Offentlige anskaffelser. Forvaltningsrevisjon Sauherad kommune 2015 :: 722 014

Offentlige anskaffelser Forvaltningsrevisjon Sauherad kommune 2015 :: 722 014

Forord er et av landets største interkommunale revisjonsselskaper. Alle de 18 kommunene i Telemark, kommunene Larvik og Lardal i Vestfold og Telemark fylkeskommune er eiere av selskapet. Vi utfører revisjon og andre nærliggende tjenester for våre eiere med deres tilhørende virksomheter, og vi tilbyr også revisjonstjenester til andre kommunale/fylkeskommunale aktører. utfører forvaltningsrevisjon innenfor en rekke områder, og med forskjellige innfallsvinkler. Våre ansatte har samfunnsfaglig, økonomisk og juridisk utdanning på mastergradsnivå, og har bred kompetanse innen offentlig forvaltning. Vi gjennomfører oppdragene i samsvar med Norges kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Fra 2015 har vi inngått en avtale om faglig og administrativt samarbeid med de interkommunale revisjonsordningene Buskerud kommunerevisjon IKS, Vestfold kommunerevisjon og Sandefjord distriktsrevisjon. Sauherad kommune har fått følgende rapporter om forvaltningsrevisjon fra 2012: 722012 Nav Sosialtjenesten en ressursanalyse (2013) 722013 Saksbehandling (2014) 750012 PP-tjenesten i Midt-Telemark (2014) Du kan finne alle våre rapporter på vårt nettsted www.tekomrev.no, der du også kan lese mer om forvaltningsrevisjon generelt.

Innhold Sammendrag... ii 1 Innledning... 1 1.1 Kontrollutvalgets bestilling...1 1.2 Bakgrunn...1 1.3 Problemstillinger og revisjonskriterier...1 1.4 Avgrensning...2 1.5 Metode og kvalitetssikring...2 1.6 Høring...2 2 Tiltak for å sikre gode innkjøp og etterlevelse av regelverk... 3 2.1 Problemstilling...3 2.2 Revisjonskriterier...3 2.3 Fakta om tiltak for å sikre gode innkjøp...3 2.4 Revisors vurdering av kommunens anskaffelsesstrategi...6 3 Enkeltanskaffelser... 8 3.1 Problemstilling...8 3.2 Revisjonskriterier...8 3.3 Fakta om enkeltanskaffelser...8 3.4 Revisors vurdering... 12 4 Bruk av rammeavtaler... 14 4.1 Problemstilling... 14 4.2 Revisjonskriterier... 14 4.3 Fakta om rammeavtaler... 14 4.4 Revisors vurdering av bruken av rammeavtaler... 18 5 Konklusjoner og anbefalinger... 19 5.1 Konklusjoner... 19 5.2 Anbefalinger... 19 Litteratur og kildereferanser... 21 Vedlegg 1: Rådmannens høringsuttalelse... 22 Vedlegg 2: Revisjonskriterier... 24 Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring... 27 Foto forside: Freeimages.com i

Sammendrag Bestilling og bakgrunn Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalget i Sauherad kommune i KU-sak 18/14. Vi har undersøkt følgende problemstillinger: 1. Har kommunen tiltak for å sikre gode innkjøp og etterlevelse av reglene om offentlige anskaffelser? 2. I hvilken grad blir varer og tjenester anskaffet i samsvar med reglene om offentlige anskaffelser? 3. I hvilken grad bruker kommunen rammeavtalene? Konklusjoner Tiltak for å sikre gode innkjøp Kommunen har et anskaffelsesreglement og har i stor grad rutiner og tiltak for å sikre gode innkjøp og etterlevelse av reglene om offentlige anskaffelser. Det kan være behov for å oppdatere reglementet etter regelendringer sommeren 2015. Enkeltanskaffelser Kommunens anskaffelser av varer og tjenester er ikke godt nok i samsvar med reglene om offentlige anskaffelser og kommunens innkjøpsreglement: Mange anskaffelser under kr 500 000 skjer uten at det er gjennomført konkurranse, eller uten at konkurransen er kunngjort i samsvar med reglene. For de fleste innkjøpene over kr 100 000 foreligger det ikke protokoll. Innhenting av skatteattest og HMS-erklæring ved anskaffelser over kr 100 000 har vært mangelfullt. Anskaffelser med samlet verdi over kr 500 000 skjer i noen tilfeller uten at det er kunngjort konkurranse på den nasjonale kunngjøringsdatabasen Doffin. Rammeavtaler Kommunen har ingen samlet oversikt over de rammeavtalene som ikke er inngått i samarbeid med BTV/7K-smaarbeidet. ii

Det stor grad av lojalitet til rammeavtalene kommunen har, men det finnes tilfeller av avvik. På enkelte områder gjøres det innkjøp med en samlet verdi på over kr 100 000 uten rammeavtaler, eller kommunen benytter rammeavtaler som ikke lenger er gjeldende Anbefalinger Vi anbefaler Sauherad kommune å: vurdere behovet for å oppdatere anskaffelsesreglementet etter endringer av regelverket, sørge for at alle medarbeidere med får tilstrekkelig kunnskap om regler og rutiner om innkjøp og anskaffelser, treffe tiltak som kan sikre konkurranse ved anskaffelser, både over og under kr 500 000, treffe tiltak for å sikre at det føres protokoll ved anskaffelser over kr 100 000, samle og gjøre tilgjengelig alle rammeavtaler og treffe tiltak for å sikre at kommunen til enhver tid har de rammeavtalene de trenger. Skien, 19. november 2015 iii

1 Innledning 1.1 Kontrollutvalgets bestilling Bakgrunnen for denne forvaltningsrevisjonen er vedtak i sak 2/15 i kontrollutvalgets møte 24. november 2014. Her ble plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015 rullert og utvalget vedtok at neste prosjekt skulle omhandle offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget godkjente prosjektplan i sak 8/15 i møte 27. april 2015. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel 3. 1.2 Bakgrunn Sauherad kommune bruker hvert år betydelige midler på kjøp av varer og tjenester for å gi innbyggerne ulike tjenestetilbud. Reglene om offentlige anskaffelser skal blant annet sikre at pengene utnyttes best mulig, og at innkjøpene bidrar til et konkurransedyktig næringsliv. Denne forvaltningsrevisjonen undersøker om kommunen har tiltak for å sikre gode innkjøp og om kommunen etterlever aktuelle lover, forskrifter og reglement. 1.3 Problemstillinger og revisjonskriterier Rapporten har følgende problemstillinger: 1. Har kommunen tiltak for å sikre gode innkjøp og etterlevelse av reglene om offentlige anskaffelser? 2. I hvilken grad blir varer og tjenester anskaffet i samsvar med reglene om offentlige anskaffelser? 3. I hvilken grad bruker kommunen rammeavtalene? Revisjonskriteriene 1 i denne forvaltningsrevisjonen er i hovedsak utledet fra lov og forskrift om offentlige anskaffelser og veiledningsmateriell knyttet til dette regelverket. Reglene om offentlige anskaffelser ble endret med virkning fra 1. juli 2015. Denne forvaltningsrevisjonen gjelder i hovedsak anskaffelser som er foretatt før 1 Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som skal undersøkes. Revisjonskriteriene er basis for de analyser og vurderinger som revisjonen foretar, konklusjonene som trekkes, og de er grunnlag for å kunne dokumentere samsvar, avvik eller svakheter. 1

