E-faktura Brukergruppe Norge
Agenda E-faktura introduksjon (Norge) E-faktura fra mottak til betalt Formater Teknologi Vedlegg Sikkerhet Gjenbruk av eksisterende faktura løsninger E-Faktura løsning ReadSoft SAP løsning E-faktura prosjekter Business case mm.. Brukergruppe? 30.03.2012 2
Elektronisk faktura Fra 01.07.2011 Statlige etater og Helseforetak skal være i stand til å motta faktura elektronisk på standard format. Mål 01.07.2012 Alle offentlige virksomheter (også kommunal sektor) skal motta elektronisk faktura på standard format. Pålegg til næringsvirksomheter om å sende elektronisk faktura på standard format.
Utvikling elektronisk faktura b2b Elektronisk faktura i staten e2b Fakturaformat EDIFACT basert på int. std. Norske standarder DEDIP2, m.fl. Pilen angir faktisk og sannsynlig økning i antall elektroniske fakturaer 1990 1995 2001 2004 2009 2011 2012
e2b Faktura e2b Fakturaformat var det første forsøket på å skape en felles standard for elektroniske kostnadsfakturaer i det norske markedet e2b-formatet fikk bred oppslutning og ble også anbefalt av offentlige myndigheter Oppbygningen med en basisdel og bransjespesifikke tillegg gir god fleksibilitet Men.. e2b-formatet er ikke internasjonalt forankret e2b Forum har hele tiden hatt som mål å harmonisere Mange bruker fortsatt formatet Norske myndigheter har nå valgt et annet format, - EHF
XML format jungel UBL 2.0 XML Schema CENBII Full NESUBL XML Schema EHF/ BII Core e2b
Standardisering i praksis HUB EDIFACT Mottaker A Bransje e2b fakturaformat Mottaker B STOR mottaker EHF format Mottaker C Myndigheter IDOC Mottaker D Utenlandsk Valg av format i dag er kanskje ikke det samme om et år Det er enkelheten av bruk samt markedet som avgjør Man må nok leve med flere formater! Spesielt om man driver internasjonalt/globalt
Global vs. lokal Roming avtaler? 30.03.2012 8
Elektronisk faktura - Utfordringer Den største utfordringen med elektronisk faktura er kravet til presisjon i fakturainnhold Semantikk er læren om språkets innholdsside og det er et sentralt begrep i all elektronisk samhandling Å ha en felles forståelse av innhold i elektroniske meldinger er avgjørende for å lykkes Standard format er en god basis for å skape felles forståelse, men det trengs også ytterligere beskrivelser! Det er en ekstra utfordring å skape felles standarder på tvers av bransjer!
E-faktura Fra mottak til behandlet 30.03.2012 10
E-faktura fra mottak til betalt Hvorfor er noe så enkelt i en prosess tegning så vanskelig å få til i praksis? Formater Kommunikasjon Sikkerhet Faktura og vedlegg Bransje standarder Data forbedring Hva er «The missing link» Leverandør Send Varer Send Faktura Påstand: Forretning og IT må jobbe sammen Kunde Send bestilling Vare mottak Faktura mottak 30.03.2012 11
E-faktura integrasjon Ekstern partner Kunde Faktura Service HUB/Direct HTTPS / SOAP ASYNC Reverse proxy HTTP / SOAP / ASYNC PI System HTTP / ASYNC SAP System E-mail HTTP / ASYNC FTP(s) Fil område Arkiv system SAP Content Server
Faktura fra mottak til betalt Touchless fakturahåndtering er målet? Hva må til? Masterdata kvalitet? Priser, info poster, betalingsbetingelser, mva koder, Bank info, mm. Riktige bestillinger Varemottak Faktura match Dette er ikke nytt og e-faktura vil trolig ikke øke automatisk posterings % i vesentlig grad alene FI faktura automatikk fortsatt utfordring 30.03.2012 13
E-faktura i en mer effektiv prosess Post, skanning og verifisering elimineres ved e-faktura, dette gir raskere prosessering og noen reduserte kostnader Programvare og maskinvare (vedlikehold og drift) Datakvalitet økt med E-faktura Linjeposter inkludert Hubber kan berike fakturainformasjon Hubber gir også en mange til en løsning 30.03.2012 14
Linjeposter inkludert Hva betyr dette? Høyere % automatikk med evaluering på linjenivå Bedre treff på delleveringer Feilhåndtering kun på linjeposter som har avvik De fleste som har eldre faktura håndteringsløsninger må tilpasse disse for å få noen effekt av linjeposter Dette vil gi en økt andel postert automatisk 30.03.2012 15
FI vs. MM Erfaring tilsier at andelen MM fakturaer varierer fra 10 til 90%. E-faktura for FI gir kun gevinst i forhold til Post, skanning og verifisering. Flytte FI fakturaer over til MM er enkleste mulighet. Her finnes det alternativer som gjør dette enklere en tradisjonell SAP MM E-faktura er gir større effekt på MM en på FI fakturaer 30.03.2012 16
E-faktura mange muligheter
ReadSoft Collector ReadSoft typisk kjent som leverandør av skanning løsninger med fokus på Fakturaer. Stor markedsandel i Scandinavia ReadSoft Collector Mottak av PDF eller XML via mail Enkel å sette opp 30.03.2012 18
Fakturamottak via ReadSoft 30.03.2012 19
Skye Solution Objective The solution is designed to give SAP customers an easy way of integrating E-invoices into their SAP system using the most common standards for E- invoices. The end users should have the same look and feel for handling all invoices regardless if they are scanned or received as an E-invoice Solution is designed to fit most SAP customers regardless of version or invoice handling workflows in SAP 3/30/2012 21
