TYSNES KOMMUNE RUTINE FOR OPPFØLGING AV SJUKEMELDE ARBEIDSTAKARAR Vedteke i arbeidsmiljøutvalet 23.11.2015
Saksnr. Dok.nr Arkivkode Avd/Sek/Saksh Dykkar ref. 15/733-8 7952/15 044 FSK/PER/LIER Innhaldsliste 1.0 Formål 1.1 Ansvar 2.0 Rollar i sjukefråværsoppfølginga 2.1 Arbeidsgjevar 2.2 Arbeidstakar 2.3 Sjukemeldar 2.4 NAV 2.5 Tillitsvalde/verneombod 2.6 Bedriftshelsetenesta 2.7 Arbeidstilsynet 3.0 Virkemidler 3.1 Eigenmelding 3.2 Oppfølgingsplan 3.3 Dialogmøte 3.4 IA-møte 3.5 Sjukepengar 3.6 Bedriftsintern attføring 3.7 Gradert sjukemelding 4.0 Oppgåver med tidsfristar 5.0 Diverse skriv 5.1. Innkalling til samtale innan 4 veker / utarbeide oppfølgingsplan 5.2. Innkalling til dialogmøte 1- innan 7 veker. 5.3. Brev til sjukemeldt når maksdato nærmar seg Side: 2
1.0 Formål Målet er å få til eit auka samarbeid i dialog mellom leiing og tilsette slik at fråvær kan verta unngått eller redusert. Dialogen skal vere tufta på tanken om at ingen ønskjer å være borte frå jobb som følgje av helseplager. Den skal og ha ei ramme av trygghet, tillit og respekt. 1.1 Ansvar Leiar for den enkelte eining har hovudansvar for gjennomføringa av denne retningslinja. Medarbeidarar med helseplager har medansvar og plikt til å følgje opp dei enkelte tiltak i samsvar med krav i samarbeidsavtalen som IA-verksemd. Alle medarbeidarar, personalrådgjevar, tillitsvalde og verneombod er samarbeidspartnare i gjennomføringa. 2.0 Roller 2.1 Arbeidsgjevar Arbeidsgjevar har ansvar for så tidleg som mogleg å leggja til rette for at den sjukemeldte arbeidstakaren kan vera i aktivitet. Arbeidsgjevar skal kunne dokumentera oppfølgingsarbeidet. All dokumentasjon skal arkiverast hos næraste leiar med kopi til rådmannskontoret ved personalrådgjevar. 2.2 Arbeidstakar Arbeidstakar har ei plikt til å melde frå om behov for oppfølging før sjukefråvær. Dette slik at arbeidsgjevar kan leggja til rette og eventuelt endra på arbeidsoppgåver slik at fråvær kan verta unngått. Ved sjukefråvær skal arbeidstakar samarbeida og medverka aktivt til å finna løysingar for å kome tilbake i arbeid raskast mogleg. Arbeidstakar skal samarbeide om ein god arbeidsplass som bidreg til god helse. 2.3 Lege/Sjukemeldar Sjukemeldar skal motivere arbeidstakar til å vera heilt eller delvis i arbeid, dersom det er medisinsk forsvarleg. Bruk av gradert sjukemelding er eit viktig verkemiddel. Sjukemeldar kan og bruke avventande sjukemelding som er eit «varsel» til arbeidsgivar at dersom det ikkje vert tilrettelagd, vil arbeidstakar gå ut i sjukemelding. 2.4 NAV NAV er ein støttespelar i oppfølgingsarbeidet. NAV utbetaler sjukepengar og har ulike arbeidsretta verkemidlar. NAV skal foreslå aktuelle verkemidlar som kan bidra til arbeidsrelatert aktivitet. IA-verksemd får spesiell bistand frå NAV arbeidslivssenter. 2.5 Tillitsvald/verneombod Tillitsvald/verneombod bidrar til å gjera sjukefråværsarbeidet til ein integrert del av HMTarbeidet, gje råd og rettleiing til arbeidstakar og støtta i dialogen med arbeidsgjevar. Dei kan og delta på dialogmøter dersom arbeidstakar ønskjer det. 2.6 Bedriftshelsetenesta Bedriftshelsetenesta arbeider førebyggjande og kan trekkjast inn i oppfølgingsarbeidet. Dei kan og delta på dialogmøter når arbeidsgjevar eller arbeidstakar ønskjer det. 2.7 Arbeidstilsynet Side: 3
