Blindern, 24.3.2011 Cristin-11-023 Referat Møte i styret for Cristin 24. mars 2011 Tilstede: Leder Curt Rice, UiT Nestleder Ernst Omenaas, Haukeland universitetssykehus (unntatt på sak 15) Styremedlemmer Tove Klæboe Nilsen, Helse Nord RHF Inga Fløisand, Norsk institutt for kulturminneforskning Susanne Sundnes, NIFU Torunn Haavardsholm, NFR Berit Rokne, UiB Observatør Lars Oftedal, UiO Cristin Andre Dagmar Langeggen, BI (sak 15) Sigrid Tollefsen, UHR (sak 15) Christine Rostgaard, Cristin (sak 15) Tina Lingjærde, USIT (sak 16) Agnethe Sidselrud, Cristin (sak 16) Forfall: Trond Singsaas, NTNU Erlend Smeland, Oslo universitetssykehus Bjørn Henrichsen, NSD Referent: Katrine Weisteen Bjerde, Daglig leder Cristin Cristin-11-023 Referat fra styremote 24.3.2011.docx 1
Dagsorden Sak 11 2011 Godkjenning av innkalling og dagsorden Referatsaker/oppfølgingssaker Sak 12 2011 Godkjenning av referat fra styremøte 3. februar 2011 Sak 13 2011 Oppnevning av medlemmer til tvisteutvalg Status Drøftingssaker Sak 14 2011 Samarbeid mellom daglig leder og styret Beslutningssaker Sak 15 2011 Samarbeidsprosjekt med UHR-B om nasjonal lisens Orienteringssaker Sak 16 2011 Rapport til styret pr 15. mars 2011 Sak 17 2011 13.30 14.30 Foredrag om Open Access v/jørn Hurum Sak 18 2011 Eventuelt 12.30 13.30 Lunsj med de ansatte i Cristin Cristin-11-023 Referat fra styremote 24.3.2011.docx 2
Sak 11-2011 Godkjenning av innkalling og dagsorden Det ble meldt to saker under eventuelt Forskningsbarometeret 2011, Rapport fra KD Innspill til statsbudsjettet for 2012 Innkalling og dagsorden godkjennes med tillegg av meldte punkter under Sak 18 - Eventuelt. Sak 12-2011 Godkjenning av referat fra møtet i styret 3.2.2011 Det var ingen kommentarer til referatet. Referat fra styremøte 3. februar 2011 godkjennes. Sak 13-2011 Referatsaker Oppnevning av medlemmer til tvisteutvalg Status Kommentarer. Vedtak forrige styremøte var uklart når det gjelder om UHR-P skulle oppnevne utvalget eller om de skal foreslå medlemmer for styret. UHR har denne gangen oppnevnt. Fristen var så kort at det nok ikke var praktisk mulig å gjøre det på annen måte. Det er ikke oppnevnt noen varamedlemmer. Dette gjør utvalget sårbart. Det er kun menn i utvalget. Likestillingslovens 21 stiller krav om at begge kjønn skal være representert i et utvalg på 3 medlemmer. Kravet om kjønnsfordeling gjelder separat for hovedmedlemmer og varamedlemmer. Det er ikke tid til å endre på dette nå, ettersom utvalget har møte allerede 28.3., men dette må rettes opp til neste år. Det er ikke sagt noe om oppnevningsperiode. På grunn av problemene med kjønnsfordeling foreslås det at oppnevningen denne gangen kun gjelder ut dette kalenderåret. Vi bør neste gang be UHR om forslag til to medlemmer fra hver sektor, for så å i dialog med UHR å sette sammen et utvalg med riktig balanse i både kjønn og kompetanse. Det er ønskelig fra styrets side at en person fra Cristin støtter utvalget som sekretariat. Med bakgrunn i forslagene fra UHR oppnevnes de tre foreslåtte medlemmene til tvisteutvalget. Styret ser at oppnevningen ikke fyller kravet til balanse mellom kjønnene, jf Likestillingslovens 21, og vil fra 2012 sikre at dette rettes opp. Styret ber også daglig leder umiddelbart starte en prosess for å få oppnevnt varamedlemmer av begge kjønn. Cristin-11-023 Referat fra styremote 24.3.2011.docx 3
Sak 14-2011 Samarbeid mellom daglig leder og styret Kommentarer fra styret til daglig leder: Styreleder ønsker at det primært er daglig leder som er Cristins ansikt utad. Løpende dialog med alle sektorene om deres behov er viktig for å sikre aksept blant brukerne Det er nødvendig med en aktiv dialog med KD og HOD, og det er naturlig at daglig leder har hovedansvaret for denne dialogen Styret ønsker seg gode, klare sakspapirer der blant annet eventuelle uenigheter tydeliggjøres. Styret kan ikke gjøre en bedre jobb en hva kvaliteten på sakspapirene gir mulighet til. Styret ønsker å involvere seg i strategiske diskusjoner og prioriteringer ikke i styringen av daglig drift. Styret ønsker likevel å være orientert om viktige aspekter ved daglig drift, spesielt økonomi. Ønskelig med statusrapport om daglig drift et par ganger i året og om økonomi ca hvert kvartal. Styret ønsker å bli orientert tidlig dersom det oppstår problemer av strategisk viktighet. Styret ønsker i slike situasjoner å fungere som et fellesskap for å løse problemer. Styremedlemmene forventer at det er nær kontakt mellom styreleder og daglig leder. Kommentarer fra daglig leder til styret: Styremøtene forsøkes gjort så korte som mulig. Daglig leder ønsker ikke å fremme saker for styret uten at saken er bearbeidet godt nok til at styret ser klart hva de kan bidra med. Tydelig skille mellom saker til beslutning, drøfting og orientering. Daglig leder har ambisjon om at sakspapirene skal være utfyllende nok til at det å ha lest papirene gir tilstrekkelig grunnlag for diskusjonene i møtet. Daglig leder utformer beskrivelse av samarbeidsrutiner mellom styret og daglig leder på bakgrunn av dialog i møtet. Sak 15-2011 Samarbeidsprosjekt med UHR-B om nasjonal lisens Dagmar Langeggen og Sigrid Tollefsen fra UHR-B presenterte forslaget og svarte på oppklarende spørsmål fra styret. Styret støtter tanken om tilgang for alle forskningsmiljøene, men mente samtidig at prosjektforslaget hadde en del svakheter. Følgende ble kommentert: Det ønskes tydeliggjort hvordan dette skal bidra til effekt for alle sektorer Det ønskes en mye tettere kommunikasjon med Helsebiblioteket, både for å sikre at man sikter mot felles mål og for å hente erfaring fra det arbeidet de har gjort. Man ønsker en konkretisering av arbeidet som skal lede frem til målet, av hvilke oppgaver som vil falle på Cristin og i hvilket omfang, slik at ledelsen har mulighet til å vurdere om dette er noe Cristin har kapasitet til å gjennomføre. Man ønsker en vurdering av om en del av de nye institusjonene som får tilgang bør være med å finansiere arbeidet Cristin-11-023 Referat fra styremote 24.3.2011.docx 4
Styret gir daglig leder fullmakt til å samarbeide videre med UHR for å konkretisere prosjektforslaget i tråd med momentene over. Styret ber om å få saken tilbake for ny vurdering. Sak 16-2011 Statusrapport pr 15. mars 2011 Daglig leder innledet. Tina Lingjærde (IT-utviklingsleder for Cristin i USIT) og Agnethe Sidselrud (nestleder i Cristin) svarte på oppklarende spørsmål til statusrapporten. Styret uttrykte tilfredshet med den innsats og fleksibilitet som er vist fra ansatte både i Cristin og USIT i forbindelse med innføring av Cristin i hele U&H-sektoren og frem mot rapporteringsfristen 1.4. Styret kommenterte at behovet for brukerstøtte vil være stort i 2011 og at institusjonene selv også må legge ressurser i superbrukerfunksjoner. Styret tar rapporten til orientering. Sak 17-2011 Foredrag om Open Access Foredraget tas til orientering. Sak 18-2011 Eventuelt Forskningsbarometeret 2011. KD lanserte nylig rapporten Forskningsbarometeret 2011. Målingen er planlagt gjennomført som en årlig aktivitet med en tilknyttet konferanse. Det er også laget en nettside, forskningsbarometeret.no. Rapporten inneholder en del data fra NIFU, men NIFU har ikke vært involvert vi arbeidet. NIFU har selv oppgaver som grenser tett opptil og lager lager blant annet den årlige indikator-porten ( Det norske forsknings- og innovasjonssystemet statistikk og indikatorer ) i samarbeid med Forskningsrådet. Arbeidet er utført i en annen del av KD enn den som har ansvar for Fagerberg-utvalget, men det ble uttrykt under lanseringen at man håper arbeidet i Fagerberg-utvalget kan gi gode råd til det videre arbeidet med barometeret. Styret uttrykker bekymring for flere parallelle prosesser og mener det er naturlig at KD er i dialog med Cristin i forbindelse med dette arbeidet. Kan Cristin bidra til å sikre koordinering av initiativer på dette området? Styret oppfordrer daglig leder til å orientere seg om sakskomplekset og til å ta kontakt med KD om denne problemstillingen. Styret ber om tilbakemelding på dette. Budsjett 2012. Budsjettet for Cristin oppleves som meget stramt i forhold til tildelte oppgaver og eiers ambisjoner. Budsjett for 6 stillinger fra ABM-utvikling er for lavt i forhold til lønnsnivået til de som er tilsatt i stillingene. Cristin-11-023 Referat fra styremote 24.3.2011.docx 5
Dagens kapasitet til opplæring og brukerstøtte vil bli sprengt med innføring av Cristin i institutt- og helsesektoren. Budsjettet til andre poster enn lønn er svært stramt. Dette skaper problemer i forhold til et omfattende behov for kontakt med brukermiljøene og institusjonene og i forhold til kommunikasjonsarbeid. Det er for 2011 ikke tildelt midler til vedlikehold og videreutvikling av NORA. Midler til arbeid med Open Access er i dag kun prosjektbasert. Frist for innsending av budsjettforslag til statsbudsjett 2012 er 1. april. Daglig leder ber om innspill fra styret til viktige momenter i dette innspillet. Styret ber daglig leder vektlegge følgende punkter: 1. Påpeke konkrete avvik mellom oppgaver og budsjett for gjennomføring av allerede tildelte oppgaver 2. Fremme forslag til videre utvikling innen de tre hovedområdene til Cristin (forskningssystemet, Open Access og konsortie-/lisesarbeidet.). Vi skal først og fremst sikre at vi gjør en god jobb på det vi allerede har påtatt oss! Forslagene til videre utvikling bør formuleres som en utviklingspott i påvente av gjennomføring av en strategiprosess. Styret delegerer til daglig leder og styreleder å ferdigstille budsjettinnspill til KD i tråd med punktene over. Cristin-11-023 Referat fra styremote 24.3.2011.docx 6