MØTEINNKALLING Utvalg: KONTROLLUTVALGET Møtedato: 27.04.2009 kl. 16.00 Møtested: Møterom Bergljot Arkivsak: 117-2009 Sakliste: SAK 7/2009 SAK 8/2009 SAK 9/2009 SAK 10/2009 SAK 11/2009 SAK 12/2009 GODKJENNING AV MØTEBOK REFERATSAKER ÅRSREGNSKAP 2008 MELHUS KOMMUNE KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT OM KOMPETANSELØFTET STATUS OG FRAMDRIFT I FORVALTNINGSREVISJONSARBEIDET OVERSENDT SAK FRA KOMMUNESTYRET TIL KONTROLLUTVALGET SAK 13/2009 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2008 SAK 14/2009 EVENTUELT Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/hanne Kongsvik, på telefon 73 86 61 50, mobil 92 45 03 68. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Berit Skillingsås Nygård leder (sign) Hanne Kongsvik Sekretær Gjenpart: Varamedlemmer, til orientering Ordfører Rådmann Oppdragsansvarlig revisor
SAK 7/2009 GODKJENNING AV MØTEBOK Kontrollutvalget 27.04.2009 7/2009 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 09.02.2009 godkjennes Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 09.02.2009
SAK 8/2009 REFERATSAKER Kontrollutvalget 27.04.2009 8/2009 Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering Følgende referatsaker er lagt fram for kontrollutvalget: 1. Bruk de øremerkede midlene i tiltakspakken for å oppnå energieffektive og klimavennlige løsninger 2. einfo 09/13 Engangstilskudd til vedlikehold og rehabilitering
SAK 9/2009 ÅRSREGNSKAP 2008 MELHUS KOMMUNE KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Kontrollutvalget 27.04.2009 9/2009 Kontrollutvalget vedtar utkastet til årsmelding for 2008. Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Melhus kommunes årsregnskap for 2008 oversendes formannskapet. Vedlegg: 1. Revisjonsberetning for 2008 2. Nummerert brev 1/2008 fra Revisjon Midt-Norge IKS til kontrollutvalget i Melhus kommune, datert 15. april 2009 3. Årsberetning 2008 4. Årsregnskap 2008 - utsendt i egen sending 5. Forslag til uttalelse vedrørende Melhus kommunes årsregnskap for 2008 SAKSUTREDNING I henhold til kommuneloven og forskrift for kontrollutvalg skal kontrollutvalget avgi uttalelse til årsregnskapet før dette vedtas av kommunestyret. Uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at den kan hensyntas i formannskapets innstilling til kommunestyret. Revisjon Midt-Norge har gjennomført årsrevisjonen av regnskap 2008 for Melhus kommune. Revisjonsberetning er avlagt 15.04.2009. Det vil i møtet bli gitt orientering fra administrasjonen og fra oppdragsansvarlig revisor. På bakgrunn av framlagt informasjon vedtar kontrollutvalget sin uttalelse til kommunens årsregnskap for 2008. Utkast til uttalelse følger vedlagt.
