Steigen kommune Prosjektbeskrivelse Forprosjekt
Godkjent av: Roy Hanssen Side 2 av 9 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Forankring i strategier/planer... 4 2.0 Forprosjektets mål og ramme... 5 2.1 Hovedmål... 5 2.2 Delmål... 5 2.3 Avgrensing i prosjektet... 5 3.0 Gjennomføring... 5 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling... 6 4.1 Prosjektansvarlig... 6 4.2 Styringsgruppe... 7 4.3 Prosjektleder... 7 4.4 Prosjektgruppe... 7 5.0 Budsjett og finansieringsplan... 8 5.1 Timerapportering... 8 6.0 Milepælsplan... 8 7.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering... 9 7.1 Rettigheter og taushetserklæringer... 9 7.2 Signatur... 9 8.0 Referanse... 9 2
Godkjent av: Roy Hanssen Side 3 av 9 1.0 Innledning 1.1 Bakgrunn Steigen Kommune har siden 2004 benyttet seg av Profil fra Visma Unique som sitt elektroniske pasientjournalsystem. Begynte med iplos registrering av brukere og etter hvert vedtaks- og vederlagsberegning. Steigen kommune, Steigentunet, har samarbeidsavtale med Nordlandssykehuset (NLSH) Bodø om akutt- og fødeplass. Akuttplassen kan betegnes som en prehospital observasjons- og behandlingsenhet (PreOB). Steigen kommune har opp til 30 mil til nærmeste sykehus (NLHS Bodø). PreOB er en sengeplass på Steigentunet, og legger til rette for behandling lokalt der sykehusinnleggelser kan unngås. Lege på medisinsk avdeling på NLSH skal ha systemansvar for PreOB, mens Steigen kommune har ansvar for drift. Tanken er at PreOB skal ha overføringsverdier til andre kommuner. Steigen kommune i samarbeid med Meløy og Saltdal kommune og NLSH, søker om prosjektmidler for å utvikle og kvalitetssikre behandlingsrutiner og seleksjonskriterier knyttet opp mot PreOB. Det er startet et samarbeid der Steigentunet har lesetilgang til sykehusets elektroniske kvalitetssystemsystem DocMap. Deltagelsen i Samspillprosjektet vil være viktig i denne i prosessen med å kvalitetssikre informasjonsflyt mellom PLO, legekontor og sykehus. Legekontoret har i dag meldingsutveksling med sykehuset, dette omfatter henvisninger, epikriser og lab.svar. Legekontoret har også tatt i bruk elekronisk timebestilling. Steigen ønsker å komme i gang med elektronisk meldingsutveksling mellom legekontoret og omsorgstjenesten for å - spare tid med dobbelregistrering. - bedre kvalitetssikring av data i samhandling mellom lege og omsorg. Steigentunet som ligger i Kommunesenteret rommer legekontor, helsestasjon, psykiatri, fysioterapi, tannhelsetjeneste, NAV, sykehjem med PreOB, omsorgsboliger og hjemmesykepleien. Ønsket er å sikre god meldingsflyt mellom legekontor og pleie og omsorg. Mener da for eksempel medisin forandring gjort på legekontoret skal kunne leses av på en bogruppe/hjemmesykepleien. DELER SOM ER I BRUK AV EPJ: Plassadministrasjon: Vedtak, betaling. Bruker: opplysninger om bruker, hvilke tjenester, pårørende, iplos. Personell: opplysninger, tlf, pårørende. PLANER FOR Å TA I BRUK ØVRIGE DELER: Plan og rapport skal tas i bruk nov/des 08. Medisinkort. Informasjon mellom legetjenesten og pleie og omsorg. 3
Godkjent av: Roy Hanssen Side 4 av 9 Mål og strategi Steigen kommune satser fortløpende på utvikling innen IT. Pleie og omsorg søker hele tiden etter måter å effektivisere og kvalitetssikre tjenester som skal ytes. For å imøtekomme utviklingen som skjer i samfunnet må vi kunne innlemmes i den elektroniske samhandlingen som gjøre tilgjengelig for kommunen. Initiativtaker til å delta i prosjektet er pleie og omsorg. Prosjektet er forankret i administrasjonen og politisk ledelse. Eier er Steigen kommune. 