Rapport etter forvaltningskontroll dokumentkontroll Kontrollert kommune: Grong kommune Dato rapport : 21.01.2019 Kontroll avholdt dato: 2018 Kontrolleder: Anne Solstad Gjennomført av: Anne Solstad Kontaktperson i kommunen: Berit Østervik, rådgiver jord Kontrollerte ordninger: Tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. 1 Sammendrag Denne rapporten er skrevet med bakgrunn i Fylkesmannen sin foreløpige rapport datert 01.10.2018 og Grong kommune sin tilbakemelding datert den 22.11.2018. Forvaltningskontrollen er gjennomført med utgangspunkt i et utvalg av saker som ble utbetalt i perioden 2015-2017. Rapporten beskriver de funn (avvik og merknader) som er avdekket. I Grong kommune er det konstatert 3 avvik og 1 merknad. 2 Generelt om kommunen Administrasjonen i Grong kommune er organisert i fire områder Oppvekst Utvikling Personal Helse- og omsorg. I Grong kommune er landbruk organisert under «Utvikling». Området ledes av en kommunalsjef som har ansvar for fagområdene næring, miljø, landbruk, kultur og teknisk. For området landbruk er det en rådgiver skogbruk og en rådgiver. I årene 2015-2017 har kommunen fattet vedtak i søknader om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. med et samlet utbetalt beløp på kr 1 844.806. Til sammen er det gjort 73 enkeltvedtak. Oversikten er hentet fra utbetalingssystemet Saturn. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Saksbehandler: Postboks 2600 Steinkjer: Strandveien 38 74 16 80 00 Anne Solstad 7734 Steinkjer Trondheim: Prinsensgt 1 Org.nr.: Telefon: fmtlpost@fylkesmannen.no www.fylkesmannen.no/trondelag 974 764 350 73 19 92 65
2 3 Hjemmel for kontrollen Hjemmel for Fylkesmannens forvaltningskontroll er Reglement for økonomistyring i staten 15: «Overordnede virksomheter skal ivareta kontroll med at underliggende virksomheter og enheter utenom statsforvaltningen som utøver forvaltningsmyndighet, utfører sine oppgaver på forsvarlig måte og i henhold til 14». 14 inneholder bestemmelser for internkontroll. Kontrolloppgavene er delegert til Fylkesmannen i Virksomhets- og økonomiinstruksen nr. 5.1.10. Fylkesmannen skal kontrollere om kommunen har etablert systemer og rutiner som sikrer at ordningen forvaltes i samsvar med gjeldende landbrukspolitikk, og i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. 4 Grunnlag for kontrollen Fylkesmennene er gjennom Statens virksomhets- og økonomiinstruks og vårt Tildelingsbrev fra Landbruksdirektoratet, bedt om å vektlegge kontroll for å sikre kvalitetsmessig god tilskuddsforvaltning. Utvelgelsen av kontrollobjekter er risikobasert. Samtidig står det i tildelingsbrevet at vi bør ha forvaltningskontroll i 20 % av kommunene hvert år og at vi skal ha 100 % oppfølging av avvik. Målet med kontrollen er å ivareta at midlene over jordbruksavtalen brukes til det formålet de er tiltenkt. Kontrollen skal også ivareta rettsikkerheten til søker. 5 Gjennomføring av kontrollen Varsel om kontroll ble gitt i brev av 24.04.2018, der det ble varslet at det ville bli gjennomført en forvaltningskontroll av ordningen «Tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv.». Kontrollen er gjennomført som en dokumentkontroll. Grong kommune oversendte 14 saker gjeldende fire søkere. Det er disse som danner grunnlaget for denne dokumentkontrollen. Foreløpig rapport ble oversendt kommunen 01.10.2018, og kommunen oversendte sine tilbakemeldinger i brev datert 22.11.2018. 6 Kontrollområder Denne dokumentkontrollen har fokus på kommunens håndtering av krav til dokumentasjon og forståelse av regelverk. Følgende ble tatt opp uten at det ble registret funn: For ingen av de kontrollerte sakene fra Grong, er det gjort funn for:
