UNIVERSITETET I BERGEN Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Arkivkode: 254.2 Fakultetsstyresak: 18 Sak nr. 08/13139 Møte: 1. april 2009 HMS-ÅRSRAPPORT 2008 Innledning: Det vises til brev fra Universitetsdirektøren datert 2. februar 2009 vedlagt skjema til Årsrapport 2008 - Helse-, miljø- og sikkerhet (HMS) for årlig HMS-rapportering. Skjemaet er formidlet videre til underliggende enheter som skal levere HMS-årsrapport. Skjemaet danner grunnlag for en rapporteringsrutine med tre nivå: 1. Instituttene skal beskrive lokal HMS-aktivitet og returnere sin HMS-årsrapport til fakultetet. 2. Fakultetsdirektøren utarbeider en samlet HMS-årsrapport for hele fakultetet som legges fram for eget styre og oversendes universitetsdirektøren. Fakultetsdirektør skal følge opp status i samarbeid med grunnenhetene. 3. Universitetsdirektøren utarbeider en samlet HMS-årsrapport for hele UiB som legges fram for Arbeidsmiljøutvalget og Universitetsstyret. UiBs samlete HMS-årsrapport er viktig som grunnelement for HMS-revisjon og plan- og strategiarbeid ved UiB. Universitetsdirektøren gjennomgår HMS-årsrapporter og gir nødvendige tilbakemeldinger til fakultetene. Universitetsdirektøren og Arbeidsmiljøutvalget vil med denne rapporteringsrutinen: Tydeliggjøre krav og forventninger til HMS-arbeidet ved UiBs enheter. Produsere HMS-måltall som kan si noe om aktivitetsnivå og endringer over tid og bidra til prioritering av ressurser. Stimulere til dialog om HMS mellom sentralt nivå, fakultetsnivå og underliggende enheter. Skjemaet er inndelt i to ulike elementer: Del 1 - Systematisk HMS-arbeid Del 2 - Arbeidsmål og HMS-tiltak På bakgrunn av de innleverte HMS-skjemaene skal fakultetsdirektøren: i samarbeid med eget hovedverneombud, diskutere innrapportert status. utarbeide en samlet HMS-status og legge denne fram for eget styre. oversende styrebehandlet HMS-rapport til Helse-, miljø- og sikkerhetsseksjonen som saksbehandler for Universitetsdirektøren innen 22. april 2009. gi tilbakemelding til instituttene om hvilke tiltak og tilbud som anbefales for det videre arbeidet i 2009. Nytt i 2008: IT-avdelingen og Helse-, miljø- og sikkerhetsseksjonen har i år utarbeidet et elektronisk system for håndtering av rapportene. Det elektroniske systemet er tilgjengelig fra HMS-
portalen. Etter innleveringsfristen kan alle ansatte logge seg på systemet og lese innsendt årsrapport ved egen enhet. Gjennomføring av HMS-rapportering HMS-rapporten er utarbeidet i samarbeid med fakultetets hovedverneombud Frank Cleveland Rapporten vil bli behandlet i fakultetets informasjons- og drøftingsutvalg (IDU) 24.03.09. Eventuelle kommentarer og forslag til endringer fra IDU vil bli lagt frem for fakultetsstyrets medlemmer i møte den 28. mars 2009. Beskrivelse av status Når det gjelder samlet sjekkliste for avkrysning, vises det til vedlegg 1. Sakens øvrige dokumenter ligger til gjennomsyn på fakultetet. Fakultetsdirektøren vil derfor bare kommentere noen av svarene og har i tillegg lagt inn noen forslag til tiltak. For at fakultetsstyret skal få et sammenligningsgrunnlag, er tabellen som ble utarbeidet for 2007 lagt ved. (Vedlegg 2) Del 1. Systematisk HMS-arbeid Systematisk HMS-arbeid/internkontroll ved UiB kan oppsummeres slik: Alle systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i tråd med myndighetskrav og internt regelverk for å forebygge ulykker og skader på mennesker, miljø og materiell. Dette innebærer at: Aktuelt lovverk er tilgjengelig (lover, forskrifter, retningslinjer og instrukser) Det settes mål for HMS-arbeidet. Den som har ansvar for HMS-arbeidet delegerer oppgaver til ansatte. At risikofylt arbeid identifiseres og at eksisterende tiltak vurderes og eventuelt suppleres. Avvik rapporteres og følges opp. Det skal årlig: Gjennomføres HMS-runde og HMS-møte. Utarbeides/revideres HMS-handlingsplan for oppfølging og gjennomføring av tiltak. Foretas en gjennomgang av rutiner og dokumentasjon av leder og verneombud. Rapporteres om arbeid med HMS i linjen (HMS-årsrapport) HMS-organisering Har leder og verneombud som grunnlag for HMS-årsrapporten foretatt en gjennomgang og vurdering av de ulike elementene i det systematiske HMS-arbeidet ved enheten (internkontroll)? 8 av 9 ledere svarer bekreftende på dette spørsmålet. Har enheten en skriftlig oversikt over delegerte HMS-oppgaver? Ett av instituttene har svart nei på dette spørsmålet og 3 institutter skriver at de må bli bedre. 2
