Sakliste Gausdal kommune STYRE/RÅD/UTVALG: MØTESTED: MØTEDATO: KL. Arbeidsmiljøutvalget Formannskapssalen 13.09.2011 08.00 SAKER TIL BEHANDLING: Sak 5/11 Sak 6/11 Sak 7/11 REFERATSAKER ANALYSE AV KOMMUNENS NÆRVÆRSTALL FOR 2010 GJENNOMGANG AV ENHETENES HANDLINGSPLANER INNEN HMS FOR 2011 Sakene er utlagt i politisk sekretariat fram til møtedagen. Eventuelle forfall meldes til servicetorget, tlf. 61 22 45 92. Vararepresentanter møter bare etter nærmere innkalling. Saker unntatt offentlighet blir utsendt til medlemmene. Varamedlemmer som blir innkalt må selv henvende seg til servicetorget for å få tilsendt disse. Gausdal, 07.09.11 Anne Kristin Lien Leder Frode Frydenlund Personalkonsulent
Gausdal kommune 2 Ark.: 440 Arkivsaksnr.: 11/1241 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 5/11 Arbeidsmiljøutvalget 13.09.2011 Saksbehandler: Frode Frydenlund REFERATSAKER Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): SAKSOPPLYSNINGER: 1. BHT sine 5 minutter 2. BHT, oversikt over kommunens bruk av BHT første halvår 2011 3. BHT, rapport etter arbeidshelseundersøkelse av 3-skift arbeidere i pleie- og omsorg. 4. Arbeidstilsynet, tilsyn med utleie og innleie av arbeidskraft, svart på anmoding om opplysninger. 5. Actic Norge, tilbud om bedriftsavtale for trening hos Artic Norge. (Treningssenteret på Jorekstad.) 6. Endringer av regler for oppfølging av sykmeldte fra 1.juli 2011. 7. Medarbeiderundersøkelsen 2011 VURDERING: Rådmannen foreslår at det gjøres følgende vedtak: Referatsakene tas til etterretning. Side 2 av 8
Gausdal kommune 3 Ark.: 461 Arkivsaksnr.: 11/340 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 6/11 Arbeidsmiljøutvalget 13.09.2011 Saksbehandler: Frode Frydenlund ANALYSE AV KOMMUNENS NÆRVÆRSTALL FOR 2010 Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Ingen SAMMENDRAG: Kommunens nærværsprosent har holdt seg stabil fra 2009 til 2010, og er bedre enn landsgjennomsnittet. Det er ikke store endringer i hvordan fraværet fordeler seg, og en forholdsvis stor del av fraværet er langtidsfraværet. Vi opplever at det er det systematiske og langsiktige arbeidet med arbeidsmiljøet og våre arbeidsplasser som gir en høy nærværsfaktor. Det er ikke et enkelttiltak som utgjør forskjellen den ene eller andre retningen. SAKSOPPLYSNINGER: Kommunen ønsker å ha fokus på de ansattes nærvær, og arbeider for en så god nærværsprosent som mulig. Tekstlig vil nærværsprosenten benyttes i størst mulig grad, men i enkelte tabeller og sammenhenger vil vi måtte bruke den tradisjonelle fraværsprosenten. Håper det ikke skaper stor forvirring at begge begrepene benyttes i analysen. Nærværet for 2010 bygger på kalenderåret, og var samlet for kommunen på 94%. Samlet nærværsprosent for 2009, og tidligere år 2010 2009 2008 2007 2006 2005 2004 2003 2002 2001 2000 Gausdal 94% 93,9% 93,35% 92,94% 93,95% 94,8% 93,0% 91,9% 93,5% 93,8% 93,4% Landsgjennomsnitt 93,17% 91,8% 93% 93,2% 93,20% 93,4% 92,38% 92,08% Nærværet i kommunen har vært stabilt i 2010, er på tilnærmet samme nivå som i 2009, vi er fortsatt noe bedre enn landsgjennomsnittet. Tabell 2 Nærværsprosent fordelt på områder År Administrasjonshus med hele teknisk drift Skoler, barnehage, SFO og PLO med psykiatri, og tjenesten tilb. psykisk utv.hemmede Pleie- og omsorg (De 4 sonene + kjøkken) Voksenopplæringa 2010 94,36% 95,17% 92,55% 91,49% 2009 95,49% 94,59% 92,11% 90,30% 2008 93,28% 94,03% 92,55% 91,86% 2007 94,23% 95,11% 89,11% 87,45% 2006 94,49% 95,70% 90,02% 88,53% 2005 96,85% 93,27% 93,13% 93,56% Tabell 2 viser nærværet fordelt på områder. Administrative enheter hadde i 2010 en dårligere Side 3 av 8