1. juli 2015. Vi har derfor lagt reglene fra før 1. juli 2015 til grunn for revisjonskriteriene i denne rapporten. Vi har imidlertid tatt hensyn til regelendringene når vi har utformet våre anbefalinger. Kriteriene er angitt under hver problemstilling nedenfor, og er nærmere omtalt i vedlegg 2 til rapporten. 1.4 Avgrensning I rapporten er det i all hovedsak brukt regnskapsdata fra kommunen og hentet dokumentasjon fra august 2014 til august 2015. Alle summer er hentet fra kommunens regnskaper og er i rapporten framstilt uten merverdiavgift (mva). Vi har ikke sett på anskaffelsen av selve rammeavtalene, og om avtalene er hensiktsmessig innrettet for kommunen. 1.5 Metode og kvalitetssikring Forvaltningsrevisjonen er gjennomført av forvaltningsrevisor Dag Oftung med bistand fra oppdragsrevisor Aud Lie Solheim og revisor Gunnar Isaksen i perioden august til november 2015. Oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjonen er Kirsti Torbjørnson. Våre funn i rapporten er basert på dokumentgjennomgang og gjennomgang av regnskapsdata. Vi har videre innhentet informasjon fra og hatt samtaler med administrativt ansatte i kommunen. Det er gjennomført en elektronisk spørreundersøkelse blant bestillere og godkjennere av innkjøp i kommunen. Metode og tiltak for kvalitetssikring er omtalt nærmere i vedlegg 3 til rapporten. 1.6 Høring Faktadelen i rapporten er presentert for kommunen i forkant av høringen og kommunens kommentarer til faktadelen er gjennomgått på telefon. Fullstendig høringsutkast ble sendt på høring 4. november 2015. Rådmannens høringsuttalelse ligger i vedlegg 1. 2

2 Tiltak for å sikre gode innkjøp og etterlevelse av regelverk 2.1 Problemstilling Den første problemstillingen vi har sett på er: Har kommunen tiltak for å sikre gode innkjøp og etterlevelse av reglene om offentlige anskaffelser? 2.2 Revisjonskriterier Disse revisjonskriteriene er lagt til grunn for vurderingene: Kommunen bør ha en anskaffelsesstrategi/et reglement som omhandler ledelsens ansvar, mål og strategier for innkjøp. Kommunen bør ha tiltak for å ta samfunnsansvar i anskaffelser (etisk handel, sosial dumping og miljøhensyn). Kommunen bør ha en tydelig oppgave- og ansvarsfordeling ved anskaffelser. Kommunen bør gi medarbeidere opplæring i regler og rutiner for anskaffelser. Kommunen bør forebygge, avdekke og rette opp avvik i forbindelse med anskaffelser. 2.3 Fakta om tiltak for å sikre gode innkjøp 2.3.1 Om kommunen har en anskaffelsesstrategi I kommunens økonomireglement (kommunestyresak 4/11) finner vi i et eget kapittel 9 som er definert som reglement for innkjøp. Det er også andre kapitler i økonomireglementet som er relevante for området innkjøp og anskaffelser, f.eks. kapittel 4 som er reglement for anvisning. Kommunens etiske retningslinjer tangerer også området innkjøp. Formålet med innkjøpsreglementet er å sikre at alle anskaffelser til Sauherad kommune utføres i henhold til gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. 3

I reglementet er ansvar for etablering, implementering og vedlikehold av innkjøpsreglementet gitt til rådmannen. Om ansvar heter det videre: Rådmannen har ansvaret for at alle medarbeidere som deltar i anskaffelser gjøres kjent med og følger reglementet, og at det er rutiner i Sauherad kommune for områdene som ivaretar reglementet. 2.3.2 Tiltak for samfunnsansvar i anskaffelser (etisk handel, sosial dumping og miljøhensyn) I innkjøpsreglementet er det pekt på at det ved anskaffelser i regi av kommunen skal tas hensyn til: anskaffelsens virkning på helse, miljø og sikkerhet de avhendelses- eller kondemneringsproblemer som kan oppstå universell utforming med tanke på best mulig tilgjengelighet for flest mulig Det er videre satt krav til leverandørene om at disse skal: ha ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte, og de skal ha arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som kan ansees som normalt i området. Fra kommunen får vi opplyst at disse kravene er innarbeidet i maler fra Innkjøpssamarbeidet Buskerud, Vestfold og Telemark (BTV-samarbeidet). For konkurranser i regi av BTV-samarbeidet blir det tatt hensyn til disse kravene. 2.3.3 Tydelig ansvars- og oppgavefordeling Vi finner beskrivelse av ansvar og oppgaver til de som er delegert myndighet til å gjøre innkjøp i kommunens delegasjonsreglement. Delegasjonsreglementet er en del av økonomireglementet. Sauherad bruker Visma Enterprise økonomisystem og bruker systemets modul for ehandel. I dette systemet er det lagt inn hvilke personer som kan bestille varer og tjenester på de ulike ansvarsområdene, og likeledes hvilke personer som kan godkjenne slike bestillinger. Det opereres med stedfortredere for å sikre en smidig håndtering ved f.eks. fravær. Dersom andre enn de som er lagt i de ulike rollene forsøker å bestille eller godkjenne vil disse bli avvist i systemet. Vi har sett oversikt pr 18.08.2015 over bestillere og godkjennere i Visma Enterprise ehandel. Vi har fått opplyst at den samme lista gjelder for innkjøp utenom e-handel. 4

