Sakskart til møte i Administrasjonsutvalget

Møteinnkalling Sakskart til møte i Administrasjonsutvalget 07.11.2018 Møtested: Schweigaards gate 4, Galleriet Møterom: Fylkestingssalen Møtedato: 07.11.2018 Tid: 09:00

Saksliste Saksnr Tittel PS 6/18 Årsbudsjett 2019 og ØP 2019-2022 PS 7/18 Rapport til fylkestinget - om tiltak/utbedringer som er gjort i forhold til revisjonsprosjekt - Bruk av farlig utstyr og håndtering av kjemikalier

Saksfremlegg Dato: Arkivref: 08.12.2017 2017/20581-1 Saksnr Utvalg Møtedato Fylkesting 17.12.2018 Fylkesutvalg 26.11.2018 10/18 Eldrerådet 05.11.2018 6/18 Administrasjonsutvalget 07.11.2018 Rådet for mennesker med nedsatt 05.11.2018 funksjonsevne Yrkesopplæringsnemnda Hovedarbeidsmiljøutvalget 07.11.2018 Årsbudsjett 2019 og ØP 2019-2022 Innstilling 1. Ved utskriving av fylkesskatten for 2019 legges til grunn den maksimale skattøren som vedtas av Stortinget i statsbudsjettet. 2. Netto driftsrammer i driftsbudsjettet for økonomiplanperioden 2019-2022 vedtas slik det framgår av Hovedoversikt drift: Hovedoversikt programområder Økonomiplan (tall i 1000 kr) 2019 2020 2021 2022 1 - Sentrale styringsorganer Utg 410 938 401 292 404 108 401 292 Innt -46 431-39 681-39 681-39 681 Netto 364 507 361 611 364 427 361 611 2 - Utdanning og kompetanse Utg 4 751 382 4 781 279 4 834 660 4 859 574 Innt -451 541-451 191-451 191-451 191 Netto 4 299 841 4 330 088 4 383 469 4 408 383 3 - Plan, næring og miljø Utg 91 892 91 142 91 142 91 142 Innt -45 079-45 079-45 079-45 079 Netto 46 813 46 063 46 063 46 063 4 - Tannhelse Utg 265 128 267 624 270 505 274 805 Innt -29 276-29 276-29 276-29 276 Netto 235 852 238 348 241 229 245 529 5 - Kultur, frivillighet og folkehelse Utg 359 451 354 552 354 552 354 552 Innt -183 321-183 321-183 321-183 321 Netto 176 130 171 231 171 231 171 231 7 - Samferdsel og transport Utg 2 419 001 2 233 855 2 269 677 2 221 756 Innt -891 654-706 528-742 384-694 463 Netto 1 527 347 1 527 327 1 527 293 1 527 293 8 - Sektoruavhengige utg/innt Utg 176 706 184 684 189 809 192 912 Innt -605 465-580 990-642 601-635 704 Netto -428 759-396 306-452 792-442 792 9 - Frie inntekter/finans/avsetninger Utg 407 727 454 316 562 806 595 806 Innt -6 629 458-6 732 678-6 843 726-6 913 124 Netto -6 221 731-6 278 362-6 280 920-6 317 318 Totalt for Akershus fylkeskommune Utg 8 882 225 8 768 744 8 977 259 8 991 839 Innt -8 882 225-8 768 744-8 977 259-8 991 839 Netto 0 0 0 0

