Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Arkivsak: 12/40 Møtedato/tid: 03.05.2012, kl. 09:30 Møtested: Deltagere: Forfall: Kopi: Rådhuset, kommunestyresalen Per Bjarne Bonesvoll, leder Gjertrud Kjønnås, nestleder Ann Karin Haugen Helge A. Halvorsen Martin E. Martinsen Varamedlemmer Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 010/12 Godkjenning av protokoll fra møte den 23.02.2012 011/12 Forvaltningsrevisjon - Evaluering av to-nivå modellen- Ny tilbakemelding fra rådmanenn 012/12 Regnskap og revisjonsberetning for 2011 - Kontrollutvalgets uttalelse 013/12 Regnskap og revisjonsberetning 2011 Midtre Gauldal Næringsselskap KF - Kontrollutvalgets uttalelse 014/12 Forvaltningsrevisjon - pleie og omsorg i Midtre Gauldal kommune - orientering til kontrollutvalget 015/12 Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS 016/12 Forvaltningsrevisjon - Kunnskapsløftet 017/12 Kontrollutvalgets arbeid med overordnet analyse 018/12 Referatsaker 019/12 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 26.04.2012 Per Bjarne Bonesvoll (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik Konsulent, KonSek Side 1 av1 1

Godkjenning av protokoll fra møte den 23.02.2012 Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune 03.05.2012 010/12 Saksbehandler: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 12/40-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 23.02.2012 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 23.02.2012 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

Forvaltningsrevisjon - Evaluering av to-nivå modellen- Ny tilbakemelding fra rådmanenn Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune 03.05.2012 011/12 Saksbehandler: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 11/111-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Tilbakemelding til kontrollutvalget Saksutredning Bakgrunn På kontrollutvalgets møte den 05.05.2011 i sak 10/2011 ble forvaltningsrevisjonsrapporten Erfaringer med to-nivå modell behandlet. På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor gjorde under denne forvaltningsrevisjonen så har revisor kommet med anbefalinger i rapportens pkt. 8.2. I kontrollutvalgets forslag til vedtak i kommunestyret ble det blant annet bedt om en tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp fra rådmannen sin side, tilbakemelding skulle gis innen utgangen av oktober 2011. Nedenfor kommer et kort utdrag fra forvaltningsrevisjonsrapporten. Problemstilling for undersøkelsen har vært følgende: Hovedproblemstilling: Har Midtre Gauldal organisert tjenester og arbeidsprosesser på en måte som bidrar til måloppnåelse og kvalitet? o Delproblemstilling 1: Er myndighet og ansvar tilstrekkelig definert, synliggjort og forstått i organisasjonen? o Delproblemstilling 2: Er det etablert system, som bidrar til tilfredsstillende kvalitet i arbeidsprosesser og tjenester? o Delproblemstilling 3: Har kommunen en tilfredsstillende organisering av samhandling og dialog mellom ledelsesnivåene i administrasjonen, og mellom administrasjonen og politisk ledelse? o Delproblemstilling 4: Er kommunen organisert slik at det er lagt til rette for tilfredsstillende styring og kontroll med økonomien? Revisjonens konklusjon 3

Hovedproblemstillingen for forvaltningsrevisjonen har vært om Midtre Gauldal har organisering som bidrar til måloppnåelse og kvalitet. Midtre Gauldal har kommet langt på vei i å organisere arbeidsprosesser og tjenester i tråd med prinsippene i tonivåmodellen. Kommunen når mange av sine mål, men har utfordringer når det gjelder de økonomiske målene. Resultatene i medarbeiderundersøkelser og brukerundersøkelser har holdt seg stabile før og etter innføringen av tonivåmodellen. Delproblemstilling 1: Kommunens organisasjonsbeskrivelse angir nokså tydelige definisjoner av ansvar og myndighet. Utover det er det styrende planer som beskriver ansvarsforholdene. For den enkelte leder er lederavtalen et viktig dokument for å forstå ansvar og målsettinger som det skal ledes etter. Det er en prosess på gang mellom rådmannen og enhetslederne for å få på plass lederavtaler. Den enkelte enhetsleder gjennomfører årlige medarbeidersamtale med alle sin ansatte, eller delegerer dette til mellomlederne. Medarbeidersamtalene gjenspeiler kommunens målsettinger, og lederavtalenes målsettinger. Formannskapet er i ferd med å inngå lederavtale med rådmannen. Når dette er på plass vil kommunen ha tilfredsstillende beskrivelser av ansvar og myndighet i organisasjonen. Det er revisors inntrykk at lederne på alle nivå har forstått ansvaret sitt, og at de ut fra tilgjengelig rammer følger opp ansvaret sitt. Ledelsen på alle nivå tar det nye ansvaret innen personal og økonomistyring alvorlig, men det er til dels store utfordringer knyttet til økonomistyring, som knytter seg til opplæringsbehov og manglende erfaring med økonomistyring. Etter revisors vurdering er ressursene til tilrettelegging for administrativ veiledning noe knappe. Stabslederne og rådgiverne i staben har forskjellige roller. Dette kan medføre en viss uklarhet, både for de selv og for enhetslederne. Kommunen har ikke utarbeidet arbeidsgiverstrategi eller kompetansestrategi, men dette er noe som angivelig står på planen. Organisasjonen har til enhver tid behov for kompetanseutvikling, og det er viktig å få satt dette i system. Delproblemstilling 2: Etter revisors vurdering er ikke systemene rundt kvalitetssikring av ledelse og arbeidsprosesser tilfredsstillende. Kommunen har innført et elektronisk Wisweb og et styringssystem med utgangspunkt i BMS. Dette har ikke blitt fulgt opp, og er unntaksvis tatt i bruk i organisasjonen. Kommunen gjennomfører medarbeiderundersøkelser og brukerundersøkelser, men regulariteten på disse undersøkelsene har vært svak. De undersøkelsene som har blitt gjennomført har vist at kommunen får bra gjennomsnittsskår i medarbeiderundersøkelser og brukerundersøkelser. KOSTRA-tall bekrefter at kvaliteten på tjenestene har vært nokså stabil i perioden med tonivåmodell. Revisor har ikke grunnlag for å konkludere om at tonivåmodellen har påvirket kvaliteten på tjenestene negativt eller positivt. Delproblemstilling 3: Revisor har inntrykk av at det gjennomføres møter i tråd med føringene i organisasjonsbeskrivelsen. Deltakelsen er noe lav i enkelte enheter, noe som kan være en utfordring med tanke på informasjonsflyt. Kommunen har ikke etablert gode informasjonssystem, slik at den elektroniske informasjonsflyten i organisasjonen fungerer godt nok. Kompetansen i IKT-verktøy er også variabel. Dette innebærer en risiko for at nødvendig informasjon ikke når rette vedkommende. Delproblemstilling 4: 4