Arbeidstilsynet rettleiar og fører tilsyn med at verksemda arbeider førebyggande for å hindra sjukdom eller skade og at dei har ein plan for oppfølging og tilrettelegging for langtidssjukemeldte, her under arbeidsgjevar sitt ansvar for oppfølgingsplan og dialogmøter. 3.0 Verkemidlar Tysnes kommune er ei IA-verksemd. Det vil sei at me har ein eigen kontaktperson ved NAV Arbeidslivssenter. Kontaktpersonen kan hjelpa med det systematiske IA-arbeidet, støtte i vanskelige enkeltsaker og bidra til å søkje om økonomiske verkemidlar. Som IA-verksemd får ein også tilgang på en rekkje gratis kurs frå NAV Arbeidslivssenter. 3.1 Eigenmelding. Eigenmeldingsskjema kan nyttast frå 1 til 8 kalenderdagar om gangen og maksimum 24 dagar innan en 12 månads periode. Eigenmeldingsskjemaet skal fyllast ut og leverast fyrste arbeidsdag etter sjukefråværet. Retten til eigenmelding vert opparbeidd tidlegast to månader etter samanhengande tilsetting. Vert ein igjen tilsett innan to veker etter siste tilsetjing vert tidligare arbeidsforhold rekna med. Går det lenger enn to veker, må det på nytt opparbeidast to nye månader. Ved nytt sjukefråvær innan 16 kalenderdagar vert tidlegare fråværsdagar utan legeerklæring rekna med. 3.2 Oppfølgingsplan Tysnes kommune skal bruka «Oppfølgingsplan» som finst på NAV sine heimesider. Oppfølgingsplanen er eit viktig verktøy for å dokumentera samt å sikra at dialogen mellom arbeidsgjevar og arbeidstakar kjem i gang. Det skal vere ei grundig vurdering av tiltak og mogligheiter slik at arbeidstakar raskast mogleg vert tilbakeført i arbeid. Oppfølgingsplanen skal innehalde: Ei konkret vurdering av arbeidstakar sine arbeidsoppgåver og arbeidsevne. Kva arbeidsoppgåver som fortsatt kan utførast og kva som ikkje kan utførast. Tilrettelegging og tiltak som vert avtalt å utføra på arbeidsplassen. Tiltak avtalast for ein periode og tiltaket skal vurderast ved slutten av eller undervegs i perioden. Ved behov for nye tiltak vert oppfølgingsplanen oppdatert for den nye tiltaksperioden. Kartlegging av eventuell behov for ekstern bistand. Blant anna vurdering om kven som bør delta på komande dialogmøte. Plan for vidare oppfølging. Dersom det ikkje er mogleg å leggja til rette på arbeidsplassen, må det dokumenterast i oppfølgingsplanen. Får ikkje NAV tilstrekkeleg grunngjeving, vert utbetaling av refusjon/sjukepengar stansa. (Om me ikkje passar på kan arbeidsgjevar tape mykje pengar ) Kopi av oppfølgingsplanen skal sendast til lege/sjukemelder seinast etter 4 veker. Planen skal sendast til Nav ved behov for bistand. Reviderte/oppdaterte oppfølgingsplanar skal sendes inn til NAV ei veke før dialogmøte 2. Saksgang: Innan 4 veker skal arbeidsgjevar og arbeidstakar utarbeide ein skriftleg plan 1. Fyll ut planen som skal signerast av begge partar. Side: 4
2. Kopi av planen vert å senda til lege og rådmannskontor ved personalrådgjevar. 3. Oppfølgingsplanen vert sendt NAV dersom ein har behov for bistand. 4. Revidert oppfølgingsplan skal sendast NAV i forkant av dialogmøte 2. På den måten er planen sitt innhald sikra på forsvarleg måte og rett arkivert, samt at tenestemessige behov for tilgjengelegheit er ivareteken. 3.3 Dialogmøte Jfr arbeidsmiljøloven 4-6 skal arbeidsgjevar kalla inn arbeidstakar til dialogmøte 1, seinast innan 7 veker etter at arbeidstakar har vore helt fråverande frå arbeid som følgje av ulykke, sjukdom, slitasje eller liknande, med mindre det er openbart ikkje er naudsynt. Møtet skal også avhaldas for arbeidstakarar som er gradert sjukemeldt dersom arbeidsgjevar, arbeidstakar eller sjukemeldar meiner det har ei hensikt. 