3. Investeringsbudsjettet for økonomiplanperioden 2019-2022 vedtas slik det framgår av Hovedoversikt investeringer, og med fordeling på prosjekter slik det framgår av vedlegg 1D Investeringer pr. prosjekt. Hovedoversikt investeringer Økonomiplan Total- 2019 2020 2021 2022 sum Sentrale styringsorganer 1 500 3 500 3 500 3 500 12 000 Utdanning og kompetanse 393 800 864 200 1 617 800 1 198 000 4 073 800 Tannhelse 38 500 22 000 40 000 26 500 127 000 Samferdsel og transport 378 431 570 100 289 800 251 000 1 489 331 Akershus interkommunale pensjonskasse (AIPK) 6 051 6 656 7 321 8 054 28 082 Sum nye bevilgninger 818 282 1 466 456 1 958 421 1 487 054 5 730 213 Sentrale styringsorganer 0 0 0 0 0 Utdanning og kompetanse 253 483 44 800 0 0 298 283 Tannhelse 11 100 16 600 14 000 0 41 700 Samferdsel og transport 268 666 0 0 0 268 666 Sum rebudsjetteringer 1) 533 249 61 400 14 000 0 608 649 Sum investeringer 1 351 531 1 527 856 1 972 421 1 487 054 6 338 862 Sum nye bevilgninger Oslopakke 3 226 900 654 700 845 950 962 450 2 690 000 Sum rebudsjetteringer Oslopakke 3 210 299 0 0 0 210 299 Sum investeringer Oslopakke 3 437 199 654 700 845 950 962 450 2 900 299 Belønningsmidler 2) 25 800 32 675 26 200 40 000 124 675 Sum belønningsmidler 25 800 32 675 26 200 40 000 124 675 Sum investeringer inkl. Oslopakke 3 og øvrige midler 1 814 530 2 215 231 2 844 571 2 489 504 9 363 836 Lån -750 050-990 956-1 275 721-885 854-3 902 581 Overført fra driftsbudsjettet -205 600-198 200-252 700-252 700-909 200 Bruk av ubundet investeringsfond / disposisjonsfond -96 300 0 0 0-96 300 Mva-kompensasjon -284 300-338 700-444 000-348 500-1 415 500 Bruk av infrastrukturfond samferdsel -15 281 0 0 0-15 281 Sum egenkapital -601 481-536 900-696 700-601 200-2 436 281 Sum finansiering ekskl. Oslopakke 3 og øvrige midler -1 351 531-1 527 856-1 972 421-1 487 054-6 338 862 Sum nye bevilgninger Oslopakke 3 - inntekter -226 900-654 700-845 950-962 450-2 690 000 Sum rebudsjetteringer Oslopakke 3 - inntekter -210 299 0 0 0-210 299 Sum belønningsmidler - inntekter 2) -25 800-32 675-26 200-40 000-124 675 Sum finansiering inkl. Oslopakke 3 og øvrige midler -1 814 530-2 215 231-2 844 571-2 489 504-9 363 836 4. Det opptas lån til investeringsformål i budsjettet for 2019 på inntil 750 mill. kr. Gjennomsnittlig avdragstid settes til 30 år. Innenfor rammen av vedtatt driftsbudsjett gis virksomhetene anledning til å inngå finansielle leieavtaler i inntil 4 år. Omfanget av disse rapporteres til fylkestinget i forbindelse med årsregnskapet. 5. Fylkeskommunens trekkrettighet i bank settes til 500 mill. kr i 2019. 6. Hovedmål og utviklingsområder for Akershus fylkeskommune i kapittel 4 skal legges til grunn for driften i 2019. 7. Fylkesrådmannen fordeler de økonomiske rammene og inngår avtaler med fylkeskommunens virksomheter og Statens vegvesen Region øst basert på de mål og utviklingsområder som vedtas i økonomiplanen. 8. Styret i Ruter AS fastsetter kollektivtakstene i Akershus i henhold til sammenslåings- og aksjonæravtalen. Fylkesrådmannen gis fullmakt til å inngå leveranseavtale med Ruter AS for 2019.