Vi har spurt alle bestillere og godkjennere om de synes kommunen har en klar ansvarsfordeling på innkjøpsområdet. Av de 42 som svarte på spørsmålet er det 28 som svarer at kommunen har en klar ansvarsfordeling. Ingen svarte nei på spørsmålet, men de resterende 14 svarte at de ikke vet om kommunen har en klar ansvarsfordeling. 12 av disse 14 er primært bestillere og ikke godkjennere/anvisere med budsjettfullmakt i innkjøpssammenheng. 2.3.4 Opplæring i regler og rutiner Det ligger ingen konkrete beskrivelser i innkjøpsreglementet av når og hvordan opplæring av ansatte med innkjøpsoppgaver skal skje. Vi får opplyst fra kommunen at de som får myndighet til å bestille og/eller godkjenne innkjøp blir gjort oppmerksom på økonomireglementet og lov om offentlige anskaffelser. Det blir gjort opplæring internt ved behov og økonomiavdelingen bistår ved spørsmål om innkjøpsrelaterte problemstillinger. Temaet har vært oppe i rådmannens utvidete ledergruppe. Da kommunen gikk over til Visma økonomisystem i 2013 ble det holdt kurs for alle bestillere/godkjennere. Denne høsten vil alle ansatte få opplæring via elæring. Kravet om slik opplæring vil også bli stilt til personer som ansettes i kommunen fremover. I vår spørreundersøkelse blant bestillere og godkjennere svarte 30 av 42 at de ikke hadde deltatt på opplæring om regler og rutiner i løpet av de siste tre årene. 12 svarte at de hadde hatt slik opplæring. Av de som svarte at de ikke hadde hatt opplæring svarte 17 at de har behov for opplæring, mens 9 svarte de ikke hadde behov for opplæring. 2 De 12 som svarte at de hadde fått opplæring fikk spørsmål om opplæringen dekket deres behov for kunnskap om innkjøp/anskaffelser. Resultatet var slik: 2 4 av de 30 personene som svarte at de ikke hadde fått opplæring har bare kommentert på dette spørsmålet uten å svare enten ja eller nei 5

Figur 1 I hvilken grad dekket opplæringen dine behov for kunnskap om innkjøp/anskaffelser 10 8 6 4 2 0 0 0 I svært liten grad Kilde: egen spørreundersøkelse 9 I liten grad I noen grad I stor grad I svært stor grad 3 0 2.3.5 Forebygge, avdekke og rette opp avvik Innkjøpsreglementet inneholder i liten grad konkrete beskrivelser av hvordan kommunen skal forbygge, avdekke og rette opp avvik. Ifølge innkjøpsreglementet skal saksbehandling og beslutning om større anskaffelser (verdi over kr 100 000) ikke gjøres av en person alene. Rådmannen skal etter innkjøpsreglementet involveres i store engangskjøp og være med å vurdere om det ved regelmessige leveranser som overstiger kr 100 000 kan være hensiktsmessig å anskaffe en flerårig rammeavtale. I Visma ehandel ligger innbygget en form for forebygging og kontroll ved at de som har ikke har delegert myndighet til bestilling og/eller godkjenning ikke kan få utført disse operasjonene. Systemet er også med på å sikre at innkjøpere forholder seg til de leverandører kommune har rammeavtaler med. Fra kommunen får v i opplyst at økonomiavdelingen kontrollerer alle fakturaer før de går til betaling. Dersom det er kjøpt fra leverandører uten avtaler blir det gitt tilbakemelding til innkjøper. Det er ikke noen form for sjekklister som brukes ved innkjøp, men maler for bl.a. anskaffelsesprotokoll er tilgjengelig på BTV-samarbeidets nettsider. 2.4 Revisors vurdering av kommunens anskaffelsesstrategi Etter vår vurdering tilfredsstiller dokumentene i økonomireglementet i hovedsak anbefalt innhold i en anskaffelsesstrategi. Ledelsens ansvar er tydelig beskrevet. Beskrivelse av opplegg for opplæring og hvordan en forebygger, kontrollerer og retter opp avvik kunne etter vår vurdering vært mer utfyllende beskrevet. 6

Kommune har via Visma ehandel og beskrivelser i anvisningsreglementet et system for ansvars- og oppgavefordeling. Vi merker oss imidlertid at det er en del ansatte som i vår spørreundersøkelse gir uttrykk for at de ikke vet om kommunen har en klar ansvarsfordeling på innkjøpsområdet. Tall fra spørreundersøkelsen kan tyde på at det er behov for mer kunnskap på området innkjøp og anskaffelser i kommunen. Etter vår vurdering bør kommunen jevnlig sørge for slik opplæring. 7

3 Enkeltanskaffelser 3.1 Problemstilling Problemstillinga her er: I hvilken grad blir varer og tjenester anskaffet i samsvar med reglene om offentlige anskaffelser? 3.2 Revisjonskriterier Følgende revisjonskriterier er lagt til grunn for vurderingen: Enhver anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse 3. Ved anskaffelser over 100 000 skal det innhentes skatteattest og HMSerklæring. 4 For anskaffelser over 100 000 skal det føres protokoll i samsvar med vedlegg i forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). 5 Anskaffelser til en verdi av over 500 000 u/mva skal være lyst ut i samsvar med kravene i forskriften. 3.3 Fakta om enkeltanskaffelser 3.3.1 Om konkurranse ved anskaffelser Beløp under kr 100 000 6 Vi har plukket ut og gjennomgått 17 fakturaer som gjelder anskaffelser med en lavere verdi enn kr 100 000. Av disse 17 var tre ikke enkeltanskaffelser, men avrop på rammeavtaler, del av større prosjekt som har vært gjenstand for anbud/konkurranse eller som av annen grunn ikke er relevante for å undersøke denne problemstillingen. Vi har ikke sett nærmere på disse. 3 LOA 5 andre ledd. 4 FOA 3-3 og 3-4 for anskaffelser foretatt før 1. juli 2015. 5 FOA 3-2. 6 Etter 1. juli 2015 gjelder ikke forskriften om offentlige anskaffelser for anskaffelser under kr. 100 000. Lovens krav i 5 om å basere enhver anskaffelse på konkurranse så langt det er mulig, er ikke endret. 8

