Permisjonsreglement for Kvinesdal kommune Vedtatt av administrasjonsutvalget 02.12.2009. Revidert av administrasjonsutvalget 07.12.2011.
INNHOLD 1. Innledning 4 1.1 Hva er permisjon? 4 1.2 Delegasjonsreglementes bestemmelser 4 1.3 Omfang 4 1.4 Lønn og lønnsansiennitet 4 1.5 Feriepenger 5 1.6 Pensjonsmedlemskap 5 1.7 Avgjørelsesmyndighet 5 1.8 Klage 5 1.9 Andre forhold 6 2. Foreldre- og omsorgspermisjoner i h.t. bestemmelser i arbeidsmiljøloven og hovedtariffavtalen 2.1 Svangerskapskontroll 6 2.2 Fødsel 6 2.3 Omsorgspermisjon 6 2.4 Adopsjon 6 2.5 Amming 6 2.6 Syke barn / barnepassers sykdom 6 2.7 Pleie av nære pårørende 6 3. Redusert arbeidstid 7 4. Permisjon etter 12 måneders sykefravær 7 5. Utdanningspermisjon / kompetanseheving 7 5.1 Utdanningspermisjon 7 5.2 Nødvendig kompetanseheving 7 5.3 Bindingstid 7 5.4 Eksamen / fagprøve / prosjekt o.l. 7 6. Militærtjeneste m.v. 7 7. Offentlige verv 8 8. Tillitsvalgte 8 8.1 Frikjøp av hovedtillitsvalgte 8 8.2 Tillitsvalgtes rett til fri fra ordinært arbeid 8 8.3 Permisjon 8 8.4 Tillitsvalgtopplæring 8 9. Velferdspermisjoner med lønn 8 9.1 Alvorlig sykdom i nærmeste familie og andre som står arbeidstaker nær 8 9.2 Dødsfall i nærmeste familie og andre som står arbeidstaker nær 9 9.3 Tilvenning av barn i barnehage 9 9.4 Innskriving på skolen/første skoledag 9 9.5 Deltakelse i hjelpekorps 9 9.6 Avtalt time hos lege, tannlege og tilsvarende 9 9.7 Henvisning til spesialist 9 Rev. 18/07/2017 - KB 2
10. Velferdspermisjoner uten lønn 9 10.1 Egne barns konfirmasjon 9 10.2 Eget bryllup, Inngåelse av ekteskap / partnerskap 9 10.3 Deltakelse i idrettsarrangementer 9 10.4 Feiring av religiøse og nasjonale høytidsdager som ikke er offisielle etter norsk kalender 10 10.5 Andre velferdspermisjoner 10 11. Andre permisjoner 10 11.1 Overgang til ny stilling 10 11.2 Friår 10 11.3 Spesielle oppdrag og engasjementer 10 Vedlegg: Administrativt vedtak 12 Rev. 18/07/2017 - KB 3
Permisjonsreglement for Kvinesdal kommune ble vedtatt av administrasjonsutvalget 02.12.09 (sak PS/09). Reglementet erstatter permisjonsreglement vedtatt av Kvinesdal kommunestyre 06.09.07. Reglementet er revidert av administrasjonsutvalget 07.12.2011. Redaksjonell endring 18.07.17 jf. HTA lokal bestemmelse under pt. 5 fjernet. 1. Innledning 1.1 Hva er permisjon? Permisjon er en situasjon der arbeidstaker etter eget initiativ er midlertidig fraværende fra sin stilling. Når permisjonen løper ut har arbeidstaker rett og plikt til å tiltre stillingen igjen. Permisjonen kan være både med og uten lønn. Rett til permisjon kan følge av lov, tariffavtale, individuell avtale (inngått mellom den enkelte arbeidstaker og arbeidsgiver) og vedtatte lokale bestemmelser i permisjonsreglementet. 1.2 Delegasjonsreglementets bestemmelser I delegasjonsreglement for Kvinesdal kommune (02.03.05, sak 5/05) er det i personal- og organisasjonssaker vedtatt følgende: Administrasjonsutvalget vedtar nye reglementer, større revisjoner og strukturendringer av reglementer, endringer i reglementer som medfører at rettigheter for de ansatte faller bort, endringer/tilføyelser i reglementer som er underlagt arbeidsgivers styringsrett. Administrative endringer i reglementer meldes administrasjonsutvalget. Rådmannen avgjør permisjonssaker i henhold til Permisjonsreglement for Kvinesdal kommune. Administrasjonsutvalget avgjør søknader som ikke er dekket gjennom permisjonsreglementet og dispensasjoner fra reglementet. 1.3 Omfang Permisjonsreglementet gjelder alle kommunale arbeidstakere i et fast, forpliktende arbeidsforhold, herunder arbeidstakere med tidsbegrensede arbeidsavtaler, med en på forhånd avtalt arbeidstid (evt. gjennomsnittlig arbeidstid pr. uke), jfr. Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser 1. Bestemmelsene gjelder også for deltidsstillinger hvor den del av permisjonen som gis med lønn innvilges forholdsmessig etter stillingens størrelse. Reglene i dette reglementet går foran eldre kommunale reglementer der reglementene evt. måtte ha ulike bestemmelser innen samme område 1.4 Lønn og lønnsansiennitet Når permisjon med lønn innvilges, menes grunnlønn inkl. ansiennitetstillegg og tilleggslønn, men ikke andre tillegg. Evt. godtgjørelse som arbeidstakeren mottar for tapt arbeidsfortjeneste, skal gå til fradrag i lønnen. Hovedregelen er at lønnet permisjon ikke avbryter opptjening av lønnsansiennitet, men at opptjeningen avbrytes ved ulønnede permisjoner. Rev. 18/07/2017 - KB 4
Det er enkelte unntak fra hovedregelen: Fødsels-/adopsjonspermisjon inntil 2 år, permisjon for å utføre offentlige ombud, ombud i arbeidstakerorganisasjoner, tvungen vernepliktstjeneste og utdanningspermisjon i inntil 1 år. Når utdanningen har betydning for vedkommendes arbeid i kommunen, avbrytes ikke opptjening av lønnsansienniteten selv om permisjonen er ulønnet. Dersom det gis permisjon/fri med lønn for å delta på kurs, skal arbeidsgiver på forhånd avklare overfor arbeidstakeren, hvorvidt det er pålagt kurs eller tilbud om kurs. Slik avklaring er underlagt arbeidsgivers styringsrett. Ved pålagt kurs må arbeidstaker på forhånd inngå avtale med arbeidsgiver om eventuell kompensasjon for medgått fritid m.v., f. eks. reisetid. Det vises til Reglement for reiser for Kvinesdal kommunes regning. Ved tilbud om kurs gis ikke godtgjørelse for medgått tid utover ordinær arbeidstid. 1.5 Feriepenger Ulønnet permisjon gir normalt ikke opptjening av feriepenger. Unntak: Ferieloven 10 nr. 5 Opptjening av feriepenger under militær og sivil plikttjeneste 1.6 Pensjonsmedlemskap Arbeidstaker som er innvilget permisjon med lønn opprettholder sitt pensjonsmedlemskap. Arbeidstaker som innvilges permisjon uten lønn for lengre tidsrom enn 1 måned, meldes ut av pensjonsordningen. Arbeidstakeren tilbys samtidig frivillig medlemskap etter de regler som gjelder i de respektive pensjonsordninger. 1.7 Avgjørelsesmyndighet Den myndighet som i dette reglementet er lagt til rådmannen kan delegeres videre med fullmakt til videredelegering. Jfr. Delegasjonsreglement for Kvinesdal kommune kap. 1.7. Det forutsettes at rådmannen delegerer avgjørelsesmyndighet til enhetsledere og evt. ansettelsesutvalg. Den som søker om permisjon skal sende søknaden på fastsatt skjema i god tid slik at saken kan få en forsvarlig behandling og evt. vikar kan skaffes. Søknaden skal gå tjenestevei. Permisjonssøknad fra rådmannen behandles av ordføreren. Dersom rådmannen etter dette reglementet ikke har fullmakt til å avgjøre søknaden, skal søknaden fremmes som sak til Administrasjonsutvalget. Dersom det oppstår tvil om tolkningen av dette reglementet, kan rådmannen legge fram problemet for Administrasjonsutvalget til avgjørelse. 1.8 Klage Administrasjonsutvalget er anke- og klageinstans for administrative vedtak i permisjonssaker. Klager over vedtak fattet av rådmannen legges fram til behandling og avgjørelse i administrasjonsutvalget Rev. 18/07/2017 - KB 5
Rådmannen utarbeider bestemmelser om anke av avgjørelser fattet av enhetsledere, ansettelsesutvalg eller rådmannen selv. 1.9 Andre forhold Lønnet permisjon innvilges ikke i oppsigelsestid bortsett fra ved eventuell overgang til annen stilling i kommunen eller ved kortvarige nødvendige velferdspermisjoner. Ved endringer i reglementet skal oppdatert reglement umiddelbart sendes enhetene og arbeidstakerorganisasjonene og det skal anføres i reglementet når endringen fant sted. I de tilfeller permisjon er regulert i lov- og avtaleverk, er det gitt henvisning til hjemmelen. Gjeldende regler kan finnes i kommunes personalhåndbok under Permisjoner. For å sikre mest mulig lik praksis i kommunen, forutsettes det at enhetsleder kontakter personalsjefen før avgjørelse treffes i alle saker som kan danne presedens for senere lignende saker i kommunen. I de tilfeller permisjon er regulert i lov- og avtaleverk, er det gitt henvisning til hjemmelen. Bestemmelsene er nærmere beskrevet i kommunens personalhåndbok. Eventuelle bedre bestemmelser i lov- og avtaleverk går foran dette reglementet. Det skal føres oversikt over innvilgede permisjoner. 