9. Driftsbudsjettet for revisjon, kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat (programkategori 1D) vedtas med en netto driftsutgift på kr 7 850 000 i 2019. 10. Driftsbudsjett for Akershus KollektivTerminaler FKF: Akershus KollektivTerminaler FKF (AKT) 2019 2020 2021 2022 Driftsinntekter -89 218-88 013-91 632-95 767 Herav tilskudd fra AFK - Ordinære AFK-midler -33 980-35 531-36 173-37 960 - Drift og vedlikehold bussanlegg -12 167-6 887-3 851-3 928 Driftskostnader 89 578 87 653 91 272 95 407 Netto finansposter -360-360 -360-360 Resultat 0-720 -720-720 Avsetninger 0 720 720 720 Resultat etter avsetninger 0 0 0 0 Brutto investeringsrammer for Akershus KollektivTerminaler FKF: Akershus KollektivTerminaler FKF (AKT) 2019 2020 2021 2022 Sum investeringer 32 282 14 375 20 000 40 000 Finansiering disposisjonsfond AKT -5 000 Finansiering investeringstilskudd fra AFK -27 281-14 375-20 000-40 000 Herav - Ordinært investeringstilskudd -19 032 - Oslopakke 3-midler -750 - Belønningsmidler -7 500-14 375-20 000-40 000 Sum finansiering -32 281-14 375-20 000-40 000 11. Driftsbudsjett for AFK eiendom FKF: Drift AFK eiendom FKF 2019 2020 2021 2022 Utgifter forvaltning, drift og vedlikehold mv. 179 544 179 544 179 544 179 544 Finansutgifter og kapitalbidrag 608 516 624 516 672 516 728 516 Sum utgifter 788 060 804 060 852 060 908 060 Sum totale inntekter -789 860-805 860-853 860-909 860 Resultat -1 800-1 800-1 800-1 800 12. Brutto investeringsrammer for AFK eiendom FKF: Investeringer AFK eiendom FKF 2019 2020 2021 2022 Igangværende prosjekter / rebudsjetteringer 113 500 58 400 14 000 0 Nye prosjekter 221 900 168 200 36 900 36 000 Prosjekt 10301 overføres til AFK eiendom FKF i løpet av året 159 000 682 000 1 581 800 1 162 000 Sum investeringer *) 494 400 908 600 1 632 700 1 198 000 Nye lån 322 072 554 801 1 098 635 756 683 Egenkapital fra mva-refusjon 98 880 181 720 326 540 239 600 Egenkapital andel av driftsmidler 73 448 172 079 207 525 201 717 Sum finansiering 494 400 908 600 1 632 700 1 198 000

Sammendrag Det vises til tidligere utsendt «Årsbudsjett 2019 og økonomiplan 2019-2022 Fylkesrådmannens forslag». I kapittel 1 «Hovedprioriteringer», side 8 og 9 presenteres et kort sammendrag av fylkesrådmannens forslag. Oslo, 24. oktober 2018 Knut Sletta Saksbehandler: Grethe Hjelle

Saksframlegg Dato: Arkivref: 03.09.2018 2017/2504-19 Saksnr Utvalg Møtedato 117/18 Fylkesting 19.11.2018 49/18 Hovedutvalg for utdanning og kompetanse 06.11.2018 7/18 Administrasjonsutvalget 07.11.2018 21/18 Yrkesopplæringsnemnda 05.11.2018 Hovedarbeidsmiljøutvalget 07.11.2018 Rapport til fylkestinget - om tiltak/utbedringer som er gjort i forhold til revisjonsprosjekt - Bruk av farlig utstyr og håndtering av kjemikalier Forslag til vedtak Fylkestinget tar fylkesrådmannens rapport til orientering. Om saken Fylkesrådmannen viser til sak PS 107/17 30.10.2017 i fylkestinget der forvaltningsrapport 7/2017 om bruk av farlig utstyr og håndtering av kjemikalier ble behandlet med følgende vedtak: Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere tilbake innen utgangen av november 2018 hvilke tiltak/utbedringer som er gjort i forhold til rapportens anbefalinger. Fylkestinget ber rådmannen vurdere tiltakene og prioritere tiltakene som gjelder de ansatte og elevenes sikkerhet først. Fylkestinget tar rapporten til orientering. Vurderinger Fylkesrådmannen gir nedenfor sin statusrapportering til fylkestinget. Innledningsvis redegjøres det for hvordan fylkesadministrasjonen bygger opp sin sikkerhetskultur, for deretter å gjennomgå hvordan de enkelte anbefalinger fra fylkesrevisjonen er fulgt opp. Fylkesrådmannen legger stor vekt på å bygge en sikkerhetskultur som gjør arbeidet med helse, miljø og sikkerhet til en naturlig del av den daglige drift. En slik kultur bygges med oppmerksomhet om HMS, holdninger og administrative rutiner som støtter en slik kultur.