Av de resterende 14 tilfellene får vi opplyst at det i fire tilfeller gjort undersøkelser av pris fra flere tilbydere før en valgte leverandør. I forbindelse med et seminar for ansatte på en enhet ble det sendt e-poster til ulike tilbydere av konferansepakker. Quality spa og resort Holmsbu gav det beste tilbudet og ble valgt. I forbindelse med en malerjobb ble to malerfirmaer kontaktet. Tilbyder med lavest pris og som hadde gode skussmål ble valgt. Forespørslene er ikke dokumenterte. I forbindelse med kantslått av kommunale veier ble flere leverandører forspurt. Forespørslene er ikke dokumenterte. Ved utlegging av klor på et vegprosjekt ble tre tilbydere forespurt. Mesta, som hadde det laveste pristilbudet ble valgt. I de resterende 10 anskaffelsene får vi opplyst at det ikke er innhentet pristilbud fra flere leverandører. Kommentarer til og/eller begrunnelser for at det ikke ble innhentet pristilbud fra flere aktører var bl.a. I forbindelse med utforming av en katalog (samarbeid med andre Midt- Telemark-kommuner) ble kun en tilbyder forespurt. Inntekter fra annonsører og andre kommuner var med å dekke utgiften. Kjøpa av arbeidstøy ble gjort uten konkurranse. Hadde ikke avtale og brukte leverandøren en alltid hadde brukt. Kurs i lederutvikling. En nyansatt leder meldte seg på et kurs som ble tilbudt fra Confex Norge AS. Andre tilbydere ble ikke forespurt. Konsulenttjeneste innen barnevernet ble kjøpt inn uten utlysing av konkurranse eller innhenting av pristilbud fra flere. Ingen andre kjente konsulenter var ledige og erfaringsmessig konsulenter i Vestfold dyrere. Beløp mellom kr 100 000 og 500 000 Vi har her undersøkt 13 fakturaer som gjelder kjøp/anskaffelser med en verdi på mellom kr 100 000 500 000. Av disse 13 var det ett innkjøp som ikke er relevant for problemstillingen vår. Av de resterende 12 er fire avrop eller innkjøp i tråd med rammeavtaler eller andre kontrakter der det tidligere er gjennomført anbudskonkurranse. I to av disse igjen er det opplyst at kontraktene er forlenget i påvente av ny konkurranseutsetting. Denne 9

prosessen har vært forsinket på grunn av sykefravær. I ett tilfelle opplyses det at rammeavtalen er fra 2007 og skulle vært fornyet etter konkurranseutsetting. For to anskaffelser er det dokumentert at det er innhentet pristilbud fra flere leverandører: I forbindelse kjøp av legevikarer ble tre vikarbyråer som formidler helsepersonell kontaktet. Protokoll og kontrakt ble skrevet. I forbindelse med medarbeiderundersøkelser i kommunen ble et konsulentfirma brukt. Fem aktører ble inviterte til å komme med tilbud. Protokoll og kontrakt skrevet. I seks tilfeller får vi opplyst at dette er innkjøp/anskaffelser som er foretatt uten at det er innhentet pristilbud fra flere leverandører. Eksempler er: I forbindelse med soping av veier og uteareal ved kommunale bygg er det gjort direkteanskaffelse uten konkurranse. Det blir opplyst at leverandør er eneste tilbyder i området. Ved havari på en pumpe ble leverandør kommunen tidligere hadde kjøpt fra brukt. Betaling for institusjonsplass PU tjenester 3.3.2 Skatteattest og HMS-erklæring For anskaffelser med verdi mellom kr 100 000 og kr 500 000 skulle det fram til 01.07.2015 innhentes skatteattest og HMS-erklæring (gjelder ikke varekjøp). 7 Vi har etterspurt om dette er innhentet for de fakturaene vi plukket ut og som vi betrakter som enkeltanskaffelser (8 stk). Det er i to tilfeller dokumentert at det er innhentet skatteattest Det er innhentet HMS-erklæring i to tilfeller. I spørreundersøkelsen til ansatte med bestiller og godkjennerfunksjoner var det 7 av disse som oppgav at de gjør enkeltinnkjøp med verdier over kr 100 000. Vi spurte disse om hva slags praksis de hadde når det gjaldt å innhente skatteattest og HMSerklæring. 7 FOR-2015-06-12-622 10

4 svarte at de «aldri hadde innhentet skatteattest», 1 svarte «unntaksvis hadde innhentet skatteattest», 1 at han/hun «i de fleste tilfeller hadde innhentet skatteattest» og 1 «alltid hadde innhentet skatteattest» På tilsvarende spørsmål om innhenting av HMS-erklæring var resultatene som følger: 3 svarte at de «aldri hadde innhentet HMS-erklæring», 1 svarte «unntaksvis hadde innhentet HMS-erklæring», 1 at han «i de fleste tilfeller hadde innhentet HMSerlæring» og 2 svarte at de «alltid hadde innhentet HMS-erklæring» 3.3.3 Protokoll For anskaffelser med verdi over kr 100 000 skal det føres protokoll. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Maler for slike protokoller ligger som vedlegg til anskaffelsesforskriften. For utplukket av enkeltanskaffelser (8 stk) med verdi mellom kr 100 000 og kr 500 000 har vi fått dokumentert to tilfeller der det er laget protokoller som beskriver prosessen med innkjøpet og grunnlaget for utvelgelse av leverandør i samsvar med forskriftens krav. I spørreundersøkelsen spurte vi også om praksis på føring av protokoll ved enkeltinnkjøp med verdi på over kr 100 000. Det var 6 av 7 aktuelle personer som svarte på dette. 3 svarte at de «aldri hadde skrevet protokoll», 2 at de «i de fleste tilfeller hadde skrevet protokoll» og 1 svarte at han/hun «alltid hadde skrevet protokoll» 3.3.4 Anskaffelser til verdier over kr 500 000 For anskaffelser med verdi over kr 500 000 8 gjelder særlige krav til utlysning. Ved slike anskaffelser skal det lyses ut konkurranse på den den nasjonale kunngjøringsdatabasen for offentlige anskaffelser, Doffin. I perioden vi har sett på var det ingen enkeltinnkjøp med verdi over kr 500 000 i driftsregnskapet. 8 For anskaffelser med verdi på over kr 1 600 000 (kr 1.550.000 fra juni 2014) gjelder også krav om utlysing i EØS-området. 11

