Oslo kommune By rådet, Rundskriv 48 /2001 Til: Byrådsavdelingene, etatene, bydelene og Saksnr.: 199502501-174 bedriftene Arkivkode: 052.2 Fra: Byrådsavdeling for service-og Utsendt dato: 20.12.2001 organisasjonsutvikling Saksbeh.: OlaJ. Ellestad Gjelder fra: 01.10.2001 Telefon: 23 46 17 20 Gjelder til: Inntil videre Erstatter: Rundskriv nr. 38/2001 DELEGASJON AV MYNDIGHET I LØNNSSAKER MED VIRKNING FRA 01.10.2001 1. INNLEDNING Det vises til rundskriv nr. 38/01 vedr. delegasjon av myndighet i lønnssaker med virkning fra 01. 10.2001. Ved en inicurie har dessverre noe tekst falt ut i rundskriv nr. 38/01 og det er derfor behov for i dette rundskriv å foreta nødvendig korrigering. Endringene i forhold til rundskriv 38/01 er foretatt ipkt. 1 ogpkt.2.2.1. Dette rundskriv erstatter rundskriv nr. 38/01 i sin helhet. Rundskrivet, herunder vedlegg, bes gjennomgått nøye. Det presiseres at delegert lønnsmyndighet med virkning fra 01.10.2001 ii skal gjelde for virksomheter/ansatte i de virksomheter som berøres av statens overtakelse av spesialisthelsetjenesten (den såkalte sykehusreformen). For disse virksomheter vil de regler som fremkommer av byrådets rundskriv nr. 27/98 om delegasjon av myndighet i lønnssaker fortsatt gjelde. 2. DELEGASJON AV MYNDIGHET I LØNNSSAKER 2.1. INNLEDNING/BAKGRUNN I henhold til gjeldende fullmaktsordning har Byrådsavdeling for service-og organisasjonsutvikling lønnsmyndighet for hele kommunen med mindre slik myndighet er positivt delegert på bestemte områder gjennom egne delegasjonsvedtak. Dette gjelder såvel for nyopprettede stillinger i forbindelse med budsjettvedtak, eventuelt ved vedtak i bydelsutvalg, som ved endring av lønn som følge av endringer i stillingers arbeids -og ansvarsområde i forbindelse med omorganisering, endring av kompetansekrav m.v. Byrådet
Tidligere nmdskriv nr. 38/Ol bortfaller med dette og erstattes med bestemmelsene i dette rundskriv. For ordens skyld presiseres at eventuelle spesielle lønnsfullmakter som tidligere var gitt til enkelte virksomheter bortfaller. 2.2. FULLMAKTER 2.2.1. Lonnsfastsettelse av nvopprettede/omgjorte stillinger- lønnsendring for besatte stillinger og lønn i forbindelse med nytilsetting Med virkning fra 01.10.2001 foretas delegasjon av myndighet til etatsjefene/bedriftsdirektørene/bydelsdirektørene til å fastsette lønn for stillinger t.o.m. stillingsnivået under avdelingssjef, dvs, samtlige stillinger i vedkommende virksomhet med unntak av de stillinger som tilhører virksomhetleders ledergruppe. For stillinger som faller utenfor fullmakten, se pkt. 2.4. nedenfor. Fullmakten kan anvendes i forbindelse med lønnsfastsetting av nyopprettede stillinger eller omgjorte ledige stillinger etter vedtak i medbestemmelsesutvalget. Det er i denne forbindelse adgang til å bruke alternativene i den lønnsrarnmen som gjelder for stillingen. I konkrete tilfelle kan det innenfor fullmakten også foretas lønnsendring for besatte stillinger forutsatt at lønnsendring i det konkrete tilfelle kan forankres i kriteriene for lønnsrammesystemct. Likeledes kan fullmakten anvendes i forbindelse med vurdering i tilknytning til nytilsetting. Det er i denne forbindelse adgang til å bruke alternativene i den lønnsramme som gjelder for stillingen. Plassering ut over grunnplasseringen vil i disse tilfelle være en personlig ordning for vedkommende arbeidstaker. 