3.5 Sjukepengar Tysnes kommune betaler ut sjukepengar til den sjukemeldte i 52 veker. NAV Trygd betaler ut delvis refusjon for sjukepengar. I saker der arbeidstakar ikkje oppfyller sine plikter, kan sjukepengar stoppast. 3.6 Bedriftsintern attføring I tilfelle der leiar og arbeidstakar er einige om at alle moglegheiter innan eininga er vurdert og utprøvd utan å løyse saka, vert personalrådgjevar kontakta for vurdering av bedriftsintern attføring. Det same gjeld i saker der arbeidstakarane har gjentatt, periodisk fråvær over lang tid. 3.7 Gradert sjukemelding Med gradert sjukemelding meinast som hovudregel gradering i forhold til funksjon og ikkje tid i form av fråvær frå jobb. Den skal brukast dersom den sjukemeldte kan utføra deler av sine vanlege arbeidsoppgåver ved å bruka lengre tid på arbeidsoppgåvene. Gradert sjukemelding kan og brukast når den sjukemeldte delvis kan utføra nye eller andre arbeidsoppgåver. Dette gjelder også etter tilrettelegging gjennom bedriftsinterne tiltak. Ordninga kan ved vurdering eventuelt også nyttast i forhold til gradert sjukemelding med redusert arbeidstid. 4.0 Oppgåver med tidsfristar Tidsfrist, rolle og oppgåve Arbeidsgjevar Har ansvar for tidlegst mogleg å legga til rette for at sjukemeldt kan væra i arbeid. Skal dokumentera oppfølging Arbeidstakar Skal samarbeida og medvirka til å finne løysingar for raskast å komma attende i Eigenmeldt 1-8 dagar Ha skjema for eigenmld klart. Ta kontakt med den sjuke innan få dagar (dokumenter) Meld frå til næraste leiar om fråvær. Sei i frå om Sjukemelding >4 veker Utarbeide oppfølgingsplan i samarbeid med tilsett. Sende oppfølgingsplan til lege seinast ved 4 veker. Sendast Nav ved behov for bistand Delta i utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplanen. Sjukemeldt >7 veker Kalle inn til dialogmøte 1 Evaluere og revidere oppfølgingsplanen Planlegge kontakt med tilsett framover. Delta på dialogmøte på arbeidsplassen (dersom ikkje medisinske Sjukemeldt >8 veker Sjukemeldt >26 veker Sjukemeldt >1 år Halde Delta på kontakt. dialogmøte 2 med NAV Viss du ikkje er attende innan 8 veker må Send inn sist reviderte handlingsplan ca 1 veke før møtet. Delta på dialogmøte 2 som NAV innkallar til. Meld frå til personalrådgjevar i god tid. Ca 3 mnd før maksdato vert det sendt brev til tilsett. Delta på dialogmøte 3 om du vert innkalla. Du kan sjølv be om eit slikt møte ved å kontakta NAV Delta på dialogmøte 3 om du vert innkalla. Du kan sjølv be om eit slikt møte. Viss du fortsatt er sjuk må du Side: 5
arbeid. Sjukemeldar Skal motivere til heilt eller delvis i arbeid viss medisinsk mogleg tidsperspektiv Viss det er nødvendig med fråvær utover eigenmeldingsperioden må sjukemld skrivast. Kontinerleg vurdera gradert sjukemld Medvirke til å finne gode løysingar for å komme raskare attende i arbeid. vurdere gradering. Motta oppfølgingsplan frå arbeidsgjevar. årsaker er til hinder) Sei ifrå til arb.givar viss du ønskjer at lege eller andre skal delta på møtet. Delta på dialog møte om du vert innkalla. du levera ei utvida legeerklærin. Medvirke til å finne gode løysingar. Viss tungt- Delta på vegande dialogmøte 2 medisinske årsaker er til hinder for aktivitet, må dette doku menterast i ei ny sjukemelding søke bistand frå