Fylkesrådmannen vil beskrive arbeidet med å fremme en sikkerhetskultur først. Deretter vil fylkesrådmannen vurdere revisjonsrapportens forslag til sentrale og lokale tiltak for å forbedre bruk av farlig utstyr og kjemikalier Elementer i sikkerhetskultur Gode rutiner for forebygging av skader og risiko er nødvendig, men ikke tilstrekkelig for å ha en fullt ut trygg arbeids- og skoleplass. Forebyggende arbeid som kun er rettet mot å løse kjente problemer, løser gårdagens problemer og ikke nødvendigvis nåtidens og framtidens. Det kan øke muligheten for at man kommer på etterskudd i forhold til nye farer hvis man utelukkende retter arbeidet med helse, miljø og sikkerhet (HMS) mot kjente hendelser. HMS, sikkerhet og beredskap krever at man arbeider kontinuerlig med teknologiske, organisatoriske og menneskelige forhold for å forebygge uønskede hendelser. Akershus fylkeskommune har langt på vei de teknologiske løsningene på plass. Arbeidet innen HMS og sikkerhet er i hovedsak rettet mot organisatoriske og menneskelige forhold. Innretningen av HMS-arbeidet i Akershus fylkeskommune er å etablere rammeverk og overordnede rutiner som sikrer minimumskvalitet, men som tilrettelegger for en organisasjonskultur som er vâr for risiko og har kontinuerlig oppmerksomhet på forebygging. Akershus fylkeskommune arbeider for å fremme organisasjonskultur som har større oppmerksomhet om HMS. En slik organisasjonskultur med oppmerksomhet på sikkerhet sikkerhetskultur er avgjørende for om organisasjonen skal være et trygt sted å arbeide i og lære i for elever. Utvikling av en godt forankret sikkerhetskultur vil være avgjørende i arbeidet med trygge arbeidsplasser og skoleplasser. Sikkerhetskulturen innebærer å ha: Gode HMS-rutiner Opplæring av lærere, ledere og elever i sikkerhet generelt og knyttet til bruk av utstyr Et HMS-system som fanger opp avvik Kjemikaliehåndteringssystem som fanger opp kjemisk helsefare Gode psykososiale kartlegginger og godt oppfølgingsarbeid Organisatorisk forankring av HMS-arbeidet i alle organisasjonsledd Vedvarende oppmerksomhet om sikkerhet Langt på vei mener Akershus fylkeskommune at organisasjonen har gode praksiser: HMS håndboken har sentrale og lokale rutiner som langt på vei følges det er rutinemessig opplæring innen HMS av verneombud og ledere og de fleste som skal ha slik opplæring har det. HMS-systemet QM+ som settes i drift i 2018 inneholder rutiner og avvikshåndtering kjemikaliehåndteringssystemet SafeUse registrerer kjemikalier og er vedtatt brukt i hele organisasjonen. det psykososiale arbeidsmiljøet kartlegges hvert annet år og fra 2018 er det konkrete krav om aktivitet knyttet til resultatene på hver enhet. den organisatoriske forankringen arbeides det kontinuerlig med. Lokalt på arbeidsstedene er det høy kompetanse og HR-avdelingen har systemansvar. HRavdelingen har et overordnet ansvar for hele organisasjonen. Imidlertid er det krysningspunkter mellom systemkrav på overordnet nivå og faglige krav som skaper utfordringer. Disse arbeides det med ved å skape faste kontaktpunkter for HMS i aktuelle fagavdelinger vedvarende oppmerksomhet handler om summen av de foregående punktene og arbeid med holdninger til sikkerhet og HMS.