2.2.2 Utlysing av stillinger i alternativer i lonnsrammen/lonnsspenn I henhold til lønnsrammesystemet i Oslo kommune har en stilling en grunnplassering i en konkret lønnsramme. De enkelte lønnsrammer har 15 alternative muligheter for innplassering. som kan anvendes i forbindelse med forhandlinger eller i tilknytning til administrativ lønnsfastsettelse. Etatsjefenefbedriftsdirektørene/bydelsdirektørene gis fra 01.10.2001 fullmakt til å utivse enkeitstillinger med lønnssperin, dvs, mulighet for en lønnsplassering mellom grunnplasserinen av stillingen og et høyere lønnstrinnlalternativ innenfor den aktuelle Iønnsramme. Dette innebærer f. eks, at en stilling som har en grunnplassering i ltr. 40 og hvor denne plassering tilsvarer alternativ 01 i lønnsrammen kan utlyses med et lønnsspenn fra ltr. 40 opp til maksimalt ltr. 55. En utlysing med lønnsspenn vil måtte vurderes i det konkrete tilfelle og det kan tenkes at man anvender deler av alternativene innenfor den konkrete lønnsrammen som lonnsspenn, f. eks. ltr. 40-45. Den konkrete innplassering av den arbeidstaker som blir tilsatt og som måtte gå ut over grunnplasseringen av stillingen, er en personlig ordning for vedkommende. 2.2.3.Fastsettelse av dellønn ved beordring Etatsjefene/bedriftsdirektørene/administrasjonssjefene gis fullmakt til å fastsette dellonn ved beordring der vilkårene for utbetaling av stedfortrederlønn ikke er oppfylt fullt ut. Det vises her til fellesbestemmelsenes 14, 1, 4.ledd, se for øvrig også personalhåndbokens kap. 5, pkt. 5.8.4.
2.3. FORUTSETNINGER FOR BRUK AV LØNNSFULLMAKTEN Det er en forutsetning at kriteriene for bruk av lønnsrammesystemet blir lagt til grunn for utøvelsen av fullmakten slik den er beskrevet i pkt. 2.2.oveafor. Lønnsranimesystemet samt protokoll fra møte 25.04.1996 med kriteriene for bruk av lønnsrammesystemet i Oslo kommune vedlegges, vedleggene i og 2. Det skal treffes vedtak for hver enkelt stilling. Det er ikke aktuelt innenfor denne fullmakten å fatte vedtak for grupper av stillinger. Virksomhetslederne skal holde seg til sentralt vedtatte/godkjente stillinger/stillingskoder/lønnsrammer. Det er ikke adgang til å fravike den sentralt fastsatte kodestrukturen. Kodestrukturen for gjennomgående stillinger som ligger innenfor denne fullmakten følger vedlagt, vedlegg 3. For etatspesifikke stillinger vil det bli sendt eget brev til de berørte etater. Byrådsavdeling for service-og organisasjonsutvikling vil oppdatere kodestrukturen ved endringer. Dette innebærer at når en stilling lønnsplasseres, skal den lønnsrainmen som hører til stillingen i følge stillingsregisteret benyttes. For alle stillinger skal innplasseringen følge ett av de gyldige lønnsrammealternativene, (jfr. stillingsregisteret). En kan altså ikke legge inn et annet Iønnstrinn enn det som følger av ansiennitet på det enkelte lønnsrammealtemativ. For stillinger lønnet etter ansiennitet skal det heller ikke gis tilleggsansiennitet for å f til innplassering på et bestemt lønnstrinn. Dersom det rent unntaksvis er umulig å benytte en gyldig lønnsramine, kan en bruke enten manuell avlønning eller stillingskode 8350 - midlertidig spesialstilling. Videre er det en klar forutsetning at eventuelle merutgifier som følge av lønnsendringer som foretas etter fullmakt, må dekkes innenfor vedtatt budsjett for inneværende år og innen økonomiplanen for neste år. 2.4. STILLINGER SOM FALLER UTENFOR.FULLMAKTEN Stillinger på avdelingssjefnivå, dvs, stillinger i virksomhetsieders ledergruppe, skalinntil videre behandles sentralt av Byrådsavdeling for service-og organisasjonsutvikling. Byrådsavdeling for service-og organisasjonsutvikling kommer senere tilbake til fremtidig håndtering av de stillinger som faller utenfor fullmakten. 2.5. SPESIELT VEDR. ENGASJEMENTER Ved lønnsplassering av engasjementer gjelder de samme begrensninger i forhold til stiilinssjikt som redegjort for i pkt. 2.2 ovenfor. Det må påses at vilkårene for midlertidig tilsetting i hht. Arbeidsmiljølovens 58 A er oppfylt. Den lønnsplassering som blir foretatt når det gjelder et engasjement, er uten betydning for den lønnsplassering som senere måtte bli foretatt dersom det blir opprettet en fast stilling innen det aktuelle området. For engasjementer skal 8000-koder benyttes, f. eks. kode 8350, jfr. for øvrig stillingsreisteret, vedlegg 3.