3 o Kravet til dokumentasjon av årsak til avløsning o Godkjenning av for lite spesifikasjon av regning fra selvstendig næringsdrivende i forhold til utført arbeid og leid maskin/utstyr. Tabellen under gir en oversikt over de avvik og merknader som ble avdekket under kontrollen. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav til forvaltningen av ordningen som er fastsatt i eller i henhold til reglement for økonomistyring i staten, styrende dokumenter, regelverket og/eller retningslinjer for ordningen Merknad er forhold som ikke strider med krav, men der fylkesmannen finner grunn til å peke på behov for forbedringer. I tabellen er det vist til sak 1, 2 osv. Dette er identifikasjon av saker som er gjennomgått. Nummerering er opplyst slik at kommunen kan finne tilbake til de konkrete sakene. Avvik og merknader som ble avdekket under kontrollen: Ordning: Tilskudd til avløsing ved sykdom og fødsel mv. Der annet ikke er nevnt er det forskrift om tilskudd til avløsning ved sykdom og fødsel mv. (FOR-2014-07-04-1151), det her er henvist til. Avvik 1 Avvik fra Kommunen har behandlet ufullstendige søknader mangler nødvendig dokumentasjon I tre saker er ufullstendig søknad behandlet. Det foreligger ikke tilstrekkelig dokumentasjon næringsinntekt. Kommunen mener å ha rutine for at næringsinntekten sjekkes, men kravet er at begge gjeldende år dokumenteres skriftlig. Dette gjelder sakene 2.2.,12 og 15. 10. Opplysningsplikt og kontroll Søker av tilskudd plikter å gi alle opplysninger som kommunen, fylkesmannen og Landbruksdirektoratet finner nødvendig for å kunne forvalte ordninga. Rundskriv 2017-7, 2015-43, 2015-33, 2015-07 kap. 1.5.3 Kap. 1.5.3 Opplysningsplikt og kontroll, krav til dokumentasjon - 10 Det er søker som har ansvaret for å skaffe og levere dokumentasjon. Kommunen har likevel ansvar for at saken er så godt opplyst som mulig når vedtak fattes jf. forvaltningsloven 17 første ledd.
4 Endring av praksis umiddelbart All påkrevd dokumentasjon skal innhentes før saken kan behandles. Avvik 2 Kommunen har innvilget tilskudd uten tilstrekkelig dokumentasjon av at avløsningen har skjedd og av utgifter til avløsningen. I tre saker er det gitt tilskudd i strid med generelle vilkår for ordningen. Dokumentasjon av utgifter skal være innsendt/innhentet før saken behandles. Kommunen må sike at nødvendig dokumentasjon blir innhentet og lagt til grunn ved behandling av søknader. Det er gitt tilbakemelding fra kommunen om at ytterligere dokumentasjon nå er innhentet og funnet i orden. Det er ikke utbetalt for mye tilskudd med grunnlag i dette. Dette gjelder sak: 4, 5 og 6. Avvik fra 3 Generelle vilkår Tilskuddet kan gis til dekning av dokumenterte utgifter til avløsning. Endring av praksis umiddelbart. Avvik 3 Kommunen har ikke lagt til grunn mottatt dokumentasjon ved trekk i dagsatsen Gjelder sakene: 9 og 10 Avvik fra Rundskriv 2015-33 (da dette gjelder søknader i 2015). Kap. 2.1.3 Fradrag Det skal alltid beregnes fradrag for lønn, godtgjørelse for tapt arbeidsfortjeneste, ytelser fra NAV og pensjonsutbetalinger o.l. som den som har blitt avløst har mottatt for perioden som gir til tilskudd. Umiddelbart. Det er trukket for lite i lønn som avløste har mottatt. Lønnen har endret seg i søknadsperioden så mere skulle vært trukket. For delperiodene har det blitt utbetalt litt for lite, men søker har søkt for en lengre periode og for den totale perioden sett under ett er det ikke utbetalt for mye da maksimalt tilskudd/dokumenterte utgifter for perioden ikke er overskredet.
5 Merknad Kommunen burde ha innhenta ytterligere dokumentasjon for å underbygge vedtak om utbetaling Gjelder sak nr. 13 Kommunen har ansvar for at saken er så godt opplyst som mulig når vedtak fattes jf. forvaltningsloven 17 første ledd. Det er for saken dokumenterte utgifter for januar og februar i en lønnsperiode som kommer svært lenge etter søknadsperiode. Her ville det vært fornuftig å innhente timelister fra avløserlaget for å underbygge riktig vedtak. Kommunens tilbakemelding med forklaring godtas, men dette burde ha vært kommentert/avklart skriftlig med søker og lagt ved saka i utgangspunktet. 7 Avsluttende kommentarer Fylkesmannen vurderer det slik at flere av avvikene i denne rapporten enkelt kunne ha vært unngått om all dokumentasjon var vedlagt sakene fra søkers side eller innhentet av Grong kommune under saksbehandlingen. Kravet til næringsinntekt vil bli ivaretatt gjennom fagsystemet Agros ved direkte innhenting fra Skatteetaten fremover.