System Overview External provider SAP PI Skye Invoice Translator IDOC Skye Simple Invoice Readsoft xx SAP ECC Workflow solution Content Server Archive Link 30.03.2012 22
System description Module based solution Supports Process Integration (PI/XI) Supports ECC stand-alone (No PI / XI) Can be used with different message protocols Compatible with different invoice solutions Skye Simple Invoice ReadSoft Invoice Cockpit Other Invoice workflow solutions Supports a number of different standards EHF and E2B (Norwegian standards) EDIFACT SAP IDOC 30.03.2012 23
PI Based E-invoice solution PI is used as the recipient of the message from the external E-invoice provider Standard PI Component for mapping from all supported formats to SAP IDOC or directly to a Function Module E-invoice will trigger either: Skye Simple invoice ReadSoft Invoice Cockpit Any other SAP Workflow solution Standard Integration process for storing incoming images in Content Server or any other ArchiveLink certified archive, such as Open Text or IBM CommonStore Standard Style sheets for generating Invoice images based on incoming XML message 3/30/2012 24
ABAP Based E-invoice solution An ABAP program is used to read the data from a file into SAP. The communication with the external E-invoice provider is handled through FTP or an other message broker than PI The ABAP program for E-invoice will trigger either: Skye Simple invoice ReadSoft Invoice Cockpit Any other SAP Workflow solution Standard Integration process for storing incoming images in Content Server or any other ArchiveLink certified archive, such as Open Text or IBM CommonStore Standard Style sheets for generating Invoice images based on incoming XML message 30.03.2012 25
SAP Processing of E-invoices Standard SAP IDOC handling in SAP Here the invoice is handled as a standard IDOC using the SAP standard functions Skye Simple Invoice A custom cockpit solution for receiving and handling E-invoices without workflow, the data is entered into SAP and standard transactions can be triggered from the cockpit ReadSoft Invoice Cockpit A complete invoice solution for handling all types of invoices Any other Workflow solution The E-invoice can be connected to any existing workflow solution. 30.03.2012 26
Message Standards Standard SAP PI SAP ECC Standalone Receival of invoice image Invoice Image generation E2B Yes Yes Yes Yes EHF Yes Yes No Yes EDIFACT Yes Yes No Yes IDOC Yes Yes No Yes 30.03.2012 27
Protocols Overview Protocol SAP PI SAP ECC Stand-alone Fil Yes Yes HTTP(S) (Plain) Yes Yes HTTP(S) (SOAP) Yes Yes FTP Yes 3rd party SMTP (Mail) Yes No AS2 3rd party No 30.03.2012 28
Solution Deliverables Solution Package SW components (SAP/PI Transports) Solution design documentation Preconfigured standard E-invoice formats Image generation component System and user documentation Technical Implementation Implementation Customer adjustments 30.03.2012 29
Standardized Delivery Benefit from a standardized delivery Decreased risk Predictable Total Cost Low implementation time Solution Design Implement ation User Training Testing Go Live 30.03.2012 30
Gjennomføre prosjekt med E-faktura 30.03.2012 31
Business case Prosjektmål Leveranser Prosjekt risiko Resurser Prosjekt gevinster 30.03.2012 32
Prosjektmål e-faktura Hos de fleste er fakturautstedelse og mottak manuelt og forholdsvis arbeidskrevende så hovedmål med et E- faktura prosjekt kan være følgende: Redusere manuell håndtering Øke prosesserings hastigheten Eliminere eventuelle manuelle feilkilder Øke automatisk posterings % Inkludere linjeposter i faktura løsning 30.03.2012 33
Leveranser i et e-faktura prosjekt Viktige leveranser under implementering Format valg og standardisering Hub eller direkte kommunikasjon Sikkerhet og kommunikasjon (teknologi) Meldings håndterer (PI) eller ikke Skanning løsning? Gjenbruk av eksisterende faktura håndteringsløsning Faktura bilde Vedlegg håndtering 30.03.2012 34
Prosjekt Risiko Format valg og mapping Sikkerhet Vanskelig/tidkrevende å sette opp kommunikasjon mellom partene Integrasjon mot eksisterende faktura løsning Vedlegg Og Murphy 30.03.2012 35
Ressurser Hvem bør være med i denne type prosjekt? IT kompetanse/ressurser Tekniske integrasjons ressurser Firewall og sikkerhet ressurser Workflow/fakturaløsning ressurser Business Innkjøp Regnskap (fakturamottak) Prosjekt leder 30.03.2012 36
Besparelser Hva kan man forvente i form av besparelser/gevinster i sammenheng med et E-faktura prosjekt? Redusert tidsforbruk: Eliminerer postmottak og eller e-post mottak Eliminerer skanning av fakturaer Eliminerer Verifisering (OCR) eller manuell håndtering Kvalitet i prosessen Fakturaer er mottatt tidligere og prosessering kan starte raskere Faktura sendt til riktig mottager Reduserte feil fra Manuel håndtering Linjeposter inkludert 30.03.2012 37
Faggruppe Kan det være interesse for å opprette en faggruppe i Sverige også? 30.03.2012 38
30.03.2012 39 Spørsmål