Nav. Etter 52 veke har du nådd maksdato og løn vert stoppa. Delta på dialogmøte 3 om du vert innkalla. Vurdere om arb.takar fortsatt er arbeidsufør med behov for ytelser frå NAV NAV Støttespelar. Har div arb.retta tiltak NAV sender informason til sjukemeldt Vurdere Kalle inn til om aktivitets dialogkravet er Møte 2. oppfylt slik at retten til sjukepengar er til stade. Kalle inn til dialogmøte 3 om nokon av aktørane ber om det Vurdere arbeidsretta tiltak eller arbeidsavklaringspengar Vurdere om behov for arbeidsretta tiltak frå NAV Tillitsvalde og verneombod skal bidra til at alt arbeid med sjukefråvær vert eit integrert HMT arbeid. Dei skal aktivt delta saman med leiinga i planarbeid for å få redusert sjukefråvær. Dei skal og gje råd og rettleiing til den sjukemelde. 5.0 Diverse skriv. 5.1 Innkalling til samtale innan 4 veker- / utarbeide oppfølgingsplan Næraste leiar skal kalla inn skriftleg til samtale innan 4 veker etter 1. sjukedag. På dette møtet skal leiar og sjukemeld saman laga ein oppfølgingsplan med tiltak og fristar. Planen skal underskrivast av begge partar. Planen skal evaluerast og reviderast. Avtal derfor nytt møte. Husk å dokumenter alt som vert gjort. Den sjukemelde kan velja å ta med t.v eller anna person ein har tiltru til på dette møte. Leiar skal senda kopi av planen til lege etter møtet. 5.2. Innkalling til dialogmøte 1. Side: 6
Næraste leiar kallar inn skriftleg til dette møtet. Møtet skal avhaldas innan 7 veker etter 1.sjukedag. Dialogmøte er eit møte mellom arbeidstakar og arbeidsgjevar, her skal ein ta utgangspunkt i oppfølgingsplanen og føra denne vidare. Evaluering av tiltaka og nye tiltak må førast inn. Andre aktørar som personalrådgjevar, NAV, bedrift helsetenesta og sjukemeldar kan kallast inn om det har hensikt. (arbeidstakar må sei seg samd om sjukemeldar skal kallast inn) 5.3. Brev til sjukemeldt når maksdato nærmar seg. Ved maksdato vert løn frå Tysnes kommune stoppa. Den sjukemeldte må ta kontakt med NAV for vidare yting om ein ikkje kjem attende i jobb. Næraste leiar må i god tid, ca 3 månader før maksdato, melda frå til personalrådgjevar slik at informasjonsskriv vert sendt ut. Dette skrivet skal sendast frå rådhuset. Vedlegg: 1: Innkalling til samtale innan 4 veker 2: Innkalling til dialogmøte 1. 3: Informasjonsskriv til sjukemeldt som nærmar seg maksdato. Side: 7
Til NN INNKALLING TIL MØTE De har no vore sjukemeldt sidan... Som arbeidsgjevar ønskjer me saman med Dykk å laga ein oppfølgingsplan. De vert difor kalla inn til eit møte.dag kl.. Kopi av denne planen vert sendt til sjukemeldar. Møtet vert halde.(arbeidsplass). Det vil vera mogleg for Dykk å ta med tillitsvald eller anna person De har tiltru til om De skulle ønskja det. Tysnes kommune er ei IA verksemd. Arbeidsgjevar pliktar å følgja opp den tilsette i løpet av og i etterkant av ein sjukdomsperiode. Arbeidsgjevar skal og sørgja for tilrettelegging slik at den tilsette kan komma raskare attende til arbeid. Arbeidstakar pliktar å samarbeida og medverka aktivt til å finna løysningar for å komma attende i arbeid raskast mogeleg, samt samarbeide i utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplan og dialogmøter. Me ønskjer Dykk god betring og velkommen til møte. Med vennleg helsing «namn næraste leiar» Tittel og tlf Side: 8
