Til styringsgruppens medlemmer Stavanger, 5 oktober 2018 Innkalling til møte i s styringsgruppe Det innkalles med dette til møte i styringsgruppen 16. oktober 2018, kl. 14.00 16.00, i Randaberg kommunehus. Dagsorden: Nr Sak Saksunderlag Type sak 33/18 Godkjenning av dagsorden Godkjenning 34/18 Godkjenning av referat fra møte Referat Godkjenning 20. juni 2018 35/18 Informasjon om arbeidet i Notat Orientering ressursgruppen og sekretariatet 36/18 Status fra tiltak Notat Orientering 37/18 Status fra Kommit-rådets møte 28/9 Notat Orientering 38/18 Signering av samarbeidsavtale Notat Beslutning 39/18 Prosedyre for gjennomføring av valg til styringsgruppa 40/18 FoU rammeavtale på vegne av 41/18 Eventuelt Notat Notat Drøfting Beslutning Vel møtt! Med vennlig hilsen Per Kristian Vareide Vedlegg Referat fra styringsgruppemøte 30.8.18 Sakskart for 2018-2019
33/18 Godkjenning av dagsorden Godkjenning Dagsorden godkjennes 34/18 Godkjenning av referat fra møte 30.8.2018 Godkjenning Referatet godkjennes 35/18 Informasjon om arbeidet i ressursgruppen og sekretariatet Orientering Sekretariatet og ressursgruppen har siden sist møte 30 august 2018 jobbet med følgende saker: Sekretariatet har sendt ut informasjonsbrev til alle kommuner i fylket med invitasjon til samarbeidet Regionråd/-samarbeid i Dalane, Haugaland og Ryfylke er invitert inn som observatør i styringsgruppemøtene ut 2018 og er bedt om representanter i tiltak digitaliseringsstrategi Sekretariatet har påbegynt arbeidet med kommunikasjonsstrategi og -plan for, og ser også på mulige innholdselementer for hjemmesiden, digirogaland.no. Ressursgruppen har jobbet med hvordan nye ideer/behov skal fanges opp, diskutert behovet for faggrupper i samarbeidet og gjennomført workshop med tema organisering av ressursgruppen ved oppskalering av samarbeidet Sekretariatets har utarbeidet et forslag til sakskart for 2018-2019 på saker som skal følges opp fra forprosjektet se vedlegg Sekretariatet jobber sammen med barnehagesjefen i Klepp om et mulig nytt tiltak for telling av barn i barnehager. Løsningen som ønskes utviklet vil telle antall barn automatisk, basert på f.eks geofence (innenfor et gitt geografisk område). Potensiale for tiltaket vurderes å være av nasjonal karakter. Stavanger kommune har sendt ut tilbudsforespørsel om rekrutteringstjenester for ansettelse på digitaliseringsområdet til ressurspoolen i. 2
På vegne av har Stavanger kommune inngått kontrakt med Karabin AS for bemanning av sekretariatet i 2018 Stavanger kommune er deltaker i prosjekt- og styringsgruppen til DigiHelsestasjon (nytt nasjonalt prosjekt) og planlegger informasjons- /presentasjonsmøte for fra nasjonal prosjektleder. Informasjonen tas til orientering 36/18 Status fra tiltak Orientering Digitaliseringsstrategi: Oppstartsmøte ble avholdt 18 september 2018 med representanter fra Hå, Randaberg, Sola, Klepp og Randaberg. Time er også medlem i tiltaket. I oppstartsmøtet ble mandat, målsetning, organisering og fremdriftsplan diskutert. Medlemmene i tiltaket konkluderte med at tiltaket skal suppleres med medlemmer fra regionråd/samarbeid i Dalane, Haugaland, Ryfylke og Stavanger kommune. Representant fra Haugaland er Kjell Ove Risanger. Representant fra Ryfylke blir klar 9 oktober. Representant fra Stavanger er Inger Bjørkum Leigvold. Representant fra Dalane er ikke mottatt. Sekretariatet vil informere styringsgruppen i møtet om representanter fra Dalane og Ryfylke Første arbeidsmøte er berammet til 23-24 oktober. DigiSos: Stavanger kommune leder tiltaket og har utpekt Synnøve Tunge Baylis til å lede tiltaket. Første samling er berammet til uke 47. Tidspunkt og agenda skal avklares i løpet av uke 41-42. Foreløpig har Gjesdal og Hå kommune meldt seg på DigiSos-tiltaket. DigiHelse: Mottak av nasjonalt prosjekt DigiHelse ble i styringsgruppemøte sak 21/18 kvalifisering av nye tiltak vedtatt som tiltak 3. Sandnes har som «Visma profil» kommune skygget pilot prosjektet og vil implementere løsningen i tidlig fase. Mottak av DigiHelse er kommet så langt i prosessen allerede at det etter Sandnes sin vurdering ikke har vært hensiktsmessig å starte parallelle prosesser i regi av. I løpet av første halvår 2019 vil erfaringer fra tidlig innføring i Sandnes kommune foreligge og eventuelt behov for eget tiltak i regi og omfang av dette tiltaket være tydeligere. Sekretariatet holder løpende dialog med Sandnes kommune om tiltaket. 3