Tonivåmodellen innebærer et fullstendig resultatansvar for ledere på tjenestenivå (enhetsledere). I problemstilling 1 konkluderte vi med at lederne har forstått ansvaret sitt og tatt det alvorlig. De tar også ansvaret sitt for betryggende økonomistyring alvorlig, men revisor mener at kommunestyrets vedtak i sak 25/2009, om oppdatering av økonomireglement, ikke er tatt nok på alvor. Lederne står overfor en del utfordringer når det gjelder god budsjett- og rapporteringsprosesser. Kommunen har ikke innarbeidet en fast praksis for rapportering, men revisor registrer at fast månedlig økonomirapportering er i ferd med å bli innført. Dette ser vi på som en forutsetning dersom tjenesterapporteringen skal gå over fra tertial til halvårsrapportering. Budsjettprosessen starter litt seint, og at enhetene ikke har periodiserte budsjett å styre etter ved årets begynnelse. Revisor konkluderer med at KS-vedtak som følge av forvaltningsrevisjon ikke er tilstrekkelig fulgt opp. Revisor har ikke grunnlag for å konkludere med at tonivåmodellen har vært til hinder for dette. Revisors anbefalinger: På bakgrunn av konklusjonene ovenfor anbefaler revisor rådmannen til fortsatt å ha oppmerksomhet på organisasjonsutvikling, og å få til en organisasjon med gode ledelsesprosesser, god administrativ støtte til ledelsen på alle nivå, og gode arbeidsprosesser. Rådmannen bør: Få på plass et system med årlige ledersamtaler og lederavtaler, Få på plass et elektronisk kvalitetsstyringssystem Ta beslutning om mål og resultatstyringssystem Sørge for kompetanse og bruk av IKT-system, og at medarbeidere får nødvendig tilgang til systemene Sette i gang budsjettprosessene tidligere, i tråd med KS-vedtak i 2009, og legge til rette for god budsjettkontroll for enhetsledere Politisk behandling: Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 10/2011: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Erfaringer med tonivåmodellen - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 8.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober 2011. Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte 20.06.2011 i sak 33/2011 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Erfaringer med tonivåmodellen til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 8.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober 2011. 5

Rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget I brev av 25.11.2011 har rådmannen gitt tilbakemelding på revisjonens anbefalinger i pkt. 8.2 i rapporten. Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding på sitt møte 15.12.2011 i sak 41/2011 og gjorde følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en ny skriftlig tilbakemelding innen 10. april 2012 vedr. kulepunkt 2 og 3 i revisors anbefaling: Få på plass et elektronisk kvalitetsstyringssystem Ta beslutning om mål og resultatstyringssystem Kontrollutvalget ønsker i tillegg en orientering om status i kommunens arbeid med å få gitt alle ansatte tilgang til kommunens datanettverk. Orienteringen gis i kontrollutvalgets møte 26. april 2012. Kontrollutvalget ønsker i tillegg en ny tilbakemelding vedr. kulepunkt 4 når ny hjemmeside er på plass, samt at ordningen med E-politiker har vært i drift en tid. I brev av 02.04.2012 har rådmannen gitt en ny tilbakemelding på kulepunkt 2 og 3 i rapporten, brev følger vedlagt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon I tilbakemeldingen fra rådmannen er det skissert hvilket kvalitetsstyringssystem/mål- og resultatstyringssystem kommunen mener er det mest hensiktsmessige, og det er anslått kostnader til innkjøp av systemet. Rådmannen stiller i kontrollutvalgets møte 3. mai og gir en orientering om ansattes tilgang til kommunens datanettverk, kommunes hjemmeside og ordningen med E-politiker. Kontrollutvalget må på bakgrunn av den skriftlige og muntlige tilbakemeldingen fra rådmannen, ta stilling til om de anser revisjonens anbefalinger som fulgt opp eller om utvalget fortsatt vil ha saken til oppfølging på et senere møte. 6

7

8

Regnskap og revisjonsberetning for 2011 - Kontrollutvalgets uttalelse Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune 03.05.2012 012/12 Saksbehandler: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 11/174-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Midtre Gauldal kommunes årsregnskap for 2011 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Saksutredning Vedlegg Regnskap 2011 Årsberetning 2011 Revisjonsberetning 2011 Kontrollutvalgets uttalelse om regnskapet for 2011 Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsmelding og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Midtre Gauldal kommune for 2011 i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Revisjonsberetning er avgitt 16.04.2012. Revisor konkluderer med at regnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk og gir uttrykk for kommunens drift gjennom året og kommunens økonomiske stilling pr. 31.12.2011. Regnskapet for Midtre Gauldal kommune viser et merforbruk på kr. 3.227.023. Resultatet før finanstransaksjoner (brutto driftsresultat) viser et merforbruk på i overkant av 6 millioner kroner. Resultatet før regnskapsmessig bruk og avsetninger til fond (netto driftsresultat) viser et merforbruk på i overkant av 12 millioner kroner. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Midtre Gauldal kommune for 2011. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Midtre Gauldal kommune gir et forsvarlig uttrykk for kommunen sin virksomhet i 2011 og Midtre Gauldal kommunes økonomiske stilling pr. 31.12.2011. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en 9

uttalelse til årsregnskapet for Midtre Gauldal kommune for 2011 som det fremgår av innstillingen i saken 10