Til N:N. INNKALLING TIL DIALOGMØTE 1. De har no vore sjukemeldt sidan (dato) Som arbeidsgjevar ønskjer me å kalla Dykk inn til dialogsamtale 1 innan 7 veker. I dette møtet skal me saman evaluera og revidera handlingsplanen som blei lagd (dato). De vert difor kalla inn til eit møte..dag kl. Møtet vert halde (arbeidsplass).det vil væra mogleg for Dykk å ta med tillitsvald eller anna person De har tiltru til om De skulle ønskja det. Tysnes kommune er ei IA verksemd. Arbeidsgjevar pliktar å følgja opp den tilsette i løpet av og i etterkant av ein sjukdomsperioden. Arbeidsgjevar skal sørgja for tilrettelegging slik at den tilsette kan komma raskare attende til arbeid. Arbeidstakar pliktar å samarbeida og medverka aktivt til å finna løysingar for å komma attende i arbeid raskast mogleg, samt samarbeida i utarbeiding og gjennomføring av oppfølgingsplan og dialogmøter. Me ønskjer Dykk god betring og velkommen til dialogmøte! Med vennleg helsing «namn næraste leiar» Tittel og tlf Side: 9
Til NN Informasjonsskriv til sjukemelde som gjeld maksdato for sjukepengar. Når De no nærmar Dykk maksdato for sjukepengar, ønskje me å informera Dykk om at Dykkar rett til sjukepengar fell vekk. Etter våre opplysningar er Dykkar maksdato sett til.. Dette betyr at Tysnes kommune må stoppa Dykkar løn frå denne dato. Dersom De fortsatt er sjukemeldt må De søkja om anna yting frå NAV, frå dette tidspunkt. De må og hugse å søkja om yting frå Dykkar pensjonskasse parallelt med søknad om yting frå NAV. Ta kontakt med pensjonskontakten i kommunen. NAV vil kunna hjelpa Dykk med å avklara kva for ein yting som er aktuell for Dykk. Ta difor kontakt med Dykkar lokale NAV kontor. Kva for yting kan De søkje om frå NAV? Arbeidsavklaringspengar: Dette er ei yting for dei som treng lengre sjukemelding for så å koma attende til arbeid. Kravet er at De er under aktiv behandling med utsikt til å betre Dykkar arbeidsevne, eller i arbeidstrening med eit mål om å koma attende til stillinga innan rimeleg tid. Arbeidsavklaringspengar vert ytt óg til dei som treng endra kompetanse for å kvalifisera seg til ny stilling hos noverande eller anna arbeidsgjevar. Denne ytinga vert berre gjeven til dei som ikkje har moglegheit for å gå over i anna stilling hos noverande arbeidsgjevar med den kompetansen ein allereie har. Side: 10
Uførepensjon/førebels uførepensjon: Dette er ei yting for dei som ikkje kan vera i arbeidsrelatert aktivitet. Rett til nye sjukepengar De opparbeider Dykk nye sjukepengerettigheter hos NAV etter å har vore frisk og i arbeid i 26 veker. De har i denne perioden rett til sjukepengar i arbeidsgjevarperioden som er 16 dagar. Rett til å behalde stilling ved sjukefråvær. Etter vedvarande sjukdom og fråvær etter maksdato kan det etter Tysnes kommune sitt permisjonsreglement punkt: 5.3 verta gjeve 1 års uløna permisjon. Slik permisjon må De sjølv søkje om. Når permisjonstida etter dette punkt er over, skal arbeidsgjevar vurdera å avslutta arbeidsforholdet dersom den tilsette ikkje sjølv har sagt opp stillinga si. Kven har personalansvar for arbeidstakar etter maksdato? Dykkar næraste leiar har personalansvar for Dykk til De enten er attende i fast stilling eller til arbeidsforholdet er formelt avslutta. Dato: Dato:.. Personalrådgjevar Tilsett Dette skrivet er utferda i to eksemplar, og me ber Dykk returnera det eine i underskriven stand saman med permisjonssøknaden til Tysnes kommune, Rådhuset, Uggdalsvegen 301, 5685 Uggdal Side: 11