Namsos Administrasjonsutvalget

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Namsos Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen, Namsos samfunnshus Dato: Tidspunkt: 10:00 De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har gyldig forfall, eller ønsker sin habilitet i enkeltsaker vurdert, melder dette så snart som mulig på e-post tinenermark.johnsen@namsos.kommune eller telefon / Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Namsos, 23. april 2013 Sakliste Utvalgssaksnr PS 1/13 PS 2/13 Innhold Permisjonsreglement for Namsos kommune Rutiner for eventuell avslutning av arbeidsforhold ved langtids sykefravær Morten Stene Leder/sign. Marit Grøtan Møtesekretær

2 Sakliste Utvalgssaksnr PS 1/13 PS 2/13 Innhold Permisjonsreglement for Namsos kommune Rutiner for eventuell avslutning av arbeidsforhold ved langtids sykefravær

3 Namsos kommune Personalavdelingen Namsos Saksmappe: 2013/ Saksbehandler: Egill Vatne Saksframlegg Permisjonsreglement for Namsos kommune Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos Administrasjonsutvalget 1/ Namsos formannskap Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling Rådmannen anbefaler at det fremlagte forslaget til permisjonsreglement vedtas som Namsos kommunes permisjonsreglement. Hjemmel for vedtaket er: KST vedtak 65/01,

4 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Permisjonsreglement for Namsos kommune Vedlegg 1 Permisjonsreglement for Namsos kommune Saksopplysninger Permisjonsreglementet for Namsos kommune ble sist politisk behandlet i I ettertid er det blitt justert når endring i lov- og avtaleverk har gjort dette nødvendig. Personalavdelingen får ofte spørsmål om fortolkning av permisjonsreglementet, særlig den delen av det som gjelder velferdspermisjoner. I det forslaget til permisjonsreglement som nå legges fram, er det derfor vektlagt å ta med veiledende beskrivelser og presiseringer. Vurdering Det fremlagte forslaget til permisjonsreglement anses å være uttømmende både i forhold til lovog avtaleverk, og i forhold til de permisjonsordningene som Namsos kommune selv ønsker og legge til rette for. Gjeldende reglement sier at saker som legges fram for administrasjonsutvalget også skal politisk behandles i formannskap og kommunestyre. Miljømessig vurdering Saken anses å ha positiv innvirkning på arbeidsmiljøet.

5 PERMISJONSREGLEMENT - INNLEDNING Retten til permisjon er hjemlet i arbeidsmiljøloven kap. 12, hovedtariffavtalen 14, hovedavtalen del B (permisjoner for tillitsvalgte) og i kommuneloven 40 (permisjon i forbindelse med offentlige tillitsverv). Dette permisjonsreglementet beskriver presiseringer og fortolkninger i forhold til ovennevnte, som ikke innskrenker arbeidstakerens rettigheter, og det beskriver permisjonsordninger som Namsos kommune finner det riktig å legge til rette for, men som ikke er lov- eller avtalefestet. Videre beskriver permisjonsreglementet Namsos kommunes prosedyrer i forbindelse med permisjonssøknader. I permisjonsreglementet defineres Ansvarlige ledere som alle ledere i kommunen som har personalansvar og økonomiansvar for den enheten eller det fagområdet som de leder. I praksis omfatter dette toppledelsen i kommunen, resultatenhetslederne og avdelingsledere med personalansvar. Ansvarlige ledere har myndighet til å fatte vedtak i henhold til dette permisjonsreglementet for ansatte som hver enkelt ansvarlig leder har personallederansvar for. Unntatt fra dette er fødselspermisjoner. Av praktiske årsaker er personalsjefen tildelt myndighet til å gjøre vedtak om fødselspermisjoner i kommunen. Ovenstående er å oppfatte som rådmannens delegasjonsvedtak om avgjørelsesmyndighet til ansvarlige ledere i forhold til permisjonssøknader. Personalsjefen avgjør fortolkningsspørsmål som måtte oppstå ved praktisering av permisjonsreglementet. Den som ønsker å søke om permisjon skal gjøre det skriftlig ved å fylle ut kommunens skjema for permisjonssøknader. Ved permisjonssøknader som gjelder permisjon i 6 måneder eller mer, skal det alltid sendes kopi av søknad/vedtak til personalavdelingen, for arkivering på den ansattes personalmappe. Bestemmelser om lønnsansiennitet, feriepenger og pensjonsmedlemskap ved permisjon er omtalt i Kommunenes Personalhåndbok kap Arbeidstakere i permisjon plikter å melde fra om endringer i forutsetningene for permisjonen straks endringer måtte oppstå. Permisjonens lengde, eventuell inndragning av permisjonen, må da vurderes av ansvarlig leder. Dersom arbeidstaker unnlater å melde fra om slike forhold, vil det kunne få følger for arbeidstakeren ved reduksjon/inndragning av eventuell lønn/økonomisk støtte, påtale for brudd på permisjonsreglementet etc. Klagebehandling: For vedtak fattet av ansvarlig leder kan den medarbeideren som saken gjelder klage vedtaket inn for ansvarlig leders nærmeste overordnede. For vedtak fattet av rådmannen er administrasjonsutvalget klageinstans. Arbeidstakerorganisasjonene har anledning til å bringe prinsippspørsmål inn for administrasjonsutvalget.