Har enheten en samlet skriftlig og ajourført handlingsplan for arbeid med HMS i 2008? 7 institutter har dette helt på plass. Ett av instituttene har svart nei på dette spørsmålet, men skriver at de har utarbeidet en egen HMS-håndbok der mange av elementene er tilsvarende tiltak i en handlingsplan. HMS-kompetanse Har leder nødvendig kompetanse for å utføre sitt HMS-ansvar ved enheten? Alle instituttene har svart bekreftende på dette spørsmålet. Praktiserer enheten rutiner for introduksjon av nytilsatte/studenter/gjester? Kun 3 institutter har svart bekreftende på dette spørsmålet og 2 har svar nei. På bakgrunn av kommentarene til enkeltspørsmålene i Del 1, kommer det fram at dette spørsmålet er uklart for enkelte av instituttene. Har enheten gjennomført brannvernopplæring? Alle instituttene har svart bekreftende på dette spørsmålet. Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet har satt som mål at alle fakultetets ansatte skal gjennomgå obligatorisk brannvernopplæring. De første brannvernkursene ble startet høsten 2007. Til sammen deltok ca 130 av våre ansatte på disse kursene. Nye kurs vil bli arrangert høsten 2009. Følgende tiltak er ført opp i fakultetets reviderte HMS-handlingsplan: Fakultet skal, i samarbeid med andre UIB-avdelinger, arrangere brannvernkurs hvert semester slik at alle nytilsatte innen kort tid får tilbud om obligatorisk opplæring. Brannvernopplæringen skal være obligatorisk for alle ansatte ved fakultetet, og skal fornyes hvert 5. år. Fakultetet vil arbeide for en tilsvarende ordning når det gjelder førstehjelpskurs for de ansatte. Fakultetet arrangerte de første førstehjelpskursene våren 2008. Nye kurs vil bli arrangert i mai 2009. HMS-kartlegging Har alle ansatte fått tilbud om medarbeidersamtaler? Kun ett institutt har klart å gjennomføre medarbeidersamtaler for alle sine ansatte. Flere av instituttene ved MN er store og har over 100 ansatte. Ledelsen ved instituttene gir derfor uttrykk for at de ikke har kapasitet til å gi alle sine ansatte tilbud om medarbeidersamtaler hvert år. Det vitenskapelige og det tekniske personalet ved instituttene er organisert i ulike forskningsgrupper med egne gruppeledere. Fakultetet har som mål at gruppelederne skal bistå instituttledelsen i å gjennomføre medarbeidersamtaler. Ved gjennomgang av rapportene ser vi at det er holdt medarbeidersamtaler for alle grupper ansatte. Dette er meget positivt. Instituttene skriver i sine rapporter at det er uheldig at det 3
ikke er gjennomført medarbeidersamtaler for alle ansatte, men at dette vil få høy prioritert i 2009. Har enheten gjennomført HMS-risikovurdering? 7 institutter har svart ja på dette spørsmålet. Fakultetet må ha som mål at samtlige institutter svarer bekreftende på dette spørsmålet. Andre HMS-kartlegginger Geofysisk institutt har gjennomført miljøkartlegging høsten 2008. Institutt for biologi har foretatt stråleverninspeksjon og annen gjennomgang av flere laboratorier i ulike bygg. Institutt for geovitenskap har gjennomført miljøkartlegging, håndtering av kjemikalier og gjennomfører årlig strålevernrunde. Institutt for informatikk bygger ut lesesalstilbudet for bachelorstudentene. Molekylærbiologisk institutt skriver at tidligere fakultetsdirektør, i forbindelse med evaluering av ny instituttledelsesmodell, har foretatt dybdeintervju med flere ansatte. Forhold som dukket opp i forbindelse med dette, også forhold av HMS-relatert karakter, er rapport tilbake til instituttleder. Helse Praktiserer enheten UiBs rutine for oppfølging ved sykefravær? Samtlige institutter har svart bekreftende på dette spørsmålet. Fakultetet har jevnlige IA-møter med våre administrasjonssjefer og personalkonsulenter med bl.a. gjeldende regelverk og gode rutiner for oppfølging av sykmeldte som tema. Er enhetens byggansvarlig og plassansvarlig for brannvern fortrolig med egen funksjon? 