Sørfold kommune Rådmannen Notat Til: Formannskapet Fra: Lisbeth Bernhardsen Fredheim Referanse 2009/697-35 04.06.2010 Dato Evaluering pandemi Innledning I forbindelse med behandling av årsmelding for 2009 vedtok Formannskapet følgende: Det bes om evaluering av pandemivaksineringen også med regnskapstall for vaksineringen. Helsesjef har som hovedansvarlig for pandemivaksineringen utarbeidet evalueringen. Etter at hans evaluering var ferdig, har rådmann mottatt innspill fra to enhetsledere i omsorg. Deres innspill vedlegges. Evaluering fra Helsesjef Pandemiarbeidet var omfattende, både i varighet, omfang, informasjonsmengde og antall aktører. Første tiltak lokalt ble iverksatt allerede i juni - 2009, da det ble avholdt møte i beredskapsrådet, etablert lokalt smittemottak, skaffet smittevernutstyr, og etablert samhandlingsrutiner med pleie og omsorg. Beredskap ble etter myndighetskrav opprettholdt helt frem mot påske 2010. Omfanget ble i stor grad bestemt fra sentralt hold, der det ble gitt mange pålegg og stadige revisjoner av disse, og som til slutt medførte at hele befolkningen ble tilbudt vaksine i en omgang, risikopasienter i to runder. Lokalt ble det påvist ytterst få tilfeller - positive blodprøver hos to, klinisk mistanke hos noen flere, og antagelig en del tilfeller som ikke var i kontakt med helsetjenesten. Informasjonsmengden fra mange aktører utgjorde en betydelig utfordring, og opplevdes som overveldende i forhold til det beskjedne problemet vi observerte lokalt. Det var et problem å sikre at samme informasjon ble gitt til alle som henvendte seg til helsestasjon, legekontor og kommunen ellers.
Kommunens hjemmeside var til god hjelp, men erfaringen er at folk vil dobbeltsjekke med fagfolk om akkurat deres tilfelle krever spesiell oppmerksomhet. Det var tidkrevende, ukentlig rapportering og telefonmøter i regi av fylkesmannen med korte frister der både administrasjon og politisk ledelse var involvert, og det var et behov for å fortolke myndighetenes initiativer i forhold til lokale forhold. Ordinære helsetjenester skulle avvikles mest mulig som normalt, og vi så på det som avgjørende viktig å unngå at alvorlig, behandlingskrevende sykdom ble feiltolket som pandemisk influensa og kanskje forsinke behandling. Det ser ut til at vi nådde det målet. Etter hvert skulle vaksinering foretas - og helsestasjonen ved helsesøster fikk stort ansvar i forhold til planlegging og praktisk gjennomføring. Det var fra folkehelseinstituttet utviklet et spesielt distribusjonsapparat som medførte en ekstra usikkerhet i forhold til leveranse. Sørfold fikk ganske rikelig med doser i første omgang, og gjennomførte vaksinering som planlagt, med små innkjøringsproblemer og i fortsettelsen med minimale problemer. Vaksineringen hadde også budsjettmessige konsekvenser. Det har vært mange spørsmål rundt vaksinepris, og det berettiger en mer utførlig redegjørelse. Noen av de økonomiske faktorene ble bestemt fra sentralt hold, noe måtte finne en lokal løsning. Myndighetene fastsatte i utgangspunktet vaksineprisen til 50 kr pr. stk., men det ble etter hvert klart at dette ikke ville dekke reelle kostnader. Før vaksineprisen i Sørfold ble fastsatt, var sentral prisfastsettelse opphevet. Den lokale løsning skulle sikre kommunen inndekning av utgifter, unngå tid - og personellkrevende kontantkasse under selve vaksineringen, sikre en rimelig kontroll på kontantstrøm, ta høyde for merarbeid som ikke faller naturlig innenfor eksisterende stillingsinstrukser, og kompensere for bruk av personell knyttet til annen virksomhet. Det var betydelig usikkerhet med hensyn til inntektsside dvs. antall som ville la seg vaksinere. Fra helsesjefens side ble det lagt frem et forslag som ivaretok de fleste av disse hensyn, ved at eksisterende system for pasientbetaling ble brukt. Forslaget ble støttet fra rådmannskontoret, uten at det ble stilt krav om eget pandemi budsjett eller regnskap. For å kunne avlegge et slikt ville man måtte ha en oppfatning av inntektssiden, altså antall pasienter som ville la seg vaksiner. Det måtte foretas en komplisert avklaring og grenseoppgang mellom ordinært arbeid og ekstraordinært pandemirelatert arbeid, hva som kan forventes av legekontorets hjelpepersonell og hva avtalens