I forbindelse med undersøkelser av praksis rundt enkeltanskaffelser og bruk av rammeavtaler kom vi i driftsregnskapet over to tilfeller der samlede utgifter til en leverandører var over kr 500 000, uten at konkurranse om oppdraget/rammeavtale var lyst ut på Doffin. Dette gjaldt konsulenttjenester i barnevernet (omtalt på side 9) og bruk av rørleggertjenester (omtalt på side 18). I investeringsregnskapet er det åtte prosjekt som har ført utgifter med verdi over kr 500 000 i perioden august 2014 august 2015. Vi har sett på et utvalg på fem av disse prosjektene for å se om konkurransegrunnlaget er lagt ut på Doffin. I ett tilfelle (prosjekt I519) blir det opplyst om at dette prosjektet gjelder en utbyggingsavtale der anleggsbidragsmodellen er brukt. Vi har ikke fått dokumentert at Doffin er benyttet i forbindelse med prosjektet. Utgiften var i perioden på kr 1 058 812 Ved et annet tilfelle (prosjekt I503) var det gjort en vurdering av at prosjektet ikke ville nå terskelverdien på kr 500 000. Det ble utlyst en åpen konkurranse, men ikke den ble ikke kunngjort på Doffin. Utgiftene til prosjektet i perioden var på kr 604 345. I prosjektene I785, I504 og I716 er konkurransegrunnlaget lagt ut på Doffin. 3.4 Revisors vurdering Konkurranse på anskaffelser under kr 100 000 Etter vår vurdering etterlever kommunen i liten grad det grunnleggende kravet om konkurranse. Konkurranse på anskaffelser mellom kr 100 000 og kr 500 000 Kravet om konkurranse er ikke tilfredsstilt i flere av de undersøkte anskaffelsene. Skatteattester og HMS erklæringer Kravet om innhenting av skatteattest og HMS-erklæring (gjelder ikke varekjøp) er ikke tilstrekkelig ivaretatt i de anskaffelsene vi har undersøkt. Protokoller Kommunen har i liten grad oppfylt plikten til å dokumentere en protokoll for anskaffelser over 100 000 kr. Anskaffelser med verdi over kr 500 000 Anskaffelser som forventes å overstige kr 500 000 skal kunngjøres på Doffin. Dette er ikke alltid gjort. Vi kan ikke se at kommunen har dokumentert at det foreligger unntaksmulighet for de anskaffelsene vi har undersøkt. 12

Etter vår vurdering sikrer ikke kommunen godt nok at anskaffelser med forventet verdi over kr 500 000 blir utlyst på Doffin. 13

4 Bruk av rammeavtaler 4.1 Problemstilling Her har vi sett på følgende problemstilling: I hvilken grad bruker kommunen rammeavtalene? 4.2 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er: Kommunen bør ha en oppdatert oversikt over alle inngåtte rammeavtaler Kommunen skal følge de rammeavtaler som til enhver tid gjelder 4.3 Fakta om rammeavtaler 4.3.1 Oppdatert oversikt over rammeavtaler Sauherad er med i VTNU-innkjøpssamarbeidet og i innkjøpssamarbeidet Buskerud, Vestfold og Telemark (BTV-innkjøp). Hovedtyngden av rammeavtalene som brukes er etablert i regi av disse samarbeidsorganene. Ansatte i Sauherad kommune kan finne oppdaterte oversikter over disse rammeavtalene via kommunens internettsider. Alle som kjøper inn varere og/eller tjenester i kommunen har med brukernavn og passord tilgang til avtalene. I Visma ehandel finnes oversikter over de aktuelle rammeavtalene. Her er lister både etter varegruppe/type og etter leverandør. Det er mulig å se de aktuelle kontraktene/avtalene og vare/prisoversikter. Kommunen har også framforhandlet rammeavtaler selv, uavhengig de to nevnte samarbeidsorganene. Vi får opplyst at de enheter/personer som bruker disse avtalene har oversikt og tilgang til disse, men at avtalene ikke er samlet og gjort tilgjengelig for alle kommunens ansatte. 14

4.3.2 Oppfølging av rammeavtalene For å undersøke kommunens bruk av rammeavtaler, har vi gjort noen søk i regnskapet på områder (varer og/eller tjenester) der det foreligger rammeavtaler og der føringen i regnskapet er knyttet til en entydig kostnadsart. Medisinsk forbruksmateriell I tabellen nedenfor har vi satt opp en oversikt over innkjøp ført på konto/art 11100, medisinsk forbruksmateriell. Tabell 1 Utgifter til medisinsk forbruksmateriell (art 11100) i perioden august 2014 august 2015 fordelt på leverandør, i kroner og prosent. Leverandør Beløp i kr Prosent av total KS Drammen Papirengros v/erik Tanche-Nilssen AS 746 096 94,4 Alere AS 10 504 1,3 Andreas Ruuds eftf. 7 165 0,9 Apokjeden (Apotek 1) 5 381 0,7 Vitus Apotek Gvarv 10 517 1,3 Andre (10 stk) 10 937 1,4 Totalt 790 600 100 Kilde: Sauherad kommunes regnskap Kommunen har rammeavtale med KS Drammen Papirengros v/erik Tanche-Nilssen AS innenfor denne varegruppen. Tabellen viser at om lag 94,4 % av slike innkjøp skjer fra leverandøren kommunen har rammeavtale med. Medikamenter Vi har sett på art/konto 11140, medikamenter. Her er en tabell som viser alle innkjøp ført på denne arten og hvordan de fordeler seg på leverandører. Tabell 2 Utgifter til medikamenter (art 11140) i perioden august 2014 august 2015 fordelt på leverandør, i kroner og prosent. Leverandør Beløp i kr Prosent av total Apokjeden AS (Apotek 1) 337 773 86,5 Nasjonalt folkehelseinstitutt 12 731 3,3 Norengros ETN 3 170 0,8 Optima produkter 467 0,1 Vitus apotek Gvarv 36 406 9,3 Totalt 390 546 100 Kilde: Sauherad kommunes regnskap 15

Kommunen har rammeavtale med Apokjeden (Apotek 1). Vi ser at 86,5 % av kjøpene er fra denne leverandøren. Innkjøpene fra Nasjonalt folkehelseinstitutt gjelder ulike typer vaksiner. Fra Apotek 1 får vi opplyst at Nasjonalt Folkehelseinstitutt har et særskilt ansvar for tilgjengelighet og distribusjon av disse vaksinene. Det er derfor uproblematisk for Apotek 1 at disse kjøpes fra Nasjonalt Folkehelseinstitutt. Kjøpene fra Vitus Apotek Gvarv gjelder i all hovedsak kjøp fra legekontoret og fastlegene. Vi får opplyst fra BTV-innkjøp at disse kjøpene ikke er omfattet av den aktuelle rammeavtalen. Renhold Tabellen viser fordeling av innkjøp på art 11200, renholdsartikler. Tabell 3 Utgifter til renholdsartikler (art 11200) i perioden august 2014 august 2015 fordelt på leverandør, i kroner og prosent Leverandør Beløp i kr Prosent av total Erik Tanche Nilssen AS 227 527 99 Andre (9 ulike) 3 110 1 Totalt 230 637 100 Kilde: Sauherad kommunes regnskap Sauherad kommune hadde avtale med Erik Tanche-Nilssen AS om leveranse av renholds-, papir og plastprodukter. Kjøpene fra denne leverandøren utgjør 99 % av det totale innkjøpet innenfor denne varegruppen. Elektroarbeider Vi har sett på art 12307, vedlikehold/byggtjenester elektro. Tabell 4 Utgifter til vedlikehold/byggtjenester elektro (art 12307) i perioden august 2014 august 2015 fordelt på leverandør, i kroner og prosent Leverandør Beløp i kr Prosent av total Bø installasjon AS 657 576 77,8 Apro tele & data 38 092 4,5 Aune rør 1 305 0,2 Elektropluss 5 400 0,6 GK Norge 91 900 10,9 Mitdt-Telemark breiband 29 971 3,5 Midt-Telemark energi 20 067 2,4 MPX.NO 1 092 0,1 Totalt 845 404 100,0 Kilde: Sauherad kommunes regnskap 16

