KARMØY KONTROLLUTVALG PROTOKOLL Onsdag 9. februar 2011 ble det avholdt møte i Karmøy kontrollutvalg under ledelse av utvalgets leder Trygve Hagland. MØTESTED: Karmøy Rådhus, møterom 309 MØTESTART/MØTESLUTT: kl 17.30 kl 20.35 MØTENDE MEDLEMMER: MØTENDE VARAMEDLEMMER: FORFALL: ENDRINGER I MEDLEMSTALLET UNDER MØTET: FRA SEKRETARIATET MØTTE: FRA REVISJONEN MØTTE: ANDRE SOM MØTTE: MERKNADER TIL INNKALLING: MERKNADER TIL SAKLISTE: Trygve Hagland (FrP), Ernst Morgan Endresen (H), Eva Sørå Hinderaker (FrP), Ruth Synnøve Hausken (A) og Kari Myrå (SV) Bjarte Chr. Hausken (V) Oddbjørn Broshaug (V) og Valter Rasmussen (KrF) og vara for V. Rasmussen. Ingen Rådgiver/utvalgssekretær Toril Hallsjø, Haugaland Kontrollutvalgssekretariat IKS Ingen IT-sjef Steen Erik Hagland Hansen i sak 2/11 pkt 1 om kabellegging av fiberoptikk Leder viste til at møtene nå er åpne for presse og publikum. Møtene vil dermed bli kunngjort og sakskart lagt ut på nett. Sak 2/11 pkt 1 ble flyttet fram som første sak. Som pkt 16 ble departementets veileder Kontrollutvalgsboken delt ut til de faste medlemmene. FØLGENDE SAKER BLE BEHANDLET: 01/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 24.11.10 Protokollen fra møte i kontrollutvalget 24.11.10 godkjennes. Kontrollutvalget hadde ingen merknader til protokollen. Protokollen fra møte i kontrollutvalget 24.11.10 godkjennes. Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 1
02/11 REFERATSAKER 09.02.11 1. Orientering om kabellegging av fiberoptikk v/ IT-sjef Steen Erik Hagland Hansen 2. Brev fra ordfører til kontrollutvalget 16.12.10 tilbakemelding om eierskapsmelding 3. Brev fra ordfører til sekretariatet 17.12.10 - oppsigelse av revisjonsavtale 4. Melding om politisk vedtak i møte 14.12.10, sak 78/10 5. Saksframlegg til Voss kontrollutvalg sitt møte 10.02.11 6. FM i Hedmark sitt vedtak 07.12.10 klage vedr innsyn Eidsiva Energi AS 7. FM i Rogaland sitt vedtak 10.12.10 klage vedr innsyn Haugaland Kraft AS 8. FM i Hordaland sitt vedtak klage vedr innsyn Sunnhordland Kraftlag AS 9. Offentlighet.no fylkesmannsbingo 10. Offentlighet.no Karmsund Havnevesen IKS omfattet av offentleglova 11. Offentlighet.no - Hvilke selskaper må følge offentleglova? 12. Helsetilsynets brev 04.01.11 Funn ved tilsyn med legemiddelbehandling i sykehjem 13. Skatteoppkreveren i Karmøy årsrapport og skatteregnskapet 2010 (rapp. - eget hefte) 14. Fylkesadvokaten - Inhabilitet en veiledning for folkevalgte (eget hefte) 15. NKRFs kontrollutvalgskonferansen 02.-03.02.11 tilbakemelding/evaluering 16. Kommunal- og regionaldepartementets veileder Kontrollutvalgsboken om kontrollutvalgets rolle og oppgaver IT-sjefen gav en orientering om ulike problemstillinger knyttet til framføring av fiberoptikk. Det ble vist ulike metoder for kabling. Han hadde også tatt med seg ulike typer kabler og fibre. Samordning med de ulike aktørene innen vann/avløp, strøm, telefon og bredbånd ved byggemodning eller vedlikehold av veg har vært praktisert det siste tiår. Tidligere samfunnsnyttige institusjoner/aktører er nå omdannet til AS med økt inntjening i fokus. Det fører til mer kostnadsbevissthet og uklare grenser mellom ikke-kommersiell og kommersiell virksomhet. Han orienterte også om kommunens IT-nettverk med 140 lokasjoner og sin avdeling med 4 ansatte. Utvalget kom med flere spørsmål og IT-sjef svarte. Han forlot møtet etter 1 time og før den videre debatt der Haugaland Krafts rolle knyttet til framføring av fiberoptikk ble diskutert. Utvalget var usikre på hvordan kostnadene ble fordelt mellom bredbåndavdelingen og selskapet. Det kan for eks. gjelde grøfter, stolper og stolpe leie. Leder var den oppfatning at det var grunnlag for å undersøke om det foregikk kryssubsidiering og at de dermed hadde konkurransefortrinn sett i lys av andre aktører i markedet. På den bakgrunn ønsket han å igangsette forvaltningsrevisjon i Haugaland Kraft AS gjennom en bestilling fra utvalget. Han hadde også utarbeidet noen spørsmål som han gjerne ville hatt svar på. Endresen ønsket å få revisors synspunkt til neste møte før utvalget tar standpunkt til en bestilling. Utvalget støttet Endresens syn. Leders spørsmål oversendes revisor og Haugaland Kraft. Sekretæren orienterte om revisjonssaken. Det er fortsatt usikkerhet rundt fusjonen. Utvalget ønsket tilsendt Voss sitt vedtak før neste møte. Skatteregnskapet viste 0,3 % bedre enn forventet og traff dermed som budsjettert. Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 2
