Spesifikasjon 3-01-02 NØYTRALITET/ UAVHENGIGHET/ HABILITET Dok. ansvarlig: Otto Rune Stokke Dok. godkjenner: Frode Remvang Gyldig fra: 2013-03-01 Distribusjon: Åpen Side 1 av 5 Innholdsfortegnelse 1 HENSIKT OG OMFANG... 1 2 INSTRUKSANSVARLIG... 1 3 NØYTRALITET... 1 3.1 GJENNOMFØRING... 1 4 UAVHENGIGHET - HABILITET... 2 4.1 UAVHENGIGHET... 2 4.2 HABILITET... 2 4.3 GJENNOMFØRING... 2 5 REFERANSE:... 2 6 VEDLEGG:... 2 1 Hensikt og omfang Rutine skal sikre at tjenesteleverandører opptrer nøytralt(ikke diskriminerende) ved kontakt med nettkunder, strømleverandører og andre pliktsubjekt samt at de er uavhengige og innehar habilitet ved utførelsen av oppdrag på vegne av Det lokale elektrisitetstilsyn(dle). 2 Instruksansvarlig Ansvar for å utarbeide og vedlikeholde denne spesifikasjon er tillagt leder DLE. Sakkyndig selskap (SKS) har ansvar for å implementere spesifikasjon i virksomheten internkontroll system. 3 Nøytralitet Nøytralitetsbestemmelsene gjelder to forhold: Nøytral opptreden overfor alle strømleverandører og nettkunder. Taushetsplikt vedrørende nettkundeinformasjon. Nettselskapet har utarbeidet en egen retningslinje jf. nettbiblioteket 26-01-01 nøytralitetsprogram som beskriver hvordan ansatte i nettselskapet herunder nettselskapet leverandører og evt. underleverandører skal forholde seg til disse bestemmelsene. 3.1 Gjennomføring Alle ansatte/innleide i SKS skal gjennomføre opplæring i nøytralitet og signere erklæring utarbeidet iht. nøytralitetsprogrammet. Erklæringene skal oppbevares av leverandøren. Leverandøren samt evt. underleverandører skal regelmessig (med regelmessig forstås minst en gang årlig) gjennomføre oppfrisknings kurs/møter knyttet til etterlevelse av nøytralitetskravene av sine ansatte/innleide. Opplæring gjennomføres av leverandøren. Sentrale personer hos tjenesteleverandør gis opplæring av Hafslund Nett AS.
Spesifikasjon: 3-01-02 Side 2 av 5 Leverandøren skal hvert år innen den 15. januar oversende en erklæring til nettselskapet ved DLE som bekrefter at opplæring av de ansatte er gjennomført. Det skal benyttes en omforent mal/skjema. 4 Uavhengighet - habilitet 4.1 Uavhengighet Tjenesteleverandører /sakkyndige kan ikke kontrollere virksomheter de er en del av eller mottar oppdrag fra. Personell som forestår eller utfører kontroll av elektriske anlegg eller elektrisk utstyr skal ikke utføre andre oppgaver innen el-området enn det som ligger i funksjonen som DLE. Denne oppgavebegrensning innebærer bl.a. at den som skal utføre kontroll av elektriske anlegg og elektrisk utstyr for eksempel ikke kan være ansatt i eller ha installasjonsvirksomhet ved siden av arbeidet som kontrollør. Det samme gjelder for eksempel i selskap som tilbyr kontroll av boliginstallasjoner. Bestemmelsen gjelder også for arbeid utenfor netteiers forsyningsområde. 4.2 Habilitet Personell skal vurdere sin habilitet i den enkelte sak. Habilitet skal vurderes i alle ledd i saksgangen, ved kontroll, ved oppfølging av tilbakemelding, ved påminnelse osv. Ved tvil kontaktes nærmeste overordnet for avklaring. Det er forvaltningslovens habilitetsregler 6 Habilitetskrav som legges til grunn ved vurdering. 4.3 Gjennomføring Leverandøren skal, ved kontraktsinngåelse, utarbeide og oversende en uavhengighetserklæring for sitt selskap jf. DLE - forskrift 7 og 8. Leverandøren samt evt. underleverandører skal regelmessig (med regelmessig forstås minst en gang årlig) gjennomføre kontroll av sin virksomhet og sine ansatte/innleide i forbindelsen med uavhengighet - habilitet. De ansatte/innleide skal hvert år, etter kontrollen, signere erklæring utarbeidet av nettselskapet. Erklæringene skal oppbevares av leverandøren. Leverandøren skal hvert år innen den 15. januar oversende en erklæring til nettselskapet ved DLE som bekrefter at kontroll av virksomheten og de ansatte er gjennomført. Det skal benyttes en omforent mal/skjema. 5 Referanse: 6 Vedlegg:
Spesifikasjon: 3-01-02 Side 3 av 5 Kontroll av nøytralitet/uavhengighet/ habilitet av ansatte/innleide. Navn på den som blir etter kontrollert: Kontrollen utført av: Dato kontrollert: Sjekkpunkter habilitet- uavhengighet Ja Nei Kommentar: Arbeidsforhold utenfor VIRKSOMHETENS NAVN: Har du jobb som egen arbeidsgiver? Eventuelt, har noen av disse arbeidsforholdene innvirkning på din habilitet-uavhengighet? Har du eierskap i noen virksomheter? Kan dette eventuelt ha innvirkning på habiliteten- uavhengighet? Leders kontroll: Er den ansatte uavhengig iht. fdle 7 og 8 Sjekkliste nøytralitet: Ja Nei Kommentar: Har du signert en nøytralitetserklæring og er kjent med innholdet i disse kravene? Opptrer du nøytralt og opprettholder du taushetsplikten når du er i kontakt med nettkunder og strømleverandører? Kommentar: Dato: Leder: Ansatt:
Spesifikasjon: 3-01-02 Side 4 av 5 Kontroll av nøytralitet/uavhengighet/habilitet av virksomheten. Navn på virksomheten: Kontrollen utført av: Dato kontrollert: Sjekkpunkter habilitet- uavhengighet Ja Nei Kommentar: Er alle ansatte kontrollert? Har daglig leder habilitet uavhengighet i forhold til rollen som sakkyndig selskap? Har styreleder habilitet uavhengighet i forhold til rollen som sakkyndig selskap? Sjekkliste nøytralitet: Ja Nei Kommentar: Har alle ansatte signert en nøytralitetserklæring og er kjent med innholdet i disse kravene? Kommentar: Dato: Leder:
Spesifikasjon: 3-01-02 Side 5 av 5 Erklæring om gjennomført nøytralitetsopplæring og kontroll av habilitet/uavhengighet 20XX Virksomheten bekrefter herved at opplæring i forbindelse med nøytralitetsprogrammet av de ansatte er gjennomført. Videre bekreftes det at det er gjennomført kontroll av virksomheten og ansatte/innleide i forbindelse med habilitet og uavhengighet iht. DLE forskrift 7 og 8.