6 UTDANNINGSPERMISJONER Ulønnet utdanningspermisjon Retten til utdanningspermisjon uten lønn er regulert i arbeidsmiljøloven og i hovedtariffavtalen Lønnet utdanningspermisjon Utdanningspermisjon med lønn skal kun gis dersom det vurderes at utdanningen er nødvendig eller sterkt ønskelig for det arbeid som skal utføres. Det er en forutsetning at utdanning som det gis lønnet permisjon for inngår i opplæringsplanen for kommunen eller angjeldende tjenestested, og der det i opplæringsplanen eksplisitt er angitt at arbeidsgiver ønsker å støtte denne utdanningen økonomisk innenfor gitte rammer. Dette innebærer at lønnet permisjon kun skal gis når arbeidsgiver i forkant av eventuell permisjonssøknad, og uavhengig av denne, har tatt stilling til hvilke kompetanse som er så viktig at den vil kunne utløse lønnet permisjon. Samme vurdering skal ligge til grunn for vedtak om å betale hele eller deler av utgiftene knyttet til en arbeidstakers utdanning/opplæring. Når det gis utdanningspermisjon med lønn eller dekning av utgifter, skal det kreves bindingstid i inntil 2 år, vurdert i forhold til den økonomiske ytelsens størrelse. Slutter arbeidstakeren før bindingstiden er utført, skal den forholdsmessige del av den økonomiske ytelsen tilbakebetales. Kommentar: Ansvarlige ledere har ansvar for å revidere opplæringsplaner for sitt ansvarsområde hvert år (Se HMS-internkontrollhåndboka). Alle opplæringsplaner sendes hvert år til AMU som sammenfatter dem til kommunens opplæringsplan. Permisjon for eksamen Arbeidstakere som i sin fritid gjennomgår utdanning gis permisjon med lønn for eksamensdagen(e) samt for 2 lesedager før hver eksamen. Det er en forutsetning at vedkommende ville hatt ordinært arbeid de to dagene umiddelbart før eksamen.

7 Ved eksamensformer som varer tre sammenhengende dager eller mer, gis det totalt permisjon med lønn i tre dager (ikke lesedager). Hvis behovet for fri er mer enn tre dager skal det drøftes tilrettelegging i form av ferieavvikling, avspasering eller endret arbeidstid. Når det gis permisjon med lønn for eksamen er det en forutsetning at faget har betydning for kommunen. Lederutdanning Permisjon med hel eller delvis lønn innvilges når utdanningen skjer som følge av de behov kommunen til enhver tid har for ajourføring innen vedkommende stilling. Det gjelder samme regler for bindingstid som de som er beskrevet under avsnittet Lønnet utdanningspermisjon.