Leder og Myrå orienterte fra konferansen: noe bra og noe ikke bra. De ulike målgruppene gjør det vanskelig å treffe helt blink. Også en meget stor konferanse; kanskje oppdeling hadde vært bedre. Departementets nye veileder Kontrollutvalgsboken ble delt ut til de faste medlemmene. Referatsakene 1-16 blir tatt til orientering. 03/11 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2010 Kontrollutvalget i Karmøy vedtar årsmelding for 2010. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Utkast til årsmelding ble gjennomgått. Kontrollutvalget hadde ingen merknader til innholdet i årsmeldingen. Kontrollutvalget i Karmøy vedtar årsmelding for 2010. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. 04/11 REVISORS UAVHENGIGHETSERKLÆRING FOR 2011 Kontrollutvalget tar den framlagte uavhengighetserklæringen for 2011 fra oppdragsansvarlig revisor Odd Jakob Storebø til orientering. Kontrollutvalget hadde ingen merknader. Kontrollutvalget tar den framlagte uavhengighetserklæringen for 2011 fra oppdragsansvarlig revisor Odd Jakob Storebø til orientering. 05/11 FULLMAKT TIL FKT OM Å LEGGE UT FORVALTNINGS- REVISJONSRAPPORTER Kontrollutvalget godkjenner at Forum for kontroll og tilsyn får legge ut kommunen sine revisjonsrapporter på hjemmesidene sine. Forutsetningen er at disse ikke blir benyttet til kommersiell virksomhet. Kontrollutvalget hadde ingen merknader. Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 3
Kontrollutvalget godkjenner at Forum for kontroll og tilsyn får legge ut kommunen sine revisjonsrapporter på hjemmesidene sine. Forutsetningen er at disse ikke blir benyttet til kommersiell virksomhet. 06/11 85 ANBEFALINGER OM INTERNKONTROLL I KOMMUNENE STATUS/VIDERE OPPFØLGING AV RAPPORT Kontrollutvalget ber om at rådmann og revisor orienterer på neste møte om status på kommunens oppfølging av rapportens anbefalinger til å styrke internkontrollen. Utvalget gikk igjennom vedlegget. Kontrollutvalget støttet innstillingen. Kontrollutvalget ber om at rådmann og revisor orienterer på neste møte om status på kommunens oppfølging av rapportens anbefalinger til å styrke internkontrollen. 07/11 PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON TURNUSPLAN- LEGGING Kontrollutvalget godkjenner vedlagte prosjektplan K02-1149 for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt om turnusplanlegging i samsvar med revisors vurderinger og foreslått framdriftsplan og timeforbruk. Kontrollutvalget hadde ingen merknader til planen. Kontrollutvalget godkjenner vedlagte prosjektplan K02-1149 for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt om turnusplanlegging i samsvar med revisors vurderinger og foreslått framdriftsplan og timeforbruk. 08/11 RAPPORT SELSKAPSKONTROLL HAUGALAND KRAFT AS Kommunestyret tar revisjonens eierskapskontroll av Haugaland Kraft AS til orientering. Kontrollutvalget gikk i gjennom rapporten. De savnet en eierskapsmelding hvor det kom fram hva eierne ønsket med selskapet. Utvalget fant likevel ikke grunn til å ta opp igjen utvalgets oppfordring fra 22.09.10, sak 19/10 om å få utarbeidet eierskapsmelding på bakgrunn av ordførerens brev av 16.12.10 som var lagt fram for kommunestyret 14,12,10, som sak 78/10, pkt 5 (jfr. sak 2/11 pkt 2). Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 4
Enstemmig innstilling i kontrollutvalget 09.02.11: Kommunestyret tar revisjonens eierskapskontroll av Haugaland Kraft AS til orientering. Eventuelt Departementets veileder Kontrollutvalgsboken Sekretær ba om at veilederen ble levert tilbake til sekretariatet når medlemmene avslutter sin periode som medlem av kontrollutvalget. Sekretær vil minne om innlevering til høsten. Neste møte I følge vedtatt møteplan vil neste møte holdes onsdag 30. mars kl 17.30. Karmøy, 9. februar 2011 Trygve Hagland Kontrollutvalgsleder Toril Hallsjø Kontrollutvalgssekretær Haugaland kontrollutvalgssekretariat IKS 5