Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO LHAU-09/10625-1 033 55174/09 13.10.2009 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 27/09 21.10.2009 GODKJENNING AV PROTOKOLL FOR STYREMØTE 31.08.2009 Forslag til vedtak: Styret godkjenner møteprotokollen fra 31.08.2009
Sølvberget KF Bibliotek og kulturhus Postadr.: Pb. 310/320, 4002 Stavanger Besøksadr.: Sølvberggata 2 Telefon: 51507465. Faks: 51507025 E-post: postmottak.solvberget@stavanger.kommune.no www.stavanger.kommune.no Org.nr. NO 982 766 184 REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO SJE-09/8559 033 &17 46712/09 02.09.2009 Møteprotokoll Styret for Sølvberget KF Møtested: Kiellandrommer 2.etg., Sølvberget Møtedato: 31.08.2009 Tid: kl 16.00 Møteleder: Ole J. Aga Til stede på møtet Medlemmer: Ole J. Aga, Merete Eik, Anne Tove Austbø, Gro F. Haugastuen, Per A. Torbjørnsen Dessuten møtte: Kulturhussjef Marit Egaas, styresekretær Søren Jensen Tilhørere: 7 Stavanger 02.09.09 Ole J. Aga Leder Søren Jensen Styresekretær
19/09 09/8559 GODKJENNING AV PROTOKOLL FOR STYREMØTE 26.05.2009 Styret godkjenner møteprotokollen fra 26.05.2009 20/09 09/8495 HANDLINGS- OG ØKONOMIPLAN 2010-2013 - ÅRSBUDSJETT 2010 1. Styret for Sølvberget KF tilrår bystyret å godkjenne forslag til årsbudsjett 2010 og Handlingsog økonomiplan 2010 2013 for Sølvberget KF med de endringene som fremkom på møtet. 2. Kulturhussjefen får fullmakt til å justere tallene i den videre dialog med rådmannen. 21/09 09/7999 BRUK AV DISPOSISJONSFOND Styret for Sølvberget godkjenner at kr 200.000 fra foretakets disposisjonsfond disponeres til oppussing av kjøkken og kantine i 4. etasje. 22/09 09/8494 OMGJØRING AV MIDLERTIDIGE STILLINGER 1. Styret for Sølvberget godkjenner oppretting av en 11 % stilling og en 9 % stilling som bibliotekmedarbeider, slik at vaktplanen er i tråd med gjeldende lov- og avtaleverk. Kostnaden dekkes ved midler fra bibliotekets vikarbudsjett. 2. Bibliotek- og kulturhussjefen får fullmakt til å gjøre mindre justeringer i stillingenes størrelse, i tråd med framtidige endringer i vaktplanen.
23/09 09/8448 OMGJØRING AV MIDLERTIDIG STILLING - STAVANGER FRIBYSENTER 50 % midlertidig stilling som koordinator for fribyordningen omgjøres til fast stilling fra 01.01.2010. 24/09 09/8088 SHAHRAZAD - RAPPORTERING TIL EU Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. 25/09 09/8585 REFERATSAKER 31.08.09 Vedlagte referatsaker blir tatt til orientering.
Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO MEG-09/5048-2 C60 &31 52680/09 29.09.2009 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 15/09 26.05.2009 Styret for Sølvberget KF 28/09 21.10.2009 TERTIALRAPPORT 2. TERTIAL 2009 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar rapport for 2. tertial 2009 til orientering.