11

12

MIDTRE GAULDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Til kommunestyret i Midtre Gauldal kommune KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM MIDTRE GAULDAL KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2011. Kontrollutvalget har i møte 03.05.2012, sak 12/2012 behandlet Midtre Gauldal kommunes årsregnskap for 2011. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, noteopplysninger og pliktige budsjettopplysninger. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetning datert 16.04.2012 og administrasjonssjefens årsmelding. I tillegg har oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Årsregnskapet for Midtre Gauldal kommune for 2011 er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og viser et regnskapsmessig merforbruk på kr. 3.227.023,- Kontrollutvalget mener at regnskapet, sammen med årsberetningen, gir informasjon om kommunens økonomiske drift i 2011 og den økonomiske stillingen pr 31.12.2011. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2011 slik det er avlagt. Støren den 03.05.2012 Per Bjarne Bonesvoll leder av kontrollutvalget (sign) Kopi: Formannskapet 13

Regnskap og revisjonsberetning 2011 Midtre Gauldal Næringsselskap KF - Kontrollutvalgets uttalelse Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune 03.05.2012 013/12 Saksbehandler: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 11/174-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Midtre Gauldal Næringsselskap KF sitt årsregnskap for 2010 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Vedlegg Regnskap og årsberetning 2011 Revisors beretning 2011 Kontrollutvalgets uttalelse om regnskapet 2011 Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaker. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven avgi en uttalelse om årsregnskapet for kommunale foretak før regnskapet vedtas av kommunestyret. Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak gir bestemmelser om dette: 16. Regnskapsfrister og behandling av særregnskap og årsberetning Særregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Vedtaket må angi foretakets anvendelse av regnskapsmessig mindreforbruk, eventuelt positivt årsresultat, eller dekning av regnskapsmessig merforbruk, eventuelt negativt årsresultat. Kontrollutvalgets uttalelse er basert på selskapets regnskap for 2011, styrets beretning, revisjonsberetningen og eventuelle andre forhold som har kommet til kontrollutvalgets kunnskap. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Regnskapet er avlagt av foretakets styre og daglig leder. Styret har behandlet regnskapet 23.04.2012. Regnskapet for Midtre Gauldal Næringsselskap KF viser et regnskapsmessig overskudd på kroner 583.193. PricewaterhouseCoopers AS har gjennomført årsrevisjonen for Midtre Gauldal Næringsselskap KF for 2011 i samsvar med regnskapsloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god revisjonsskikk i Norge og vedtatte revisjonsstandarder. Revisjonsberetning er avgitt 25.04.2012. Revisor konkluderer med at regnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god regnskapsskikk i Norge og gir uttrykk for kommunens drift gjennom året og kommunens økonomiske stilling pr. 31.12.2011. 14

Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsberetning, samt å svare på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Midtre Gauldal Næringsselskap KF for 2011. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Midtre Gauldal Næringsselskap KF gir et forsvarlig uttrykk for selskapets sin virksomhet i 2011 og selskapets økonomiske stilling pr. 31.12.2011. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for Midtre Gauldal Næringsselskap KF for 2011 som det fremgår av innstillingen i saken. 15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

MIDTRE GAULDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Til kommunestyret i Midtre Gauldal kommune KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM MIDTRE GAULDAL NÆRINGSSELSKAP KF SITT ÅRSREGNSKAP FOR 2011. Kontrollutvalget har i møte 03.05.2012, sak 13/2012 behandlet Midtre Gauldal Næringsselskap KF sitt årsregnskap for 2011. Årsregnskapet består av driftsregnskap, balanseregnskap, noteopplysninger. Regnskapet er avgitt av selskapets styre og daglig leder 23.04.2012. Styret har avgitt sin beretning 23.04.2012. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetning datert 25.04.2012 og styrets årsberetning. I tillegg har daglig leder supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Årsregnskapet for Midtre Gauldal Næringsselskap KF for 2011 er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og viser et årsresultat på kroner 583.193. Kontrollutvalget mener at regnskapet, sammen med årsberetningen, gir informasjon om selskapets økonomiske drift i 2011 og den økonomiske stillingen pr 31.12.2011. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Midtre Gauldal Næringsselskap KF sitt årsregnskap for 2011 og anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Kommunestyret anbefales videre å vedta at årsresultatet disponeres på følgende måte: kroner 583.193 avsettes til annen egenkapital. Støren den 03.05.2012 Per Bjarne Bonesvoll leder av kontrollutvalget (sign) Kopi: Formannskapet 27