Kulturendring er et langsiktig arbeid. Elementer er å arbeide med de konkrete forholdene som er anbefalt av fylkesrevisjonen, og i tillegg arrangere kurs og ha aktive nettverksgrupper innen de ulike fagområdene. Videre innebærer arbeidet å inkludere HMS i rapporteringssystemer, budsjetteringsprosesser og utviklingsprosesser. Akershus fylkeskommune vil på ulike vis arbeide videre med å styrke de tre sidene ved godt HMS og beredskapsarbeid: teknologi, organisasjon og mennesker. Teknologi Innføring av kjemikaliehåndteringssystemet SafeUse og HMS-systemet QM+ har styrket henholdsvis kjemisk helsefare og HMS (særlig avviksregistrering og tilgjengelighet til HMSsystemet). Akershus fylkeskommune regner dette for å være vesentlige forbedringer i HMSarbeidet som ivaretar flere av revisjonsrapportens punkter. Kjemikaliehåndteringssystemet SafeUse er nå obligatorisk for alle virksomheter. Det gjør det enklere å holde oversikt over kjemikalier lokalt og det støtter muligheten til at fylkesrådmannen og hovedarbeidsmiljøutvalgets kjennskap til omfanget av kjemikaliebruk på virksomhetene. HMS-systemet QM+ er satt i drift høsten 2018. Systemet inneholder HMS-håndboken og gir mulighet til registrere uønskede hendelser lokalt. På samme måte som kjemikaliehåndteringssystemet gir det mulighet til å følge med på avvik på ulike organisasjonsnivåer. Organisering Hvert år rapporteres det fra virksomhetene om HMS-arbeidet. Den samlede rapporten legges fram for hovedarbeidsmiljøutvalget. Akershus fylkeskommune vil gå gjennom temaene for rapportene og se på muligheten for å styrke rapporteringen på elevers og ansattes sikkerhet. HMS, og særlig punktene som er nevnt i revisjonsrapporten, vil inngå i de faste oppfølgingssamtalene mellom fylkesadministrasjonen og den enkelte virksomhet. Fylkesrådmannen vil sørge for å kommunisere at disse anbefalingene følges opp av ledelsen ved den enkelte videregående skole, og stille krav til rapportering om at punktene er fulgt opp. Mennesker Teknologi og organisering bidrar til en organisasjonskultur som har sikkerhet og forebygging som en naturlig del av daglig drift. Opplæring er også en viktig del av dette. Derfor fortsetter fylkesadministrasjonens kurs i HMS for ledere og verneombud, risikovurdering, HMS-systemet QM+, kjemikaliehåndteringssystemet SafeUse og beredskapsopplæring. Det vil bli laget en nyhetssak hvert semester med HMS-relatert innhold. Det vil også gjennomføres felles kurs innen ulike fagfelt hvor HMS-er en naturlig del. Avdeling for videregående opplæring organiserer nettverksgrupper hvor ulike fag er tema. HMS er et tema. Dette er en del av fagutvikling og kompetanseutvikling innen skole. Fylkesrådmannen redegjør nedenfor nærmere for sin vurdering av fylkesrevisjonens 20 anbefalinger Fylkesrådmannen bør: 1. vurdere om det overordnede HMS- ansvaret ivaretas på en tilstrekkelig måte når det gjelder bruk av farlig utstyr i opplæringen ved de videregående skolene