2. Foreldre- og omsorgspermisjoner i h.t. bestemmelser i arbeidsmiljøloven og hovedtariffavtalen Arbeidsmiljøloven (aml) hjemler rett til permisjon. Hvorvidt man har krav på økonomisk godtgjørelse, fremgår av folketrygdloven (ftrl) 14-4 til 14-11 og 9-12 samt hovedtariffavtalen (hta). Kvinesdal kommune har ikke utfyllende bestemmelser. HTA kap. 1 AML 2.1 Svangerskapskontroll 12-1 2.2 Fødsel 8.3 12-2, 12-4, 12,5 (1), 12-6 2.3 Omsorgspermisjon 8.3 12-3 (1), 12-5 (2, 3) 2.4 Adopsjon 8.3 Kap. 12 2.5 Amming 8.3 12-8 2.6 Syke barn / barnepassers sykdom 8.4 12-9 2.7 Pleie av nære pårørende 12-10 Lokale bestemmelser 2.7: Arbeidstaker har iht. aml. 12-10 rett til fri for å pleie og gi omsorg til nære pårørende/nærmeste familie. Utover pleiepenger etter ftrl. 9-12, er det ikke knyttet noen stønad eller rett til lønn for slik permisjon, bortsett fra velferdspermisjon med lønn etter permisjonsreglementets pkt. 9.1. Rev. 18/07/2017 - KB 6
3. Redusert arbeidstid HTA kap. 1 AML 3 Redusert arbeidstid 10-2 (4) Se utfyllende kommentarer i personalhåndboka. 4. Permisjon etter 12 måneders sykefravær HTA kap. 1 AML 4 Permisjon etter 12 måneders sykefravær 15.8 Lokale bestemmelser: Arbeidstaker kan etter 12 måneders sammenhengende sykefravær søke inntil ett års permisjon, dersom det iverksettes rehabilitering og attføring etter lov om folketrygd, eller i påvente av tiltredelse/gjeninntredelse. Dersom arbeidstaker ikke gjeninntrer i stillingen etter ett års permisjon, kan det søkes permisjon i ytterligere ett år dersom vedkommende er i et behandlingsopplegg med utsikt til snarlig bedring, venter på operasjon eller lignende. Jfr. Rutine for oppfølging av sykemeldt og intern attføring. 5. Utdanningspermisjon / kompetanseheving HTA kap. 1 AML 5.1 Utdanningspermisjon 12-11 5.2 Nødvendig kompetanseheving 14-2 5.3 Bindingstid 14-3 5.4 Eksamen/fagprøver/prosjekt o.l. 14-4 6. Militærtjeneste m.v. HTA kap. 1 AML 6 Militærtjeneste m.v. 9 12-12 Rev. 18/07/2017 - KB 7
7. Offentlige verv HTA kap. 1 AML 7 Offentlige verv 14.1 12-13 Lokale bestemmelser: Med offentlige tillitsverv forstås ombud som er opprettet ved lov eller med hjemmel i lov, herunder ombudsmenn, skjønnsmenn og rettsvitne. Permisjonen gis som hovedregel uten lønn idet en forutsetter at tapt arbeidsfortjeneste dekkes av den vervet utføres for. Det kan maksimalt gis permisjon med lønn i inntil 12 arbeidsdager pr. kalenderår (14 arbeidsdager ved 6 dagers arbeidsuke). Det forutsettes at tillitsvervet ikke kan utføres utenfor arbeidstiden. Arbeidstakere som blir valgt til utsending til nominasjonsmøter ved stortings-, fylkestingseller kommunevalg innvilges permisjon med lønn Arbeidstaker som velges til stortingsrepresentant, ordfører eller annet offentlig verv på heltid, gis permisjon uten lønn for valgperioden. 8. Tillitsvalgte HTA kap. 3 Hovedavtalen 8.1 Frikjøp av hovedtillitsvalgte 3.5 3-3 (c) 8.2 Rett til fri fra ordinært arbeid 3-4 8.3 Permisjon 3-5 8.4 Tillitsvalgtopplæring 3-6 9. Velferdspermisjoner med lønn HTA kap. 1 9 Velferdspermisjon med lønn 14.1 AML Lokale bestemmelser: Fri utover det antall dager som er fastsatt i i HTA kap.1, 14.1, må innvilges som ulønnet permisjon (jfr. permisjonsreglementets pkt. 10). Behandlingen av permisjonssøknaden vil være avhengig av: 1. Den enkelte arbeidstakers begrunnelse for sin søknad. 