Styringsgruppen tar informasjon om status fra tiltak til orientering. Tiltak Digitaliseringsstrategi suppleres med Kjell Ove Risanger (Haugesund kommune, Haugaland), NN ( kommune, Dalane), NN ( kommune, Ryfylke) og Inger Bjørkum Leigvold (Stavanger). 37/18 Status fra Kommit-rådets møte 28/9-18 Orientering KommIT rådet hadde møte 28.september 2018. Agenda for møte finnes her: http://opengov.cloudapp.net/meetings/ks/meetings/details/923293?agendaitemid=2 36473 I skrivende stund foreligger det ikke protokoll fra møtet, denne ettersendes til styringsgruppen så snart den foreligger. Følgende oppsummering kan gi et bilde av drøftinger og konklusjoner fra møtet - Nasjonal struktur for styring, samhandling og deling ble drøftet, med særlig fokus på sammenheng mellom KommIT rådet og regionale samarbeidsforum. Gevinstene i forhold til kompetansespredning og bredding og skalering av sentrale prosjekter vurderes å være store dersom en lykkes i å bygge ut gode regionale nettverk slik en har gjort blant annet i Hordaland og Rogaland. Rådet pekte på betydningen av å få til gode regionale samarbeid, men la vekt på at det må være opp til regionene selv å finne egen hensiktsmessig organisering. Rådet pekte også på verdien av å sikre god kontakt mellom KommIT rådet og regionale nettverk, slik at alle representantene i rådet har koblinger til regionale forum. - Innretningen av DigiFin problemstillinger knyttet til forvaltning av ordningen. Rådet tok saken til orientering - Søknader til DigiFin for prosjektene DigiSos fase 2 og DigiHelse, to større utviklingsprosjekter som nå begge er klare for utrulling til resten av kommune- Norge. Begge søknadene ble anbefalt innvilget av KommIT rådet - Status for ehelse-prosjektet en innbygger-en journal. Konseptvalgutredning er gjennomfør og departementet anbefaler å gå videre med et konsept som innebærer store investeringer i samhandlingsløsninger mellom stat og kommune, samt utvikling av felles pasienthåndteringssystem i kommunene. Fra KommIT rådet gis det ros til ehelsedirektoratet for god evne og vilje til reell samhandling med kommunesektoren, der kommunesektor og stat møtes som likeverdige parter rundt bordet - Statusrapportering; saken tatt til orientering. Styringsgruppen oppfordres til å lese gjennom porteføljelisten, for å få en oversikt over pågående prosjekter 4
Kristin Barvik vil være til stede i møtet under saken, for å kunne svare på spørsmål og gi utdypende kommentarer. Styringsgruppen tar saken til orientering. 38/18 Signering av samarbeidsavtale Beslutning Alle kommuner i Rogaland er i brev fra styringsgruppens leder 14/9-18, Informasjon om, invitert til deltakelse i. Kommunene har fått informasjon om at forprosjektet er avsluttet og at videreføring av samarbeidet er besluttet. De har i tillegg fått tilsendt samarbeidsavtalen, sluttrapporten for forprosjektet og vedtatt budsjett for 2019. Sekretariatet ønsker styringsgruppens tilslutning til at det tilrettelegges for et arrangement hvor flere av kommunene er tilstede og samarbeidsavtalen for signeres av de som ønsker å tiltre samarbeidet per 01.01.2019. Det har vært dialog mellom sekretariatet og KS Rogaland i forhold til å finne et møtetidspunkt og en møtearena som allerede er avtalt. Victoria-møtet 13. desember synes å være et slikt tidspunkt. Her vil både fylkesmannen, ordførere, rådmenn og KS Rogaland være tilstede. Sekretariatet ønsker i tillegg å undersøke muligheten for å invitere lokal presse til arrangementet. Styringsgruppen godkjenner videre arbeid med tilrettelegging av arrangement for signering av samarbeidsavtalen 13. desember 2018. 39/18 Prosedyre for valg av representanter til styringsgruppa Drøfting Representasjon i styringsgruppen for ble første gang diskutert i forbindelse med sak 14/18. Tema ble fulgt opp i sak 31/18. I referat fra 5