Det finnes ingen egen rutine for bruk av farlig utstyr. Behovet for vurdering av hvilke sikringstiltak som bør gjelde på det enkelte verksted/laboratorium/undervisningslokale er behandlet i HMS-håndboken - 1.1. Lederansvar, - 1.2. Organisasjon og ansvar, rutine - 1.4. SYSTEMKRAV og metoder 5.1-5.8-2.3 Bruk av verneutstyr og - 2.8. Yrkesskade/-sykdommer. Fylkesrådmannen har gått gjennom disse rutinene og funnet at de dekker målet om risikovurdering ved bruk av farlig utstyr og plassering av ansvar. Akershus fylkeskommune vil vurdere om det er hensiktsmessig å innføre felles rutiner for vurdering av risiko ved bruk av farlig utstyr i opplæringen og bruk av kjemikalier i opplæringen. Felles spesifikke rutiner kan komme i veien for lokale rutiner. Ansvar for HMS er delegert til de enkelte rektorene som har myndighet til å gjøre lokale tilpasninger i HMS-systemet (del 2 av HMS-håndboken). På grunn av ulik fysisk utforming av lokaler og ulike maskiner på skolene er det begrensninger i hvor spesifikke de sentrale rutinene kan være. Ytterligere rutiner tilpasset lokale forhold må legges inn i den lokale HMS-håndboken. Det finnes mulighet i HMS-systemet for å ha lokalt tilpassede rutiner i vårt HMS-system og det er åpnet tilsvarende mulighet i det elektroniske HMS-systemet (QM+). Opplæring vil bli gitt for superbrukere på virksomhetene til å legge rutinene inn elektronisk når systemet høsten 2018 settes i drift. 2. gjennomgå behovet for rapporteringsinformasjon om skader/ulykker blant elever og lærer Behovet for rapporteringsinformasjon er gjennomgått og fylkesrådmannen har funnet at det nye elektroniske HMS-systemet QM+ gir rapporteringsinformasjon om skader og ulykker. Ulykker og nesten-ulykker skal registreres i dette systemet. Det gir avdelingsledere, rektor, verneombud på alle nivåer og HR-avdelingen (som har ansvar for systemet) anledning til å følge fortløpende med på ulykkesrapportering. Systemet gir mulighet til å skille mellom elev og ansatt. 3. forsikre seg om at det elektroniske HMS-verktøyet som tas i bruk i 2017 gir den informasjon som fylkeskommunen trenger for å forebygge skader og ulykker både blant elever og lærere Fylkesrådmannen har vurdert om det nye HMS-systemet gir den informasjon som fylkeskommunen trenger for å forebygge skader og ulykker både blant elever og lærere og funnet at systemet gir tilfredsstillende informasjon. Opplæring i bruk av systemet starter høsten 2018. Det vil bli holdt en kontinuerlig dialog med brukerne for å skape enighet om hvilken informasjon som skal legges inn i systemet. Rapportering av ulykker og nesten-ulykker gir mulighet til å analyser som støtter det forebyggende arbeidet. 4. gjennomgå og vurdere innholdet i HMS-håndboka når det gjelder definering av hvilke rutiner som bør være felles og hvilke som er spesifikke for virksomhetene Innholdet i fylkeskommunens HMS-håndbok er tilgjengelig i HMS-systemet QM+. Fylkesrådmannen har vurdert i hvilken grad det er hensiktsmessig å lage flere felles rutiner for bruk av farlig utstyr og funnet at det i liten grad er hensiktsmessig å endre delingen mellom generelle felles rutiner og lokale spesifikke rutiner (jfr. svar på punkt 1).