TERTIALRAPPORT 2. TERTIAL 2009 Hva saken gjelder Tertialrapport 2. tertial 2009. I denne saken er rapportering på økonomi og statistikk samlet i en sak. I tillegg rapporteres det om status for viktige mål og tiltak i 2009. Økonomi (Tall i kr 1000) Budsjett 2009 Regnskap pr 31.08.09 Forbruk % 30 LØNNSUTGIFTER 32 938 20 005 60,7 % 31 DRIFTSUTGIFTER 9 985 4 767 47,7 % 32 INVENTAR, UTSTYR OG MASKINER 10 995 6 509 59,2 % 33 KJØP AV TJENESTER 6 934 3 514 50,7 % 34 OVERFØRINGER 3 792 1 837 48,4 % 35 FINANSUTGIFTER 886 1 562 176,3 % Utgifter totalt 65 530 38 194 58,3 % 36 INNTEKTER -2 368-1 584 66,9 % 37 REFUSJONER -3 653-2 477 67,8 % 38 OVERFØRINGER -54 093-35 793 66,2 % 39 FINANSINNTEKTER -5 415-5 543 102,4 % Inntekter totalt -65 529-45 397 69,3 % Årsbudsjettet til Sølvberget medregnet prosjektene er kr 65,5 millioner. Av disse er tilskuddet fra kommunen kr 46,6 millioner. Ved utgangen av 2. tertial er samlet forbruk 58,3 %. Et snitt for 8 måneder tilsvarer et forbruk på 64 % på lønnsrelaterte konti og 66 % på øvrige driftskonti. På inntektssiden har vi fått inn 69,3 % av det som pr i dag ligger inne i budsjettet. Finansinntektene er i hovedsak øremerkede midler som er overført fra 2008. For de største prosjektene er status følgende: - Icorn har et forbruk pr 1 tertial på 32 % av budsjett på 2,8 mill. Dette er lavere enn snittet skulle tilsi, men dette skyldes at vi avventer diverse utgifter, blant annet knyttet til styremøte i Icorn i september. - Litteraturfestivalen Kapittel arrangeres i år fra 16. til 20. september. Pr 31.08.09 er forbruket 26 % av årets budsjettt på kr 2,4 mill. - Vi er godt i gang med Shahrazad prosjektet, et eget større EU sponset prosjekt under Icorn paraplyen med budsjett på totalt 32 mill. over fem år. Budsjettet fordeles på 5 Europeiske byer, hvor Sølvberget har koordinatorrollen. Forbruket er på 44 % av totalbudsjettet på kr 1,4 mill for Sølvberget i 2009. - I årets budsjett var det avsatt kr 550.000 til Kiellandutredningen. Utredningen er nå avsluttet og regnskapet viser til et forbruk på kr 531.000. Som det fremgår av tallene forekommer avvik mellom budsjett og regnskap. Tidsmessig vil vi få en forskyving av budsjetterte inntekter og faktiske inntekter gjennom året. Årsaken er blant annet at noen eksterne tilskudd betales i starten på året, andre kan være sene med å sende oss pengene, mens noen krever ferdig revisorgodkjent regnskap før de utbetaler. Totalt sett mener vi regnskapet er under kontroll.
Aktivitet 2. tertial er vanligvis en noe roligere periode når det gjelder besøk og arrangement. Mye av planleggingen av høstens aktiviteter, ikke minst Kapittel 09, gjøres i denne perioden. Kort om noen av de viktigste tiltakene i årsplanen: - Åpning av nytt bibliotek i Amfi Madla er fastsatt til 28.09.09. - ABM-utvikling har sagt opp avtalen med Sølvberget om utvikling og drift av Litteratursiden.no. - Sykefraværet er på 3,3 % i perioden 01.01 30.09. Dette er bedre enn målsettingen. I 2008 var sykefraværet på 5,3 % - Kantina er oppgradert, til bruk både for ansatte og eksterne arrangement - Det er gjort avtale med Nasjonalbiblioteket om digitalisering av vinylsamlingen av rogalandsmusikk. De vil også bistå med å utarbeide en diskografi for Rogaland. Dermed er arbeidet med oppbygging av et regionalt senter for pop og rock i Rogaland startet. Rogaland fylkeskommune har gitt støtte til prosjektet med kr 150 000. - Securitas er valgt som leverandør for vektertjenesten på Sølvberget - Bibliotekets sommerpatrulje, med en sølvfarget veteranbil som drahjelp, var en stor suksess i år også - Ny fribyforfatter, Manal el-sheik, er på plass i Stavanger - Det er gjennomført kompetansekarlegging av ansatte, i samarbeid med Stavanger kommune - Sølvberget deltok i Musikkfest Stavanger, med Arneageren som en viktig arena - Sølvberget Cinematek fortsetter ordnær drift ut november, men det er fortsatt uavklart hvor mye statlig støtte det nasjonale prosjektet vil motta videre i 2010. Statistikk 1+2. tertial 2009 1+2. tertial 2008 % utv. 09-08 Utlån alle bibliotekavdelinger 509664 478490 7 % Besøk hovedbibliotek 508587 456834 11 % Besøk Sølvberget Galleri 20906 45038-54 % Besøk på Sølvbergets nettsider 181108 227514-20 % Besøk på Aleph-web (biblioteksystemet) 312825 247746 26 % Arrangement/brukerorienteringer 198 350-43 % Utlån/besøk Utlånet har økt med 7 % i år, på tross av at Madla bibliotek har vært stengt hele perioden. Besøket på hovedbiblioteket har økt med hele 11 %. Dette er svært gledelige tall. Besøket på bibliotekavdelingene har gått litt ned de tre foregående årene, mens utlånet har vært relativt stabilt, etter en markant nedgang på 10 % i 2005. Det blir spennende å se om den positive utviklingen fortsetter. Besøket på Sølvbergets nettsider går ned, en utvikling som startet våren 2008. Ved nærmere ettersyn skjedde det et plutselig fall i besøk 14. april 2008. Forklaringen er interne oppgraderinger på våre publikums PC-er (med Sølvbergets forside som startside). Den tidligere versjonen genererte et langt høyere antall treff på Sølvbergets nettforside enn den versjon som nå er i bruk. Dette funnet illustrerer hvor vanskelig det er å måle og sammenligne besøkstall på ulike nettsider.