4 2.6.RAPPORTERING AV VEDTAK I HENHOLD TIL FULLMAKT I tilknytning til delegasjon av lønnsmyndighet som redegjort for ovenfor, vil virksomhetene som følge av fellesbestemmelsenes 16 måtte avgi en rapport til Byrådsavdeling for service-og organisasjonsutvikling, Arbeidsgiverseksjonen, hvor det skal redegjøres for hva som er gjort på området. Virksomhetene skal fortløpende rapportere om bruk av myndigheten på vedlag rapporteringsskjema. For å kvalitetssikre ordningen, kan vedtaket tidligst iverksettes 14 dager etter at rapporten er sendt til Byrådsavdeling for service-og organisasjonsutvikling, slik at avdelingen har mulighet til å ta kontakt med virksomheten før vedtak iverksettes. Vedtak om personlig tillegg i forbindelse med ansettelsessak for eksternt rekrutterte medarbeidere kan imidlertid gjennomføres umiddelbart. I tillegg til å sende rapporten direkte til Byrådsavdeling for service-og organisasjonsutvikling, bes virksomhetene også å sende kopi til fagbyrådsavdelingen. Dersom lønnsmyndigheten ikke blir brukt i en periode, skal det ikke sendes rapport. Rapport om bruk av delegert myndighet skal være undertegnet av etatsjeflbedriftsdirektør/bydelsdirektør. Etter gjeldende tariffavtale -fellesbestemmelser 16- kan organisasjonene kreve forhandlinger dersom man er uenig i kommunens lønnsplassering. Disse forhandlinger skal i så tilfelle etter bestemmelsen føres mellom organisasjonene sentralt og Byrådsavdeling for service-og organisasjonsutvikling. De rapporter som skal sendes Byrådsavdeling for service-og organisasjonsutvikling, jfr. ovenfor, vil, innenfor det aktuelle lønnsområdet fullmakten gjelder, være en del av Byrådsavdeling for service-og organisasjonsutviklings oversendelse av vedtak til organisasjonene. Dette vil være grunnlaget for eventuell behandling av saker mellom kommunen og organisasjonene etter fellesbestemmelsenes 16. I tillegg skal berørte lokale organisasjoner haunderretning om de vedtak som fattes innenfor rammen av denne fullmakten, jfr. vedlegg 2, pkt. 1.2. Byrådsavdeling for service-og organisasjonsutvikling har igangsatt et arbeid med sikte på at ovennevnte rapportering skal kunne skje elektronisk. Vi kommer nærmere tilbake til gjennomføringen av en slik ordning så snart de nødvendige operative forhold er lagt til rette. 2.7. AVGRENSNING M.V. Det gjøres spesielt oppmerksom på at den delegasjon som er omhandlet ovenfor bare omfatter myndighet til å fatte administrative vedtak, kfr. fellesbestemrnelsenes 16 og ikke forhandlinger etter fellesbestemmelsenes 17, pkt. 17.21. Den myndighet som etter rundskrivet her er delegert til etatsj efene/bedriftsdirektørene/bydelsdirektørene kan ikke videredelegeres.
5 Eventuelle spørsmål i tilknytning til bruk av delegert Ionnsmyndighet kan rettes til Byrådsavdeling for service-og organisasjonsutvikling, Arbeidsgiverseksjonen. BYRÅDSAVDELING FOR SERVICE- OG ORGANISASJONSUTVIKLING '- ilwtl LuL *enchefagan Byråd Kommuhaldirektør Vedlegg: 1. Lønnsrammesystemet i Oslo kommune 2. Protokoll av 25.4.1996 med kriterier for bruk av Iønnsranimesystemet i Oslo kommune 3. Kodestruktur for gjennomgående stillinger. 4. Rapporteringsskj ema.
0