5. vurdere om fylkeskommunen i større grad bør samordne utarbeidelse av HMS-rutiner og sørge for at informasjonen er lett tilgjengelig HMS-rutiner er lagt inn i HMS-verktøyet OM+. Rutinene er utarbeidet i samarbeid med organisasjonene og vernetjenesten i de ulike delene av våre virksomheter (jfr. svar på punkt 1). Disse vedtas i hovedarbeidsmiljøutvalget og revideres løpende. Behovet for nye felles rutiner må veies opp behovet for lokal tilpasning av rutinene. Denne vurderingen gjøres fortløpende. 6. vurdere om det i større grad kan utarbeides og gjennomføres felles kurs innenfor HMSområdet Det arrangeres flere slike; HMS-kurs en til to ganger i året, bruk av kjemikaliehåndteringssystem og bruk av HMS-system vil bli arrangert høsten 2018. I den videre dialogen med fagavdelingene vil fylkeskommunen vurdere ytterligere behov for felles kurs. 7. gjennomgå samarbeidsrutiner på HMS-området internt i fylkeskommunen og i forhold til den enkelte skole I dag foregår samarbeid på øverste nivå i fylkeshovedarbeidsmiljø-utvalget. Samarbeid på skoler foregår i de lokale arbeidsmiljøutvalgene. Ut over disse arenaene foregår samarbeid som løpende dialog mellom fylkeshovedverneombud og HR-avdelingen som er systemansvarlig. Fylkesrådmannen vurderer det som viktig å videreutvikle samarbeidet. 8. vurdere om det kan stilles krav i lærekontraktene med lærebedriftene om å påse at elevene utfører risikovurderinger forut for utførelse av fagoppgaver Sikker-jobb-analyse (risikovurdering før den enkelte arbeidsoperasjon) er ofte en integrert del av HMS-arbeidet i virksomhetene når arbeid starter opp. Fylkesrådmannen mener det ikke er nødvendig å stille krav om lærlingers risikovurdering i lærekontraktene med lærebedriftene. 9. vurdere om det i større grad kan utarbeides felles rutiner innenfor HMS-aktiviteter som er felles for flere skoler HMS rutine 1.1. Lederansvar, 1.2. Organisasjon og ansvar, rutine 2.3 Bruk av verneutstyr og 2.8. Yrkesskade/-sykdommer er felles rutiner. Fylkesrådmannen har ikke vurdert det hensiktsmessig å innføre nye felles rutiner nå (jfr. svar på punkt 1, 4 og 5). Interne revisjoner av HMS-arbeidet de to siste årene har avdekket at det tidvis er noe mangelfull etterlevelse av rutinene. Fylkesrådmannen vil derfor fortsette med slike revisjoner. De interne revisjonene vil også kunne gi verdifulle bidrag til utarbeidelse av felles rutiner. 10. vurdere å anskaffe/utarbeide et felles brukervennlig kjemikaliehåndteringssystem Det elektroniske kjemikaliesystemet SafeUse er besluttet brukt i hele organisasjonen og det er tatt i bruk av de fleste virksomhetene. Det har gitt oversikt over kjemikaliebruken. Videre arbeid med å redusere kjemisk helsefare er å benytte ekstern fagkompetanse i arbeidet med å bytte ut farlige kjemikalier med mindre farlige der det er mulig (substituere) og sanere kjemikalier som ikke er i bruk. Ledelsen ved aktuelle videregående skoler bør:

11. gjennomgå og vurdere rutinene for gjennomføringen av risikoanalyser slik at alle risikofaktorer knyttet til skolens virksomhet blir fanget opp Fylkesrådmannen har utarbeidet felles retningslinjer, veiledning og maler for å gjennomføre risikoanalyser. Fylkesrådmannen tilbyr opplæring i å gjennomføre risikoanalyser og støtter virksomhetenes risikoanalyser på forespørsel. Fylkesrådmannen følger opp at risikoanalyser gjennomføres. 