Bø installasjon AS har rammeavtale med kommunen om levering av varer og tjenester innen elektro. Vi ser her at nær 78 % av innkjøpene er fra rammeavtaleleverandøren. Det betyr at 22 % er kjøpt fra leverandører uten rammeavtale. Vi har spurt kommune om det er grunner til at det er brukt leverandører utenom rammeavtalen. Midt-Telemark Breiband er brukt etter at det er utlyst en intensjonskunngjøring om levering av bredbåndstjenester. Ingen andre henvendte seg om oppdraget og det ble inngått direkte forhandlinger med Midt-Telemark breiband. Arbeidet som ble utført at Midt Telemark energi krevde spesialutstyr som leverandøren hadde selv. Kommunen har egen serviceavtale med GK Norge. Dette gjelder service på ventilasjonsanlegg. Når det gjelder anskaffelsen fra Apro Tele og data sier kommunen at rammeavtaleleverandøren skulle vært brukt i dette tilfellet. 4.3.3 Enkeltinnkjøp med samlet verdi over kr 100.000 uten rammeavtaler I gjennomgangen av regnskapsdata har vi sett noen tilfeller av innkjøp fra leverandører uten rammeavtale som til sammen utgjør en verdi på kr 100 000 eller mer. I perioden august 2014 august 2015 har kommunen kjøpt inn bakervarer fra Gvarv bakeri AS for til sammen kr 254 482. Dette er i hovedsak ført på regnskapsartene for matvarer og bevertning. I samme periode er det kjøpt inn varer/tjenester for til sammen kr 254 793 fra Norsjø hotel AS. Dette gjelder i hovedsak matvarer, bevertning og lokalleie. En annen leverandør, Kemetyl, leverer kjemikalier til kommunen. Fra denne leverandøren er det i den aktuelle perioden kjøpt inn varer for til sammen kr 192 814. 17

Vi gjorde et søk på utgifter ført på art 12305, vedlikehold/byggetjenester rørlegger. Tabell 5 Utgifter til vedlikehold/byggtjenester rørlegger (art 12305) i perioden august 2014 august 2015 fordelt på leverandør, i kroner og prosent Leverandør Beløp i kr I prosent av total Aune rør 167 393 13,5 Bø installasjon 90 515 7,3 Haugestøl pumpe 3 171 0,3 Kisfoss 67 606 5,5 Midt-Telemark rør 365 099 29,5 Rørleggermesteren 542 509 43,9 Totalt 1 236 294 100 Kilde: Sauherad kommunes regnskap Kommunen kjøper varer og tjenester fra rørlegger for til sammen over 1,2 millioner kroner. Vi får opplyst at de ikke har rammeavtale(r) på området. 4.4 Revisors vurdering av bruken av rammeavtaler 4.4.1 Oppdatert oversikter over rammeavtaler Rammeavtalene som er fremforhandlet via VTNU-innkjøpssamarbeidet og BTV-innkjøp er samlet på en hensiktsmessig måte. Det er enkelt å finne fram i disse og dermed kunne orientere seg i hvilke rammeavtaler som gjelder. De rammeavtalene som ikke er inngått i regi av de to samarbeidsorganene bør etter vår vurdering samles og gjøres tilgjengelig på samme måte som de andre avtalene. 4.4.2 Oppfølging av rammeavtalene Sauherad kommune er i stor grad lojale mot inngåtte rammeavtaler. Samtidig finner vi avvik som indikerer behov for kontinuerlig opplæring i og oppfølging av bruken av slike avtaler. I et par tilfeller ser vi at kommunen forholder seg til rammeavtaler som er gått ut på dato i påvente av inngåelse av nye avtaler. Anskaffelser gjort i slike perioder er i prinsippet direkteanskaffelser, og kan dermed være ulovlige. Innenfor noen områder ser vi at kommunen samlet handler for større beløp (over kr 100 000) fra aktører/varegrupper det ikke er rammeavtale med eller om. Vi har sett dette innenfor området rørleggertjenester og innenfor matvarer/bevertning/ møtelokaler. 18

5 Konklusjoner og anbefalinger 5.1 Konklusjoner Tiltak for å sikre gode innkjøp Kommunen har et anskaffelsesreglement og har i stor grad rutiner og tiltak for å sikre gode innkjøp og etterlevelse av reglene om offentlige anskaffelser. Det kan være behov for å oppdatere reglementet etter regelendringer sommeren 2015. Enkeltanskaffelser Kommunens anskaffelser av varer og tjenester er ikke godt nok i samsvar med reglene om offentlige anskaffelser og kommunens innkjøpsreglement: Mange anskaffelser under kr 500 000 skjer uten at det er gjennomført konkurranse, eller uten at konkurransen er kunngjort i samsvar med reglene. For de fleste innkjøpene over kr 100 000 foreligger det ikke protokoll. Innhenting av skatteattest og HMS-erklæring ved anskaffelser over kr 100 000 har vært mangelfullt. Anskaffelser med samlet verdi over kr 500 000 skjer i noen tilfeller uten at det er kunngjort konkurranse på den nasjonale kunngjøringsdatabasen Doffin. Rammeavtaler Kommunen har ingen samlet oversikt over de rammeavtalene som ikke er inngått i samarbeid med BTV-innkjøp eller VTNU-innkjøpssamarbeid. Det stor grad av lojalitet til rammeavtalene kommunen har, men det finnes tilfeller av avvik. På enkelte områder gjøres det innkjøp med en samlet verdi på over kr 100 000 uten rammeavtaler, eller kommunen benytter rammeavtaler som ikke lenger er gjeldende. 5.2 Anbefalinger Vi anbefaler Sauherad kommune å: 19

vurdere behovet for å oppdatere anskaffelsesreglementet etter endringer av regelverket, sørge for at alle medarbeidere med får tilstrekkelig kunnskap om regler og rutiner om innkjøp og anskaffelser, treffe tiltak som kan sikre konkurranse ved anskaffelser, både over og under kr 500 000, treffe tiltak for å sikre at det føres protokoll ved anskaffelser over kr 100 000, samle og gjøre tilgjengelig alle rammeavtaler og treffe tiltak for å sikre at kommunen til enhver tid har de rammeavtalene de trenger. 20

