Referat fra møtet i Geilo Menighetsråd torsdag 20/2-14 kl 1900 i Geilo kulturkyrkje Tilstede: Anne Keth Markegård, An-Magritt Granli, Reidar Aasheim, Øyvind Kvile, Eva-Kristin Lein, Annette Glück, og Sverre Sataøen. Forfall: Inger Arnesen og Stein Lauvrud Innleder: Øyvind Servering: Eva-Kristin Sakliste: Sakene 7 og 12 er utsatte saker fra møtet 30/1. Sak 6/14: Godkjenning av referat fra møtet i Geilo MR 30.01.14 Vedtak: Referat fra møtet 30/1 godkjennes Sak 7/14: Offerliste for gudstjenestene i Geilo kulturkyrkje for 1. halvår 2014 Reidar og Annette har gjennomgått offersøknadene og laget en liste. I møtet 30/1 ble offermottakerne i gudstjenestene fram til og med 23/2 bestemt. Sogneprest An-Magritt mener at MR vedtar hvem som skal motta offer, men at presten ut fra listen plasserer inn i gudstjenestelisten det som passer best. Listen som er foreslått ser da slik ut: Geilo kulturkyrkje 6 ganger inkl. de to konfirmasjonsgudstjenestene Institutt for sjelesorg Modum Bad Redd Barna Kirkens Nødhjelp IKO-Kirkelig pedagogisk senter Normisjon Strømmestiftelsen Kirkens Familierådgiv.kontor i Hallingdal (de to konfirmasjonsgudstj.) KFUM-speiderne lokalt Kirkens bymisjon, Drammen Blå Kors, Drammen Vedtak: Foreslått liste over offermottakere vedtas med tillegg av at offer ved Folkemusikkmessa 29/6 går med 50% til Landskappleiken og 50% til Geilo kulturkyrkje. Sak 8/14 : KA - Strategikonferanse Tunsberg i Drammen 1. april Program ligger vedlagt sakslista Vinteren 2014 arrangerer KA 15 nasjonale strategikonferanser. I Tunsberg bispedømme blir det holdt kurs i Drammen 1. april 2014. Kursprogram følger som vedlegg til sakslista. Målgruppe er kirkeverger og rådsmedlemmer. Pris: 500,- + MVA. Påmeldingsfrist: 28.feb Vedtak: MR-leder stilles fritt til å delta.
Sak 9/14: Årsmelding 2013 m/regnskap 2013 Prøver å få Årsmelding og regnskap klart, ettersendes. Årsmeldingen ble ikke klar til møtet. Den vil bli lagt fram til møtet i mars. Kasserer Per O. Bakkegaard la fram og gjennomgikk regnskapet for 2013. Vedtak: Regnskap 2013 ble tatt til etterretning. Sak 10/14: Budsjett 2014 og økonomiplan 2015-2017 Ikke klart avhengig av regnskapet. Vedlagt et foreløpig oppsett over de store linjer når det gjelder låneforpliktelser og mulig inndekning fram til og med 2017. Tekst R. 2013 B 2014 B-2015 B-2016 B-2917 Lån 1(OVF): 2 mill Renter 33700,- 25300,- 25300,- 25300,- Lån 2(KLP):1,5 mill Renter 33600,- 32000,- 30200,- 28500,- Lån 2 Avdrag 75000,- 75000,- 75000,- 75000,- Lån 3(KLP)11,65 mill Renter 265000,- 265000,- 253100,- 242000,- Lån 3 (KLP) Avdrag 0,- 500000,- 500000,- 50000,- SUM utgifter: 407300,- 897300,- 883600,- 870800,- Gjenbruksbutikken 142.300,- 132300,- 132300,- 132300,- Kirketorg 133291,- 200000,- 250000,- 250000,- 250000,- Kulturarr. 34058,- 35000,- 35000,- 35000,- 35000,- Kunstgalleri 16730,- 15000,- 15000,- 15000,- 15000,- Givertjenesten 150000,- 150000,- 200000,- 250000,- 250000,- Sum Inntekter 334000,- 542300,- 632300,- 682300,- 682300,- Over-/underskudd 135000,- 265000,- 201300,- 188500,- Forklaring: Lån 1 og lån 2 er lånene med sikkerhet i Menighetshuset, og er de Gjenbruksbutikken skal betjene. Nettoinntekt på prosjektregnskapene for kirketorg, kulturarrangement og kunstgalleri går med til å betjene låneforpliktelsene sammen med givertjenesten. Inntektene på disse prosjektregnskapene må bedres i 2014 og årene framover. Jeg har lagt inn en beskjeden, men realistisk økning, men som dere ser er det for lite for årene 2015-2017, da avdragene på hovedlånet slår inn med 500.000,- pr år. Vi må legge en plan for hvordan vi skal kunne øke inntektene mer. Vi har 2014 på å få mer erfaringer med hvor vi kan få det til. Kasserer Per O. Bakkegaard gjennomgikk regnskapet for 2013 og utkast til budsjett 2014 m/gjeldsbetjening for årene 2015-2020. Fra 2015 blir renter og avdrag årlig på mellom 900.000 og 1 mill med dagens rentesatser. Vedtak: Utkast til budsjett 2014 med gjeldsbetjening for årene 2015-2020 ble tatt til etterretning. Endelig budsjettbehandling i mars-møtet.