forsikringselement til fordel for kommunen er verdt. Dette må også vurderes i lys av at man var i en situasjon med stort tidspress. Det er derfor ikke ført noe detaljert pandemiregnskap, men den kalkylen helsesjefen la til grunn da vaksineprisen ble fastlagt, ville gitt et klart underskudd hvis det hadde blitt gjennomført to runder vaksinering slik det var forutsatt på dette tidspunktet. Fauske kommune valgte 50 kr pr vaksine, førte ikke spesifikt regnskap, men enhetsleder for helse Siv Johansen, har på forespørsel antydet et betydelig underskudd, dekket inn over deltagende instanser egne budsjett. Se vedlegg. Vurdering/Endringsforslag Kommunene hadde ulike måter å organisere pandemi arbeidet på, men en del av utfordringene var felles. De viktigste problemområder var ekstraordinært merarbeid på flere involverte, massiv informasjonsflom som skulle vurderes opp mot lokale forhold, for befolkningen transport og venting under selve vaksineringen, økonomisk underskudd som ikke er lett å kvantitere, utilstrekkelig antall doser i startfasen, og usikkerhet med hensyn til manglende kontroll av diagnoser for første vaksinasjonsrunde til risikogrupper. Side 2
Det er vanskelig å evaluere de vurderinger og føringer som ble gitt fra sentralt hold. Det er signalisert en større gjennomgang. Sett fra mitt ståsted er dette noen av spørsmålene vi lokalt må ta stilling til neste gang, eventuelt innarbeide klarere i Smittevernplan: Prioritering: Pandemivaksineringen gikk så bra som den gjorde fordi det var kjent at det var en relativt harmløs sykdom. Hadde det vært en sykdom med vesentlig høyere dødelighet, ville selve vaksinasjonen med de svært mangelfulle utvelgelseskriteriene som var gitt, blitt helt kaotisk. Selv i lille Sørfold opplevde vi at folk løy på seg sykdommer de ikke hadde for å få vaksine i første omgang. Praktisk gjennomføring: Selve vaksinasjonsprosessen gikk etter litt prøving og feiling smertefritt. Erfaringen tilsier at vi må etablere direkte tilgang til relevant EDB system både for registrering og eventuelt hjelp til rett prioritering. Delegering av myndighet: Vi fikk utmerket bistand fra Pleie og omsorg, heldigvis på helt frivillig basis. Ved et utbrudd av alvorlig sykdom må kanskje beordring i større grad benyttes, og ved sykdom i administrativ ledelse må delegering gis. Dette gjelder antagelig på flere områder. Oppgavefordeling. Det må foretas en vurdering av hvilke oppgaver som skal prioriteres, og hvem som skal ivareta ekstraordinære oppgaver. Slik vi gjennomført dette var det meget krevende å skulle gi ordinært dagtidstilbud, gi informasjon til pasienter og ledelse, samt sortere og videreformidle relevant informasjon internt. Denne diskusjonen må skje både innad på helse og mellom administrativ ledelse og helse. I en så liten kommune som vår, er kanskje beredskapsrådet en hensiktsmessig arena. Det er også grunn til å spørre om et så stort prosjekt som å vaksinere hele befolkningen bør legges til en enhet med større, egne personell ressurser. Det er en felles oppfatning innad i helse at vi ikke hadde personell ressurser til å stå for så stor del av planlegging, informasjon, gjennomføring og etterarbeid. Informasjonskanaler: Alle involverte opplevde et så stort trykk fra befolkning, myndigheter, media og andre aktører at det fortrengte andre og mer presserende oppgaver. Vi må vurdere om hjemmesiden kan brukes enda mer effektivt. Svært mye av informasjonen som ble etterspurt ble formidlet via hjemmesiden, og kunne ellers i stor grad blitt gitt fra ikke medisinsk personell. Hvis dette skal fungere, krever det hyppige møter mellom faglig ledelse og øvrige aktører. Kommunens hjemmeside er et godt verktøy, men når ikke hele befolkningen. Det er derfor et klart behov for en alternativ informasjonskanal, fortrinnsvis slik folk er vant med, gjennom telefon. Erfaringen er nok at uansett tilgjenglig generell informasjon, vil folk likevel ha en personlig vurdering - og dette er ressurskrevende. Det betyr at vi må vurdere å etablere ett nummer lokalt, knyttet til legekontoret, med mulighet for individuell veiledning, og med personell spesielt tilknyttet. Da vil vi antagelig lettere nå ut med rett informasjon, kunne ivareta vanlig arbeid for resten av staben, og få frigjort personell til annet pandemirelaterte arbeidet. Distribusjon: Det har kommet positive signaler i forhold til at vi vaksinerte elever på skolene. Dette ble gjort fordi skoleelever var en av de prioriterte gruppene, men medførte som ventet ekstraarbeid. Hvis desentralisert vaksinering er ønskelig til større deler av befolkningen, vil det fungere som et økt antall vaksineringsdager og medføre behov for mer personell. Det blir dermed et spørsmål om kommunens prioriteringer og ressursbruk. Side 3
