GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON MØTEINNKALLING Utvalg: Arbeidsmiljøutvalg Møtested: Gratangen rådhus Møtedato: 06.02.2014 Tid: 13:00 Eventuelt forfall meldes til tlf. 77 02 18 00 Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling Kort orientering vedr. IA arbeidet v/admin. SAKLISTE Saksnr. Tittel 1/14 GODKJENNING AV AMU`S MØTEPROTOKOLL AV DEN 28.11.2013 2/14 REFERATSAKER AMU 06.02.14 3/14 VALG AV LEDER AMU 2014-2015 4/14 ÅRSRAPPORT AMU 2012 OG 2013 5/14 TILTAK FOR Å ØKE NÆRVÆRET I GRATANGEN KOMMUNE 6/14 VELFERDSMIDLER 2014 7/14 VERNEOMRÅDER - ENDRING Gratangen 30.01.2014
Sak 1/14 GODKJENNING AV AMU`S MØTEPROTOKOLL AV DEN 28.11.2013 Saksbehandler: Torill Hansen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/94 1/14 Arbeidsmiljøutvalg 06.02.2014 AMU`S møteprotokoll av den 28.11.2013 godkjennes Som vedlegg til saken følger: Vedl. Gratangen kommune, 23.01.2014 Torill Hansen Kontormedarbeider Side 2 av 11
Sak 2/14 REFERATSAKER AMU 06.02.14 Saksbehandler: Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/95 2/14 Arbeidsmiljøutvalg 06.02.2014 Referatsakene tas til orientering. Følgende vedlagte saker refereres, og tas til orientering; * Samarbeidsavtale Gratangen kommune og Narvik BHT 2014-2015 * Oversikt nærvær 2007-2013 * Arbeidstilsynet - tilsyn med allmennlegetjenesten i Gratangen kommune Gratangen kommune, 29.01.2014 Side 3 av 11
Sak 3/14 VALG AV LEDER AMU 2014-2015 Saksbehandler: Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/96 3/14 Arbeidsmiljøutvalg 06.02.2014 Som leder for Arbeidsmiljøutvalget i Gratangen kommune 2014-2015 velges... Ledervervet i AMU skal veksle mellom arbeidsgiversiden og arbeidstakersiden annethvert år. Arbeidstakersiden har hatt ledervervet i 2 år, representant for Fagforbundet, Ona wågen, har hatt ledervervet siden mars 2013. Det skal velges ny leder for AMU. Vedkommende skal representere arbeidsgiversiden og velges for perioden 2014-2015. Gratangen kommune, 28.01.2014 Side 4 av 11
Sak 4/14 ÅRSRAPPORT AMU 2012 OG 2013 Saksbehandler: Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/97 4/14 Arbeidsmiljøutvalg 06.02.2014 Årsrapport for AMU for 2012 og 2013 godkjennes. Det vises til vedlagte forslag til årsrapporter for AMU 2012 og 2013. AMU skal hvert år avgi en rapport om sitt arbeid til virksomhetens styrende organer og arbeidstakerorganisasjoner. Rapporten som utarbeides skal oppbevares i virksomheten og skal kunne forevises dersom Arbeidstilsynet ber om det. AMU står fritt i utformingen av rapporten, men den bør inneholde følgende elementer; * Fakta om utvalget; Dato for opprettelse av utvalget, antall stemmeberettigede medlemmer, om bedriftshelsetjenesten er medlem, hvilke parter som har hatt formannsvervet siste året og hvor mange møter som har blitt avholdt. * Hovedpunktene i utvalgets arbeid; Kort beskrivelse av hvilke oppgaver de har hatt, og hvordan de har deltatt i virksomhetens HMS-arbeid. Som vedlegg til saken følger: Vedl. - Årsrapporter for AMU 2012 og 2013. Gratangen kommune, 28.01.2014 Side 5 av 11