Sak 11/14: Innkjøp av nye stoler til kirkerommet i Geilo kulturkyrkje. Anskaffelsen av stoler til Geilo Kulturkyrkje kommer inn under Forskrift om offentlige anskaffelser. 1-2 pkt. 3 i nevnte forskrift sier at en forutsetning for at innkjøpet kommer inn under forskriften er at de er direkte subsidiert med mer enn 50 %.Selv om hele innkjøpet blir finansiert av Geilo menighetsråd gjennom gaver og dugnadsinnsatsen i Kirkens gjenbruksbutikk, er Fellesrådet i det vesentlige finansiert av kommunen. Fellesrådet søkte Hol kommune om 200.000,- som bidrag til innkjøpet, men i kommunens budsjettbehandling ble ikke dette imøtekommet. (MR -leder har konferert med Trygve Nedland i KA om forståelsen av forskriftens bestemmelser) En av leverandørene har et pristilbud på under 300.000,-,slik at anskaffelsen vil kreve at Protokoll for anskaffelser mellom 100.000 og 500.000 blir brukt her. Dersom prisen hadde vært over 500.000 måtte anbud ut på Doffin. Stoler til kirkerommet + galleriet i kirkerommet i Geilo kulturkyrkje ca 300 i antall (i henhold til møbleringsplan A20-10 B) i kirkerommet 272 stoler + 30 på galleriet + 8 ekstra = 310. Arkitekten uttaler i Retningslinjer for materialbruk og farger ( 6/5-2011) om møblering: Kirkerommet er et krevende rom å møblere. Konstruksjoner og romform gjør at møblene må være så rolige som mulig. Møblene skal kunne være flyttbare for fleksibel møblering av rommet ved forskjellige anledninger. Stoler må kunne stables. Arkitekten har selv tegnet et utkast på hvordan benker (4-setere og 2-setere kan se ut).: Kirkebenkene skal gi et rolig inntrykk når man kommer inn i kirken. Møbleringen skal bestå av benker i kombinasjon av stoler. Stolene skal utformes slik at de sammensatt ligner benkene. Benkene skal ha stoff i sete, evt. også i rygg. Møblene skal ha en enkel form, helst i form av sete/rygg i ett, selvbærende stykke. Materiale: olje /lakkert furu. evt. andre tresorter som kan harmonere med de oljete feltene i veggene. Stolene må være stabelbare, kunne sammenkobles, være av god kvalitet og ha god sittekomfort. Det er ikke nødvendig med salmebokhylle(salmer og liturgi vises på vegg med projektor). 3 mulige leverandører ble kontaktet for at de skulle kunne komme med et pristilbud, og i tillegg har vi tatt med et tilbud fra Nordic design i 2010 (da var pris ca 2800,- pr stol). Ved søk etter kirkestoler på nettet fant vi tre tilbydere (i 2013/2014): 1. Helland møbler AS, Stordal (lokal forhandler: Sundre Møbler, Hol) 2. OV-import, Lyngdal: Bertolini, Sanctuary seating, USA 3. Fyresdal tre, Fyresdal, som har levert stoler til Nidarosdomen, Søm kirke, Moster kirke, Skoklefall og Herad kirke. Disse tre har pr. 15/2-14 svart på prisforespørsel.