styringsgruppens behandling av sak 31/18 fremgår det at «Styringsgruppen videreføres som interim styringsgruppe for hovedprosjektet frem til flere kommuner tiltrer samarbeidet og arena for valg av endelig styringsgruppe er besluttet.» Gjennom dette adresseres ulike spørsmålstillinger som gjøres til gjenstand for drøfting i møtet, således at sekretariatet kan utforme endelig forslag til prosedyre og kriterier for valg. Sekretariatet ønsker at styringsgruppen tilkjennegir sine betraktninger i forhold til prioritering av kriterier og gjennomføring av valg som - Sikrer representasjon fra kommuner av ulik størrelse - Imøtekommer ambisjonen om fylkesdekkende representasjon - Bidrar til en sammensetning av personer med faglig interesse og engasjement som gjør dem til gode ambassadører for - Sikrer medlemmer med legitimitet i egen region og helst også på nasjonale arenaer - Sikrer representasjon fra kommuner som ønsker å være tidlig bruker av nye løsninger. Deler av spørsmålstillinger reist i sak 14/18 er konkludert. Følgende gjenstår å avklare: Skal styringsgruppens medlemmer representere egen kompetanse (individet), egen kommune eller et geografisk område? Dersom styringsgruppemedlemmet representerer et geografisk område, hvilken rolle/ansvar har man for øvrige kommuner i den geografien man representerer? For hvilken periode velges styringsgruppemedlemmet, 1 år, 2 år eller flere år? Ut over dette ber sekretariatet om at det avklares hvilket organ/arena som anvendes for gjennomføring av valg av medlemmer til styringsgruppen. Styringsgruppen anmoder sekretariatet om å reflektere møtets innspill i det videre arbeidet med prosedyre og kriterier for valg til styringsgruppen. 40/18 FoU-rammeavtale på vegne av Beslutning Sekretariatet ønsker styringsgruppens tilslutning til at Stavanger kommune kan inngå rammeavtale om forsknings- og utviklingsoppdrag på vegne av. For gjennomføring av nye tiltak vil det være behov for bistand fra leverandører til samarbeid om leveranse av utviklingsoppgaver. 6
Sekretariatet har vært i dialog med innkjøpsavdelingen til Stavanger kommune og foreslår på bakgrunn av dette at slik bistand skal forankres i rammeavtale om forsknings- og utviklingsoppdrag. Oppdrag som inngår i en slik avtale kan unntas fra anskaffelsesregelverket. Vilkårene for denne unntaksbestemmelsen er som følger: Det kreves et samarbeid mellom partene Det er en forutsetning at oppdraget gagner flere enn partene Oppdragsgiver finansierer ikke oppdraget fullt ut Hovedelementet i hvert oppdrag som gjennomføres etter denne avtalen må være forskning eller utvikling. OECD har i Frascatimanualen definert FoU på følgende måte: Forsknings- og utviklingsarbeid (FoU) er kreativ virksomhet som utføres systematisk for å oppnå kunnskap, herunder kunnskap om mennesket, kultur og samfunn og omfatter også bruken av denne kunnskapen til å finne nye anvendelser. De enkelte oppdragene defineres av partene i egne vedlegg og arkiveres på avtalen. Det enkelte vedlegget skal inneholde en kort beskrivelse/spesifikasjon av oppdraget, hvor det fremkommer at ovennevnte vilkår oppfylles, fremdrifts- og bemanningsplan for partenes dedikerte ressurser samt redegjørelse for finansiering av prosjekter. Avtalen kan inkludere arbeid med pilotering og testing, men kun i de tilfeller der testingen kan regnes som utviklingsarbeid. Styringsgruppen gir Stavanger kommune ved leder av sekretariatet mandat til å inngå rammeavtale om Forsknings- og utviklingsoppdrag på vegne av. 41/18 Eventuelt Ingen saker innmeldt. Tas til orientering. 7