12. vurdere om skolens praksis for gjennomføring av risikovurderinger forut for at elevene utfører fagoppgaver er tilfredsstillende Fylkesrådmannen har vurdert skolens praksis for gjennomføring av risikovurdering forut for at elevene gjennomfører fagoppgaver og funnet at rutinene er tilfredsstillende. Vurdering av praksis er tema i intern HMS-revisjon som gjøres ved enkelte skoler hvert år. 13. vurdere om det er behov for å bedre skolens rutiner for rapportering og håndtering av både ulykker og nestenulykker herunder at det rapporteres til riktig instans, blant annet DSB ved strømgjennomgang Med innføring av HMS-systemet SafeUse vil det være et elektronisk system for rapportering av ulykker og nesten-ulykker. Rapporter vil være tilgjengelige på alle organisatoriske nivåer, slik at både linjeledelsen og verneombud/hovedverneombud vil ha oversikt over rapporterte ulykker til enhver tid. 14. vurdere om HMS blir tilstrekkelig vektlagt i loggen til elever som er utplassert ved bedrifter Fylkesrådmannen finner det hensiktsmessig at de enkelte skolene vurderer egne rutiner på dette området og vil ta dette opp med virksomhetene. 15. vurdere om HMS-opplæringen for elevene ved skolestart og underveis i skoleåret er tilstrekkelig, at det underskrives en forpliktende avtale om at opplæring er gitt og at dokumentasjonen er lett tilgjengelig Dokumentasjon på elevers HMS-opplæring kan bli tilgjengelig i HMS-systemet eller som notat i det nye skoleadministrative systemet som er under implementering (VIS). Videre utvikling av funksjonalitet i det skoleadministrative systemet kan gjøre HMS-dokumentasjon som en integrert del. 16. vurdere om faglærere bør hospitere ved bedrifter for å tilegne seg kunnskaper om bruk av nye maskiner og utstyr De lokale forholdene med hensyn til maskiner og læreres kompetanse varierer så mye at den enkelte virksomhet selv må å sørge for at lærere har tilstrekkelig kunnskap om maskiner og utstyr. Yrkesfagløftet legger opp til hospitering for yrkesfaglærere. 17. vurdere om test- og prøveresultater fra HMS-opplæring av elevene oppbevares på en lett tilgjengelig måte Se kommentar til pkt. 15: Dokumentasjon på elevers HMS-opplæring vil bli tilgjengelig i HMSsystemet eller i det skoleadministrative systemet (VIS).

18. vurdere om elevenes sikkerhet på verksted blir tilstrekkelig ivaretatt blant annet med hensyn til opplæring, adgangskontroll, verkstedets utforming og arbeidsutstyrets tilstand. Jfr. rapportens kapittel 8.1 om bruk av farlig utstyr HMS og fysisk sikkerhet vil bli inkludert i styringsdialogen med virksomhetene. Temaet vil også bli gjenstand for intern revisjon (jf. pkt. 12). 19. gjennomgå og vurdere om skolens rutiner og praksis for kjemikaliehåndtering og oppbevaring er tilfredsstillende Se svar på punkt 18. HMS og kjemisk sikkerhet vil bli inkludert i styringsdialogen med virksomhetene. Temaet vil også bli gjenstand for intern revisjon. 20. gjennomgå stoffkartotek og vurdere om farlige stoffer kan erstattes av mindre farlige stoffer eventuelt med støtte fra bedriftshelsetjenesten. Fylkesrådmannen vil be om rapportering på at denne vurderingen blir ivaretatt av den enkelte videregående skole. Oppsummering Fylkesrådmannens viser til at det er viktig å bygge en sikkerhetskultur som gjør arbeidet med helse, miljø og sikkerhet til en naturlig del av den daglige driften. En organisasjonskultur med oppmerksomhet på HMS er avgjørende for å sikre at fylkeskommunen er et trygt sted å arbeide og lære i. Dette er et kontinuerlig arbeid, og fylkesrådmannen arbeider med dette gjennom ulike tiltak som vist i saken. Fylkesrådmannen vil fortsette dette viktige arbeidet. Saksbehandler: Viggo Nilsen Oslo, 28.10.2018 Knut Sletta fylkesrådmann