Leirsund: 01.04.2008 Referat fra ÅRSMØTE i Leirsund Velforening Sted : Leirsund Velhus Dato : 31.03.2008 Klokken: 19.05 til 21.00 Servering: Kaffe, kaker og vann. Tilstede: Medlemmer: Arve Holt, Jorunn Skjerven, Jo Erik Solbrekken, Jeanette Kilmork, Arvid Rud, Herr Engebretsen, Fru Engebretsen, Torleif Einvik, Idar Endresplass, Lars Petter Hovin, Terje Aas, Geir Jensen, Åge Skillebekk, Pål Sagen, Rita Eilertsen. Styret: Finn Erik Eilertsen, Thomas Klever, Marius Johnsen, Hans Vågåsar, Tone Samuelsen, Arild Frøberg. Eva Stallemo fra styret var ikke tilstede. Med dette var det følgende antall tilstede. Medlemmer: 15 personer. Styret: 6 personer. Totalt fremmøtte representanter 21 personer. 2 medlemmer forlot møtet før møtet ble avsluttet. Noen avstemninger er med dette utført med 19 representanter. Inkludert styret. REFERAT FRA ORDINÆRT ÅRSMØTE 31.03.2008 LEIRSUND VELFORENING Sak 1 Åpning av møtet, godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjent. Sak 2 Valg av møteleder, referent og to representanter til å undertegne protokollen Møteleder Referent Undertegning protokoll: Finn Eirik Eilertsen. Arild Frøberg. Jorunn Skjerven, Jeanette Kilmork (Rita Eilertsen ble først valgt, men da hun forlot møtet ble dette endret). Side 1 av 5
Sak 3 Styrets årsberetning Årsberetningen ble lest opp og kommentert av Lederen. Årsberetningen ble tatt til etterretning. Sak 4 Regnskap for regnskapsåret 2007 Gjennomgang av regnskapet ved Tone Samuelsen. Regnskapet ble kommentert av forsamlingen. Det ble spesielt kommentert at fordringer som er mottatt og betalt i 2008 gjeldende bygging av Nytt velhus ikke fremkommer av regnskap eller ballanse. Dette gir et uriktig bilde av byggekostnader og regnskapet. Se videre kommentar rundt dette på SAK 5 Ved gjennomgang av regnskapet ønsket Finn Eirik Eilertsen å kommentere gjennomføringen av byggingen. Han takket alle som hadde vært innvovert i prosessen, men ønsket å takke spesielt Entreprenør Solbrekken & Østlie ved Jo Erik Solbrekken. Det menes at de har vært en meget innvirkende årsak til at bygget er kommet på plass innenfor gitte økonomiske rammer. Sak 5 Budsjett for driftsåret 2008 Gjennomgang av budsjett med kommentarer. Budsjett kommentert og gjennomgått av Leder. Under gjennomgang av budsjett ble manglende byggekostnader for bygging av velhus kommentert igjen. Utgiftene fremkommer ikke av regnskap, ballanse eller budsjett. Vedtak i forbindelse med manglende synlige byggekostnader: Styret utarbeider revidert budsjett hvor alle byggekostnader som ikke fremkommer av regnskap synliggjøres i revidert budsjett. Dette vil gi et høyre underskudd i budsjett. Vedtak ved avstemning med 100% oppslutning. Sak 6 Rapport fra kontrollkomiteens arbeid i forbindelse med Velhuset Rapporten ble lest opp av Finn Eirik Eilertsen, da denne rapporten ikke er delt ut, men ligger/ blir lagt ut på velforeningens hjemmesider. Rapporten ble også kommentert av Arvid Rud. Oppløsning av komiteen behandles under sak 9b. Sak 7 Orientering om driften av Velhuset Orientering og diskusjon ved Finn Erik Eilertsen. Fremvisning av lysbilder/ musikk av byggeperioden. Kaffe og kaker. Sak 8 Fastsettelse av medlemskontingent for 2009 Vedtak: Årskontigenten opprettholdes lik som for 2007, etter styrets anbefalning. Vedtatt ved avstemning med 100% oppslutning. Side 2 av 5
Sak 9 Valg i hht. valgkomiteens innstilling Valg ved valgkomiteens leder Pål Sagen. Valg komiteen er representert utover dette ved Terje Aas, (Jon Berntsen ikke tilstede). a) Styremedlemmer Styreleder: Finn Eirik Eilertsen valgt for 2 år. Nestleder: Eva Stallemo Ikke på valg. Kasserer: Tone Samuelsen Ikke på valg. Styremedlem: Arild Frøberg Valgt for 2 år. Styremedlem: Thomas Klever Valgt for 2 år. Styremedlem: Marius Johnsen Ikke på valg. Styremedlem: Hans Vågåsar valgt for 2 år. Avstemning og vedtatt ved 100% oppslutning. Revisorer: Geir Jensen, Arne Reidar Haugen, vara Jo Erik Solbrekken. Avstemning og vedtatt ved 100% oppslutning. b) Komiteer Velavis komité oppløst. Velavisen driftes av styret i velforeningen. Byggekomité: Byggekomiteen fortsetter frem til velhuset er ferdig utvendig