Økonomi: Dette bør i planleggingen av neste lignende situasjon være gjenstand for mer omfattende diskusjon og få en annen forankring. Det må avklares om kommunen skal etablere et eget budsjett for dette, om man vil subsidiere et tiltak med en ganske uoversiktlig utgiftsside, og bør involvere økonomiavdelingen med tanke på betalingssystem. Bruk av eksisterende pasientsystem gjorde selve betalingsprosessen relativt enkel og oversiktlig, sikret kommunen dekning av ekstraordinære utgifter, innebar et forsikringsmoment, men skapte tross kommunikasjon rundt dette i forkant en usikkerhet om rollefordeling som gjør at dette ikke kan gjøres på samme måte senere. Totalvurderingen er likevel etter mitt syn, og med støtte i tilbakemeldinger fra utøvende personell og pasienter, at kommunen løste oppgavene tilfredsstillende. Vedlegg E post fra Siv Johansen, enhetsleder Helse Fauske kommune Når det gjelder 50 kr, så vil jeg tro at annonsekostnader beror på et sted mellom kr. 20-30.00 og Sørfold får vel ikke annonsere rimeligere fordi de har færre innbyggere. Vi vaksinerte mellom 400-500 pr dag, med åpningstid 1200-18.00 med 6-7 personell, det blir jo fort penger av det. Personellet var delvis tatt ut av annen produktiv tjeneste som legekontor, slik at inntektene der ble mindre. Det blir mye penger av slikt. Jarand Gjestland Helsesjef Innspill fra enhetsleder hjemmetjeneste Sør Lisbeth Elvebakk Angående pandemivaksineringen så syns jeg det virket som gjennomføringen av selve vaksineringen gikk greit. Det som ble litt usikkerhet rundt var betalingen for helsepersonellet. De var blitt lovet gratis vaksinering, men lenge etterpå fikk alle sendt ei regning heim. Det ble en del forvirring rundt dette. Det burde vært klarlagt på forhånd ang betalingen for disse, slik at regningene kunne vært samlet for hver enhet. Innspill fra enhetsleder Sørfold sykehjem Ruth Olsen Sørfold Sykehjem friga 3 personer, 2 sykepleiere og 1 hjelpepleier med erfaring fra legekontor til den praktiske gjennomføringen av vaksineringen. Mitt inntrykk er at planleggings- og gjennomføringsfasen av massevaksineringen forløp greit. Orientering vedr planlagte dager og organisering ble mottatt i god tid slik at enheten fikk tid til å omdisponere personell både til vaksinasjon og drift av sykehjemmet. Frigitt personell har gitt tilbakemelding om at de fikk god opplæring i forhold til vaksinering. Personalet ved sykehjemmet ble oppfordret til å la seg vaksinere ut fra Smittevernhensyn overfor pasienter Beredskapshensyn Det er mitt inntrykk at de aller fleste av vårt personale imøtekom oppfordringen. Informasjonen som ble gitt til personalet fra vaksinatørene var at vaksinen var vederlagsfri for personell i PRO, jf. kulepunkt over. I denne forbindelse har det har skapt til dels store negative reaksjoner blant personalet ved at de ble fakturert utgifter til vaksinering på lik linje med øvrig befolkning. I ettertid er dette blitt ordnet ved at enhetene dekker utgifter til vaksinering for sine ansatte ved at dokumenterte utgifter er blitt tilbakebetalt. Dette burde vært avklart i forkant av vaksineringen og gitt korrekt informasjon om. Side 4
Har i tillegg stilt spørsmål ved prinsippene for fakturering. Organisasjonsmessig er det helsestasjonen som kommunal enhet som ivaretar forebyggende helsearbeid/ vaksinering. Stusser derfor over å få faktura for vaksinering fra Mediverse som privat foretak. Fra Økonomiavdelingen Regnskapstallene for vaksineringen viser følgende: Konto Tekst Ansvar Beløp Ref. fra andre 17703 (private) 3101-55 356 10300 Lønn ekstrahjelp 3101 24 714 10900 Pensjon 4 448 10990 Arbeidsgiveravgift 1 487 Sum utgift 30 649 Evalueringen legges frem for Formannskapet til orientering. Med hilsen Lisbeth Bernhardsen Fredheim Kommunalsjef Side 5