8 VELFERDSPERMISJONER Retten til velferdspermisjon er regulert av bestemmelser i arbeidsmiljøloven 12 og hovedtariffavtalen 8 og Velferdspermisjoner med lønn kan maksimalt innvilges for 12 arbeidsdager til sammen i løpet av et kalenderår. Velferdspermisjon uten lønn kan innvilges ut over rammen på 12 arbeidsdager pr. kalenderår. Ved vurdering av velferdspermisjon med og uten lønn, legges til grunn kriteriene som er nevnt i dette kapitlet. Normalt vil kravet til få permisjon uten lønn, ut over rammen på 12 dager pr. år, være like strenge som kravet til å få permisjon med lønn innenfor rammen av 12 dager pr. år. Av og til vil det være tvil om kravet til å få velferdspermisjon med lønn er oppfylt. Da kan det være en løsning å innvilge permisjon uten lønn, hvis dette ikke skaper store problemer for den daglige driften. Flere av kriteriene for å få velferdspermisjon er slik at det blir en skjønnsmessig vurdering som vil ligge til grunn for beslutningen om permisjonssøknaden skal innvilges eller avslås. Det vil være riktig å vektlegge individuelle hensyn. Derfor kan det oppstå situasjoner der det er riktig at to søknader som overfladisk kan oppfattes som identiske blir behandlet forskjellig, fordi innsikt i individuelle forhold tilsier det. Det er viktig at ansatte og tillitsvalgte reflekterer over dette når ansatte føler at permisjonsvedtak knyttet til dem selv er urettferdig sammenlignet med tidligere vedtak i tilsynelatende lignende situasjoner. Når det er angitt rett på fri inntil et visst antall dager, må ansvarlig leder etter innspill fra søker vurdere hvor mange dager permisjon som er nødvendig. Omsorg for og pleie av nære pårørende Arbeidstaker har rett til permisjon i inntil 10 dager hvert kalenderår for å gi nødvendig omsorg til foreldre, ektefelle, samboer eller registrert partner. Behovet for nødvendig omsorg vil naturlig nok være knyttet til situasjoner der den nære pårørende er alvorlig syk. Arbeidstaker har også rett til permisjon i inntil 10 dager hvert kalenderår for å gi nødvendig omsorg til funksjonshemmet eller kronisk sykt barn fra og med kalenderåret etter at barnet fylte 18 år når arbeidstakeren har hatt slik omsorg for barnet som nevnt i arbeidsmiljøloven 12-9 tredje ledd. Det er ikke knyttet noen stønad eller rett til lønn for slik permisjon som beskrevet ovenfor, men det kan vurderes om det skal innvilges velferdspermisjon med lønn. Når en ansatt selv mener å ha et sterkt omsorgsbehov for nær pårørende som er alvorlig syk, vil dette i seg selv være et kriterium for å innvilge velferdspermisjon med lønn. I tvilstilfeller kan det være aktuelt å kreve dokumentasjon av omsorgsbehovet. Behandlende lege vil antagelig kunne være den som da kan dokumentere omsorgsbehovet. Dersom omsorg etter ovenstående er gitt når den ansatte har fridager eller ferie, gir det ikke rett til å få fridager/ferie til gode. Retten til permisjon ved barns og barnepassers sykdom regulert i arbeidsmiljøloven 12.9 og hovedtariffavtalen kap.1, 8.4. Arbeidstaker som pleier nære pårørende i hjemmet i livets sluttfase har rett til permisjon i 60 dager for pleie av den enkelte pårørende. Permisjonen er ulønnet. Det ytes pleiepenger, jfr. folketrygdloven 9-12.