Undersøkelser på kvalitet, sittekomfort og pris slår meget klart ut til fordel for tilbudet fra OV-import, slik at videre konkurranse blir ansett som uaktuelt. Total pris på anskaffelsen ligger under 300.000, altså under grensen på 500.000 for det som krever anbud utlagt på Doffin i henhold til bestemmelsene i Forskrift om offentlige anskaffelser. Begge de to norske tilbyderne ligger klart over denne grensen med sine tilbud. Kort begrunnelse for valg av leverandør og kontraktsverdi: I 3 år har kirkerommet vært møblert med brukte stoler, som vi har overtatt som gave fra to av hotellene på Geilo. Den fleksibilitet som stoler har vist seg å gi, gjør at vi ønsker å gå bort fra benker og heller satse på stoler. Vurdering av de aktuelle alternativene: 1. Benker tegnet av arkitekt Jorunn Westad Brusletto: Benkene har aldri vært produsert og det må i tilfelle lages prototyper som kan gi svar på stabilitet og sittekomfort, og det er vanskelig å si noe om pris. At menigheten ønsker at en anskaffer stoler, gjør i tillegg at dette alternativet ikke er aktuelt. 2. Helland møbler AS (Sundre Møbler): Tilbudet er etter ønske fra oss utformet med Modus stablestol/ m heldekkende ryggtrekk, med sammenkoblingsbøyle. Stolene er i lakkert bjørk og stoff Modal Point 175. Stolene i bårerommet er Modus, men uten stoff i stolryggen. Disse stolene er også brukt i koret, og Modus benker er brukt i kunstgalleriet. Stolene tilfredsstiller kravene som ble stilt opp av arkitekten, bortsett fra at stolene sammensatt ikke ligner benker. Treverket i hver stol er godt synlig og gir et mer urolig bilde enn stolene i alternativ 3, selv om lakkert bjørk står bra til treverket ellers i kirkerommet. Stolene er lette og gir ikke nok stabilitet til at en kan bruke stolene foran til å reise seg, for de som har problemer med å reise seg. Det kreves derfor eksempelvis at de 3 første radene har annen hver stol med og uten armlener(300 stoler vil derfor ha 50 m/armlener og 250 uten armlener). Pristilbud 250 stoler uten armlener og 50 stoler m/armlener: 744.000,-(eks moms) 3. Fyresdal tre, Fyresdal; Tilbudet er utformet med de to modellene: Nidaros og Faktor begge utført i lakkert bjørk, med stoff i sete og rygg, og med sammenkoblingbøyler. Nidaros: kr. 2.174,- rabatt 40,- ved kjøp 300 stoler:totalt kr. 640.200,(eks moms) Faktor: kr. 2.088,- rabatt 40,- ved kjøp av 300 stoler: totalt: kr. 614.400(eks moms) Faktor kan også leveres med armlene til pris 3.122,- pr stol. 4. OV-import A/S Forsamlingsmøbler, Bertolini Sanctuary seating. Dette er amerikansk produserte stoler og importert av OV-import i Lyngdal. Stolene ble demonstrert i Kulturkyrkja 10/1-14: Stolene har stålramme som kan leveres i sort og dermed stå i stil med fargen på golvet i kirkerommet. Stolene ga et svært solid inntrykk og er stabile, med utmerket sittekomfort, stabelbare på en god måte Med sammenføyningsbøyle blir stolene slik at de sammensatt ligner benker. Med setestoff i en mørk blå farge vil stolene gi et rolig inntrykk når en kommer inn i kirkerommet. En kan se det som en ulempe at stolene ikke er norske og at de gir et inntrykk av så høy komfort at det virker uvant og fremmed for et kirkerom. Vi må også ta i betraktning at kirkerommet også er konsertlokale. Pris levert Geilo kulturkyrkje; 289.138,- eks moms