8 institutter har svart bekreftende på dette spørsmålet. Ett institutt har svart nei. Institutt for informatikk skriver som en kommentar til dette spørsmålet at det er uklare rutiner for hvem som har ansvar for brannvern ved HIB og at institutter savner en handlingsplan og bedre rutiner. I samarbeid med UiBs brannvernleder arrangerte fakultetet et møte 26.01.09 for alle bygg- og plassansvarlige ved fakultetet. Instituttlederne og administrasjonssjefene deltok også på dette møtet. Et av spørsmålene som ble diskutert på dette møtet, var de uklare ansvarsforholdene og rutinene når det gjelder brannansvaret på HIB. UiBs brannvernleder og fakultetets HMSkoordinator vil ta initiativ til et samarbeid med G C Rieber for å få klarere ansvarsforhold. Følgende tiltak er ført opp i fakultetets reviderte HMS-handlingsplan: Fakultet skal, i samarbeid med brannvernleder, ha årlige fellesmøter for alle plassansvarlige og stedfortredere ved fakultetet slik at de lokale plassansvarlige til en hver tid er kjent med hvilken funksjon de skal ha. For å ha klare og entydige rutiner, vil fakultetet arrangere disse møtene i samarbeid med Unifob. 4
Har enheten gjennomført brannøvelse? 7 institutter har gjennomført brannøvelse. Ytre miljø Har enheten kartlagt egen miljøpåvirning? 4 institutter svarer bekreftende på dette spørsmålet. Fakultetet vil ha fokus på miljøledelse i inneværende år og vil i vårsemesteret ta kontakt med Helse-, miljø og sikkerhetsseksjonen for å få bistand til dette arbeidet. Benytter enheten seg av video- og telefonkonferanser? 4 institutter har svart ja på dette spørsmålet. Flere av instituttene er enten i ferd med eller har etablert egne videokonferanserom. Følgende tiltak er ført opp i fakultetets reviderte HMS-handlingsplan: Ved å legge til rette for/informere om tilgjengelige fasiliteter for videokonferanser og møter, skal fakultetet være en pådriver for økt bruk av videokonferanser og telefonmøter framfor reiser. Fakultetet må følge opp dette tiltaket i inneværende år. Risikofylt arbeidsmiljø Blir det utført særlig risikofylt arbeid ved enheten? For eksempel arbeid ved laboratoriet, klinikk, verksted, driftarbeid, tokt- og feltarbeid? 6 institutter har svart bekreftende på dette spørsmålet. Gjennomfører enheten HMS-risikovurdering ved utførelse av særlig risikofylt arbeid? 4 av 6 institutter har svart bekreftende på dette spørsmålet. Gjelder dette også utførelse av alenearbeid? Alle instituttene svarer bekreftende på dette. Institutt for fysikk og teknologi har som en tilleggskommentar at instituttet ikke tillater særlig risikofylt alenearbeid. Felt og tokt er en risikoaktivitet ved MN. Når ikke alle har svart bekreftende på at de har gode rutiner, kan dette forklares med at instituttene venter på at den sentrale retningslinjen for helse, miljø og sikkerhet ved feltarbeid og tokt skal bli endelig godkjent. Retningslinjen ble behandlet i Arbeidsmiljøutvalget den 21. januar 2009 og er nå til godkjenning hos Universitetsdirektøren. Så snart retningslinjen er godkjent, vil fakultetet bistå aktuelle institutter med å få denne implementert. Fakultetet har ført opp følgende tiltak i sin reviderte HMS-handlingsplan: Fakultetet vil følge opp den sentrale retningslinjen for feltarbeid og tokt når denne foreligger. Er skriftlige arbeidsinstrukser lett tilgjengelig for ansatte/studenter/gjester? Kun 2 institutter har svart bekreftende på dette. 5