2. Driftssituasjonen på det aktuelle tidspunktet. Ved utøvelse av skjønn skal de ansatte behandles likeverdig, men individuelt. Disse kriteriene kan medføre forskjellig svar eller løsninger på tilsynelatende like forhold fra enhet til enhet. 9.1 Alvorlig sykdom i nærmeste familie og andre som står arbeidstaker nær Ved alvorlig sykdom i nærmeste familie (ektefelle/samboer, barn, foreldre, besteforeldre, søsken) og andre som står arbeidstaker nær, kan det gis permisjon med lønn i inntil 5 dager. Rev. 18/07/2017 - KB 8
Når uforutsette forhold inntreffer og situasjonen gjør det nødvendig at arbeidstakeren er hjemme inntil hjelp kan skaffes, kan det gis permisjon i inntil 2 dager. Permisjonen må være knyttet til nødvendig tilsyn/pleie av den syke og arbeidsgiver vil kunne be om attestasjon fra lege på at dette er påkrevd. Ved mindre alvorlige sykdomstilfelle kan permisjon gis uten lønn. 9.2 Dødsfall i nærmeste familie og andre som står arbeidstaker nær Ved dødsfall i nærmeste familie (ektefelle/samboer, foreldre, barn, søsken, svigerforeldre, besteforeldre) og andre som står arbeidstaker nær, kan det gis permisjon med lønn i inntil 3 dager. Finner begravelsen sted utenfor distriktet, kan det gis fri med lønn for nødvendige reisedager mellom bostedet og begravelsesstedet. I helt spesielle tilfeller kan permisjon med lønn gis for et lengre tidsrom, men ikke ut over en uke. 9.3 Tilvenning av barn i barnehage For tilvenning av barn i barnehage kan gis permisjon med lønn i det nødvendige antall timer i inntil 3 dager når arbeidstakeren må være tilstede hos barnet de første dagene. Det forutsettes at slikt nærvær er nødvendig og at ikke andre nære familiemedlemmer kan være til stede. 9.4 Innskriving på skolen/første skoledag Når barnet skrives inn på skolen/har sin første skoledag, kan det innvilges permisjon med lønn for å følge barnet inntil 1 dag. 9.5 Deltakelse i hjelpekorps Arbeidstakere som er knyttet til hjelpekorps, innvilges permisjon med lønn i forbindelse med utrykning til hjelp for nødstilte. 9.6 Avtalt time hos lege, tannlege og tilsvarende Arbeidstaker skal som hovedregel tilstrebe å få time hos lege, tannlege og tilsvarende utenom sin arbeidstid. Hvis ikke gis fri med lønn. 9.7 Henvisning til spesialist Ved henvisning til spesialist kan gis permisjon med lønn. 10. Velferdspermisjoner uten lønn Lokale bestemmelser: 10.1 Egne barns konfirmasjon Arbeidstakere som arbeider i turnus kan gis permisjon uten lønn på egne barns konfirmasjonsdag dersom de ellers i henhold til turnusplan skulle vært i arbeid denne dagen. 10.2 Eget bryllup, inngåelse av ekteskap / partnerskap. Ved inngåelse av ekteskap/partnerskap gis fri uten lønn den dagen ekteskapet/ partnerskapet inngås og en dag før eller etter. 10.3 Deltakelse i idrettsarrangementer Permisjon for deltakelse i idrettsarrangementer kan gis uten lønn. Rev. 18/07/2017 - KB 9
10.4 Feiring av religiøse og nasjonale høytidsdager som ikke er offisielle etter norsk kalender I forbindelse med feiring av religiøse og nasjonale høytidsdager som ikke er offisielle etter norsk kalender kan det gis fri uten lønn i inntil to dager pr. kalenderår. 