Bruken av bibliotektjenestene på internett øker fortsatt. Arrangement Antall arrangement har gått ned med 43 %, noe som er forventet etter et spesielt aktivt kulturhovedstadsår. Tallet er likevel høyere enn i 2007 da det var 167. Antall arrangement for barn er faktisk høyere enn i fjor. Sølvberget Galleri Galleriet var stengt fra 08.02 15.05 pga ombygging av inngangspartiet. Da åpnet Kunstskolens avgangsutstilling som vistes tre uker. Morten Krogh åpnet årets sommerutstilling Rekonstruerte minner 20. 06. På grunn av lang stenging, og veldig godt besøk på fjorårets opplevelsesutstilling Tre bøker, en verden er besøket gått betydelig ned sammenlignet med 2008. Det samme gjelder antall arrangement i regi av Sølvberget Galleri. Besøket er likevel bra i forhold til de utstillingene som har vært der. Marit Egaas bibliotek- og kulturhussjef
Statistikkvedlegg: Besøk/utlån 2. tertial 2008 2. Tertial 2009 % Besøk Sølvberget Stavanger bibliotek, hovedbibliotek 456 834 508 587 11 % Sølvberget Galleri 45 038 20 906-54 % Sum 523 528 529 493 1 % Besøk Stavanger bibliotek Kulturbiblioteket 124 043 146 298 18 % Faktabiblioteket 86 052 94 393 10 % Barne- og ungdomsbiblioteket. 101 710 116 391 14 % Musikk- og filmbiblioteket 146 453 150 959 3 % Sum hovedbibliotek 456 834 508 587 11 % Stavanger fengsel 887 1077 21 % Besøk bydeler (Madla) 20 256 stengt Samlet besøk Stavanger bibliotek 478 490 509 664 7 % Utlån Stavanger bibliotek totalt 463 397 494 744 7 % Bruk av nett-tjenester 2008 2009 Besøk på Sølvbergets nettsider 227 514 181 108-20 % Besøk på Aleph-web 247 746 312 825 26 % Besøk på Nord-Sør biblioteket 56077 30 779 * Fornying av lån på nett 59 % 55 % -7 % Reservering av bøker på nett 54 % 60 % 11 % Arrangement (antall) Arrangement for voksne 99 79-20 % Arrangement for barn 59 64 8 % Brukarorientering voksne 22 19-14 % Brukerorienteringer barn 77 66-14 % Arrangement på Galleri Sølvberget 93 10-89 % Arrangement totalt 350 198-43 % *Global.no har fått nye websider. Det arbeides med å få en sammenlignbar statistikk
Saksfremlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO MEG-09/10442-1 614 D12 &58 54212/09 07.10.2009 Saken behandles i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 29/09 21.10.2009 ORDENSREGLER FOR SØLVBERGET - REVISJON Forslag til vedtak: Reviderte ordensregler for Sølvberget godkjennes
ORDENSREGLER FOR SØLVBERGET - REVISJON Hva saken gjelder Revisjon av gjeldende ordensregler for Sølvberget, vedtatt av styret 25. mai 2004. Bakgrunn for saken Det er spesielt to forhold som gjør at kulturhussjefen ønsker å revidere gjeldende ordensregler for Sølvberget: - Dagens regler innholder et forbud mot spising av medbrakt mat og drikke. Dette forbudet har vist seg svært vanskelig å overholde. - Reglene er ikke klare nok når det gjelder i hvilke tilfeller personer kan bortvises fra Sølvberget. Det er i tillegg foretatt en språklig revisjon og en forenkling av reglene. Forslag til nye ordensregler er drøftet med vaktselskapet på Sølvberget, tillitsvalgte og kommuneadvokaten. Vurdering Kulturhussjefen anbefaler at vedlagte forslag til ordensregler godkjennes. Reglene settes eventuelt i verk umiddelbart etter styrets godkjenning. Marit Egaas Bibliotek- og kulturhussjef Vedlegg - Gjeldende ordensregler - Forslag til nye ordensregler