Litteratur og kildereferanser Lover og forskrifter: Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven eller koml). Forskrift 15. juni 2004 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Forskrift 15. juni 2004 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven) Forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) Kommunale reglement, retningslinjer og dokument: Økonomireglement for Sauherad kommune (2011) Administrativt delegasjonsreglement for Sauherad kommune (sist oppdatert 18.02.2014) Etiske retningslinjer for ansatte i Sauherad kommune Offentlige dokument/informasjon: Ot.prp. nr. 70 (2003-2004) om endringer i kommuneloven St.meld. nr. 36 (2008-2009) Det gode innkjøp Veileder til regler om offentlige anskaffelser (Fornyings- og administrasjonsdepartementet, desember 2013). Veileder for anskaffelser av helse- og sosialtjenester (Difi veileder 2013:2) Veileder om kjøp av konsulenttjenester (Direktoratet for forvaltning og IKT og Simonsen advokatfirma DA, 2010) www.anskaffelser.no (Direktoratet for forvaltning og IKT) Litteratur: Rapport: 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunesektoren (Rapport frå arbeidsgruppe 15. desember 2009, Kommunal- og regionaldepartementet, H- 2245) Vedlegg Vedlegg 1: Høringsuttalelse fra administrasjonssjefen/rådmann Vedlegg 2: Revisjonskriterier Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring 21

Vedlegg 1: Rådmannens høringsuttalelse 22

23

Vedlegg 2: Revisjonskriterier Anskaffelsesstrategi I følge kommuneloven 23 nr. 2 skal administrasjonssjefen se til at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser og at den er gjenstand for «betryggende kontroll». Det framgår av forarbeidene til kommuneloven at ansvaret for slik kontroll må regnes som en nødvendig del av administrasjonssjefens ledelsesansvar, og at det er i tråd med allment aksepterte ledelsesprinsipper at en leder av en virksomhet etablerer rutiner og systemer som blant annet skal bidra til å sikre at organisasjonen når de mål som er satt. 9 St.meld. nr. 36 (2008-2009) Det gode innkjøp handler om tiltak for å forbedre offentlig innkjøpsvirksomhet. Ledelsens ansvar for offentlige innkjøp er omhandlet i kap. 5 i stortingsmeldingen. Det framgår av meldingen at lederfokus og god forankring av innkjøpsaktiviteten i kommunen er sentrale forutsetninger for profesjonelle og korrekte innkjøp. Meldingen sier videre at innkjøpsarbeidet bør settes inn i en strategisk sammenheng, og det må utarbeides mål og strategier. Anskaffelsesstrategien bør sikre at publikum har tillit til kommunen, ved at fellesmidlene utnyttes best mulig, at etiske og moralske verdier styrkes og at kommunen fremstår som en seriøs og redelig forretningspartner/avtalepart. Strategien for innkjøp må settes i sammenheng med kommunens ressurser, både personellmessige, faglige og økonomiske. Ifølge St.meld. nr. 36 må ledelsen sørge for effektive rutiner, og sørge for at de følges. Det må avklares konkret hvem som skal ha ansvar innkjøp, og det må gis tydelige mandat om hvem som har ansvar for de ulike fasene i en innkjøpsprosess. Det er en ledelsesoppgave å sørge for at kommunen har tilgang til den nødvendige merkantile, tekniske og juridiske kompetansen til å gjøre gode innkjøp. Ledelsen har videre et ansvar for å skape et miljø der det er høy bevissthet og fokus på risiko og risikohåndtering på innkjøpsområdet. Det må være etablert rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik. Stortingsmeldingen viser til at det offentlige må gå foran og etterspørre varer som er produsert etter høye etiske og miljømessige standarder. I stortingsmeldingen vises det 9 Ot.prp. nr 70 (2003-2004) s. 105 24

til en handlingsplan for miljø og samfunnsansvar i offentlige innkjøp som regjeringen la fram i juni 2007 og en sier: Det er eit mål at innkjøp i offentleg sektor skal skje med eit minimum av miljøbelastning og med respekt for grunnleggjande arbeidarrettar og menneskerettar. Miljø- og etiske/sosiale omsyn i offentlege innkjøp skal vere ein reiskap som medverkar til ein effektiv offentleg sektor og eit konkurransedyktig næringsliv. På grunnlag av kommuneloven og stortingsmeldingen har vi utledet noen revisjonskriterier knyttet til det å ha en hensiktsmessig anskaffelsesstrategi. Disse revisjonskriteriene er lagt til grunn for vurderingene: Kommunen bør ha en anskaffelsesstrategi/et reglement som omhandler ledelsens ansvar, mål og strategier for innkjøp. Kommunen bør ha tiltak for å ta samfunnsansvar i anskaffelser (etisk handel, sosial dumping og miljøhensyn). Kommunen bør ha en tydelig oppgave- og ansvarsfordeling ved anskaffelser. Kommunen bør gi medarbeidere opplæring i regler og rutiner for anskaffelser. Kommunen bør forebygge, avdekke og rette opp avvik i forbindelse med anskaffelser. Enkeltanskaffelser Regelverket om offentlige anskaffelser er omfattende, detaljert og i stadig endring. De nasjonale reglene ble sist endret med virkning fra 1. juli 2015. Da ble forskriften om offentlige anskaffelser begrenset til kun å gjelde for anskaffelser over 100 000 kr. Kravet om HMS-erklæring opphevet, og plikten til å levere skatteattest ble begrenset til anskaffelser over kr. 500 000. Denne forvaltningsrevisjonen gjelder i hovedsak perioden før 1. juli 2015. Vi har derfor lagt til grunn de reglene som gjaldt for de undersøkte anskaffelsene som grunnlag for revisjonskriteriene. Vi har tatt hensyn til at reglene er endret når vi har utformet våre anbefalinger. De grunnleggende prinsippene som gjelder for alle anskaffelser er ikke endret, og de finner vi i lov om offentlige anskaffelser 5. 25