9 Ved dødsfall Det gis inntil 3 dager lønnet permisjon, eventuelt med tillegg av nødvendige reisedager: - Ved dødsfall i nærmeste familie. - Når person som har stått arbeidstaker nær, dør. Barn i barnehage / 1.skoledag For tilvenning av barn i barnehage: Inntil 3 dager lønnet permisjon når arbeidstakeren må være til stede hos barnet de første dagene i daginstitusjonen/barnehagen. Det forutsettes at det er nødvendig å være til stede. Det er også en forutsetning at ikke andre familiemedlemmer kan være til stede. For barns første skoledag gis permisjon en dag. Her gjelder de samme forutsetninger som for barn i barnehage. Eget bryllup For eget bryllup: Lønnet permisjon i 1 dag. Permisjonen skal tas enten bryllupsdagen, eller den etterfølgende dag, dersom dette er arbeidsdag. Husbygging Til husbygging og istandsetting av eget hus/leilighet: Inntil 2 dager lønnet permisjon. Det forutsettes at arbeidstakeren selv deltar i bygging av bolig og istandsetting av hus/leilighet til eget bruk. Med istandsetting av hus/leilighet er å forstå total renovering. Oppussing av bad, kjøkken, stue etc. vil ikke gi grunnlag for permisjon etter denne bestemmelsen. Tilsatte som er medlemmer av boligbyggelag eller liknende, hvor det er en forutsetning at vedkommende personlig deltar i byggearbeid/istandsetting, kommer inn under denne bestemmelsen. Idrettsarrangement For deltakelse i større idrettsarrangementer: - Internasjonale idrettsarrangement, landskamper o.l.: Inntil 5 dager. - Finale i norgesmesterskap: Inntil 2 dager. Deltakelse i idrettsarrangementer skal som hovedregel trekkes fra ferien eller tilstås uten lønn. I tilfeller hvor en arbeidstaker er uttatt til å representere landet i De olympiske leker, verdensmesterskap, europamesterskap eller landskamper, tilstås permisjon med lønn i inntil 5 dager. For deltakelse i finalen i norgesmesterskap tilstås permisjon med lønn i inntil 2 dager. Ordningen praktiseres også for ledere. Det forutsettes at vedkommende deltar fra en idrettsgren eller et forbund som er tilsluttet Norges Idrettsforbund. Religiøse høytidsdager Rett til permisjon ved religiøse høytider for arbeidstaker som ikke tilhører Den norske kirke, reguleres av lov 13. juni 1969 nr. 25 om Trudomssamfunn og ymist anna 27 a. Flytting Dersom flytting er nødvendig ved skifte av arbeidssted hos en og samme arbeidsgiver: 1 dag.

10 Legebesøk etc. Undersøkelse og behandling hos lege, tannlege, fysioterapeut og andre private gjøremål må så vidt mulig legges i fritiden. Permisjon med lønn kan gis i nødvendig tid når det finnes rimelig. Slike permisjoner av kortere varighet skal ikke medføre innleie av vikar. Familiehøytider Konfirmasjon: 1 dag permisjon m. lønn for egne barns konfirmasjonsdag når konfirmasjonsdagen er på en arbeidsdag. For egne barns dåpsdag/navnefastsettingsdag: Samme bestemmelse som for konfirmasjon. Delvis permisjon Rett til permisjon fra deler av stilling er regulert i arbeidsmiljøloven Permisjon ved sykdom, svangerskap, nedkomst, adopsjon, amming m.v. Rett til slik permisjon er regulert i Arbeidsmiljøloven Andre velferdspermisjoner Innenfor rammen av 12 dagers velferdspermisjon med lønn pr. kalenderår, kan permisjon med lønn gis av andre tungtveiende grunner enn de ovennevnte som angår den ansatte med nærmeste familie.

11 PERMISJON FOR UTFØRELSE AV TILLITSVERV Offentlige tillitsverv Retten til permisjon reguleres av bestemmelsene i Hovedtariffavtalen 14.1 og Kommuneloven 40. Arbeidstaker som velges til stortingsrepresentant, ordfører eller annet offentlig tillitsverv på heltid eller deltid, innvilges permisjon uten lønn i inntil 4 år eller for resten av valgperioden. (Avgjøres av rådmannen eller den rådmannen bemyndiger). Arbeidstaker som er pålagt å utføre kommunale eller andre offentlige verv, gis permisjon, og kan etter søknad få beholde sin lønn. Tillitsverv i arbeidstakerorganisasjonene Retten til permisjon for tillitsvalgte reguleres av bestemmelsene i Hovedavtalen del B, 3.5, 3.6 og 3.7 I 3.5 står det at tillitsvalgte har rett til tjenestefri for å utføre sine oppgaver, dog skal arbeidet som tillitsvalgt avvikles slik at det volder minst mulig ulempe for arbeidets gang. Oppgavene i denne sammenheng vil først og fremst være avtalefestet samarbeid med arbeidsgiver samt nødvendige møter med ansatte. Når det gjelder rett til permisjon for tillitsvalgtopplæring, Hovedavtalen del B 3.6, har Namsos kommune og arbeidstakerorganisasjonene gjort skriftlig avtale om hvordan denne retten skal praktiseres i Namsos kommune. Arbeidstaker som velges til fastlønnet tillitsvalgt eller ansettes som funksjonær i sin organisasjon innvilges permisjon i inntil 4 år. (Avgjøres av rådmannen eller den han bemyndiger). Politisk arbeid - nominasjonsmøter Arbeidstaker som blir valgt til utsending til nominasjonsmøter ved stortingsvalg, fylkestingvalg eller kommunevalg innvilges ved behov permisjon med lønn.