Ordensregler for Sølvberget (vedtatt av styret for Sølvberget KF den 25. mai 2004) 1. Sølvberget er et kulturhus. Aktivitetene i huset skal derfor være i tråd med husets formål. Vektere og ansatte har rett til å vise bort personer som bruker huset i strid med ordensreglene. 2. Spising av medbrakt mat og drikke er forbudt. Skoleklasser, barnehager og andre grupper som har avtalt besøk på kulturhuset kan få anvist spiseplass. For kinoen gjelder egne regler. 3. Berusede personer og personer som er til alminnelig sjenanse har ikke adgang til å oppholde seg i kulturhuset og skal øyeblikkelig vises bort. 4. Det er forbudt å ta med dyr i kulturhuset. Førerhund er unntatt fra denne regelen. 5. I perioder med særskilt sårbare utstillingsobjekter er det forbudt å ta med barnevogner inn på Sølvberget Galleri. På Sølvberget Galleri skal mobiltelefoner være slått av. 6. Personer som blir tatt i hærverk/tilgrising skal avkreves legitimasjon og utestenges fra kulturhuset. Grovere tilfeller skal anmeldes til politiet. 7. Det er forbudt å henge opp plakater eller sette ut plakatbukker i fellesarealer eller utenpå kulturhuset. Alle plakater leveres kulturinformasjonen, som står for godkjenning og opphenging/utplassering. For utleide arealer og for kinoens og Sølvberget KF sine montre/oppslagstavler gjelder egne regler. 8. Utstillinger, opptredener, salgsaktiviteter, opphenging av bannere og plassering av installasjoner i eller utenfor kulturhuset kan bare skje dersom det i god tid på forhånd er godkjent av kulturhusets ledelse. 9. Alle ansatte med publikumstjeneste skal bære skilt. Vikarer og ekstrahjelp skal bære skilt merket vikar. 10. Det er forbudt å ta med sykkel eller benytte rulleskøyter, rullebrett og lignende i kulturhuset. 11. Disse ordensreglene er vedtatt av styret for Sølvberget KF den 25. mai 2004 og gjelder inntil nye ordensregler blir vedtatt.
Forslag til nye ordensregler for Sølvberget 1. Sølvberget er et levende kulturhus og byens sentrale møteplass. Vi forventer at alle som besøker huset, tar hensyn til andre besøkende og til ansatte. 2. Besøkende henstilles om å ta mobilsamtaler utenfor biblioteket eller Sølvberget galleri, for eksempel i foaje eller gangarealer. 3. Medbrakt mat og drikke er tillatt, så lenge alt avfall etterlates i oppsatte søppelkasser. Vi forventer at bibliotekets materiale og utstyr ikke blir tilsølt, verken ved bruk i biblioteket eller ved hjemlån. Skoleklasser, barnehager og andre grupper som har avtalt besøk på kulturhuset, kan få anvist spiseplass. 4. Førerhund er tillatt i Sølvberget. Alle andre dyr må bli igjen hjemme. Sykler, rullebrett, rulleskøyter og lignende er ikke tillatt. 5. Plakater med aktuell kulturinformasjon leveres informasjonen i 1. etasje som godkjenner og henger opp på anvist plass. 6. Alle utstillinger, opptredener og andre aktiviteter i eller utenfor kulturhuset skal godkjennes av Sølvbergets ledelse i god tid på forhånd. Søknadsskjema finnes på våre hjemmesider. 7. Bortvisning fra Sølvberget vil skje i følgende tilfeller a) Synlig rusede personer, eller personer som bruker rusmidler i lokalene b) Personer som er til sjenanse pga. bråk, eller opptrer aggressivt eller truende mot personalet eller andre besøkende c) Personer som blir tatt i å bedrive hærverk eller annen kriminell virksomhet 8. Bortvisning gjelder midlertidig i den aktuelle situasjonen. Grovere eller gjentatte tilfeller kan medføre utvisning i inntil 1 måned, eventuelt politianmeldelse. I tillegg gjelder Politivedtekt for Stavanger kommune