Forvaltningsrevisjon - pleie og omsorg i Midtre Gauldal kommune - orientering til kontrollutvalget Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune 03.05.2012 014/12 Saksbehandler: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 11/75-12 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Forvaltningsrevisjon Pleie og omsorg - Tilbakemelding fra rådmannen Utrykte vedlegg 1. Høringsuttalelse fra rådmannen vedr. Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene, Egenbetaling for opphold i institusjon. 2. Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene, Egenbetaling for opphold i institusjon. 3. Kontrollutvalgets sak 3/2010 Forvaltningsrevisjon pleie- og omsorg i Midtre Gauldal kommune (kontrollutvalgets møte 25.02.2010). 4. Kommunestyrets sak 27/2010 Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene, Egenbetaling for opphold i institusjon (kommunestyrets møte 27.05.2010). 5. Brev fra Midtre Gauldal kommune, datert 23.09.2010, Forvaltningsrevisjon - Pleie- og omsorgstjenesten - Svar på anbefalinger. 6. Kontrollutvalgets sak 30/2010 Forvaltningsrevisjon pleie- og omsorg i Midtre Gauldal kommune Tilbakemelding (kontrollutvalgets møte 07.10.2010) 7. Brev fra KonSek til Midtre Gauldal kommune, datert 12.10.2010, vedr. ny tilbakemelding til kontrollutvalget. 8. Kontrollutvalgets sak 21/2011 Forvaltningsrevisjon - pleie- og omsorg i Midtre Gauldal kommune - Ny tilbakemelding, (kontrollutvalgets møte 09.06.2011). 9. Brev fra KonSek til Midtre Gauldal kommune, datert 15.06.2011, vedr. ny tilbakemelding til kontrollutvalget. 10. Brev fra Midtre Gauldal kommune, datert 20.09.2011, Forvaltningsrevisjon - Pleie og omsorgstjenesten ny tilbakemelding fra rådmannen. 11. Kontrollutvalgets sak 37/2011 Forvaltningsrevisjon - pleie- og omsorg i Midtre Gauldal kommune - Ny tilbakemelding, (kontrollutvalgets møte 15.12.2011). Saksutredning På kontrollutvalgets møte den 25.02.2010 i sak 3/2010 ble Forvaltningsrevisjonsrapporten Kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene, Egenbetaling for opphold i institusjon behandlet. På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor gjorde under denne forvaltningsrevisjonen så har revisor kommet med anbefalinger i rapportens pkt. 5.2. I kontrollutvalgets forslag til vedtak i kommunestyret ble det blant annet bedt om en tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp fra rådmannen sin side, tilbakemelding skulle gis innen utgangen av august. 28

Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling så formulerte Revisjon Midt-Norge IKS følgende problemstilling for prosjektet: Er kvaliteten på tjenestene i pleie og omsorg i tråd med krav og målsettinger på området? Problemstillingen er belyst gjennom en undersøkelse av dagens tjenestetilbud i kommunen. Viktige kvalitetsindikatorer som revisjonen har tatt utgangspunkt i gjennom undersøkelsen er: Hvilken kompetanse som er tilgjengelig innenfor de enkelte enheter. Kommunens system for dokumentasjon og kvalitetssikring av tjenesten. Brukermedvirkning og tjenestens kvalitative innhold for bruker. Er kommunens rutiner og praksis innen egenbetaling i tråd med regelverket på området? Forvaltningsrevisjonen ser på kommunens oppgaveutførelse, og sammenholder dette mot gjeldende regelverk og etablert praksis. Revisors konklusjon Revisor konkluderer med at når det gjelder problemstillingen om kvaliteten på pleie- og omsorgstjenester er i tråd med kravene på området, er hovedkonklusjonen at det er de i all hovedsak. Midtre Gauldal kommune står overfor en prosess der de skal tilpasse driften av disse tjenestene til budsjettet. Kommunen har høyere kostnader enn andre sammenlignbare kommuner innen dette området, men produktiviteten pr. plass er omtrent den samme her som i andre kommuner. Likevel skiller kommunen seg ut med noe høyere kostnader for institusjonsplasser enn andre kommuner. Kommuneledelsen har bekreftet at prosessen med budsjettilpasninger ikke skal gå utover kvaliteten på tjenestene til brukerne. I undersøkelsen avdekkes likevel en del svakheter som påvirker tjenestekvaliteten. Midtre Gauldal har et tilfredsstillende nivå på fagkompetanse innen pleie- og omsorgstjenestene, men tjenestene har et økende sykefravær (legemeldt). Dette kan redusere kompetansen til de som til enhver tid utfører tjenestene, og det kan redusere opplevelsen av trygghet for de som mottar tjenester. Midtre Gauldal kommune er i en overgangsfase i forhold til flere typer styringssystem. Innføring av balansert målstyring er i startgropa, Gerica og IPLOS er ennå ikke fullt ut i bruk, og kommunen er i ferd med å innføre elektronisk kvalitetshåndbok. I slike overgangsperioder er det en risiko for at feil kan oppstå, og det vil være særlig alvorlig dersom det rammer avvikshåndtering, medisinering osv. På grunn av underbemanning og manglende ressurser ved omsorgskontoret, som bl.a. har systemansvar for Gerica, har opplæringen som trengs i disse systemene vært mangelfull. Kjøkkenet ved sykehjemmet er ansvarlig for at de brukerne som får mat som en del av tjenesten får et riktig og variert kosthold. Revisor har fått inntrykk av at kostholdet er av god kvalitet for brukerne som får denne tjenesten, men har registrert at det er lite variasjon for brukere som har diett. Revisor har også inntrykk av at flere brukere av hjemmetjenester burde hatt disse tjenestene fra kommunen. Dette bestemmer brukerne selv, og revisor kan se at det er en utfordring for tjenesteyterne å ivareta brukernes selvbestemmelse, samtidig som de skal påse at alle brukerne er sikret tilfredsstillende næringsinntak. God samhandling mellom tjenestene, fastlege og eventuelt andre tjenesteytere er viktig her. Det kan se ut til at det er ulik hyppighet på dusjing og bading mellom avdelingene ved sykehjemmet. Ved en avdeling er det annenhver uke, mens det ved de andre avdelingene er ukentlig. Ved alle avdelingene blir det lagt til rette for dusjing og bading oftere ved behov. 29