Sak 6/11 nærværsfaktor enn året før, de øvrige områdene har bedret sin nærværsfaktor noe. Tabell 3 Hvor stor andel av fraværet har de ulike fraværskategoriene År 1-8 dg. egenm >16 dager sykmeld 17-56 dg. fravær Over 56 dager 2010 9,00% 11,05% 18,90% 61,05% 2009 12,20% 11,97% 16,21% 59,61% 2008 9,54% 10,34% 17,21% 62,90% 2007 11,28% 11,44% 15,43% 61,87% 2006 11,89% 10,26% 19,36% 58,49% 2005 9,51% 15,17% 28,40% 46,92% 2004 7,29% 13,02% 21,40% 58,29% 2003 7,21% 12,06% 24,57% 56,15% Det kortere fraværet sin andel har gått noe ned i 2010 fra 2009, tilsvarende har fraværet over 17 dager økt sin andel av fraværet. Tabell 4 Fordeling av fraværet på lengde innen tjenesteområdene 1 8 dg. Sykmeld. 4-16 dg. Sykmeld. 17-56 dg. Sykmeld. over 56 dg. Adm. Skole SFO Bhg PLO PU 2010 9,36% 11,20% 6,23% 12,92% 6,24% 12,74% 2009 13,50% 13,16% 16,81% 27,10% 7,14% 13,31% 2008 6,15% 9,23% 16,36% 14,28% 11,10% 9,67% 2007 12,24% 10,73% 10,44% 28,41% 7,87% 15,73% 2006 15,98% 14,46% 48,50% 13,00% 8,74% 18,60% 2005 11,57% 6,3% 8,33% 8,40% 10,38% 12,51% 2010 10,66% 8,09% 3,68% 12,23% 12,68% 12,62% 2009 18,11% 9,95% 22,47% 13,31% 11,01% 4,71% 2008 6,92% 8,96% 53,62% 11,69% 11,69% 13,48% 2007 12,06% 8,30% 18,60% 25,23% 8,69% 22,61% 2006 8,98% 10,18% 51,50% 15,00% 8,17% 21,39% 2005 19,64% 10,39% 4,52% 12,71% 19,26% 12,14% 2010 20,78% 16,63% 5,07% 14,64% 21,68% 16,72% 2009 17,43% 9,91% 28,64% 13,83% 18,36% 31,81% 2008 15,86% 12,59% 0% 19,73% 19,73% 32,19% 2007 16,20% 15,49% 40,16% 18,16% 14,58% 14,03% 2006 26,00% 19,45% 00,00% 30,86% 14,44% 23,51% 2005 31,94% 19,48% 23,05% 43,27% 25,42% 26,96 % 2010 59,20% 64,09% 85,01% 60,20% 59,40% 57,91% 2009 50,96% 66,99% 32,09% 45,76% 63,49% 50,51% 2008 71,07% 69,22% 30% 57,48% 57,48% 44,66% 2007 59,52% 65,48% 30,81% 28,20% 68,88% 47,64% 2006 49,04% 55,91% 00,00% 41,14% 68,66% 36,51% 2005 36,86% 63,81% 64,11% 35,62% 44,93 % 48,39% Adm.Tekn Skole SFO Bhg PLO PU Fordelinga av type sykefravær mellom de ulike planområdene variere fra år til år. SFO skiller seg ut med liten andel av fraværet egenmeldt fravær og kortere sykmeldinger, en stor del av fraværet er langtidssykmelding. PLO skiller seg også ut med lite bruk av egenmeldinger Side 4 av 8
Sak 6/11 Langtidssykemeldte Langtidssykemeldte er definert til ansatte med ett fravær på 20 dagsverk eller mer. I 2010 hadde vi 64 personer som kom under definisjonen landtidssykemeldte, 49 kvinner og 15 menn. Tabell 5 Langtidssykemeldte, antall personer, hvor stor andel av det totale sykefraværet de står for, og gjennomsnittlig lengde på fraværet. År Antall Andel av totale Gj.snittlig fravær Totalt Kv i % Menn i % fraværet 2010 64 49 76,6 15 24,4 59,85% 58,17 dagsverk 2009 93 78 83,9 15 16,1 76,41% 