KONTROLLUTVALGET I STRAND KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Strand Møtenr.: 5 Møtedato: 26.10.2017 Utvalgssaksnr.: 28/17-33/17 Disse møtte: Edvard K. Tungland Ellen Karender Grim Lura Åge Gjørøy Hogne fjellanger Forfall / varamedlemmer: Andre tilstede: Fra Strand kommune, økonomisjef, Hanne K: F. Krog til sak 29/17 og leder for barneverntjenesten Anne Grethe Rosså Ramsvik til sak 30/17. Fra Rogaland Revisjon IKS, oppdragsleder Tore Kristensen Fra Rogaland kontrollutvalgssekretaritat, rådgiver Leni Tande Side Saker til behandling 28/17 16/00157-21 Godkjenning av protokoll fra møte 07.09.2017 2 29/17 16/00028-22 Orientering om Strand kommunes regnskap pr. 2. tertial 2017 2 30/17 16/00044-33 Orientering fra administrasjonen - Barneverntjenesten 3 31/17 16/00036-4 Bestilling av prosjektmandat for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i 2018 3 32/17 16/00040-24 Møteplan for 2018 4 33/17 16/00200-32 Statusoversikt prosjekt og kontroller pr. okt. 2017 5 Referat-/meldingssaker 9/17 16/00039-4 Brev til Rådmann ang. meld.sak 5/17 - henvendelse fra innbygger. 5 10/17 16/00039-5 Tilsvar til meldingssak 5/17 - Vervik 5 11/17 16/00039-7 Ny henvendelse fra innbygger i Vervik saken 6 12/17 16/00040-25 Høstkonferansen 2017 - Invitasjon.pdf 7
Eventuelt Innkallingen ble godkjent uten merknader. 28/17 Godkjenning av protokoll fra møte 07.09.2017 Kontrollutvalget i Strand godkjenner protokollen fra møte den 07.09.2017 Kontrollutvalget i Strand godkjenner protokollen fra møte den 07.09.2017 29/17 Orientering om Strand kommunes regnskap pr. 2. tertial 2017 Kontrollutvalget i Strand tar rådmannens gjennomgang av regnskap pr. 2.tertial 2018 til orientering. Økonomisjefen orienterte.
Kontrollutvalget i Strand tar rådmannens gjennomgang av regnskap pr. 2.tertial 2018 til orientering. 30/17 Orientering fra administrasjonen - Barneverntjenesten Kontrollutvalget i Strand tar gjennomgangen til leder for barneverntjenesten i Strand kommune til orientering. Virksomhetsleder for barneverntjenesten orienterte. Kontrollutvalget i Strand tar gjennomgangen til leder for barneverntjenesten i Strand kommune til orientering. 31/17 Bestilling av prosjektmandat for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i 2018 Kontrollutvalget i Strand ber revisor legge fram utkast til prosjektmandat innenfor xxxx til neste møte. Prosjektet skal i hovedsak ta for seg disse problemstillingene:
Kontrollutvalget ønsker å legge inn følgende bestilling av prosjektmandat for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i 2018: Dementavdelingen Før kontrollutvalget velger ut neste prosjekt ønsker de en orientering om legetjenesten i Strand kommune og inviterer helseleder Grete Strømsmo til neste møte 07.12.17. ets siste pkt. går ut og kontrollutvalget ber revisor legge frem problemstillinger i sitt utkast til mandat. Kontrollutvalget i Strand ber revisor legge fram utkast til prosjektmandat innenfor «Dementavdelingen» til neste møte. 32/17 Møteplan for 2018 Kontrollutvalget i Strand vedtar følgende møteplan for 2018: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Torsdag 22.02.2018 16:15 Onsdag 09.05.2018 16:15 NB!onsdag Torsdag 14.06.2018 16:15 Torsdag 20.09.2018 16:15 Torsdag 25.10.2018 16:15 Torsdag 06.12.2018 16:15 Onsdag 9.mai byttes ut til torsdag 3.mai.