Administrativt utkast Administrativt utkast Administrativt utkast MELHUS KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Til kommunestyret i Melhus KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM MELHUS KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2008. Kontrollutvalget har i møte 27.04.2009, sak 9/2009 behandlet Melhus kommunes årsregnskap for 2008. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetning datert 15.04.2009, administrasjonssjefens årsberetning og nummerert brev 1/2008. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Melhus kommunes driftsregnskap viser kr 392.987.477 til fordeling drift, og et regnskapsmessig resultat på kr 0. Regnskapet og årsberetningen er avlagt for sent i forhold til fastlagte frister. Det må jobbes videre med rutinene knyttet til regnskap og årsberetning, slik at pålagte frister kan overholdes for begge dokumenter i kommende år. Kontrollutvalget har utover nevnte forhold ikke særskilte merknader til Melhus kommunes årsregnskap for 2008 og anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet. Melhus den 27.04.2009 Berit Skillingsaas Nygård Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet
SAK 10/2009 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT OM KOMPETANSELØFTET Kontrollutvalget 27.04.2009 10/2009 Kommunestyret Kontrollutvalget viser til framlagt rapport fra forvaltningsrevisjonsprosjekt om kompetansestrategi for grunnskolen i Melhus kommune. Kontrollutvalget har merket seg innholdet i rapporten, heunder revisors anbefalinger. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende anbefaling: Kommunestyret viser til framlagt rapport fra forvaltningsrevisjonsprosjekt om kompetansestrategi for grunnskolen i Melhus kommune. Kommunestyret har merket seg innholdet i rapporten, og ber rådmannen ha fokus på revisors anbefalinger i det videre arbeidet med kompetanseutvikling. Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Kompetansestrategi for grunnskolen. April 2009 SAKSUTREDNING I henhold til plan for forvaltningsrevisjon 2008 vedtok kontrollutvalget i møte i mars 2008, sak 9/2008 gjennomføring av forvaltningsrevisjon på kommunens oppfølging av skolereformen Kunnskapsløftet. Forvaltningsrevisjonen skulle ha fokus på kompetanseutviklingsstrategien. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjektet vinter 2008/2009. Problemstillingene som ligger til grunn for undersøkelsen er følgende: Har kompetanseplan for grunnskolen 2005-2008 (kompetansestrategien) vært et godt grunnlag for kompetanseutvikling? 1. Er arbeidet med å nå målene og tiltakene i kompetansestrategien fulgt opp på alle nivå i grunnskolen? 2. Er det oppnådd resultat i forhold til ønskede målsettinger ved utgangen av strategiperioden?
Basert på intervju med nøkkelpersoner, gjennomgang av årlige tiltakesplaner og innrapporterte data til Utdanningsdirektoratet har revisor gjort vurderinger av kommunens oppfølging av dette området. Detaljerte resultater av undersøkelsen presenteres i vedlagte rapport. Revisors hovedkonklusjoner Hovedinntrykket fra kompetansesatsingen i grunnskolene i Melhus er at kompetanseplanen og årlige tiltakesplaner har vært et godt utgangspunkt for kompetanseutvikling. Når det gjelder spørsmål om hvorvidt arbeidet med å nå målene og tiltakene er fulgt opp på alle områder konkluderer revisor med at det har vært lagt til rette for bred involvering og at foreslåtte tiltak har ivaretatt skolenes behov. Mens lærerne er involverte gjennom sine team o.l., har ansattes organisasjoner i mindre grad vært involvert. Melhus kommune har utviklet et godt system for planmessig kompetanseutvikling, til dels gjennom plan- og rapporteringssystemet som følger av kompetansestrategien og ellers gjennom eget utviklet system med kompetanseplan, årshjul, system for skolevurdering og innmelding av kompetansebehov fra skolene. I tillegg er det etablert egen dialog mellom rådmann og rektorer, med fokus på kompetanseutviklingsbehov. Med henblikk på oppnådde resultater i forhold til ønskede målsettinger konkluderer revisor med at aktivitet og gjennomføringsgrad har vært høy, om enn noe avtakende i siste del av perioden. Videre mener revisor at satsingen har bidratt til å utvikle en kultur for læring og felles kompetanseutvikling. Knapphet med tid viser seg å være en utfordring som har vanskeliggjort videre- og etterutdanning. Kunnskapsdeling og samarbeid har fungert godt internt på skolene. Spesielt i den siste delen av perioden har samarbeidet mellom skolene i og utenfor kommunen avtatt. Med bakgrunn i resultatene i undersøkelsen gir revisor følgende anbefaling: Utfordringen framover vil bli å videreføre kompetanseutvikling gjennom kunnskapsdeling og felles løft kombinert med satsing på videreutdanning. I tillegg til at det vil være en økonomisk utfordring, kan det bli en utfordring i forhold til motivasjon og tilrettelegging. Her er det viktig å involvere den enkelte lærer så vel som lærerorganisasjonene. Kommunen har et system for planmessig kompetanseutvikling, uavhengig av om staten følger opp. Det er viktig å videreføre det planmessige arbeidet med kompetanseutvikling også etter at statlige satsinger er avsluttet. I tillegg til videreføring av det gode interne samarbeidet ved skolene, anbefales det at rådmannen legger til rette for mer samarbeid på tvers av skolene. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Skolereformen Kunnskapsløftet, og herunder kompetanseutviklingsstrategien er et betydelig nasjonalt satsingsområde og gjenstand for store forventninger til kommunens oppfølging. Den gjennomførte forvaltningsrevisjonen gir, gjennom sin systematiske tilnærming, en god dokumentasjon på hvordan dette er fulgt opp i kommunen. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å merke seg innholdet i den framlagte rapporten, og deretter oversende den til kommunestyret for videre behandling.