1.2 Forankring i strategier/planer Samspill 2.0 Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren 2008 2013 følger opp S@mspill 2007. Visjonen om helhetlige pasient- og brukerforløp gjennom elektronisk samarbeid ligger til grunn. Strategien er basert på videreføring av eksisterende og påbegynt arbeid. Satsning på samhandling mellom allmennleger og sykehus og kommunesatsning videreføres. Samspill 2.0 er forankret i Nasjonal helseplan (2007 2010) NFS ehelsestrategi, ehelse er alles ansvar og i alles interesse sykepleiernes bidrag Prosjektet er forankret i NSF sin ehelsestrategi 2008 2013. Overordnet mål i strategien er at ehelse understøtter et helhetlig pasientforløp og er integrert i sykepleiepraksis, ledelse og kompetanse- og kunnskapsutvikling. Delmål 3.4 handler om at elektronisk informasjonsutveksling og samhandling er formalisert i alle deler av helsetjenesten, riktig dimensjonert infrastruktur og tilkobling til Norsk Helsenett er tilgjengelig for sykepleietjenesten og at gode og brukervennlige elektroniske samhandlingsløsninger er utviklet og implementert i hele helsetjenesten. KS ekommune 2012 Prosjektet er også forankret i KS IKT-strategi ekommune 2012 i pkt. 5 Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten, der et av tiltakene er; KS vil bidra til å utvikle og implementere løsninger for elektronisk meldingsutveksling mellom helse- og omsorgstjenesten i kommunene og fastlegene, og mellom kommunene og helseforetakene. KS: Strategi og handlingsplan for pleie- og omsorgssektoren i kommunene Strategiplanen er en delplan til ekommune 2012 og setter opp mål for kommunene når det gjelder bruk av IKT til å kvalitetssikre pasientforløpet og bidra til effektive tjenester. Nasjonal IKT Prosjektet er i tillegg forankret i de regionale helseforetakenes overordnete IKT-strategi utarbeidet av Nasjonal IKT, tiltak 19, delprosjekt 2, som omhandler elektronisk samhandling i den omsorgsmessige samhandlingskjeden. Statlig strategi 2004-2007, S@mspill 2007 4
Godkjent av: Roy Hanssen Side 5 av 9 2.0 Forprosjektets mål og ramme 2.1 Hovedmål Integrering av elektronisk meldingsutveksling mellom legekontor og institusjon/hjemmesykepleien. Få oversikt over hva kommunen må legge til rette i forhold til personell ressurser, opplæring, tekniske løsninger og økonomi. Utarbeide en prosjektplan for dette. 2.2 Delmål - Opprette dialog med Norsk helsenett, NHN, om oppgradering og opprette dialog med programleverandørene om tekniske løsninger. - Kartlegge hvem av personalet som skal ha opplæring, og planlegge omfang av opplæringen. - Ha en klar avtale med legekontoret for hvordan vi skal samarbeide. - Ha de tekniske løsningene på plass slik at meldingsutvekslingen kan iverksettes fysisk. - Det skal klargjøres hvilke tiltak som må gjøres internt i kommunen for å ta i bruk løsningene. - Det skal utarbeides rutiner for avvikshåndtering. - Utarbeide en beredskapsplan. - Oversikt over økonomiske kostnader. - Ta i bruk medisin kort i Profil. 2.3 Avgrensing i prosjektet. Har valgt å konsentrere oss om meldingsutveksling mellom institusjon/hjemmesykepleien og legekontoret. Meldingsutveksling med sykehuset har vi inntil videre utelukket til vi har fått interne rutiner på plass. 3.0 Gjennomføring ADMINISTRATIVE - Utarbeide en plan for gjennomføring av forprosjektet. - Månedlige telefonmøter gjennomføres hele prosjekttiden. - Utarbeide en statusrapport for eksisterende løsninger/tekniske infrastruktur/fagsystem/helsenett. - Månedlige framdrift/statusrapport skal sendes inn dagen før månedlige telefonmøter. Samt medgått tid til prosjektet skal dokumenteres. - Utarbeide prosjektplan for gjennomføring av hovedprosjekt og sluttrapport. 5
Godkjent av: Roy Hanssen Side 6 av 9 TEKNISKE OPPGAVER - IT ansvarlig kartlegger hva vi har av tekniske løsninger og har kunnskaper om hvem og hvor tilleggsopplysninger skal skaffes. - IT ansvarlig kartlegger hva vi trenger av tilleggsprogrammer fra Visma og Profdoc, og hva vi har behov for fra Norsk Helsenett. Inngå avtaler med aktørene. - Få på plass de tekniske løsningene. - Beredskap Drift skal fungere døgnet rundt alle dager i året. Hva skjer ved et evt. strømbrudd. PERSONELLMESSIGE - Prosjektgruppa skal jobbe fram et forslag over hvem av personalet ved PLO og ved legekontoret som skal ha opplæring i bruk av system. - Sette av tid til opplæring. - Informere om, demonstrere og teste ut forskjellige meldingstyper sammen med personalet. ORGANISATORISKE