10.5 Andre velferdspermisjoner Når særlige forhold gjør fraværet berettiget, kan det gis permisjon uten lønn i inntil 1 uke. 11. Andre permisjoner Lokale bestemmelser: 11.1 Overgang til ny stilling Som hovedregel innvilges det ikke permisjon ved overgang til annen stilling utenfor kommunen. Permisjon uten lønn kan likevel vurderes dersom det er tale om et vikariat / tidsbegrenset engasjement som antas å gi arbeidstakeren en faglig utvikling som er til nytte for kommunen ved gjeninntreden i stillingen etter permisjonstiden. Ved vurderingen skal det også legges vekt på om det foreligger tungtveiende velferdsgrunner og tas hensyn til at arbeidsstedet ikke blir unødig skadelidende og/eller vikar kan skaffes. Permisjon for å overta annen stilling internt i kommunen kan innvilges i inntil ett år. I slike tilfeller skal det i størst mulig grad tas hensyn til søkerens egne ønsker og behov for endring. Det skal også tas hensyn til at arbeidsstedet ikke blir unødig skadelidende og/eller vikar kan skaffes. Permisjon gis ikke ved overtakelse av annen fast stilling i kommunen. Permisjon gis i tilfelle for ett år, men kan i helt spesielle tilfeller forlenges med ytterligere ett år. 11.2 Friår Arbeidstaker med minst 7 års sammenhengende aktiv tjeneste i kommunen, regnet fra søknadsdatoen, kan innvilges inntil 1 års permisjon uten lønn. Ny søknadsfrist til friår opptjenes etter nye 7 års sammenhengende tjeneste i kommunen. Ved vurderingen av om søkeren kan få slik permisjon, skal det i stor grad tas hensyn til vedkommendes egne ønsker og behov for endring. Dersom permisjon påfører virksomheten vesentlige ulemper, kan søknaden avslås eller friåret kan eventuelt utsettes til et senere tidspunkt. Søknad om friår leveres i god tid, minimum 3 mnd. Friåret kan ikke påbegynnes før vikarspørsmålet er tilfredsstillende løst. 11.3 Spesielle oppdrag og engasjementer Etter nærmere regler kan ansatte gis begrenset permisjon for å arbeide med forskning innen sitt fagområde. Det er en forutsetning at forskningen skjer i tilknytning til en forskningsinstitusjon. Det kan gis nødvendig permisjon i forbindelse med avtaler om utveksling av arbeidstaker mellom kommuner / fylkeskommuner. Rev. 18/07/2017 - KB 10
Permisjon kan innvilges i inntil 2 år for arbeidstaker som skal arbeide med hjelpetiltak i utviklingsland. Tilsvarende permisjon kan gis for å følge ektefelle i tilsvarende stilling. Permisjon kan i særlige tilfeller innvilges i inntil to år. Rev. 18/07/2017 - KB 11
Vedlegg: Administrativt vedtak: Iht. delegasjonsreglemente (kap. 1.7) gir rådmannen følgende delegert myndighet/ansvar: 1. Enhetsleder kan innvilge permisjon i inntil 6 måneder. Ansettelsesutvalget kan innvilge permisjon utover 6 måneder i stillinger der ansettelsesutvalget tilsetter. Unntak: Enhetsleder kan innvilge permisjon utover 6 måneder når søker har rett til slik permisjon i henhold til lov eller tariffavtale. Permisjoner utover ett år som ikke er regulert i lov, skal godkjennes av rådmannen. Utdanningspermisjon (permisjonsreglementets pkt. 5.1) med lønn utover 3 måneders varighet skal godkjennes av rådmannen. 2. Permisjonssøknad fra enhetsleder behandles av rådmannen. 3. Dersom det oppstår tvil om tolkningen av permisjonsreglementet, skal enhetslederen/ansettelsesutvalget legge fram problemet for personalsjefen eller rådmannen. Rådmannen kan legge fram problemet for Administrasjonsutvalget før avgjørelse fattes. 4. Administrasjonsutvalget er anke- og klageinstans for administrative vedtak i permisjonssaker. Avgjørelser fattet i henhold til delegert myndighet kan ankes inn for Administrasjonsutvalget av et mindretall i ansettelsesutvalget eller av den berørte part. Anken må av mindretallet i ansettelsesutvalget fremsettes i møtet, og av den berørte part senest 1 uke etter at avgjørelsen er gjort kjent. Rådmannen behandler saken innen den eventuelt oversendes administrasjonsutvalget. 5. Støttetjenesten (personalavdelingen) fører oversikt over innvilgede permisjoner. Enhetsleder melder permisjoner på fastsatt skjema. Vedtaket er administrativt fattet av rådmannen 07.12.2011 og gjøres gjeldende fra 01.01.2012. Kvinesdal den 7. desember 2011 Camilla Dunsæd rådmann Rev. 18/07/2017 - KB 12