SAK 11/2009 STATUS OG FRAMDRIFT I FORVALTNINGSREVISJONSARBEIDET Kontrollutvalget 27.04.2009 11/2009 Informasjon om status i pågående forvaltningsrevisjonsprosjekter tas til orientering SAKSUTREDNING Det vil i møtet bli gitt informasjon om status i pågående forvaltningsrevisjonsprosjekter. Det legges videre opp til en drøfting rundt arbeidet med ny plan for forvaltningsrevisjon. SAK 12/2009 OVERSENDT SAK FRA KOMMUNESTYRET TIL KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget 27.04.2009 12/2009 Kontrollutvalget viser til kommunestyrets anmodning om å vurdere om dagens organisering av virksomhetene er i tråd med gjeldende politiske vedtak. Med bakgrunn i informasjon om dagens organisering, vedtatt bemanningsplan og gjeldende delegasjonsreglement finner kontrollutvalget at organiseringen er i tråd med gjeldende vedtak. TRYKTE VEDLEGG: 1. Interpellasjon til kommunestyret 10.03.09 2. Svar til interpellasjon fra Sigmund Gråbak, H. Kommunestyremøte 10.03.09 3. Svar til interpellasjon i Kommunestyret fra Sigmund Gråbak, H. 10.03.09 4. Forfremmet av rådmannen. Artikkel på www.tronderbladet.no 5. Melhus kommune. Bemanningsplan
6. Reglement for delegering av myndighet 7. Reglement for administrasjonsutvalget UTRYKTE VEDLEGG: Sak KU-61/02: organisasjonsprosjektet sluttrapport Sak K-41/03 : Organisasjonsprosjektet underveisrapport 17B, bemanningsplan Sak KST-83/04: Organisasjonsprosjektet status struktur 01.10.04 Sak KST 64/06: Oppnevning av tverrpolitisk kontroll SAKSUTREDNING I forbindelse med interpellasjon fra Sigmund Gråbak, Høyre, fattet kommunestyret i sitt møte 10. mars følgende vedtak: Kontrollutvalget må vurdere om dagens organisering av virksomhetene i kommunen er i tråd med gjeldende politiske vedtak Interpellasjonen hadde fokus på arbeidsmiljøforhold, en nylig gjennomført omorganisering og endring av arbeidsoppgaver på enhet for arealforvaltning, i tillegg til møtefrekvens i administrasjonsutvalget. Vedtaket i kommunestyret ber kontrollutvalget å se på dagens organisering av virksomhetene, opp imot gjeldende vedtak. Denne saken berører derfor ikke de forholdene som var omtalt interpellasjonen. Hva som ligger i begrepet organisering i denne sammenhengen er ikke nærmere beskrevet. Det er grunn til å anta at det her er tenkt på den administrative strukturen i kommunen. Det legges derfor opp til at kontrollutvalget bør vurdere hvorvidt dagens administrative struktur er i tråd med gjeldende politiske vedtak. Politiske vedtak som gir føringer for administrativ struktur ble fattet i forbindelse med organisasjonsprosjektet, som pågikk i perioden 2001-2003. Hovedformålet med prosjektet var en økonomisk effektivisering på 1-2 mill kroner, og en dreining av ressursbruken i retning økt tjenesteproduksjon. For å oppnå disse ønskede effektene ble det lagt opp til en gjennomgående organisasjonsendring. Gjennom en prosess som gikk over 2-3 år, og involverte både ansatte, politikere og organisasjoner ble det foretatt vurderinger og politiske behandlinger som innvirket på det endelige resultatet. I mars 2003 hadde kommunestyret til behandling sak K-41/03 : Organisasjonsprosjektet underveisrapport 17B, bemanningsplan. I planen legges følgende hovedstruktur til grunn: o 2-nivå-modell gjøres gjeldende o Rådmannsteam 3 årsverk, med totalt drifts- og utviklingsansvar for hele den kommunale administrative organisasjonen.