Omsorgskontoret ble opprettet våren 2009. omsorgskontoret har en viktig funksjon for å samordne tjenestene og skille saksbehandling fra tjenesteutføring. Det er naturlig at det er enkelte innkjøringsproblemer i startfasen, men det har vært ekstra startvansker i og med at det har vært vakanser ved kontoret. Omsorgskontoret har en viktig funksjon når det gjelder opplæring i elektroniske systemer, og det er viktig at det blir lagt til rette for at nødvendig opplæring kan skje, og at ansatte og ledelse kan ta i bruk systemene så snart som mulig. I forhold til kommunens beregning av egenbetaling for opphold i institusjon, så virker mye å være bra. Oppsett for beregning brukes riktig, tallmateriale innhentes, beregningene som gjøres blir gjennomgående vurdert. Av de kontrollerte beregningene ved forvaltningsrevisjonen ble det ikke avdekket feil. Derimot er sekretæren noe usikker på noen vurderinger, og det er gitt uttrykk for problemer med informasjonsinnhenting. Dette kan komme på plass med mer innarbeidet rutiner etter de siste års omorganiseringer. Usikkerheten må avløses med faglig støtte, eventuelt at oppgaveutførelsen er klart beskrevet med retningslinjer. Revisors anbefalinger På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor har gjort, anbefaler revisor følgende: arbeide for redusert sykefravær, og at det ikke påvirker kvaliteten for brukerne av tjenestene effektivisere innføring av elektroniske styringssystemer og kvalitetshåndbøker, og minimere risiko for feil i denne overgangen sette av nødvendige ressurser til opplæring av ansatte i bruk og forståelse av de til en hver tid gjeldene systemer, prosedyrer og rutiner sørge for et variert og næringsrikt kosthold for alle brukergrupper i pleie- og omsorgstjenesten legge til rette for faglig og ressursmessig støtte i arbeidet med beregning av egenbetaling. Politisk behandling Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 3/2010: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i pleie- og omsorgtjenestene, Egenbetaling for opphold i institusjon - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 5.2. Kommunestyret ber rådmannen sørge for ressurs til etterkontroll av beregning av egenbetaling for opphold i institusjon. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august 2010. Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte 27.05.2010 i sak 27/2010, og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i pleie- og omsorgtjenestene, Egenbetaling for opphold i institusjon - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 5.2. Kommunestyret ber rådmannen sørge for ressurs til etterkontroll av beregning av egenbetaling for opphold i institusjon. 30

3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august 2010. Rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget I brev av 23.09.2010 har rådmannen svart på anbefalingene i rapportens pkt. 5.2. Kontrollutvalget behandlet rådmannens svar på anbefalinger i sak 30/2010 på sitt møte 7. oktober 2010. Midtre Gauldal kommune er ikke kommet helt i mål med å gjennomføre revisjonens anbefalinger. I kommunen sin tilbakemelding til kontrollutvalget er det fortsatt arbeid å gjøre på følgende punkter: alle aktuelle ansatte har ikke fått tilstrekkelig opplæring, og målsettingen er at dette skal være på plass innen sommer 2011 Når det gjelder ernæring så er målsettingen å sluttføre arbeidet innen 30 april 2011. Saksbehandling og vederlagsberegning skal tilrådning foreligge innen 31.12.10 På bakgrunn av dette fattet kontrollutvalget følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar Forvaltningsrevisjon - Pleie- og omsorgstjenesten - Svar på anbefalinger til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding i saken på sitt møte i juni 2011. Kontrollutvalgets sekretariat har sendt brev, datert 12.10.2010, til Midtre Gauldal kommune v/rådmannen og bedt om en ny tilbakemelding. Kontrollutvalget fikk i sitt møte den 9. juni, i sak 21/2011, utdelt tilbakemeldingen (datert 03.06.2011) fra rådmannen. Kontrollutvalget mente at revisors anbefalinger fortsatt ikke er tilstrekkelig fulgt opp på alle punkter. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ønsker en ny tilbakemelding på følgende punkter på sitt møte 01.12.2011: Opplæring: Kontrollutvalget ønsker orientering om status vedr. opplæringsprogrammet Demensomsorgens ABC, status opplæring i fagsystemer og kvalitetssystemer. Ernæring: Ernæringsprosjektet er ikke iverksatt enda, målsettingen var å sluttføre arbeidet innen 30. april 2011. Kontrollutvalget ønsker orientering om status for prosjektet. Saksbehandling og vederlagsberegning skal flyttes til økonomiavdelingen fra høsten 2011, kontrollutvalget ønsker orientering om status for flytting og kompetanse på området. Kontrollutvalgets sekretariat har sendt brev, datert 15.06.2011, til Midtre Gauldal kommune v/rådmannen og bedt om en ny skriftlig tilbakemelding innen 21.11.2011. Kontrollutvalgets sekretariat mottok skriftlig en ny tilbakemelding fra Midtre Gauldal kommune 20.09.2011. 31

Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding på sitt møte den 15. desember, i sak 37/2011. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ber rådmannen om fortsatt å søke på prosjektmidler for å få i gang ernæringsprosjektet. Utvalget ønsker en skriftlig tilbakemelding innen 1. april og i tillegg en muntlig orientering på kontrollutvalgets møte 26. april om Midtre Gauldal kommune har fått tilsagn om prosjektmidler/skjønnsmidler til et ernæringsprosjekt. Kontrollutvalgets sekretariat har sendt brev, datert 16.12.2011, til Midtre Gauldal kommune v/rådmannen og bedt om en ny skriftlig og muntlig tilbakemelding innen 01.04.2012. Kontrollutvalgets sekretariat har mottatt skriftlig tilbakemelding fra Midtre Gauldal kommune 19.03.2012 (følger vedlagt). Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Midtre Gauldal kommune har fått 2 avslag på søknader om prosjektmidler fra Helsedirektoratet for å igangsette et ernæringsprosjekt ved Midtre Gauldal sykehjem. Kommunen fikk heller ikke tildelt skjønnsmidler fra Fylkesmannen. Helsefaglig rådgiver, Målfrid Bogen, sier at det likevel har skjedd en forbedring, større fokus på saken, opplæring av ansatte, bevisstgjøring og holdninger, samt endrede og forbedrede rutiner i fht. ernæring hos eldre pasienter i sykehjem har gitt resultater. Med bakgrunn i rådmannens skriftlige tilbakemelding og orientering gitt i møtet 3. mai må kontrollutvalget ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass prosjektmidler til å igangsette et ernæringsprosjekt ved Midtre Gauldal sykehjem eller om de anser anbefalingene fra revisor (rapportens pkt. 5.2) som fulgt opp. 32