Fakultetet må ha som mål at samtlige institutter kan svare helt bekreftende på dette spørsmålet. Avvik, nestenulykker og ulykker 4 institutter har svart bekreftende på at de har hatt avvik, nestenulykker eller ulykker i 2008 og alle er fulgt opp. Del 2. Arbeidsmål og HMS-tiltak Fakultetssekretariatet: I tilknytning til sekretariatets HMS-runde, ble det foretatt en miljøkartlegging. Sekretariatet vil følge denne opp og få på plass en målsetting og gode rutiner for miljøkartlegging. Sekretariatet startet i 2008 et arbeid med å gjennomføre en risikovurdering. Arbeidet blir også fulgt opp i 2009. Arbeidet med risikovurderingen så langt, ligger vedlagt. Geofysisk institutt: Retningslinje for helse, miljø- og sikkerhet ved feltarbeid og tokt vil bli implementert ved instituttet så snart denne er vedtatt. Instituttet savner et overordnet regelverk som er tilpasset deres utfordringer, ref instruks for Mekanisk verksted. Handlingsplanen for 2008 skal oppgraderes. Instituttet vil ferdigstille tiltaksplanen etter vernerunden. Det vises til fakultetets kommentar på side 5 under Risikofylt arbeidsmiljø. Institutt for biologi: Institutt for biologi skal i 2009 implementere Eco-online kjemikalieregister, revidere HMShåndboken i tråd med rapporten fra Ernst & Young. I tillegg er den fysiske flytteprosessen en stor utfordring, samt sanering av kjemikalier, utflytting av og bruksendring for laboratorier. Som oppfølging av medarbeidertilfredshetsundersøkelsen i 2007 har instituttet gjennomført og implementert en rekke tiltak og nye rutiner i 2008, bl.a. et seminar for midlertidig ansatte og ett for PhD-studentene. Sosiale fellesarrangement for hele instituttet (skidag og BIO+). Instituttet har videre jobbet med bedre arbeidsforhold for de som sitter på vestsiden i Realfagbygget. Institutt for biologi opplever at betingelsene for renholdet ikke er tilstrekkelig. 6
Institutt for fysikk og teknologi: Institutt for fysikk og teknologi har som arbeidsmål å bli flinkere til å systematisere HMSarbeidet. Instituttet skal videre legge til rette for et godt PhD-fellesskap, oppgradere bygget til tidsmessig standard og ha fokus på trivsel. Instituttet skal prioritere etablering av gode rutiner for bruk og oppbevaring av radioaktive kilder. Dette er iverksatt. Videre vil instituttet prioritere innvendig oppussing av bygg (ny belysning, maling av kontor og fellesareal, oppgradering av kantine osv), etablering av helseog hvilerom med massasjestol, ribbevegg, gymmatte (iverksatt). Oppgradering av lesesaler er også iverksatt. Institutt for geovitenskap: Institutt for geovitenskap har lagt ved en årsplan med sentrale HMS-milepæler ved instituttet for 2009. Instituttet har lagt ved en liste over HMS-tiltak for 2008. Institutt for informatikk: Institutt for informatikk har investert en del ressurser i å tilpasse arbeidsplassene for de ansatte, både når det gjelder trivsel og fysisk helse, bl.a. har instituttet kjøpt inn stoler tilpasset ansatte med ryggproblemer etc. Instituttet har valgt å forbedre lesesalstilbudet for laveregradsstudentene i samarbeid med studentene. Studentene vil få egen lesesal, datasal og eget kjøkken. For de ansatte har instituttet valgt å prioritere kontorplasser og en del av fellesområdene, blant annet et nytt kjøkken våren 2009. Instituttet har også arrangert et eget seminar for administrasjonen og et for alle faste ansatte hvor bl.a. spørsmål staben har etterlyst, ble tatt opp. For øvrig arrangerer instituttet årlig et seminar gjennom forskerskolen der alle doktorgradsstipendiatene får tilbud om å være med. Stipendiatene inviteres også til "vaffellunsj" med jevne mellomrom. Instituttet har sommer- og julelunsj, og dessuten gratis sykkelparkering til alle som ønsker det. Kjemisk institutt: Kjemisk institutt har ikke ført opp noe under dette punktet. Kjemisk institutt har ikke ført opp noe under dette punktet. 7