12 DIVERSE PERMISJONSBESTEMMELSER Overgang til ny stilling Som hovedregel innvilges ikke permisjon ved overgang til ny fast stilling i eller utenfor kommunen. I tilfelle slik permisjon gis, skal den være begrenset oppad til 1 år, og den skal være begrunnet med oppfyllelse av et behov som arbeidsgiver måtte ha. Permisjon kan innvilges i inntil 1 år ved overgang til midlertidig stilling i eller utenfor kommunen dersom arbeidstakeren antas å tilbakeføre verdifull kompetanse til kommunen/tjenestestedet etter endt permisjon, eller at permisjonen er begrunnet med oppfyllelse av et behov som arbeidsgiver måtte ha. For å innvilge permisjon ved overgang til ny stilling forutsettes det at det kan etableres tilfredsstillende vikarordninger. Permisjon ved offentlig oppnevnelse som domsmann, skjønnsmann eller rettsvitne Slik permisjon innvilges uten lønn for det tidsrom som oppnevnelsen gjelder. Retten utbetaler tapt arbeidsfortjeneste. Permisjon for å delta i internasjonalt arbeid Det kan innvilges permisjon uten lønn i inntil to og et halvt år for arbeidstakere som skal arbeide i norske hjelpetiltak i utviklingsland. Kommentar: Arbeidstakere med permisjon i forbindelse overgang til ny stilling eller for å delta i internasjonalt arbeid, må varsle arbeidsgiver på et tidligst mulig tidspunkt, og senest 3 måneder før permisjonstiden utløper, dersom de ikke ønsker å komme tilbake til den stillingen de hadde før permisjonen inntrådte. Dersom varsel fra arbeidstaker ikke er kommet innen ovennevnte 3-måneders frist, skal ansvarlig leder kontakte arbeidstakeren og få bekreftet skriftlig om arbeidstakeren kommer tilbake eller ikke.

13 Namsos kommune Personalavdelingen Namsos Saksmappe: 2013/ Saksbehandler: Egill Vatne Saksframlegg Rutiner for eventuell avslutning av arbeidsforhold ved langtids sykefravær Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos Administrasjonsutvalget 2/ Namsos formannskap Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling Rådmannen anbefaler at det fremlagte forslag til Rutiner for eventuell avslutning av arbeidsforhold ved langtids sykefravær vedtas som kommunens rutiner på området. Hjemmel for vedtaket er: KST vedtak 65/01,

14 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat S Rutiner for eventuell avslutning av arbeidsforhold ved langtids sykefravær Vedlegg 1 Rutiner for eventuell avslutning av arbeidsforhold ved langtids sykefravær Saksopplysninger Det er viktig at kommunen har klare retningslinjer for hvordan et arbeidsforhold eventuelt kan avsluttes ved langtids sykefravær. Siden 2007 har slike saker blitt håndtert gjennom en skriftlig avtale med arbeidstakerorganisasjonene, som er tatt med som vedlegg til kommunens arbeidsgiverpolitiske retningslinjer. Etter at NAV innførte ordningen med arbeidsavklaringspenger, har det oppstått behov for å endre en del på disse rutinene. Saken legges derfor fram for politisk behandling. Vurdering Det fremlagte forslaget til rutiner er slik at det ivaretar arbeidsgiver behov på en tilfredsstillende måte, samtidig som Namsos kommune går langt i å ivareta stillingsvernet for den enkelte medarbeider som blir syk. Arbeidsmiljøloven åpner for eventuell oppsigelse begrunnet med sykefravær når fraværet har vart i 12 måneder, aml Det fremlagte forslag til rutiner for Namsos kommune gir en automatisk utsettelse av denne karenstiden til to år og i noen tilfeller til tre år etter at sykefraværet startet. Miljømessig vurdering Saken anses ikke å ha noen miljømessige implikasjoner.