Konsek v/ Eva Bekkavik Kongens gt. 9 7004 TRONDHEIM Deres ref: Vår ref Dato 11/75-10 2010/203-11 15.03.2012 Ad. Rapport fra forvaltningsrevisjon av kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten i Midtre Gauldal kommune ny tilbakemelding til kontrollutvalget Tilbakemeldingen gjelder brev fra Kontrollutvalget datert 16.12.2011 ernæringsprosjektet. Vi har ingen ting nytt i saken. Vi fikk ikke skjønnsmidler fra Fylkesmannen og har fått avslag 2 ganger på søknad til Helsedirektoratet. Det har likevel skjedd en forbedring mht. større fokus på saken, opplæring av ansatte, bevisstgjøring og holdninger, samt endrede og forbedrede rutiner i fht. ernæring hos eldre pasienter i sykehjem. Med hilsen Målfrid Bogen helsefaglig rådgiver Postadresse Telefon Telefaks Bank Org.nr 7290 STØREN 72 40 30 00 72 40 30 01 6402 05 02272 970187715 E-post: postmottak@midtre-gauldal.kommune.no www.midtre-gauldal.kommune.no 33

Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune 03.05.2012 015/12 Saksbehandler: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 12/51-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til avtale om gjennomføring av finansiell revisjon og avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollutvalget gir leder fullmakt til å skrive under på avtalene på utvalgets vegne. Vedlegg Avtale forvaltningsrevisjon 2012 Avtale finansiellrevisjon 2012 Utrykt vedlegg: Forskrift om kontrollutvalg, vedtatt av KRD 15.06.2004. Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften Vedrørende regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken ss. 122. Vedrørende forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. 34

Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken ss. 92. Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Avtalene som foreligger har fått sin utforming gjennom dialog mellom revisjonen og sekretariatet og er ment å være en bevisstgjøring i innholdet i tjenestene som skal dekkes gjennom selskapsavtaler, samt avklare den årlige ressursbruken. Avtalene er utformet på en slik måte at de kan vedtas likt for alle kontrollutvalg, med unntak for ressursbruken i den enkelte kommune. For regnskapsrevisjon er det slik at revisor må bruke den tid som er nødvendig for å kunne bekrefte regnskapet. Tilgjengelige timer til forvaltningsrevisjon blir derfor justert på bakgrunn av forventet forbruk til regnskapsrevisjon og størrelsen på potten av totalt timetall som har blitt fordelt til Midtre Gauldal kommune. Rapportering på ressursbruken har vært diskutert mellom KonSek Midt-Norge IKS og Revisjon Midt-Norge IKS. Revisjonen har gjort det klart at de ikke vil rapportere ressursbruk til kontrollutvalgene på prosjektnivå, og at samlet forbruk for Midtre Gauldal kommune rapporteres årlig til Revisjon Midt-Norge IKS sitt representantskap. Timetall for 2012 For 2012 er anslått ramme til regnskapsrevisjon satt til 360 timer, mot 340 i 2011. Ramme til forvaltningsrevisjon for 2012 er satt til 240 timer, mot 257 i 2011. Det legges opp til et revisjonsomfang på nivå med 2011. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Avtalene gir informasjon om en del formelle krav knyttet til oppdrag og gjennomføring, det er lagt opp til at revisjonen gjennomføres effektivt, men samtidig med at nødvendig dialog med kontrollutvalget sikres. Avtalene er i tråd med de som kontrollutvalget gav sin tilslutning til i 2011, og kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for 2012. 35

36

37

38

39

Forvaltningsrevisjon - Kunnskapsløftet Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune 03.05.2012 016/12 Saksbehandler: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216, &58 Arkivsaknr.: 12/37-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til innstilling. Vedlegg Bekreftelse på bestilling Saksutredning Kontrollutvalget behandlet på sitt møte 23.02.2012 i sak 4/2012 bestilling av forvaltningsrevisjon med fokus på kunnskapsløftet. Vi gjengir omtalen av prosjektet fra plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011: Fremtidens skole Kunnskapsløftet Kunnskapsløftet er et betydelig satsingsområde for kommunen, og det er knyttet store forventninger til gjennomføring av endringer i struktur og innhold. Den nye reformen, Reform 2006 (Kunnskapsløftet), innen skolen setter krav til pedagogisk opplegg, kompetanse og skolebygg. I den sammenhengen kan det være aktuelt å se nærmere på hva kommunen har gjort, og vil gjøre, for å innfri intensjonene i"kunnskapsløftet". I dette ligger blant annet å sikre undervisningspersonale tilstrekkelig kompetanse og videreutdanning (kompetanseløftet), sikre den enkelte elev en tilpasset opplæring ut fra kunnskap og forutsetninger, og sørge for en bygningsmasse som er tilpasset krav til pedagogisk opplegg. Kontrollutvalget kan i et forvaltningsrevisjonsprosjekt kartlegge status i arbeidet og skissere hva som gjenstår for å implementere Kunnskapsløftet i skolen i Midtre Gauldal kommune. Revisjon Midt-Norge IKS v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tor-Arne Stubbe, har kontaktet kontrollutvalgets sekretariat vedr. innretning på prosjektet. Med bakgrunn i at det er gitt en ressursramme på inntil 240 timer til forvaltningsrevisjonen så er det kun mulig å gå inn på et av områdene som er skissert i plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget må bestemme seg for enten å se på kompetanseheving til undervisningspersonalet, tilpasset opplæring til den enkelte elev eller om bygningsmassen er tilpasset krav til pedagogisk opplegg. Etter at kontrollutvalget har gjort vedtak i saken vil sekretariatet melde tilbake til Revisjon Midt-Norge IKS om kontrollutvalgets ønske. Revisjonen vil deretter utarbeide en prosjektplan som inneholder problemstillinger og informasjon om området. 40