Dette betyr at de norskproduserte stolene er over dobbelt så dyre som de amerikanske. De amerikanske framstår mer solide, bestandige, vedlikeholdsfrie og med svært god sittekomfort. Arkitekt Jorun Westad Brusletto uttaler til Bertolini-stolene i mail 12/2-14: Det er viktig at rommet spiller hovedrollen når man kommer inn i kirken. De foreslåtte stolene med valgt stoff vil gi et rolig inntrykk og mer eller mindre gli i et med kirkeromsgulvet. Slik sett oppfyller de kravene fra retningslinjer for materialbruk og farger datert 06.05.2011 Sett i lys av dette, og med prisen tatt i betraktning har vi som arkitekter ingen innvendinger mot at de foreslåtte stolene velges. Forslag til vedtak i Geilo menighetsråd: Tilbudet fra OV-import av 20/1-14 aksepteres sammen med tilsendte salgs- og leveringsvilkår. Bestillingen effektueres gjennom Hol kirkelige fellesråd, og dermed sikres momsrefusjon. Geilo menighetsråd refunderer nettobeløpet, og finansierer refusjonen med 100.000,- fra Kirkefondet som er øremerket stoler. Menighetsrådet går ut med kampanje der folk kan kjøpe sin stol for kr. 900,- pr stk(vi kan ha som mål salg av 100(?) stoler). Restbeløpet opp til summen på 289.138, dekkes av inntektene fra Kirkens Gjenbruksbutikk. An-Magritt Granli satte fram forslag om utsettelse for å utrede virkningen av de foreslåtte stolene på akustikken. Det ble først stemt over utsettingsforslaget: det falt med 3 for og 4 imot. Deretter ble det stemt over innstillingen til vedtak, og det ble vedtatt med 4 mot 3 stemmer. Det var ikke klart for alle på voteringstidspunktet at saken også skal opp i Hol kirkelige fellesråd og at saken sendes tjenesteveg via prosten i Hallingdal til biskopen i Tunsberg for godkjenning. Da denne opplysningen kom fram, vedtok MR at det ble stemt på ny. Resultatet ble det samme som første gang. Vedtak med 4 mot 3 stemmer: Tilbudet fra OV-import av 20/1-14 aksepteres sammen med tilsendte salgs- og leveringsvilkår. Bestillingen effektueres gjennom Hol kirkelige fellesråd, og dermed sikres momsrefusjon. Geilo menighetsråd refunderer nettobeløpet, og finansierer refusjonen med 100.000,- fra Kirkefondet som er øremerket stoler. Menighetsrådet går ut med kampanje der folk kan kjøpe sin stol for kr. 900,- pr stk (vi kan ha som mål salg av 100 (?) stoler). Restbeløpet opp til summen på 289.138, dekkes av inntektene fra Kirkens Gjenbruksbutik Sak 12/14: Det levende livet i Geilo menighet Dette har skjedd: 14/12: Julekonsert med den svenske tenoren Johan Kluge og Geilo musikklag/ål musikkorps, korps i skolen 17/12: Julekonsert med BRIS 22/12: Konsert med Bjørn Eidsvåg kl. 18.00 29/12: Juletrefest. Arr. Geilo Normisjon 9/1: Kveldsgudstjeneste i forbindelse med KRIK-samling på Geilo 19/1: Lyspunktfest
20/1: Salmekveld med salmer av Sigurd Lunde 5/2: Kirkens nødhjelp kveld m/inntrykk fra Haiti 8/2: Konsert med Seven-jentene i forbindelse med Lys våken 19/2: Konsert: Rimehaug trio kl 19.00 Hva skal skje: 23/2: Festgudstjeneste i Kulturkyrkja i anledning 200 års jubileet. Medvirkning av Hol og Geilo sangkor og ordfører Tony Kjøl 5/3: Menighetens årsmøte 11/3: Prostikveld på Gol bedehus. Tema: Ny liturgisk musikk. 