OPPGAVER - Sette sammen styringsgruppe. Passe på at vi har ei sammensatt, beslutningsdyktig gruppe som har interesse for og innsikt i prosjektet. - Sette sammen en prosjektgruppe. Bruke personer som har innsikt i organisasjonen: PLO, legekontoret og IT. - Nedfelle rutiner for avvikshåndtering for PLO og legekontor i forhold til meldingsutveksling. - Inngå samarbeidsavtale med legekontoret. - Skaffe til veie opplysninger om hva slags meldinger som finnes. Bruke disse som utgangspunkt for opplæring. - Klargjøre hvilke tiltak som må gjøres internt i kommunene for å ta i bruk løsningene. - Holde kontroll med utgifter, avpasse forbruk i henhold til budsjettet. 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Prosjektet organiseres med styringsgruppe, prosjektgruppe og prosjektleder. 4.1 Prosjektansvarlig Steigen kommune ved rådmann Roy Hanssen. 6
Godkjent av: Roy Hanssen Side 7 av 9 4.2 Styringsgruppe Rådmann: Roy Hanssen. Fagkoordinator Helse- og omsorg: Bodil Friis. PLO leder: Bente Berg Sivertsen. Kommuneoverlege: Fred Andersen. Leder for Hjemmesykepleien: Tove F. Simonsen. Styringsgruppens ansvar i prosessen er: Sikre at de avgjørelser som taes er forankret i ledelsen og at prosjektet blir fulgt opp. At økonomiske rammer overholdes. 4.3 Prosjektleder PLO- leder: Bente Berg Sivertsen. Prosjektleders ansvar i prosessen er: Informere styringsgruppen om framdriften og hente innspill fra dem. Å følge opp rapporteringer og sikre framdrift og gjennomføring av prosjektet gjennom fordeling av oppgaver og samarbeid med nødvendige ansatte i kommunen. Innkalle til møter og nedfelle skriftelige konklusjoner. Oppgaver/ansvar - koordinering og framdrift i forprosjektet. Sikre at aktiviteter blir gjennomført, og i tråd med avtalt framdriftplan. - oppfylle rapporteringskrav mv. - økonomisk ansvar. 4.4 Prosjektgruppen Prosjektgruppen består av: PLO-leder/Prosjektleder: Bente B. Sivertsen. Leder for omsorgsboliger og prosjektmedarbeider: Inger Storsveen. IT-konsulent: Even Bård Lund. Kommunelege 2: Natalie Danielsen. Legesekretær leder: Monica Høgseth. Sykepl. i hjemmesykepleien: Aina Danielsen. Sykepleier sykehjemmet: Marit Markussen. Superbruker av visma profil Randi Kosmo. 7
Godkjent av: Roy Hanssen Side 8 av 9 Prosjektgruppen har ansvar for å: Gå igjennom de løsninger som legges frem, se på om dette er praktisk gjennomførbart, kommer med innspill i forhold til behov/løsninger som ligger latent eller dukker opp. Gruppa er den som definerer behovet. 5.0 Budsjett og finansieringsplan Budsjett, finansieringsplan og kostnadsspesifisering er vedlegg til prosjektdirektivet. 6.1 Timerapportering Prosjektleder og prosjektdeltakere skal dokumentere timer brukt i prosjektet. Medgått tid skal dokumenteres og sendes til elin-k@sykepleierforbundet.no sammen med den månedlige fremdriftsrapporteringen. 7.0 Milepælsplan Aktivitet 1. mnd 2. mnd 3. mnd 4. mnd 5. mnd Informasjon til lege og rådmannsteam. Statusrapport ved oppstart Forespørsel om oppgradering av NHN. Postkasse bestilt. Opprettelse av styrings- og prosjektgruppe Godkjenning av forprosjekt Avtale med legekontoret Utarbeide opplæringsplan Bestille/anskaffe nødvendig utstyr og programvare for å sende/motta meldinger i Profil. Utarbeide retningslinjer for avviksmeldinger. Sluttrapport. Hovedprosjekt beskrivelse. 8
Godkjent av: Roy Hanssen Side 9 av 9 7.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering Statusrapport ved oppstart leveres prosjektleder ELIN-k senest 1 mnd etter prosjektstart. Månedlig statusrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest dagen før avtalt telefonmøte. Sluttrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest 15.04.09 og hovedprosjektbeskrivelse senest 30.04.09. 7.1 Rettigheter og taushetserklæringer Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Prosjektets resultater skal være åpent tilgjengelig for alle interesserte. 7.2 Signatur et er gjennomgått og godkjent av Sted, dato Roy Hanssen Rådmann Steigen kommune 9. Referanser 9