Til KonSek v/ Eva Bekkavik Kongensgt 9 7013 Trondheim - bidrar til forbedring Saksbehandler Deres ref. Sted Dato Anna Ølnes Trondheim 23.4.2012 BEKREFTELSE PÅ MOTTATT BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Revisjon Midt-Norge har mottatt bestilling av forvaltningsrevisjon om kunnskapsløftet i Midtre Gauldal kommune. Det er en svært vid bestilling innenfor knappe rammer, og Revisjon Midt- Norge tar på seg oppdraget forutsatt avgrensing til relevant tema med hensyn til risiko og vesentlig.tor Arne Stubbe er oppdragsansvarlig for prosjektet, og kontaktperson i det videre arbeidet. Med hilsen Revisjon Midt-Norge Anna Ølnes /s/ Faglig leder for forvaltningsrevisjon/selskapskontroll Arkivkode: p:\revisjonmidtnorge\tjenester\forvaltningsrevisjon\2012\bekreftelse\2550-kunnskapsløftet.doc Hovedkontor Postadresse: Telefon: 907 30 300 Hjemmeside: www.revisjonmidtnorge.no Rådhuset Postboks 216 Telefaks: 72 48 33 40 E-post: post@revisjonmidtnorge.no 7300 Orkanger 7302 Orkanger Org.nr.: 977 036 283 mva Bankgiro: 4260 05 60276 41

Direkte 906 33 713 eller anna.olnes@revisjonmidtnorge.no 42

Kontrollutvalgets arbeid med overordnet analyse Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune 03.05.2012 017/12 Saksbehandler: Eva J. Bekkavik Arkivkode: 216, &30, Arkivsaknr.: 12/46-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i det videre arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Midtre Gauldal kommune for 2013-2014, som legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Vedlegg Overordnet analyse 2012 Risiko- og vesentlighetsvurdering Saksutredning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planen skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden. Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem en overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune, som hjelp for kontrollutvalget til å finne aktuelle prosjekter for årene 2013 og 2014. Det er viktig at kontrollutvalget involverer seg i prosessen, og sekretariatet legger derfor opp til at saken behandles i kontrollutvalget 2 ganger før planen endelig legges frem for kommunestyret. Plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011 Midtre Gauldal kommune har i perioden 2010-2011 hatt en toårig plan for forvaltningsrevisjon, mot årlige planer i foregående år. Sekretariatet mener erfaringen med dette har vært god, etter som det gjør det mulig å planlegge arbeidet i litt lengre perspektiv. Det er også ressurseffektivt, etter som arbeidet med utarbeidelse av planene kan være ganske ressurskrevende. Midtre Gauldal kommune disponerer årlig ca.240 timer til forvaltningsrevisjon. Til et forvaltningsrevisjonsprosjekt går det vanligvis med fra 250-500 timer, avhengig av prosjektets omfang. Dette tilsier at man kan få gjennomført én forvaltningsrevisjon pr. år. Overordnet analyse Målet med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om forvaltningen i kommunen sett i forhold til lover, forskrifter og kommunens egne målsettinger, først og fremst gjennom kommunestyrets vedtak og forutsetninger. På den måten er analysen ment å være et verktøy i arbeidet med å identifisere behov for og å prioritere områder for 43

forvaltningsrevisjon. Gjennom dette arbeidet håper vi å gi kontrollutvalget et verktøy for å kunne prioritere ressursene til forvaltningsrevisjon på en slik måte at kommunen i størst mulig grad kan innfri sine plikter og målsettinger, og slik at kommunen unngår å havne i situasjoner som skader kommunens tjenesteproduksjon eller omdømme. Overordnet analyse legges fram for kontrollutvalget som et grunnlagsdokument for diskusjon. Hensikten er å fremskaffe relevant informasjon til å kunne gjøre prioriteringer av forvaltningsrevisjonsprosjekter. Analysen er basert på årsberetning og regnskap for 2011, Handlingsprogram med økonomiplan 2012-2015, samt nøkkeltall hentet fra Kostra. Utarbeidelse av plan for 2013-2014 Midtre Gauldal kommune må vedta en ny plan for forvaltningsrevisjon innen utgangen av 2012 (jf. Forskrift om kontrollutvalg 10). For å kunne planlegge og bestille en forvaltningsrevisjon med levering av ferdig rapport i 2013, bør ny plan for forvaltningsrevisjon opp til behandling på kommunestyrets møte i september eller oktober 2012. Kontrollutvalget må på bakgrunn av dette behandle plan for forvaltningsrevisjon i løpet av august eller tidlig i september 2012. Kontrollutvalgets gjennomfører sin virksomhet på vegne av kommunestyret. For å sikre at plan for forvaltningsrevisjon er i tråd med kommunestyrets behov, bør det være et mål å sørge for så god forankring som mulig. En mulig måte å få dette til er å invitere til dialog med utvalgs- og/eller gruppeledere samt ordfører, rådmann og revisjon, før ferdigbehandling av planen. For å ha mulighet til en slik dialog, må kontrollutvalget finne hensiktsmessige måter å få gjennomført dette på. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem en foreløpig overordnet analyse av Midtre Gauldal kommune sin virksomhet. Med bakgrunn i kontrollutvalgets innspill i saken og eventuelle innspill fra utvalgs- og/eller gruppeledere samt ordfører, rådmann og revisjon, vil sekretariatet legge frem en sak på utvalgets neste møte med forslag til en plan for forvaltningsrevisjon for 2013-2014 for Midtre Gauldal kommune. 44