23/3: Menighetens skidag på Bruslettstølen. Post inn: - Takkebrev fra Normisjon for offergave mottatt 27/12-13 - Årskvittering for 2013 for foreninger og menigheter i Normisjon - Fra Evangeliesentert: Ennå er det håp nr 1-2014 - Misjonstidende nr 1-2014 m/vedlegg - Rundskriv P-5/2013 fra Fornyings-, administrasjons- og Kirkedepartementet: Statsbudsjettet 2014 Den norske kyrkja Kyrkjereknskapen 2012 - Rundskriv fra Tunsberg bispedømmeråd: Tildeling av midler fra Anders Jahres Humanitære Stiftelse 2014. Søknadsfrist til bispedømmerådet er 12.mars. - Innkalling til representantskapsmøte : Kirkens SOS i Buskerud i Hokksund 6. mars kl 18-21. - Mail fra Ål MR om org. av fellestransport til d.s. - Referat fra møte i Kirkeprogramkomiteen 11.feb.2014 Vedtak: Oversikten tas til etterretning. Sak 13/14: Temakveld i prostiet. Det arrangeres temakveld i prostiet på Gol bedehus tirsdag 11. mars 19-21.30: Ny gudstjenesteordning er innført. Nå står musikken for tur. Vi øver på ny liturgisk musikk i gudstjenesta. Ål kantori og kantor Audun Flaen fører an. Vedtak: Ønskelig at flest mulig fra menighetsrådet deltar. Sverre sender mail om påmelding som skjer til Kirkekontoret. Felles kjøring fra Skoletannlegekontoret kl. 18.00 Sak 14/14: Gallerinemnd valg og mandat. Gallerinemnda som ble valgt i 2010 består av Astrid Arnegård, Astrid Aksdal, Berit Reinton, Kjellaug Mietle. Jorun Westad Brusletto gikk ut av nemnda i 2011. 13/2 ble det gjennomført en ide-dugnad om den videre driften av kunstgalleriet. Astrid Arnegård, Astrid Aksdal og Kjellaug Mietle sa seg villig til å fortsette i nemnda. Gunhild Mæland sa seg også villig til å være med. Berit Reinton har meldt fra om at hun ikke ønsker å være med lenger. Det er ønskelig at en fra menighetsrådet er med i nemnda.
Forslag om organisering av kulturarbeidet i kirkene i Hol, gir følgende mandat til gallerinemnda: Gallerinemnda sitt ansvar er Komme med innspill om utstillinger Program skal vedtas i kulturnemnda Ansvar for kontraktering og skriftlig tilrettelegging (annonsering, pressemelding, kontakt med kunstner, osv) Gjennomføring av utstilling (oppheng, åpning, etc) Rapporterer til kulturleder/kulturnemnda Vedtak: Geilo MR velger Astrid Aksdal, Astrid Arnegård, Kjellaug Mietle, Gunhild Mæland og Øyvind Kvile til ny gallerinemnd. Sak 15/14: Påskeverksted lørdag 12/4 Det trengs flere medhjelpere. Fra menighetsrådet melder Anne Keth og Sverre seg. Sak 16/14: Festgudstjeneste 23/2 i forbindelse med 200 års jubileet for Grunnloven. Det trengs ekstra hjelp til kirkekaffe. Annette er ført opp som kirkevert på lista. Eva-Kristin jobber videre med å skaffe kaker. Sverre blir med som ekstrahjelp på kirkekaffen. Sak 17/14: Kulturarbeidet i kirkene i Hol Orientering om arbeidet så langt. Kulturleder har laget et utkast til plan som ble sendt ut til medlemmene. Det foreslås her at hvert menighetsråd velger en representant til en kulturnemnd som ligger under kulturleder. Vedtak: Geilo menighetsråd slutter seg til hovedlinjene i forslagene til organisering, men ønsker at det under avsnittet Kulturleiar blir tilføyd følgende: Kulturleiar sørgjer for dialog og samarbeid med Hol kommune. På side 2: Det bør komme fram at: Det er Fellesrådet som har ansvaret og at det ansvaret kulturleiar har, er eit delegert ansvar fra fellesrådet. Som representant fra Geilo menighetsråd til Kulturnemnda velges Annette Glück. Ref.: Sverre Sataøen