54,49 dagsverk 2008 83 67 80,7 16 19,3 74,31% 62,87 dagsverk 2007 82 70 85,4 12 14,6 72,44% 64,16 dagsverk 2006 78 72,29% 58,54 dagsverk 2005 58 69,35% 59,63 dagsverk 2004 76 71,93% 68,80 dagsverk 2003 84 75,69% 73,24 dagsverk De langtidssykemeldte står for nesten 60% av det totale fraværet. Deres gjennomsnittlige fravær har gått noe opp fra 2009. Ser vi på kjønnsfordelingen i personalet, så er kvinnelige ansatte fortsatt overrepresentert i gruppa langtidssykmeldt. En annen måte å se på de langtidssykmeldte sin innvirkning på sykefraværet er å se på ansatte som i 2010 hadde over 100 dagsverk fravær, dette gjaldt for 8 ansatte. Holdes disse utenfor, vil den samlede nærværsprosenten i kommunen vært på 95,15% ( 95,12% i 2009 og 95,09 % i 2008.) Disse 8 personene sto for 18,44% (21,34 % i 2009) av fraværet i kommunen. VURDERING: Vi har en nærværsfaktor som er over landsgjennomsnittet. Endringer i kommunens nærværsfaktor bruker å følge endringer i nærværet på landsbasis. I 2010 fulgte vi for så vidt endringene på landsbasis, men bare i mindre grad. Det er positivt at nærværsprosenten i 2010 har holdt seg stabil fra 2009. I 2010 gjennomførte vi store organisatoriske endringer innen teknisk- og omsorgssektoren. Store organisasjonsendringer kan medføre belastninger på organisasjonene før endringen setter seg, men nærværstallene tyder ikke på at endringene har gitt seg utslag i lavere nærværsfaktor. Ser vi fraværet fordelt på områder, tabell 2, så har enhetene som sorterer under administrasjon en dårligere nærværsprosent i 2010 enn i 2009. De øvrige områdene har bedret sin nærværsfaktor fra 2009, pleie- og omsorg er nå på nivået fra 2008. Fordelinga av fraværet på kort og langt fravær viser at det korte fraværet, både egenmeldt og kortere sykmeldinger står for en mindre del av fraværet i 2010 enn i 2009. Utvidet rett til å bruke egenmelding synes ikke å bli brukt i særlig grad av våre ansatte. Hvordan fraværet fordeler seg på de ulike fraværstypene går litt opp og ned fra år til år. Ser vi på de siste 5 år så varierer det uten at vi ser noen trend. Side 5 av 8
Sak 6/11 Tabell 4 viser hvordan fraværet fordeler seg innen tjenesteområdene. Barnehagene skiller seg ut ved at bruken av egenmeldinger varierer mye fra år til år. SFO særpreger seg ved at de har mye av fraværet på det helt lange fraværet, men må ta med at SFO omfatter få personer. Hvor vi har mest å hente for å holde et akseptabelt nivå på sykefraværet synes å være på langtidsfraværet. Makter vi å redusere det gjennomsnittlige fraværet her vil det ha merkbar innvirkning på kommunens samlede nærvær. Betydningen av de langtidssykmeldte sitt fravær synliggjøres ved at 8 ansatte sto for 18,34% av det totale fraværet i kommunen. Arbeidet overfor de som er langtidssykemeldt eller som står i fare for å bli det, fordrer en god kommunikasjon mellom ansatte, enhetsleder, primærlege, BHT og Arbeidslivssenteret. I 2009 opplevde vi det som positivt at det gjennomsnittlige antall dagsverk som de langtidssykmeldte var fraværende med hadde gått ned, men i 2010 ser vi at det gjennomsnittlige fraværet har gått noe opp igjen. Fra 1.juli kom nye regler for