Kontrollutvalget i Strand vedtar følgende møteplan for 2018: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Torsdag 22.02.2018 16:15 Torsdag 03.05.2018 16:15 Torsdag 14.06.2018 16:15 Torsdag 20.09.2018 16:15 Torsdag 25.10.2018 16:15 Torsdag 06.12.2018 16:15 33/17 Statusoversikt prosjekt og kontroller pr. okt. 2017 Kontrollutvalget i Strand tar statusoversikten pr. okt. 2017 til orientering. Kontrollutvalget ønsker å behandle bestilt eierskapskontroll i inneværende periode. De ber om at eierskapskontrollen fremskyndes og leveres høsten 2019 Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med endringer gjort i møte. Kontrollutvalget i Strand tar statusoversikten pr. okt. 2017 til orientering. Kontrollutvalget ber om at bestilt eierskapskontroll fremskyndes og leveres høsten 2019 REFERAT-/MELDINGSAKER 9/17 Brev til Rådmann ang. meld.sak 5/17 - henvendelse fra innbygger. 10/17 Tilsvar til meldingssak 5/17 - Vervik
11/17 Ny henvendelse fra innbygger i Vervik saken Kontrollutvalgets behandling av meldingssak 9/17 11/17 Kontrollutvalgets oppsummering: Kontrollutvalget har i sitt møte 26.10.17 behandlet meldingssak 5/17-9/17 og tilsvar fra rådmannen meldingssak 10/17. Sakene omhandler «Ulovlig vei i Strandsonen» og «Tillatelse tiltak utbygging av vei og parkeringsplasser i Vervik» Ved gjennomgangen av sakene avdekker kontrollutvalget flere kritikkverdige forhold knyttet til saksbehandlingen. 1. Ulovlig vei i strandsonen innkreving av dagmulkt. Sitat tilsvar fra rådmannen: «Rådmannen bemerker osv se avsnitt 2 Spørsmål: Rådmannen kaller dette rutinesvikt. Hva har rådmannen gjort for å hindre at slikt rutinesvikt ikke gjentar seg? 2. Tillatelse til tiltak utbygging av vei og parkeringsplasser i Vervik a) Forvaltningsutvalget behandlet i sitt møte 08.09.16 klagesak fra flere knyttet til denne saken. Resultat: Klagen ble ikke tatt til følge. Spørsmål: Til samme sak hadde også H. Hompland sendt inn klage datert 05.07.16. Denne ble ikke tatt med da klagesaken ble behandlet. Hvorfor ikke? b) Sitat: «Forvaltningsutvalget tok ikke saken til følge, noe som skulle medført at klagen ble oversendt FM i Rogaland jmf fvl 33. Klagesaken er imidlertid ved en feil ikke blitt oversendt Fylkesmannen i Rogaland for endelig klagebehandling» Dette vil bli gjort innen kort tid, sier rådmann 25.08.17, nesten et år etter behandlingen i Forvaltningsutvalget. Spørsmål: Er saken sendt Fylkesmannen, evt hva tid? Rutinesvikt igjen? Hva gjør rådmann? Kontrollutvalget har vurdert saken til svært kritikkverdig og ønsker at revisjonen tar en videre gransking av rådmannens tilbakemelding. De ber også om svar fra rådmann ang overnevnte spørsmål. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber Rogaland Revisjon foreta en nærmere gransking av rådmannens tilbakemelding. Kontrollutvalget ber om svar på sine spørsmål til rådmann ang. tiltak mot rutinesvikt.
12/17 Høstkonferansen 2017 - Invitasjon.pdf Edvard K. Tungland, Grim Lura og Hogne Fjellanger ønsker å delta på konferansen. Sekretariatet melder de på. EVENTUELT Det fysiske arbeidsmiljøet ved Jørpeland ungdomsskole Kontrollutvalget har fått flere henvendelser fra innbyggerne om at flere bygninger ved Jørpeland ungdomsskole er helsefarlige. Det henvises til foreldrereaksjoner og sykemeldinger fra de ansatte, forflytninger og omplasseringer innenfor skolen. Kontrollutvalget ber om en orientering fra rådmann, skriftlig og muntlig, angående skolens «helsetilstand». Rådmann inviteres til neste møte i kontrollutvalget 07.12.2017. Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Edvard K. Tungland Leni Tande Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur