1 av 5 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Dato 17.01.2008 Referanse Referat fra møte i ledergruppen Til stede: Dekanus Bjørn Hafskjold (BH) Prodekanus forskning Åse Krøkje (ÅK) Prodekanus utdanning Anne Borg (AB) Instituttleder Eivin Røskaft (ER) Instituttleder Arne Strøm (AS) Instituttleder Berit Kjeldstad (BK) Instituttleder Sigurd Skogestad (SS) Instituttleder Tor Grande (TG) Instituttleder David Nicholson (DN) Stipendiat vara Ellen Marie Flaten (EMF) Student FTR siv.ing. Ingrid Hunstad Kalstad (IHK) Student FTR realfag Ingvill Marie Moen (IMM) Fra administrasjonen: Fakultetsdirektør Geir Walsø (GW) Konsulent Wenche Nøsen Kanestrøm (referent) IBI IBT IFY IKP IMT IKJ Under NTL-sak 08/08 deltok seksjonssjef for personalseksjonen Heidi Hugdal, HMS ansvarlig Astrid Salvesen, bedriftslege Olav Eftedal og yrkeshygieniker Ann Kristin Sjaastad fra HMS-avdelingen. Forfall: Stipendiat Lena Solli Sal Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Tid: torsdag 17. januar 2008, kl 0915-1135 Referatet fra 10. januar ble godkjent. NTL-sak 08/08 Sikkerhet ved fakultetets laboratorier Astrid Salvesen informerte kort om bakgrunnen for at sikkerheten ved fakultetets laboratorier skal risikovurderes, jfr. vedlegg. Det har kommet en forespørsel fra en gravid student som har uttrykt usikkerhet ved laboratoriearbeid under graviditet, og som har blitt anbefalt av sin veileder til ikke å gjennomføre lab-kurset grunnet faren for fosterskader. Salvesen henviste bl a til arbeidsmiljøloven, internkontrollforskriften og kjemikalieforskriften samt hvordan vi bør gjennomføre risikovurderingen. Målet er at alle fakultetets laboratorier skal være forsvarlige og i forskriftsmessig stand slik at både studenter og ansatte føler seg trygge på at de skal kunne arbeide der uten risiko.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 17.01.2007 Referanse 2 av 5 Olav Eftedal informerte om viktigheten med å risikovurdere alle lab er og kjemikalier som både studenter og ansatte er i kontakt med, med tanke på risikoen ved eksponering også før man vet at man er gravid, jfr. vedlegg. Det er viktig med god kommunikasjon og tilrettelegging av arbeidet for gravide, da også bekymringer som den gravide kan ha kan medføre til abort. Risikovurderinger bør for øvrig gjennomføres hvert annet år. Ann Kristin Sjaastad opplyste at HMS-avdelingen er i gang med å etablere et register over arbeidstakere som i henhold til risikovurderingen er eksponert for kreftfremkallende eller arvestoffskadelige kjemikalier. Registeret skal inneholde opplysninger om hvilke farlige kjemiske stoffer arbeidstakeren eksponeres for, hvordan og i hvilke konsentrasjoner eksponeringen forekommer, og tidspunkt og varighet for eksponeringen. En kan derved benytte registeret for å besvare ved eventuelle spørsmål om eksponering. NTNU er for øvrig pålagt å ha et slikt register, jfr. kjemikalieforskriftens 28. Momenter fra diskusjonen: BH orienterte om et mulig samarbeidsprosjekt med Det norske Veritas, som ønsker å gjennomføre et prosjekt, NANORISK, som omfatter risikovurdering av Nanolab en, og at prosjektet kan bli utvidet til risikovurderinger av laboratorier generelt. BH mente at gjennomføring av risikovurderinger bør gjøres med bistand utenfor fakultetet og NTNU. Sikkerheten på lab er må kunne dokumenteres, og det må skapes felles holdninger og ensartet praktisering av sikkerhetsrutiner ved lab-arbeid. Det var en generell holdning til at en bør starte risikovurderingen med de store studentlab ene og at fakultetet gjennom dette erverver erfaring og kompetanse. En slik risikovurdering vil kunne være positivt holdningsskapende. Dokumentasjon av risikovurdering kan inngå i sikkerhetskurset alle førsteårs studenter må gjennomgå. Risikovurderingen bør gjennomføres med støtte fra ekstern ekspertise. Heidi Hugdal opplyste at siste risikovurdering ble gjort i 2004, og målet er å gjennomføre en risikovurdering av virksomheten hvert annet år. Konklusjon: Hugdal oppsummerte diskusjonen som følger: I 2008 vil det bli fokusert på studentlab ene, og de andre lab ene vil bli gjennomgått i 2009. Det er svært viktig at NTNU kan si at alle labene er sikre for studenter og ansatte. Risikovurderingen vil bli gjennomført av en intern gruppe med bistand fra en ekstern konsulent og HMS-avdelingen. Dette sikrer at risikovurderingene blir gjennomført ensartet ved hele fakultetet. Hugdal følger opp saken og melder tilbake til ledergruppen på et senere tidspunkt.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 17.01.2007 Referanse 3 av 5 NTL-sak 09/08 Utlysning av professor/førsteamanuensis-stilling ved IMT BH informerte kort om bakgrunnen for utlysningen av professor/1. amanuensisstillingen ved IMT. Konklusjon: Ledergruppen gir sin tilslutning til at stillingen lyses ut. NTL-sak 10/08 Førsteamanuensis II og professor II i materialteknologi ved IMT TG opplyste at stillingene vil inngå i et samarbeid med SINTEF som et ledd i å styrke forskningen innenfor solcellesilisium. SINTEF Materialer og Kjemi bidrar til finansieringen av de to stillingene. Konklusjon: Ledergruppen gir sin tilslutning til at stillingene lyses ut. NTL-sak 11/08 Hovedoppgaver i 2008 idédugnad Dekanus inviterte ledergruppen til å delta i en idédugnad for hvordan vi skal prioritere å gjennomføre de mest sentrale oppgavene for fakultetet i 2008, og som også kan være tema på strategiseminaret 24. og 25. april. Momenter fra diskusjonen: Flere innspill poengterte at utøvelse av faglig ledelse på instituttnivået er en utfordring i en organisasjon med medarbeidere som i liten grad er vant til å bli ledet og som heller ikke alltid ønsker det. Hvordan faglig ledelse skal utøves overfor faggrupper og seksjoner, utvikling av lederverktøy for planlegging av ressursinnsats innenfor undervisning og forskning, hvordan organisere teknisk/administrativt personell og rekrutteringspolitikk er sentrale momenter i en instituttleders hverdag. Det skapes aksept for at instituttleder og dekanus må kunne ta beslutninger og utøve lederskap. Dette vil kreve en kulturendring. Fakultetets bruk av tekniske stillinger må gjennomgås. Det må utarbeides en stillingsbeskrivelse for alle tekniske stillinger, og det utarbeides en plan for hvordan stillingen skal organiseres og benyttes innenfor undervisning og forskning. Balansen mellom teknisk og vitenskapelige ansatte ved de ulike instituttene bør være omtrent lik. GW opplyste at det skal lages et prosjekt for hvordan fakultetet skal håndtere teknisk personale, jfr. for øvrig NTL-sak 67/07. Det bør etableres en langsiktig plan for investeringer, drift og bemanning ved fakultetet. Planen må inkludere rekruttering av nye medarbeidere, men samtidig fokusere på hvordan vi kan legge til rette for at NT-fakultetet framstår som en attraktiv arbeidsplass.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 17.01.2007 Referanse 4 av 5 Konklusjon: I lys av diskusjon vil ledergruppen i det videre arbeid i 2008 (i tillegg til vedtatt handlingsplan) fokusere på faglig ledelse, særlig med sikte på forbedret ressursplanlegging, organisering av tekniske stillinger, rekruttering og tilsetting (spesielt kvinner i vitenskapelige stillinger). Saken vil bli drøftet videre i ledergruppen for hvordan dette skal følges opp. Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen BH orienterte fra et todagers seminar med Det norske Veritas (DNV) 15. og 16. januar innenfor det tematiske satsingsområdet Materialer. Bakgrunnen er at DNV ønsker å ha NTNU som en strategisk samarbeidspartner. Det vil i den anledning bli inngått en rammeavtale mellom DNV og NTNU, som planlegges undertegnet 12. mars. Seminaret identifiserte fire forskningsområder som vurderes som gjensidig interessante: stål, belegg (coating), polymere og energi. Samarbeidet vil omfatte kompetanseoppbygging, som kan omfatte samarbeid om prosjekt- og masteroppgaver, nærings-phd, forskningsprosjekter mm. DNV er for øvrig blitt medlem av Samarbeidsforum fra 2008. Referat fra seminaret vil bli publisert på Innsida. BH refererte fra dekanmøte: o Formalisering av samarbeid med Berkley-universitetet vedrørende studentutveksling er under etablering. Dette vil sikre plass til de studentene som vil dra dit og forenkle prosessen med utvekslingen. Finansiering av slik utveksling vil være via Lånekassen og SIU. TG opplyste at tilbakemeldinger fra universitetet viser at norske studenter gjør det veldig bra. BH anmodet instituttledere som har interesse av å delta i opplegget melder dette til Øyvin Sæther ved rektors stab oyvin.sather@ntnu.no med kopi til Jo Esten Hafsmo jo.hafsmo@nt.ntnu.no. Det bør medfølge en oversikt over antall studenter som ønskes utvekslet. o NTNU vil utlyse MNOK 21 til vitenskapelig utstyr med søknadsfrist 25. februar. Det vil bli satt krav til egeninnsats. De tematiske satsingsområdene skal søke via vertsfakultetet. Det er opprettet en intern komité bestående av Åse Krøkje, Jostein Grepstad og Kari Melby som skal vurdere alle søknadene ved NTNU. Avgjørelsen vil bli tatt før påske. Momenter fra diskusjon i ledergruppen vedrørende utlysning: Vi må være forberedt på at revidert statsbudsjett vil gi midler til vitenskapelig utstyr. Vi bør derfor ha 10-12 søknader på vent. Søknadene fra i fjor som ikke fikk tilslag bør trekkes fram og forbedres. Nyansatte bør spesielt oppfordres til å søke midler til utstyr. Intern søknadsfrist for instituttene blir satt til 15. februar. Forskningsutvalget vil vurdere og prioritere søknadene fra NT-fakultetet. BH sammenfatter et notat basert på momentene fra diskusjonen og legger det på Innsida. Kriteriene som vil bli lagt til grunn er presentert i notat som allerede er sendt instituttlederne. GW opplyste at fakultetet får tildelt MNOK 6 for tapte realfagsmidler. BH vil utarbeide et forslag til hvordan disse midlene skal brukes.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 17.01.2007 Referanse 5 av 5 ÅK informerte at fakultetets stipendiatstillinger, jfr NTL-sak 06/08 vil bli utlyst med søknadsfrist ca. 1. mars. TG/ER bekreftet at allokerte stillinger til hhv ISP ved IMT og til havromsforskning ved IBI er ok. ÅK orienterte om PhD-studiet for 2007. I alt 74 personer ble opptatt til PhD-studiet. Av disse er 40 norske der kjønnsfordelingen er 50:50 og 34 utenlandske hvorav 14 er kvinner. Det ble gjennomført 50 disputaser. AB informerte om en kommende høringssak vedrørende gjentaksregelen diskutert i det sentrale utdanningsutvalget. På NTNU kan studentene ta opp ett emne pr. studieår og studentene har i den forbindelse tatt opp saken med ønske om å ha ubegrenset gjentak, på linje med de andre universitetene. Det må tas i betraktning både tid til sensur og kostnader. Det vil ikke bli resultatbevilgning om gjentaksregelen oppheves. Eventuelt DN opplyste om et planleggingsmøte vedrørende Nordic synchrotron radiation initiativ på Jægtvolden. Siktemålet er å stimulere til en felles nordisk satsing innenfor dette fagfeltet. ER orienterte om romsituasjonen ved IBI ifm etableringen av Center for Conservation Biology. Instituttet trenger ca. 10-12 flere kontorer på kort sikt (i løpet av februar), men totalt ca 20-35 på et senere tidspunkt. Det er også viktig at kontorene er i nærheten av hverandre, og i nærheten til fagmiljøet. BH oppfordret instituttlederne til å kontakte ER hvis de har kontorer å avse. GW opplyste at kartleggingsjobben i forbindelse med arealbehov er i gang. Møte med økonomi- og eiendomsdirektør Frank Arntsen har avklart at NT-fakultetet må dokumentere at vi eventuelt ikke har plass før eventuell flytting av andre fagmiljøer vurderes. TG etterlyste forslag til budsjettoppsett for eksterne prosjekter. Det er et ønske om å få enkle eksempler på søknader. Både IFY og IKJ har begynt å lage eget oppsett. GW opplyste at Vidar Broholm er i ferd med å utvikle et slikt verktøy.
Sikkerhet ved NT-fakultetets laboratorier 17.januar 2008 Mål: Alle fakultetets laboratorier skal være forsvarlige og i forskriftsmessig stand slik at både studenter og ansatte føler seg trygge på at de skal kunne arbeide der uten helserisiko. 1
Rosenborgsaken Attraktiv for søkere til studier ved fakultetet Lover og forskrifter Arbeidsmiljøloven 4-1 stiller krav til at arbeidsmiljøet skal være fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd. Kjemikalieforskriftens 6 pålegger arbeidsgiver å kartlegge og dokumentere forekomsten av kjemikalier og vurdere enhver risiko for arbeidstakernes helse og sikkerhet forbundet med disse. Internkontrollforskriften 5 sier at arbeidsgiver er pålagt å kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene 2
Tiltak Risikovurdering er en måte å kartlegge og dokumentere forholdene på, slik vi er pålagt. Sist gjennomført i 2004. NT-fakultetet bør risikovurdere aktiviteten på alle sine laboratorier og skaffe seg en oversikt over den arbeidsmiljømessige standarden med særlig hensyn på eksponering av helseskadelige stoffer. Tiltak Risikovurderingen vil kunne si om laboratoriene er tilpasset aktiviteten og hvilke forbedringer som bør iverksettes. Hvis man finner forhold som er uforsvarlige, kan man for eksempel se på den totale kapasiteten av laboratorier ved fakultetet slik at laboratoriene kan utnyttes bedre til felles beste. 3
Viktige elementer ved risikovurderingen: Tilstrebe lik vurdering ved hele fakultetet. Fagansvarlige må bistå Det må settes av nok tid og ressurser for de som skal gjøre arbeidet. Risikovurderingen 1. Lokal gjennomføring på instituttene med bistand fra HMS-seksjonen 2. Leie inn ekstern hjelp. 3. Nedsette en gruppe fra ingeniørstaben på tvers av instituttene, 3 personer, med bistand fra HMS-seksjonen 4
1 GRAVIDITET OG LABARBEID Olav Sande Eftedal 2 HVORDAN SIKRE GRAVIDE ET TRYGT ARBEIDSMILJØ PÅ LAB? RISIKOVURDERING AV ALLE LABORATORIER OG KJEMIKALIER INDIVIDUELLE VURDERINGER/TILRETTELEGGING 1
3 RISIKOVURDERING Plikt til risikovurdering nedfelt i arbeidsmiljøloven 3-1 og internkontrollforskriften I forhold til fosterskader er dette særskilt regulert i en egen forskrift om forplantningsskader og arbeidsmiljø 4 RISIKOVURDERING Gjennomgang av alle kjemikalier og arbeidsrutiner for å vurdere iboende egenskaper og mulighet for eksponering Substituere der hvor faren for og konsekvensen av eksponering er uakseptabel 2
5 RISIKOEN FOR FOSTERSKADER ER STØRST TIDLIG I SVANGERSKAPET, OG KANSKJE ALLER STØRST FØR GRAVIDITETEN ER ERKJENT 6 Aborter og fosterskader forekommer hyppig! Anslagsvis 20% av alle erkjente svangerskap ender med spontan abort, 4% etter uke 12 Små eller større misdannelser forekommer hos 4-5% av alle barn 3
7 Individuell vurdering/tilrettelegging Bekymringer hos den gravide er en risikofaktor i seg selv Ergonomisk eller annen tilrettelegging gjør at den gravide kan stå lenger i jobb Oppfordre ansatte til å gi beskjed om svangerskap tidlig, slik at individuell vurdering kan bli gjort 4