Sak 5/14 TILTAK FOR Å ØKE NÆRVÆRET I GRATANGEN KOMMUNE Saksbehandler: Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/98 5/14 Arbeidsmiljøutvalg 06.02.2014 Det vises til følgende vedtak i AMU i sak 13/13; Det skal være årlig belønning vedr. tiltak for å øke nærværet i Gratangen kommune. Gjennomsnittlig nærvær beregnes for de tre siste år som utgangspunkt for beregning for å finne de enheter med best resultat. AMU beslutter hvilke enheter som skal belønnes årlig. Administrasjonen utarbeider forslag til neste AMU-møte. I henhold til vedtaket i sak 13/13 er det utarbeidet en oversikt vedr. fravær på de enkelte enheter/områder de tre siste år og gjort en gjennomsnittsberegning av disse. Administrasjonen har også satt opp et forslag mht. mål for de enkelte enheter/områder for 2014 mht. nærvær/fravær i oversikten. Oversikten vedr. fravær/nærvær og mål for 2014 er lagt ved saken. Å bruke tallene slik de fremkommer isolert sett i vedlagte oversikt mht. belønning og målsetting uten ytterligere individuell vurdering blir feil. Dette fordi det ikke vil hensynta forhold ved den enkelte enhet som bør vektlegges i en slik sammenheng. Ut fra foreliggende oversikt og en helhetlig vurdering hvor det bl.a. er hensyntatt alvorlig sykdom og kroniske lidelser mv, så tilråder administrasjonen v/en at hjemmetjenesten og kommunelegen belønnes. Som belønning foreslås det at det gis et beløp med kr. 500,- pr. fast ansatt ved enheten som benyttes til et felles velferdstiltak som alle de ansatte gis mulighet for å delta på. Det er til sammen 14 ansatte og vil medføre utgift på kr. 6500,-. Det opprettes en egen konto til (nærværstiltak) AMU`s disposisjon. Det foreslås videre at kr. 500,- pr. fast ansatt benyttes som belønning for ettertiden. Rådmannens forslag til vedtak; Hjemmetjenesten og kommunelegen/legekontoret belønnes for høyt nærvær hos de ansatte i tidsrommet 2011 2013 med kr. 500,- pr. fast ansatt. Midlene som gis som tiltak for å øke nærværet benyttes til et felles sosialt samvær som alle de ansatte gis mulighet for å delta på. Det opprettes en egen budsjettpost til (nærværstiltak) AMU`s disp., som utgiftene til slike tiltak belastes på. Som et årlig tiltak for å øke nærværet gis det for ettertiden kr. 500,- pr. fast ansatt til felles sosialt samvær for den enheten som AMU beslutter skal få dette. Utvelgelse av enhet på grunnlag av kriterier som bl.a. måloppnåelse fastsatt av AMU samt gjennomsnittlig nærværsprosent siste 3 år. Utgiften belastes AMU`s disp. b.p. Som vedlegg til saken følger: Vedl. oversikt fravær/nærvær gjennomsnittlig pr. enhet 2011-2013 Side 6 av 11
Sak 5/14 Gratangen kommune, 29.01.2014 Side 7 av 11
Sak 6/14 VELFERDSMIDLER 2014 Saksbehandler: Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/99 6/14 Arbeidsmiljøutvalg 06.02.2014 Det har de senere år vært avsatt ca 55 000,- til velferdstiltak ansatte i Gratangen kommune. I 2011 var det julemiddag/buffet på Løkta for alle ansatte 14/12 like etter arbeidstid. Det var egenandel kr. 100,- og mellom 60-70 deltakere. Arrangementet var vellykket. I 2012 var det utearrangment i form av sosialt samvær v/morgans skip i nov/des, og det kom ikke så mange deltakere. I 2013 var det et motivasjons-/oppmuntringsseminar for alle ansatte i kommunestyresalen med påfølgende julemiddag og sosialt samvær på ungdomshuset på Årstein 13/12. Det var ca 50 påmeldte, men cirka 30 møtte Det har for øvrig vært nokså like arrangement hvert år mht. tidspunkt, type arrangement mv selv om en har forsøkt ulike lokaler og steder. Midlene har så langt primært vært benyttet til et felles