Overordnet analyse 2012 Midtre Gauldal kommune - Beskrivende del 45 1

I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas av kommunestyret, og utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden. Målet med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter samt kommunestyrets vedtak og forutsetninger. På den måten er analysen ment å være et verktøy i arbeidet med å identifisere behov for og å prioritere områder for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget i Midtre Gauldal har vedtatt å legge frem forslag til plan for to år av gangen (sak 4/2010). Følgende gjennomgang er dermed ment som et grunnlag for noen av de vurderingene som skal gjøres i forbindelse med prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekter for 2013-2014. Gjennomgangen er ikke fullstendig, men en påpekning av noen av de sentrale utfordringene Midtre Gauldal kommune står overfor. Informasjonsgrunnlaget dette bygger på er kommunens egne styringsdokumenter, årsmeldinger, regnskap og statistikk fra KOSTRA. Kommunens overordnede målsettinger Visjon: Midtre Gauldal med verdier for framtida Overordnet mål: Gjennom en bærekraftig utvikling basert på kommunens verdier i form av natur, miljø og mennesker, skal vi sammen skape en attraktiv kommune for framtida. Hovedmål: Å sørge for en bærekraftig samfunnsutvikling der naturressurser og miljøet forvaltes til beste for dagens og fremtidens generasjoner. Skape levende og attraktive lokalsamfunn i alle deler av kommunen samtidig som Støren styrkes som kommunesenter. Å bidra til utvikling av lokalt næringsliv med særlig vekt på verdiskapning basert på kommunens ressursgrunnlag Å bidra til utvikling av lokalt næringsliv med særlig vekt på verdiskapning basert på kommunens ressursgrunnlag Å bidra til god folkehelse, sosial trygghet og best mulig inkludering i arbeids- og samfunnsliv. Videreutvikle og markedsføre vårt mangfoldige kulturliv og fritidstilbud som en viktig attraksjon for kommunen. Bidra til engasjement, deltagelse og samhandling både internt i kommunen og utad overfor andre samarbeidspartnere Tilrettelegge for en effektiv og sikker infrastruktur og ivareta materielle verdier samt liv og helse. Kommunale tjenester skal ha et høyt service- og kvalitetsnivå. Sikre en lokal lovforvaltning basert på forutsigbarhet og likeverdig behandling. Å utvikle en fleksibel og endringsdyktig organisasjon som arbeider kontinuerlig med læring og forbedring. Sørge for en økonomisk planlegging og styring som er langsiktig og bærekraftig. Kilde: Handlingsprogram med økonomiplan 2012-2015 46 2

En kommune i vekst Befolkningsvekst er et gode. Veksten kan se ut til å fortsette i årene som kommer og behovet for nye boligområder med infrastruktur kan bli prekært. Bygging av infrastruktur er kostnadskrevende, men det er viktig at dette blir prioritert slik at dette ikke blir et hinder for veksten i kommunen. De enkelte aldersgruppene har forskjellige behov, og enkelte grupper har lovmessige krav på tjenester. Utfordringen knyttet til befolkningsutviklingen er at de fleste skal ha kommunale tjenester på et eller annet tidspunkt. Prognosen som legges til grunn er Statistisk Sentralbyrås framskriving basert på middels nasjonalvekst (fruktbarhet, levealder, innenlands mobilitet og netto innvandring). Tallene nedenfor viser at det de nærmeste årene skjer betydelige endringer i de aldersgruppene som skal få kommunale tjenester; barn og eldre. Tallene har utgangspunktsverdi i telling gjennomført pr. 01.07.11. Figur 1 - Befolkning totalt og endring Kommunen vokser med i gjennomsnitt 57 innbyggere pr år fram til 2039, altså i underkant av 1 % vekst. Veksten vil komme i faser, og den største veksten kommer fra 2012 til 2028, før dette flater ut og til dels går ned fra 2028 og fram mot 2039. Antallsmessig vil kommunen passere 6500 innbyggere i 2018 og 7000 i 2024 gitt at prognosen slår til. Befolkningssammensetningen endres også over tid da enkelte aldersgrupper vokser mer en andre, noe som innebærer at behovet for kommunale tjenester også vil endre seg. 47 3

Figur 2 - Befolkningssammensetning i andeler Grafen viser at andelen innbyggere i alderen 20-66 år synker både på kort og lang sikt. Prognosen tyder på at kommunen vil ha befolkningsvekst framover. Det er gruppen 20 66 år som øker mest i antall. Denne gruppen har i mindre grad behov for velferdstjenester. Når det gjelder barn og unge, er det store endringer i de ulike aldersgruppene. Det er verdt å merke seg at antallet barn i barnehagealder (0-5 år) forventes å øke betraktelig. Det forventes en økning på ca. 90 barn i økonomiplanperioden 2012-2015. Det er derimot en betydelig nedgang i barn i grunnskolealder (6-15 år) minus 65. Prognosen viser at antallet eldre over 80 år er relativ stabilt de første årene før det synker og at vi så får en sterk stigning fra 2022. I gruppen 67-79 år er det en vekst allerede fra 2014. Økonomi Det må fortsatt i stor grad settes fokus på kommunens økonomi og finansforvaltning. For å kunne opprettholde nåværende driftsnivå/tjenestetilbud, samt løse nye pålagte oppgaver, har kommunen en økonomisk utfordring på ca. 39 mill. kr (barnehagene, evt. pensjonsreformer, personlig assistent og avsetning til lønnsreserve ikke medtatt). Kommunestyrets signaler om sterkere fokus på kvalitet i skole og barnehage, fortsatt behov for investeringer i bygg, økte driftsrammer til barnehagene for å håndtere retten til barnehageplass, oppfølging av tiltak i planen Egenmestring og trygghet, og ikke minst utfordringer knyttet til samhandlingsreformen, gjør det meget vanskelig å finne frem til tiltak som kan redusere driftsnivået vesentlig i 2012. Effektiviseringspotensialet kan blant annet på litt sikt ligge i økt interkommunalt samarbeid, bedre utnyttelse av IT verktøy, og at gebyrer og avgifter gjenspeiler kommunens kostnader. Det må fortsatt arbeides aktivt for å redusere sykefraværet, samt gjennom året ha streng budsjettdisiplin. Videre må det i enda større grad enn tidligere arbeides med tiltak som gir økte inntekter, næringsutvikling og tilrettelegging for fortsatt økning i kommunens innbyggertall. Kommunen kan redusere gjeldsbelastningen ved salg av aksjer. Fordelen er en redusert risiko dersom rentene skulle øke kraftig, mens ulempen er at kommunen mister avkastning. Videre er det ikke gunstig å selge når aksjene har lav verdi. Det er lite som tyder på en positiv utvikling i kommunens økonomi i planperioden 2012-2015. 48 4