og innvendig. Oppløses av styret i Leirsund velforening når bygget er overlevert velforeningen. Bygget blir da videre overlevert driftsgruppen som drifter huset videre. Thomas Klever ble valgt inn i byggekomiteen og sitter i denne komiteen frem til overlevering og oppløsning av komiteen. Innvalg av Thomas Klever til byggekomiteen, ved avstemning med 100% oppslutning. Følgende er da medlemmer i byggekomiteen. Finn Eirik Eilertsen, Geir Jensen, Marius Johnsen, Terje Aas, Pål Sagen, Thomas Klever, Arild Frøberg. Valgkomiteen: Årsmøtet innstilte på : Pål Sagen Leder, Terje Aas, Jon Berntsen. Avstemning og valgt ved 100% oppslutning. Side 3 av 5
Sak 9b Oppløsing av Kontrollkomite Kontrollkomiteen er oppløst ved avstemning med 100% oppslutning. Kontrollkomiteen er med dette fritatt fra alle sine forpliktelser og verv i forbindelse med bygging av nytt velhus. Leirsund velforening med alle medlemmer takker med dette kontrollkomiteen for sitt arbeide. Diverse diskutert under møtet: Finn Eirik Eilertsen viste frem foreningens hjemmeside, samt forklarte hitt og treff på denne siden. Konklusjon: Leirsund velforening sin hjemmeside er normalt godt besøkt. Diverse kommentarer på benyttelse av midler / kontanter i velforeningen. Styret forholder seg til budsjett og dette sikrer midlene for fremtiden. Diskusjon rundt utleie av velhuset, samt markedsføring. Pr. nå er markedsføringen foregått etter munn til munn metoden, i følge leder Finn Eirik Eilertsen. Referenten velger å tro lederen mente mann til mann, eller munn til øre. Det ble flere ganger foreslått at velforeningen skulle markedsføre direkte mot kommunen og forsøke å få til en fast utleie til kommunen Asak skole etc. Styret i velforeningen vil forsøke å se om det er mulig å få til en slik avtale, samt arbeide aktivt mot kommunen vedrørende fast utleie av velhuset. Fortrinnsvis på hverdager. Diskusjon rundt prinsipp for leie og vask. Lokalene skal alltid reingjøres etter bruk. Dette skal gjøres av rengjøringspersonale valgt av styret i velforeningen. Det er ikke mulig at leietaker skal reingjøre lokalene selv. Tidligere behandlet av styret i velforeningen. Plenklipp, snørrydding, vedlikehold av baneanlegget dekkes av idrettslaget pr. i dag. Dette er også til glede for velforeningen og standarden rundt velhuset. Det ble kommentert at det ville antas at det ville bli et høyre krav til denne standarden på grunn av bruk av velhuset. F. eks bryllup, konfirmasjon etc. Noe diskusjon rundt hvorvidt det ville være mer ryddig om vedlikehold og drift av ute arealene ble delt mellom idrettslaget og velforeningen. Ingen konklusjoner vedrørende dette. Diskusjon rundt gratis leie av velhuset og prinsipper for vurdering av dette. Avgjørelser og vurderinger i forhold til dette er frem til nå gjort av leder i velforeningen. Videre diskusjon rundt dette. Velforeningens styremedlemmer skal ikke ha særavtaler eller fortrinn for leie av velhuset. Det er et ønske at Leirsunds befolkning og velforeningens medlemmer skal ha et felles fortrinn for leie og bruk av velhuset (rabatt ordning utarbeides av styret). Avtale for bruksrett og priser iht. idrettslagets bruk av velhuset ble diskutert. Dette vil bli en sak mellom styret i idrettslaget og styret i velforeningen. Disse to styrene må forsøke å komme til enighet rundt bruk og kostnader for bruk/ hvem som skal betale for kostnadene. Side 4 av 5
Følgende forslag for avstemning ble fremlagt under møtet. I første hele driftsår (2008) har styret mandat til å vurdere eventuelle reduserte priser for leietakere i lokalmiljøet hvor betalingsevnen er redusert.. For at en slik sponset / redusert leiepris skal kunne gjøres gjeldende må minst tre av styrets medlemmer være enige om denne avtalen. Reingjøring av lokalene skal uansett, prinsipielt betales av leietaker. Leietaker som får sponset eller redusert leiepris skal alltid, uten unntak være betalende medlem av Leirsund velforening pr 01.01 inneværende år. Avstemning og vedtatt med 1 stemme imot. Styret i Leirsund velforening takket med dette samtlige fremmøtte og Årsmøtet ble med dette avsluttet. Jorunn Schjerven Jeanette Kilmork Side 5 av 5