kveldsarrangement for alle ansatte med middag på ulike steder. Arrangementene har således vært i tråd med retningslinjene for midlene. Jfr. Arbeidsgiver- og personalpolitiske retningslinjer pkt. 8 Velferd : Det skal settes av velferdsmidler i forbindelse med budsjettbehandlingen hvert år, midlene bør komme flest mulig arbeidstakere til gode gjennom tiltak som har med deres helse og trivsel å gjøre. Med velferdstiltak menes sosiale og trivselsmessige tiltak som bidrar til et godt miljø både i og utenfor arbeidstiden, uavhengig av stillingsnivå og stillingsstørrelse. Velferdstiltak kan realiseres blant annet gjennom: HMS-midler Erkjentlighetsgaver Velferdsmidler Personalforsikring Permisjonsreglement Reglement for fleksitid Velferdsmidlene disponeres av AMU (event. ADU). I AMU sak 02/05 14.06.05 ble følgende vedtak fattet: Velferdsmidlene benyttes til en felles sosial sammenkomst for alle ansatte i Gratangen kommune. Det foreslås at midlene benyttes til motivasjons/oppmuntringsseminar for alle ansatte med påfølgende sosialt samvær etterpå, helst utearrangment på forsommeren før 20.06 event. på tidlig ettersommer. Det bør settes ned en navngitt komite event. at AMU eller deler av AMU er komite. Avsatte velferdsmidler for ansatte er i 2014 kr. 55 451,-. AMU bes ta stilling til hva midlene skal benyttes til. Side 8 av 11
Sak 6/14 Saken legges for øvrig fram uten innstilling. Gratangen kommune, 30.01.2014 Side 9 av 11
Sak 7/14 VERNEOMRÅDER - ENDRING Saksbehandler: Arkiv: 440 Arkivsaksnr.: 14/116 7/14 Arbeidsmiljøutvalg 06.02.2014 Gratangen kommune har følgende inndeling vedr. verneområder f.o.m. 01.02.2014; Gratangsheimen Hjemmetjenesten og helsesentret PU-tjenesten Barnehagen, avd. Årstein og Myrland Barnehagen, avd. Gratangsbotn Gratangsbotn skole og bibliotek Kommunehuset Pr. d.d. har har Gratangen kommune følgende inndeling vedr. verneområder; Verneområder Verneombud Telefon Gratangsheimen Anne Helen Pedersen 90 56 19 19 Hjemmetjenesten Ragnhild Lyngmo 48 10 87 48 PU-tjenesten Torgunn Hanssen 77021584 (Vikarselvvn.) Barnehagen, avd. Årstein og Myrland Hege Johansen 92644252 (barnehagen) Barnehagen, avd. Gratangsbotn Tove Jensvold 40 76 93 21 (barneh.) Gratangsbotn skole Steinar Ellefsen? 48400090 (skolen) Kommunehuset og helsesenter Cato Haakseth 770 21800 Det er behov for å endre på verneområdet for helsesentret som pr. i dag er definert sammen med kommunehuset som verneområde. Ved Arbeidstilsynets tilsynsbesøk v/allmenlegetjenesten i Gratangen 08.01.14 fremkom det fra ansatte at de finner det mer hensiktsmessig å være organisert sammen med hjemmetjenesten som verneområde, dette da hjemmetjenesten er lokalisert i helsesentret og har helsefaglig bakgrunn. Arbeidstilsynet signaliserte også i møtet 08.01.14 at det sannsynligvis vil komme varsel om pålegg eller pålegg om endring av verneområde for legekontoret. Narvik bedriftshelsetjeneste og hovedverneombud var tilstede Side 10 av 11
Sak 7/14 under tilsynsbesøket, og de mente også det var mer funksjonelt å ha helsesentret og hjemmetjenesten som et verneområde. Det tilrådes at hjemmetjenesten og helsesentret defineres som et verneområde med felles verneombud. Bibilioteket defineres som verneområde sammen med Gratangsbotn skole da begge nå er i samme bygning. Gratangen kommune, 30.01.2014 Side 11 av 11