Matematisk institutt: Matematisk institutt skriver at de ikke har noen spesielle utfordringer med hensyn til HMSarbeidet. Ledelsen prøver å ta hånd om løpende problemer etter hvert som de oppstår. Instituttet har satt i verk flere tiltak for å bedre spesielt studentenes arbeidsmiljø. Bl.a. har instituttet arrangert en egen konferanse med både ansatte og studenter for å diskutere mulige forbedringer av arbeidsforholdene for studentene. Molekylærbiologisk institutt: Molekylærbiologisk institutt skriver følgende: 1) En av enhetens store utfordringer, er å få bukt med soppangrepet på kjølerommet. EIA har overtatt saken, og har lovet å følge den opp. Instituttet mener det er nødvendig med en oppgradering av kjølerommet samt installering av en ny avfukter. 2) Instituttet vil forsette arbeidet med å få enda flere arbeidsinstrukser på engelsk. Dette er gjennomført for de særlig risikoutsatte arbeidsoppgavene, men det gjenstår noen av mer generell karakter. 3) Vil ha fokus på forbedret renhold. 4) Vil arbeide for at medarbeidere tar ansvar for egne handlinger. Instituttet sliter blant annet med at utsyr ikke blir riktig håndtert selv etter opplæring. 5) UiB bør etablere samarbeid med HIB for å sikre at brannrutinene ved UiB og HIB samordnes. Spesielt knyttet til kommunikasjon overfor de universitetsansatte. I tilknytning til brannvernsarbeidet er det innkjøpt branntepper til alle hovedlaboratoriene. Instituttet skriver følgende: 1) Etter siste vernerunde kom det frem at en god del av de ansatte var misfornøyd med ventilasjonen og temperaturreguleringen. Instituttet tok kontakt med YIT som justerte ventilasjonen på de kontorer og laboratorier det var kommet inn klager på. 2) Ansatte med kontor nær vrimlearealet i 4. et. har i flere år hatt problemer med støy. Arealet benyttes sosialt av studentene. Flere ulike tiltak har vært forsøkt. Instituttet har nå i samarbeid med studentene blitt enige om å bygge om arealet til et lukket rom som studentene kan bruke til felles PC-rom. Instituttet vil søke om HMS-midler til dette tiltaket i 2009. Når det gjelder instituttets ønske om et samarbeid med HIB for å sikre at brannrutinene ved UiB og HIB samordnes, er dette et arbeid som UiBs brannvernleder og fakultetet i fellesskap vil gripe fatt i. Det vises her til fakultetets kommentar nr 2 under Helse på side 4. Avsluttende kommentar: Fakultetsdirektøren vil berømme instituttene for det gode HMS-arbeidet som utføres lokalt. Ved gjennomgang av HMS-rapportene er det tydelig at instituttene tar HMS-arbeidet meget seriøst og setter høye krav til lokalt HMS-arbeid. Fakultetsdirektøren er godt fornøyd med at samtlige ledere har nødvendig kompetanse for å utføre sitt HMS-ansvar. Den nye Arbeidsmiljøloven stiller strenge krav til ledernes HMS-kunnskaper. Denne opplæringsplikten 8
er personlig og kan ikke delegeres. En viktig målsetting i fakultetets HMS-plan har vært og er at alle lederne fortsatt skal god HMS-kompetanse. Flere institutter har fått egne HMS-koordinatorer og HMS-utvalg hvor også studentene er representert. Vi ser at både HMS-koordinatorer og HMS-utvalg er meget gode støttespillere for instituttledelsen i det lokale HMS-arbeidet. Instituttene har skrevet gode og utfyllende rapporter og arbeider tydelig målbevisst med å få gode rutiner på plass. Som en oppfølging av HMS-årsrapportering i 2007, besøkte fakultetsdirektør, fakultetets hovedverneombud, HMS-koordinator og HMS-leder ved Unifob besøkte alle instituttene. Dette ble meget positivt mottatt. Høsten 2008 fikk fakultetet ny fakultetsdirektør. Hvordan tilbakemelding til instituttene skal følges opp for 2008, er derfor ikke helt på plass. Fakultetet har i tillegg jevnlige HMS-møter med instituttene. Forslag til vedtak: Fakultetsstyret tok til etterretning at fakultetet fremdeles har et forbedringspotensial. Målet må være å få bort alle Nei -svarene. Fakultetsstyret vedtok enstemmig å slutte seg til fakultetsdirektørens forslag til tiltak. Bergen, 17. mars 2009 TOS Bjørn Åge Tømmerås fakultetsdirektør 9