oppfølging av sykmeldte. Dette gjelder både arbeidsgiver, sykmelder og den sykmeldte. Essensen i endringene er at oppfølging fra arbeidsgiver skal skje tidligere, med større involvering og medvirkning av den sykmeldte og sykmelder og sanksjoner hvis partene ikke følger opp sine plikter. Hvordan dette innvirker på vår nærværsfaktor gjenstår å se, vi vil få et vist inntrykk når vi får nærværstallene for 2011. Med fokus på nærværsfaktoren så understreker vi at det arbeidet som skjer ute i enhetene er viktig. Vi arbeider for å ha sunne arbeidsplasser, hvor ansatte opplever trivsel, en meningsfull arbeidshverdag, har innvirkning på egen arbeidssituasjon og hvor vi i forhold til arbeidsoppgaver gir både støtte og utfordringer. Vi bruker medarbeiderundersøkelser aktivt for å måle de ansattes opplevelse av egen arbeidsplass. Og våre enhetsledere blir utfordret på sin personalomsorg. Vi har et godt samarbeid med Arbeidslivssenteret, og vår kontaktperson der bistår kommunen både i konkrete saker og på generelt plan. Ordningen med bedriftshelsetjenesten er nå slik at alle kommunens ansatte er omfattet av den. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende vedtak: AMU støtter administrasjonens analyse av nærværsarbeid for 2010, og tar analysen til etterretning. Side 6 av 8
Gausdal kommune 7 Ark.: 440 Arkivsaksnr.: 11/1240 SAKNR STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEDATO: 7/11 Arbeidsmiljøutvalget 13.09.2011 Saksbehandler: Frode Frydenlund GJENNOMGANG AV ENHETENES HANDLINGSPLANER INNEN HMS FOR 2011 Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): Innsendte handlingsplaner og tilbakemeldinger SAMMENDRAG: 7 av enhetene har sendt inn handlingsplan HMS/ gitt annen form for dokumentasjon av HMS-arbeidet. At antallet er noe lavt er situasjonsbestemt, mange av våre enheter er berørt av organisasjonsendringer det siste året, og ikke alt har falt på plass etter dette. Av de innsendte handlingsplanene er det ikke mange eller omfattende tiltak som er ført opp. SAKSOPPLYSNINGER: Enhetenes systematiske HMS arbeid skjer i perioden januar til mai, vanligvis med behandling i AMU sitt møte i juni, i år har vi skjøvet behandlingen til AMU første høstmøte. De enhetene som har oversendt handlingsplaner eller annen dokumentasjon er Bjørkvin bosenter, Kornhaug barnehage, Follebu skole, landbrukskontoret, Barn- og familieenheten, Forset barnehage og Forset skole. Fjerdum barnehage arbeider med sin handlingsplan men var ikke ferdig i det saksutredningen ble skrevet. At en del av våre enheter ikke har sendt inn handlingsplaner er nok situasjonsbestemt. 12 av våre enheter har det siste året i større eller mindre grad vært berørt av organisasjonsendringer, i en slik sammenheng så tar det litt tid før nye rutiner setter seg og blir fulgt opp. Det systematiske HMS-arbeidet kan ha blitt berørt av dette. Gjengir kort de innsendte handlingsplanene og tilbakemeldingene. Bjørkvin bosenter: Utvidelse av verandaer/skifte av gulv. Male vegger og skifte gulvbelegg i fellesareal og utskifting av møbler og diverse inventar. Enhetens målsetting er å jobbe med vedlikehold og funksjonalitet inne og ute. Kornhaug