sum refusjonskrav hvis landkode FIN er valgt i felt 9 i vedlegg Sum refusjon N 11.2 siffer L-1 EØS-Belgia Sum refusjonskrav hvis landkode B er valgt i felt 9 i vedlegg Sum refusjon N 11.2 siffer L-1 EØS-Tyskland Sum refusjonskrav hvis landkode D er valgt i felt 9 i vedlegg Sum refusjon N 11.2 siffer L-1 EØS-Storbritannia og Nord- Irland Sum refusjonskrav hvis landkode GB er valgt i felt 9 i vedlegg1. 19 Sum refusjon N 11.2 siffer L-1 EØS-Island Sum refusjonskrav hvis landkode IS er valgt i felt 9 i vedlegg Sum refusjon N 11.2 siffer L-1 EØS-Portugal Sum refusjonskrav hvis landkode P er valgt i felt 9 i vedlegg 1.

8 8 av 9 21 Sum refusjon N 11.2 siffer L-1 EØS-Luxembourg Sum refusjonskrav hvis landkode L er valgt i felt 9 i vedlegg 1 22 Sum refusjon N 11.2 siffer L-1 EØS-Nederland Sum refusjonskrav hvis landkode NL er valgt i felt 9 i vedlegg Sum refusjon N 11.2 siffer L-1 Ungarn Sum refusjonskrav hvis landkode U er valgt i felt 9 i vedlegg Sum refusjon N 11.2 siffer L-1 Folketrygdkontoret for utenlandssaker Sum refusjonskrav hvis kode FFU er valgt i felt 9 i vedlegg Sum total refusjon (del 1) N 11.2 siffer (feltene 15-29) DEL 2 Kopi av enkeltregningen + dokumentasjon (for at vedk. har stønadsrett) sendes til oppgjørskontoret. 26 Sum refusjon N 11.2 siffer L-2 EØS - Frankrike Sum refusjonskrav hvis landkode F er valgt i felt 9 i vedlegg Sum refusjon N 11.2 siffer L-2 EØS - Hellas Sum refusjonskrav hvis landkode GR er valgt i felt 9 i vedlegg Sum refusjon N 11.2 siffer L-2 EØS - Irland Sum refusjonskrav hvis landkode IRL er valgt i felt 9 i vedlegg Sum refusjon N 11.2 siffer L-2 EØS - Italia Sum refusjonskrav hvis landkode I er valgt i felt 9 i vedlegg 1.

9 9 av 9 30 Sum refusjon N 11.2 siffer L-2 EØS - Liechtenstein Sum refusjonskrav hvis landkode FL er valgt i felt 9 i vedlegg Sum refusjon N 11.2 siffer L-2 EØS - Spania Sum refusjonskrav hvis landkode E er valgt i felt 9 i vedlegg Sum refusjon N 11.2 siffer L-2 EØS - Østerrike Sum refusjonskrav hvis landkode A er valgt i felt 9 i vedlegg Sum total refusjon (del 2) N 11.2 siffer (feltene 32-38), jfr felt Sum total refusjon (del 1 + del 2) N 11.2 siffer (felt 25 + felt 33) 35 ORTOK versjon nr 1 A 5 tegn ORTOK-versjon benyttet under kontroll av oppgjøret. Benyttes bare fra ORTOK til TK/RTV. 36 ORTOK versjon nr 2 A 5 tegn ORTOK-versjon benyttet for innsending av oppgjøret. Benyttes bare fra ORTOK til TK/RTV. 37 Fakturanummer A 15 tegn 38 Ledig A 35 tegn Kopi av regningen + dokumentasjon sendes til oppgjørskontoret Samleregning produseres etter at kontroll er kjørt.