Reglene om HMS-erklæring og skatteattest framgikk av anskaffelsesforskriften 3-3 og 3-4 fram til 1. juli 2015. Etter 1. juli er kravet om HMS-erklæring opphevet, og kravet om skatteattest framgår av anskaffelsesforskriften 8-7. Sauherad har i sitt anskaffelsesreglement dels overlappende krav med krav i lov og forskrift slik de var før endringen fra 1. juli 2015, og dels selvstendige krav. For problemstilling 2 har vi på denne bakgrunnen utledet følgende revisjonskriterier: Enhver anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse 10. Ved anskaffelser over 100 000 kroner skal det innhentes skatteattest og HMSerklæring. 11 For anskaffelser over 100 00 kroner skal det føres protokoll i samsvar med vedlegg i forskrift om offentlige anskaffelser (FOA). 12 Anskaffelser til en verdi av over 500 000 u/mva skal være lyst ut i samsvar med kravene i forskriften. Rammeavtaler Rammeavtaler er regulert i anskaffelsesforskriften. En rammeavtale er en avtale som er inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere oppdragstakere 13. Avtalen har til formål å fastsette vilkår for de kontraktene som skal tildeles i en periode, særlig med hensyn til pris og volum 14. I rapporten 85 tilrådinger for styrkt eigenkontroll i kommunesektoren (Rapport frå arbeidsgruppe 15. desember 2009, Kommunal- og regionaldepartementet, H-2245) heter det: Kommunen bør lage eit system for oppbevaring av rammeavtalar, og avtalane må vere tilgjengelege På denne bakgrunn har vi utledet følgende revisjonskriterier: Kommunen bør ha en oppdatert oversikt over alle inngåtte rammeavtaler Kommunen skal følge de rammeavtalene som til enhver tid gjelder. 10 LOA 5 andre ledd. 11 FOA 3-3 og 3-4 for anskaffelser foretatt før 1. juli 2015. 12 FOA 3-2. 13 FOA 4-2 bokstav f. 14 Veileder til reglene om offentlige anskaffelser, kap 8 26

Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Den praktiske gjennomføringen Forvaltningsrevisjonsprosjektet startet opp ved oppstartbrev til Sauherad kommune 19. juni2015. Det ble gjennomført et oppstartsmøte på kommunehuset i Sauherad 3. september 2015. Prosjektplan ble gjennomgått og gjennomføring av forvaltningsrevisjonen diskutert. Datainnsamling har foregått i tidsrommet fra midten av august 2015 til slutten av oktober 2015. Innsamling og bearbeiding av data Vi har sett på kommunens innkjøpsreglement og sett dette i lys av de krav som stilles til kommunen i lov og forskrift. Vi har sendt ut en questback-undersøkelse til alle som i kommunens oversikt har fullmakt til å bestille og/eller godkjenne innkjøp på vegne av kommunen. Totalt fikk 54 personer undersøkelsen. Av disse svarte 42 personer. Det gir en svarprosent på 77 %. Videre har vi undersøkt kommunens håndtering av enkeltanskaffelser. Undersøkelsen og våre vurderinger er basert på regnskapsdata som vi har hentet ut fra kommunens regnskapssystem, og dokumentsøk i kommunens sak/arkivsystem. Vi plukket ut fakturaer der det for oss kunne se ut som det ikke var kjøpt fra leverandør med rammeavtaler eller annen kontrakt. Utplukket ble delt i to grupper siden regelverket er litt ulikt i forhold til verdien av anskaffelsene. En gruppe for fakturaer med verdi under 100 000. I utvalget av fakturaer var den laveste summen kr 18 920 og den høyeste kr 91 435. Antall vi plukket ut var 18 stykker. En gruppe fakturaer for anskaffelser mellom kr 100 000 og kr 500 000. Antallet vi plukket ut her var 13 stykker. Summene beløp seg fra kr 156 000 til kr 498 726. 27

Disse to utvalgene ble sendt kontaktperson i kommunen med spørsmål om å kunne dokumentere konkurranse, protokoll og innhenting av skatteattest og HMSerklæring. 15 For å se på rammeavtaler og bruk av disse er har vi gjort et utvalg av varetyper det er inngått rammeavtaler på. Vi har sett på forholdet mellom kjøp fra leverandør med rammeavtale og kjøp fra leverandører uten slik avtale. Videre har vi sjekket enkeltbilag for å se om det finnes innkjøp fra leverandører uten rammeavtale Pålitelighet og relevans Forvaltningsrevisjonsprosjekter skal gjennomføres på en måte som sikrer at informasjonen i rapporten er relevant og pålitelig. Pålitelighet handler om at innsamling av data skal skje så nøyaktig som mulig, og at en skal kunne få samme resultat dersom undersøkelsen gjøres på nytt. Innsamling av regnskapsdata og gjennomgang av dokumenter er en metode som i stor grad kan etterprøves og testes for pålitelighet. Gyldighet handler om at en undersøker de forholdene som problemstillingene skal avklare. Vi mener at de de data som er samlet er relevante i forhold til å svare på problemstillingene vi har satt opp. Våre data er basert på et begrenset antall utplukk av fakturaer. Vi mener likevel at utplukket og de funn vi har gjort har tilstrekkelig omfang til å gjøre vurderinger mot kriteriene og å besvare problemstillingene. God kommunal revisjonsskikk - kvalitetssikring Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, jf. forskrift om revisjon 7. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 16. RSK 001 krever at forvaltningsrevisjon skal kvalitetssikres. Kvalitetssikring skal sikre at undersøkelsen og rapporten har nødvendig faglig og metodisk kvalitet. Videre skal det 15 Kravet om protokoll, skatteattest og HMS-erklæring (gjelder ikke varekjøp) samt journalføring av dette gjaldt fram til 1. juli 2015 for anskaffelser med summer over kr 100 000. Alle fakturaene vi har undersøkt gjelder anskaffelser gjort før denne dato. 16 Gjeldende RSK 001 er fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre med virkning fra 1 februar 2011, og er gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). 28

sikres at det er konsistens mellom bestilling, problemstillinger, revisjonskriterier, data, vurderinger og konklusjoner. har utarbeidet et system for kvalitetskontroll som er i samsvar med den internasjonale standarden for kvalitetskontroll ISQC 1 Kvalitetskontroll for revisjonsfirmaer som utfører revisjon og begrenset revisjon av regnskaper samt andre attestasjonsoppdrag og beslektede tjenester. Denne forvaltningsrevisjonen er kvalitetssikret i samsvar med vårt kvalitetskontrollsystem og i samsvar med kravene i RSK 001. 29