barnehage: Gå gjennom renholdsrutinene, bedre belysning på avdelingene, tilrettelegging på en av stelleplassene, oppgradering førstehjelpsutstyret og gjennomføre flere medarbeidersamtaler. Follebu skole vil arbeide med inneluft og støvplager, ordne med rømningsvei på ett klasserom, utvendige persienner på ett klasserom, sikringstiltak på sløyden og tiltak for å begrense volum på ringeklokka. Målsettingen for HMS-arbeidet er å opprettholde den høye medarbeidertilfredsheten og den gode nærværsprosenten. Landbrukskontoret har hatt en gjennomgang av kontorarbeidsplassene, det som er avdekket Side 7 av 8
Sak 7/11 her er i stor grad fulgt opp. På et par kontorer løsner takplatene (er limt på), løse plater fjernes. Barn- og familieenheten viser til gjennomgang av kontorarbeidsplassene samt ekstern veiledning av de ansatte. Forset barnehage, gå gjennom renholdsrutinene og tilrettelegging (spesialstoler) ved påkledning av barna. Utenfor budsjett ønsker de å løse manglende lagerplass for vasketralle. Forset skole viser til gjennomførte og planlagte bygningsmessige utbedringer ved skolen og til sitt pedagogiske årshjul. VURDERING: Vi kan ikke slå oss til ro med at så få av enhetene har utarbeidet handlingsplaner for HMS. Selv om vi vet at det arbeides mye og godt med arbeidsmiljøet, noe som viser seg i nærværstallene og medarbeiderundersøkelsene, så er det systematiske HMS-arbeidet viktig, likeså at det dokumenteres. Vi har forståelse at de enhetene som har gjennomgått en organisasjonsendring det siste året har noen utfordringer med å være à jour på alle områder med en gang. Når organisasjonsendringen har satt seg må vi forvente at de får opp igjen det systematiske HMS-arbeidet. De innsendte handlingsplanene er ikke omfattende i antall tiltak eller kostnad. Tre enheter har tiltak som går på renhold med noe ulik vinkling. De to enhetene ved administrasjonshuset som har utarbeidet handlingsplan/gitt tilbakemelding har begge fokus på arbeidsstilling og belysning på kontorene. Den ene har også arbeidet systematisk med veiledning av de ansatte, noe som er svært forståelig ut fra enhetens arbeidsoppgaver og type arbeidsbelastning som de ansatte har. Når enhetene arbeider systematisk og årlig med sine vernerunder vil ting bli tatt fortløpende, og vi vil ikke få de store handlingsplanene som fort kan bli resultatet når det blir et mer sporadisk arbeid og preg av skippertak. To av handlingsplanene har satt opp egne mål for sitt HMS-arbeid på handlingsplanen. De kan synes lite, men her må vi se handlingsplanen i sammenheng med enhetens styringskort, her har også enhetene formulert målsettinger for sitt personalarbeid. Det er ikke tiltak i de innsendte handlingsplanene som er slik at administrasjonen mener at AMU bør gi innspill til at tiltaket bør prioriteres i vedlikeholdsplanene eller på invisteringsbudsjettet. Utfordringen vi har som arbeidsgiver er å få alle enheter til å foreta en årlig gjennomgang av arbeidsplassen, og dokumentere hva de vil arbeide med framover. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende vedtak: Gjennomgang av HMS-handlingsplanene for 2011 tas til etterretning. Side 8 av 8