15 Rutiner for avslutning av arbeidsforhold ved langtids sykefravær. 1. Avslutning av arbeidsforhold når en arbeidstaker er blitt innvilget uførepensjon Hovedregelen er at arbeidsforholdet avsluttes når det foreligger vedtak om 100 % uførepensjon. Ved uførepensjon i deler av stillingen blir den ansattes tilsettingsforhold redusert tilsvarende uføregraden. Når vedtak om hel eller delvis uførepensjon foreligger, vil arbeidstakeren bli tilskrevet om arbeidsforholdet i kommunen. Primært ønsker arbeidsgiver at arbeidstakeren sier opp stillingen sin, eller den delen av stillingen som vedkommende er uføretrygdet i. I noen tilfeller, særlig i lederstillinger, vil sistnevnte kunne innebære at vedkommende må tilbys annen stilling fordi det kan være vanskelig å fungere kun i deler av stillingen. Dersom arbeidstakeren ikke ønsker å si opp, vil vedkommende gis mulighet til å inngå avtale om ikke lengre å inneha stilling i kommunen i stillingsandel tilsvarende uføregraden, men med en fortrinnsrett i 2 år til ledig stilling som vedkommende er kvalifisert for, dersom helsetilstanden skulle endre seg slik at pensjonsretten opphører. Fortrinnsretten gjelder i 2 år fra den dato avtalen inngås. Arbeidstakeren må selv ta initiativ til å sende søknad på ledig stilling samt sende ved avtalen som dokumenterer fortrinnsretten. Alternativet til at arbeidstakeren selv sier opp eller inngår slik avtale som beskrevet, er at kommunen må vurdere å si opp den ansatte med hjemmel i AML kap Permisjon eller avslutning av arbeidsforhold etter 2 års sykefravær Ved langtids sykefravær bør avklaring i forhold til framtidig arbeid foreligge før det har gått ett år siden sykefraværet startet. I de tilfeller det etter ett års sykefravær innvilges arbeidsavklaringspenger, velger Namsos kommune å ha en ordning der arbeidstakeren automatisk beholder sitt ansettelsesforhold i ett år til, dersom vedkommende selv ikke velger å si opp sin stilling. Etter utløpet av denne perioden kan arbeidstaker innvilges sykepermisjon i inntil ett år til, altså i det tredje året etter at sykefraværet startet. Dersom slik permisjon skal innvilges, må det på forhånd ha vært avholdt dialogmøte i løpet av det andre året av sykefraværet, der det er konkludert med at arbeidstakeren skal tilbake i sitt arbeid, og at det er sannsynlig av helsemessige årsaker at dette vil skje innen sykefraværet har vart i tre år. Deltagere på dette dialogmøtet skal være: Arbeidstaker og eventuelt tillitsvalgte, arbeidsgiverrepresentant(er) inklusive leder, arbeidstakerens lege, NAV og bedriftshelsetjenesten. En slik permisjon vil ikke bli forlenget uten at det foreligger helt spesielle årsaker til det. Alternativet til at arbeidstakeren blir innvilget slik permisjon som beskrevet, eller at vedkommende selv sier opp sin stilling, er at kommunen må vurdere å si opp den ansatte med hjemmel i AML kap 15.

16 3. Utlysning av stilling til arbeidstaker i løpet av andre år av sykefravær Dersom det i løpet av andre året med sykefravær har blitt klart at en arbeidstaker av helsemessige årsaker ikke kan komme tilbake til arbeidsplassen sin, vil stillingen i enkelte tilfeller kunne lyses ledig. Først må dette drøftes med den det gjelder, og vedkommende må få skriftlig bekreftelse på at tilsvarende stilling vil stå åpen når han/hun eventuelt blir friskmeldt. Dette kan kun gjøres for stillingstyper som det er mange av i kommunen, og som derfor hvert år vil ha stor turnover. Eksempler på slike stillinger vil være assistenter, hjelpepleiere, sykepleiere, vernepleiere og lærere.