o Stabsfunksjoner 37,5 årsverk, fordelt på tre seksjoner for hhv. utvikling, økonomi og service/personal. skal sammen yte rådmannen og enhetslederne nødvendig drifts- og utviklingsstøtte innen vesentlige fagområder for kommunal tjenesteproduksjon. o 23 resultatenheter 749 årsverk. Selvstendig og avgrenset enhet på operativt nivå med resultatansvar for produksjon og levering av tjenester, i første rekke rettet mot kommunens innbyggere, men også i forhold til andre resultatenheter. (Se vedlagte bemanningsplan for mer detaljert beskrivelse) Organiseringen ble gjort gjeldende fra 01.09.03. På bakgrunn av avtaler om at bemanningsreduksjonene ikke skulle medføre oppsigelser, men skje gjennom naturlig avgang, var det en politisk forståelse for å innarbeide endringene over tid. I november 2004 hadde kommunestyret den siste statusrapporten fra organisasjonsprosjektet til behandling, sak KST-83/04. Evaluering av organisasjonsmodellen Den vedtatte organisasjonsstrukturen har pr dato ikke vært gjenstand for noen evaluering. I forbindelse med kommunestyrets behandling av sluttrapport i organisasjonsprosjektet 15.10.02, sak KU-61/02 ble det fastslått at modellen skulle evalueres etter 3 år. Tidspunkt for evaluering ble igjen fastslått i kommunestyret i november 2004, da innen utgangen av 2005. I forbindelse med kommunestyresak om evaluering av delegasjonsreglementet i april 2006, sak KST 64/06 argumenterte rådmannen for å utsette evalueringen av organisasjonsstrukturen; Den administrative organiseringen er det ingen behov for å gjennomgå, slik rådmannen tolker kommunestyrets vedtak. Fra rådmannens side er det heller ikke noe behov for å ta en stor gjennomgang av den administrative struktur på nåværende tidspunkt, da rådmannen synes det er noe tidlig. Hvis man skal ha et godt grunnlag for å evaluere en organisasjonsmodell, bør den kunne virke i minst i 5 år før man tar en ny gjennomgang. Slike store organisatoriske endringer som Melhus kommune var igjennom for 3 år siden, bør man ikke ta for ofte, da dette tar mye energi fra organisasjonen når man holder på med en slike prosesser. (jfr vedtak i sak- KST16/06: Formannskapet får fullmakt til å nedsette et tverrpolitisk utvalg som skal vurdere delegasjonsreglementet, reglement for komiteer og utvalg og den politiske organisering under ett). Vedtaket innebar ikke andre føringer fra kommunestyrets side. Vedtaket som sådan er kun knyttet til opprettelse av tverrpolitisk utvalg til evaluering av delegasjonsreglementet, reglement for komiteer og utvalg og den politiske organisering. Spørsmålet om evaluering som sådan er ikke tatt opp igjen i kommunestyret. Kommunestyret fattet imidlertid i møte 10.mars 2009 følgende vedtak: Rådmannen får i oppdrag å legge fram en sak til politisk behandling der det gjøres rede for eventuelle nødvendige organisastoriske endringer Dagens organisering Organisasjonskartet for Melhus kommune presenteres i dag på følgende måte:
Delegasjonsreglementets bestemmelser angående organisering og ansettelser: Et grunnleggende prinsipp for kommunens delegering av myndighet er at kommunestyret ikke kan delegere saker som vurderes å være av stor prinsipiell betydning. Når det gjelder administrativ organisering er det pekt spesielt på at hovedtrekkene i kommunens administrative organisering har et klart overordnet styringsformål, og skal dermed avgjøres av kommunestyret selv. Utover dette gir delegasjonsreglementet rådmannen delegert myndighet etter KL 24 nr.1: 4.1.1 Rådmannen har fullmakt til å gjennomføre tiltak innenfor personalområdet i henhold til Melhus kommunes fastlagte arbeidsgiverpolitikk og vedtatte reglementer. 4.2 Stillinger 4.2.1 Rådmannen delegeres myndighet til å opprette og nedlegge stillinger innenfor vedtatt budsjett, og i henhold til vedtatte rammer og retningslinjer. 4.2.2 Rådmannen delegeres myndighet til å tilsette og si opp medarbeidere, herunder fastsette lønn ved nytilsetting. Rådmannens fullmakt iht bemanningsplanen, vedtatt i mai 2003 Med mindre delegasjonsreglement og/eller vedtatt budsjett tilsier noe annet, forutsettes rådmannen om nødvendig både å kunne avvike fra bemanningsplanen hva gjelder antall
årsverk knyttet til den enkelte enhet, gruppevis eller samlet, og tid til administrasjon og ledelse ( normaltaket ). Avviksgrunn kan være nye oppgaver, endret oppgavefordeling, avtaleverket og lignende. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Sammenholdes dagens organisasjonsstruktur med den strukturen som ligger i bemanningsplanen, vedtatt mai 2003, synes hovedtrekkene å være lik. Rådmannsteamet, stabsfunksjonene og resultatenhetene er organisert i den samme to-nivå-modell som tidligere. Med et unntak er stabsenheter og resultater uendret. Unntaket er IKT-seksjonen, som har tilkommet som en stabsfunksjon. Utover dette kan det være endringer på et mer detaljert nivå, hva angår antall stillinger og arbeidsoppgaver tillagt den enkelte enhet. I vurderingen av hvorvidt dagens organisering av virksomhetene er i tråd med gjeldende politiske vedtak kan det derfor pekes på at med det nevnte unntaket er hovedtrekkene som vedtatt, i den forstand at det med hovedtrekk tenkes på strukturen i organisasjonen. Det er da videre naturlig å reflektere over rådmannens fullmakt til å foreta endringer i organiseringen på et mer detaljert nivå. Det vises her spesielt til delegasjonsreglement og til vedtatt bemanningsplan, som begge peker på rådmannens anledning til å foreta endringer innen dette området såfremt hovedtrekkene i den vedtatte strukturen opprettholdes. Kontrollutvalgets sekretariat anser hovedtrekkene i dagens organisering for å være er i tråd med gjeldende politiske vedtak. Med bakgrunn i delegasjonsreglement og vedtatt bemanningsplan ser rådmannen ut til å ha anledning til å gjøre personalmessige endringer, innen vedtatt struktur. Det er i denne saken ikke foretatt noen gjennomgang av alle eventuelle endringer. Hovedstrukturen ser ut til å være som opprinnelig vedtatt. SAK 13/2009 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2008 Kontrollutvalget 27.04.2009 13/2009 Kommunestyret Kontrollutvalget vedtar årsmeldingen for 2008, og sender saken til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2008 til orientering.
Vedlegg: Utkast til årsmelding for kontrollutvalget 2008 SAKSUTREDNING Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og dens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året. For å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets sekretariat viser til den vedlagte årsmeldingen for kontrollutvalget for 2008. SAK 14/2009 EVENTUELT Kontrollutvalget 27.04.2009 14/2009 Ingen innstilling